Shkrimi i saktë i mostrës së shkronjave. Ne lëshojmë letra sipas standardeve GOST. Letra e biznesit: struktura
Në këtë artikull do të gjeni informacione për të punuar me letra të vështira që gjenden shpesh në ndërveprimet e biznesit, dhe gjithashtu do të shihni mostra të letrave të biznesit. Këto janë letra, nevoja për të shkruar që lind në një situatë të shkeljes së interesave të biznesit: një letër kërkesë dhe një letër kërkesë.
Meqenëse vetë situata është mjaft e vështirë, të shkruash një letër në një situatë të tillë është shumë çështje e rëndësishme, në të cilën është e rëndësishme që autori të jetë kompetent, i sjellshëm, korrekt dhe në të njëjtën kohë, i aftë për të mbrojtur me vendosmëri interesat e tij të biznesit.
Ndihmoni për të zgjidhur me sukses kompleksitetin e shkronjave "të vështira":
- Qëndrimi kompetent në ndërveprim: një qëndrim i fortë, por korrekt ndaj partneritetit
- Zgjedhja e stilit të duhur të të shkruarit (biznes formal ose biznes konfidencial
- Trajtimi kompetent dhe logjik i fakteve
Shembuj të letrave të biznesit.
(qëndrimi – partneriteti, stili – biznesi zyrtar, trajtimi bindës i fakteve)
Për të marrë masa për të siguruar cilësinë dhe besueshmërinë e pajisjes KIP-12 në kushtet e funksionimit, të prodhuar nga Instituti i Optikës që nga viti 1992, ju drejtohemi me kërkesën e mëposhtme: merrni parasysh mundësinë për t'i dhënë Institutit Optikë informacion mbi funksionimin parametrat e pajisjes në kushte reale funksionimi (detajet në bashkëngjitje). Të dhënat që dërgoni do të lejojnë institutin të mbledhë informacionin e nevojshëm për analitikë, të kryejë monitorim dhe do të kontribuojë në më shumë vendim i shpejtëçështjet e përmirësimit të cilësisë dhe besueshmërisë së pajisjes KIP-12.
Ju lutemi na informoni në letrën tuaj të përgjigjes për vendimin tuaj për të na ndihmuar. Nëse është e nevojshme informacion shtese, për të cilën ju duhet të merrni një vendim, ju lutemi na informoni edhe në letrën tuaj të përgjigjes.
Sinqerisht,
Ekipi i Byrosë Teknike
Instituti i Optikës
Letër Biznesi. Shembull i letrës së kërkesës(qëndrimi – partneriteti, stili – konfidencial dhe afarist, trajtimi bindës i fakteve)
Te dashur kolege!
Ne jemi shumë të interesuar për të përmirësuar cilësinë dhe besueshmërinë e pajisjes KIP-12, të cilën e prodhojmë që nga viti 1992 dhe e cila është përdorur fort në punën e kompanisë suaj që nga viti 1995. Prandaj ju drejtohemi me këtë kërkesë.
Për të përmirësuar cilësinë dhe besueshmërinë e pajisjes KIP-12, na duhen të dhëna të detajuara për funksionimin e kësaj pajisjeje në kushtet e funksionimit. Në zbatimin e kësaj detyre, ne vërtet llogarisim në ndihmën dhe pjesëmarrjen tuaj të drejtpërdrejtë. Duke marrë parasysh bashkëpunimin afatgjatë dhe pozitiv të kompanive tona, ju drejtohemi me një kërkesë - ofertë: të na ndihmoni të mbledhim dhe të ofrojmë informacion statistikor mbi funksionimin e pajisjes. Ne do të jemi mirënjohës nëse gjeni mundësinë për të mbledhur statistika parametrat e dhënë(detajet në shtojcë). Kjo do të na lejojë të monitorojmë efikasitetin e pajisjes dhe të marrim shpejt masa për të përmirësuar cilësinë dhe besueshmërinë e funksionimit të saj.
Ju lutemi na tregoni nëse jeni gati të na ndihmoni në parim. Nëse keni nevojë për komente shtesë ose keni pyetje për të marrë një vendim, ne jemi të gatshëm t'u përgjigjemi atyre.
Ne do të jemi mirënjohës për përgjigjen tuaj.
Sinqerisht,
Ivan Ivanov
Shefi i Byrosë Teknike
Instituti i Optikës
Letër Biznesi. Shembull i letrës së kërkesës dhe shembull i letrës së kërkesës.
|
Letër - kërkesë (qëndrimi – partneriteti; stili – konfidencial dhe afarist; trajtimi bindës i fakteve) |
Letër – ankesë (qëndrim – partneritet; stil – biznes zyrtar; trajtim bindës i fakteve) |
| I dashur Andrey Ivanovich! Ju apelojmë me një kërkesë për zgjidhjen e situatës së krijuar me zbatimin e projektit ABS. Deri më tani, ne nuk kemi pasur asnjë problem në ndërveprim me kompaninë tuaj, të gjitha marrëveshjet e specifikuara në Kontratë janë respektuar. Ne jemi të bindur se situata aktuale mund të korrigjohet ende. Suksesi i projektit ABS është jashtëzakonisht i rëndësishëm për kompaninë tonë. Prandaj ju lusim deri me 06.08.2010. të sigurojë informacion për dërgimin e mostrave të kontrollit. Shpresojmë që përgjigja juaj të sqarojë situatën dhe të zbusë shqetësimet tona në lidhje me suksesin e projektit. Sinqerisht, |
I dashur Andrey Ivanovich! Në emër të menaxhimit të Rosstans OJSC, unë po ju shkruaj në lidhje me nevojën për të zgjidhur situatën që ka lindur me zbatimin e projektit ABS. Unë jam i detyruar të raportoj se kjo situatë na shkakton shqetësim ekstrem. Sipas kushteve të kontratës Nr.A-122 datë 07.02.2010. pika 4.3. 60 ditë para fillimit të dorëzimit të planifikuar të produkteve, Star LLC duhet të dërgojë mostra kontrolli të produkteve në Rosstance OJSC, duke njoftuar Rosstance OJSC për faktin e dërgesës. Sipas planit (Marrëveshja shtesë nr. 1 datë 03/11/2010 për kontratën nr. A-122 datë 02/07/2010), data e fillimit të furnizimit të planifikuar të produkteve është 10/01/2010. Afati i fundit për dërgimin e mostrave të kontrollit është jo më vonë se data 02.08.2010. Sot – 08/04/2010. Për momentin, nuk kemi marrë informacion për dërgimin e mostrave të kontrollit. Në këtë situatë, aftësia e Star LLC për të përmbushur detyrimet e saj ngre shqetësime serioze për Rosstance OJSC dhe e detyron atë të mendojë për zbatimin e gjobave të parashikuara në pikën 7.2. Kontrata nr.A-122 datë 07.08.2010. Për të parandaluar këtë, ne ju ofrojmë deri më 08/06/2010. na informoni për situatën me dërgimin e mostrave të kontrollit të produkteve. Sinqerisht, |
Merrni parasysh informacionin tonë dhe jemi të sigurt se çështja e shkrimit të "letrave të vështira" do të jetë shumë më pak punë intensive për ju.
Tamara Vorotyntseva
Kushtojini vëmendje programeve tona të trajnimit për korrespondencën e biznesit:
A keni ndonjë pyetje urgjente për organizatën që duhet të regjistrohet? Në këtë rast, shkrimi i një apeli me shkrim është i domosdoshëm. Megjithatë, jo gjithçka është aq e thjeshtë sa duket. Shkrimi i një letre kompetente biznesi është një shkencë e tërë. Dhe nuk do të dëmtonte që të gjithë të mësonin ose të mbanin mend aftësitë bazë të përpilimit të tij.
Së pari, le të vendosim për metodën që është më e përshtatshme për ju për të shkruar një letër ose kërkesë për një organizatë. Më shpesh, mesazhet në internet përdoren duke përdorur burime të internetit. Nëse shkruani një letër në këtë mënyrë, atëherë nuk mund të bëni pa:- Kompjuter (laptop);
- Redaktori i tekstit;
- Email.
Nëse jeni duke përdorur metodë manuale shkrim, do t'ju duhet gjithashtu një printer për printim.
Faza e parë e shkrimit të një letre është "titulli". Në krye të faqes duhet të ketë:- Emri i organizatës ku po aplikoni;
- Emri i plotë i drejtorit të organizatës ose personit përgjegjës;
- Adresa e institucionit;
- Data e aplikimit;
- Qyteti i aplikimit.
Artikujt e "titullit" të dëshirueshëm përfshijnë gjithashtu koordinatat e kompanisë - faks, telefon, adresë emaili, OKPO, OGRN, INN/KPI. Varet nga tema e ankesës dhe vetë organizata.
- Letra promovuese;
- Letra rekomandimi;
- Letrat informative;
- Letra motivuese;
- letra falënderimi;
- letra urimi;
- Letra udhëzuese;
- Letrat e hetimit;
- Letrat e kërkesës;
- letra me përgjigje;
- Letrat e njoftimit;
- Letra ftese.
Në varësi të llojit të apelimit që po përdorni, formuloni saktë përmbajtjen. Për shembull, nëse jeni duke kompozuar reagime pozitive për organizatën, ju duhet të përshkruani në detaje arsyen e aplikimit tuaj, çfarë saktësisht ju pëlqeu, etj.
Shkarkoni nga portali ynë:
Element i rëndësishëm duke i shkruar një letër një organizate - "mos hidhni ujë" dhe shkruani në pikën. Shprehni mendimet tuaja në atë mënyrë që letra juaj të interesojë punonjësit e kompanisë. Për ta bërë këtë, sipas rregullave etiketa e biznesit përdorni "fjalë intriguese" të veçanta. Megjithatë, nuk duhet ta teproni, sepse po flasim për një dokument, jo për korrespondencë personale. Përshkruani situatën në mënyrë koncize, por bëjeni të lexueshme. Nëse biseda ka të bëjë me pajtueshmërinë me ligjin, sigurohuni që t'i referoheni ligjeve të Federatës Ruse. Kur përshkruani situatë konfliktiështë mirëpritur propozimi i një sërë masash për përshkallëzimin e incidentit.
Shkrimi kompetent i letrës organizimin e duhur– çelësi i suksesit të apelit tuaj. Studioni me kujdes të gjitha pikat e përshkruara më sipër dhe mos ngurroni të shkoni në punë. Mos harroni se letra nuk duhet të përmbajë gabime drejtshkrimore, pikësimi dhe stilistike.
Të dashur miq, sot vendosa të shkruaj për një çështje të dhimbshme - si të shkruaj letra 😉. Mendoj se shumë ekspertë në fusha të ndryshme marrin shumë letra çdo ditë me pyetje dhe kërkesa për ndihmë.
Shërbëtori juaj i përulur nuk bën përjashtim :) Numri i letrave me pyetje dhe kërkesa për ndihmë është mesatarisht 40-50 në ditë dhe ndonjëherë tejkalon timin. aftësitë fizike përgjigjet ndaj tyre.
Një pjesë e konsiderueshme e korrespondencës përbëhet nga letra në të cilat pyetjet dhe përshkrimet e problemeve nuk janë formuluar plotësisht në mënyrë korrekte, kjo është arsyeja pse ato kërkojnë letra shtesë sqaruese, gjë që merr kohe shtese si dërguesi ashtu edhe marrësi.
Në këtë postim, unë dua të flas se si të shkruaj saktë letra me pyetje për specialistët, në mënyrë që marrja e informacionit që ju nevojitet të marrë një minimum kohe dhe të mos kërkojë korrespondencë të panevojshme.
Rregulli kryesor, për mendimin tim, është se në një letër është shumë e rëndësishme të bëni të qartë se vlerësoni kohën e marrësit. Çdo gjë duhet të jetë koncize dhe e formuluar qartë.
1. Përshëndetje
Unë besoj se çdo letër duhet të fillojë me një përshëndetje. "Përshëndetje", "Përshëndetje", "Mirëdita" - shkrimi i këtyre fjalëve nuk është i vështirë dhe zgjat disa sekonda. Unë personalisht nuk më pëlqejnë emailet që nuk përfshijnë një përshëndetje. Asgjë nuk vlerësohet aq shtrenjtë dhe nuk jepet aq lirë sa mirësjellja.
2. Thirrja me emër
Në të gjitha faqet e faqes së blogut ku ka një formular reagimet(për shembull, faqja ""), unë gjithmonë shkruaj "Emri im është Mikhail", kështu që nuk shoh problem që të mos u drejtohem njerëzve me emër me shkronja. Në mënyrë të pandërgjegjshme, çdo person pëlqen të quhet me emër.
Dhe megjithëse më pëlqen "Mike" më shumë se "Mikhail" 😉, çdo thirrje me emër do të bëjë 🙂.
3. Google pyetjen tuaj fillimisht.
Sa herë në korrespondencë më është dashur të siguroj lidhje me materialet që kam gjetur duke shtypur thjesht pyetjen që më është bërë në një motor kërkimi! Nuk më mjaftojnë as gishtat e duarve dhe të këmbëve 😉!
Seriozisht, ju këshilloj sinqerisht që fillimisht të kërkoni në google pyetjen që ju intereson opsione të ndryshme(duke përfshirë në anglisht, ju mund të përktheni duke përdorur Google Translator) dhe gjeni kohë për të studiuar materialet e gjetura.
Në shumicën e rasteve, ju mund të gjeni lehtësisht përgjigje për pyetjet tuaja në motorët e kërkimit ose në forume (shumë njerëz vijnë atje për të komunikuar dhe diskutuar probleme specifike në lidhje me tema të ndryshme dhe përgjigjuni pyetjeve). Pse të humbisni kohën e një personi tjetër kur në shumë raste mund të gjeni lehtësisht gjithçka që ju nevojitet vetë?
🔥 Meqe ra fjala! Kam në plan të lëshoj një kurs me pagesë për promovimin e faqeve të internetit në gjuhën angleze. Nëse jeni të interesuar, mund të aplikoni në lista e hershme Përmes këtij formulari të mësoni të parët për lirimin e kursit dhe të përfitoni një zbritje speciale.Ju ftoj të abonoheni në kanalet e mia në Telegram:
Ju uroj suksese në rritjen e trafikut në faqet tuaja!
Ëmbëlsirë për sot është një video e një djali që bën tërheqje në një shirit horizontal me një gisht. Edhe une kete dua :)
1. Letra printohet në letër të bardhë ose letër me ngjyrë të çelur në formatin A4 (210 x 297 mm) ose A5 (148 x 210 mm).
2. Fleta duhet të ketë fusha të paktën:
20 mm - majtas;
10 mm - djathtas;
20 mm - sipër;
20 mm - më e ulët.
Data e letrës është data kur është nënshkruar. Data shkruhet me numra arabë në rendin: dita e muajit, muaji, viti. Dita e muajit dhe e muajit shkruhen me dy çifte numrash arabë të ndarë me një pikë; viti - katër numra arabë.
4. Numri në dalje.
Numri i regjistrimit (dalës) i letrës përbëhet nga ai numër serik, e cila mund të plotësohet sipas gjykimit tuaj me një indeks (për shembull, inicialet e drejtuesit të departamentit). Numri i regjistrimit të një letre të përpiluar bashkërisht nga dy ose më shumë departamente përbëhet nga numrat e regjistrimit të shkronjës së secilit prej këtyre departamenteve, të ndarë me një të pjerrët.
6. Adresuesi
Përfituesit mund të jenë organizata, divizionet e tyre strukturore, zyrtarë ose individë. Kur i drejtohet një letre një zyrtari, inicialet tregohen PARA mbiemrit. Emri i organizatës dhe ajo njësi strukturore tregohet në rasën emërore.
Për shembull:
LLC "Emri i Kompanisë"
Departamenti i planifikimit
Pozicioni i personit të cilit i drejtohet letra tregohet në rasën dhanore, Për shembull:
te CEO
LLC "Emri i Kompanisë"
A.A. Ivanov
LLC "Emri i Kompanisë"
Departamenti i planifikimit
B.B. Petrov
Letra nuk duhet të përmbajë më shumë se katër adresues. Fjala "Kopje" nuk tregohet para adresuesve të dytë, të tretë, të katërt. Në më shumë marrësit përbëjnë listën e postimeve të letrës.
Atributi "Adresuesi" mund të përfshijë një adresë postare. Elementet e adresës postare tregohen në sekuencën e përcaktuar nga rregullat për ofrimin e shërbimeve postare.
Kur i drejtoni një letër një organizate, tregoni emrin e saj, pastaj adresën postare, Për shembull:
LLC "Emri i Kompanisë"
Yaroslavsky Ave., 12, Yaroslavl, 150001
Kur i drejtohet një letre ndaj një individi tregoni mbiemrin dhe inicialet e marrësit, pastaj adresën postare, Për shembull:
Sidorov V.V.
rr. Svobody, 5, apt. 12,
Yaroslavl, 150000
7. Teksti i letrës
Teksti i letrës është hartuar në formën e një tabele, teksti koherent ose një kombinim i këtyre strukturave.
Kolonat dhe rreshtat e tabelës duhet të kenë titujt e shprehur me një emër në rasën emërore. Nëntitujt e kolonave dhe rreshtave duhet të jenë në përputhje me titujt. Nëse tabela printohet në më shumë se një faqe, kolonat e tabelës duhet të numërohen dhe vetëm numrat e këtyre kolonave duhet të shtypen në faqet pasuese.
Një tekst i lidhur zakonisht përbëhet nga dy pjesë. Pjesa e parë tregon arsyet, arsyet, qëllimet e shkrimit të letrës, e dyta (përfundimtare) - vendime, përfundime, kërkesa, propozime, rekomandime. Teksti mund të përmbajë një pjesë përfundimtare (për shembull, një kërkesë pa shpjegim).
Në tekstin e një letre të përgatitur në bazë të dokumenteve të organizatave të tjera, tregohen detajet e tyre: emri i dokumentit, emri i organizatës - autori i dokumentit, data e dokumentit, numri i regjistrimit të dokumentit, titulli i dokumentit. teksti.
Përdoret në shkrim format e mëposhtme deklaratat:
Veta e parë shumës ( "ju lutem dërgoni", "dërgoni për shqyrtim");
Veta e parë njëjës ( "Unë e konsideroj të nevojshme", "ju lutem nënvizoni");
Veta e tretë njëjës ( “Shoqëria nuk kundërshton”, e konsideron të mundur “Name” LLC”).
8. Aplikimi
Lëshohet një shënim që tregon praninë e shtojcës së përmendur në tekstin e letrës në mënyrën e mëposhtme:
Aplikimi: për 5 l. në 2 kopje.
Nëse letra ka një bashkëngjitje që nuk përmendet në tekst, atëherë tregoni emrin e saj, numrin e fletëve dhe numrin e kopjeve; nëse ka disa aplikacione, ato janë të numëruara, Për shembull:
Shtojca: 1. Marrëveshje qiraje për 5 l. në 2 kopje.
2. Certifikatë transferimi dhe pranimi për 1 litër. në 2 kopje.
Nëse aplikacionet janë të lidhura, atëherë numri i fletëve nuk tregohet.
Nëse letrës i bashkëngjitet një dokument tjetër, i cili gjithashtu ka një bashkëngjitje, lëshohet një shënim që tregon praninë e bashkëngjitjes. në mënyrën e mëposhtme:
Shtojca: letra e Ministrisë së Punëve të Brendshme të Federatës Ruse e datës 05.05.2007 N 02-6/172 dhe një shtojcë e saj, vetëm 3 faqe.
Nëse aplikacioni nuk dërgohet në të gjitha adresat e specifikuara në dokument, atëherë lëshohet një shënim që tregon disponueshmërinë e tij në mënyrën e mëposhtme:
Aplikimi: për 3 l. në 5 kopje. vetëm në adresën e parë.
9. Nënshkrimi
Detaji i "Nënshkrimit" përfshin: titullin e pozicionit të personit që ka nënshkruar letrën (i plotë nëse letra nuk është hartuar në një kokë letre, dhe shkurtuar për një letër të hartuar në një kokë letre) dhe një transkript të nënshkrimit ( inicialet, mbiemri), Për shembull:
Kur një letër nënshkruhet nga disa zyrtarë, nënshkrimet e tyre vendosen njëra poshtë tjetrës në sekuencën që korrespondon me pozicionin e mbajtur. Për shembull:
Kur nënshkruhet një dokument nga disa persona me pozicione të barabarta, nënshkrimet e tyre vendosen në të njëjtin nivel, Për shembull:
10. Shtyp
Përshtypja e vulës vërteton vërtetësinë e nënshkrimit zyrtare për dokumentet që vërtetojnë të drejtat e personave, që regjistrojnë fakte në lidhje me fondet FINANCIARE, si dhe në dokumente të tjera që ofrojnë vërtetimin e një firme origjinale.
11. Interpretues
Shenja për ekzekutuesin përfshin inicialet dhe mbiemrin e ekzekutuesit të dokumentit dhe numrin e tij të telefonit. Një shenjë për interpretuesin vendoset në anën e përparme ose të pasme të fletës së fundit të dokumentit në këndin e poshtëm të majtë, Për shembull:
Një pjesë integrale dhe e rëndësishme e korrespondencës moderne të biznesit është letra e kërkesës. Shembujt dhe shembujt e formulimit të paraqitur në artikull, si dhe rregullat e treguara për shkrimin e tij, do t'ju ndihmojnë të hartoni saktë tekstin e nevojshëm dhe ta formatoni atë në përputhje me zakonet e punës së zyrës. Ne po ju ofrojmë udhëzues hap pas hapi për shkrimin e këtij lloji të ankesës.
Informacion i pergjithshem
Një letër kërkesë është e rëndësishme në rastet kur autori i saj duhet të marrë nga persona të tjerë çdo informacion, dokument, të bëjë një transaksion ose veprime të tjera biznesi. Mund t'i dërgohet ose një personi specifik (menaxheri, drejtor, shefi i departamentit, etj.) ose të gjithë organizatës në tërësi. Kërkesa juaj për ndihmë duhet të jetë në përputhje me rregullat e pranuara përgjithësisht në korrespondencën e biznesit.
Një letër është fytyra e një kompanie; edhe gjërat e vogla kanë rëndësi. Shtypeni në kokë me nënshkrimin tuaj person i autorizuar dhe me një vulë (nëse ka). Jini të përgjegjshëm në zgjedhjen e fontit, madhësinë e tij dhe vendosjen e tekstit në faqe. Mos lini pas dore kufijtë, vijat e kuqe dhe paragrafët. Shpesh përshtypja e parë krijohet vetëm duke parë një dokument.
Hapi 1: Përcaktimi i marrësit
Nëse i shkruani një letër jopersonale një kompanie specifike, atëherë ka shumë të ngjarë që ajo të shkojë në pritje ose zyrë, pastaj te menaxheri dhe, në fund të fundit, te ekzekutuesi i drejtpërdrejtë. Shënoni emrin e saktë të plotë të organizatës në "titullin" e tekstit; është më mirë të shtoni edhe adresën ligjore.
Siç u përmend më lart, opsioni optimal është të tregoni një adresues specifik, domethënë një kërkesë të adresuar personalisht për ndihmë. Gjithmonë përpiquni t'i drejtoheni vetes me emrin dhe mbiemrin tuaj. Për shembull, " I dashur Aleksandër Viktorovich!" ose "I nderuar zoti Schwartz!" Në këtë mënyrë ju shprehni së pari respektin ndaj personit dhe së dyti kërkesën që i drejtoheni ndaj një personi specifik, i ngarkon atij detyrime të caktuara, përgjegjësi për shqyrtimin dhe zbatimin e tij.
Në disa situata, do të ishte logjike të përdoret një grup njerëzish, një ekip specifik ose një pjesë e tij si adresues. Kjo është gjithashtu e rëndësishme në rastet kur letra e kërkesës dërgohet në disa adresa. Përdorni formulime të tilla si: "Të dashur kolegë!", "Të dashur kontabilistë!" etj.
Faza 2: Komplimenti
Është mirë nëse letra zyrtare e kërkesës përmban një kompliment ndaj adresuesit të saj. Duke bërë këtë, ju duket se po i përgjigjeni pyetjes së tij të natyrshme: "Pse po më bën mua me këtë pyetje?" Ju mund të vini re meritat e kaluara dhe cilësitë personale të një personi, statusin e kompanisë, etj. Përdorni në veçanti formulimet e mëposhtme: "Kompania juaj është një furnizues kryesor...", "Ju keni ndihmuar shumë në zgjidhjen e Pyetje e vështirë në këtë fushë...”, “Organizata juaj është një eksperte lider në treg në këtë fushë...”, etj. Mos harroni se një kompliment do të ishte i përshtatshëm kur letra e kërkesës (mostrat dhe shembujt në tekst) është i një natyre jo standarde dhe adresuesi duhet të vijë tek ju për të rregulluar. Tërhiqni vëmendjen e tij për cilësitë dhe meritat që janë të rëndësishme për përmbushjen e kërkesës suaj. Megjithatë, ne nuk rekomandojmë tejkalimin vijë e imët mes një komplimenti të mirë dhe korrekt dhe lajkave të vrazhda.
Faza 3: Arsyetoni kërkesën
Çdo kërkesë duhet të jetë e justifikuar, sepse adresuesi duhet të dijë pse po e kontaktoni. Prandaj, ka kuptim ta prezantojmë atë në thelbin e çështjes. Aktiv në këtë fazë Ne ju rekomandojmë të zgjidhni tre argumentet më bindëse, të cilat duhet të renditen në tekstin e letrës sipas skemës së mëposhtme: forca mesatare, e dobët, më e fortë.
Kërkesa mund të ketë nivele të ndryshme kompleksiteti, dhe ju duhet të jeni të përgatitur për faktin se adresuesi nuk do të jetë gjithmonë i interesuar ta përmbushë atë. Në këtë drejtim, ai duhet të jetë i bindur se zbatimi i tij sjell përfitime të mundshme për të. Interesoni marrësin në mënyrë që ai ta marrë seriozisht dokumentin tuaj.
Një letër kërkese mund të përmbajë një propozim për të zbatuar një mundësi të caktuar që është tërheqëse për të.
Shembuj të formulimit
- “Në çdo kohë, iniciativë dhe njerez Biznesi u përpoq jo vetëm për sukses material, por edhe për zhvillim personal të mbahet mend nga njerëzit përgjithmonë veprat e mira, për të fituar respektin e tyre”.
- "Sigurisht, qëllimi juaj kryesor është të përmirësoni standardin e jetesës së qytetarëve të qytetit." Ju mund ta përdorni këtë formulim në veçanti kur jeni duke i shkruar një letër kërkesë një deputeti, për shembull, për të siguruar ambiente për kopshti i fëmijëve, rregullimi i këndit të lojërave etj.
Ju gjithashtu mund të shprehni një problem që është i rëndësishëm për adresuesin, t'i tregoni atij se si kërkesa juaj mund ta ndihmojë atë në zgjidhjen e tij ose në realizimin e mundësive të caktuara.
Ndodh që nuk keni asgjë për t'i ofruar palës tjetër, ose është e papërshtatshme në këtë kontekst. Në këtë rast, mënyra më e mirë është të flisni për rëndësinë e kërkesës suaj. Përshkruani situatën sa më saktë dhe plotësisht të jetë e mundur, në mënyrë që të prekë shpirtin tuaj. Nëse apriori nuk ka moment të ngrohtë në historinë tuaj, jepni fakte dhe fokusohuni në marrëdhëniet shkak-pasojë. Na tregoni se çfarë do të ndodhë nëse ata ju refuzojnë ose, përkundrazi, pranojnë të ndihmojnë.
Hapi 4: Paraqitni kërkesën tuaj
Kur adresuesi është i përgatitur mendërisht për të pranuar kërkesën tuaj, mund të deklarohet. Mbajeni tekstin tuaj konciz, duke shmangur fjalitë e gjata ose të ndërlikuara, si dhe paqartësitë ose nënkuptimet. Letra e kërkesës (mostra dhe shembuj të formulimit në tekst) duhet të jetë koncize dhe e qartë në kuptim. Pra, nëse po kërkoni të blini ndonjë pajisje për një kompani, atëherë tregoni tërësinë, çmimin dhe sasinë:
"Për të pajisur departamentin e urgjencës, spitali ka nevojë për një makinë të re, kostoja e së cilës është 3.5 milion rubla. Ju kërkojmë të na ndihmoni ta blejmë atë."
Ose, për shembull, një kërkesë për uljen e qirasë duhet të jetë specifike: "Ne ju kërkojmë të ulni qiranë për lokalet në nivelin 500 rubla. për m2 deri në stabilizimin e situatës ekonomike.”
Faza 5: Përmbledhje
Në fund të letrës, ju duhet të përmbledhni kërkesën tuaj. Përsëriteni përsëri dhe përqendrohuni në faktin që marrësi merr përfitime nëse ju ofron ndihmën e kërkuar. Megjithatë, teksti i kërkesës duhet të modifikohet pak. Duke iu rikthyer të njëjtit shembull të uljes së qirasë, ne propozojmë formulimin e mëposhtëm:
"Nëse pranoni të ulni qiranë në 500 rubla. për m2 gjatë stabilizimit të situatës aktuale ekonomike, do të jeni në gjendje të ndihmoni në ruajtjen e më shumë se 20 vendeve të punës dhe gjithashtu nuk do të keni humbje për shkak të mungesë e plotë pagesa."
Mos harroni, është e rëndësishme të përsërisni jo vetëm kërkesën, por edhe përfitimin që mund të merret nga zbatimi i saj dhe nuk ka pse të jetë material. Shumë kompanitë e mëdha veprojnë me dëshirë si sponsorë, investitorë dhe angazhohen në punë bamirësie.
Ne mendojmë se tani, pasi të keni studiuar procesin hap pas hapi, nuk do të keni pyetje se si të shkruani një letër kërkese. Mjafton vetëm të merren parasysh të gjitha rregullat e korrespondencës së biznesit dhe disa nuanca. Ne ju sugjerojmë të studioni edhe një shembull tjetër.
Shembull
I dashur Felix Petrovich!
Kompania juaj prej disa vitesh organizon trajnime praktike për studentët e ndërmarrjes, duke i ndihmuar ata të vënë në praktikë njohuritë e marra në universitet.
Ju, si drejtues i departamentit të burimeve njerëzore, jeni një person i interesuar për të tërhequr punonjës të rinj, inxhinierë të rinj dhe me perspektivë dhe specialistë të kualifikuar. Deri më sot këtë profesionështë një nga më të njohurit. Shumë studentë dëshirojnë të mësojnë për aftësitë, hollësitë dhe rëndësinë e tij.
Në lidhje me këtë, ju kërkojmë të organizoni një takim të kryeinxhinierit me aplikantët dhe studentët e vitit 1-2 në datën 25 Prill ora 17:00 në ndërmarrjen tuaj.
Duke folur për avantazhet dhe sekretet e profesionit sot, ju po vendosni një themel të besueshëm për trajnimin e specialistëve dhe profesionistëve të së nesërmes. Ndoshta, pas disa vitesh, njëri prej tyre do ta sjellë sipërmarrjen tuaj nivel i ri zhvillimin.
Me respekt dhe mirënjohje,
Rektori i Universitetit I.Zh.Bychkov
Pasi të keni studiuar informacionin se cilat kërkesa duhet të plotësojë një letër kërkese, mostra dhe shembuj të formulimit, mund ta përballoni lehtësisht me shkrimin e saj në praktikë.