Documentation et comptabilité de la réception des matériaux. Documenter la réception des matériaux - comptabiliser la réception des matériaux

La procédure et les conditions de réception des matériaux en quantité et en qualité sont fixées par des documents réglementaires... L'acceptation et l'affichage des matériaux et conteneurs entrants sont formalisés par les entrepôts appropriés, par l'établissement de récépissés (formulaire intersectoriel standard n° M-4 approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 30.10.97, n° 71a), en l'absence de divergences entre les données du fournisseur et les données réelles.

Arrivée de plusieurs cargaisons d'un même fournisseur plusieurs fois dans la journée, il est permis d'établir un bon de réception au total par jour. Dans ce cas, à chaque réception séparée du matériel au cours de cette journée, des enregistrements sont effectués au dos de la commande, qui sont calculés en fin de journée et le total est enregistré dans l'ordre de réception.

En lieu et place d'un récépissé, la réception et le dépôt des matières peuvent être formalisés par l'apposition d'un cachet sur le document du fournisseur (facture, facture) dont l'empreinte reprend les mêmes mentions que dans le récépissé. Dans ce cas, les détails du tampon spécifié sont remplis et le numéro suivant de l'ordre de réception est mis. Un tel cachet équivaut à un ordre de réception.

Lors du transport de marchandises par route, l'acceptation des matières entrantes s'effectue sur la base de la lettre de voiture reçue de l'expéditeur (en l'absence de divergences entre les données de la lettre de voiture et les données réelles).

Lorsqu'il est établi que les matériaux reçus ne correspondent pas à l'assortiment, à la quantité et à la qualité, les documents spécifiés du fournisseur, ainsi que dans les cas où la qualité des matériaux ne répond pas aux exigences (bosses, rayures, casse, casse, fuite de matières liquides, etc.), la réception est effectuée par la Commission qui l'établit par un acte de réception des matières.

En cas de rédaction certificat d'acceptation l'ordre de réception n'est pas émis.

Le certificat de réception d'acceptation sert de base pour le dépôt de réclamations et de réclamations contre le fournisseur et (ou) l'organisation de transport.

Les matériaux doivent être reçus dans les unités de mesure appropriées (poids, volume, linéaire, en morceaux). Ces unités de mesure sont utilisées pour établir un prix de référence.

Les matériaux sont reçus dans une unité de mesure (par exemple, en poids) et libérés de l'entrepôt par une autre (par exemple, à la pièce), la capitalisation et la sortie sont reflétées dans les documents primaires, sur les cartes d'entrepôt et les registres comptables correspondants simultanément en deux unités de mesure. Dans ce cas, la quantité est d'abord enregistrée dans l'unité de mesure spécifiée dans les documents du fournisseur, puis entre parenthèses - la quantité en unités de mesure par laquelle le matériel sortira de l'entrepôt.

Si une unité de mesure (tonne) plus grande (plus petite) que celle acceptée dans l'organisation (kilogramme) est indiquée dans les documents de règlement du fournisseur, ces articles sont reçus dans l'unité de mesure acceptée dans l'organisation.

Si vous envoyez des matériaux directement aux départements de l'organisation, en contournant l'entrepôt, ces lots de matériaux sont reflétés dans la comptabilité tels qu'ils sont reçus à l'entrepôt et transférés au département de l'organisation. Dans les documents d'entrée et de sortie de l'entrepôt et les documents d'entrée de la subdivision, il est noté que les matériaux ont été reçus du fournisseur et délivrés à la subdivision sans les amener à l'entrepôt (en transit).

Les matières pouvant être importées en transit directement vers les divisions de l'organisation doivent être établies par un document administratif pour l'organisation.

Les actes de réception et les récépissés doivent être établis le jour où les matières concernées arrivent à temps à l'entrepôt, mais pas en retardétablies par des textes réglementaires pour l'acceptation des marchandises entrantes.

Les matériaux reçus pour être conservés sont enregistrés par le responsable de l'entrepôt (magasineur) dans un livre spécial (carte), stocké séparément dans l'entrepôt et ne peuvent pas être dépensés.

Si les matériaux sont acceptés pour la garde, ils sont traités conformément à l'art. 225 Code civil Fédération Russe aux choses sans propriétaire et sont périssables ou que les coûts de leur stockage sont disproportionnés par rapport à leur valeur, l'organisation peut alors utiliser ces matériaux à des fins de production ou les vendre. Dans ce cas, ces matériaux arrivent à l'organisation à leur valeur marchande.

Le produit de la vente de ces matériaux ou leur valeur marchande lors de l'utilisation de matériaux pour les besoins propres de l'organisation, diminué du montant des coûts de leur stockage, de leur vente et d'autres coûts similaires, sont soumis à retour au propriétaire des matériaux.

L'organisation doit établir un contrôle sur la réception des matériaux, ainsi que sur la production des règlements avec les fournisseurs et les acheteurs. Le contrôle de l'affichage en temps voulu des marchandises arrivées est effectué conformément à la décision du chef de l'organisation par les services compétents, c'est-à-dire par le service comptable, le service d'approvisionnement ou les fonctionnaires.

L'achat de matériaux par les personnes responsables de l'organisation est soumis à la livraison à l'entrepôt. La réception des matériels s'effectue selon la procédure généralement établie sur la base des pièces justificatives confirmant l'achat (factures et reçus de magasins,

un reçu pour un ordre de réception - lors d'un achat auprès d'une autre organisation contre de l'argent, un acte ou un certificat d'achat sur le marché ou auprès de la population), qui sont joints au rapport préalable du responsable.

La livraison des matériaux par les divisions à l'entrepôt est émise des factures pour le mouvement interne des matériaux dans les cas où:

Les subdivisions de l'organisation retournent à l'entrepôt ou au magasin de l'atelier ;

les produits fabriqués par les services de l'organisation sont utilisés pour la consommation interne de l'organisation ou pour un traitement ultérieur.

La livraison des déchets générés dans le processus de production est effectuée, ainsi que la livraison des rebuts ;

Les matériaux reçus de la liquidation (démontage) des immobilisations sont en cours de remise.

Les opérations de transfert de matières d'un département à l'autre donnent également lieu à l'émission de factures pour les mouvements internes de matières.

Le coût des matières restant en route à la fin du mois ou non sortis des entrepôts des fournisseurs à la fin du mois est reflété dans la comptabilité selon le Dt.10 « Matériaux » Kt.60 « Règlements avec les fournisseurs et sous-traitants" (sans enregistrer ces valeurs dans l'entrepôt). Cette entrée est annulée le mois suivant.

La taxe sur la valeur ajoutée accumulée lors de l'achat de matériel est comptabilisée sur le compte "Taxe sur la valeur ajoutée sur les valeurs acquises" simultanément à la comptabilisation du matériel reçu. La taxe sur les prix n'est pas incluse dans le coût réel des matériaux et dans leurs dossiers.

Dans les cas où le montant de la taxe n'est pas affecté dans les documents comptables primaires (factures, factures, encaissements, actes de travail effectués), confirmant le coût des ressources matérielles acquises, le montant de la taxe n'est pas affecté dans les documents de règlement ( commandes, demandes, commandes, registres de chèques et registres de réception de fonds d'une lettre de crédit), son calcul par règlement n'est pas effectué. Le coût des ressources matérielles acquises dans de tels cas, y compris la taxe assumée sur celles-ci, est comptabilisé dans son ensemble dans les comptes de stocks.

La documentation de la réception des matériaux dépend des sources de leur réception - des fournisseurs, des personnes responsables qui les achètent au comptant, de leur production (déchets), de la comptabilisation des excédents identifiés par l'inventaire.

Pour tout matériel provenant de l'extérieur, un récépissé est dressé à l'entrepôt de l'entreprise. Dans le cas où la quantité et la qualité des matériaux reçus correspondent aux données précisées dans les documents du fournisseur, la réception est autorisée à être formalisée par un cachet (avec le détail de la réception) sur les pièces justificatives du fournisseur. Si des écarts entre les données de la facture du fournisseur et les matières effectivement réceptionnées sont constatés, un acte de réception des matières est établi. Lors de la rédaction de l'acte, un représentant du fournisseur, son mandataire ou un représentant d'un organisme tiers (expert) doit participer. Sans cela, d'éventuelles réclamations contre le fournisseur ne seront pas acceptées. Les matériaux provenant de leurs ateliers sont délivrés avec des factures de déplacement interne.

Tous les documents entrants indiquent de qui le matériel a été reçu, à quel entrepôt, numéro de stock, nom, quantité, prix, quantité de matériel reçu, qui a remis et qui a accepté, date et numéro de document.

De l'entrepôt, les matériaux sont mis en production pour la fabrication de produits, pour la transformation à d'autres entreprises, pour la vente à l'extérieur, pour don d'autres entreprises, pour une relocalisation interne vers d'autres entrepôts. Le principal type de consommation de matériaux est la libération pour la production de produits. La libération des matériaux à un consommateur systématique est délivrée par des cartes de clôture. Ils sont délivrés par le service d'approvisionnement pour un ou plusieurs articles de matériaux utilisés pour la fabrication d'un type de produit à partir d'un entrepôt. Une carte limite est délivrée pour 10-15 jours ou un mois en deux exemplaires (le premier est stocké dans l'entrepôt, le second dans l'atelier de réception). À la réception du matériel, le représentant du magasin signe sur le plan de l'entrepôt et le magasinier - sur le plan du magasin, ce qui confirme la libération et le contrôle.

Les matières consommées irrégulièrement sont formalisées par des exigences. Les exigences formalisent également la libération des matériaux pour remplacement, ainsi que les congés hors limite.

La mise à disposition de matériel est établie par une facture ou un bon de consignation. Lorsque des matériaux sont sortis par la route, un formulaire type de lettre de voiture est établi.

Les documents consommables indiquent le numéro d'article, le numéro de l'entrepôt de matières, par l'intermédiaire duquel le matériel a été libéré, à quelles fins (type de produit, poste de coût), l'atelier de réception, la quantité (demandée et libérée).

L'entrepôt tient un compte variétal quantitatif des matériaux. Pour ce faire, le service comptabilité ouvre une fiche de comptabilisation des stocks pour chaque numéro d'article de l'article. Les cartes sont enregistrées dans un registre spécial. La carte contient le numéro de magasin, le lieu de stockage, les caractéristiques des articles, les taux de stock et les données de mouvement des articles. A la fin du mois, le magasinier transfère les reliquats des fiches vers la liste des reliquats de matières en magasin.

Le comptable du service matériel du service comptabilité vérifie régulièrement l'exactitude des écritures sur les fiches de contrôle des stocks et le confirme par sa signature dans la dernière colonne de la fiche. Dans le même temps, le magasinier passe le relais, et le comptable accepte les justificatifs de réception et de dépenses des matières, des registres sont dressés pour chaque magasin. En fonction des données des registres et des documents primaires qui y sont attachés, le service comptable prépare des états cumulés pour la réception et la consommation de matériel pour le mois.

Les défauts et dommages révélés lors de la réception des matériels reçus par l'organisation sont comptabilisés dans l'ordre suivant :

1) le montant des pénuries et des dommages dans les limites perte naturelle est déterminé en multipliant la quantité de matériel manquant ou endommagé par le prix contractuel du fournisseur. Les autres montants, y compris les frais de transport et la taxe sur la valeur ajoutée, qui leur sont imputables sont exclus. Le montant des manquants et avaries est débité du crédit du compte de liquidation en correspondance avec le débit du compte « Manques et pertes dues aux dommages aux objets de valeur ». Dans le même temps, les matériaux manquants ou endommagés sont radiés du compte "Pénuries et pertes dues à des dommages aux objets de valeur" et sont référés aux frais de transport et d'approvisionnement ou aux comptes d'écarts dans le coût des stocks.

Si les matériaux abîmés peuvent être utilisés par l'organisation ou vendus (à prix réduit), ils sont facturés à leurs prix de vente potentiels. Dans le même temps, le montant des pertes dues aux dommages est réduit de ce montant.

1) les pénuries et les dommages aux matériaux dépassant les normes de perte naturelle sont comptabilisés au coût réel.

Pour formaliser la réception des matériaux en termes de qualité, de quantité, de poids et d'exhaustivité conformément aux règles de réception et aux termes du contrat, un acte de réception des marchandises est appliqué. Il s'agit d'un formulaire unifié n° TORG-1. L'acte est rédigé par les membres commission d'admission autorisé par le chef de l'organisation.
La réception des matières en entrepôt est formalisée par des bons de réception, actes, cahiers des charges et autres documents, qui sont généralement délivrés en double exemplaire, dont l'un est destiné à la remise, et l'autre reste en entrepôt. Pour les produits reçus à l'entrepôt, une carte d'enregistrement d'entrepôt est saisie. Le départ de l'entrepôt est établi par une facture-ordre, qui se compose de deux parties : un ordre de sortie et une facture, rédigée en deux exemplaires et servant de base à la dépréciation des produits de l'entrepôt à charge. La documentation comptable principale pour la comptabilité des produits, les stocks détenus dans les lieux de stockage ont des formulaires unifiés, qui sont approuvés par le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie.

Donc, vous avez acheté les matériaux. Quels documents doivent être obtenus auprès du fournisseur, et lesquels doivent être établis de manière indépendante ?
Tout d'abord, toute livraison de matériel acheté aussi bien par virement bancaire qu'en espèces est accompagnée d'une lettre de voiture (formulaire n° TORG-12). La lettre de voiture est établie par le fournisseur en deux exemplaires, et dans le cas où l'expéditeur et le fournisseur sont différents entités juridiques, puis en triple.
Un exemplaire reste chez le fournisseur, l'expéditeur, un exemplaire de la lettre de voiture est transféré à l'organisation d'achats et sert de base à l'enregistrement de ces valeurs.
Les documents doivent contenir les informations obligatoires suivantes : nom du document (formulaire), code du formulaire ; date de compilation; le contenu de la transaction commerciale ; instruments de mesure d'une transaction commerciale (en nature et en termes monétaires); les noms des fonctions des personnes responsables de l'exécution de la transaction commerciale et l'exactitude de son enregistrement, les signatures personnelles et leur décryptage.
Si, lors de l'acceptation des matériaux, un écart en quantité ou en qualité est constaté par rapport aux données des documents d'accompagnement du fournisseur, une loi est établie sur l'écart constaté en quantité et en qualité lors de l'acceptation des marchandises. Il s'agit d'une forme unifiée. Lors de l'acceptation de matériaux importés, une loi est établie selon le formulaire n ° TORG-3, lors de l'acceptation de matériaux de production nationale - une loi selon le formulaire n ° TORG-2. L'acte selon le formulaire n° TORG-2 est dressé en quatre exemplaires, selon le formulaire n° TORG-3 - en cinq exemplaires. Les actes émis sont la base légale pour déposer une réclamation auprès du fournisseur, l'expéditeur.
Les certificats de réception des matières par quantité sont établis en fonction de la disponibilité réelle des matières aux données contenues dans les documents de transport, d'accompagnement ou de règlement, et lors de leur acceptation en termes de qualité et d'exhaustivité, les exigences de qualité des matières prévues dans l'accord ou le contrat.
Les actes sont établis sur la base des résultats de l'acceptation par les membres de la commission et par un expert de l'organisme chargé de la conduite de l'expert
tés, avec la participation de représentants des organisations du fournisseur et du destinataire, ou d'un représentant de l'organisation destinataire, avec la participation d'un représentant compétent de l'organisation désintéressée.
Des actes sont établis séparément pour chaque fournisseur pour chaque lot de matières réceptionné un par un Document de transport.
Les inventaires (matières), pour lesquels aucun écart de quantité et de qualité n'a été constaté, ne sont pas répertoriés dans les actes, ce qui est noté à la fin de l'acte comme suit : « Il n'y a pas d'écarts pour le reste de l'inventaire.
Dans le cadre de l'automatisation comptable, les détails des documents primaires peuvent être fixés sous forme de codes.
Les inscriptions dans les documents primaires doivent être faites à l'encre, stylos à bille, à l'aide de machines à écrire, de mécanisation et d'autres moyens, assurant la conservation de ces documents pendant la durée fixée pour leur conservation dans les archives.
Les lignes libres dans les documents primaires doivent être barrées.
Outre la facture, dans les cinq jours suivant l'expédition de la marchandise, en ce cas matériaux, le fournisseur est tenu d'émettre une facture. La facture est émise en deux exemplaires, dont l'un reste chez le fournisseur, est enregistré dans le journal des factures émises. L'acheteur effectue une entrée dans le journal d'enregistrement des factures sur la facture reçue. À l'avenir, la facture reçue est inscrite par l'acheteur dans le carnet d'achat.
La facture a également une forme unifiée et doit contenir tous les détails qui y sont indiqués. Veuillez également noter l'ordre des colonnes indiqué sur la facture. Apparence de ce document subit assez souvent des modifications, cependant, son contenu et même la séquence des détails doivent rester inchangés, sinon la facture perdra sa validité.
En règle générale, à l'avenir, les matériaux achetés sont déplacés vers diverses divisions structurelles de l'organisation (par exemple, d'un entrepôt central à des entrepôts de stockage). Pour enregistrer cette transaction commerciale, la facture pour mouvement interne, transfert de marchandises, conteneurs, matériaux est utilisée. Il s'agit d'un formulaire unifié - n° TORG-13.

Rédigé en deux exemplaires par la personne financièrement responsable unité structurelle remettre les articles en stock. Le premier exemplaire sert de base au service de remise pour l'annulation des stocks et le deuxième exemplaire au service de réception pour la comptabilisation des valeurs.
Le document complété est signé par les personnes financièrement responsables et remis au service comptable pour comptabiliser le mouvement des marchandises et des valeurs matérielles.

Les stocks proviennent de fournisseurs, de personnes responsables qui ont acheté des matériaux en espèces, de la radiation d'immobilisations inutilisables, de leur propre production.

Les documents reçus par l'organisation sont établis avec les documents comptables dans l'ordre suivant.

Parallèlement à l'expédition des produits, le fournisseur envoie le règlement à l'acheteur et d'autres documents d'accompagnement - une demande de paiement (en deux exemplaires - l'un directement à l'acheteur, l'autre par la banque), des lettres de voiture, un récépissé du connaissement ferroviaire, etc.

Le règlement et les autres documents relatifs à la réception des matériaux sont envoyés au service comptable, où ils vérifient l'exactitude de leur exécution, puis les transmettent au responsable des achats.

Au service des approvisionnements, en fonction des documents entrants, ils vérifient la conformité du volume, de l'assortiment, du délai de livraison, des prix, de la qualité des matériaux aux conditions contractuelles. A la suite d'un tel contrôle, sur le règlement lui-même ou sur un autre document, une mention est faite sur l'acceptation totale ou partielle (consentement au paiement). De plus, le service approvisionnement surveille l'arrivée des marchandises et leur recherche. À cette fin, le service d'approvisionnement tient un registre des marchandises entrantes. Il indique : numéro d'immatriculation, date d'entrée, nom du fournisseur, date et numéro du document de transport, numéro, date et montant de la facture, type de cargaison, numéro et date de l'ordre de réception ou acte d'acceptation de la demande de traçage la cargaison. Dans les notes, une note est faite sur le paiement de la facture ou le refus d'acceptation. Les demandes de paiement vérifiées du service d'approvisionnement sont transférées au service comptable et les reçus des organisations de transport - au transitaire pour la réception et la livraison des matériaux.

Le transitaire accepte les matériels arrivés en gare en fonction du nombre de places et du poids. S'il détecte des signes laissant planer des doutes sur la sécurité de la cargaison, il peut demander à l'organisme de transport de contrôler la cargaison. En cas de manque d'espace ou de poids, de dommages aux conteneurs, de dommages aux matériaux, un acte commercial est établi, qui sert de base pour le dépôt de réclamations contre l'organisme de transport ou le fournisseur.

Pour recevoir des matériaux de l'entrepôt des fournisseurs non résidents, le transitaire reçoit une tenue et une procuration, qui indiquent une liste de matériaux à recevoir. Lors de l'acceptation des matériaux, le transitaire effectue une acceptation non seulement quantitative, mais également qualitative.

Le transitaire livre la cargaison acceptée à l'entrepôt de l'organisation et la remet au responsable de l'entrepôt, qui vérifie la conformité de la quantité et de la qualité du matériel avec les données de facturation du fournisseur. Les matières acceptées par le magasinier sont établies avec des récépissés recto ou multilignes. Le premier d'entre eux est composé uniquement pour un type de matériau, dans le second - tous les matériaux acceptés sont enregistrés, quelle que soit leur quantité. L'ordre de réception est signé par le responsable de l'entrepôt et le transitaire.

Les actifs matériels sont comptabilisés dans les unités de mesure appropriées (poids, volume, linéaire, nombre). Si les matières sont reçues dans une unité et consommées dans une autre, elles sont alors comptées simultanément dans deux unités de mesure.

Dans les cas où la quantité et la qualité des matières arrivées à l'entrepôt ne correspondent pas à la facture du fournisseur, la réception des matières est faite par la commission et dresse un acte de réception des matières, qui sert de base au dépôt des réclamations auprès du le fournisseur. Un représentant d'un fournisseur ou un représentant d'un organisme désintéressé est invité à se joindre à la commission. L'acte est également établi lors de l'acceptation des matériaux reçus par l'organisation sans facture du fournisseur (livraisons non facturées).

Si le transport de matériaux est effectué par route, la lettre de voiture, établie par l'expéditeur en quatre exemplaires, est utilisée comme document principal. Le premier d'entre eux sert de base à la radiation des matériaux de l'expéditeur; le second - pour la publication de documents par le destinataire ; le troisième - pour les règlements avec une organisation de camionnage et est une pièce jointe à la facture pour le transport d'objets de valeur; le quatrième sert de base à la comptabilisation des travaux de transport et est joint à la lettre de voiture. La lettre de voiture est utilisée comme document entrant de l'acheteur en l'absence de divergence entre le nombre de marchandises reçues et les données de la lettre de voiture. Dans le cas d'un tel écart, la réception des matières est établie avec un acte de réception des matières.

La réception des matériaux de fabrication propre, des déchets de production, des matériaux restants de la liquidation des immobilisations, etc., à l'entrepôt est établie avec des factures (exigences), qui sont émises par les livreurs en deux exemplaires. L'un d'eux sert de base à la radiation des matériaux du livreur, le second est envoyé au destinataire et sert de document de réception.

Les personnes responsables achètent du matériel auprès d'organisations commerciales, d'autres organisations, sur le marché des fermes collectives ou auprès de la population contre de l'argent. Le document confirmant le coût des matériaux achetés est une facture de marchandise ou un acte (certificat) établi par le responsable, dans lequel il énonce le contenu de la transaction commerciale en indiquant la date, le lieu d'achat, le nom et la quantité de matériaux et des prix. La personne responsable reflète également dans l'acte (certificat) les données du passeport du vendeur des marchandises. L'acte (attestation) est joint au rapport préalable du responsable.