Албан захидал хэрхэн эхлүүлэх вэ. Байгууллагад хэрхэн захидал бичих вэ. бизнесийн бичих хэв маяг

Британийн Шууд Маркетингийн Нийгэмлэгийн мэдээлснээр 2015 онд цахим шуудангийн маркетингд оруулсан фунт бүр 38 фунт стерлингийн өгөөж авчирсан байна. Ижил үр дүнд хүрэхийг хүсч байгаа ч мэдэхгүй байна үйлчлүүлэгчид хэрхэн захидал бичих вэ?Дараа нь хамгийн сайныг нь ашигладээж үйлчлүүлэгчдэд илгээсэн захидал, Энэ тоймд бид танд зориулж цуглуулсан.

Үйлчлүүлэгч рүү хэрхэн захидал бичих вэ

Та үйлчлүүлэгчдийн талаар байнга боддог, гэхдээ энэ нь харилцан адилгүй. Тэдний анхаарлыг татаж, өрсөлдөгчдөөсөө түрүүлэхийн тулд өөрийгөө байнга сануулж байх хэрэгтэй. Үүний тулд имэйлүүд маш сайн байдаг. Pipedrive блогын зохиогчдын үзэж байгаагаар танд ашигтай хэд хэдэн заль мэх бий.

1. Тэвчээр, илүү тэвчээр.Боломжит худалдан авагчийг тогтмол илгээх замаар аажмаар хэлэлцээрт оруулаарай.
2. Стратегийн талаар санал нэг байнаМаркетингийн хэлтэстэй үйлчлүүлэгчдэд захидал илгээхдээ хэт хөндлөнгөөс оролцохгүй байх, үйлчлүүлэгчийн шуудангийн хайрцгийг давтан мэдээллээр бөглөхгүй байх.
3. CRM системийг ашигла.Энэ нь үйлчлүүлэгчидтэй харилцах техникийн талыг хялбарчилж, шуудантай ажиллах ажлыг хурдасгах болно.

CRM систем нь үйлчлүүлэгчид болон гүйлгээний бүртгэл хөтлөх, бүх дуудлагыг бүртгэх, мөн үйлчлүүлэгчтэй харилцах харилцааг хялбархан зохион байгуулахад тусалдаг ашигтай програм юм. Жишээлбэл, програм нь шуудангийн үйлчилгээтэй нэгддэг (та хязгааргүй тооны холболтыг холбож болно шуудангийн хайрцагнууд) мөн захидал харилцааны түүхийг шууд эсрэг талын картанд хадгалах боломжийг танд олгоно. Хэрэв та бичсэн бол шинэ үйлчлүүлэгч, дараа нь та ирж буй захидлаас шууд хэлэлцээрийн карт үүсгэж болно.

Одоо хамгийн сонирхолтой зүйл бол CRM-ээс үйлчлүүлэгч рүү захидал илгээхийн тулд та текст бичих шаардлагагүй болно.Баримт бичиг зохион бүтээгчийн тусламжтайгаар та бүх тохиолдлуудад зориулж үсгийн багц үүсгэж, хоёр товшилтоор үйлчлүүлэгчдэд илгээх боломжтой. SalesapCRM өөрөө захидал дахь үйлчлүүлэгчийн нэр болон бусад мэдээллийг орлуулах болно. Нарийвчилсан мэдээллийг мэдмээр байна уу? Дараа нь дарна уу.

Үйлчлүүлэгчид илгээсэн захидал: жишээ, бэлэн дээж

Бид сонголтоо эмхэтгэсэнүйлчлүүлэгчдэд зориулсан бизнесийн захидалта үүнийг дээж болгон авч болно. Та дэлгэрэнгүй мэдээллийг бөглөхөд л хангалттай.

1. Та боломжит үйлчлүүлэгч рүү анх удаа захидал бичиж байна уу? Энэ богино мессежийг илгээнэ үү:

Захидлын сэдэв:Магадгүй та манай шинэ үйлчлүүлэгч байх

Сайн уу, [Нэр].

Бид [товч мэдээлэлкомпанийн тухай].

Хэрэв та сонирхож байгаа бол хамтран ажиллах боломжийн талаар ярилцахад бэлэн байна. Та хэдэн цагт залгахад тохиромжтой болохыг бидэнд мэдэгдээрэй.

[Гарын үсэг]

2. Боломжит үйлчлүүлэгчид энэ талаар хэлээрэй амжилттай туршлагаөрсөлдөгчидтэйгээ хамтран ажиллах:

Захидлын сэдэв:Өрсөлдөгчидтэй хамт байгаарай

Сайн уу, [Нэр].

Бид амжилттай хамтран ажиллаж байна [өрсөлдөгч X ба Y] in [үйл ажиллагааны талбар]аль хэдийн [маш их цаг]мөн бид хамтдаа амжилтанд хүрсэн сайн үр дүн. танилцсан дэлгэрэнгүй мэдээлэлТэдний тухай эндээс харж болно [тохиолдол/тоймны холбоос].

Та бидэнтэй нэгдвэл бид баяртай байх болно.

[Гарын үсэг]

3. Хэрэв та бизнесийн арга хэмжээн дээр боломжит үйлчлүүлэгчдийн холбоо барих хаягийг хүлээн авсан бол, тэднийг илгээсанал болгосон захидалиймдээж:

Захидлын сэдэв:Манай компанийн талаар дэлгэрэнгүй

Сайн уу, [Нэр].

Чамд ч бас таалагдсан гэж найдаж байна [үйл явдал]мөн сонирхож байгаад баярлалаа [Компанийн нэр].

Би манай компанийн талаарх дэлгэрэнгүй мэдээллийг хавсаргаж байна. Би таны бүх асуултыг утсаар ярихдаа баяртай байх болно.

[Гарын үсэг]

Сануулах захидал

4. Илгээснээс хойш хэсэг хугацааны дараа үйлчилгээ санал болгож буй үйлчлүүлэгчид захидалэсвэл өөр бусад мэдээллийг сануулах:

Захидлын сэдэв:Та ямар нэгэн зүйл хэлэлцэхийг хүсч байна уу?

Сайн уу, [Нэр].

Танд миний өмнөх захидлыг уншиж, илүү ихийг мэдэх боломж олдсон гэж найдаж байна [нэмэлт мэдээлэл].

Танд миний саналын талаар асуух зүйл байна уу? Би тэднийг утсаар эсвэл биечлэн ярилцахдаа баяртай байх болно. Та үүнд хэзээ зав гарах вэ?

[Гарын үсэг]

5. Хэрэв та саналынхаа үр нөлөөг тоогоор харуулж чадвал бусадтай хуваалцаарай компанийн үйлчлүүлэгчдэд захидал. Баримт нь илүү сайн итгүүлдэг.

Захидлын сэдэв:Таны мэдэхгүй байж болох хэдэн баримт [Компанийн нэр]

Сайн уу, [Нэр].

Би саяхан танд имэйл илгээсэн [Компанийн нэр]мөн бид ашигтай байж чадна гэж бодож байна [чиний компани].

Манай үйлчлүүлэгчид өсөлтийг харж байна [шалгуур үзүүлэлтүүдийг зааж өгөх]ашигласан үед [бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний нэр]. Бид бас санал болгож байна [сурталчилгааны талаар ярих]Тэгээд [бусад гайхалтай наймаануудыг дурд].

Хэрэв та нарийн ширийн зүйлийг мэдэхийг хүсвэл бидэнд мэдэгдээрэй, бид утсаар эсвэл уулзалтаар хэлэлцээр хийх талаар тохиролцоно.

Би хариултыг тэсэн ядан хүлээж байна.

[Гарын үсэг]

6. Хэрэглэгчдэд санал болгох туршилтын хугацааэсвэл үнэгүй дээж. Худалдан авагчид бүтээгдэхүүнээ эхлээд турших юм бол хэлцэл хийхэд илүү бэлэн байдаг.

Захидлын сэдэв:Танай компанид зориулсан бэлэг

Сайн уу, [Нэр].

Хэд хоногийн өмнө би танд мэдээлэл илгээсэн [бүтээгдэхүүний нэр]одоо би үүнийг үйлдэл дээр туршиж үзэхийг санал болгож байна.

Би нэвтрэх/хүлээн авахад ашиглаж болох зочны нэвтрэлт/үнэгүй дээж/ваучер үүсгэсэн/хавсгасан. [бүтээгдэхүүн эсвэл үйлчилгээ]. Тэдгээрийг хамт ажиллагсадтайгаа хуваалцаарай. Тэдний бодлыг сонсох нь сонирхолтой байх болно.

Би утсаар эсвэл биечлэн бүх зүйлийг илүү дэлгэрэнгүй ярихдаа баяртай байх болно. Бид танд үнэхээр тустай байж чадна гэдэгт итгэлтэй байна [үйл ажиллагааны талбар].

[Гарын үсэг]

7. Хэрэв та хэлэлцээр хийх эрх бүхий ажилтантай харилцаж байгаа гэдэгт эргэлзэж байвал шийдвэр гаргагчтай холбогдоход туслахыг түүнээс хүс.

Захидлын сэдэв:Та намайг зөв хүн рүү чиглүүлж чадна гэж найдаж байна

Сайн уу, [Нэр].

Хэдхэн хоногийн өмнө би танд и-мэйл илгээсэн [компани эсвэл бүтээгдэхүүн]Тэгээд одоо би хаяг руу хандсан гэдэгт эргэлзэж байна.

Миний сонирхсон асуудлыг чи өөрөө шийддэг юм уу? Үгүй бол танай компаний зөв хүнтэй холбогдоход тусалж чадах уу?

Таны хариултыг хүлээж байна.

8. Хэрэв та түүнтэй уулзсаныхаа дараа түүнээс цаашдын төлөвлөгөөнийх нь талаар асуухыг хүсвэл үйлчлүүлэгчид илгээсэн захидлын энэ текстийг ашиглана уу.

Захидлын сэдэв:таны төлөвлөгөө

Сайн уу, [Нэр].

Цаг гаргасанд баярлалаа. Одоо би та бүхний бидний асуудлын цаашдын хэлэлцүүлгийг хэрхэн харж байгааг мэдэхийг хүсч байна.

Хэрэв та сонирхож байгаа бол төлөвлөгөөнийхөө талаар бидэнд мэдэгдээрэй.

Таны хариултыг хүлээж байна.

[Гарын үсэг]

9. Үйлчлүүлэгчтэй уулзсаны дараа түүнд дараах хэлэлцээрийн алхмуудыг сануул.

Захидлын сэдэв:Ойрын ирээдүйд хийх үйл ажиллагааны төлөвлөгөө

Сайн уу, [Нэр].

Цаг зав гаргасанд баярлалаа - өнөөдрийн уулзалт маш үр дүнтэй боллоо. Хэрхэн үргэлжлүүлэхээ товч сануулъя:

[Огноо]: Би чамайг явуулъя [гэрээ/баримт бичгийн бүрэн багц].

[Огноо]: Та надад санал хүсэлт, хүсэлтээ хэлэх болно.

[Огноо]: Бид эцсийн бүх өөрчлөлтийг хийж, гэрээнд гарын үсэг зурна.

Хэрэв та энэ өдрөөс өмнө ямар нэгэн зүйл хэлэлцэх шаардлагатай бол надад мэдэгдээрэй.

10. Нүүр буднаиймүйлчлүүлэгчид илгээсэн захидалхэрэв уулзалт дээр тэр хүлээж авахыг хүсч байвал Нэмэлт мэдээлэл:

Захидлын сэдэв:Таны хүсэлтийн талаархи мэдээлэл

Сайн уу, [Нэр].

Танай байгууллагын төлөөлөлтэй биечлэн уулзаж байгаадаа баяртай байлаа. Би танд нэмэлт мэдээлэл илгээнэ гэж амласан [асуулт]- тэд хавсаргасан файлд байна.

Ямар ч асуултад хариулахад бэлэн байна. Над руу хүссэн үедээ [тоо] руу залгаж эсвэл энэ хаяг руу бичээрэй.

IN Сүүлийн үедБизнесийн захидал харилцаанд цахим шуудан улам бүр нэмэгдэж байна. Үүний давуу тал нь ойлгомжтой: үр ашиг, хүртээмж, ашиглахад хялбар. Цахим захидал харилцаа нь өөрийн гэсэн нюанстай байдаг гэдгийг санах нь зүйтэй.

Захидал хүлээн авах

1. Өглөө, үдээс хойш өдөрт дор хаяж 2 удаа шуудангаа шалгаарай. Үгүй бол та бусад хүмүүсийн ажлыг зогсоож, асуудлыг шийдвэрлэхийг хойшлуулж болно;
2. Хэрэв танд захидал ирсэн бол энэ нь хэн нэгэн үүнийг илгээсэн бөгөөд ямар нэгэн шалтгаанаар үүнийг хийсэн гэсэн үг юм. Тиймээс хүлээн авсан захидлуудыг унших ёстой. Мэдээжийн хэрэг, спамыг энд авч үзэхгүй;
3. Хэрэв та менежер бол таны ажлын өдөр бүтэн өдрийн турш ачаагаа буулгадаггүй, шуудангаа автоматаар шалгадаг и-мэйл клиентийг ажиллуулснаар эхлэх ёстой. Хамгийн багадаа 10 (мөн 2 - 3) минут тутамд шуудангийн автомат хүргэлт / хүлээн авалтыг тохируулах;
4. хэрэв та маш завгүй байгаа бөгөөд захидал хүлээн авсан бол энэ нь хэнээс ирсэн, сэдвийг үнэлж, нүдээрээ гүйлгэж үзээрэй - энэ нь захидал яаралтай хариу өгөх шаардлагатай эсэхийг ойлгоход тань туслах болно, эсвэл бага зэрэг хүлээх боломжтой;
5. хамгийн энгийн ба үр дүнтэй аргабүх зүйлийг урагшлуулах, шуудангийн бөглөрөлтийг цуглуулахгүй байх - захидалд нэн даруй хариу өгөх. Тиймээс, хэрэв та яриа, тасалдлыг тэвчихгүй бусад үйл ажиллагаа явуулахгүй байгаа бол захидалд нэн даруй хариулаарай.

To, Cc, Bcc талбарууд

Та "To", "Cc" болон "Bcc" талбаруудыг ойлгож, санаж, зөв ​​ашиглах хэрэгтэй. Захидал хүлээн авсан таны үйлдэл эсвэл хүлээн авагчийн үйлдэл үүнээс хамаарна.

1. "Хэнд". Хэрэв та асуулт илгээх юм бол "To" талбарт заасан хаяг хүлээн авагчаас хариу хүлээж байна. Хэрэв та хүлээн авагч бол хариулах ёстой. Өөрөөр хэлбэл, захидал, түүнд агуулагдах мэдээлэл, асуултууд нь энэ талбарт заасан хүлээн авагчид шууд ханддаг.
2. "Хуулбарлах". Энэ хайрцагт байгаа хүлээн авагчид мэдээлэл авахаар захидал хүлээн авч байгаа эсвэл "уригдсан гэрч" байна. Хуулбарууд дахь хүлээн авагч ийм байх ёсгүй ерөнхий тохиолдолзахидалд хариулах. Түүгээр ч барахгүй, хэрэв шаардлагатай бол "савдалсанд уучлаарай" гэсэн хэллэгээр эхлэх нь эелдэг гэж тооцогддог.
3. "Нуугдсан хуулбар". "Bcc" талбарт заасан хүнд захидал илгээсэн нь үндсэн хүлээн авагч болон хуулбарт байгаа хүмүүст мэдэгдэхгүй. Бүх хүлээн авагчид таны хаягийн дэвтэрийг мэдэхгүй байхын тулд энэ талбарыг бөөнөөр нь илгээхэд ашигладаг.

Хариулахдаа "Бүгдэд нь хариулах" товчийг бүү мартаарай - энэ нь эхний үсгийг хүлээн авагчдыг хуулбарлан хадгалах бөгөөд таны хариулт тэдний хажуугаар өнгөрөхгүй. Та хүссэн үедээ хүсээгүй хүлээн авагчдыг устгах эсвэл бусдыг нэмэх боломжтой.

Хэрэв "To" талбарт хүлээн авсан захидалд хоёроос илүү хүлээн авагч байгаа бол энэ нь эдгээр хоёр сурвалжлагч эсвэл тэдгээрийн аль нэг нь хариулах ёстой гэсэн үг юм. Хэн хариулахаа шийдээрэй. Гэсэн хэдий ч "To" талбарт хоёроос илүү хүлээн авагч агуулсан захидал илгээхдээ болгоомжтой байгаарай: хүн бүрт илгээсэн захидлын хувьд та хэнээс ч хариу авахгүй байх эрсдэлтэй.

Сэдвийн талбар

Та энэ талбарыг хоосон орхиж болохгүй. Таны харилцдаг хүмүүс өдөрт хэдэн зуун имэйл хүлээн авч, имэйлийн агуулгын ач холбогдлыг хурдан үнэлэхийн тулд энэ талбарыг ашиглана.

Захидлын сэдэв нь захидлын сэдвийг товч тусгасан байх ёстой. "Асуулт", "Сайн уу!" гэх мэт гарчиг эсвэл хоосон гарчиг нь таныг анхлан суралцагчийн хувьд урвасан, эсвэл бизнес бичих үндсэн ур чадвар дутмаг байдаг.

"Бичихийн ач холбогдол"

Хэрэв захидалд яаралтай өөрчлөлт оруулах тухай мэдээлэл, аливаа гэрээний текст эсвэл таны анхаарах шаардлагатай бусад мэдээлэл байгаа бол "өндөр" ач холбогдлыг ашиглана уу, энэ нь Ирсэн имэйл хавтас дахь захидлыг тодруулах болно.

• "Өндөр" ач холбогдлыг дэмий хоосон бүү ашигла!
• Бизнесийн сурвалжлагчид илгээсэн хувийн захидал эсвэл инээдтэй, бизнесийн бус зураг, холбоос бүхий захидалд ач холбогдлыг "бага" гэж тэмдэглэнэ.

Хариу бичих

1. Мэндчилгээгээр эхэл, эелдэг.
2. Тухайн хүнтэй ижил хэлээр ярь. Энэ нь зөвхөн орос/англи хэлэнд төдийгүй текстийн хэлбэрт хамаарна. Албан захидалд албан бус хариу өгөх нь хариуцагчийг үл хүндэтгэсэн, өөрийн соёлгүй байдлаа харуулсан хэрэг болно.
3. Хөдөлгөөнт төхөөрөмжөөс имэйл илгээхээс бусад тохиолдолд галиглахыг бүү ашигла. Хэрэв таны шуудангийн клиент орос хэлийг дэмждэггүй эсвэл кодчилол эвдэрсэн бол хариултын текстийг хавсралтад хавсаргана уу.
4. Бизнесийн захидал нь нарийн, тодорхой, товч байх ёстой.
   • Нарийвчлал- Таны ярьж буй тодорхой өгөгдлийг (жишээлбэл, хурлын огноо, хурлын хэлэлцэх асуудал, өөр имэйлийн огноо, сэдэв, эсвэл файлын нэр) зааж өгнө үү.
   • бетоны байдал- Хүлээн авагчаас яг ЮУ шаардаж байгаа нь захидалд тодорхой байх ёстой.
   • Товч байдал. Хэн тодорхой бодож байна, тэр тодорхой хэлдэг бөгөөд таны хаяг үүнийг хардаг. Тиймээс гурван өгүүлбэрт юу бичиж болохыг гурван хуудсанд бичих шаардлагагүй. Бизнесийн товч текст бол хуурайшилт биш, харин цаг хугацаа хэмнэж, бодлын нарийвчлал юм.
5. Хэрэв захидалд хэд хэдэн асуулт, сэдэв эсвэл даалгавар байгаа бол тэдгээрийг зохион байгуулж, тусгаарла. Тасралтгүй "угаах урсгал" -ыг уншихад хэцүү бөгөөд та захидлын гол асуултыг алгасаж болно.
6. Захидал дээрх хүсэлтүүдэд аль болох үнэн зөв хариулаарай. Хүсэлт эсвэл даалгаврын хариулт "Үүнийг хийцгээе!" бүрэн бус “Тийм өдрөөр хийнэ”, “Тийм өдөр”, “Ийм болсны дараа” гэх нь илүү тодорхой, оновчтой хариулт.
7. Текст алдаа агуулаагүй байх ёстой! Алдаа гаргах нь аймшигтай зүйл биш, гэхдээ хэрэв та үсэг болгон дээр үг буруу бичвэл энэ нь маш хурдан мэдэгдэхүйц болж, бизнесийн түншийн дүр төрхөд сөрөг ул мөр үлдээдэг.
8. Бичсэн зүйлээ уншихгүйгээр хэзээ ч захидал бүү илгээ! Хариултаа уншаад бүх зүйл товч, тодорхой, ойлгомжтой, тодорхой, дүрмийн алдаагүй эсэхийг шалгаарай. Шаардлагатай бүх хүлээн авагчийг зааж өгсөн эсэх, тэдгээрийг "To" болон "Cc" талбарт зөв байрлуулсан эсэхийг шалгана уу. Дүрмийн алдаа байгаа эсэхийг шалгана уу.
9. Эх захидлын текстээс иш татна уу.
10. Бүрэн иш татахдаа (хэрэв таны хариултыг бүхэлд нь захидлаар бичсэн бол) хариултын текстийг захидлын төгсгөлд биш, харин ЭХЛЭЛ дээр бичнэ үү!
11. Хэрэв таны хариултууд нэг цэгээр байвал ишлэлийг дээр болон доор хоосон мөрөөр тусгаарла.

Хөрөнгө оруулалт

1. EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR форматтай файлуудыг имэйлд хавсаргаж болохгүй - олон имэйл клиент эсвэл серверүүд ийм хавсралтыг хатуу блоклодог бөгөөд хүлээн авагч хэзээ ч уншихгүй. Тэдгээрийг архивт (зип, rar) бүрхүүлийн адил багцалж, энэ хэлбэрээр байрлуул.
2. Анхааруулгагүйгээр 2-3 мегабайт хүртэлх хавсралт илгээх нь хэвийн үзэгдэл гэж үздэг. Хэрэв та хавсралт илгээхийг хүсвэл илүү том хэмжээтэй, ийм файл нь түүний серверээр дамжих эсэх, эсвэл шуудангийн хайрцагт багтах эсэхийг сурвалжлагчаас шалгана уу.
3. Эргэлзээтэй агуулгын хавсралтаас зайлсхий: нэгдүгээрт, таны сурвалжлагч таны амтыг хуваалцахгүй байж магадгүй, хоёрдугаарт, та шуудангаар уншдаг байгууллагад ажилладаг хүнд асуудал үүсгэж болзошгүй.

Цахим гарын үсэг

1. Түүний оршихуй нь ашигтай (таны холбоо барих мэдээлэл байна) мөн энэ сайхан аялгуумэргэжлийн ур чадвараа харуулж байна.
2. Гарын үсэг нь 5-6 мөрөөс хэтрэхгүй байх ёстой. Үүнд дор хаяж таны овог нэр орсон байх ёстой. Нэмж дурдахад утасны дугаар, и-мэйл хаяг, компанийн нэр, физик хаяг, мөн вэбсайтын хаягийг зааж өгөх нь зүйтэй.
3. Хоёр сонголттой цахим гарын үсэг: санаачлагатай (өөрийн) захидлуудад бүрэн дэмжлэг үзүүлнэ

Бизнес захидал нь тодорхой бүтэцтэй байх ёстой бөгөөд үүний давуу тал нь:

• таны цаг, хүлээн авагчийн цагийг хэмнэх;
• захидал хүлээн авагч уншиж, түүний мөн чанарыг зөв ойлгох баталгаа;
• тодорхой, товч хариулт авах.

Бизнесийн захидлын бүтэц

Давж заалдах

Энэ нь захидлын "толгой" хэсэгт байрлах бөгөөд хүлээн авагчийн албан тушаал, бүтэн нэрийг агуулдаг. Албан ёсны бизнесийн захидал харилцааны хувьд "Эрхэм хүндэт" гэсэн стандарт хэлбэрийг бичдэг том үсэгмөн хуудасны төвд. Тэгээд хэнд юу бичиж байгаагаас шалтгаалж олон сонголттой. Тиймээс Орос улсад барууны корпорацийн соёлтой компаниудад нэр, овог нэрээр нь хандах нь заншилтай байдаг. Хэрэв та хамтрагчаа биечлэн таньдаг бол "Эрхэм хүндэт Андрей Петрович", мэдэхгүй бол "Эрхэм ноён Смирнов" гэж хэлж болно. Дашрамд хэлэхэд, хүнд хандаж хэлэхэд "ноён" гэдэг үгийг "ноён" гэж товчилж болохгүй. Ямар ч тохиолдолд та "Эрхэм ноён Смирнов А.П." гэж бичих ёсгүй. Нэг бол "Андрей Петрович" эсвэл "Ноён Смирнов".

Хэрэв та роялти, шашны шашны төлөөлөгчид, ерөнхийлөгч, парламентын гишүүдэд бичдэггүй янз бүрийн улс орнуудөөрийгөө азтай гэж бод. Тэдний хувьд албан ёсны хөрвүүлэх томьёо байдаг бөгөөд зэрэглэл бүрийн хувьд тусгай томъёо байдаг. Ийм захидал илгээхээсээ өмнө сонгосон давж заалдах хүсэлт нь хүлээн авагчийн статустай тохирч байгаа эсэхийг сайтар шалгаарай. Хэдийгээр энэ хурандаа эмэгтэй байсан ч цэргийн албан хаагчдад "Эрхэм нөхөр хурандаа" гэж бичихийг санах нь илүү хялбар байдаг. Гэхдээ "Ноёд хатагтай нар аа" гэсэн уриалга нь шашингүй бөгөөд үүнийг салон нээх урилгад ашиглах нь дээр. загварын хувцас. Хэрэв та шинэ өрөмдлөгийн машин гэх мэт бизнесийн танилцуулгад урьж байгаа бол тогтсон практикийн дагуу хүн бүрийн нийтлэг хаяг бол "Эрхэм ноёд" юм. IN Энэ тохиолдолдЭнэ байгууллагад эмэгтэй хүн ажиллах нь хамаагүй.

Жишээ:

гүйцэтгэх захирал руу
"Конкорд" ХХК
Добровольский П.И.

Эрхэм хүндэт Павел Ильич!
эсвэл
Эрхэм ноён Добровольский!

Оршил

Захидлын эхний догол мөрийг зохиож, түүний зорилго, таныг бичихэд хүргэсэн шалтгааныг тодорхойлсон. Оршил хэсгийг уншсаны дараа хүлээн авагч захидлын мөн чанарыг ойлгосон байх ёстой.Жишээ нь: Танай компаниас манайд нийлүүлж буй тавилгын түүхий эдийн чанарт сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлэхийн тулд захидал бичиж байна. нөхцөл байдлыг хурдан өөрчлөх, бидэнд учруулсан алдагдлыг нөхөхөд чиглэсэн арга хэмжээ.

Жишээ:Учир нь өнгөрсөн сар, тухайн оны зургадугаар сарын 2-ноос эхлэн танай түүхий эдийн багц бүрийн 10-15 хувь нь доголдолтой байна. Эдгээр баримтыг манай компанийн мэргэжилтнүүд зохих ёсоор баримтжуулсан. Баримт бичгийн хуулбарыг энэ захидалд хавсаргав. Гэмтэлтэй түүхий эд хүлээн авсантай холбогдуулан манай компанийн алдагдал 1 сая орчим рубль байна. Бид “Конкорд” ХХК-тай хамтран ажиллаад таван жил болж байгаа бөгөөд өнөөг хүртэл гомдол гаргах үндэслэлгүй байсан. Ийм нөхцөлд бид хохирлоо бүрэн барагдуулахыг шаардаж байна. Шаардлагатай гэж үзвэл татгалзсан түүхий эдэд хамтарсан шалгалт хийхэд бэлэн байна.

Дүгнэлт

Энэ нь захидлын бүхэл бүтэн бичсэн, логик дүгнэлтийг товч тоймлоход зайлшгүй шаардлагатай.

Жишээ:Энэ байдлыг та бүхэн ойлгож, ойрын хугацаанд хамтын ажиллагаа маань хэвийн байдалдаа орно гэдэгт итгэлтэй байна.

Гарын үсэг

Захидал нь илгээгчийн гарын үсгээр (албан тушаал + овог нэр) төгсдөг бөгөөд үүний өмнө "Хүндэтгэсэн" гэсэн эелдэг маягт байдаг. Мөн "Хүндэтгэсэн", "Бүтээмжтэй хамтран ажиллана гэдэгт найдаж байна", "Хамтран ажилласанд талархал илэрхийлье" гэх мэт сонголтуудыг хийх боломжтой. Захидалд гарын үсэг зурахдаа хүлээн авагч болон хүлээн авагчийн зэрэглэлийг харгалзан үзэх нь чухал юм. Гүйцэтгэх захиралд хаягласан захидалд мөн гарын үсэг зурсан байх ёстой Гүйцэтгэх захиралЭсвэл ядаж түүний орлогч. Үүний зэрэгцээ гарын үсэг нь түүний хуулбартай тохирч байх ёстой: дэд захирал захирлын овог нэрийн хажууд налуу зураас тавьж, өөрийн нэрээр гарын үсэг зурах нөхцөл байдал хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй.

Жишээ:Хүндэтгэсэн: Заря тавилгын үйлдвэрийн ерөнхий захирал А.Д.Киселев

P.S

Postscript (P.S.) - гарын үсэг зурсны дараа захидлын төгсгөлд бичсэн бичвэрийг бизнесийн захидал харилцаанд бараг ашигладаггүй. Энэ нь хүлээн авагчид энэ талаар мэдээлэх үүрэгтэй чухал үйл явдал, захидал бичсэний дараа тохиолдсон, эсвэл түүнд захидлын сэдэвтэй шууд бус холбоотой мэдээллийг өгөх.

Жишээ 1: P.S. 3 цагийн өмнө хүлээн авсан түүхий эдийн багц дахь согогийн хувь 17% болтлоо нэмэгдсэнийг танд мэдэгдье!

Жишээ 2: P.S. Маргааш 14:00 цагаас танай үйлдвэрт манай түүхий эд хүлээн авах хэлтсийн дарга мэргэжилтнүүдтэй уулзана.

Хэрэглээ

Хавсралтууд нь захидлын үндсэн хэсэгт нэмэлт зүйл болох тул тэдгээрийг зурсан болно тусдаа хуудас- өргөдөл бүр өөрийн хуудсан дээр. Тэдгээрийг бичих дүрэм байхгүй.

Бизнесийн захидал харилцааны стандарт хэллэгүүд

Мэдэгдэл

• Тээвэрлэлтийн саатал ... шалтгааны улмаас үүссэн болохыг бид танд мэдэгдэж байна.
• Үйлдвэрийн удирдлагууд шийдвэр гаргасныг мэдэгдье...
• Таны саналыг хүлээн авсныг мэдэгдэж байна.
• Бид танд мэдэгдэж байна, бид…
• Бид танд мэдэгдэхийг хүсч байна ...
• Харамсалтай нь бид үүнийг хийх боломжгүй гэдгийг танд мэдэгдэхийг хүсч байна ...

Сэдвийг тайлбарласан илэрхийллийн загварууд (Стандарт бизнесийн захидлын эхэнд байдаг хамгийн түгээмэл хэллэгүүд)

Протоколын дагуу...
• Эд хөрөнгийн аюулгүй байдлыг хангах үүднээс...
• Таны хүсэлтийн хариуд...
• Бидний утсаар ярилцсанаа баталгаажуулж...
• Бидний гэрээг баталгаажуулж…
• Техникийн туслалцаа үзүүлэхийн тулд ...
• Хэцүү нөхцөл байдлын улмаас...
• Хамтарсан ажилтай холбогдуулан…
• Үйлчлүүлэгчийн захидалд дурдсанаар...

Зохиогч нь хуулийн этгээд бол дараахь үйлдлүүдийг шилжүүлнэ.

1. Гурав дахь ганц бие хүнээс жишээ нь:
   • Заря үйлдвэр эсэргүүцдэггүй ...
   • Орос-Английн хамтарсан "Союз К" компани ...
   • “Наив” хоршоо баталгаа гаргаж…
2. Гурав дахь хүний ​​олон тооноос жишээ нь: Заря үйлдвэрийн удирдлага, үйлдвэрчний эвлэлийн хорооноос чин сэтгэлээсээ асууж байна ...
3. Эхний олон тооны хүн:
   • Гуйя…
   • Баталгаажуулж байна...
   • Бид мэдээлдэг…

Зохиогч нь хувь хүн бол дараахь үйлдлүүдийг шилжүүлнэ.

1. Нэгдүгээр ганц бие, жишээ нь:
   • Таны мэдээлэлд…
   • Асуу...
   • Би танд мэдэгдэж байна ...
2. Нэгдүгээр хүний ​​олон тоо, жишээ нь:
   • Бид зөвшөөрч байна ...
   • Бид таны цахилгааныг хүлээн авлаа...
   • Баяр хүргэе...
   • Бид дэмжиж байна…

Хүсэлт

• Ажлын явцтай танилцана уу...
• Арга хэмжээ авна уу...
• Гүйцэтгэлийн өгөгдлийг оруулна уу...

Баримт бичиг эсвэл материаллаг үнэт зүйлсийг илгээх

• Машины угсралтын зургийг илгээж байна...
• Бид таны сонирхсон бичиг баримтыг бүртгэлтэй шуудангаар илгээнэ...
• Бид өөрсдийн зүгээс гарын үсэг зурсан гэрээг илгээдэг ...

Баталгаажуулалт

• Бид таны захиалгыг хүлээн авсанд талархаж, хэрэгжилтийг үргэлжлүүлж байна ...
• Бид техникийн үзүүлэлтүүдийг хүлээн авснаа баталгаажуулж байна...
• Заря үйлдвэр нь тоног төхөөрөмж нийлүүлэх нөхцөлийг баталж байна ...

Өгүүлбэр

• Бид танд санал болгож чадна ...
• Бид таныг худалдан авахыг урьж байна ...
• Бид танд санал болгож чадна…

Урилга

• Төслийн хэлэлцүүлэгт оролцохыг урьж байна ...
• Та бүхэн хэлэлцүүлэгт нэгдээрэй...
• Танай компанийн төлөөлөгчийг зочлохыг урьж байна...

Саналаас (төсөл) татгалзах, татгалзах

• Барилга угсралтын ажилд таны илгээсэн ... хэмжээтэй нэрийн жагсаалтын төслийг дараах шалтгаанаар манайхаас батлах боломжгүй.
• Таны санал (төсөл) дараах шалтгааны улмаас татгалзсан...

Сануулга

• Хамтарсан ажлын төлөвлөгөөний дагуу та ...
• Та...
• Төлбөрийн хоцрогдол нь...
• Гар бичмэлийг хүлээн авах эцсийн хугацаа дуусч байгааг бид танд сануулж байна ...

Баталгаа

• Бид төлбөрийг баталгаажуулна.
• Бид эцсийн хугацааг баталгаажуулдаг.
• Бид бүтээгдэхүүний чанарыг баталгаажуулдаг.

Өөрийнхөө байр суурийг тайлбарлах

• Энэ асуудлаар бидний гаргасан уриалга эерэг үр дүнд хүрээгүй.
• Бид дизайныг эсэргүүцэх зүйлгүй.
• Дараах шалтгааны улмаас бид танд бараа хүргэх боломжгүй.

Нөгөө талын үйлдлийг тайлбарлах

• Энэ удаашрал нь дараах үр дагаварт хүргэж болзошгүй ...
• Танай үйлдвэр яагаад хэвний нийлүүлэлтээ хойшлуулаад байгаа нь бүрэн ойлгомжгүй юм ...
• Таны амлалт биелэхгүй байна.

Эцсийн үгс

• Бидний хүсэлт биелэх байх гэж найдаж байна.
• Цаашдын хамтын ажиллагааг бид тэсэн ядан хүлээж байна.
• Амжилт хүсэн ерөөе.
• Хариултаа хойшлуулахгүй байхыг хүсье.
• Хариу өгөхгүй хоцорсон (алдаа гаргасан) биднийг уучлаарай.

Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүйн хэм хэмжээ

Бизнесийн захидал харилцаа нь хүмүүсийн харилцааны бусад хэлбэрийн нэгэн адил ёс зүйн дүрэм, хэм хэмжээнд суурилдаг бөгөөд тэдгээрийн гол нь "ХАМТРАН АЖИЛЛАГААНЫ ЗӨВ БАЙДАЛ, ХҮНДЛЭЛ" юм. Захидлын зорилго нь нэхэмжлэлийг илэрхийлэх байсан ч гэсэн түүний текст нь эсрэг талын хүнийг гомдоох бүдүүлэг үг, буруу илэрхийлэл агуулсан байх ёсгүй. Хүлээн авагчийн нэр төрийг хадгалахад санаа тавьснаар та өөрийн нэр төрийг хадгалж үлдэх болно.

• татгалзсан мэдэгдлээр мессежийг эхлүүл. Юуны өмнө та урам зоригийг хэлэх хэрэгтэй шийдвэртодорхой нөхцөл байдалд асуудлыг эргэн харж болно гэдгийг тодорхой болгох;
• Асуултын хүлээгдэж буй үр дүнг хүлээн авагчид тулгах, жишээлбэл: "Би таныг асуудлыг судалж, эерэгээр шийдвэрлэхийг хүсч байна" эсвэл "Энэ нэр дэвшигчийг зөвшөөрөхийг танаас хүсч байна"
• "Яаралтай", "нэн даруй", "илүү их" гэсэн үгсээр шийдвэр гаргахдаа хаягийг яаравчлуулахыг уриал Богино хугацаа". "Би чамаас ийм ийм өдөр хариулахыг хүсч байна", "Шийдвэрийнхээ талаар нэн даруй мэдэгдэхийг чин сэтгэлээсээ хүсч байна" гэсэн ёс зүйн томъёог ашиглах нь дээр.
• Захидлын текстэнд "Би чамайг анхааралтай судалж үзэхийг санал болгож байна ..." гэсэн үг хэллэгийг оруулан, түүний төсөөлөлгүй, чадваргүй байдлын талаар хүлээн авагчид сануул.

Бизнесийн захидал хүлээн авагчийн хувьд ёс зүйн хэм хэмжээний үүднээс дараахь шаардлагыг тавина.

• асуулга, саналын захидлыг хариуны мэдээлэл бүхий зохиогчид буцааж өгөх хариуны маягтаас татгалзах;
• илгээгч байгууллагад шуурхай, тодорхой хариу өгөх. Хугацаа хойшлуулах эсвэл хариу өгөхгүй байх нь хамтын ажиллагаагүй гэж үзэж болно.

Дээр дурдсан бизнесийн захидлын ёс зүйн хэм хэмжээг дагаж мөрдөх нь таныг ямар нэг амжилт гаргах шаардлагагүй бөгөөд эцэст нь хялбар бөгөөд танил болно. Түүгээр ч зогсохгүй энэ нь таныг эелдэг зантай хүн гэдгээрээ алдаршуулж, өрсөлдөгчөө хэрхэн холбоотон болгохыг танд зааж өгөх болно.

Бизнесийн захидал бичих ерөнхий дүрэм

Бүтэцээс гадна чадварлаг хүний ​​өөр нэг чухал бүрэлдэхүүн хэсэг бизнесийн захидалтүүний цэвэрхэн загвар юм.

Мэдээллийн шуудан

Мэдээллийн шуудан- Энэ бол албан ёсны мэдээллийг хүлээн авагчид мэдээлэх бизнесийн захидал юм.

Мэдээллийн захидлын урт нь нэг догол мөрөөс хэд хэдэн хуудас хүртэл хэлбэлздэг.

Дүрмээр бол мэдээллийн товхимолд байгууллагын дарга гарын үсэг зурдаг бөгөөд бөөнөөр нь илгээх тохиолдолд (жишээлбэл, компанийн бүх үйлчлүүлэгчдэд) гарын үсэг огт агуулаагүй байж болно.Ихэнхдээ мэдээллийн товхимол нь ердийнх байдаг. байгаль.

Лавлагаа- аливаа албан ёсны мэдээлэл, баримт бичгийг олж авахын тулд явуулсан бизнесийн захидал.

Ер нь лавлагаа нь хүсэлтийн бичигтэй адилхан бүрддэг. Лавлагааны захидалд дүрмээр бол байгууллагын дарга эсвэл албан ёсны эрх бүхий албан тушаалтан гарын үсэг зурдаг.

Хүсэлтийн бичгийн текст нь материал, мэдээлэл өгөх шаардлагатай үндэслэл, хүсэлтийн бодит мэдэгдлийг агуулсан байх ёстой.

Лавлагааны захидал нь хариу захидал шаарддаг.

Хариу захидал

Хариулах бичиг нь лавлагаа, хүсэлтийн захидалд хариу хэлбэрээр бичигдсэн үйлчилгээний захидал юм.

Хариулт нь сөрөг (татгалзсан захидал) эсвэл эерэг байж болно.

Хариу бичгийн текстэд хүсэлтийн захидлыг хэл шинжлэлийн үүднээс зөв бичсэн тохиолдолд зохиогчийн санаачилгад ашигласан хэллэг, үгийн санг хэрэглэнэ.

Та хариултын захидлын текстэнд хүлээн авсан захидлын холбоосыг оруулах ёсгүй (“Таны захидалд _______ дугаар ___”).

Санаачлах захидлын талаарх мэдээллийг хариу бичгийн регистрийн дугаарт оруулсан болно.Татгалзах захидлыг татгалзсан үндэслэлээ "...-тай холбогдуулан" гэсэн үгээр эхлүүлэх нь зүйтэй. зүгээр л тайлбаргүйгээр хүсэлтээс татгалзаарай.

Баталгаажуулах захидал

Баталгаажуулах бичиг нь хүлээн авагч нь өмнө нь тохиролцсон тохиролцоо, хүсэл эрмэлзэл, мэдээлэл, баримт бичиг, бусад материалыг хүлээн авсан гэх мэтийг баталгаажуулсан үйлчилгээний захидал юм.

Энэ төрлийн захидлын үндсэн хэлний томьёо нь: "Бид баталгаажуулдаг (баримт бичгийг хүлээн авсан, урьдчилсан тохиролцоо, зөвшөөрөл ...)".

Захидлын текст дэх урьдчилсан тохиролцоог батлахдаа түүний мөн чанарыг товч дурдах шаардлагатай.

Баримт бичгийг хүлээн авсан нь батлагдсан бол тэдгээрийг нэрлэх гэх мэт. Баталгаажуулах бичиг нь хүсэлт, хүсэл, саналаар төгсөж болно.

Нэхэмжлэлийн захидал

Гомдлын захидал нь санаачилгатай бизнесийн захидал бөгөөд түүний зорилго нь хүлээн авагчид гомдол, дургүйцлээ илэрхийлэх явдал юм.

Дүгнэлтэд нөхцөл байдлыг засах тодорхой хүсэл, саналыг илэрхийлэх ёстой.

Батлан ​​даалтын бичиг

Батлан ​​даалтын захидал нь тодорхой амлалт, нөхцөл байдал, зохиогчийн (илгээгч байгууллага) хүсэл эрмэлзэл, үйлдлийг баталгаажуулахын тулд хаяг хүлээн авагчийн эрх ашгийг хөндсөн тодорхой баталгааг бичгээр өгөх зорилготой юм.

Батлан ​​даалтын бичгийг байгууллага, хувь хүнд хаягласан байдаг. Захидлын бичвэрт "баталгаа" гэсэн үгийг огт дурдаагүй байж болох ч уг захидал нь баталгаа агуулсан баримт бичиг хэвээр үлдэнэ.

Гүйцэтгэсэн ажлын хөлс, түүнийг дуусгах хугацаа, ажлын чанар, барааны чанар, хүргэх хугацаа, хүлээн авсан бүтээгдэхүүний төлбөр гэх мэтийг баталгаажуулж болно.Эдгээр талууд нь агуулгыг бүрдүүлж болно. бүх үсгийг бичих эсвэл түүний бүрэлдэхүүн хэсэг болгон үсгийн текстийг оруулна.

Батлан ​​даалтын захидал нь гэрээний шинж чанартай баримт бичигт тохирсон статустай, хууль ёсны шинж чанартай байдаг. Ихэнх тохиолдолд төлбөрийг баталгаажуулахын тулд баталгааны захидал гаргадаг.

Энэ тохиолдолд гэрээний дугаар, төлбөрийг хийх ёстой нэхэмжлэхийг заавал зааж өгөх ёстой.

Батлан ​​даалтын захидал нь тодорхой, үнэн зөв, хоёрдмол утгагүй байдлаар ялгагдана - учир нь бид байгууллагын нэрийн өмнөөс болон нэрийн өмнөөс хаяг хүлээн авагчид баталгаа өгөх тухай ярьж байна. албан ёсны. Энэ нь гүйцэтгэх ажиллагааны төрлийг зааж өгөх ёстой.

Ийм захидал нь хүлээн авагчид өгсөн баталгааны мөн чанарын тухай мэдэгдлээр эхэлж болно, жишээлбэл: "Би энэ захидлыг баталгаажуулж байна ...".

Бусад тохиолдолд баталгааны захидалд зохиогчийн хүсэлтийг хүлээн авагчид тодорхой баталгаа өгөхөд бэлэн байгаагаа мэдэгдэхэд хүргэсэн шалтгаануудын талаархи мэдэгдлийг агуулж болно. Энэ тохиолдолд холбогдох мэдэгдлийг эцсийн өгүүлбэрт томъёолсон болно, жишээлбэл: "Бид төлбөрийг баталгаажуулдаг" эсвэл "Би цаг тухайд нь, бүрэн төлбөрийг баталгаажуулдаг."

Энэ төрлийн захидлын онцлог нь зохиогчийн гарын үсэг (жишээлбэл, байгууллагын захирал), санхүүгийн болон бусад асуудлыг шууд хариуцдаг албан тушаалтны гарын үсэгтэй байх явдал юм. Хэрэв баталгааны захидал худалдан авалт, үзүүлсэн үйлчилгээ гэх мэт төлбөрийг төлөх үүрэг болгон илгээсэн бол төлбөр төлөгч байгууллагын банкны дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан байх ёстой.

Баталгааны захидлын гол хэллэг нь дараахь үг, хэллэгийг агуулж болно.

• Бид баталгаа…
• Бид баталгаатай…
• Түнш компани баталгаа өгдөг…
• Манай хаягаар бэлэн мөнгө (баталгааны төрөл) илгээнэ үү ...
• Төлбөрийн баталгаатай...
• Бид үүгээр баталгаатай…

Дүгнэлт

Анкет бол мэргэжилтний ажил олгогчдод хамгийн бүрэн гүйцэд, ашигтай танилцуулах зорилготой бизнесийн захидлын нэг төрөл юм.

Анкет бүрдүүлэхдээ та хэд хэдэн дүрмийг чанд дагаж мөрдөх ёстой.

1. өөрийгөө танилцуулах
2. Боловсрол
3. ажлын туршлага
4. Би хүссэн цалингийн түвшинг зааж өгөх шаардлагатай юу?
5. Би зааж өгөх ёстой юу нэмэлт мэдээлэлМиний тухай?
6. Хувийн мэдээлэл шаардлагатай юу?
7. Ажил олгогчийн шаардлагад нийцүүлэн анкетаа тохируулаарай
8. Аялалд хандах хандлага
9. Зөвлөмжийн бэлэн байдал
10. Дамжуулах захидал

Бүх фирмүүдэд өөрчлөлт оруулахгүйгээр илгээж болох бүх тохиолдлуудад зориулсан ганц анкет байдаггүй бөгөөд байж ч болохгүй.

Тэр болгонд та эхлээд ямар чанарыг үнэлэх талаар бодох хэрэгтэй шинэ ажил, тэдгээрийн дагуу анкетыг өөрчилнө.Анкетанд оруулсан мэдээлэл нь найдвартай байх ёстой. Анкет дээрээ хоосон газар бүү үлдээ.

Хамгийн чухал нь - хураангуй нь богино байх ёстой: нэгээс илүүгүй - нэг хагас хуудас. Товчхондоо илэрхийлэх чадвар чинь үзүүлэлт юм өндөр түвшинерөнхий соёл.

Анкет дээр зураг байгаа нь сайшаалтай.

1. Байгууллагад ажилласан баримт, хугацаа, эрхэлж байсан албан тушаал, гүйцэтгэсэн чиг үүргийн талаархи товч мэдээлэл (хувийн хүнээс ирүүлсэн зөвлөмжийн захидлын хувьд энэ догол мөрөнд тухайн захидлын зохиогч ямар хугацаанд, ямар эрхтэйгээр мэддэг болохыг заана. санал болгосон хүн). Ажил үүргийн жагсаалтаас санал болгож буй хүний ​​​​мэргэшсэн байдал харагдах ёстой. Хэрэв санал болгож буй хүн янз бүрийн албан тушаал хашиж байсан бол эзэмшиж, гүйцэтгэсэн албан тушаалын талаархи мэдээлэл албан ёсны үүрэгхугацааны интервал тус бүрээр заасан. Жишээ:Сидоров Владимир Александрович 1998 оны 3-р сарын 12-оос 2002 оны 3-р сарын 16 хүртэл "Вектор" компанид, 1998 оны 3-р сарын 12-ноос 2002 оны 3-р сарын 16 хүртэл Худалдаа, худалдан авалтын хэлтсийн менежерээр 3-р сарын 17-ноос 11-р сарын 25 хүртэл ажилласан. 2002 он - тус газрын ахлах менежерийн албан тушаалд. Менежерийн хувьд түүний үүрэг бол бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн хангамжийг зохион байгуулах, ахлах менежерийн хувьд эд анги нийлүүлэгчид болон үйлдвэрлэлийн хоорондын харилцааг зохион байгуулах явдал байв.
2. Зөвлөмж болгож буй мэргэжлийн, ажил хэрэгч, хувийн шинж чанаруудын товч тодорхойлолт, тухайн байгууллагад ажиллах хугацаандаа олсон амжилт. Та найдвартай, чадварлаг, ухамсартай гэх мэт ерөнхий үгсийг орхиж, анхаарлаа төвлөрүүлэх хэрэгтэй тодорхой баримтуудтүүний хувьд санал болгож буйг тодорхойлох мэргэжлийн чанарууд, тодорхой даалгаврын гүйцэтгэлийг даван туулах чадвар Эндээс та үндсэн үүргээ гүйцэтгэх мэдлэг, хичээл зүтгэлийн түвшин, стандарт бус ажлыг даван туулах чадвар, овсгоо, санаачлага, суралцах, чадвар зэрэг ангилалд анхаарлаа хандуулж болно. дасан зохицох өөр өөр нөхцөл байдал, сэтгэл хөдлөлийн тогтвортой байдал, манлайллын чанарууд Энд та санал болгож буй ажлынхаа хамт ажиллагсдынхаа ажилтай ойролцоо харьцуулалтыг өгч, түүний биечлэн боловсруулж, хэрэгжүүлсэн хамгийн чухал ололт амжилт, төслүүдийг зааж өгч болно. Жишээ:Програм хангамжийг бие даан эзэмшсэн, бизнесийн хэлэлцээрийг бие даан амжилттай хийж, харьяа ажилтнуудаа үр дүнтэй удирдах гэх мэт.
3. Ажлын байраа өөрчлөх шалтгаан (байгууллагаас гарах, өөр газар нүүх). Энэ нь байгууллагын дүр төрхийг өөрчлөх, нэгжийг хаах, байгууллагын боловсон хүчний өөрчлөлт, оршин суугаа газрын өөрчлөлт гэх мэт байж болно.
4. Дүгнэлт. Чадамжийн товч бөгөөд тодорхой үнэлгээ, бизнесийн чанаруудсанал болгосон, түүний бүтээлч байдалболон боломжууд карьерын хөгжил. Тодорхой албан тушаал, албан тушаалыг авах зөвлөмж (зарим тохиолдолд та хайж буй албан тушаалд ямар хүнийг санал болгож байгаагаа энд зааж өгөх нь зүйтэй: болзолгүйгээр, хатуу, зарим тайлбартай, зөвлөдөггүй). Жишээ:Сидоров Владимир Александрович технологийн мэдлэгтэй… (серверийн программ хангамжтай ажиллах арвин туршлагатай… эсвэл… бие даан ажиллах боломжтой) корпорацийн үйлчлүүлэгчид... гэх мэт). Ноён Сидоров нь хэлтсийн дарга, дунд үйлдвэрийн компьютерийн хэлтсийн орлогч даргаар ажиллаж, хэлтсийн даргын үүргийг үр дүнтэй гүйцэтгэж чадна гэдэгт би итгэдэг.
5. Захидалд гарын үсэг зурсан хүний ​​холбоо барих хаяг. Энэ зүйл нь ялангуяа хувь хүмүүсийн бичсэн зөвлөмжийн захидлуудад хамаатай, учир нь шинэ ажил олгогч уншсан байх магадлалтай. зөвлөмжийн захидалзарим нэг зүйлийг тодруулах гэсэн юм.

Хэвлэлийн мэдээ

Хэвлэлийн мэдээ нь хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр энэ үйл явдлыг хамгийн дээд хэмжээнд хүргэхийн тулд тодорхой үйл явдалд (болсон эсвэл удахгүй болох) анхаарлыг хандуулах явдал юм.

Хэвлэлийн мэдээг аж ахуйн нэгж, байгууллагын хэвлэлийн алба эмхэтгэж, түгээдэг бөгөөд бичих тодорхой дүрэмтэй байдаг.

• баримт бичгийн гарчиг нь "Хэвлэлийн мэдээ" гэсэн үг, түүнийг тараасан огноог агуулсан байх ёстой;
• хэвлэлийн мэдээний гарчиг нь түүний сэдэв, мэдээллийн мессежийн мессежийг тодорхой тусгасан байх ёстой;
• илүү дэлгэрэнгүй, хэвлэлийн мэдээний гарчгийн мөн чанарыг дэд гарчигт тодруулж болно (үүнтэй зэрэгцэн түүний оршихуй нь сонголттой);
• хэвлэлийн мэдээний эхний догол мөрөнд дараахь мэдээллийг агуулсан байх ёстой: юу, хаана, хэзээ болсон (болно);
• Хэвлэлийн мэдээний урт нь бичгийн машинаар бичсэн текстийн нэг ба хагас хуудаснаас хэтрэхгүй байх ёстой. Энэ тохиолдолд байгууллагын хэвлэмэл хуудасны гарын үсэг, толгой, хөлийг багтаасан нэг хуудсыг хязгаарлах нь зүйтэй;
• хэвлэлийн мэдээнд мэдээ бэлтгэгчид - байгууллагын хариуцлагатай илтгэгч нарын ишлэлийг оруулж болно;
• байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр хэвлэлийн мэдээ бичсэн;
• Хэвлэлийн мэдэгдэлд гарын үсэг зурахдаа хэвлэлийн мэдээний сэдвээр нэмэлт мэдээлэл өгөх боломжтой холбоо барих хүний ​​бүтэн нэр, түүний холбоо барих хаяг: утас (илүү зохимжтой гар утас), цахим шуудан, ICQ дугаар байх ёстой.

Баяр хүргэсэн захидал

"Баяр хүргэе" формат нь хувийн бизнесийн захидал харилцааны ангилалд хамаарна.

Энэ нь мэндчилгээний хэвлэмэл хуудас эсвэл ил захидал дээр зурсан бөгөөд үүнийг зурахдаа давамгайлах боломжтой бөгөөд байх ёстой. бүтээлч байдал. Энэ нь захидлын текст болон түүний загварт хоёуланд нь хамаарна.

Баяр хүргэх нь хувийн (төрсөн өдрийн мэнд хүргэе) эсвэл олон нийтийн (жишээлбэл, шинэ жилийн мэнд хүргэе).

Эхний тохиолдолд хүлээн авагчийн хаяг нь хувийн байх ёстой - нэр, овог нэрээр; хоёр дахь тохиолдолд энэ нь ерөнхий байж болно, жишээлбэл, "Эрхэм найзуудаа!".

Түүнээс гадна, энэ хоёр тохиолдолд илгээгч нь баяр хүргэж гарын үсэг зурах ёстой (олон нийтийн баяр хүргэхдээ факс ашигладаг).

Хувийн баяр хүргэе

Олон нийтийн баяр хүргэе

Урилга бичиг

"Урилга" формат нь хувийн бизнесийн захидал харилцааны ангилалд хамаарна.

Энэ нь албан бичгийн хэвлэмэл хуудас эсвэл ил захидал дээр хэвлэгдсэн бөгөөд заримыг нь хүлээн авагчид мэдэгдэх зорилготой юм ёслолын арга хэмжээтүүнийг зочлохыг урьсан.

Урилга нь үйл явдлын газар, цаг, түүнчлэн түүний нэрийг агуулсан байх ёстой.

Урилгад хүлээн зөвшөөрөгдсөн хувцас код (жишээлбэл, хар, зангиа), түүнчлэн урилгад хамрагдсан хүмүүсийн тоог зааж өгөх ёстой.

Дүрмээр бол урилга нь нэрлэсэн байдаг боловч олон нийтийн арга хэмжээний үеэр үүнийг хувийн шинж чанаргүй болгож болно.

Хувийн урилга

Бөөн урилга

Баярлалаа захидал

"Баярлалаа" формат нь хувийн бизнесийн захидал харилцааны ангилалд багтдаг бөгөөд хүлээн авагчид талархал илэрхийлэх зорилготой юм.

Дүрмээр бол, талархал нь байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр гардаг боловч ил захидал хэлбэрээр гаргаж болно.

Талархлын захидлын текст нь илгээгчийг хүлээн авагчид талархлаа илэрхийлэхэд хүргэсэн үйл явдлын талаар товч, найрсаг, албан ёсны хэв маягаар бичигдсэн болно. Хүсвэл хүлээн авагчийн бусад гавьяаг мөн жагсааж болно.Талархлыг илгээгчийн хувийн гарын үсэг, зарим тохиолдолд байгууллагын тамга тэмдгээр баталгаажуулдаг.

Жишээ: Их Британийн Ерөнхий сайдын ЗХУ-ын Ардын Комиссаруудын Зөвлөлийн даргад илгээсэн илгээлт (1942 оны 4-р сарын 25) "4-р сарын 23-нд илгээсэн илгээлтэд тань би маш их талархаж байна. Мэдээжийн хэрэг, ноён Молотовын айлчлалыг бид баяртайгаар хүлээн авах болно, түүнтэй хамт олон ашигтай ажил хийж чадна гэдэгт итгэлтэй байна. Та бүхэн энэхүү айлчлалыг зөвшөөрөх боломжтой болсонд би маш их баяртай байна, энэ нь маш үнэ цэнэтэй байх болно гэдэгт итгэлтэй байна.

эмгэнэл илэрхийлсэн захидал

"Эмгэнэл" хэлбэр нь хувийн бизнесийн захидлын ангилалд багтдаг бөгөөд энэ эсвэл тэр талаар хүлээн авагчид өрөвдөх сэтгэл, дэмжлэг үзүүлэх зорилготой юм. гунигтай үйл явдалэсвэл алдагдал.

Эмгэнэл бичихдээ зөвийг нь сонгох нь маш чухал чин сэтгэлийн үгс, үнэхээр хүлээн авагчийг уй гашуугаар нь дэмжих чадвартай.

Үүний зэрэгцээ юу болсон талаар өөрийн мэдрэмж, туршлагаа илэрхийлэх нь чухал юм.

Эмгэнэлийн бичгийг албан бичгийн хэвлэмэл хуудас эсвэл тусгай ил захидал дээр болгоомжтой, зөв ​​хэв маягаар гаргаж, илгээгчийн хувийн гарын үсгээр баталгаажуулна.

Бизнесийн захидал- хуулийн этгээд болон хувь хүн байж болох хоёр сурвалжлагчийн хооронд харилцаа холбоо, мэдээлэл дамжуулахад ашигладаг баримт бичиг.

Менежер эсвэл менежментийн мэргэжилтэн нь үйл ажиллагааныхаа шинж чанараараа маш олон бизнесийн захидал бичих шаардлагатай байдаг.

Бизнесийн захидалд гэрчлэл, анкет, зөвлөмжийн захидал, санамж, талархлын захидал, захидал - ярилцлага эсвэл танилцуулгад урилга, татгалзсан захидал, нэхэмжлэлийн мэдэгдэл, гомдол гэх мэт.

Бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ

• бизнесийн захидлын цаас байх ёстой сайн чанарын, туйлын цэвэрхэн, цэвэрхэн зассан;
• Бизнесийн захидлын хэлбэр нь байгууллагын бэлгэ тэмдэг, түүний тэмдэгтэй байх нь зүйтэй бүтэн гарчиг, шуудан, телеграфын хаяг, утас, факс, цахим шуудан, банкны дэлгэрэнгүй мэдээлэл;
• албан ёсны ажил хэргийн захидал хэвлэсэн байна урд талхуудас, толбогүй; эхний хуудаснаас бусад бүх хуудсыг араб тоогоор дугаарласан;
• хуудасны зүүн талын захын өргөн нь 2 см-ээс багагүй байх ёстой, догол мөр нь зүүн талын ирмэгээс таван зайтай улаан шугамаар эхэлнэ; текстийг нэг ба хагас - хоёр интервалаар хэвлэсэн; үг боохоос зайлсхийх нь зүйтэй;
• бизнесийн захидлын баруун дээд буланд илгээгч байгууллагын хаягийн дор огноог бүрэн эхээр нь бичсэн байх болно (жишээлбэл, 2007 оны 1-р сарын 2);
• хуудасны зүүн талд байгууллагын нэр, эсхүл ажил хэргийн захидал илгээж байгаа хүний ​​овог, хаягийг бичсэн байх;
• доор, шугамын ирмэг эсвэл хуудасны төв хэсэгт эелдэг уриалга бичсэн; жишээ нь, "Эрхэм хүндэт Иван Иванович"; хөрвүүлсний дараа таслал шаардлагатай боловч ихэвчлэн тавьдаг анхаарлын тэмдэгдараагийн хэллэгийг улаан шугам, том үсгээр эхлүүлэх;
• бизнесийн захидал хамтын ажиллагаанд талархал илэрхийлж, түүнийг үргэлжлүүлэх найдварын илэрхийллээр төгсдөг;
• гарын үсэг зурсан байна баруун талхуудас, эелдэг байдлын эцсийн хэллэгийн дараа, жишээлбэл, "Хүндэтгэсэн ..." гэсэн гарын үсэг зурсан хүний ​​нэрийг өөрийн гараар бичсэн гарын үсгийн дор хэвлэсэн болно;
• бүх төрлийн ирж буй захидал харилцааны тухай тогтоолыг харандаагаар эсвэл тусдаа хуудсан дээр бичсэн байх ёстой; бизнесийн захидлыг дотор нь тексттэй хамт нугалж, хамгийн чухал бизнесийн захидлуудыг нугалахгүй, том зузаан дугтуйнд илгээдэг;
• телеграфын хүсэлтийг 3 хоногийн дотор хариулах ёстой, бизнесийн захидал - 10; Хэрэв хүсэлтийг нарийвчлан авч үзэх шаардлагатай бол 3 хоногийн дотор бизнесийн захидлыг харгалзан үзсэнийг мэдэгдэж, 30 хоногийн дотор эцсийн хариуг өгнө үү.

• бодол санааг илэрхийлэх нарийвчлал, тодорхой байдал - богино үгс, богино хэллэг, богино догол мөр
• текстийг ойлгоход хамгийн их хүртээмжтэй байх, мөн чанарыг үнэн зөв, хоёрдмол утгагүй илэрхийлсэн энгийн хэллэгүүдийг ашиглах
• бичиг үсэг
• зөв байдал

Бизнес захидал нь салшгүй хэсэг болох баримт бичиг юм бизнесийн харилцаа холбоо. Ихэнхдээ энэ нь шуудангийн үйлчилгээгээр дамждаг бөгөөд үйлчилдэг онцгой байдлаармэдээлэл солилцох.

Үндсэн ойлголтууд

Эдийн засгийн болон үйлдвэрлэлийн янз бүрийн асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд бизнесийн захидал харилцаа хэрэгтэй. Үүний тусламжтайгаар аж ахуйн нэгж, байгууллагууд гадаад орчинтой харилцдаг: түншүүд, үйлчлүүлэгчид эсвэл төрийн байгууллагууд. Үүнд ихэвчлэн бизнесийн захидал ашигладаг.

Бичсэн баримт бичгийг ерөнхийд нь ингэж нэрлэдэг бөгөөд энэ нь:

• өмнө нь хүлээн авсан мессеж эсвэл хүсэлтэд хариу өгөх;
• бусад баримт бичиг, материалын хамт хүлээн авагчид илгээсэн дагалдах цаас;
• өөр арга замаар харилцах боломжгүй тохиолдолд санаачилгын захидал.

Эдгээр сонголт бүр өөрийн гэсэн шинж чанартай байдаг. Гэсэн хэдий ч байдаг ерөнхий дүрэм, үүний дагуу аливаа албан бичгийг ихэвчлэн боловсруулдаг. Энэ нь ойлгомжтой, учир нь ихэнх ажил гүйлгээг хийх нь ихэвчлэн бизнесийн захидал харилцаанаас эхэлдэг. Мөн зохих ёсоор гүйцэтгэсэн баримт бичиг нь хүлээн авагчид ирээдүйн боломжит түншийн талаар таатай сэтгэгдэл төрүүлж чадна.

Бизнесийн захидлын төрлүүд

Албан бичигт байгаа мэдээллээс хамааран дараахь байж болно.

1. Дагалдан яваа. Энэ нь програмын багц байгаа гэсэн мессеж агуулсан тохиолдолд.
2. Хуурамч. Энэ нь тодорхой нөхцөл байдалд сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлдэг (нэхэмжлэл).
3. Сургамжтай. Текст нь тодорхой зааварчилгааг өгдөг.
4. Баталгаат хугацаа. Илгээгч нь ирээдүйд баримт бичигт заасан үүргээ биелүүлэхийг баталгаажуулна.
5. Мэдээллийн. Захидал нь хүлээн авагчийн сонирхлыг татахуйц мэдээллийг агуулна.
6. Зар сурталчилгаа. Хамтын ажиллагааг татах үүднээс мэдээлэл өгдөг.
7. Мэдэгдлийн захидал. Олон нийтийн арга хэмжээ зохион байгуулах тухай мэдээлэл.
8. Баталгаажуулах захидал. тодорхой баримт бичиг, материалыг хүлээн авах.
9. Хүсэлтийн захидал. Текст нь хүлээн авагчийг арга хэмжээ авахыг уриалсан уриалгыг агуулдаг.
10. Захидал мессеж. Үүнд илгээгч нь талуудын харилцан сонирхсон тодорхой мэдээллийг өгдөг.

Эдгээр баримт бичгийн зорилго нь байгууллага эсвэл түүний бүтцийн нэгж хоорондын харилцаа холбоог хадгалахад оршино.

Нэхэмжлэлийн бичгийн төслийг боловсруулж байна

Хамтын ажиллагааны асуудлаар зарим нэг шалтгааны улмаас талуудын аль нэг нь үүргээ биелүүлэхгүй байх нөхцөл байдал үүсдэг. Энэ тохиолдолд түнш нь эхлээд эсрэг талдаа захидал илгээдэг. Үүнд тэрээр дүрмийн дагуу түүний зөрчлийг арилгах саналаа тусгасан болно хууль ёсны эрх. Энэ бол албан бичиг. Ийм баримт бичгийн дээжийг дур зоргоороо эмхэтгэж болно. Үүний зэрэгцээ үүнийг анхаарч үзэх хэрэгтэй дараах цэгүүд:

1. нөхөрлөлийн нөхцөлтэй албан ёсны, ажил хэрэгч байх ёстой.
2. Нэхэмжлэлийн мөн чанарыг маш тодорхой илэрхийлэх ёстой.
3. Мэдээллийг танилцуулахдаа та тодорхой баримтуудтай итгэл үнэмшилтэй ажиллах хэрэгтэй.

IN нэхэмжлэлийн захидалагуулсан байх ёстой:

• илгээгчийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл (нэр, буцах хаяг, утасны дугаар);
• хүлээн авагчийн талаархи бүрэн мэдээлэл;
• мөргөлдөөний нөхцөл байдал үүссэн нөхцөл байдлын тодорхойлолт;
• руу холбох хууль эрх зүйн зохицуулалтэсрэг тал нь зөрчсөн;
• зөрчлийг арилгах тодорхой шаардлага, тэдгээрийг хэрэгжүүлэх эцсийн хугацааг харуулсан;
• эсрэг тал нь цаазаар авахаас зайлсхийвэл учирч болох үр дагавар.

Албан бичгийг хэрхэн бүрдүүлэхэд онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй. Дээжийг халдагчид аюул заналхийлэл гэж үзэхгүй байхаар зохион бүтээсэн байх ёстой. Энэ нь зөвхөн хуулийг дагаж мөрдөх шаардлагыг сануулж байгаа гэдгийг санах хэрэгтэй.

Дизайн дүрмүүд

Албан бичгийн загварт онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй. Хуульд энэ талаар ямар ч хатуу дүрэм, журам заагаагүй нь үнэн.

Үүнийг үл харгалзан эмхэтгэх үед ижил төстэй баримт бичигдараахь зүйлийг заавал анхаарч үзэх хэрэгтэй.

1. Аливаа бизнесийн захидлыг хэвлэмэл хуудсан дээр бичсэн байх ёстой. Үүнийг оффисын удирдлагын мэргэжилтнүүд урьдчилан боловсруулж, аж ахуйн нэгжийн даргын тушаалаар баталдаг.

2. Баримт бичиг нь тодорхой мэдээллийг агуулсан байх ёстой:

2.1. Хүлээн авагч болон илгээгчийн талаарх мэдээлэл.

2.2. Энэ захидлын дугаар, огноо. Энэ нь бүртгүүлэхэд шаардлагатай.

2.4. Гарчиг.

2.5. Ямар нэгэн програм байгаа эсэх, тэдгээрийн нэр, дугаарыг харуулсан мэдээлэл.

2.6. Гарын үсэг зурсан хүний ​​тухай мэдээлэл энэ баримт бичиг(албан тушаал, бүтэн нэр).

3. Захидал нь зөвхөн нэг асуудлыг хөндөх ёстой. Хэд хэдэн сэдэв байгаа нь зураач сонгоход хэцүү болно.

4. Мэдээллийг аль болох товч, гэхдээ тодорхой бичсэн байх ёстой. Текст нь хоёр хуудаснаас илүүгүй байх нь зүйтэй юм.

5. Хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг зөв зааж өгөх. Байгууллагын хувьд дараах дарааллыг баримтална.

5.1. Компанийн нэр (нэрлэсэн тохиолдолд).

5.2. Бүтцийн дэд хэсэг(Хэрэв шаардлагатай бол).

5.3. Хүлээн авагчийн байрлал (датив тохиолдолд).

5.4. Түүний эхний үсэг.

5.5. Компанийн шуудангийн хаяг.

6. Хэрэв хэд хэдэн хүлээн авагч байгаа бол эхлээд голыг нь, дараа нь бусад бүгдийг зааж өгнө.

Хэрэв та эдгээр бүх зүйлийг анхаарч үзвэл албан бичгийн загвар нь зарчмын хувьд хэцүү биш байх болно.

Илтгэлийн дараалал

Баримт бичгийг зөв бүрдүүлэхийн тулд түүний доторх мэдээллийг танилцуулах тодорхой дарааллыг харгалзан үзэх шаардлагатай. Жишээлбэл, та үйлчилгээний захидал-хариу бичих сонголтыг авч үзэж болно. Юуны өмнө та ёс зүйн дүрмийн дагуу мэдээлэл хүлээн авснаас хойш нэг өдрийн дотор хариу өгөх ёстой гэдгийг санах хэрэгтэй. Имэйлийн тухайд гэвэл оновчтой хугацаахоёр цагаас хэтрэхгүй. Ийм дүрмийг дагаж мөрдөх боломжгүй тохиолдолд түнш рүү холбогдох мессежийг илгээх нь дээр.

Уг захидал нь өөрөө хоёр хэсгээс бүрдэнэ.

1. Танилцуулга. Илгээгч үүнийг бичих сэдэв, шалтгаан, шалтгааныг зааж өгдөг. Эндээс та хуулийн дагуу хариулт өгөх үндэслэл болох зохицуулалтыг үзэж болно. Үүнээс гадна, хэлэлцэж буй нөхцөл байдлын талаар зарим зүйлийг анхаарч үзэх нь зүйтэй. Тэд асуудлын мөн чанарыг илрүүлэхэд туслах болно.
2. Үндсэн. Энэ хэсэг нь тодруулах, ятгахад чиглэгддэг. Текст нь тодорхой, товч бөгөөд товч байх ёстой бөгөөд танилцуулсан баримтууд нь баталгаатай, бодитой байх ёстой. Шаардлагатай тохиолдолд тэдгээрийг бодит тоогоор баталгаажуулж болно.

Энэ текстийн араас ихэвчлэн хавсралтын жагсаалт байдаг. Баримт бичиг нь илгээгчийн гарын үсгээр төгсдөг. Нэмж дурдахад та хүлээн авагчийг гомдоохгүйн тулд бизнесийн захидал хэрхэн бичихээ мэдэх хэрэгтэй. Нэгдүгээрт, түүнд "Эрхэм хүндэт" гэсэн хэллэгээр хандаж эхлэхийг зөвлөж байна. Хоёрдугаарт, та "саналуудаа сайтар судалж үзэх" эсвэл "санал хүсэлтээ сайтар шалгаж үзэх" гэх мэт нэмэлт өгүүлбэрүүдийг текстэнд ашиглаж болно. Ёс зүйг ингэж дагаж мөрдөх нь зөвхөн хоёр талдаа ашигтай байх болно.

Процедур

Албан бичгийг эмхэтгэх нь эдгээр үүрэг хүлээсэн бичиг хэргийн ажилтан, нарийн бичгийн дарга эсвэл бусад ажилтнуудын үүрэг юм. Ажилдаа орохдоо тэд үйлдлийнхээ тодорхой дарааллыг дагаж мөрдөх ёстой. Ийм баримт бичгийг бүрдүүлэх үйл явц нь ихэвчлэн дараах алхмуудыг дамждаг.

1. Нөхцөл байдлыг сайтар судлах энэ асуудал. Нөхцөл байдлыг зөв үнэлэхийн тулд нөхцөл байдлыг бүрэн хянах шаардлагатай боломжит арга замуудтүүний шийдвэрүүд.
2. Захидал боловсруулах. Энд дээр дурдсан бүх шаардлагыг харгалзан үзэх шаардлагатай.
3. Бэлтгэсэн текстийн зохицуулалт. Заримдаа менежерийн тайлбарыг харгалзан засварлах шаардлагатай болдог. Тэр сэдвийн талаар зарим тодруулга эсвэл тодруулга хийж болно.
4. түүний менежерийн зөвшөөрөл.
5. Баримт бичгийг дуусгах, гарын үсэг зурах.
6. Захидлын бүртгэл.
7. Хүлээн авагч руу захидал илгээж байна.

Зөвхөн эдгээр бүх үе шатыг давсны дараа захидал хүлээн авагчид хүрч, түүнд өгсөн даалгавраа биелүүлэх боломжтой болно.

Заавал зохицуулах зохицуулалт

Үйлчилгээний захидал гаргахын тулд та түүний эхний хуудсыг тусгай маягт дээр хэвлэх ёстой гэдгийг анхаарах хэрэгтэй. Үлдсэн хэсэгт та энгийн А4 хоосон хуудсыг ашиглаж болно. Энд та текст талбар нь өөрийн гэсэн хилтэй гэдгийг санах хэрэгтэй: дээд ба доод тал нь 2 сантиметр, зүүн нь 3.5 сантиметр, баруун тал нь 1 сантиметр байна. Эвдрэх ёсгүй стандарт хэмжээсүүдмэдээллийг нэг хуудсанд багтаах. Бүх дүрмийг дагаж, нэмэлт хуудас нэмэх нь дээр.

Та мөн бүх дүрмийн дагуу текст бичих ёстой:

1. Хэвлэхдээ стандарт Times New Roman фонт ашиглана. Бусад сонголтыг ашиглахгүй байх нь дээр.

2. Үсгийн хэмжээг мөн зохицуулдаг:

• үндсэн текстийн хувьд - 14;
• хуудасны зохион байгуулалт, гүйцэтгэлийн тэмдэг - 12.

3. Дэлгэрэнгүй мэдээллийг байрлуулах нь дараахь дүрмийн дагуу хийгддэг.

• мөр хоорондын зай - 1;
• текстийн зэрэгцүүлэлтийг "өргөнөөр" гүйцэтгэдэг;
• шилжүүлгийг автоматаар хийдэг;
• регистрийн дугаараас гарчиг хүртэлх зай нь 2 мөр хоорондын зай, түүнээс үндсэн бичвэр хүртэлх 3 байна.

Эдгээр дүрмийг дагаж мөрдөх нь маш чухал юм зөв дизайнхолбогдох захидал.

Таягуудын байршил

Стандарт бизнесийн захидлыг зөв бичихийн тулд түүний дэлгэрэнгүй мэдээлэл, бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг хаана байрлуулахыг тодорхой мэдэх хэрэгтэй. Эдгээр асуултын хариултыг ГОСТ R 6.30-2003-т оруулсан болно. Энэ нь бизнесийн захидлын хэлбэрийг нарийвчлан тодорхойлсон. Үнэн хэрэгтээ энэ бол баримт бичгийн бүх нарийн ширийн зүйлийг тодорхой байдлаар байрлуулсан жишээ юм. Энэ нь дараахь зүйлийг хийхэд шаардлагатай.

1. Албан (ажлын) бичиг гаргах үйл явцыг нэгдмэл болгох.
2. Зарим ажлыг гараар хийх хэрэгцээг багасгахын зэрэгцээ стандарт маягтуудыг төвлөрсөн байдлаар урьдчилан бэлтгэх чадвартай байх.
3. Мэдээллийг нүдээр хайх хугацааг хөнгөвчлөх, багасгах.
4. Компьютер болон бусад төхөөрөмжийн тусламжтайгаар үсэг боловсруулах боломжийг өргөжүүлэх.

Тиймээс, ердийн бизнесийн захидлын хувьд арван нэгэн заавал байх ёстой бүсэд байрладаг 30 стандарт мэдээллийг ашигладаг.

• бэлгэ тэмдэг, бэлгэ тэмдэг;
• зохиогч;
• анхны өгөгдөл;
• гарчиг;
• мэдэгдэл;
• хүлээн авагч;
• тогтоолууд;
• текст;
• гарын үсэг, өргөдөл;
• зөвшөөрөл, баталгаа;
• тэмдэг.

Тодорхой салбаруудад мэдээлэл байршуулах нь мэргэжилтнүүд баримт бичгийг илүү сайн удирдах боломжийг олгодог бөгөөд энгийн хэрэглэгчид үүнийг эмхэтгэх үйл явцыг хөнгөвчилдөг.

Үндсэн шаардлага

Зарим менежерүүд бизнесийн захидал харилцааг аливаа дүрэм, журмыг дагаж мөрдөхгүйгээр дур зоргоороо хийж болно гэж андуурдаг. Гэхдээ үүнийг хариуцдаг мэргэжилтнүүд албан бичигт тавигдах үндсэн шаардлагыг мэддэг байх ёстой.

1. Тусгай (компанийн) хэвлэмэл хуудас байгаа эсэх.
2. Таягыг зөв ашиглах, байрлуулах.
3. Текстийг уншихад хялбар, сайн засварласан байх ёстой. Асуудлын мөн чанарыг илэрхийлэхийн тулд энгийн нийтлэг өгүүлбэрүүдэд давуу эрх олгох нь дээр. Үг бүр нь хамгийн их мэдээлэл агуулсан байхын тулд товч тайлбарлах шаардлагатай.
4. Баримт бичгийн төрлөөс хамааран зохих форматтай байх ёстой. Захидал нь хэд хэдэн зүйлийг агуулж болно. Энэ тохиолдолд танилцуулахдаа тэдгээрийг нэгтгэхийг хичээх хэрэгтэй.
5. Бичихэд тогтоосон хэм хэмжээг зөв хэрэглэх.
6. Захидлын агуулгыг ангилахгүй байхыг хичээ. Хүлээн авагч эдгээр хэллэгийг заналхийлэл гэж үзэж болно. Өгүүлбэр зохиохдоо "илэрхий", "мэдэгдэж байгаагаар", "боломжтой", "хэрэгтэй" гэх мэт оршил үгсийг ашиглах нь зүйтэй.

Эдгээр шаардлагыг практикт биелүүлэх нь аж ахуйн нэгжийн ажлын урсгалыг зөв удирдахад тусалдаг.

Өнөөдөр бараг бүх хүн интернетийг идэвхтэй ашигладаг. Гэхдээ бизнесийн захидал харилцаа нь хамааралтай, чухал байхаа больсонгүй. Үүнийг зүгээр л өөр хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэлд шилжүүлсэн. Бизнес захидлыг хэрхэн бичих, хэлбэржүүлэх талаар хэвлэлд өгүүлэх болно.

Бизнесийн мессеж юу агуулж болох вэ?

Юуны өмнө бизнесийн захидал харилцаа нь ажилчид, бизнесийн түншүүдтэй аливаа санал, санал солилцох боломжийг олгодог. Захидал нь компаниудын хоорондын үл ойлголцлыг арилгах хүсэлт, нэхэмжлэл болон бусад бодлыг агуулж болно. Ер нь ажил хэргийн захидал харилцаа бол албан ёсны захидал харилцаа юм.

Бусад үсгүүдээс ялгаатай

Үндсэн ялгааг дараах байдлаар нэгтгэн дүгнэж болно.

• Илтгэлийн хэв маяг.
• Дэд захирагдах байдал.
• Сэтгэл хөдлөлийн хүчтэй илэрхийлэлгүй үгсийн сан.
• Дүрмээр бол захидал нэг хуудаснаас илүүгүй байна.
• Текстийн бүх фонт ижил (жижиг биш, том биш).
• Энэ нь ихэвчлэн байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдсэн байдаг.

Бизнесийн захидлын төрлүүд

Хариулах захидал:

• Лавлагаа.
• Өргөдөл.
• Шаардлага.
• Өгүүлбэр.
• Давж заалдах.

Хариу өгөх шаардлагагүй захидал:

• Мэдээллийн.
• Мэдэгдэж байна.
• Дагалдан яваа.
• Баталгаат хугацаа.
• Анхааруулга.
• Сануулга.

Арилжааны захидал. Тэд ихэвчлэн гэрээний хугацаанд эсвэл гэрээ байгуулахад шаардлагатай байдаг.

• Хүсэлт.
• Хүсэлтэд хариу өгөх.
• Сануулга.
• Нэхэмжлэл.
• Санал. Энэ бол гэрээ байгуулах, хэлцэл хийх санал юм.
• Үүргээ биелүүлэх, гэрээг цуцлах гэх мэтийг сануулах.

Арилжааны бус захидал:

• Урилга.
• Аливаа зүйлийн талаархи мэдээлэл.
• Талархлын илэрхийлэл.
• Зөвлөмж.
• Хүсэлт.
• Зааварчилгаа.
• Дамжуулах захидал.
• Эмгэнэл илэрхийлэв.
• Ямар ч тохиолдолд баяр хүргэе.
• Батлан ​​даалтын бичиг.
• Бараа хүлээн авах, үйлчилгээ үзүүлэх гэх мэтийг баталгаажуулах.

Бизнес захидлуудыг бүтцээр нь ангилах:

• Хатуу хэв маягийн дагуу эмхэтгэсэн.
• Чөлөөт хэлбэрээр бичсэн.

Хүлээн авагчаас хамааран төрлүүд:

• Ердийн. Нэг хаяг хүлээн авагч руу илгээсэн.
• Хамтлаг. Нэг хүнд илгээсэн боловч хэд хэдэн хүнээс.
• Тойрог. Олон хүлээн авагч руу илгээсэн.

Захидлын хэлбэр нь дараах байдалтай байна.

• Энгийн шуудангийн дугтуйнд илгээсэн.
• Өөрийн биеэр хүлээлгэн өгсөн.
• факс хэлбэрээр илгээсэн.
• Зорилтот цахим шуудан.

Таны харж байгаагаар бизнесийн мессежийг янз бүрийн аргаар, өөр зорилготойгоор илэрхийлж болно. Гэхдээ зарим тохиолдолд ёс зүйн үүднээс үүнийг компьютер дээр биш гараар бичих ёстой гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Энэ нь баяр хүргэж, эмгэнэл илэрхийлэхэд хамаарна.

Захидлын хэсгүүд

Сайн бизнесийн захидал үргэлж хэд хэдэн хэсэгт хуваагддаг. Энэ бол танилцуулга, үндсэн ба эцсийн хэсэг юм. Мөн тэд хоорондоо логик холбоотой байдаг.

Дүрмээр бол оршил хэсэг нь захидал бичихэд хүргэсэн нөхцөл байдлын талаархи мэдээллийг агуулдаг. Гол текст нь агуулга нь өөрөө, мессежийн мөн чанар юм. Эцсийн хэсэгт тэд татгалзсан, зөвшөөрөл, хүсэлт гэх мэтийг илэрхийлж болох үр дүнг нэгтгэн харуулав.

Бичих зарчим

Аливаа бизнесийн мессежийг ингэж бичих ёстой.

1. Шударга бусаар.
2. Хаягласан (өөрөөр хэлбэл тодорхой хүнд зориулагдсан).
3. Маргасан.
4. Найдвартай.
5. Хамгийн бүрэн гүйцэд.
6. Текст дэх бүх мэдээлэл бичих үед одоогийн байх ёстой.

Стилистик шинж чанарууд

Бизнесийн захидал бичих дүрэмд хатуу хэв маягийг баримтлах шаардлагатай гэж заасан байдаг. Зөвхөн албан ёсны баримт бичигт тохирсон ярианы хэрэгслийг ашиглах шаардлагатай. Энэ нь албан ёсны бизнесийн хэв маяг тохиромжтой байх болно. Хэл нь дараах шинж чанартай байх ёстой.

• Албан тушаал.
• Өгөгдсөн мэдээллийн үнэн зөв байдал.
• Объектив байдал.
• Бүтэцтэй.
• Мэдээллийн чанартай боловч товч.

Асуудлын мөн чанарыг энгийн богино өгүүлбэрээр, үйл үгсийг онцолсон байх ёстой. Текстийг нэмэлт нэрээр хэт ачаалах шаардлагагүй, хүлээн авагчид ойлгомжгүй байж болох бага мэддэг, нарийн мэргэшсэн нэр томъёог ашигла. Энэ нь зөвхөн сөрөг, татгалзах шалтгаан болно. Энгийн, ойлгомжтой үгээр, илүү олон баримт, онцлогоор тайлбарлахыг хичээсэн нь дээр. Бизнесийн хэв маяг нь мэдээлэлгүй, "устай" текст байхыг зөвшөөрдөггүй.

Эцсийн хэсгийг шаардлагагүй, урт яриагаар дүгнэж болохгүй. Мөн логикгүй, уялдаа холбоогүй саналууд үр дүнд хүрэхгүй. Тиймээс adverbial болон оролцооны хэллэгийг оруулахгүй байх нь дээр. Догол мөр бүр зөвхөн нэг тодорхой санааг агуулсан байх ёстой. Текстийг бөглөсний дараа захидлыг чангаар унших замаар алдаа байгаа эсэхийг хэд хэдэн удаа шалгах нь дээр.

Маягтын шаардлага

Бизнесийн захидлын дүрмийн дагуу үүнийг компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр зурах нь дээр. Үүнд дараах үндсэн шаардлага тавигдана.

• Маягтын дунд, хэрэв тухайн аж ахуйн нэгж төрийн өмчид байгаа бол ОХУ-ын Төрийн сүлдийг оруулах шаардлагатай.
• Захидал нь А4 форматтай хуудсан дээр байх ёстой.
• Зүүн талд талбайг хоосон орхи (дор хаяж 3 сантиметр). Хэсэг хугацааны дараа материалыг бусад баримт бичигтэй хамт бүрдүүлэх тул энэ нь зайлшгүй шаардлагатай.
• Хамгийн оновчтой фонт бол стандарт "Times New Roman", хэмжээ 12, мөр хоорондын зай 1.5-2 юм. Уншиж байхдаа үүнийг хамгийн сайн ойлгодог.
• Захидлын толгой хэсэгт та байгууллагын нэр, түүний бодит болон хууль ёсны хаяг, утасны дугаар, дугаарыг зааж өгөх ёстой имэйл.

Загварын онцлог

Хэрэв бизнесийн захидлын загвар нь хэд хэдэн хуудастай байсан бол та хоёрдугаар сараас эхлэн дугаарлах хэрэгтэй. Үүний тулд араб тоонуудыг ашиглахыг зөвлөж байна. Тоонуудын хажууд цэг тавих шаардлагагүй.

Захидал нь догол мөр, шаардлагатай бол дэд гарчигт хуваагдана. Текст нь үргэлжилсэн урсгал шиг харагдах ёсгүй, учир нь энэ нь муу ойлгогдоно. Догол мөрүүд нь бусад бодлууд хаана дуусч, эхэлдэг болохыг харуулах болно.

Бизнесийн захидал харилцааны хувьд үсгийн алдаа, устгал, аливаа залруулга нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй гэдгийг анхаарах нь чухал юм. Тэд өрсөлдөгчийнхөө бичиг үсэг үл мэдэх, хөнгөмсөг байдлыг гэрчлэх болно.

Ашигласан дэлгэрэнгүй мэдээлэл

Захидал нь ихэвчлэн дараах мэдээллийг агуулна.

1. Зөвхөн товчлол биш компанийн бүтэн нэр.
2. Утасны дугаар, факсын дугаар, банкны данс, цахим шуудан.
3. Хаяг авагч. Түүгээр ч зогсохгүй компаний нэрийг өгөгдсөн тохиолдолд ашиглах ёстой. Хэрэв та овог нэр, албан тушаалыг зааж өгөх шаардлагатай бол dative case ашиглахыг зөвлөж байна. Хэрэв хүлээн авагч нь цол, эрдмийн зэрэгтэй бол тухайн хүний ​​нэрийн өмнө үүнийг зааж өгөх ёстой.

Шинж чанар бүрийг том үсгээр бичих ёстой гэдгийг анхаарах нь чухал шинэ мөр.

Бизнесийн захидал дахь лавлагаа

Албан ёсны харилцаа холбоо нь үргэлж төвийг сахисан өнгө аястай байх ёстой. Хүлээн авагчид хандсан өргөдөл нь ижил хэлбэртэй байх ёстой. "Өдрийн мэнд" гэх мэт хэллэгүүд тохиромжгүй байх болно. Сайн байцгаана уу гэвэл албан ёсны "Сайн уу" гэж хэлсэн нь дээр. Гэхдээ хамгийн чадварлаг сонголт бол нэр, овог нэрээр давж заалдах явдал юм. Мөн хаяг хүлээн авагчтай танилцах хугацаа хэр удаан үргэлжлэх нь хамаагүй. Захидал дээр та нэрний богино хэлбэрийг ашиглах боломжгүй (жишээлбэл, Петя, Аня гэх мэт).

Хүмүүсийн хоорондын зайг хадгалах, нас ахисан эсвэл түүнээс дээш албан тушаалтай хүнийг хүндэтгэхийн тулд "та" руу хандах нь тусална. Гэсэн хэдий ч зарим компаниуд эсрэгээрээ харилцахдаа, тэр ч байтугай захидалдаа "та" гэж ашигладаг заншилтай байдаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Энэ хүний ​​нэрийг дараа нь заахгүйгээр "Эрхэм ноёнтон" гэсэн цолыг ашиглах боломжгүй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. "Ноён", "Хатагтай" гэсэн товчлолуудаас зайлсхийх хэрэгтэй. Хэрэв та бүлэг хүмүүст хандах шаардлагатай бол нэрийг нь хэлэхгүй байхыг зөвшөөрнө. Дараа нь та товчхон бичиж болно: "Эрхэм ноёд оо!" Дүрэм журмын дагуу нэрээр нь бичсэний дараа та үргэлж анхаарлын тэмдэг тавих ёстой. Жишээлбэл, бизнесийн захидалд ижил төстэй хэллэг байх болно дараагийн харах. « Эрхэм хүндэт АлександрСергеевич!"

Эцсийн хэсэгт та ашиглаж болно янз бүрийн сонголтууд. "FROM Сайн сайхныг хүсье”,“ Хүндэтгэсэн ”,“ Хамтран ажиллах итгэл найдвар ” гэх мэт. Энд давж заалдах өргөдөл нь албан ёсны боловч найрсаг байх ёстой.

Эцсийн хэсгийг хийж байна

Мөн захидлыг зөв дуусгах нь маш чухал юм. Эцсийн хэсэгт та өмнө нь хэлсэн зүйлийг нэгтгэн дүгнэх хэрэгтэй. Гэсэн хэдий ч дүгнэлтийг 10 өгүүлбэрээр сунгаж болохгүй. Бизнесийн хэв маягийн хувьд товч бөгөөд товчлолыг үнэлдэг гэдгийг санах нь зүйтэй. Энгийн хэллэгээр өөрийгөө хязгаарлах нь дээр. Жишээлбэл, бизнесийн захидал харилцааны эцсийн хэсэгт тохирох хэд хэдэн барилга байгууламжийг өгөх болно. Бизнес захидлуудыг аль болох зөв, эелдэг байдлаар бөглөх ёстой.

• Таны тусламж эсвэл анхаарал тавьсанд баярлалаа. "Танд баярлалаа гэж хэлье ..." "Баярлалаа!"
• Аливаа зүйлд хаяг хүлээн авагчийн баталгаа. "Бид тантай ажиллахдаа баяртай байх болно."
• Ирээдүйд итгэх итгэлийн илэрхийлэл. "Бид танаас аль болох хурдан сонсох болно гэж найдаж байна."
• Ямар нэг зүйл хүсэх. "Та үр дүнг мэдээлвэл бид талархах болно."
• Төвөг учруулсандаа хүлцэл өчье. "Төлбөрийг хойшлуулсанд хүлцэл өчье."

Хүлээн авагчтай хэрхэн баяртай гэж хэлэх вэ

Захидал нь бизнесийнх хэдий ч бизнесийн захидалд та янз бүрийн аргаар баяртай гэж хэлж болно. Үүнийг хийхийн тулд хаалтын хэллэгийг ашиглана уу.

Дараах сонголтууд нь жишээ юм.

1. Хүндэтгэсэн.
2. Хүндэтгэсэн.
3. Хүндэтгэсэн.
4. Та бүхний ажилд амжилт хүсье.
5. Бид хамтын ажиллагаагаа үргэлжлүүлнэ гэдэгт итгэлтэй байна.
6. Бид үйлчилгээ үзүүлж байгаадаа баяртай байсан.

Өөр сонголтууд байж болно. Энд эцсийн хэллэгийг сонгох нь зөвхөн амтаас хамаарна.

Гарын үсэг зурж байна

Хуудасны хамгийн доод хэсэгт илгээгч гарын үсэг зурах ёстой. Гэхдээ баримт бичиг албан ёсны дүр төрхтэй байхын тулд үүнийг зөв хийх нь маш чухал юм.

Гарын үсэг зурахын тулд албан тушаал, эхний үсэг, овог нэр, эсрэг талыг зааж өгөх шаардлагатай. Нэмж дурдахад та холбоо барих мэдээллийг (хувийн имэйл хаягэсвэл утас). Энэ нь хүлээн авагчид харилцах, хамтран ажиллах хүсэлтэй байгааг харуулах болно.

Алдаа дутагдлын шинж чанарууд

Хэрэв та ямар нэг зүйлээс татгалзах шаардлагатай бол бизнесийн захидал хэрхэн бичихээ мэдэх нь бас чухал юм. Эцсийн эцэст, бүрхэгдсэн сөрөг эсвэл татгалзах нь ч анзаарагдахгүй бөгөөд тааламжгүй үр дагаварт хүргэх болно. Үүний дараа өөртөө эерэг, ядаж төвийг сахисан хандлагад найдаж болохгүй. Захидал бичихдээ сэтгэл хөдлөлдөө автах шаардлагагүй. Хэдийгээр хүлээн авагч нь маш их ядаргаатай байсан ч өөрийгөө хязгаарт байлгах нь дээр. Татгалзсан захидлыг үргэлж хэд хэдэн удаа унших ёстой. Онцгой анхааралмессежийн өнгө аястай холбоотой.

Мэдээлэл нь ямар ч хэлбэрээр илэрхийлэгдсэн "үгүй" гэсэн үгээр эхэлж болохгүй. Үгүй бол хүлээн авагч нь сонирхолгүй, хамаагүй гэсэн сэтгэгдэл төрүүлэх болно. Нэгдүгээрт, хийсвэр бус үнэмшилтэй тайлбар хийх нь дээр. Татгалзсан шалтгааныг товч дурдахад та баримтыг хэлэх рүү жигд шилжиж болно. Үүний зэрэгцээ бизнесийн захидлын ёс зүйн дагуу дараахь төрлийн үг хэллэгийг ашиглахыг зөвлөж байна.

• Харамсалтай нь бид таны хүсэлтийг биелүүлэх боломжгүй байна.
• Бид чин сэтгэлээсээ уучлаарай, гэхдээ бид таны саналаас татгалзах ёстой.
• Бид гүнээ уучлаарай, гэхдээ дараах шалтгааны улмаас таны хүсэлтийг хангах боломжгүй байна.

Захидлын эхэнд та хүлээн авагчийн хүсэлтийг товчхон хэлэх хэрэгтэй. Тиймээс тэд түүний саналтай үнэхээр танилцсан гэдгийг ойлгох бөгөөд тэр үүнд талархах нь гарцаагүй.

Имэйл бичих онцлог

Өнөөдөр хүмүүс бизнесийн захидлыг цахим шуудангаар явуулах шаардлагатай бол хэрхэн бичихийг сонирхож байна. Ийм захидал харилцааны хувьд өмнө дурдсан бүх дүрэм журмыг мөрдөнө. Гэсэн хэдий ч цахим бизнесийн мессеж нь өөрийн гэсэн шинж чанартай байдаг.

• Нэвтрэх нь хатуу бөгөөд хангалттай байх ёстой. Жишээлбэл, [имэйлээр хамгаалагдсан] – муу сонголт, гэхдээ [имэйлээр хамгаалагдсан]-сайн.

• "Сэдвийн" талбарыг бөглөх нь үргэлж чухал байдаг. Энэ нь юуны тухай мессеж байх нь тодорхой болно. Хэрэв захидал нь танихгүй хүнд зориулагдсан бол гарчиг нь сонирхолтой байх ёстой. Гэхдээ үүнийг хэтрүүлэхгүй байх нь чухал. " гэх мэт сэдвүүд Тусгай саналЗөвхөн одоо", "Яаралтай" нь зөвхөн татгалзах шалтгаан болно. Гарчиг нь мессежийн мөн чанарыг агуулсан 3-5 үгээс бүрдэх ёстой.

• Хэрэв захидал харилцаа нь хамт байгаа бол танихгүй хүн, дараа нь та эхлээд түүний талаар хэрхэн олж мэдсэн, компани нь юу хийдэг талаар хэлэх хэрэгтэй. Ийм танилцуулга байхгүй бол мессежийг спам гэж үзэж, шууд устгаж болно.

• Текст дэх чухал цэгүүдийг тодоор тодруулсан нь дээр. Энэ тохиолдолд өөр өөр өнгө хэрэглэх нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй.

• Бизнесийн имэйлд том үсгийг ашиглах ёсгүй. Сэдвийн дэд гарчиг, гарчигт ч гэсэн хатуу байх ёсгүй том үсэгнүүд. Давхардсан цэг таслалд мөн адил хамаарна.

• Текстийг догол мөр болгон хувааж, тэдгээрийн хооронд хоосон мөр үлдээх нь дээр.

• Мессеж богино байх тусам тэд түүнд хурдан хариу өгөх болно.

• Гарын үсэг шаардлагатай. Цахим шуудан дахь энэ нь ихэвчлэн хэд хэдэн мөрөөс бүрдэх бөгөөд илгээгчийн нэр, албан тушаал, компанийн нэр, утасны дугаар, вэбсайтын хаяг зэргийг багтаасан байдаг.

• Текст файл, зургийг захидалд хавсаргаж болно. Энэ нь маш тохиромжтой, учир нь Нэмэлт материал, тайлбар, тайлбар, нарийвчилсан тайлбар нь мөн чанараас сатаардаг. Тиймээс тэдгээрийг захидлын текстэнд биш, харин хавсаргасан файлд байрлуулах нь дээр.

• Хэрэв бизнесийн захидал харилцаа удаан хугацаанд үргэлжилж, дулаахан байвал итгэлцсэн харилцаа, дараа нь эмотиконыг имэйлд зөвшөөрдөг. Тэд бага зэрэг "сэргээх", харилцаа холбоог арилгахад туслах болно. Гэхдээ тэд хүчирхийлэлд өртөх ёсгүй, гэхдээ дотор нь цаасан захидалтэднийг огт зөвшөөрдөггүй.

Захидал бичих заавар

Бизнесийн захидал бичих нь хэд хэдэн үе шатанд хуваагдана.

1. Эхлээд та хүлээн авагчийг зааж өгөх хэрэгтэй. Үүнийг хийхийн тулд маягтын баруун дээд буланд хүлээн авагчийн нэр, овог нэр, албан тушаалыг бичих шаардлагатай. Хэрэв хүлээн авагч нь байгууллага бол түүний хууль ёсны хаягийг зааж өгөх ёстой.

2. Хүлээн авагчид хандах. Энэ нь маягтын дунд доод хэсэгт байрлах ёстой. Ямар хэллэг хэрэглэж болохыг аль хэдийн хэлсэн. Ихэвчлэн "Эрхэм Игорь Петрович!"

3. Зорилгын мэдэгдэл. Доор, шинэ мөрөнд та гол санаа, бүх санааг бичиж, давж заалдах шалтгааныг дурдах хэрэгтэй. Хэрэв бид зарим асуудлын талаар ярьж байгаа бол түүнийг шийдвэрлэх хувилбаруудыг санал болгох нь зүйтэй. Хэрэв энэ нь хамтран ажиллах санал юм бол энэ нь хэрхэн өрнөхийг тайлбарлах хэрэгтэй. Хэрэв захидалд гомдлыг тусгасан бол тодорхой арга хэмжээ авахыг хүсэх нь зүйтэй. Нэг үгээр бол текстийг хүлээн авагч нь түүнээс яг юу хүсч байгаагаа ойлгох ёстой.

4. Эцсийн хэсэг. Эцэст нь шинэ мөрөөс та эцсийн хэллэг, гарын үсгийг оруулах хэрэгтэй.

Баярлалаа захидал

Энэ жишээ нь талархлын захидал хэрхэн харагдахыг харуулж байна. Гэсэн хэдий ч, онд энэ жишээнэг дутагдал байна. "Тэргүүний компанид" гэсэн мөрийн оронд мэндчилгээний үг, захидал илгээсэн хүмүүсийн нэрийг оруулж болно.

Лавлагаа

Энэ бол бизнесийн захидлын жишээ юм. Үүнд ямар ч дутагдал байхгүй. Албан бичиг бичих бүх дүрмийг баримталсан. Текстээс ямар асуудал үүссэн, түүнийг шийдвэрлэхийн тулд юу хийх шаардлагатай байгаа нь тодорхой болно. Энэ мессеж нь бүх холбоо барих хаяг, мэндчилгээ, хаалтын хэллэг, гарын үсэг зэргийг агуулдаг.

Тиймээс хэвлэлд зориулагдсан захидал хэрхэн зохиохыг харуулсан болно бизнесийн түншүүд. Нүүр царайгаа алдахгүйн тулд үүнийг зөв, чадварлаг хийх хэрэгтэй. Эцсийн эцэст компанийн ирээдүй үүнээс хамаарна. Мөн бизнесийн мессежид цаг тухайд нь хариу өгөх нь чухал. Үүнийг захидал хүлээн авснаас хойш 3-7 хоногийн дотор хийж болно.

Өнөө үед хүн бүр захидал бичих чадвартай байх ёстой. Эцсийн эцэст энэ нь боловсролтой хүн бүрийн хувьд зайлшгүй юм. Захидал бичих авьяас хүн болгонд байдаггүй. Гэхдээ үндсэн дүрмийг мэдсэнээр та сайн зохиох чадварыг хөгжүүлж чадна сонирхолтой захидал. Ялангуяа эдгээр дүрмүүд нь маш энгийн бол. Энэ нийтлэлээс та бизнесийн болон хувийн захидал хэрхэн бичих талаар сурах болно. Янз бүрийн төрлийн үсгийг авч үзье чухал цэгүүдтэдний загварт.

Бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ

Албан ёсны эсвэл бизнесийн захидал нь ихэвчлэн пүүсүүд болон тэдний ажилчид эсвэл үйлчлүүлэгчдийн хоорондын бизнесийн харилцааг хадгалахад зориулагдсан байдаг. Бизнесийн зохиол нь маш олон төрөлтэй. Жишээлбэл:

• Баярлалаа захидал
• зөвлөмжийн захидал
• Дамжуулах захидал
• Батлан ​​даалтын бичиг
• Ерөнхийлөгчид илгээсэн захидал
• албан бичиг
• Мэдээллийн шуудан
• баяр хүргэсэн захидал
• шаардах бичиг
• Гомдлын захидал
• Урилга бичиг

Бид голчлон дээр дурдсан хүмүүст эсвэл хүсэлтийн дагуу энэ эсвэл өөр бизнесийн захидал илгээдэг. Эдгээр нь тодорхой зорилготой илгээсэн захидал юм. Зорилго нь захидлыг зөв ойлгох явдал юм. Жишээлбэл, бид хэрхэн зөв бичихээ шийддэг баярлалаа захидалбид талархаж байгаагаа ойлгох; Бид хэрхэн зөв бичих талаар боддог албан бичигтэдгээр нь ашигтай байхын тулд тэдгээрийг хүлээн авагчид зөв ойлгохын тулд. Тиймээс захидал хэрхэн зөв бичихийг мэдэх нь маш чухал юм. Бизнес захидал бичих дээжийг мэргэжлийн бизнесийн захидлын загваруудын холбоосоос олж болно.

Доор бид бизнесийн захидал бичих үндсэн дүрмийг авч үзэх болно.

Захидал нүүр царайгүй байх ёсгүй

Та имэйлээ хэрхэн зөв бичих талаар бодож байсан уу? Имэйлийн хайрцагажил хэрэгч хүн янз бүрийн спамуудад дарагддаг. Юуны өмнө албан бичиг бичихдээ таны хийх ёстой ажил бол анзаарагдах бөгөөд Спам хавтас руу илгээхгүй байх явдал юм.

Хамгийн түрүүнд хийх зүйл бол захидал илгээхийг хүссэн компанийхаа талаар лавлагаа авах явдал юм. Та хамтрагчийнхаа талаар аль болох их мэдээлэлтэй байх ёстой. Компанийн талаарх дэлгэрэнгүй мэдээлэл тодорхой болсны дараа та захидал бичиж эхлэх боломжтой. Хэн ч Бизнесийн хүнЖишээлбэл, тэд түүний ажилладаг компанийн арилжааны хэлтэст биш, харин захидалдаа түүнд хандвал сайхан байх болно. Хүлээн авагчтай нэрээр нь ярих нь юуны түрүүнд тухайн хүнийг хүндэлж байгаагаа харуулах бөгөөд мэдээжийн хэрэг түүнийг хүндлүүлнэ. эерэг сэтгэл хөдлөл, энэ нь түүнийг таны хүнд хайрлуулахгүй байхын аргагүй юм. Эцсийн эцэст, хэрэв та түүний овог, овог нэр, овог нэрийн талаар олж мэдэхэд цаг зав гаргаагүй бол боломжит түнштэйгээ бизнесийн саналын талаар хэрхэн яриа эхлүүлэх вэ?

Хэрэв та хүлээн авагчийн нэрийг олж чадаагүй бол ямар ч тохиолдолд "Ув. ген. захирал!”, “Ув. арилжааны найруулагч. пүүсүүд!" Бизнесийн захидалд ийм товчлолын газар байдаггүй. "Эрхэм", "эрхэм", "тэнхимийн дарга" гэх мэт үгсийг бүрэн бичнэ. Тэгэхгүй бол хүндэтгэлийн тухай яриа ч байж болохгүй.

Захидал нь гарчигтай байх ёстой

Захидлын агуулгыг товч танилцуулахын тулд гарчиг хэрэгтэй. Тиймээс хүлээн авагч нь захидлыг ямар ч асуудалгүйгээр боловсруулж, ангилах боломжтой болно. Аль ч хүнд албан ёсны байгууллагаӨдөр бүр шал өөр асуудлаар олон арван захидал ирдэг. Тиймээс таны захидал анзаарагдах магадлал байхгүй. Хэрэв таны толгой хэсэгт байгаа бол хэрэгтэй мэдээлэл, тэгвэл энэ нь сонирхолтой байж магадгүй юм боломжит түнш. Албан бичгийг зөв бичих нь яагаад чухал болохыг та одоо ойлгож байна уу?

Хэрхэн сайхан сэтгэгдэл төрүүлэх вэ

Захидалдаа хүлээн авагчид магтаал илэрхийлсэн танилцуулга оруулахыг хичээ. Жишээлбэл, та ийм сайн пүүстэй хамтран ажиллах нэр төрийн хэрэг гарвал ямар их баяртай байх бол.

Юунаас зайлсхийх вэ

Зааварчилгааны хэллэгээс зайлсхий

"Хэрэв та манай саналыг сонирхож байгаа бол надтай утсаар холбоо бариарай ..." гэсэн хэллэгийн оронд "Саналыг хэлэлцэхийн тулд бидэнтэй утсаар холбогдох боломжтой ..." гэж бичээрэй. Зааварчилгааны хэллэг нь хүнийг сэтгэлзүйн хувьд таны эсрэг болгож чадна. Ийм хэллэг нь хүлээн авагчид таны өөртөө эргэлзэж, бардам зантай байгааг харуулж чадна. Хэрэв та зөвлөмжийн захидал бичвэл "санал болгох" нь зөв бөгөөд тулгаж байгаа мэт сэтгэгдэл төрүүлэхгүйн тулд тулгах биш, хэнд ч таалагдахгүй.

Зөв үйл үгсийг сонго

Төгс төгөлдөр үйл үгсийг ашигла. Жишээлбэл, тэд бүтээсэн, дуусгасан, хийсэн, хөгжүүлсэн, нэмэгдүүлсэн гэх мэт. Гэхдээ бид гүйцэтгэдэг, оролцдог, бид ажилладаг, үйлдвэрлэдэг, үр дүнд хүрэх тухай ярьдаггүй. Гадаад хэлээр захидал бичихдээ үүнийг анхаарч үзэх нь хэцүү байдаг тул жишээлбэл, англи үсгийг хэрхэн зөв бичихийг мэдэхийн тулд тухайн хэлний дүрмийн талаар урьдчилан асуугаарай.

Хэвлэмэл хуудас ашиглах

Та имэйл илгээж байгаа ч гэсэн хэвлэмэл хуудас ашиглах шаардлагатай. Хэвлэмэл хуудас гэж юу вэ? Хэвлэмэл хуудсанд танай компанийн нэр, хаяг, утас, факс, компанийн лого, даргын гарын үсэг байх ёстой. Энэ цэг нь чухал юм зөв бичихбаталгааны бичиг, учир нь ийм байдлаар та компанидаа нээлттэй, хариуцлагатай гэдгээ харуулж байна.

Захиа шуудангаар илгээнэ үү

Бизнесийн захидал илгээхдээ факс, цахим шуудангаас татгалзах нь дээр. Хамгийн тохиромжтой сонголтгартаа толгой руу нь биечлэн өгөхийн тулд шуудан зөөгчийг захидал илгээх болно. Тиймээс, байгууллагын дугтуйнд анхаарал тавихаа мартуузай. Дашрамд хэлэхэд, хэрэв та ямар нэгэн албан тушаалд хүрэхийн тулд бичиг баримтаа илгээж байгаа бол хамгаалах захидал хэрхэн зөв бичиж сурахаас залхуурах хэрэггүй, ажил олгогч талархах болно.

Хувийн захидал хэрхэн бичих вэ

Хувийн захидал нь найздаа бичсэн захидал эсвэл байж болно ойр дотны хүн, захидал Англи хэлгадаадад үзэг нэгт найз, Хайрын захиаэсвэл имэйл in олон нийтийн сүлжээ. Хэрэв захидал зөв, сонирхолтой бичигдсэн бол хүлээн авагч таны захидалд үргэлж баяртай байх болно. Захидал харилцахдаа та ашиглаж болно сайхан үгсойр дотныхондоо ярихдаа ихэвчлэн ичдэг байсан. Хувийн захидал бичих нь албан ёсны захидлуудаас хамаагүй хялбар боловч энэ нь та найздаа эсвэл хайртай хүндээ захидал хэрхэн бичихээ мэдэх шаардлагагүй гэсэн үг биш юм.

Хүлээн авагчийг хүндэл

Хэрэв та шуудангаар захидал илгээж байгаа бол тэмдэглэлийн дэвтэрээс урагдсан цаасыг текст болгон ашиглаж болохгүй. Сайн чанарын цаас сонгох. Мөн хаягаа зөв бичихээ бүү мартаарай!

Үндсэн дүрмүүд

Захидал нь давж заалдах хүсэлтээр эхлэх ёстой. Давж заалдах хүсэлтийг шугамын дунд байрлуулна. Үндсэн текстийг давж заалдах хүсэлтийн доор 2 см зайд бичсэн бөгөөд хуудасны зүүн ирмэгээс ижил зайд доголтой байна. Захидлын туршид энэ зайг хадгалахыг хичээ. Хэрэв хуудас дууссан бол хоёр дахь хэсгийг нь аваарай Хоосон хуудасцаас. Хуудасны хоёр тал дээр бичиж болохгүй!

Засвараас зайлсхий

Хийсэн зураас эсвэл залруулга нь таны захидлыг маш бүдүүлэг харагдуулдаг гэдгийг санаарай. Тиймээс, эхлэгчдэд та хэтэрхий залхуу байж, ноорог бичих ёсгүй.

Бүртгэл

Захидлын текст нь гаргацтай байх ёстой бөгөөд маш жижиг биш байх ёстой. Бүх үсгийн туршид ижил бэх эсвэл бэх хэрэглэнэ. Төгсгөлд нь гарын үсгээ үлдээхээ мартуузай. Гарын үсэг зурсны дараа шаардлагатай бол бичлэгийг байрлуул (P.S.). Үсгүүдийг дотор нь нугалсан текст байна!

Захидал бичсэний дараа

Битгий захидал бичээрэй муу сэтгэлийн байдал. Хэрэв сөрөг сэтгэл хөдлөлаль хэдийн цаасан дээр байгаа тул энэ захидлыг бүү илгээ. Маргааш нь дахин бичсэн нь дээр. Эцсийн эцэст хайрын захиаг зөв бичих нь хүлээн авагчид тааламжтай эерэг сэтгэл хөдлөлийг хүргэж, түүний сэтгэл санааг сөрөг мэдэгдлээр сүйтгэхгүй гэсэн үг юм.