Σωστή γραφή δείγματος γράμματος. Εκδίδουμε επιστολές σύμφωνα με τα πρότυπα GOST. Επαγγελματική επιστολή: δομή
Σε αυτό το άρθρο θα βρείτε πληροφορίες σχετικά με την εργασία με δύσκολα γράμματα που βρίσκονται συχνά σε επαγγελματικές αλληλεπιδράσεις και θα δείτε επίσης δείγματα επαγγελματικών επιστολών. Πρόκειται για επιστολές, την ανάγκη γραφής που προκύπτει σε περίπτωση παραβίασης επιχειρηματικών συμφερόντων: μια επιστολή αίτησης και μια επιστολή αξίωσης.
Δεδομένου ότι η ίδια η κατάσταση είναι αρκετά δύσκολη, η σύνταξη μιας επιστολής σε μια τέτοια κατάσταση είναι πολύ σημαντικό θέμα, στο οποίο είναι σημαντικό ο συγγραφέας να είναι ικανός, ευγενικός, σωστός και ταυτόχρονα, ικανός να υπερασπίζεται σταθερά τα επιχειρηματικά του συμφέροντα.
Βοηθήστε στην επιτυχή επίλυση της πολυπλοκότητας των «δύσκολων» γραμμάτων:
- Ικανή στάση στην αλληλεπίδραση: μια σταθερή αλλά σωστή στάση απέναντι στη συνεργασία
- Επιλογή του κατάλληλου στυλ γραφής (επίσημη επιχείρηση ή εμπιστευτική επιχείρηση
- Ικανός και λογικός χειρισμός γεγονότων
Δείγματα επαγγελματικών επιστολών.
(στάση – εταιρική σχέση, στυλ – επίσημη επιχείρηση, πειστικός χειρισμός γεγονότων)
Προκειμένου να ληφθούν μέτρα για τη διασφάλιση της ποιότητας και της αξιοπιστίας της συσκευής KIP-12 υπό συνθήκες λειτουργίας, η οποία παράγεται από το Optics Institute από το 1992, σας απευθύνουμε το ακόλουθο αίτημα: εξετάστε τη δυνατότητα παροχής στο Optics Institute με πληροφορίες σχετικά με τη λειτουργία παραμέτρους της συσκευής σε πραγματικές συνθήκεςλειτουργία (λεπτομέρειες στο συνημμένο). Τα δεδομένα που στέλνετε θα επιτρέψουν στο ινστιτούτο να συλλέξει τις απαραίτητες πληροφορίες για την ανάλυση, να διεξάγει παρακολούθηση και θα συμβάλει σε περισσότερα έγκαιρη απόφασηθέματα βελτίωσης της ποιότητας και της αξιοπιστίας της συσκευής KIP-12.
Παρακαλούμε ενημερώστε μας στην απάντησή σας για την απόφασή σας να μας βοηθήσετε. Αν είναι απαραίτητο Επιπλέον πληροφορίες, για το οποίο πρέπει να λάβετε μια απόφαση, ενημερώστε μας επίσης σχετικά με την απάντησή σας.
Με εκτιμιση,
Ομάδα Τεχνικού Γραφείου
Ινστιτούτο Οπτικής
Επαγγελματική επιστολή. Δείγμα επιστολής αίτησης(στάση – συνεργασία, στυλ – εμπιστευτικό και επιχειρηματικό, πειστικός χειρισμός γεγονότων)
Αγαπητοί συνάδελφοι!
Μας ενδιαφέρει πολύ να βελτιώσουμε την ποιότητα και την αξιοπιστία της συσκευής KIP-12, την οποία παράγουμε από το 1992 και η οποία χρησιμοποιείται σταθερά στις εργασίες της εταιρείας σας από το 1995. Ως εκ τούτου, απευθυνόμαστε σε εσάς με αυτό το αίτημα.
Για να βελτιώσουμε την ποιότητα και την αξιοπιστία της συσκευής KIP-12, χρειαζόμαστε λεπτομερή δεδομένα για τη λειτουργία αυτής της συσκευής υπό συνθήκες λειτουργίας. Κατά την υλοποίηση αυτής της εργασίας, βασιζόμαστε πραγματικά στη βοήθειά σας και την άμεση συμμετοχή σας. Λαμβάνοντας υπόψη τη μακροχρόνια και θετική συνεργασία των εταιρειών μας, απευθυνόμαστε σε εσάς με ένα αίτημα - προσφορά: να μας βοηθήσετε να συλλέξουμε και να παρέχουμε στατιστικές πληροφορίες για τη λειτουργία της συσκευής. Θα είμαστε ευγνώμονες εάν βρείτε την ευκαιρία να συλλέξετε στατιστικά στοιχεία δεδομένων παραμέτρων(λεπτομέρειες στο παράρτημα). Αυτό θα μας επιτρέψει να παρακολουθούμε την αποτελεσματικότητα της συσκευής και να λαμβάνουμε γρήγορα μέτρα για τη βελτίωση της ποιότητας και της αξιοπιστίας της λειτουργίας της.
Παρακαλούμε ενημερώστε μας εάν είστε έτοιμοι να μας βοηθήσετε κατ' αρχήν. Εάν χρειάζεστε επιπλέον σχόλια ή έχετε ερωτήσεις για να λάβετε μια απόφαση, είμαστε έτοιμοι να τις απαντήσουμε.
Θα είμαστε ευγνώμονες για την απάντησή σας.
Με εκτιμιση,
Ιβάν Ιβάνοφ
Επικεφαλής του Τεχνικού Γραφείου
Ινστιτούτο Οπτικής
Επαγγελματική επιστολή. Δείγμα επιστολής αίτησης και δείγμα επιστολής αξίωσης.
|
Επιστολή - αίτημα (στάση – συνεργασία, στυλ – εμπιστευτικό και επιχειρηματικό, πειστικός χειρισμός γεγονότων) |
Επιστολή – καταγγελία (στάση – εταιρική σχέση, στυλ – επίσημη επιχείρηση, πειστικός χειρισμός γεγονότων) |
| Αγαπητέ Andrey Ivanovich! Σας απευθύνουμε έκκληση με αίτημα να επιλύσετε την κατάσταση που έχει προκύψει με την υλοποίηση του έργου ABS. Μέχρι τώρα, δεν είχαμε κανένα πρόβλημα στην αλληλεπίδραση με την εταιρεία σας· όλες οι συμφωνίες που καθορίζονται στη Σύμβαση έχουν τηρηθεί. Είμαστε βέβαιοι ότι η τρέχουσα κατάσταση μπορεί ακόμα να διορθωθεί. Η επιτυχία του έργου ABS είναι εξαιρετικά σημαντική για την εταιρεία μας. Ως εκ τούτου, σας παρακαλούμε μέχρι 08/06/2010. παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την αποστολή δειγμάτων ελέγχου. Ελπίζουμε ότι η απάντησή σας θα ξεκαθαρίσει την κατάσταση και θα μετριάσει τις ανησυχίες μας σχετικά με την επιτυχία του έργου. Με εκτιμιση, |
Αγαπητέ Andrey Ivanovich! Εκ μέρους της διοίκησης της Rosstans OJSC, σας γράφω σε σχέση με την ανάγκη επίλυσης της κατάστασης που προέκυψε με την υλοποίηση του έργου ABS. Αναγκάζομαι να αναφέρω ότι αυτή η κατάσταση μας προκαλεί μεγάλη ανησυχία. Σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης υπ' αριθμ. Α-122 της 02/07/2010. ρήτρα 4.3. 60 ημέρες πριν από την έναρξη της προγραμματισμένης παράδοσης των προϊόντων, η Star LLC πρέπει να στείλει δείγματα ελέγχου προϊόντων στην Rosstance OJSC, ενημερώνοντας την Rosstance OJSC για το γεγονός της αποστολής. Σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα (Συμπληρωματική Σύμβαση Νο. 1 με ημερομηνία 03/11/2010 στην Σύμβαση Αρ. Α-122 με ημερομηνία 02/07/2010), η ημερομηνία έναρξης της προγραμματισμένης προμήθειας προϊόντων είναι η 10/01/2010. Η προθεσμία αποστολής δειγμάτων ελέγχου είναι το αργότερο έως τις 02/08/2010. Σήμερα – 04/08/2010. Προς το παρόν, δεν έχουμε λάβει πληροφορίες σχετικά με την αποστολή δειγμάτων ελέγχου. Σε αυτήν την περίπτωση, η ικανότητα της Star LLC να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις της εγείρει σοβαρές ανησυχίες για την Rosstance OJSC και την αναγκάζει να σκεφτεί την εφαρμογή κυρώσεων που προβλέπονται στην παράγραφο 7.2. Σύμβαση αριθμ. Α-122 με ημερομηνία 08/07/2010. Για να αποφευχθεί αυτό, σας προσφέρουμε μέχρι τις 06/08/2010. ενημερώστε μας για την κατάσταση με την αποστολή δειγμάτων ελέγχου προϊόντων. Με εκτιμιση, |
Λάβετε υπόψη τις πληροφορίες μας και είμαστε σίγουροι ότι το θέμα της σύνταξης «δύσκολων γραμμάτων» θα είναι πολύ λιγότερο απαιτητικό για εσάς.
Tamara Vorotyntseva
Δώστε προσοχή στα εκπαιδευτικά μας προγράμματα για την επαγγελματική αλληλογραφία:
Έχετε επείγουσες ερωτήσεις για τον οργανισμό που πρέπει να καταγραφεί; Σε αυτή την περίπτωση, η σύνταξη γραπτής προσφυγής είναι απαραίτητη. Ωστόσο, δεν είναι όλα τόσο απλά όσο φαίνονται. Η σύνταξη μιας ικανής επιχειρηματικής επιστολής είναι μια ολόκληρη επιστήμη. Και δεν θα ήταν κακό για όλους να μάθουν ή να θυμούνται τις βασικές δεξιότητες σύνταξης του.
Αρχικά, ας αποφασίσουμε ποια μέθοδος είναι πιο βολική για εσάς για να γράψετε μια επιστολή ή να ζητήσετε σε έναν οργανισμό. Τις περισσότερες φορές, τα ηλεκτρονικά μηνύματα χρησιμοποιούνται χρησιμοποιώντας πόρους του Διαδικτύου. Εάν γράψετε ένα γράμμα με αυτόν τον τρόπο, τότε δεν μπορείτε να κάνετε χωρίς:- Υπολογιστής (laptop);
- Επεξεργαστής κειμένου;
- ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.
Εάν χρησιμοποιείτε χειροκίνητη μέθοδογράφοντας, θα χρειαστείτε επίσης έναν εκτυπωτή για εκτύπωση.
Το πρώτο στάδιο της σύνταξης ενός γράμματος είναι η "κεφαλίδα". Στην κορυφή της σελίδας πρέπει να υπάρχουν:- Το όνομα του οργανισμού στον οποίο κάνετε αίτηση·
- Πλήρες όνομα του διευθυντή του οργανισμού ή του υπεύθυνου προσώπου·
- Διεύθυνση ιδρύματος·
- Ημερομηνία της αίτησης·
- Πόλη εφαρμογής.
Τα επιθυμητά στοιχεία "κεφαλίδας" περιλαμβάνουν επίσης τις συντεταγμένες της εταιρείας - φαξ, τηλέφωνο, διεύθυνση email, OKPO, OGRN, INN/KPI. Εξαρτάται από το θέμα της προσφυγής και τον ίδιο τον οργανισμό.
- Διαφημιστικές επιστολές;
- Συστατικές επιστολές.
- Ενημερωτικές επιστολές.
- Συνοδευτικές επιστολές;
- Ευχαριστίες επιστολές?
- Συγχαρητήρια γράμματα.
- Επιστολές διδασκαλίας?
- Ερευνητικές επιστολές.
- Επιστολές αιτήματος.
- Απαντητικές επιστολές.
- Επιστολές ειδοποίησης.
- Επιστολές πρόσκλησης.
Ανάλογα με τον τύπο ένστασης που χρησιμοποιείτε, διατυπώστε σωστά το περιεχόμενο. Για παράδειγμα, εάν συνθέτετε θετική ανταπόκρισηστον οργανισμό, θα πρέπει να περιγράψετε λεπτομερώς τον λόγο της αίτησής σας, τι ακριβώς σας άρεσε και ούτω καθεξής.
Λήψη από την πύλη μας:
Σημαντικό στοιχείογράφοντας μια επιστολή σε έναν οργανισμό - "μην πετάς νερό" και γράψε στο σημείο. Εκφράστε τις σκέψεις σας με τέτοιο τρόπο ώστε η επιστολή σας να ενδιαφέρει τους υπαλλήλους της εταιρείας. Για να γίνει αυτό, σύμφωνα με τους κανόνες δεοντολογία επιχείρησηςχρησιμοποιήστε ειδικές «συναρπαστικές λέξεις». Ωστόσο, δεν πρέπει να το παρακάνετε, γιατί μιλάμε για έγγραφο, όχι για προσωπική αλληλογραφία. Περιγράψτε την κατάσταση συνοπτικά, αλλά κάντε την ευανάγνωστη. Εάν η συζήτηση αφορά τη συμμόρφωση με το νόμο, φροντίστε να κάνετε αναφορές στους νόμους της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Κατά την περιγραφή κατάσταση σύγκρουσηςχαιρετίζεται η πρόταση μιας σειράς μέτρων για την κλιμάκωση του περιστατικού.
Αρμόδια συγγραφή επιστολών η σωστή οργάνωση– το κλειδί για την επιτυχία της προσφυγής σας. Μελετήστε προσεκτικά όλα τα σημεία που περιγράφονται παραπάνω και μη διστάσετε να πιάσετε δουλειά. Μην ξεχνάτε ότι το γράμμα δεν πρέπει να περιέχει ορθογραφικά, σημεία στίξης και στυλιστικά λάθη.
Αγαπητοί φίλοι, σήμερα αποφάσισα να γράψω για ένα οδυνηρό θέμα - πώς να γράφω γράμματα 😉. Νομίζω ότι πολλοί ειδικοί σε διάφορους τομείς λαμβάνουν πολλές επιστολές καθημερινά με ερωτήσεις και αιτήματα για βοήθεια.
Ο ταπεινός υπηρέτης σου δεν αποτελεί εξαίρεση :) Ο αριθμός των επιστολών με ερωτήσεις και αιτήματα για βοήθεια είναι κατά μέσο όρο 40-50 την ημέρα και μερικές φορές υπερβαίνει το δικό μου σωματικές ικανότητεςαπαντήσεις σε αυτούς.
Ένα σημαντικό μέρος της αλληλογραφίας αποτελείται από επιστολές στις οποίες οι ερωτήσεις και οι περιγραφές των προβλημάτων δεν είναι πλήρως διατυπωμένες, γι' αυτό απαιτούν πρόσθετες διευκρινιστικές επιστολές, οι οποίες απαιτούν επιπλέον χρόνοςτόσο του αποστολέα όσο και του παραλήπτη.
Σε αυτήν την ανάρτηση, θέλω να μιλήσω για το πώς να γράφετε σωστά επιστολές με ερωτήσεις σε ειδικούς, έτσι ώστε η λήψη των πληροφοριών που χρειάζεστε να απαιτεί ελάχιστο χρόνο και να μην απαιτεί περιττή αλληλογραφία.
Ο κύριος κανόνας, κατά τη γνώμη μου, είναι ότι σε μια επιστολή είναι πολύ σημαντικό να καταστήσετε σαφές ότι εκτιμάτε τον χρόνο του παραλήπτη. Όλα πρέπει να είναι συνοπτικά και ξεκάθαρα διατυπωμένα.
1. Χαιρετισμός
Πιστεύω ότι κάθε γράμμα πρέπει να ξεκινά με χαιρετισμό. "Γεια", "Γεια", "Καλημέρα" - η σύνταξη αυτών των λέξεων δεν είναι δύσκολη και διαρκεί δευτερόλεπτα. Προσωπικά δεν μου αρέσουν τα email που δεν περιλαμβάνουν χαιρετισμό. Τίποτα δεν εκτιμάται τόσο ακριβά ούτε δίνεται τόσο φτηνά όσο η ευγένεια.
2. Κλήση με το όνομα
Σε όλες τις σελίδες του ιστότοπου του ιστολογίου όπου υπάρχει φόρμα ανατροφοδότηση(για παράδειγμα, η σελίδα ""), γράφω πάντα "Με λένε Μιχαήλ", οπότε δεν βλέπω πρόβλημα να μην απευθύνομαι στους ανθρώπους με το όνομά τους με γράμματα. Υποσυνείδητα, σε κάθε άτομο αρέσει να τον αποκαλούν με το όνομά τους.
Και παρόλο που μου αρέσει το "Mike" περισσότερο από το "Mikhail" 😉, οποιαδήποτε κλήση με το όνομα θα κάνει 🙂.
3. Γκουγκλάρετε πρώτα την ερώτησή σας.
Πόσες φορές σε αλληλογραφία χρειάστηκε να παράσχω συνδέσμους σε υλικά που βρήκα πληκτρολογώντας απλώς την ερώτηση που μου έγινε σε μια μηχανή αναζήτησης! Δεν μου φτάνουν ούτε τα δάχτυλα των χεριών και των ποδιών 😉!
Σοβαρά, ειλικρινά σας συμβουλεύω να ψάξετε πρώτα στο google την ερώτηση που σας ενδιαφέρει διάφορες επιλογές(συμπεριλαμβανομένων των αγγλικών, μπορείτε να μεταφράσετε χρησιμοποιώντας το Google Translator) και αφιερώστε χρόνο για να μελετήσετε το υλικό που βρέθηκε.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε εύκολα να βρείτε απαντήσεις στις ερωτήσεις σας σε μηχανές αναζήτησης ή σε φόρουμ (πολλοί άνθρωποι έρχονται εκεί για να επικοινωνήσουν και να συζητήσουν συγκεκριμένα προβλήματα που αφορούν διαφορετικά θέματακαι απαντήστε σε ερωτήσεις). Γιατί να σπαταλάτε το χρόνο ενός άλλου ατόμου όταν σε πολλές περιπτώσεις μπορείτε εύκολα να βρείτε μόνοι σας όλα όσα χρειάζεστε;
🔥 Παρεμπιπτόντως!Σκοπεύω να κυκλοφορήσω ένα μάθημα επί πληρωμή για την προώθηση αγγλόφωνων ιστοσελίδων. Εάν ενδιαφέρεστε, μπορείτε να κάνετε αίτηση στο πρώιμο κατάλογομέσω αυτής της φόρμας για να ενημερωθείτε πρώτοι για την κυκλοφορία του μαθήματος και να λάβετε ειδική έκπτωση.Σας προσκαλώ να εγγραφείτε στα κανάλια μου στο Telegram:
Σας εύχομαι επιτυχία στην αύξηση της επισκεψιμότητας στους ιστότοπούς σας!
Το επιδόρπιο για σήμερα είναι ένα βίντεο ενός άντρα που κάνει pull-ups σε μια οριζόντια μπάρα με το ένα δάχτυλο. Το θέλω και εγώ αυτό :)
1. Το γράμμα εκτυπώνεται σε λευκό χαρτί ή ανοιχτόχρωμο χαρτί σε μορφή A4 (210 x 297 mm) ή A5 (148 x 210 mm).
2. Το φύλλο πρέπει να έχει πεδία τουλάχιστον:
20 mm - αριστερά.
10 mm - δεξιά.
20 mm - πάνω?
20 mm - χαμηλότερα.
Η ημερομηνία της επιστολής είναι η ημερομηνία υπογραφής της. Η ημερομηνία γράφεται με αραβικούς αριθμούς με τη σειρά: ημέρα του μήνα, μήνας, έτος. Η ημέρα του μήνα και ο μήνας γράφονται σε δύο ζεύγη αραβικών αριθμών που χωρίζονται με μια τελεία. έτος - τέσσερις αραβικοί αριθμοί.
4. Εξερχόμενος αριθμός.
Ο αριθμός εγγραφής (εξερχόμενος) της επιστολής αποτελείται από τον σειριακός αριθμός, το οποίο μπορεί να συμπληρωθεί κατά την κρίση σας με ένα ευρετήριο (για παράδειγμα, τα αρχικά του επικεφαλής του τμήματος). Ο αριθμός εγγραφής μιας επιστολής που συντάσσεται από κοινού από δύο ή περισσότερα τμήματα αποτελείται από τους αριθμούς εγγραφής του γράμματος καθενός από αυτά τα τμήματα, χωρισμένους με κάθετο.
6. Αποδέκτης
Ο αποδέκτης μπορεί να είναι οργανισμοί, τα δομικά τους τμήματα, υπάλληλοι ή άτομα. Όταν απευθύνετε μια επιστολή σε έναν υπάλληλο, τα αρχικά αναγράφονται ΠΡΙΝ από το επίθετο. Το όνομα του οργανισμού και του δομική μονάδαυποδεικνύεται στην ονομαστική περίπτωση.
Για παράδειγμα:
LLC "Εταιρεία "Όνομα"
Τμήμα προγραμματισμού
Η θέση του ατόμου στο οποίο απευθύνεται η επιστολή υποδεικνύεται στη δοτική περίπτωση, Για παράδειγμα:
στον Διευθύνοντα Σύμβουλο
LLC "Εταιρεία "Όνομα"
Α.Α. Ιβάνοφ
LLC "Εταιρεία "Όνομα"
Τμήμα προγραμματισμού
ΒΒ. Πετρόφ
Η επιστολή δεν πρέπει να περιέχει περισσότερους από τέσσερις αποδέκτες. Η λέξη «Αντιγραφή» δεν αναγράφεται πριν από τον δεύτερο, τρίτο, τέταρτο παραλήπτη. Στο περισσότεροοι παραλήπτες συνθέτουν τη λίστα αλληλογραφίας της επιστολής.
Το χαρακτηριστικό "Addressee" μπορεί να περιλαμβάνει μια ταχυδρομική διεύθυνση. Τα στοιχεία της ταχυδρομικής διεύθυνσης υποδεικνύονται με τη σειρά που καθορίζεται από τους κανόνες για την παροχή ταχυδρομικών υπηρεσιών.
Όταν απευθύνετε μια επιστολή σε έναν οργανισμό, αναφέρετε το όνομά του και, στη συνέχεια, την ταχυδρομική διεύθυνση, Για παράδειγμα:
LLC "Εταιρεία "Όνομα"
Yaroslavsky Ave., 12, Yaroslavl, 150001
Όταν απευθύνεται σε μια επιστολή σε ένα άτομοαναφέρετε το επώνυμο και τα αρχικά του παραλήπτη και στη συνέχεια την ταχυδρομική διεύθυνση, Για παράδειγμα:
Sidorov V.V.
αγ. Svobody, 5, apt. 12,
Γιαροσλάβλ, 150000
7. Κείμενο της επιστολής
Το κείμενο της επιστολής συντάσσεται με τη μορφή πίνακα, συνεκτικού κειμένου ή συνδυασμού αυτών των δομών.
Οι στήλες και οι σειρές του πίνακα πρέπει να έχουν επικεφαλίδες που εκφράζονται με ένα ουσιαστικό στην ονομαστική πτώση. Οι υπότιτλοι των στηλών και των γραμμών πρέπει να είναι συνεπείς με τις επικεφαλίδες. Εάν ο πίνακας εκτυπώνεται σε περισσότερες από μία σελίδες, οι στήλες του πίνακα πρέπει να είναι αριθμημένες και μόνο οι αριθμοί αυτών των στηλών πρέπει να εκτυπώνονται στις επόμενες σελίδες.
Ένα συνδεδεμένο κείμενο αποτελείται συνήθως από δύο μέρη. Το πρώτο μέρος υποδεικνύει τους λόγους, τους λόγους, τους στόχους της σύνταξης της επιστολής, το δεύτερο (τελικό) - αποφάσεις, συμπεράσματα, αιτήματα, προτάσεις, συστάσεις. Το κείμενο μπορεί να περιέχει ένα τελευταίο μέρος (για παράδειγμα, ένα αίτημα χωρίς εξήγηση).
Στο κείμενο μιας επιστολής που συντάχθηκε με βάση έγγραφα άλλων οργανισμών, αναφέρονται τα στοιχεία τους: όνομα του εγγράφου, όνομα του οργανισμού - ο συντάκτης του εγγράφου, ημερομηνία του εγγράφου, αριθμός εγγραφής του εγγράφου, τίτλος το κείμενο.
Χρησιμοποιείται στη γραφή παρακάτω έντυπαδηλώσεις:
α' πληθυντικό πρόσωπο ( "παρακαλώ στείλτε", "στείλτε για εξέταση");
Α' ενικό πρόσωπο ( "Το θεωρώ απαραίτητο", "παρακαλώ τονίστε");
Τρίτο πρόσωπο ενικού ( «Η κοινωνία δεν έχει αντίρρηση», η «Name» LLC το θεωρεί πιθανό»).
8. Εφαρμογή
Εκδίδεται σημείωμα που δηλώνει την παρουσία του συνημμένου που αναφέρεται στο κείμενο της επιστολής με τον εξής τρόπο:
Εφαρμογή: για 5 l. σε 2 αντίτυπα.
Εάν το γράμμα έχει συνημμένο που δεν αναφέρεται στο κείμενο, τότε αναφέρετε το όνομά του, τον αριθμό των φύλλων και τον αριθμό των αντιγράφων. εάν υπάρχουν πολλές αιτήσεις, είναι αριθμημένες, Για παράδειγμα:
Παράρτημα: 1. Μίσθωση 5 λτ. σε 2 αντίτυπα.
2. Πιστοποιητικό μεταφοράς και παραλαβής για 1 λίτρο. σε 2 αντίτυπα.
Εάν οι αιτήσεις είναι δεμένες, τότε ο αριθμός των φύλλων δεν αναφέρεται.
Εάν στην επιστολή επισυνάπτεται άλλο έγγραφο, το οποίο έχει επίσης συνημμένο, εκδίδεται σημείωμα που δηλώνει την παρουσία του συνημμένου με τον εξής τρόπο:
Παράρτημα: επιστολή του Υπουργείου Εσωτερικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 05.05.2007 N 02-6/172 και ένα παράρτημα σε αυτήν, μόνο 3 σελίδες.
Εάν η αίτηση δεν αποσταλεί σε όλες τις διευθύνσεις που καθορίζονται στο έγγραφο, τότε εκδίδεται σημείωση που υποδεικνύει τη διαθεσιμότητά της με τον εξής τρόπο:
Εφαρμογή: για 3 l. σε 5 αντίτυπα. μόνο στην πρώτη διεύθυνση.
9. Υπογραφή
Η λεπτομέρεια "Υπογραφή" περιλαμβάνει: τον τίτλο της θέσης του ατόμου που υπέγραψε την επιστολή (πλήρης εάν η επιστολή δεν έχει συνταχθεί σε επιστολόχαρτο και συντομογραφία για μια επιστολή που συντάσσεται σε επιστολόχαρτο) και ένα αντίγραφο της υπογραφής ( αρχικά, επώνυμο), Για παράδειγμα:
Όταν μια επιστολή υπογράφεται από πολλούς υπαλλήλους, οι υπογραφές τους τοποθετούνται η μία κάτω από την άλλη με τη σειρά που αντιστοιχεί στη θέση που κατέχουν, Για παράδειγμα:
Κατά την υπογραφή ενός εγγράφου από πολλά άτομα ίσων θέσεων, οι υπογραφές τους τοποθετούνται στο ίδιο επίπεδο, Για παράδειγμα:
10. Εκτύπωση
Το αποτύπωμα της σφραγίδας πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής επίσημοςσε έγγραφα που πιστοποιούν δικαιώματα προσώπων, καταγραφή γεγονότων που σχετίζονται με ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ κονδύλια, καθώς και σε άλλα έγγραφα ΠΟΥ ΠΑΡΕΧΟΥΝ πιστοποίηση γνήσιου υπογραφής.
11. Ερμηνευτής
Το σήμα σχετικά με τον εκτελεστή περιλαμβάνει τα αρχικά και το επώνυμο του εκτελεστή του εγγράφου και τον αριθμό τηλεφώνου του. Ένα σημάδι για τον εκτελεστή τοποθετείται στην μπροστινή ή πίσω πλευρά του τελευταίου φύλλου του εγγράφου στην κάτω αριστερή γωνία, Για παράδειγμα:
Αναπόσπαστο και σημαντικό μέρος της σύγχρονης επαγγελματικής αλληλογραφίας είναι η επιστολή αιτήματος. Τα δείγματα και τα παραδείγματα διατύπωσης που παρουσιάζονται στο άρθρο, καθώς και οι αναφερόμενοι κανόνες για τη σύνταξη του, θα σας βοηθήσουν να συνθέσετε σωστά το απαραίτητο κείμενο και να το μορφοποιήσετε σύμφωνα με τα έθιμα της εργασίας γραφείου. Σας προσφέρουμε οδηγός βήμα προς βήμασχετικά με τη σύνταξη αυτού του τύπου προσφυγής.
Γενικές πληροφορίες
Μια επιστολή αίτησης είναι σχετική σε περιπτώσεις όπου ο συντάκτης της χρειάζεται να λάβει από άλλα πρόσωπα οποιεσδήποτε πληροφορίες, έγγραφα, να πραγματοποιήσει μια συναλλαγή ή άλλες επιχειρηματικές ενέργειες. Μπορεί να σταλεί είτε σε συγκεκριμένο άτομο (διευθυντής, διευθυντής, επικεφαλής τμήματος κ.λπ.) είτε σε ολόκληρο τον οργανισμό συνολικά. Το αίτημά σας για βοήθεια πρέπει να συμμορφώνεται με τους γενικά αποδεκτούς κανόνες στην επαγγελματική αλληλογραφία.
Ένα γράμμα είναι το πρόσωπο μιας εταιρείας· ακόμη και τα μικρά πράγματα έχουν σημασία. Εκτυπώστε το σε επιστολόχαρτο με την υπογραφή σας εξουσιοδοτημένο άτομοκαι με σφραγίδα (αν υπάρχει). Να είστε υπεύθυνοι για την επιλογή της γραμματοσειράς, το μέγεθός της και την τοποθέτηση του κειμένου στη σελίδα. Μην παραμελείτε τα περιθώρια, τις κόκκινες γραμμές και τις παραγράφους. Συχνά η πρώτη εντύπωση σχηματίζεται απλώς κοιτάζοντας ένα έγγραφο.
Βήμα 1: Καθορισμός του παραλήπτη
Εάν γράψετε μια απρόσωπη επιστολή σε μια συγκεκριμένη εταιρεία, τότε πιθανότατα θα πάει στη ρεσεψιόν ή στο γραφείο, μετά στον διευθυντή και, τελικά, στον άμεσο εκτελεστή. Υποδείξτε το σωστό πλήρες όνομα του οργανισμού στην "κεφαλίδα" του κειμένου· είναι καλύτερο να προσθέσετε επίσης τη νόμιμη διεύθυνση.
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, η βέλτιστη επιλογή είναι να υποδείξετε έναν συγκεκριμένο παραλήπτη, δηλαδή ένα αίτημα βοήθειας που απευθύνεται προσωπικά. Προσπαθήστε πάντα να απευθύνεστε με το ονοματεπώνυμό σας. Για παράδειγμα, " Αγαπητέ ΑλέξανδρεΒίκτοροβιτς!" ή «Αγαπητέ κύριε Schwartz!» Με αυτόν τον τρόπο, πρώτον, εκφράζετε τον σεβασμό σας στο άτομο και δεύτερον, το αίτημα που απευθύνεται σε συγκεκριμένο άτομο, του επιβάλλει ορισμένες υποχρεώσεις, ευθύνη για την εξέταση και εφαρμογή του.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα ήταν λογικό να χρησιμοποιήσετε μια ομάδα ανθρώπων, μια συγκεκριμένη ομάδα ή μέρος της ως αποδέκτη. Αυτό είναι επίσης σχετικό σε περιπτώσεις όπου η επιστολή αίτησης αποστέλλεται σε πολλές διευθύνσεις. Χρησιμοποιήστε διατύπωση όπως: "Αγαπητοί συνάδελφοι!", "Αγαπητοί λογιστές!" και τα λοιπά.
Στάδιο 2: κομπλιμέντο
Είναι καλό εάν η επίσημη επιστολή αιτήματος περιέχει μια φιλοφρόνηση προς τον παραλήπτη της. Κάνοντας αυτό, φαίνεται να απαντάτε στη φυσική του ερώτηση: «Γιατί με ρωτάς με αυτήν την ερώτηση;» Μπορείτε να σημειώσετε τα προηγούμενα πλεονεκτήματα και τις προσωπικές ιδιότητες ενός ατόμου, την κατάσταση της εταιρείας κ.λπ. Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα τα ακόλουθα σκευάσματα: «Η εταιρεία σας είναι κορυφαίος προμηθευτής...», «Έχετε βοηθήσει πολλούς στην επίλυση δύσκολη ερώτησησε αυτόν τον τομέα...», «Ο οργανισμός σας είναι κορυφαίος ειδικός στην αγορά στον τομέα...», κ.λπ. Μην ξεχνάτε ότι ένα κομπλιμέντο θα ήταν κατάλληλο όταν η επιστολή αιτήματος (δείγματα και παραδείγματα στο κείμενο) είναι μη τυποποιημένης φύσης και ο παραλήπτης πρέπει να έρθει σε εσάς. Τραβήξτε την προσοχή του στις ιδιότητες και τα πλεονεκτήματα που σχετίζονται με την εκπλήρωση του αιτήματός σας. Ωστόσο, δεν συνιστούμε την υπέρβαση λεπτή γραμμήανάμεσα σε ένα καλό και σωστό κομπλιμέντο και στην αγενή κολακεία.
Στάδιο 3: Αιτιολογήστε το αίτημα
Οποιοδήποτε αίτημα πρέπει να είναι αιτιολογημένο, γιατί ο παραλήπτης πρέπει να γνωρίζει γιατί επικοινωνείτε μαζί του. Επομένως, είναι λογικό να το εισάγουμε στην ουσία του θέματος. Επί σε αυτό το στάδιοΣας συνιστούμε να επιλέξετε τα τρία πιο πειστικά επιχειρήματα, τα οποία θα πρέπει να ταξινομηθούν στο κείμενο της επιστολής σύμφωνα με το ακόλουθο σχήμα: μέτριας ισχύος, αδύναμη, ισχυρότερη.
Το αίτημα μπορεί να έχει διάφορα επίπεδα πολυπλοκότητας και πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για το γεγονός ότι ο παραλήπτης δεν θα ενδιαφέρεται πάντα να το εκπληρώσει. Από αυτή την άποψη, πρέπει να πειστεί ότι η εφαρμογή του έχει πιθανά οφέλη για αυτόν. Ενδιαφέρετε τον παραλήπτη ώστε να πάρει στα σοβαρά το έγγραφό σας.
Μια επιστολή αίτησης μπορεί να περιέχει μια πρόταση για την υλοποίηση μιας συγκεκριμένης ευκαιρίας που είναι ελκυστική για αυτόν.
Παραδείγματα διατύπωσης
- «Ανά πάσα στιγμή, επιχειρηματικό και επιχειρηματίεςπροσπάθησε όχι μόνο για υλική επιτυχία, αλλά και για προσωπική ανάπτυξηγια να θυμούνται οι άνθρωποι για πάντα καλές πράξεις, για να κερδίσουν τον σεβασμό τους».
- «Φυσικά, ο κύριος στόχος σας είναι να βελτιώσετε το βιοτικό επίπεδο των πολιτών της πόλης». Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη διατύπωση ιδιαίτερα όταν γράφετε μια επιστολή αίτησης σε έναν αναπληρωτή, για παράδειγμα, για να παράσχετε χώρους για νηπιαγωγείο, διευθέτηση παιδικής χαράς κ.λπ.
Μπορείτε επίσης να εκφράσετε ένα πρόβλημα που σχετίζεται με τον παραλήπτη, να του δείξετε πώς το αίτημά σας μπορεί να τον βοηθήσει στην επίλυσή του ή στην υλοποίηση συγκεκριμένων ευκαιριών.
Συμβαίνει να μην έχετε τίποτα να προσφέρετε στο άλλο μέρος ή είναι ακατάλληλο σε αυτό το πλαίσιο. Σε αυτή την περίπτωση, η καλύτερη διέξοδος είναι να μιλήσετε για τη σημασία του αιτήματός σας. Περιγράψτε την κατάσταση όσο το δυνατόν ακριβέστερα και ολοκληρωμένα, ώστε να αγγίξει την ψυχή σας. Εάν δεν υπάρχει εκ των προτέρων συγκινητική στιγμή στην ιστορία σας, παρέχετε γεγονότα και εστιάστε στις σχέσεις αιτίας-αποτελέσματος. Πείτε μας τι θα συμβεί αν σας αρνηθούν ή, αντίθετα, συμφωνήσουν να βοηθήσουν.
Βήμα 4: Δηλώστε το αίτημά σας
Όταν ο παραλήπτης είναι διανοητικά έτοιμος να αποδεχτεί το αίτημά σας, μπορεί να δηλωθεί. Διατηρήστε το κείμενό σας συνοπτικό, αποφεύγοντας μεγάλες ή περίπλοκες προτάσεις, καθώς και ασάφειες ή υπονοούμενα. Η επιστολή αίτησης (δείγματα και παραδείγματα διατύπωσης στο κείμενο) πρέπει να είναι συνοπτική και σαφής ως προς το νόημα. Έτσι, εάν ζητάτε να αγοράσετε οποιοδήποτε εξοπλισμό για μια εταιρεία, τότε αναφέρετε την πληρότητα, την τιμή και την ποσότητα:
«Για να εξοπλίσει το τμήμα επειγόντων περιστατικών, το νοσοκομείο χρειάζεται ένα νέο αυτοκίνητο, το κόστος του οποίου είναι 3,5 εκατομμύρια ρούβλια. Σας ζητάμε να μας βοηθήσετε να το αγοράσουμε».
Ή, για παράδειγμα, ένα αίτημα για μείωση του ενοικίου θα πρέπει να είναι συγκεκριμένο: «Σας ζητάμε να μειώσετε το ενοίκιο για τις εγκαταστάσεις στο επίπεδο των 500 ρούβλια. ανά τ.μ μέχρι να σταθεροποιηθεί η οικονομική κατάσταση».
Στάδιο 5: Ανακεφαλαίωση
Στο τέλος της επιστολής, πρέπει να συνοψίσετε το αίτημά σας. Επαναλάβετε το ξανά και εστιάστε στο γεγονός ότι ο αποδέκτης λαμβάνει οφέλη εάν σας παράσχει τη βοήθεια που ζητήσατε. Ωστόσο, το κείμενο του αιτήματος θα πρέπει να τροποποιηθεί ελαφρώς. Επιστρέφοντας στο ίδιο παράδειγμα μείωσης ενοικίου, προτείνουμε την ακόλουθη διατύπωση:
«Εάν συμφωνείτε να μειώσετε το ενοίκιο στα 500 ρούβλια. ανά τ.μ. κατά τη διάρκεια της σταθεροποίησης της τρέχουσας οικονομικής κατάστασης, θα μπορέσετε να βοηθήσετε στη διατήρηση περισσότερων από 20 θέσεων εργασίας και επίσης δεν θα υποστείτε απώλειες λόγω πλήρης απουσίαπληρωμή."
Θυμηθείτε, είναι σημαντικό να επαναλάβετε όχι μόνο το αίτημα, αλλά και το όφελος που μπορεί να αποκομιστεί από την εφαρμογή του και δεν χρειάζεται να είναι ουσιαστικό. Πολλά μεγάλες εταιρείεςενεργούν πρόθυμα ως χορηγοί, επενδυτές και συμμετέχουν σε φιλανθρωπικό έργο.
Πιστεύουμε ότι τώρα, αφού μελετήσετε τη διαδικασία βήμα προς βήμα, δεν θα έχετε ερώτηση σχετικά με το πώς να γράψετε μια επιστολή αιτήματος. Αρκεί απλώς να ληφθούν υπόψη όλοι οι κανόνες της επιχειρηματικής αλληλογραφίας και ορισμένες αποχρώσεις. Σας προτείνουμε επίσης να μελετήσετε ένα άλλο παράδειγμα.
Παράδειγμα
Αγαπητέ Felix Petrovich!
Εδώ και αρκετά χρόνια, η εταιρεία σας οργανώνει πρακτική εκπαίδευση για φοιτητές στην επιχείρηση, βοηθώντας τους να κάνουν πράξη τις γνώσεις που απέκτησαν στο πανεπιστήμιο.
Εσείς, ως επικεφαλής του τμήματος HR, είστε ένα άτομο που ενδιαφέρεται να προσελκύσει νέους υπαλλήλους, νέους και πολλά υποσχόμενους μηχανικούς και ειδικούς υψηλής ειδίκευσης. Μέχρι σήμερα αυτό το επάγγελμαείναι ένα από τα πιο δημοφιλή. Πολλοί μαθητές θα ήθελαν να μάθουν για τις δυνατότητές του, τις λεπτότητες και τη σημασία του.
Ως προς αυτό, σας ζητάμε να οργανώσετε μια συνάντηση του αρχιμηχανικού με υποψήφιους και φοιτητές 1ου-2ου έτους στις 25 Απριλίου στις 17:00 στην επιχείρησή σας.
Μιλώντας για τα πλεονεκτήματα και τα μυστικά του επαγγέλματος σήμερα, βάζετε μια αξιόπιστη βάση για την εκπαίδευση ειδικών και επαγγελματιών του αύριο. Ίσως, μετά από μερικά χρόνια, ένα από αυτά να φέρει την επιχείρησή σας νέο επίπεδοανάπτυξη.
Με σεβασμό και ευγνωμοσύνη,
Πρύτανης του Πανεπιστημίου I.Zh.Bychkov
Έχοντας μελετήσει τις πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις που πρέπει να πληροί μια επιστολή αίτησης, δείγματα και παραδείγματα διατύπωσης, μπορείτε εύκολα να αντιμετωπίσετε τη σύνταξη στην πράξη.