Правильне написання листа зразок. Зразок написання ділового листа
Службовий лист – це документ, який є невід'ємною частиною ділового спілкування. Найчастіше він передається у вигляді поштового зв'язку і є особливим способом обміну інформацією.
Основні поняття
Ділова листування потрібна на вирішення різних господарських чи виробничих питань. З її допомогою підприємства та організації здійснюють зв'язок із зовнішнім оточенням: партнерами, клієнтами чи державними структурами. Зазвичай при цьому використовується службовий лист.
Саме так узагальнено називається письмовий документ, який може бути:
- відповіддю на раніше отримані повідомлення чи запити;
- супровідним папером, що надсилається адресату разом з іншими документами чи матеріалами;
- ініціативним листом, якщо інший спосіб спілкування неможливий.
Кожен із перелічених варіантів має свої особливості. Проте існують загальні правила, відповідно до яких зазвичай складається будь-який службовий лист. Це і зрозуміло, адже саме з ділового листування, наприклад, найчастіше починається укладання більшості угод. А правильно оформлений документ може створити в адресата сприятливе враження про майбутнього потенційного партнера.
Види ділових листів
Залежно від тієї інформації, яку містить службовий лист, він може бути:
- Супровідним. Якщо містить у собі повідомлення про те, що до нього є пакет додатків.
- Претензійним. Тобто у ньому виражено невдоволення тією чи іншою ситуацією (претензія).
- Інструктивним. У тексті наведено певні вказівки.
- Гарантійний. Відправник підтверджує виконання у майбутньому викладених у документі зобов'язань.
- інформаційним. Лист містить відомості, які можуть зацікавити адресата.
- Реклама. Надається інформація для залучення до співпраці.
- Листом-повідомленням. Відомості про проведення громадських заходів.
- Листом-підтвердженням. отримання тих чи інших документів чи матеріалів.
- Листом-проханням. У тексті міститься звернення на спонукання адресата до дії.
- Листом-повідомленням. У ньому відправник надає конкретну інформацію, що становить взаємний інтерес для сторін.
Метою цих документів є підтримка зв'язків між організаціями чи його структурними підрозділами.
Складання претензійного листа
У питаннях співробітництва часом виникають ситуації, коли одна із сторін з тих чи інших причин не виконує взяті він зобов'язання. У цьому випадку партнер спочатку надсилає своєму контрагенту лист. У ньому він, як правило, викладає свої пропозиції щодо усунення порушення його законних прав. Це і є службовий лист. Зразок такого документа можна скласти довільно. При цьому необхідно врахувати такі моменти:
- має бути офіційно-діловим із встановленням на партнерство.
- Суть претензії має бути виражена гранично чітко.
- Під час викладу інформації слід переконливо оперувати конкретними фактами.
У претензійному листі обов'язково мають бути:
- реквізити відправника (найменування, зворотна адреса та телефони для зв'язку);
- повна інформація про адресат;
- опис обставин, у яких сталася конфліктна ситуація;
- посилання на правові норми, які, зі свого боку, порушив контрагент;
- конкретні вимоги щодо усунення порушення із зазначенням термінів їх виконання;
- наслідки, які можуть настати, якщо протилежна сторона ухилиться від виконання.
Особливу увагу слід звернути на те, як складено службовий лист. Зразок необхідно розробити те щоб порушник не сприймав його як загрозу. Необхідно пам'ятати, що це лише нагадування з вимогою дотримання законності.
Правила оформлення
Особливу увагу слід звертати на оформлення службових листів. Щоправда, законом не передбачено для цього якихось суворих норм та правил.
Незважаючи на це, при складанні таких документів необхідно враховувати наступні обов'язкові моменти:
1. Будь-який службовий лист має бути складено на бланку. Він розробляється наперед спеціалістами з діловодства і затверджується наказом керівника підприємства.
2. Документ має містити певні реквізити:
2.1. Інформація про одержувача та відправника.
2.2. Вихідний номер та дата цього листа. Це необхідно для реєстрації.
2.4. Заголовок.
2.5. Відомості про наявність будь-яких програм із зазначенням їх найменувань та номерів.
2.6. Інформація про особу, яка підписала цей документ (посада та П.І.Б.).
3. У листі має розглядатися лише одне питання. Наявність кількох тем ускладнить вибір виконавця.
4. Інформацію необхідно викладати максимально коротко, але зрозуміло. Бажано, щоб текст займав трохи більше двох сторінок.
5. Правильно вказувати реквізити отримувача. Якщо йдеться про організацію, необхідно дотримуватися наступної послідовності:
5.1. Назва фірми (в називному відмінку).
5.2. Структурний підрозділ (за потреби).
5.3. Посада адресата (у давальному відмінку).
5.4. Його ініціали.
5.5. Поштова адреса підприємства.
6. Якщо адресатів кілька, то спочатку вказується основний, а потім усі інші.
Якщо врахувати всі ці моменти, то оформлення службових листів, в принципі, не складе особливих труднощів.
Порядок викладу
Щоб документ було правильно складено, необхідно врахувати певну черговість викладу у ньому інформації. Наприклад можна розглянути варіант, як написати службовий лист-відповідь. Для початку необхідно запам'ятати, що за правилами етикету реагувати на інформацію треба протягом доби з моменту її отримання. Якщо ж йдеться про електронне повідомлення, то оптимальний час складе не більше двох годин. У випадку, коли дотримуватися такого правила неможливо, краще направити партнеру відповідне повідомлення.
Сам лист, по суті, складатиметься з двох частин:
- Вступна. Відправник викладає тему, причину та підстави його написання. Тут можна послатися на нормативні акти, які за законом є підставою для надання відповіді. Крім того, варто звернути увагу на деякі моменти, що стосуються цієї ситуації. Вони допоможуть розкрити суть питання.
- Основна. Ця частина спрямована на роз'яснення та переконання. Текст має бути чітким, ясним і лаконічним, а факти, що викладаються, - перевіреними та об'єктивними. За потреби їх можна підтвердити реальними цифрами.
Після такого тексту зазвичай слідує перелік додатків. Закінчується документ підписом відправника. Окрім цього, треба знати, як написати службовий лист, щоб не образити адресата. По-перше, звернення до нього бажано починати з фрази «Шановний». По-друге, можна використовувати в тексті дієприслівникові обороти типу «уважно вивчивши Ваші пропозиції» або «ретельно перевіривши Ваші зауваження». Подібне дотримання етикету піде лише на користь обом сторонам.
Порядок дій
Складання службових листів входить у обов'язки діловодів, секретарів чи інших співробітників, у яких покладено ці обов'язки. Приймаючись за роботу, вони повинні дотримуватись у своїх діях певної послідовності. Процес складання такого документа зазвичай проходить такі етапи:
- Ретельне вивчення причин цього питання. Необхідно повністю володіти ситуацією, щоби правильно оцінити можливі шляхи її вирішення.
- Складання проекту листа. Тут необхідно врахувати усі викладені вище вимоги.
- Погодження підготовленого тексту. Іноді його доводиться редагувати з огляду на зауваження керівника. Він може внести якісь уточнення чи роз'яснення на тему.
- Твердження його керівником.
- Остаточне оформлення та підписання документа.
- Реєстрація листа.
- Надсилання кореспонденції одержувачу.
Тільки пройшовши всі ці етапи, лист досягнувши адресата, зможе виконати покладену на нього місію.
Обов'язковий регламент
Щоб оформити службовий лист, необхідно врахувати, що його сторінка обов'язково друкується на спеціальному бланку. Для інших можна використовувати звичайні чисті аркуші формату А4. Тут слід пам'ятати, що саме текстове поле має свої межі: верхнє та нижнє становлять 2 сантиметри, ліве – 3,5 сантиметри, праве – 1 сантиметр. Не варто порушувати стандартні розміри, щоб помістити інформацію на одному аркуші. Краще дотриматися всіх норм і просто додати додаткову сторінку.
Набирати текст треба також за всіма правилами:
1. Для друку слід використовувати стандартний шрифт Times New Roman. Інші варіанти краще не використовувати.
2. Розміри шрифту також регламентовані:
- для основного тексту – 14;
- розстановка сторінок та відмітка про виконання - 12.
3. Розміщення реквізитів також проводиться відповідно до правил:
- інтервал між рядками – 1;
- вирівнювання тексту провадиться «по ширині»;
- переноси розставляються автоматично;
- відстань від реєстраційного номера до заголовка становить 2 міжрядкові інтервали, а від нього до основного тексту - 3.
Дотримання цих норм є обов'язковим для правильного оформлення листів відповідного призначення.
Розташування реквізитів
Щоб правильно скласти стандартний діловий лист, необхідно чітко знати, де мають бути розташовані його реквізити та складові. Відповіді ці питання містить у собі ГОСТ Р 6.30-2003. У ньому докладно описано формуляр службового листа. Власне, це зразок, у якому сукупність всіх реквізитів документа розташована певним чином. Він потрібний для того, щоб:
- Уніфікувати процес оформлення службових (ділових) листів.
- Мати можливість заздалегідь централізовано заготовити стандартні бланки, зменшуючи необхідність виконувати частину роботи вручну.
- Полегшити та скоротити за часом візуальний пошук інформації.
- Розширити можливості обробки листів за допомогою обчислювальної та іншої техніки.
Так, для звичайного ділового листа використовують 30 стандартних реквізитів, які розташовані в одинадцяти обов'язкових зонах:
- емблеми та герба;
- автора;
- вихідних даних;
- заголовка;
- затвердження;
- адресата;
- резолюції;
- тексту;
- підписів та додатків;
- погодження та запевнення;
- позначок.
Розміщення інформації у певних секторах дає можливість фахівцям краще орієнтуватися у документі, а звичайним користувачам полегшує його складання.
Основні вимоги
Деякі керівники помилково вважають, що ділове листування можна вести довільно, не дотримуючись жодних норм та правил. Але фахівці, які несуть за це відповідальність, мають знати основні вимоги до службових листів:
- Наявність спеціального (фірмового) бланку.
- Правильне використання та розміщення реквізитів.
- Текст має бути читаним та добре відредагованим. Для викладу суті питання краще віддавати простим поширеним пропозиціям. Розмовлятися треба коротко, щоб кожне слово несло максимум інформації.
- Залежно від виду документ повинен бути оформлений відповідним чином. У листі також може бути кілька аспектів. І тут при викладі необхідно постаратися їх об'єднати.
- Правильно використовувати норми для набору тексту.
- Намагатись, щоб у змісті листа не було категоричних виразів. Одержувач може оцінити ці фрази як загрози. При конструюванні пропозицій краще скористатися вступними словами типу "мабуть", "як відомо", "можливо" і "як слід".
Виконання цих вимог практично допомагає правильно вести документообіг для підприємства.
Відповідно до ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення» адресат є реквізитом документа, що містить інформацію про одержувача документа (п. 67).
Реквізит «Адресат» використовується у ділових листах та внутрішніх інформаційно-довідкових документах (доповідних та службових записках, заявах та ін.).
Реквізит «Адресат» включає:
- найменування адресата (одержувача листа);
- поштову адресу або номер телефону-факсу, адресу електронної пошти.
Одержувачем листа можуть бути:
- посадова особа/кілька посадових осіб;
- організація;
- структурний підрозділ організації;
- група організацій;
- фізична особа.
АДРЕСАТ - ПОСАДА ОБЛИЧЧЯ
За ГОСТ Р 6.30-2003 ініціали пишуться перед прізвищем будь-якої посадової особи. Якщо лист надсилається керівнику державного органу, то найменування організації включається на посаду, П.І.Б. вказуються в давальному відмінку, ініціали пишуться перед прізвищем:
Якщо лист адресується керівнику комерційної організації, то на посаду включається найменування організації із зазначенням організаційно-правової форми (у повному чи скороченому вигляді), ініціали пишуться перед прізвищем:
Якщо лист адресується заступнику керівника, Найменування посади включається назва організації. Прізвище вказується в давальному відмінку:
Якщо адресатом документа є керівник структурного підрозділу, то спочатку вказується найменування організації в називному відмінку, потім у давальному відмінку найменування посади особи із зазначенням структурного підрозділу, наприклад:
Відповідно до п. 5.15 нового ГОСТ:
- при адресуванні листа посадовцю ініціали ставляться після прізвища;
- перед прізвищем допускається вживати скорочення «пана» (пану), якщо адресат чоловік, або «пані» (пані), якщо адресат жінка:
АДРЕСАТ - ОРГАНІЗАЦІЯ
Якщо лист адресовано в організацію, то її найменування (повне або скорочене) вказується у називному відмінку:
При адресуванні листа до організації вказується її повне чи скорочене найменування, наприклад:
Адресування до організації застосовується у випадках, коли відправнику не відомо, хто є керівником організації, його прізвище, ініціали.
АДРЕСАТ - СТРУКТУРНИЙ ПІДРОЗДІЛ
Документ може бути адресований до структурного підрозділу організації. Як правило, такий спосіб адресування можливий у разі, якщо розгляд питання, якому присвячено листа, перебуває у компетенції структурного підрозділу.
При адресуванні документа до структурного підрозділу організації в реквізиті «Адресат» вказується в називному відмінку найменування організації, нижче - найменування структурного підрозділу на називному відмінку, наприклад:
Що змінює ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.97-2016?Нічого.
АДРЕСАТ - ФІЗИЧНЕ ОБЛИЧЧЯ
Оформлення реквізиту «Адресат» під час листування з фізичними особами має особливості. Спочатку вказується прізвище в давальному відмінку, потім ініціали і потім - поштова адреса:
Що змінює ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.97-2016?Нічого.
АДРЕСАТ - КІЛЬКА ОРГАНІЗАЦІЙ
АБО СТРУКТУРНИХ ПІДРОЗДІЛІВ
Ділове лист може мати кілька адресатів. ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює спосіб узагальненого оформлення адресатів при направленні листів до кількох однорідних організацій чи кілька структурних підрозділів однієї організації. Тут можливі два варіанти оформлення реквізиту.
Варіант 1: вказуємо кілька адресатів у самому реквізиті "Адресат".Такий варіант оформлення використовується, коли лист адресується в організацію або посадовій особі (це основний адресат) і для відомості - до інших організацій або посадових осіб.
Адресування оформляється зазвичай у правому верхньому кутку як перерахування реквізитів «Адресат» для кожного органу/організації або структурного підрозділу організації.
При цьому загальна кількість адресатів не має бути більшою за чотири.
Всі адресати оформляються на самому документі, слово «Копія» перед 2-м, 3-м та 4-м адресатами не вказується.
Усі роздруковані екземпляри листа у разі підписуються як оригінали. Кожен екземпляр запечатується в окремий конверт, на якому оформляється поштова адреса конкретної організації або структурного підрозділу.
Варіант 2: адресат вказуємо узагальнено,якщо надсилаємо документ групі організацій (керівникам організацій) одного типу або до структурних підрозділів (філій, представництв та ін.) однієї організації:
Якщо кількість адресатів при цьому більша за чотири, додатково складається список на розсилку листа (лист розсилки), в якому вказуються конкретні одержувачі та їх адреси. Про це робиться позначка у реквізиті «Адресат»:
Затвердженої форми листа розсилки листа немає. Форму листа можна закріпити в інструкції з діловодства організації. Фактично аркуш розсилки – це перенесений на окремий аркуш реквізит «Адресат», а отже, його зміст має відповідати цьому реквізиту. У реквізиті «Адресат» три інформаційні блоки: найменування організації, посада, ініціали та прізвище. У списку розсилки до листа ми відтворюємо ті самі інформаційні блоки, але розміщуємо їх у рядок, а не з правого боку аркуша. Можна також розташувати дані у вигляді таблиці. Порядок розташування адресатів може бути і довільним, але краще побудувати за абеткою.
Відомості про вихідний номер листа, дату вносяться після його реєстрації (Приклад 1).
Всі листи, що надсилаються групі адресатів, мають один вихідний реєстраційний номер, вхідний номер для всіх листів буде різним.
Що змінює ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.97-2016?Нічого.
РОЗМІЩЕННЯ РЕКВІЗИТУ «АДРЕСАТ» НА БЛАНКУ
Реквізит «Адресат» розташований у верхній правій частині документа (на бланку з кутовим розташуванням реквізитів) або праворуч під реквізитами бланка (на бланку з поздовжнім розташуванням реквізитів). Місце розташування реквізиту "Адресат" показано в додатку Б до ГОСТ Р 6.30-2003:
- на бланку з кутовим розташуванням реквізитів – Приклад 2;
- на бланку з поздовжнім розташуванням реквізитів – Приклад 3.
Що змінює ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.97-2016?Нічого. Реквізит "Адресат" залишається на колишньому місці.
ТЕХНІЧНІ ЗАПИТАННЯ
- Чи виділяти інтервалами елементи реквізиту «Адресат»?
Реквізит "Адресат", як правило, займає кілька рядків.
У п. 6.1 Методичних рекомендацій щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 (затверджено Росархівом) сказано, що реквізити документа з кількох рядків друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження документа", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження документа" відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.
Аналогічна норма міститься у новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 у розділі 3, який встановлює загальні вимоги до виготовлення документів: «Багаторядкові реквізити друкуються через один міжрядковий інтервал, складові реквізитів відокремлюються додатковим інтервалом»:
- Як вирівнювати реквізит "Адресат"?
Багаторядковий реквізит «Адресат» оформляють з вирівнюванням по лівій межі зони, зайнятої реквізитом, або центрують щодо найдовшого рядка, наприклад:
У наш час кожен має вміти писати листи. Адже це є неминучим для будь-якої людини, яка має освіту. Не всі мають талант написання листа. Але, знаючи основні правила, можна розвинути у собі змогу твору хороших і цікавих листів. Особливо якщо ці правила досить прості. У цій статті ви дізнаєтесь, як правильно писати ділові листи та особисті. Розберемо різні варіанти листів та важливі моменти у їх оформленні.
Як правильно писати листи ділові
Офіційний або діловий лист зазвичай призначений для підтримки ділових відносин між фірмами та їх співробітниками чи клієнтами. Діловий лист має багато різновидів. Наприклад:
- Лист-подяка
- Рекомендаційний лист
- Супровідний лист
- Гарантійний лист
- Лист президенту
- Службовий лист
- Інформаційний лист
- Вітальний лист
- Лист вимога
- Лист скарга
- Лист запрошення
Те чи інше ділове листи ми переважно відправляємо вище поставленим особам чи з проханням, тобто. це чітко надіслані листи, що надсилаються з певною метою. Ціль полягає в тому, щоб лист був зрозумілий відповідним чином. Наприклад, ми вирішуємо, як правильно писати лист подяки, щоб зрозуміли, що ми дякуємо; ми думаємо про те, як правильно писати офіційний лист, щоб вони були корисні, щоб вони були правильно зрозумілі адресатом. Тому дуже важливо знати, як правильно писати листа. Зразок для написання ділових листів ви можете знайти за посиланням Професійні шаблони ділових листів.
Нижче ми розглянемо основні правила написання ділових листів.
Лист не повинен бути безликим
Чи замислювалися Ви, як правильно писати електронні листи? Електронний ящик ділової людини часто переповнений різним спамом. Насамперед ваше завдання, при написанні офіційного листа, полягатиме в тому, щоб його помітили і не відправили до папки «Спам».
Для початку варто навести довідки про компанію, куди ви бажаєте надіслати свій лист. Ви повинні мати максимальну інформацію про партнера. Після того, як подробиці про компанію будуть відомі, можна розпочинати складання листа. Будь-якій діловій людині буде приємно, якщо в листі до нього звернуться особисто, а не до комерційного відділу фірми, в якій він працює, наприклад. Звернення до адресата на ім'я продемонструє, перш за все, вашу повагу до людини і, звичайно ж, викличе у неї позитивні емоції, що просто не зможе не розташувати її до вашої персони. Адже як можна почати розмову з потенційним партнером про ділові пропозиції, якщо ви не знайшли часу для того, щоб дізнатися про його прізвище, ім'я та по батькові.
Якщо вам не вдалося дізнатися ім'я адресата, у жодному разі не пишіть: «Ув. ген. директор!», «Ув. комерч. дір. фірми!». У діловому листі таких скорочень місця немає. Такі слова, як "шановний", "пан", "начальник відділу" і т.д., потрібно писати повністю. Інакше про повагу ніякої мови не може бути.
Лист повинен мати заголовок
Заголовок потрібен для того, щоб коротко розкрити зміст листа. Так одержувач зможе без проблем обробити та відсортувати лист. У будь-яку офіційну організацію щодня приходять десятки листів з різних питань. Тому немає ймовірності, що на вашого листа звернуть увагу. Тому, якщо ваш заголовок міститиме корисну інформацію, то це може зацікавити потенційного партнера. Тепер знаєте, чому важливо правильно писати службові листи?
Як справити гарне враження
Спробуйте додати до листа вступ, який виражатиме комплімент до адресата. Наприклад, як ви були б раді мати честь співпрацювати з такою гарною фірмою.
Чого варто уникати
Відмовтеся від директивних фраз
Замість фрази «Якщо ви зацікавлені в нашому реченні, то вам слід зв'язатися зі мною по телефону…» краще напишіть «Для обговорення пропозиції у вас є можливість зв'язатися з нами по телефону…». Директивна фраза може психологічно настроїти людину проти вас. Така фраза може показати адресату вашу невпевненість у собі і зарозумілість. А якщо Ви пишіть рекомендаційний лист, правильно буде саме "пропонувати", а не нав'язувати, щоб не склалося враження, що Ви тиснете, це нікому не сподобається.
Вибирайте правильні дієслова
Використовуйте дієслова досконалого вигляду. Наприклад, створили, виконали, зробили, розробили, збільшили тощо. Але такі дієслова, як виконуємо, беремо участь, працюємо, виробляємо, не говорять про досягнення результатів. Це складно врахувати в написанні іншомовних листів, тому заздалегідь поцікавтеся правилами тієї чи іншої мови, щоб знати, наприклад, як правильно написати англійський лист.
Використовуйте фірмовий бланк
Використання фірмового бланка необхідне навіть якщо ви надсилаєте листа електронною поштою. Що таке фірмовий бланк? На фірмовому бланку має бути зазначена назва вашої фірми, адреса, телефон, факс, емблема фірми та підпис керівника. Цей момент важливий у правильному написанні гарантійного листа, адже Ви в такий спосіб показуєте, що відкриті та відповідаєте за свою фірму.
Надішліть лист поштою
При надсиланні ділового листа краще відмовитися від факсу та e-mail. Ідеальним варіантом буде відправити кур'єра з листом, щоб той вручив його особисто керівникові до рук. Тому обов'язково подбайте про фірмовий конверт. До речі, якщо ви надсилаєте документи для отримання будь-якої посади, не полінуйтеся дізнатися, як правильно писати супровідний лист, роботодавець це оцінить.
Як правильно писати листи особисті
Особистим листом може стати лист другу або близької людини, лист англійською мовою товаришу з листування за кордоном, любовний лист або електронний лист у соціальній мережі. Адресат завжди зрадіє вашому листу, якщо він буде написаний правильно та цікаво. Спілкуючись з листування можна використати теплі слова, які часто соромилися сказати своїм близьким під час розмови. Особисті листи писати набагато легше, ніж офіційні, але це не означає, що не треба знати, як правильно писати лист до другої чи коханої людини.
Поважайте адресата
Якщо ви надсилаєте лист поштою, не використовуйте для тексту клаптик паперу, вирваний із зошита. Віддайте перевагу паперу гарної якості. І не забудьте правильно написати адресу!
Основні правила
Лист має починатися із звернення. Зверніть увагу на середину рядка. Головний текст пишеться нижче звернення на 2 см з відступом на таку саму відстань від лівого краю листа. Намагайтеся витримати цю відстань у всьому листі. Якщо лист закінчився, візьміть другий чистий аркуш паперу. Не списуйте обидві сторони аркуша!
Уникайте виправлень
Пам'ятайте, що закреслені рядки або виправлення можуть надати вашому листу вкрай неохайний вигляд. Тому для початку варто не полінуватися і написати чернетку.
Оформлення
Текст листа має бути розбірливим та не дуже дрібним. Протягом усього листа використовуйте ту саму пасту або чорнило. Наприкінці обов'язково залиште свій підпис. Після підпису, якщо необхідно, помістіть постскриптум (PS). Листи складають текстом усередину!
Після написання листа
Не варто писати листа у поганому настрої. Якщо ж негативні емоції вже опинилися на папері, не надсилайте цього листа. Краще перепишіть його наступного дня. Адже правильно написати любовний лист, отже, доставити адресату приємні позитивні емоції, а не зіпсувати його настрій негативними висловлюваннями.
Листи-прохання – це невід'ємна, важлива та необхідна частина ділового листування. З одного боку, це тактовні та дипломатичні запити з поточних питань, з іншого – інструмент для досягнення певних цілей адресата. Мета будь-якого листа-прохання – спонукати адресата до певних дій, необхідних автору листа. Як скласти лист-прохання, щоб максимально наблизитись до позитивної відповіді?
Будь-який лист із проханням має складатися з добре продуманого обґрунтування та чіткого викладу прохання. Крім цього, можна використовувати прийоми, що підвищують ефективність листа.
Крок 1. До кого Ви звертаєтесь із проханням?
Звертайтеся до адресата персонально, краще – по імені по батькові:
«Шановний Іване Івановичу!», «Шановний пане Іванов!»
По-перше, Ви висловите свою повагу адресату, по-друге, прохання, звернене до конкретної людини, накладає на нього відповідальність за її виконання. Бувають ситуації, коли прохання адресується колективу чи групі осіб. У такому разі бажано максимально персоналізувати звернення:
«Шановні колеги!», «Шановні менеджери!», «Шановні молодші співробітники!», «Шановні працівники кадрової служби!»
Крок 2. Чому Ви звертаєтесь до мене?
Зробіть комплімент адресату. Роблячи комплімент адресату, Ви відповідаєте на запитання: «Чому Ви звертаєтеся з цим питанням до мене?» Позначте його минулі заслуги чи особисті якості.
«Ви готові завжди вислухати та знайти оптимальний шлях вирішення проблеми практично кожного, хто звернувся до Вас. І треба віддати Вам належне, Ви багатьом допомогли».
"Ви є провідним експертом в області...".
«Ви багатьом допомогли вирішити найскладніші питання у сфері…».
Цей прийом дозволить адресату поглянути на прохання уважніше і постаратися знайти можливість задовольнити ть її.
Комплімент доречний, коли йдеться про нестандартні прохання, коли адресата потрібно привернути до себе, коли потрібно звернути увагу на деякі заслуги та якості, які потрібні та важливі для виконання Вашого прохання.
Дуже важливо не переступити межу між компліментом та грубою лестощами. Будьте щирі.
Крок 3. Обґрунтування прохання
Будь-яке прохання потрібно обґрунтувати, чому Ви звертаєтесь саме з цим проханням. Введіть адресата у контекст Вашої проблеми.
На цьому етапі потрібно підібрати три найбільш вагомі для адресата аргументи. Найкраще побудувати аргументи за схемою: сильний – середній – найсильніший.
Прохання бувають різного рівня складності, тому адресат який завжди зацікавлений у виконанні чиїхось прохань. Його треба переконати, що виконання прохання несе у собі потенційну вигоду:
Зацікавте адресата
Запропонуйте реалізувати якусь привабливу для нього можливість, пов'язану з виконанням Вашого прохання:
«У всі часи ділові, заповзятливі люди прагнули не тільки досягти матеріального успіху, але й залишити свій слід в історії Батьківщини, запам'ятатися добрими справами, завоювати повагу».
« Успішна діяльність будь-якої професійної спільноти – це, перш за все, розуміння та підтримка з боку дружніх Союзів, участь у спільних заходах та проектах».
« Звичайно ж, Ваша велика мета – це чисте та впорядковане місто для людей».
Або озвучте проблему, яка дуже актуальна саме для Вашого адресата:
«Ви, як мудрий господар міста, напевно стурбовані безладними прогулянками дітей різного віку в непридатних для цього місцях, що призводить до ДТП і зростання дитячої злочинності, що почастішали».
«У ваш відділ почастішали звернення з непрофільних питань, що забирає масу безцінного робочого часу».
Покажіть, як Ваше прохання може допомогти реалізувати можливість:
« А сьогодні, коли наша країна робить ставку на молодь, важко знайти потрібнішу, святу справу, ніж допомогу юнакам та дівчатам із неблагополучних сімей. У нашому місті є ті, хто вже надає таку допомогу – під егідою мерії на пожертвування городян діє наш благодійний центр «Спадщина», який навчає важких підлітків народним ремеслам ».
Або вирішити проблему:
«Обладнання спеціалізованих місць для проведення дітей різного віку допоможе знизити рівень дитячої злочинності та звести до мінімуму ДТП за участю дітей».
Опишіть важливість прохання
Коли нічого запропонувати адресату чи контексті даного прохання це недоречно, краще ввести адресата у справи. Тут треба описати ситуацію настільки повно, наскільки це потрібно для розуміння актуальності прохання та важливості її виконання. Значимість прохання треба описати так, щоб "за душу взяло". Якщо прохання не належить до розряду «душощипательных», потрібно показати адресату причинно-наслідкові зв'язку, що дасть виконання адресатом прохання.
«З (дата), згідно з договором про оренду № Х, орендна плата за 1 м2 становить 20 у.о. в день. Протягом останніх трьох місяців спостерігається спад торгової активності у зв'язку з економічною нестабільністю та соціальними заворушеннями. Середній прибуток від торгівлі становить 10 у. на день, чого не вистачає навіть на оплату оренди. Якщо не вжити заходів, то приватні підприємці будуть змушені закрити свої торгові точки, що може негативно вплинути на Ваші доходи».
Таким чином, Ви повинні дати зрозуміти адресату, що виконання прохання несе у собі перспективу отримання матеріальних чи нематеріальних благ.
Крок 4. Виклад прохання
Коли адресат підготовлений, можна висловлювати прохання. Текст прохання має бути досить лаконічним та гранично ясним. У жодному разі в ньому не повинно бути двозначності чи недомовленості. Наприклад, якщо йдеться про зниження орендної плати, то важливо вказати, до якого рівня:
«Просимо Вас знизити рівень орендної плати до стабілізації до 5 у.о. за м 2 на день».
Якщо йдеться про надання послуг, то максимально конкретизуйте прохання, вказуючи бажані дати, цінове питання тощо:
« Для обладнання гончарної майстерні потрібна піч для випалу кераміки – ми просимо Вас допомогти нам у її придбанні. Вартість печі з установкою складає 998 тис. рублів».
В цьому прикладі не зовсім зрозуміло, яка допомога потрібна від адресата. Краще прохання сформулювати конкретніше: «Просимо Вас допомогти у придбанні печі для випалу кераміки, перерахувавши на розрахунковий рахунок компанії з виробництва та встановлення печей 333 тис. у.о.».
Про що б Ви не просили, адресат повинен точно знати, коли, чого, скільки і за якою ціною Ви хочете отримати. Узагальнене прохання найбільш схильна до ризику відмови, т.к. у адресата який завжди є час і бажання розбиратися з подробицями. Крім того, Ви ризикуєте отримати не те, чого бажаєте, передаючи ініціативу адресату.
Наприклад, приватні підприємці написали листа з проханням про зниження орендної плати, але не вказали, до якого рівня вони хочуть знизити плату:
"Просимо Вас знизити рівень орендної плати до стабілізації становища".
В результаті вони отримали зниження орендної плати, але незначне (на 1% наявної). Таким чином, їхнє прохання було задоволене, але мало що змінило в положенні ініціаторів листи.
У деяких випадках текст прохання можна виділити жирним шрифтом, щоб він виділявся в тексті, але не зловживайте цим прийомом.
Крок 5. Резюмуйте своє прохання.
Повторіть своє прохання та акцентуйте, яку вигоду отримає адресат у разі виконання прохання. Прохання слід дещо видозмінити. Найкраще підходить побудова пропозиції за схемою: «Якщо Ви виконаєте прохання, то Вам буде щастя».
«Якщо Ви підете нам назустріч і знизите орендну плату на час, поки стабілізується становище в регіоні, то зможете не тільки зберегти більше 150 робочих місць, але й не зазнаєте глобальних збитків через повну відсутність орендної плати».
Але можуть бути й інші варіанти:
«Ви можете бути впевнені, що кожен рубль Ваших благодійних пожертвувань піде на добру справу і допоможе дітям, що потрапили в складну ситуацію, вирости гідними громадянами».
«Ви можете бути впевнені, що кожна дитяча посмішка подарує Вам моральне задоволення від Вашої непростої роботи, а Ваші старання та зусилля – це інвестиція у гідних та щасливих громадян найближчого майбутнього».
Головне, повторити сенс прохання та вигоду від її виконання. Вигода не обов'язково має бути матеріальною. Пам'ятайте, що адресат - людина, і їй не чужі почуття.
ПРИКЛАД:
|
Було |
Стало |
|
|
«Будь ласка просимо Вас, І.І. Іванов, організувати зустріч абітурієнтів із головним менеджером Вашої компанії. Будемо вдячні за сприяння. З повагою та вдячністю, Директор центру зайнятості П.П. Петров» |
- |
«Шановний Іване Івановичу! Ваша компанія вже не перший рік бере участь у Програмі профорієнтації абітурієнтів, допомагаючи їм визначитися з вибором професії. Ви як менеджер з кадрів зацікавлені у підготовці професіоналів, а ми готові допомогти зі школярів почати готувати майстрів своєї справи. На сьогоднішній день професія менеджера є однією з найпоширеніших, але багато абітурієнтів не мають чіткого уявлення про її сенс. У зв’язку з цим просимо Вас організувати зустріч головного менеджера з абітурієнтами 23 березня о 15.00 на базі Вашої компанії. Розповівши дітям про секрети професії сьогодні, Ви закладаєте фундамент для підготовки справжніх професіоналів завтра. Можливо, за кілька років саме хтось із них виведе Вашу компанію на новий рівень розвитку. З повагою та вдячністю, Директор центру зайнятості П.П. Петров» |
І не забувайте про оформлення листа – це «обличчя» організації. Якщо ініціатором листа-прохання є організація, такий лист оформляють на фірмовому бланку з підписом керівника чи уповноваженого лица. Якщо приватна особа – то достатньо дотримання основних норм розташування елементів листа. Ці деталі юридично та психологічно дуже важливі для адресата та формування правильного іміджу відправника.
| - | ||||
 |
- | Надсилаєте сотні комерційних пропозицій, прохань та інших ділових листів щодня, але не досягаєте своїм посланням потрібного результату? Не знаєте як ненав'язливо та ввічливо нагадати адресату про його зобов'язання? Тоді Вам неодмінно допоможе онлайн-тренінг «Навички ділового листа»! Ви можете пройти його в будь-який зручний час. | - | - |
| - |
1. Лист друкується на білому або папері світлих тонів формату А4 (210 x 297 мм) або А5 (148 x 210 мм).
2. Лист повинен мати поля не менше:
20 мм – ліве;
10 мм – праве;
20 мм – верхнє;
20 мм – нижнє.
Датою листа є дата його підписання. Дату оформляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця та місяць оформлюють двома парами арабських цифр, розділеними точкою; рік – чотирма арабськими цифрами.
4. Вихідний номер.
Реєстраційний (вихідний) номер листа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати на розсуд індексом (наприклад, ініціалами керівника напряму). Реєстраційний номер листа, складеного спільно двома і більше відділами, складається з реєстраційних номерів листи кожного з цих відділів, що проставляються через косу межу.
6. Адресат
Як адресат може бути організації, їх структурні підрозділи, посадові чи фізичні особи. При адресуванні листа посадовцю ініціали вказують ПЕРЕД прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку.
Наприклад:
ТОВ "Компанія "Назва"
Плановий відділ
Посаду особи, якій адресовано листа, вказують у давальному відмінку, наприклад:
Генеральному директору
ТОВ "Компанія "Назва"
А.А. Іванову
ТОВ "Компанія "Назва"
Плановий відділ
Б.Б. Петрову
Лист не повинен містити понад чотири адресати. Слово "Копія" перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. За більшої кількості адресатів складають список розсилки листа.
До складу реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. Елементи поштової адреси вказують у послідовності, встановленій правилами надання послуг поштового зв'язку.
При адресуванні листа до організації вказують її найменування, потім поштову адресу, наприклад:
ТОВ "Компанія "Назва"
Ярославський пр-кт, д. 12, м. Ярославль, 150001
При адресуванні листа фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу, наприклад:
Сидорову В.В.
вул. Свободи, буд. 5, кв. 12,
м. Ярославль, 150000
7. Текст листа
Текст листа оформляють як таблиці, зв'язкового тексту чи вигляді з'єднання цих структур.
Графи та рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф та рядків мають бути узгоджені із заголовками. Якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці, графи таблиці мають бути пронумеровані та на наступних сторінках мають бути надруковані лише номери цих граф.
Зв'язковий текст, як правило, складається із двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання листа, у другій (заключній) – рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну останню частину (наприклад, прохання без пояснення).
У тексті листа, підготовленого виходячи з документів інших організацій, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.
У листі використовують такі форми викладу:
Від першої особи множини ( "просимо направити", "надсилаємо на розгляд");
Від першої особи однини ( "вважаю за необхідне", "прошу виділити");
Від третьої особи однини ( "суспільство не заперечує", "ТОВ "Назва" вважає за можливе").
8. Додаток
Позначку про наявність програми, названої у тексті листа, оформлюють наступним чином:
Додаток: на 5 л. у 2 екз.
Якщо лист має додаток, не названий у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників; за наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:
Додаток: 1. Договір оренди на 5 л. у 2 екз.
2. Акт приймання-передачі на 1 л. у 2 екз.
Якщо програми скинуті, то кількість аркушів не вказують.
Якщо до листа додають інший документ, який також має програму, позначку про наявність програми оформлюють наступним чином:
Додаток: лист МВС РФ від 05.05.2007 N 02-6/172 та додаток до нього, всього на 3 л.
Якщо програму надсилають не у всі вказані в документі адреси, то позначку про його наявність оформлюють наступним чином:
Додаток: на 3 л. у 5 прим. тільки на першу адресу.
9. Підпис
До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала листа (повне, якщо лист оформлений не на бланку, і скорочений - на листі, оформленому на бланку) та розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:
При підписанні листа декількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді, наприклад:
При підписанні документа декількома особами рівних посад їх підписи мають на одному рівні, наприклад:
10. Друк
Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, які фіксують факти, пов'язані з фінансовими коштами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжнього підпису.
11. Виконавець
Відмітка про виконавця включає ініціали та прізвище виконавця документа та номер його телефону. Відмітку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотній стороні останнього листа документа в нижньому лівому куті, наприклад: