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Jeder Mitarbeiter der Organisation muss, wenn er auf eine Geschäftsreise geschickt wird, bestimmte Dokumente für die Berichterstattung sammeln. Meldeunterlagen für Geschäftsreisende müssen regelkonform erstellt werden, damit sie akzeptiert werden können. Dieser Artikel wird Ihnen helfen, dieses Problem zu verstehen.

Verantwortlichkeit ist in jedem Geschäft erforderlich, das Arbeit beinhaltet. Vor allem, wenn Sie eine Geschäftsreise planen.

Meldedokumente für Geschäftsreisende sind das Erste, worum sich ein Mitarbeiter, der auf eine Geschäftsreise geschickt wird, kümmern muss. Um dieses Problem jedoch genau zu verstehen, sollten Sie genau verstehen, was eine Geschäftsreise ist. Es bedeutet also die Reise eines Arbeitnehmers im Auftrag seines Arbeitgebers. Es wird im Auftrag erstellt und hat eine klar festgelegte Frist. Zweck einer solchen Reise ist die Erfüllung eines bestimmten Arbeitsauftrags durch den zuständigen Mitarbeiter. Darüber hinaus bedeutet eine Geschäftsreise keine Kürzung, Lohnerhöhung oder den Verlust des Arbeitsplatzes. Die Berichtsdokumente enthalten Papiere, die sich auf eine Geschäftsreise (ihre verschiedenen Aspekte) beziehen.

Da dieses ganze Unternehmen gewisse Kosten für die Bedürfnisse des Arbeitnehmers mit sich bringt, sind für deren Ausgleich entsprechende Nachweise erforderlich. Diese Dokumente, die die Ausgaben des entsandten Arbeitnehmers bestätigen, werden von ihm während der gesamten Reise gesammelt. Als Beginn der Dienstreise gilt der Zeitpunkt und das Datum der Abreise des Arbeitnehmers. Dies kann beispielsweise die Abfahrtszeit eines Zuges oder Busses sein. Das Ende ist die Uhrzeit und das Datum der Ankunft des Mitarbeiters.

Die Kostenerstattung durch eine entsandte Person wird durch das Arbeitsrecht der Russischen Föderation geregelt. Die Erstattung umfasst folgende Aufwendungen:

  • für Fahrten in Fahrzeugen bezahlen;
  • Vermietung von Wohnungen;
  • alle zusätzlichen Aufwendungen, die im Zusammenhang mit dem Leben außerhalb ihres ständigen Wohnsitzes entstehen können. Solche Ausgaben können als Tagegelder oder Feldzulagen bezeichnet werden;
  • alle Ausgaben, die der Arbeitnehmer mit Zustimmung seines Arbeitgebers getätigt hat.

Die Erfüllung der Entschädigungsbedingungen nach dem Arbeitsgesetzbuch erfolgt nur bei Vorlage bestimmter Berichtsdokumente. Darüber hinaus muss ihre Probe vollständig beobachtet werden. Welche Meldedokumente benötigt werden, um das Vorliegen von Ausgaben zu bestätigen, erfahren Sie bei einem Mitarbeiter der Buchhaltung oder bei Ihrem direkten Arbeitgeber.

Es sollte daran erinnert werden, dass alle Bedingungen einer Arbeitsreise (wer darf reisen, Dauer und andere Feinheiten) durch einen Tarifvertrag, andere gesonderte Vereinbarungen sowie einige lokale Vorschriften festgelegt werden müssen.

Lassen Sie uns nun herausfinden, welche Dokumente als Reisedokumente gelten. Zu diesen Dokumenten gehören die Unterlagen, nach denen der Mitarbeiter auf eine Dienstreise geschickt wird. Diese beinhalten:

Darüber hinaus kann diese Liste einen Dienstreisebericht enthalten, der von einem Mitarbeiter des Unternehmens nach seiner Rückkehr von einer Reise erstellt wird. Dazu gehört auch der Dienstauftrag, der vom Referatsleiter erstellt wird.

Anzumerken ist, dass die Regierung seit Ende 2014 (29. Dezember) die bisher relevante Anforderung zur Ausstellung einer Reisebescheinigung sowie eines Dienstleistungsauftrags streicht. Jetzt sind sie optional und können angepasst werden. Gleichzeitig blieb die Vorabmeldung ein obligatorisches Dokument. Vor dem Ausfüllen müssen Sie die Probe sorgfältig studieren, denn sie muss in einer streng festgelegten Weise erstellt werden. Dem Bericht sind alle Unterlagen beizufügen, aus denen hervorgeht, dass der Arbeitnehmer bestimmte Kosten bezahlt hat.

Wurde die Spesenabrechnung falsch oder unsachgemäß erstellt, ist eine Kostenerstattung darauf nicht möglich. Außerdem kann dieser Bericht nicht bei der Erstellung von Steuerdokumenten berücksichtigt und in die Steuerbemessungsgrundlage aufgenommen werden.

Die interne Reisedokumentation umfasst einen Leistungsauftrag, eine Bestellung und einen Reisebericht. Daher gelten sie für die Anerkennung von von Menschen verursachten Reisekosten als optional.

Daher muss der Arbeitnehmer bei der Anmeldung einer Dienstreise folgende Meldeunterlagen vom Arbeitsort mitnehmen lassen:

  • Dienstzuweisung. Es sollte Informationen über den Mitarbeiter enthalten. Vollständiger Name, Position und andere Daten sowie Ort der Geschäftsreise, Bedingungen, Gründe. Hier ist auch der Name der Firma zu vermerken, die alle Kosten übernimmt;
  • Dienstreisebescheinigung. Hier werden Informationen zu Beginn und Ende der Fahrt eingetragen. Die Identifizierung muss durch das Siegel der Organisation bestätigt werden. Auf dieser Grundlage erfolgt die Zahlung der täglichen Ausgaben. Sie wird nicht ausgestellt, wenn eine Auslandsreise erforderlich ist oder am selben Tag von einer Dienstreise zurückgekehrt wird.

Nach seiner Rückkehr erstellt der Mitarbeiter einen Vorabbericht und legt diesen vor. Es wird nur einmal ausgefüllt und an die Buchhaltung übergeben.

In diesem Bericht sollten Sie vor der Abreise auf eine Geschäftsreise die ungefähren Beträge angeben, die für Unterkunft und Transport aufgewendet wurden. Bei seiner Rückkehr wird der dem Arbeitnehmer gewährte Betrag mit den tatsächlich entstandenen Ausgaben verglichen. In einer Situation, in der der vor der Reise ausgegebene Betrag nicht vollständig ausgegeben wurde, gibt der Mitarbeiter den Restbetrag an die Kasse zurück. Dazu benötigen Sie eine Spesenkassenbestellung, auf deren Grundlage die Rücksendung erfolgt.

Außerdem verpflichtet sich der Arbeitnehmer, nach seiner Rückkehr nicht nur einen Vorbericht, sondern auch eine Reisebescheinigung vorzulegen. Darüber hinaus müssen Sie Dokumente einreichen, die die Höhe der dem Mitarbeiter entstandenen Ausgaben bestätigen.

Die Meldedokumentation für eine Geschäftsreise umfasst:

  • alle Fahrscheine, die für den Transport gekauft wurden;
  • ein Dokument, das zur Bestätigung der Hotelunterkunft berechtigt ist. Es gibt die Anzahl der Tage an, die eine Person im Hotel verbracht hat, sowie die Höhe der Zahlung für die Unterkunft;
  • Ausdruck von Anrufen, die zu geschäftlichen Zwecken der Organisation geführt werden.

Alle Belege, die der Mitarbeiter für bestimmte Leistungen der Dienstreise bezahlt hat, muss er der Spesenabrechnung beifügen und bei Rückgabe beifügen. Vergessen Sie nicht, dass sie ein normales und lesbares Aussehen haben sollten. Zerknittern Sie sie nicht und bügeln Sie sie dann nicht. Die Kontrollen sollten frei von Essensflecken oder Abriebstellen sein. Informationen, die nicht zu lesen sind. Solche Schecks werden von der Buchhaltung nicht akzeptiert und Sie erhalten keine rechtliche Entschädigung.

Tägliche Spesen werden gemäß Reisebescheinigung bezahlt. Das Taggeld richtet sich nach den örtlichen Gesetzen des Unternehmens. Auch ihre Größe kann durch einen Kollektivvertrag festgelegt werden. Darüber hinaus ist die maximale und minimale Höhe der Zahlungen nicht begrenzt, sondern wird von der Organisation selbst festgelegt. So wird das Tagegeld für eine Geschäftsreise ins Ausland etwa dreimal so hoch sein wie im Inland.

Tagegelder, die gesetzlich als Norm definiert sind (700 Rubel für Geschäftsreisen im Inland und 2500 Rubel - im Ausland), unterliegen nicht der Einkommensteuer. Wenn die Organisation die Höhe der Zahlungen über dem gesetzlichen Schwellenwert festlegt, unterliegen sie der persönlichen Einkommensteuer.

Kann eine Person während einer Dienstreise täglich an ihren ständigen Wohnsitz zurückkehren, hat sie keinen Anspruch auf Tagegeld.

Es ist zu beachten, dass alle Reiseberichtsunterlagen korrekt ausgefüllt werden müssen, da die geringste Abweichung von der festgelegten und einheitlichen Stichprobe dazu führen kann, dass der Mitarbeiter seine Reisekosten nicht erstattet bekommen kann.

Wenn ein Arbeitnehmer von einer Dienstreise zurückgekehrt ist und den erhaltenen Arbeitsauftrag nicht vollständig erfüllt hat, hat der Arbeitgeber das Recht, seinen Durchschnittslohn zu kürzen, dem Arbeitnehmer keine Taggelder und andere Zahlungen zu gewähren. Wenn die Nichterfüllung der Aufgabe nicht auf eine schlechte Leistung des Arbeitnehmers zurückzuführen ist (z. B. aufgrund höherer Gewalt, von einer anderen Organisation), verhängt der Arbeitgeber keine Sanktionen gegen den Arbeitnehmer.

Um die dienstliche Aufgabe korrekt zu erfüllen, sowie die nach dem Gesetz fällige Entschädigung für die damit verbundenen Auslagen zu erhalten, ist es daher erforderlich, genau zu wissen, welche Reiseberichtsunterlagen erstellt werden müssen. Denken Sie daran, dass Sie durch das korrekte und genaue Ausfüllen der Unterlagen das für die Geschäftsreise ausgegebene Geld leicht zurückerhalten können.

Video "Reisedokumente"

Durch einen Blick auf den Eintrag erfahren Sie, welche Besonderheiten der Papierkram im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise hat.

Jede einem Mitarbeiter zugewiesene Aufgabe beinhaltet die Vorlage von Berichten über deren Umsetzung. Und eine Geschäftsreise in eine andere Siedlung ist in diesem Fall keine Ausnahme. Wenn der Mitarbeiter die Stadt mit einem bestimmten Auftrag der Geschäftsleitung verlässt, muss er sicherstellen, dass er bei seiner Rückkehr Abrechnungsunterlagen für die Reise bei sich hat. Diese Regel ist für alle Mitarbeiter des Unternehmens verbindlich.

Erforderliche Unterlagen für eine Geschäftsreise

Die Besonderheit vieler Organisationen (Unternehmen) sorgt für eine ständige Kommunikation mit Partnern. Viele von ihnen befinden sich jedoch oft außerhalb der jeweiligen Siedlung. Daher sind einige Mitarbeiter gezwungen, in eine andere Stadt zu reisen, um wichtige Produktionsprobleme zu lösen.

Um die Erfüllung eines bestimmten Auftrages bei der Ankunft zu bestätigen, müssen sie die entsprechenden Abrechnungsunterlagen für Geschäftsreisende erstellen. Erst dann ist die Buchhaltung in der Lage, den Mitarbeitern die Kosten zu erstatten, die ihnen während der Zeit ihrer Leistungserbringung entstanden sind. Die Liste der zu Dienstreisen berechtigten Arbeitnehmer sowie der Reisezeitraum und weitere Einzelheiten der Reise werden in der Regel durch bestimmte Vereinbarungen, verschiedene örtliche Regelungen oder einen Tarifvertrag festgelegt. In jedem Fall muss der Arbeitnehmer bei einer Reise Folgendes mit sich führen:

  1. Reisezertifikat. Obwohl es seit 2015 offiziell abgeschafft wurde, verwenden viele Unternehmen es immer noch auf die altmodische Weise.
  2. Die entsprechende Reihenfolge des Kopfes.
  3. Dienstzuweisung.

Dies sind die wichtigsten für Geschäftsreisende, ohne die jede Reise eines Mitarbeiters keine Grundlage hat.

Zahlung für Geschäftsreisen

Die Buchhaltung rechnet mit den Mitarbeitern Schritt für Schritt für erledigte Aufgaben ab. Zunächst erhält der Arbeitnehmer vor dem Austritt eine Vorauszahlung, deren Höhe nach den bestehenden Standards berechnet wird. Diese Mittel werden für Reisekosten, Wohnungsmiete, zusätzliche Lebenshaltungskosten (Tagesgelder) und andere vom Mieter genehmigte Bedürfnisse bereitgestellt. Die Endabrechnung erfolgt nach Rückgabe der ausgefüllten Meldeunterlagen für Geschäftsreisende durch den Mitarbeiter. Sie müssen enthalten:

  • eine Spesenabrechnung, die alle angefallenen Kosten auflistet;
  • ein Memo für den Fall, dass ein Mitarbeiter seinen eigenen Transport nutzen oder diesen für die Arbeit mieten musste.

Zusammen mit der Vorabmeldung ist auch eine Reisebescheinigung bei der Buchhaltung vorzulegen, die die Marken der Unternehmen enthalten muss, die der Mitarbeiter im Rahmen der zugewiesenen Serviceaufgabe besucht hat. muss der ursprünglichen Auftragsangabe entsprechen. Sollten im Falle eines Produktionsbedarfs Firmenbesuche an anderen Standorten erforderlich sein, ist dies im Dienstreisebericht zu vermerken.

Dauer der Geschäftsreise

Für eine Geschäftsreise werden dem Mitarbeiter zwei Hauptdokumente (Bestellung und Reisebescheinigung) ausgestellt, die sich grundsätzlich duplizieren. Beide enthalten Informationen über das Ziel und den Zeitpunkt der Fahrt.

Als erster Tag einer Dienstreise gilt die Abreise eines Arbeitnehmers von einem festen Arbeitsplatz. Das Abfahrtsdatum ist auf dem Ticket des verwendeten Fahrzeugs (Bus, Bahn, Flugzeug) angegeben. Außerdem wird der Countdown des Tages auf 24 Stunden hochgerechnet. Der nächste Tag wird bereits später berücksichtigt. Dies ist beim Ticketkauf zu berücksichtigen. Der letzte Tag wird durch das Rückreisedatum bestimmt, das auch auf dem Ticket angegeben ist. Bis 2015 erfolgte die Berechnung auf Basis der im Reiseschein vermerkten Angaben. Nach Inkrafttreten des Dekrets der Russischen Föderation Nr. 1595 vom 29. Dezember 2014 reicht es jedoch aus, wenn der Arbeitnehmer zur Bestätigung der Abreise Reiseberichtsdokumente in Form von Reisetickets vorlegt. Sie dienen als Nachweis über die Dauer der Reise, auf deren Grundlage die Buchhaltung dem Mitarbeiter dann „Tagesgelder“ (Nebenkosten der Unterkunft) zahlt. Diese Mittel werden für die Ernährung einer außer Haus befindlichen Person im Zusammenhang mit der Wahrnehmung dienstlicher Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung bereitgestellt. Vielleicht werden solche Kosten deshalb manchmal als "Feldzulage" bezeichnet, die auf der Grundlage der von der russischen Regierung genehmigten Normen berechnet wird.

Mietwohnungen

Bei einer Geschäftsreise buchen viele Mitarbeiter ihre Hotelzimmer im Voraus. Dadurch wird sichergestellt, dass sie bei der Ankunft dort bleiben können. Manchmal ist es jedoch nicht möglich, einen solchen Service aufgrund fehlender freier Plätze zu nutzen, oder der Mitarbeiter hat sich entschieden, dieses Problem vor Ort zu lösen. In diesem Fall muss er sich mit Mietwohnungen begnügen. Auch diese Möglichkeit ist möglich.

Bei seiner Rückkehr muss er diesen Umstand angeben und Buchhaltungsunterlagen für Geschäftsreisende erstellen. Für das Wohnen in einer Wohnung erhält er eine Entschädigung, deren Höhe durch eine gesonderte Verordnung genehmigt wird. Der Gesamtbetrag setzt sich aus der täglichen Zahlung multipliziert mit der Anzahl der Tage für eine Geschäftsreise zusammen. In einigen Fällen mietet die Geschäftsführung eines Unternehmens eine Wohnung in der Gegend, in der ihre Mitarbeiter am häufigsten Produktionsprobleme lösen. Dies vereinfacht die Wohnungsfrage für den Arbeitnehmer erheblich. Er befindet sich zu Recht in einem gemieteten Zimmer, ohne eigene Mittel auszugeben. Folglich sollte das Unternehmen ihn bei seiner Rückkehr für nichts entschädigen.

Aufwendungsersatz

Bei der Rückkehr nach Hause kann der Arbeitnehmer damit rechnen, dass ihm die während seiner Dienstreise entstandenen Kosten erstattet werden. Manchmal sind sie sogar den tatsächlichen Kosten nicht angemessen. Dies kann passieren, wenn er der Buchhaltung keine Belege vorgelegt oder die maximal zulässigen Normen willkürlich ungerechtfertigt überschritten hat. In diesem Fall muss sich der Mitarbeiter persönlich mit der Geschäftsführung befassen. Was sollte in den Abrechnungsunterlagen für Reisen enthalten sein? Die beispielhafte zusammenfassende Spesenabrechnung ist eine Auflistung aller finanziellen Kosten für einen Mitarbeiter.

Erstattungspflichtig sind in der Regel:

  1. Taggeld, dessen Höhe sich nach der Anzahl der Tage einer Dienstreise richtet. Sie werden durch Fahrscheine oder Reisedokumente bestätigt. In Russland wurden einheitliche zulässige Zahlungssätze festgelegt, nach denen ein Arbeitnehmer Anspruch auf 700 Rubel pro Tag (innerhalb des Landes) und 2500 (bei Auslandsreisen) hat.
  2. Die Transportkosten werden durch die Originale der an der Abendkasse gekauften Tickets bestätigt.
  3. Lebensunterhalt. Die Rückerstattung erfolgt auf Grundlage der eingereichten Quittungen und Rechnungen.

Der Arbeitnehmer kann die Differenz zwischen dem Vorschuss und dem tatsächlich ausgegebenen Betrag bei der Berechnung des Gehalts für den laufenden Monat ermitteln.

Hotelunterkunft

Beim Verlassen des Geschäfts löst ein Mitarbeiter in der Regel verschiedene wichtige Probleme für das Unternehmen. Viele davon lassen sich nicht an einem Tag lösen. Und da er in einer anderen Stadt ist, muss er die Nacht irgendwo verbringen. Die einfachste Option ist ein Hotel. Jeder Neuankömmling findet alles, was er braucht, um dort zu bleiben.

Wie lauten die Buchhaltungsunterlagen des Hotels für Geschäftsreisende? Normalerweise ist dies eine Quittung (Rechnung) für die Zahlung von Beherbergungsleistungen. Es handelt sich um ein 3D-Formular, das die folgenden Informationen widerspiegelt:

  • Hoteldetails;
  • Name des Dokuments, Nummer und Datum seiner Ausführung;
  • Daten des Besuchers (vollständiger Name mit Angabe des Wohnsitzlandes, Passdaten, Meldeadresse und Ankunftsdatum);
  • Berechnung der Lebenshaltungskosten mit ausgewiesener Mehrwertsteuer;
  • Firmenstempel.

Zusammen mit der Rechnung müssen Sie nach erfolgter Zahlung eine Kassenquittung bei der dort ausgestellten Buchhaltung des Hotels einreichen. Es handelt sich um eine Bestätigung der zu erstattenden Kosten. Die Rechnung kann auch Zusatzleistungen (Buchung, Café, Wäscherei, Parkplatz, Telefon, Flughafen-Shuttle und andere) beinhalten. Ihre Zahlung erfolgt jedoch nur, wenn sie im Tarifvertrag dieses Unternehmens oder mit persönlicher Genehmigung der Geschäftsleitung vorgesehen sind.

Eine Geschäftsreise ist Abfahrt an einen von der Hauptarbeitsstätte entfernten Ort. Ein Mitarbeiter wird auf eine Geschäftsreise geschickt im Auftrag des Leiters der Organisation.

Wann besteht Bedarf

Eine korrekt ausgeführte Dokumentation ist für jede Geschäftsreise äußerst wichtig, sie muss den Anforderungen der Gesetzgebung der Russischen Föderation entsprechen. Beinhaltete früher das Dokumentenpaket eines entsandten Mitarbeiters eine Reisebescheinigung, einen Arbeitsauftrag und einen Arbeitsbericht, so beinhaltet das Paket seit 2016 ganz andere Unterlagen.

Zu einer Geschäftsreise im Zusammenhang mit der Erfüllung offizieller Aufgaben gehören nun:

Wenn die Reise in die Kategorie der Geschäftsreisen fällt, müssen Sie daher alle erforderlichen Dokumente ordnungsgemäß erstellen. Dies ist erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben, die dem Mitarbeiter während der Reise entstehen, begründet und hatte entsprechende Bestätigung.

Jede Organisation hat das Recht zu gründen eigene Regelnüber die für Dienstreisen erforderlichen Unterlagen. Anzahl und Form der erforderlichen Dokumente sind im örtlichen Gesetz der Organisation vorgeschrieben.

Bestellung erstellen

Die Bestellung ist eigentlich ordnung des kopfesüber die Entsendung eines der Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise. In der Regel hat jede Organisation ein eigenes entwickeltes und genehmigtes Bestellformular, oder Sie können das einheitliche Formular T-9 (T-9a, wenn eine Dienstreise für mehrere Mitarbeiter) verwenden.

In der Bestellung muss angegeben sein:

  • Vollständiger Name, Position, Abteilung des Mitarbeiters;
  • wohin der Mitarbeiter geht;
  • Reisedaten;
  • Zweck der Reise.

Es muss auch angegeben werden Grundlage für die Bestellung, kann es sich um eine Arbeitszuweisung handeln, wenn sie vom Arbeitgeber erstellt wird. In Fällen, in denen der Leistungsauftrag nicht in Anspruch genommen wird, kann die Grundlage die Nummer des Vertrages mit der Gegenpartei oder Angaben zu anderen Dokumenten sein.

Wenn einem Mitarbeiter vor einer Geschäftsreise Geld gegeben werden muss, wird es verwendet Vorabbericht... Das Dokument wird in einem Formular ausgefüllt und an die Buchhaltung übermittelt.

Ausgefülltes Formular - ein Dokument, das die ungefähren Beträge enthält, die für die Geschäftsreise eines Mitarbeiters (Unterkunft, Reise) erforderlich sind. Bei der Rückkehr muss der Arbeitnehmer einen Bericht erstellen und alle Unterlagen zur Bestätigung der Kosten vorlegen.

Wenn die Ausgaben den für den Bericht ausgestellten Betrag überschritten haben und der Mitarbeiter Belege für die Überschreitung hat, werden ihm die Mittel, die er ausgegeben hat, aus seinen persönlichen Mitteln ausgezahlt.

Wird für eine Dienstreise weniger ausgegeben als auf Rechnung ausgestellt, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, den Restbetrag an die Kasse auszuzahlen. Alle Belege sind dem Berichtsformular beigefügt, der Vorbericht wird vom Hauptbuchhalter und dem Geschäftsführer beglaubigt und der Buchhaltung vorgelegt.

Gemäß Artikel 168 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation werden dem Arbeitnehmer die Kosten für die Anmietung einer Wohnung, das Tagegeld, die zusätzlichen Kosten im Zusammenhang mit dem Aufenthalt in einer anderen Siedlung und die mit der Geschäftsleitung vereinbarten Kosten entschädigt.

Eintragung in das Zeugnis

Die Tage, die der Mitarbeiter auf Dienstreise verbracht hat, sind im Zeugnis mit einem Buchstaben gekennzeichnet "ZU", aber die Stundenzahl wird nicht erfasst, da der Arbeitnehmer für diese Zeit den durchschnittlichen Verdienst einbehält.

Fällt die Geschäftsreise auf ein Wochenende/Feiertag, so steht im Zeugnis "K-B", und dieser Tag ist doppelt zu zahlen. Gleichzeitig ist zu bedenken, dass ein Mitarbeiter mit seiner Zustimmung und aufgrund einer Anordnung des Chefs an einem freien Tag arbeiten kann.

Memo

Es wird eine Servicenote erstellt, wenn keine anderen Belege für die Ausgaben vorliegen. In diesem Fall macht die Notiz Markierungüber die Organisation, in die sich der Mitarbeiter begibt, die Zeit seiner Ankunft und Abreise. Dieses Dokument bestätigt den Aufenthalt des Mitarbeiters vor Ort und legt Datum und Uhrzeit der Ankunft und Rückkehr fest.

Erforderlich in zwei Fälle:

  1. Wenn ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise mit einem persönlichen oder gemieteten Fahrzeug antritt;
  2. Wenn der Arbeitnehmer keine Bestätigung über die Tatsache der Beförderung und Unterbringung hat.

Formular für Servicenotizen nicht gesetzlich geregelt Daher muss das Unternehmen das Formular selbst entwickeln. Der Mitarbeiter füllt bei seiner Rückkehr von einer Geschäftsreise ein Memo aus.

Begleitdokumentation für das Hotel

Ab 21.10.2015 ist vorübergehender Aufenthalt während der Geschäftsreise möglich ausschließlich bei Vertragsunterzeichnung, in dem die Kosten und die Aufenthaltsdauer (in Tagen) anzugeben sind.

Die Belege sind eine Kassenquittung und eine Rechnung für die Bezahlung der Dienstleistungen.

Checkliste für eine Haushaltsorganisation

Laut Gesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Kosten für die Anmietung einer Wohnung während einer Dienstreise zu zahlen. Um Geld zu sparen, kompensieren die Haushaltsinstitute die Unterbringung nach Mindeststandards. In der Regel sind dies nicht mehr als 2.000 Rubel. pro Tag.

Um diese Mittel zu erhalten, benötigt der Arbeitnehmer Dokumente ausstellen, die die Kosten bestätigen(Bescheinigung durch einen Kassenscheck). Die Dokumente sollten enthalten Notwendig angegeben: Name des Zahlungsdokuments, Serie und Nummer, Name der Organisation, Unterschriften und Siegel.

Der Beleg muss von einem automatischen System ausgedruckt werden und die notwendigen Hinweise enthalten. Die Zahlung erfolgt am nächsten Zahlungstag. Die Zahlung für Mietwohnungen kann vor der Abreise im Voraus erfolgen.

Die Zahlung für die Hotelübernachtung erfolgt zu Unterartikel 212 "Sonstige Zahlungen" nach Budgeteinteilung.

Servicewohnung und Miete von Verwandten

Nach Absprache mit dem Arbeitgeber kann der Arbeitnehmer eine Wohnung oder ein Zimmer mieten. In diesem Fall ist das Belegdokument Mietvertrag und Hausbesitzer Geldeingang.

Wenn das Unternehmen selbstständig eine Wohnung für seine Mitarbeiter vermietet, dann ist es sinnvoll zu schließen langfristigen Vertrag mit dem Eigentümer der Immobilie. In diesem Fall wird für den entsandten Mitarbeiter die Bestätigung Gesetz... Es ist wichtig, die Tatsache der Zahlung in der Tat zu vermerken, andernfalls wird davon ausgegangen, dass dem Arbeitnehmer keine Ausgaben entstanden sind.

Wenn der Mitarbeiter während einer Geschäftsreise bei Verwandten bleiben wollte, kann der Beleg sein: Memo oder Zertifikat... Wichtig ist, dass dort Aufenthaltsdauer und Bestätigung des Gastgebers vorgeschrieben sind.

In diesem Fall ist das Bestätigungsformular nicht geregelt.

Zahlungsverfahren für die Unterkunft mit Beispielen

Hat der Arbeitgeber die Hotelübernachtung per Banküberweisung bezahlt, nimmt der Arbeitnehmer dies nicht in die Vorabmeldung auf.

Bei Zahlung für Hotelleistungen per Banküberweisung stimmt der Betrag nicht mit Konto 71 überein.

Beispiel: Mitarbeiter Ivanov A.A. wurde für drei Tage auf Geschäftsreise geschickt. Die Kosten des Hotels für diesen Zeitraum betrugen 6.000 Rubel. Die Organisation hat die Unterkunft des Mitarbeiters per Banküberweisung auf das Hotelkonto bezahlt.

Die Buchhaltungseinträge sind wie folgt:

  1. Dt 76 (60) CT 51- Zahlung für das Hotel - 6000 Rubel.
  2. Dt 26 (20,44) CT 76 (60)- nach Genehmigung des Vorberichts, wenn der Mitarbeiter das Hotel selbst bezahlt und dem Bericht die entsprechenden Unterlagen beifügt - 6.000 Rubel.

Beispiel: Ivanov A. A. wurde auf eine Geschäftsreise geschickt und erhielt eine Rechnung über den Betrag für die Hotelübernachtung in Höhe von 6.000 Rubel.

Beiträge:

  1. Dt 20Kt 71- Lebenshaltungskosten abgeschrieben - 4920 Rubel.
  2. Dt 19Kt 71- Mehrwertsteuer zugewiesen - 1080 Rubel.
  3. Dt 68 Kt 19- Mehrwertsteuer abgezogen - 1080 Rubel.

Buchhaltung mit Buchungen

Der Mitarbeiter erhält aufgrund der Meldung Geld für Reisekosten (er erstellt nach einer Dienstreise eine Vorabmeldung über diesen Betrag)

Дт 71 Кт 50 - Das Geld wurde gegen das Konto ausgegeben.

Falls der Mitarbeiter einen ungenutzten Betrag hat.

Dt 50 Kt 71 - Beitrag an den Kassierer des nicht verwendeten Rechnungsbetrags.

Wenn eine Überschreitung vorliegt und der Mitarbeiter persönliche Mittel ausgegeben hat - nach Genehmigung des Vorabberichts erhält der Mitarbeiter den von ihm ausgegebenen Betrag.

Дт 71 Кт 50 - ausgegebener Betrag, Überschreitung des gemeldeten Betrags.

Reisekosten werden je nach Zweck der Reise den Buchhaltungskonten belastet. Wird die Umsatzsteuer für Aufwendungen verrechnet (sofern ein CCFK vorliegt), kann der Steuerbetrag dem Konto 19 zugeordnet und zum Abzug geschickt werden.

Es kommt vor, dass der Arbeitgeber die Auslagen des Arbeitnehmers nicht erstatten kann und gezwungen ist, den Betrag vom Gehalt einzubehalten (es ist wichtig, dass nicht mehr als 20% einbehalten werden können). Oder der Mitarbeiter zahlt den Betrag über die Kasse ein.

  1. Dt 70 Kt 71- der vom Gehalt einbehaltene Betrag.
  2. Dt 50 Kt 71- der Betrag wurde an der Kasse hinterlegt.

Steuerbericht

Die Taggeldgrenze im Jahr 2018 betrug 700 Rubel für Geschäftsreisen in Russland, 2500 Rubel - für das Ausland... Alle Beträge, die die Grenze überschreiten, unterliegen dem Einkommensteuerabzug. Die gleiche Grenze gilt für die Zahlung von Versicherungsprämien.

Unternehmen, die nach dem vereinfachten Steuersystem arbeiten, berechnen Reisekostenzuschüsse nach dem allgemeinen System und nehmen diese in die Ausgaben ein. Die Ausgaben nach dem vereinfachten Steuersystem werden am Tag der Zahlung berechnet.

Wenn der Arbeitnehmer zu viel ausgegeben hat, wird dieser Betrag zum Zeitpunkt der Erstattung an den Arbeitnehmer in die Einnahmen- und Ausgabenrechnung gebucht.

Im Fall eines Einzelunternehmers ohne Arbeitnehmer im vereinfachten Steuersystem: Ein Unternehmer kann die Kosten einer Dienstreise für seine Reisen nicht anrechnen, da eine Dienstreise eine Arbeitnehmerreise im Auftrag des Arbeitgebers ist, der Einzelunternehmer jedoch tut keinen Arbeitgeber haben.

Weitere Informationen zu Geschäftsreisen finden Sie in diesem Video.

Nach einer Dienstreise ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die Mietkosten der Wohnung zu bestätigen. Sehen wir uns an, welche Buchhaltungsunterlagen für die Hotelunterbringung erforderlich sind und wie sie erstellt werden sollten.

Die Tätigkeit des Arbeitnehmers kann mit der Notwendigkeit einer Dienstreise an einen anderen Ort verbunden sein, wo die Arbeit und das Leben eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Gemäß Beschluss Nr. 749 „Zu den Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Dienstreisen“ wird dem Arbeitnehmer vorab Geld ausgezahlt, für das natürlich später gemeldet werden muss. Dafür werden Buchhaltungsunterlagen für die Hotelunterkunft benötigt, um die Gültigkeit der Reisekosten zu bestätigen, in diesem Fall für die Zahlung der Miete für die Unterkunft: ein Hotelzimmer, andere gemietete Räumlichkeiten.

Gesetzliche Regulierung

V Artikel 168 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation Es ist vorgesehen, dass ein entsandter Arbeitnehmer Anspruch auf Erstattung der Wohnkosten hat. Das Verfahren und die Höhe der Entschädigung werden durch den Tarifvertrag des Unternehmens oder andere lokale Vorschriften festgelegt. Der Beschluss enthält hierzu keine Klarstellung.

Damit ermöglicht der Gesetzgeber der Verwaltung der Organisation, eigenständig zu regeln, welche Unterlagen der Arbeitnehmer zur Bestätigung der entstandenen Kosten vorlegen muss. Es ist zu beachten, dass das Unternehmen auf der Grundlage dieser Dokumente dem Finanzamt über die Einkommensteuer Bericht erstatten und den geschäftlichen Charakter der Ausgaben bestätigen muss (die Organisation kann bei der Berechnung der Einkommensteuer Dienstreisekosten berücksichtigen ).

Die Zahlung für die Unterbringung auf einer Geschäftsreise in einer Haushaltsorganisation erfolgt nach den Vorschriften der Regierung, da in diesem Fall die Aktivitäten der Institution aus dem Bundeshaushalt finanziert werden. In der Regel sind für die Hotelkosten bestimmte Grenzen gesetzt (nicht mehr als 2000-3500 Rubel), da Budgetorganisationen Geld sparen und eine strenge Kostenrechnung einhalten.

Im Dienstreisebeschluss heißt es auch, dass, wenn ein Arbeitnehmer die Möglichkeit hat, täglich von der Arbeit an einem anderen Ort an den Ort seines ständigen Wohnsitzes zurückzukehren, Hotel- und Übernachtungskosten nicht erstattet werden. Diese Frage wird jeweils individuell im Vorfeld in Absprache mit der Leitung geklärt. Die Bezahlung der Hotelübernachtung auf einer Dienstreise durch den Mitarbeiter sollte sehr sorgfältig erfolgen, da diese Ausgaben meldepflichtig sind, ist dies zu beachten.

Wo der Mitarbeiter wohnen kann

Der Reisende hat das Recht, eine Unterkunft in einer anderen Stadt zu organisieren und zu wählen:

  • Hotel, Hotel;
  • Service-Wohnung;
  • Mietwohnung;
  • Wohnräume bei Verwandten.

Im letzteren Fall fallen natürlich keine Kosten an, daher muss der Vorschuss zurückerstattet werden.

Welche Unterlagen muss der Arbeitnehmer vorlegen

Meldeunterlagen für Geschäftsreisende zur Zahlung der Unterkunft:

  • Hotelrechnung. Es muss eine Quittung vorgelegt werden, die die Zahlung für Dienstleistungen bestätigt. Dieses Dokument bestätigt den Geldeingang an der Kasse oder auf dem Konto. In der Rechnung müssen die vollständigen Angaben zum Hotel, Name, Vorname und Vatername des Bewohners, die Kosten des Zimmers, die Zeit des Ein- und Auscheckens angegeben werden. Das Siegel und die Unterschrift auf einem solchen Formular sind erforderlich. Auch vom Hotel erbrachte Zusatzleistungen können bezahlt werden, mit Ausnahme der Kosten für Service in einem Restaurant oder Bar, Lieferung aufs Zimmer, Nutzung von Wellnesseinrichtungen und dergleichen, die der Manager nicht als notwendig anerkennen wird, es sei denn, dies wurde im Voraus vereinbart . So kann ein Geschäftsreisender beispielsweise teure Produkte aus der Minibar kaufen, aber nur auf eigene Kosten;
  • Wohnungsmietvertrag, Leistungsnachweis und Quittung;
  • bei der Bereitstellung einer Servicewohnung werden die Mittel vom Arbeitgeber in der Regel bargeldlos überwiesen.

Die Bezahlung für das Hotel bei einer Geschäftsreise kann bar oder bar erfolgen, die Berechnungsweise und die Nebenkosten sind besser vorab mit dem Verwalter abzustimmen, um einen ordnungsgemäßen Nachweis zu gewährleisten. Meldeunterlagen für das Wohnen in einer Mietwohnung sind beispielsweise zulässig, wenn ein Bürger seinen Wohnort gewechselt hat.

Eine Dienstreise ist eine Reise eines Arbeitnehmers im Auftrag seines Arbeitgebers, verbunden mit der Lösung von Produktionsproblemen an einem anderen Ort. Während der Dienstreise trägt der Arbeitnehmer bestimmte Kosten, die der Arbeitgeber mit den erforderlichen Nachweisen übernimmt. In unserem Artikel erfahren Sie, welche Abrechnungsunterlagen für die Unterbringung auf einer Geschäftsreise der Mitarbeiter zur Bestätigung und Erstattung seiner Ausgaben vorlegt.

Reiseberichtsdokumente

Die Organisation bestimmt unabhängig das Verfahren zur Erstattung von Reisekosten an ihre Mitarbeiter und schreibt es in einem lokalen Gesetz vor, jedoch auf der Grundlage der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation (Artikel 168 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Dies gilt auch für die Anforderungen an die Dokumentation der Lebenshaltungskosten entsandter Arbeitnehmer.

Vor einer Dienstreise erhält ein Mitarbeiter an der Firmenkasse eine Vorauszahlung in Höhe des für die Reise benötigten Geldbetrages – Reisekosten. Dazu gehören: Fahrtkosten zum Dienstort und zurück, die Unterbringungskosten eines entsandten Arbeitnehmers, Taggelder sowie alle weiteren mit dem Arbeitgeber zusätzlich vereinbarten Kosten.

Nach Erledigung der Aufgabe und Rückkehr muss der Mitarbeiter innerhalb von 3 Werktagen einen Vorbericht erstellen und diesem alle erforderlichen Meldeunterlagen für Geschäftsreisende beifügen, die Unterkunft am Ort der Dienstreise bestätigen, Reise- und sonstige Aufwendungen im Zusammenhang mit der Produktionsreise (Artikel 26 Verordnungen, genehmigt durch das Regierungsdekret der RF vom 13.10.2008 Nr. 749). Im Vorbericht wird einschließlich angegeben: des Arbeitnehmers, das Ausstellungsdatum und die Höhe der von ihm für die Dienstreise erhaltenen Vorauszahlung, die tatsächlich vom Arbeitnehmer ausgegebenen Mittel, eine Liste aller Dokumente, die die während der Dienstreise getätigten Ausgaben bestätigen.

Seit 2015 ist die Ausstellung von Reisebescheinigungen nicht mehr erforderlich. Nun wird die tatsächliche Aufenthaltsdauer eines Arbeitnehmers auf einer Dienstreise in der Regel anhand von Reisedokumenten (auch elektronischen) für Bahn, Flugzeug, Bus und andere Verkehrsmittel ermittelt. Wenn die Fahrkarten aus irgendeinem Grund nicht verfügbar sind (z. B. bei Verlust), wird die Dauer der Dienstreise des Arbeitnehmers auf der Grundlage der Dokumente berechnet, die die Anmietung der Wohnung am Ort seiner Unterbringung bestätigen (Artikel 7 der durch Dekret genehmigten Verordnung der Regierung der Russischen Föderation Nr. 749 vom 13.10.2008) ...

Buchhaltungsunterlagen für Hotelübernachtungen

Wenn ein Geschäftsreisender ein Hotelzimmer mietet, muss die Zahlung für ein Hotel auf einer Geschäftsreise durch einen Kassenscheck oder ein anderes Dokument bestätigt werden, das auf einem strengen Berichtsformular ausgestellt ist (Artikel 28 der Geschäftsordnung, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation). Verband vom 09.10.2015 Nr. 1085). Darüber hinaus müssen Sie als Meldedokument für die Hotelübernachtung eine vom Mitarbeiter abgeschlossene Vereinbarung über die Erbringung von Hotelleistungen beifügen. Folgende Angaben müssen im Vertrag enthalten sein:

  • der Name der Organisation (oder des einzelnen Unternehmers), die Hoteldienstleistungen erbringt, Informationen zur staatlichen Registrierung,
  • Daten des Empfängers von Hotelleistungen - vollständiger Name entsandter Mitarbeiter,
  • Informationen über das Hotelzimmer und dessen Kosten,
  • die Aufenthaltsdauer des Arbeitnehmers im Hotel,
  • Unterschriften der Parteien.

Meldeunterlagen für das Wohnen in einer Wohnung

Ein auf Dienstreise entsandter Arbeitnehmer darf mit Zustimmung des Arbeitgebers kein Hotelzimmer, sondern eine Wohnung oder ein Zimmer in einer gewöhnlichen Privatwohnung mieten. Wie soll er in diesem Fall seine Lebenshaltungskosten nachweisen?

In jedem Fall müssen die Kosten für die Anmietung einer Wohnung durch einen schriftlichen Mietvertrag für die Wohnung bestätigt werden. Der Vertrag muss die Mietdauer und die Kosten enthalten, Sie müssen auch eine Kopie des Dokuments über das Eigentum der Person an der Wohnung beifügen. Wenn die Zahlung für die Hotelübernachtung auf einer Geschäftsreise mit der Ausstellung einer Kassenquittung oder eines strengen Meldeformulars verbunden ist, wird die Zahlung an die Person - den Wohnungseigentümer in bar, durch seinen Geldeingang bestätigt .

Für den Fall, dass die Suche nach einer geeigneten Wohnungsoption mit Hilfe von Vermittlern - Immobilienmaklern durchgeführt wurde, benötigen Sie zur Erstattung der Kosten ihrer Dienstleistungen: eine Vereinbarung mit einer Immobilienagentur, durchgeführte Arbeiten, Kontrollen und Quittungen, die die Zahlung bestätigen.

Zahlung für die Unterkunft auf einer Geschäftsreise in einer Haushaltsorganisation

Das Verfahren zur Bestätigung der Lebenshaltungskosten auf einer Geschäftsreise von "Staatsangestellten" ist im Allgemeinen ähnlich wie oben. Solche Organisationen führen in der Regel Aktivitäten nichtkommerzieller Art durch und erhalten Finanzmittel aus Budgets unterschiedlicher Ebenen, sodass die Nuance in diesem Fall nur ein Hinweis auf die Finanzierungsquelle für die Entsendung eines Mitarbeiters in ein Unternehmen ist Reise.