Πώς να ξεκινήσετε μια επίσημη επιστολή. Πώς να γράψετε μια επιστολή σε έναν οργανισμό. Επιχειρηματικό στυλ γραφής

Σύμφωνα με τη Βρετανική Ένωση Απευθείας Μάρκετινγκ, κάθε λίρα που επενδύθηκε στο μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το 2015 απέφερε έσοδα 38 λιρών. Θέλετε να επιτύχετε τα ίδια αποτελέσματα, αλλά δεν ξέρετε πώς να γράψετε ένα γράμμα σε έναν πελάτη;Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το καλύτεροδείγματα επιστολές σε πελάτες, που συλλέξαμε για εσάς σε αυτήν την κριτική.

Πώς να γράψετε μια επιστολή σε έναν πελάτη σωστά

Σκέφτεστε τους πελάτες συνεχώς, αλλά δεν είναι αμοιβαίο. Για να τραβήξετε την προσοχή τους και να παραμείνετε μπροστά από τον ανταγωνισμό, πρέπει να υπενθυμίζετε τακτικά στον εαυτό σας. Τα email κάνουν εξαιρετική δουλειά σε αυτό. Σύμφωνα με τους συντάκτες του ιστολογίου Pipedrive, υπάρχουν μερικά κόλπα που μπορούν να λειτουργήσουν υπέρ σας:

1. Υπομονή και πάλι υπομονή.Οδηγήστε την προοπτική στη συμφωνία σταδιακά στέλνοντάς τους τακτικά.
2. Συμφωνήστε για μια στρατηγικήστην αποστολή επιστολών σε πελάτες με το τμήμα μάρκετινγκ, ώστε να μην είναι πολύ ενοχλητικό και να μην φράξει το κουτί του πελάτη με επαναλαμβανόμενες πληροφορίες.
3. Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα CRM.Θα απλοποιήσει την τεχνική πλευρά της επικοινωνίας με τους πελάτες και θα επιταχύνει την εργασία με το ταχυδρομείο.

Το σύστημα CRM είναι ένα βολικό πρόγραμμα που βοηθά στην παρακολούθηση πελατών και συναλλαγών, καταγράφει όλες τις κλήσεις και επίσης βοηθά στην εύκολη οργάνωση της αλληλογραφίας με τον πελάτη. Για παράδειγμα, το πρόγραμμα ενσωματώνεται με την υπηρεσία αλληλογραφίας (μπορείτε να συνδέσετε απεριόριστο αριθμό γραμματοκιβώτια) και σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε το ιστορικό αλληλογραφίας απευθείας στην κάρτα αντισυμβαλλομένου. Αν έχετε γράψει νέος πελάτης, τότε μπορείτε να δημιουργήσετε μια κάρτα συμφωνίας απευθείας από το εισερχόμενο γράμμα.

Και τώρα το διασκεδαστικό μέρος: για να στείλετε σε έναν πελάτη ένα γράμμα από το CRM, δεν χρειάζεται καν να πληκτρολογήσετε ένα κείμενο.Με τη βοήθεια του εργαλείου δημιουργίας εγγράφων, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύνολο γραμμάτων για όλες τις περιπτώσεις και να τα στείλετε σε πελάτες με δύο κλικ. Το SalesapCRM θα εισαγάγει το όνομα και άλλα δεδομένα του πελάτη στο γράμμα. Θέλετε να μάθετε τις λεπτομέρειες; Στη συνέχεια κάντε κλικ.

Επιστολές προς πελάτες: παραδείγματα και έτοιμα δείγματα

Έχουμε συντάξει μια επιλογήεπαγγελματικές επιστολές σε πελάτες,που μπορείτε να πάρετε ως δείγμα. Απλώς πρέπει να τους προσθέσετε λεπτομέρειες.

1. Γράφετε σε έναν πιθανό πελάτη για πρώτη φορά; Στείλτε αυτό το σύντομο μήνυμα:

Θέμα επιστολής: Perhapsσως είστε ο νέος πελάτης μας

Γεια σας, [Ονομα].

Εμείς [σύντομες πληροφορίεςσχετικά με την εταιρεία].

Αν σας ενδιαφέρει αυτό, είμαι έτοιμος να συζητήσω τη δυνατότητα συνεργασίας. Ενημερώστε μας σε ποια ώρα θα ήταν βολικό για εσάς να καλέσετε.

[Υπογραφή]

2. Πείτε στην προοπτική για επιτυχημένη εμπειρίασυνεργασία με τους ανταγωνιστές του:

Θέμα επιστολής:Συνεχίστε με τον ανταγωνισμό

Γεια σας, [Ονομα].

Συνεργαζόμαστε με επιτυχία με [ανταγωνιστής των Χ και Υ] v [πεδίο δράσης]ήδη [τόση πολύ ώρα]και μαζί τα καταφέραμε καλά αποτελέσματα... Εξοικειωθούν με λεπτομερείς πληροφορίεςσχετικά με αυτά μπορείτε εδώ [σύνδεσμος για υπόθεση / κριτική].

Θα χαρούμε αν έρθετε μαζί μας.

[Υπογραφή]

3. Εάν σε μια επιχειρηματική εκδήλωση λάβατε επαφές δυνητικών πελατών, Στείλε ταεπιστολή προσφοράςτέτοιοςδείγμα:

Θέμα επιστολής:Περισσότερα για την εταιρεία μας

Γεια σας, [Ονομα].

Ελπίζω να το απολαύσατε κι εσείς [Εκδήλωση], και θα ήθελα να σας ευχαριστήσω για το ενδιαφέρον σας [Το όνομα της εταιρείας].

Επισυνάπτω πιο λεπτομερείς πληροφορίες για την εταιρεία μας. Θα χαρώ να συζητήσω όλες τις ερωτήσεις σας τηλεφωνικά.

[Υπογραφή]

Επιστολές υπενθύμισης

4. Λίγο καιρό μετά την αποστολή επιστολές προς τον πελάτη με την προσφορά υπηρεσιώνή επιπλέον πληροφορίες υπενθυμίζουν τον εαυτό σας:

Θέμα επιστολής:Θέλετε να συζητήσουμε κάτι;

Γεια σας, [Ονομα].

Ελπίζω να είχατε την ευκαιρία να διαβάσετε την προηγούμενη επιστολή μου και να εξοικειωθείτε [Επιπλέον πληροφορίες].

Έχετε ερωτήσεις ή σκέψεις σχετικά με την πρότασή μου; Θα χαρώ να τα συζητήσω τηλεφωνικά ή αυτοπροσώπως. Πότε θα έχετε χρόνο για αυτό;

[Υπογραφή]

5. Εάν μπορείτε να δείξετε την αποτελεσματικότητα της πρότασής σας σε αριθμούς, μοιραστείτε τους επιστολές στους πελάτες της εταιρείας... Τα γεγονότα είναι καλύτερα πειστικά.

Θέμα επιστολής:Μερικά γεγονότα που ίσως δεν γνωρίζετε [Το όνομα της εταιρείας]

Γεια σας, [Ονομα].

Πρόσφατα σας έστειλα ένα γράμμα σχετικά [Το όνομα της εταιρείας]και νομίζω ότι θα μπορούσαμε να σας βοηθήσουμε [η εταιρεία σας].

Οι πελάτες μας βλέπουν ανάπτυξη [δείξτε δείκτες]όταν χρησιμοποιείτε [όνομα προϊόντος και υπηρεσίας]... Προσφέρουμε επίσης [πείτε για τις προσφορές]και [αναφέρετε άλλες μεγάλες προσφορές].

Εάν θέλετε να μάθετε τις λεπτομέρειες, ενημερώστε μας και θα συμφωνήσουμε σε διαπραγματεύσεις τηλεφωνικά ή σε συνάντηση.

Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς.

[Υπογραφή]

6. Προσφέρετε πελάτες δοκιμαστική περίοδοςή δωρεάν δείγματα. Οι αγοραστές είναι πιο πρόθυμοι να κάνουν μια συμφωνία εάν δοκιμάσουν πρώτα το προϊόν.

Θέμα επιστολής:Δώρο για την εταιρεία σας

Γεια σας, [Ονομα].

Πριν από λίγες ημέρες σας έστειλα πληροφορίες σχετικά με [το όνομα του προϊόντος]και τώρα προτείνω να το δοκιμάσω εν δράσει.

Έχω δημιουργήσει / επισυνάψει αρκετές συνδέσεις επισκεπτών / δωρεάν δείγματα / κουπόνια που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για πρόσβαση / λήψη [προϊόν ή υπηρεσία]... Μοιραστείτε τα με τους συναδέλφους σας. Θα ήταν ενδιαφέρον να ακούσουμε τη γνώμη τους.

Θα χαρώ να συζητήσω τα πάντα λεπτομερέστερα τηλεφωνικά ή αυτοπροσώπως. Είμαι σίγουρος ότι μπορούμε πραγματικά να σας φανούμε χρήσιμοι [περιοχή δραστηριότητας].

[Υπογραφή]

7. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι είστε σε αλληλογραφία με έναν υπάλληλο εξουσιοδοτημένο να διαπραγματευτεί, ζητήστε του να σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο λήψης αποφάσεων:

Θέμα επιστολής:Ελπίζω να με καθοδηγήσετε στο σωστό άτομο

Γεια σας, [Ονομα].

Πριν από λίγες ημέρες σας έστειλα ένα γράμμα σχετικά [εταιρεία ή προϊόν]και τώρα αμφιβάλλω ότι έχω έρθει στο σωστό μέρος.

Είστε εσείς που παίρνετε αποφάσεις για το θέμα που με ενδιαφέρει; Εάν όχι, θα μπορούσατε να με βοηθήσετε να έρθω σε επαφή με το κατάλληλο άτομο στην εταιρεία σας;

Περιμένω την απάντησή σας.

8. Χρησιμοποιήστε αυτό το κείμενο της επιστολής στον πελάτη εάν μετά τη συνάντησή του θέλετε να ρωτήσετε τα περαιτέρω σχέδιά του:

Θέμα επιστολής:Τα σχέδιά σας

Γεια σας, [Ονομα].

Σε ευχαριστώ για τον χρόνο σου. Τώρα θα ήθελα να μάθω πώς βλέπετε την περαιτέρω συζήτηση της ερώτησής μας.

Εάν εξακολουθείτε να ενδιαφέρεστε, ενημερώστε μας για τα σχέδιά σας.

Περιμένω την απάντησή σας.

[Υπογραφή]

9. Μετά τη συνάντηση με τον πελάτη, υπενθυμίστε του τα ακόλουθα βήματα διαπραγμάτευσης:

Θέμα επιστολής:Σχέδιο δράσης για το εγγύς μέλλον

Γεια σας, [Ονομα].

Σας ευχαριστώ για τον χρόνο σας - η σημερινή συνάντηση ήταν πολύ παραγωγική. Επιτρέψτε μου να σας υπενθυμίσω εν συντομία τι θα κάνουμε στη συνέχεια:

[Ημερομηνία]: Θα σου στείλω [συμφωνία / πλήρες σύνολο εγγράφων].

[Ημερομηνία]: Θα μου περάσετε τα σχόλια και τις προτάσεις σας.

[Ημερομηνία]Α: Θα κάνουμε όλες τις τελικές αλλαγές και θα υπογράψουμε τη συμφωνία.

Εάν πρέπει να συζητήσετε κάτι πριν από αυτήν την ημερομηνία, ενημερώστε με.

10. Μακιγιάζτέτοιοςεπιστολή στον πελάτηαν στη συνάντηση ήθελε να λάβει Επιπλέον πληροφορίες:

Θέμα επιστολής:Πληροφορίες για το αίτημά σας

Γεια σας, [Ονομα].

Χαιρόμαστε που συναντηθήκαμε προσωπικά με εκπροσώπους του οργανισμού σας. Υποσχέθηκα να σας στείλω επιπλέον πληροφορίες σχετικά με [ερώτηση]- βρίσκονται στο συνημμένο αρχείο.

Είμαι έτοιμος να απαντήσω σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις. Μη διστάσετε να με καλέσετε στο [αριθμός] ανά πάσα στιγμή ή να γράψετε σε αυτήν τη διεύθυνση.

V πρόσφατους χρόνουςΤο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο γίνεται όλο και πιο σημαντικό στην επιχειρηματική αλληλογραφία. Τα πλεονεκτήματά του είναι προφανή: αποτελεσματικότητα, διαθεσιμότητα και ευκολία χρήσης. Πρέπει να θυμόμαστε, ωστόσο, ότι το e-mail έχει τις δικές του αποχρώσεις.

Λήψη επιστολών

1. ελέγξτε το ταχυδρομείο σας τουλάχιστον 2 φορές την ημέρα - το πρωί και το απόγευμα. Διαφορετικά, μπορείτε να σταματήσετε το έργο άλλων ανθρώπων και να καθυστερήσετε την επίλυση ζητημάτων.
2. εάν λάβατε ένα γράμμα, σημαίνει ότι κάποιος το έστειλε και για κάποιο λόγο το έκανε. Επομένως, τα γράμματα που ελήφθησαν πρέπει να διαβαστούν. Φυσικά, τα ανεπιθύμητα μηνύματα δεν καλύπτονται εδώ.
3. εάν είστε διαχειριστής, η εργάσιμη ημέρα σας θα πρέπει να ξεκινά με την εκκίνηση ενός προγράμματος -πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν ξεφορτώνεται όλη την ημέρα και ελέγχει αυτόματα την αλληλογραφία σας. Ρυθμίστε την αυτόματη παράδοση / παραλαβή αλληλογραφίας τουλάχιστον κάθε 10 (και κατά προτίμηση 2 - 3) λεπτά.
4. εάν είστε πολύ απασχολημένοι και λάβατε ένα γράμμα, αξιολογήστε από ποιον προέρχεται, το θέμα και ξεφύλλτε το μέσα από τα μάτια σας - αυτό θα σας βοηθήσει να καταλάβετε γρήγορα εάν το γράμμα απαιτεί επείγουσα απάντηση ή μπορείτε να περιμένετε λίγο.
5. το πιο απλό και αποτελεσματική μέθοδοςμετακινήστε επιχειρήσεις και μην συλλέξετε σωρούς αλληλογραφίας - απαντήστε αμέσως σε γράμματα. Επομένως, εάν δεν συμμετέχετε σε συνομιλία ή άλλη δραστηριότητα που δεν ανέχεται τη διακοπή, απαντήστε αμέσως στο γράμμα.

Προς, πεδία Cc, Bcc

Θα πρέπει να κατανοήσετε, να θυμηθείτε και να χρησιμοποιήσετε σωστά τα πεδία "Προς", "Cc" και "Bcc". Οι ενέργειές σας για τη λήψη της επιστολής ή οι ενέργειες του παραλήπτη εξαρτώνται από αυτό.

1. "Σε ποιον". Εάν στέλνετε μια ερώτηση, περιμένετε μια απάντηση από τον παραλήπτη που καθορίζεται στο πεδίο "Προς". Εάν είστε ο παραλήπτης, πρέπει να απαντήσετε. Δηλαδή, η επιστολή και οι πληροφορίες ή οι ερωτήσεις που περιέχει απευθύνονται απευθείας στον παραλήπτη που καθορίζεται σε αυτό το πεδίο.
2. "Αντίγραφο". Οι παραλήπτες σε αυτόν τον τομέα λαμβάνουν μια επιστολή προς ενημέρωση ή "καλούνται να δώσουν μαρτυρία". Ο παραλήπτης σε αντίγραφα δεν πρέπει γενική περίπτωσηαπαντήστε σε ένα γράμμα. Επιπλέον, θεωρείται ευγενικό να ξεκινήσετε με τη φράση "Λυπάμαι που παρεμβαίνω" εάν υπάρχει τέτοια ανάγκη.
3. "Κρυφό αντίγραφο". Ο κύριος παραλήπτης ή όσοι βρίσκονται στα αντίγραφα δεν θα γνωρίζουν το γεγονός της αποστολής μιας επιστολής στο άτομο που αναφέρεται στο πεδίο "Κρυφή κοινή χρήση". Επίσης, αυτό το πεδίο χρησιμοποιείται για μαζική αποστολή, έτσι ώστε όλοι οι παραλήπτες να μην γνωρίζουν το βιβλίο διευθύνσεών σας.

Όταν απαντάτε, μην ξεχνάτε το κουμπί "Απάντηση σε όλους" - αυτό θα σώσει τους παραλήπτες της αρχικής επιστολής σε αντίγραφα και η απάντησή σας δεν θα τους περάσει. Μπορείτε πάντα να αφαιρέσετε ανεπιθύμητους παραλήπτες ή να προσθέσετε άλλους.

Εάν υπάρχουν περισσότεροι από δύο παραλήπτες στο πεδίο "Προς" στη ληφθείσα επιστολή, αυτό σημαίνει ότι και οι δύο αυτοί ανταποκριτές ή οποιοσδήποτε από αυτούς πρέπει να απαντήσουν. Αποφασίστε ποιος πρέπει να απαντήσει. Ωστόσο, να είστε προσεκτικοί όταν στέλνετε επιστολές που περιέχουν περισσότερους από δύο αποδέκτες στο πεδίο "Προς": για μια επιστολή που αποστέλλεται σε όλους, κινδυνεύετε να μην λάβετε απάντηση από κανέναν.

Θεματικό πεδίο

Μην αφήνετε αυτό το πεδίο κενό. Τα άτομα με τα οποία αλληλογραφείτε μπορεί να λαμβάνουν εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα και να χρησιμοποιούν αυτό το πεδίο για να εκτιμήσουν γρήγορα τη σημασία του περιεχομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η γραμμή θέματος θα πρέπει να αντικατοπτρίζει σύντομα τη γραμμή θέματος. Επικεφαλίδες όπως "Ερώτηση", "Γεια!" ή κενές επικεφαλίδες σας δίνουν είτε έναν αρχάριο, είτε έλλειψη βασικών δεξιοτήτων επιχειρηματικής αλληλογραφίας.

«Η σημασία της γραφής»

Εάν η επιστολή περιέχει πληροφορίες σχετικά με επείγουσες αλλαγές, το κείμενο οποιασδήποτε συμφωνίας ή άλλες πληροφορίες που πρέπει να προσέξετε πρώτα, χρησιμοποιήστε την "υψηλή" σημασία, αυτό θα επισημάνει το γράμμα στο φάκελο "Εισερχόμενα".

• Μην χρησιμοποιείτε μάταια "υψηλή" σημασία!
• Σημειώστε μια προσωπική επιστολή σε έναν επιχειρηματικό ανταποκριτή ή μια επιστολή με μια αστεία και όχι επιχειρηματική εικόνα ή σύνδεσμο με τη σημασία του "χαμηλού".

Γράφοντας μια απάντηση

1. Ξεκινήστε με έναν χαιρετισμό, αυτό είναι ευγενικό.
2. Μιλήστε με το άτομο στην ίδια γλώσσα. Αυτό δεν αφορά μόνο τη ρωσική / αγγλική γλώσσα, αλλά και τη μορφή του κειμένου. Μια άτυπη απάντηση σε μια επίσημη επιστολή είναι ασέβεια προς τον ερωτώμενο και επίδειξη της χαμηλής κουλτούρας του.
3. Μην χρησιμοποιείτε μεταγραφή, εκτός από την αποστολή επιστολών από κινητές συσκευές. Εάν ο πελάτης email σας δεν υποστηρίζει ρωσικά ή χαλάει κωδικοποιήσεις, επισυνάψτε το κείμενο απάντησης στην εφαρμογή.
4. Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να είναι ακριβής, συγκεκριμένη και συνοπτική.
   • Ακρίβεια- συμπεριλάβετε τα ακριβή στοιχεία στα οποία αναφέρεστε (για παράδειγμα, την ημερομηνία της συνάντησης, το θέμα της ημερήσιας διάταξης της συνάντησης, την ημερομηνία και το θέμα μιας άλλης επιστολής ή το όνομα του αρχείου).
   • Συγκεκριμένο- θα πρέπει να είναι σαφές από το γράμμα ΤΙ ΑΚΡΙΒΩΣ απαιτείται από τον παραλήπτη.
   • Λακωνισμός. Αυτός που σκέφτεται το εκφράζει ξεκάθαρα και το βλέπει ο παραλήπτης σας. Επομένως, δεν αξίζει να ορίσετε σε τρεις σελίδες τι θα μπορούσε να γραφτεί σε τρεις προτάσεις. Το λακωνικό επιχειρηματικό κείμενο δεν είναι ξηρότητα, αλλά εξοικονόμηση χρόνου και ακρίβεια σκέψης.
5. Εάν το email σας περιέχει πολλές ερωτήσεις, θέματα ή εργασίες, δομήστε και διαχωρίστε τα. Το συνεχές "ρεύμα σαπουνιού" είναι δύσκολο να διαβαστεί και μπορείτε να παραλείψετε, στην πραγματικότητα, την κύρια ερώτηση του γράμματος.
6. Απαντήστε στα αιτήματα της επιστολής όσο το δυνατόν ακριβέστερα. Η απάντηση σε ένα αίτημα ή εργασία "Ας το κάνουμε!" ατελής. «Θα το κάνουμε μέχρι τέτοια ημερομηνία», «μετά από τόσες μέρες», «μετά από ένα τέτοιο γεγονός» - αυτή είναι μια πιο σίγουρη και ακριβής απάντηση.
7. Το κείμενο πρέπει να είναι απαλλαγμένο από λάθη! Τα τυπογραφικά λάθη δεν είναι τρομακτικά, αλλά αν γράψετε τις λέξεις λανθασμένα σε κάθε γράμμα, γίνεται αντιληπτό πολύ γρήγορα και αφήνει αρνητικό αποτύπωμα στην εικόνα σας για έναν επιχειρηματικό εταίρο.
8. Ποτέ μην στέλνετε γράμμα χωρίς να διαβάσετε όσα έχετε γράψει! Διαβάστε την απάντησή σας και βεβαιωθείτε ότι όλα είναι συνοπτικά, ακριβή, σαφή, συγκεκριμένα και χωρίς γραμματικά λάθη. Ελέγξτε εάν παρατίθενται όλοι οι απαιτούμενοι παραλήπτες, εάν έχουν τοποθετηθεί σωστά στα πεδία "Προς" και "Cc". Ελέγξτε για γραμματικά λάθη.
9. Παραθέστε το κείμενο της αρχικής επιστολής.
10. Με πλήρη παράθεση (εάν η απάντησή σας σε ολόκληρο το γράμμα στο σύνολό του), γράψτε το κείμενο της απάντησης στην ΑΡΧΗ του γράμματος και όχι στο τέλος!
11. Εάν οι απαντήσεις σας είναι πόντο προς σημείο, διαχωρίστε το απόσπασμα με κενές γραμμές πάνω και κάτω.

Συνημμένα

1. Μην επισυνάπτετε αρχεία EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR σε γράμματα - πολλοί πελάτες ή διακομιστές αλληλογραφίας αποκλείουν σφιχτά τέτοια συνημμένα και ο παραλήπτης δεν θα τα διαβάσει ποτέ. Συσκευάστε τα σε ένα αρχείο (zip, rar) όπως σε ένα κέλυφος και βάλτε τα σε αυτή τη μορφή.
2. Θεωρείται φυσιολογικό η αποστολή συνημμένων έως και 2-3 megabyte χωρίς προειδοποίηση. Αν θέλετε να στείλετε ένα συνημμένο μεγαλύτερο μέγεθος, ελέγξτε με τον ανταποκριτή εάν ένα τέτοιο αρχείο θα περάσει από τον διακομιστή του ή αν θα χωρέσει στο γραμματοκιβώτιο.
3. Αποφύγετε συνημμένα αμφίβολο περιεχόμενο: πρώτον, ο ανταποκριτής σας μπορεί να μην μοιράζεται τα γούστα σας και δεύτερον, μπορείτε να προκαλέσετε προβλήματα σε ένα άτομο που εργάζεται σε έναν οργανισμό όπου χρησιμοποιείται η προώθηση αλληλογραφίας.

Ηλεκτρονική Υπογραφή

1. Η παρουσία του είναι χρήσιμη (υπάρχουν τα στοιχεία επικοινωνίας σας) και αυτό καλός τόνοςαποδεικνύοντας τον επαγγελματισμό σας.
2. Η υπογραφή δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 5-6 γραμμές. Θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον το όνομα και το επώνυμό σας. Επιπλέον, είναι σκόπιμο να αναφέρετε τον αριθμό τηλεφώνου σας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το όνομα και τη φυσική διεύθυνση της εταιρείας, καθώς και τη διεύθυνση του ιστότοπού της.
3. Έχετε δύο επιλογές Ηλεκτρονική Υπογραφή: για πρωτοβουλίες (δικές) επιστολές με πλήρη

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να έχει σαφή δομή, τα πλεονεκτήματα της οποίας:

• εξοικονομώντας το χρόνο σας και το χρόνο του παραλήπτη.
• εγγύηση ανάγνωσης της επιστολής από τον αποδέκτη και σωστή κατανόηση της ουσίας της ·
• λαμβάνει μια κατανοητή, σαφή απάντηση.

Δομή επιχειρησιακών επιστολών

Εφεση

Βρίσκεται στην "κεφαλίδα" του γράμματος και περιέχει τη θέση και το όνομα του παραλήπτη. Για επίσημη επιχειρηματική αλληλογραφία, η αναφορά "Dear" θεωρείται τυπική, η οποία είναι γραμμένη από κεφαλαίο γράμμακαι στο κέντρο του φύλλου. Και μετά υπάρχουν πολλές επιλογές ανάλογα με το τι γράφουν και σε ποιον. Έτσι, στη Ρωσία είναι συνηθισμένο να εφαρμόζεται με όνομα και πατρώνυμο, σε εταιρείες με δυτική εταιρική κουλτούρα - μόνο με το όνομά τους. Εάν γνωρίζετε τον σύντροφό σας προσωπικά, μπορείτε να επικοινωνήσετε με αυτόν τον τρόπο: "Αγαπητέ Αντρέι Πέτροβιτς", εάν δεν γνωρίζετε - "Αγαπητέ κύριε Σμίρνοφ". Παρεμπιπτόντως, όταν αναφέρεται σε ένα άτομο, η λέξη "κύριος" δεν μπορεί να συντομογραφηθεί σε "κύριος". Και σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να γράψετε «Αγαπητέ κύριε ΑΠ Σμίρνοφ». Είτε "Αντρέι Πέτροβιτς" είτε "κύριος Σμιρνόφ".

Εάν δεν γράφετε σε βασιλικούς, εκπροσώπους θρησκευτικών δογμάτων, προέδρους και βουλευτές διαφορετικές χώρες, θεωρήστε τον εαυτό σας τυχερό. Για αυτούς, υπάρχουν επίσημοι τύποι προσφυγής και για κάθε βαθμό υπάρχουν ειδικοί. Πριν στείλετε μια τέτοια επιστολή, ελέγξτε προσεκτικά αν η επιλεγμένη προσφυγή ταιριάζει με την κατάσταση του παραλήπτη. Είναι πολύ πιο εύκολο να θυμηθούμε πώς να γράφουμε στους στρατιώτες: "Αγαπητέ σύντροφε συνταγματάρχα", ακόμα κι αν αυτός ο συνταγματάρχης είναι γυναίκα. Αλλά η διεύθυνση "Κυρίες και Κύριοι" είναι κοσμική και είναι καλύτερα να τη χρησιμοποιήσετε, ας πούμε, για πρόσκληση για το άνοιγμα ενός κομμωτηρίου ρούχα στη μόδα... Εάν προσκαλέσετε σε μια επιχειρηματική παρουσίαση - για παράδειγμα, νέα γεωτρύπανα - τότε, σύμφωνα με την καθιερωμένη πρακτική, χρησιμοποιείται η γενική έκκληση "Αξιότιμοι Κύριοι". V αυτή η υπόθεσηδεν πειράζει που εργάζονται και γυναίκες σε αυτόν τον οργανισμό.

Παράδειγμα:

στον CEO
LLC "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Αγαπητέ Pavel Ilyich!
ή
Αγαπητέ κύριε Dobrovolsky!

Προοίμιο

Συγκεντρώνει την πρώτη παράγραφο της επιστολής, η οποία εκθέτει τον σκοπό της, τον λόγο που σας ώθησε να τη γράψετε. Αφού διαβάσετε το προοίμιο, ο παραλήπτης πρέπει να κατανοήσει την ουσία της επιστολής. Για παράδειγμα: Σας γράφω για να εκφράσω τη δυσαρέσκειά μου για την ποιότητα των πρώτων υλών για την παραγωγή επίπλων που μας παρέχει η εταιρεία σας και κοιτάζω προς τα εμπρός στις ενέργειές σας που στοχεύουν στην ταχεία αλλαγή της κατάστασης προς το καλύτερο και αποζημίωση για τις απώλειες που μας προκλήθηκαν.

Παράδειγμα:Καθόλη τη διάρκεια τον προηγούμενο μήνα, από τις 2 Ιουνίου του τρέχοντος έτους, το 10-15% κάθε παρτίδας πρώτων υλών σας είναι απόβλητα. Αυτά τα γεγονότα τεκμηριώθηκαν δεόντως από τους ειδικούς της εταιρείας μας. Αντίγραφα εγγράφων επισυνάπτονται στην παρούσα επιστολή. Οι απώλειες της εταιρείας μας σε σχέση με την παραλαβή ελαττωματικών πρώτων υλών ανέρχονται σε περίπου 1 εκατομμύριο ρούβλια. Συνεργαζόμαστε με την LLC "Concord" εδώ και πέντε χρόνια και μέχρι τώρα δεν είχαμε κανένα λόγο να διαμαρτυρηθούμε. Σε αυτήν την κατάσταση, επιμένουμε στην πλήρη αποζημίωση για τις απώλειές μας. Εάν είναι απαραίτητο, είμαστε έτοιμοι να διεξάγουμε κοινή εξέταση απορριφθέντων πρώτων υλών.

συμπέρασμα

Είναι απαραίτητο για μια σύντομη περίληψη όλης της γραπτής και λογικής συμπλήρωσης της επιστολής.

Παράδειγμα:Είμαι βέβαιος ότι θα καταλάβετε αυτήν την κατάσταση και στο εγγύς μέλλον η συνεργασία μας θα επιστρέψει στη συνήθη πορεία της.

Υπογραφή

Το γράμμα τελειώνει με την υπογραφή (θέση + πλήρες όνομα) του παραλήπτη, που προηγείται από την τυπική ευγενική φόρμα "Με εκτίμηση". Υπάρχουν επίσης πιθανές επιλογές: "Ειλικρινά δική σας", "Με ελπίδα για παραγωγική συνεργασία", "Με ευγνωμοσύνη για τη συνεργασία" κλπ. Κατά την υπογραφή μιας επιστολής, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τον βαθμό του αποδέκτη και του παραλήπτη. Η επιστολή που απευθύνεται στον CEO πρέπει επίσης να υπογραφεί γενικός διευθυντήςή τουλάχιστον ο αναπληρωτής του. Σε αυτή την περίπτωση, η υπογραφή πρέπει να αντιστοιχεί στην αποκωδικοποίησή της: η κατάσταση όταν ο αναπληρωτής διευθυντής τοποθετεί μια κάθετο δίπλα στο επώνυμο του διευθυντή και υπογράφει με το όνομά του είναι απαράδεκτη.

Παράδειγμα:Με εκτίμηση, Γενικός Διευθυντής του Zarya Furniture Factory AD Kiselev

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ

Υστερόγραφο (P.S.) - ένα υστερόγραφο στο τέλος μιας επιστολής μετά την υπογραφή - χρησιμοποιείται σπάνια στην επιχειρηματική αλληλογραφία. Χρησιμεύει για την ενημέρωση του παραλήπτη σχετικά σημαντικό γεγονός, που συνέβη μετά τη σύνταξη της επιστολής ή για να του μεταφέρουμε πληροφορίες που σχετίζονται έμμεσα με το θέμα της επιστολής.

Παράδειγμα 1:ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι το ποσοστό των απορρίψεων σε μια παρτίδα πρώτων υλών που παραλήφθηκαν πριν από 3 ώρες αυξήθηκε στο 17%!

Παράδειγμα 2:ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Ο επικεφαλής του τμήματος παραλαβής πρώτων υλών θα συναντηθεί με τους ειδικούς σας στην επιχείρησή σας αύριο στις 14:00.

Εφαρμογές

Τα συνημμένα είναι μια προαιρετική προσθήκη στο κύριο κείμενο της επιστολής και επομένως διαμορφώνονται σε ξεχωριστά φύλλα- κάθε αίτηση στο δικό της φύλλο. Δεν υπάρχουν κανόνες για τη συγγραφή τους.

Τυπικές φράσεις επιχειρηματικής αλληλογραφίας

Ειδοποιήσεις

• Σας ενημερώνουμε ότι η καθυστέρηση στην αποστολή ... οφείλεται σε ...
• Σας ενημερώνουμε ότι η διοίκηση του εργοστασίου έλαβε απόφαση ...
• Σας ενημερώνουμε ότι η πρότασή σας έγινε αποδεκτή.
• Σας ανακοινώνουμε ότι ...
• Θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι ...
• Θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι, δυστυχώς, δεν μπορούμε ...

Μοντέλα εκφράσεων που εξηγούν κίνητρα (Οι πιο συνηθισμένες φράσεις στην αρχή μιας τυπικής επαγγελματικής επιστολής)

Σύμφωνα με το πρωτόκολλο ...
• Προκειμένου να ενισχυθεί η προστασία της ιδιοκτησίας ...
• Σε απάντηση του αιτήματός σας ...
• Προς υποστήριξη της τηλεφωνικής μας συνομιλίας ...
• Προς στήριξη της συμφωνίας μας ...
• Για την παροχή τεχνικής βοήθειας ...
• Λόγω της δύσκολης κατάστασης ...
• Σε σχέση με την κοινή εργασία ...
• Σύμφωνα με την επιστολή του πελάτη ...

Εάν ο συντάκτης είναι νομική οντότητα, τότε οι ενέργειες μεταφέρονται:

1. Τρίτο πρόσωπο ενικού, για παράδειγμα:
   • Το φυτό Zarya δεν πειράζει ...
   • Η ρωσο-βρετανική κοινοπραξία "Soyuz K" προσφέρει ...
   • Ο συνεταιρισμός "Naiv" εγγυάται ...
2. Σε πληθυντικό τρίτου προσώπου, για παράδειγμα: Η διοίκηση και η συνδικαλιστική επιτροπή του εργοστασίου Zarya ζητούν πειστικά ...
3. Πληθυντικού πρώτου προσώπου:
   • Σας παρακαλούμε ...
   • Επιβεβαίωση ...
   • Ενημερώνουμε ...

Εάν ο συγγραφέας είναι φυσικό πρόσωπο, τότε οι ενέργειες μεταφέρονται:

1. Πρώτο πρόσωπο ενικού, για παράδειγμα:
   • Προς ενημέρωσή σας…
   • Σε ικετεύω…
   • Σας ενημερώνω ...
2. Πληθυντικού πρώτου προσώπου, για παράδειγμα:
   • Εγκρίνουμε ...
   • Λάβαμε το τηλεγράφημα σας ...
   • Συγχαρητήρια ...
   • Υποστηρίζουμε ...

Αίτηση

• Σας ζητάμε να ελέγξετε την πρόοδο των εργασιών ...
• Παρακαλώ λάβετε μέτρα…
• Καταχωρίστε δεδομένα απόδοσης ...

Αποστολή εγγράφων ή υλικών τιμαλφών

• Στέλνουμε σχέδια συναρμολόγησης μηχανών ...
• Στέλνουμε τα έγγραφα που σας ενδιαφέρουν με συστημένη ταχυδρομική αποστολή ...
• Στέλνουμε τη σύμβαση που έχει υπογραφεί από την πλευρά μας ...

Επιβεβαίωση

• Αναγνωρίζουμε με ευγνωμοσύνη τη λήψη της παραγγελίας σας και προχωρούμε στην υλοποίησή της ...
• Επιβεβαιώνουμε τη λήψη προδιαγραφών για ...
• Το εργοστάσιο Zarya επιβεβαιώνει τους όρους παράδοσης εξοπλισμού ...

Προσφορά

• Μπορούμε να σας προσφέρουμε…
• Σας προσφέρουμε να αγοράσετε ...
• Μπορούμε να σας προτείνουμε ...

Πρόσκληση

• Σας προσκαλούμε να λάβετε μέρος στη συζήτηση του έργου ...
• Παρακαλώ λάβετε μέρος στη συζήτηση του προβλήματος ...
• Καλούμε έναν εκπρόσωπο της εταιρείας σας να επισκεφθεί ...

Άρνηση και απόρριψη της πρότασης (έργου)

• Το έργο της λίστας τίτλων για κατασκευαστικά έργα για το ποσό των ... αποσταλμένων από εσάς δεν μπορεί να εγκριθεί από εμάς για τους ακόλουθους λόγους.
• Η πρότασή σας (έργο) απορρίφθηκε για τους ακόλουθους λόγους ...

Υπενθύμιση

• Σας υπενθυμίζουμε ότι σύμφωνα με το σχέδιο κοινής εργασίας, πρέπει να ...
• Σας υπενθυμίζουμε ότι σύμφωνα με ... πρέπει να ...
• Σας υπενθυμίζουμε ότι η εκκρεμή πληρωμή σας είναι ...
• Υπενθυμίζουμε ότι λήγει η προθεσμία υποβολής του χειρογράφου ...

Εγγυήσεις

• Εγγυόμαστε την πληρωμή.
• Εγγυόμαστε τις προθεσμίες.
• Εγγυόμαστε την ποιότητα των προϊόντων.

Ερμηνεύοντας τη δική σας θέση

• Οι εκκλήσεις μας για αυτό το ζήτημα δεν οδήγησαν σε θετικά αποτελέσματα.
• Δεν έχουμε αντιρρήσεις για το σχέδιο.
• Δεν μπορούμε να σας παραδώσουμε αγαθά ... για τους ακόλουθους λόγους: ...

Ερμηνεία των ενεργειών του άλλου μέρους

• Μια τέτοια καθυστέρηση θα μπορούσε να οδηγήσει σε ...
• Είναι εντελώς ανεξήγητο γιατί το φυτό σας καθυστερεί την αποστολή καλουπιών ...
• Οι υποσχέσεις σας δεν τηρούνται.

Τελικές λέξεις

• Ελπίζουμε ότι το αίτημά μας θα γίνει αποδεκτό.
• Ανυπομονούμε για περαιτέρω συνεργασία.
• Με ευχές επιτυχίας.
• Σας παρακαλούμε να μην καθυστερήσετε την απάντησή σας.
• Σας ζητούμε να μας συγχωρήσετε για την καθυστέρηση στην απάντηση (για λάθος).

Ηθική Επιχειρηματικής Αλληλογραφίας

Η επιχειρηματική αλληλογραφία, όπως και κάθε άλλη μορφή ανθρώπινης αλληλεπίδρασης, βασίζεται σε ένα σύνολο ηθικών κανόνων και κανόνων, ο κυριότερος από τους οποίους είναι "ΣΩΣΤΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΣΕΒΑΣΜΟΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΕΤΑΙΡΕΟ". Ακόμα κι αν ο σκοπός της επιστολής είναι να υποβάλει καταγγελία, το κείμενό της δεν πρέπει να περιέχει σκληρές λέξεις και εσφαλμένες εκφράσεις που μπορεί να προσβάλλουν τον αντισυμβαλλόμενο σας. Φροντίζοντας για τη διατήρηση της αξιοπρέπειας του παραλήπτη σας, διατηρείτε έτσι τη δική σας.

• ξεκινήστε το μήνυμα με μια δήλωση άρνησης. Το πρώτο βήμα είναι να σκιαγραφήσουμε το κίνητρο. η απόφασηκαι να καταστήσει σαφές ότι υπό ορισμένες συνθήκες είναι δυνατόν να επανέλθουμε στην εξέταση του ζητήματος ·
• επιβάλλετε στον παραλήπτη το αναμενόμενο αποτέλεσμα της ερώτησης, για παράδειγμα: "Σας ζητώ να μελετήσετε και να επιλύσετε το ζήτημα θετικά" ή "Σας ζητώ να εγκρίνετε αυτήν την υποψηφιότητα"
• ενθαρρύνετε τον αποδέκτη να βιαστεί όταν λαμβάνει μια απόφαση με τις λέξεις "επείγον", "αμέσως", "περισσότερο" σύντομο χρονικό διάστημα". Είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε τους τύπους εθιμοτυπίας "Σας ζητώ να απαντήσετε πριν από μια τέτοια ημερομηνία", "Σας ζητώ θερμά να ενημερώσετε αμέσως για την απόφασή σας"
• υπαινιγμός στον παραλήπτη της φανταστικής του απροσεξίας, ανικανότητας, εισάγοντας στο κείμενο της επιστολής μια διατύπωση όπως "προτείνω να μελετήσω προσεκτικά ...".

Για τον παραλήπτη επαγγελματικών επιστολών, οι υποχρεωτικές απαιτήσεις από πλευράς δεοντολογικών προτύπων είναι:

• άρνηση από το έντυπο απάντησης, στο οποίο μια επιστολή αιτήματος ή μια επιστολή πρότασης επιστρέφεται στον συγγραφέα με τις πληροφορίες απάντησης που αναρτώνται σε αυτές ·
• άμεση και σαφή απάντηση από τον οργανισμό αποστολής. Μια καθυστέρηση ή καμία απάντηση μπορεί να θεωρηθεί ως απροθυμία συνεργασίας.

Η τήρηση των ηθικών προτύπων της επιχειρηματικής αλληλογραφίας που αναφέρονται παραπάνω δεν θα απαιτήσει από εσάς να επιτύχετε έναν άθλο και τελικά θα γίνει εύκολος και συνηθισμένος. Επιπλέον, θα σας παρέχει τη φήμη του τακτικού ατόμου και θα σας διδάξει ακόμη και πώς να μετατρέψετε τους αντιπάλους σας σε συμμάχους.

Γενικοί κανόνες για τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών

Εκτός από τη δομή, ένα άλλο σημαντικό συστατικό ενός αρμόδιου επαγγελματική επιστολήείναι ο προσεγμένος σχεδιασμός του.

Πληροφοριακό ταχυδρομείο

Πληροφοριακό ταχυδρομείο- πρόκειται για επιστολή υπηρεσίας που ενημερώνει τον παραλήπτη για πληροφορίες επίσημης φύσης.

Ο όγκος ενός ενημερωτικού δελτίου κυμαίνεται από μία παράγραφο έως πολλές σελίδες.

Κατά κανόνα, τα ενημερωτικά δελτία υπογράφονται από τον επικεφαλής του οργανισμού και στην περίπτωση μαζικής αποστολής (για παράδειγμα, σε όλους τους πελάτες της εταιρείας) ενδέχεται να μην περιέχουν καθόλου χειροκίνητη υπογραφή.

Μια απορία- επιστολή υπηρεσίας που αποστέλλεται για τη λήψη τυχόν επίσημων πληροφοριών ή εγγράφων.

Γενικά, τα γράμματα αιτήματος συντίθενται με τον ίδιο τρόπο όπως και τα γράμματα αιτήματος. Οι επιστολές διερεύνησης συνήθως υπογράφονται από τον επικεφαλής του οργανισμού ή από επίσημα εξουσιοδοτημένο υπάλληλο.

Το κείμενο της επιστολής αιτήματος πρέπει να περιέχει την αιτιολόγηση για την ανάγκη παροχής υλικού ή πληροφοριών και την πραγματική δήλωση του αιτήματος.

Η επιστολή διερεύνησης απαιτεί επιστολή απάντησης.

Απαντητική επιστολή

Μια επιστολή απάντησης είναι μια επιστολή υπηρεσίας που συντίθεται ως απάντηση σε μια επιστολή αιτήματος ή μια επιστολή αιτήματος.

Η απάντηση μπορεί να είναι αρνητική (επιστολή άρνησης) ή θετική.

Στο κείμενο της επιστολής-απάντησης, πρέπει να χρησιμοποιούνται οι ίδιες γλωσσικές φράσεις και λεξιλόγιο που χρησιμοποίησε ο συγγραφέας στην επιστολή πρωτοβουλίας, με την προϋπόθεση ότι η επιστολή αιτήματος συντάχθηκε γλωσσικά σωστά.

Δεν πρέπει να συμπεριλάβετε στο κείμενο της απαντητικής επιστολής έναν σύνδεσμο προς τη ληφθείσα επιστολή ("Στην επιστολή σας από _______ Αρ .__ ...").

Οι πληροφορίες σχετικά με την επιστολή πρωτοβουλίας περιλαμβάνονται στον αριθμό εγγραφής της επιστολής-απάντησης. Συνιστάται να ξεκινήσετε την άρνηση επιστολής με την αιτιολόγηση της άρνησης: "Σε σχέση με ...", δεδομένου ότι μια αρνητική απάντηση πρέπει να δικαιολογηθεί, δεν μπορείτε απλώς να απορρίψετε το αίτημα χωρίς εξηγήσεις.

Επιστολή επιβεβαίωσης

Μια επιστολή επιβεβαίωσης είναι μια επιστολή υπηρεσίας στην οποία ο παραλήπτης επιβεβαιώνει προηγουμένως επιτευχθείσες συμφωνίες, προθέσεις, λήψη πληροφοριών, εγγράφων ή άλλου υλικού κ.λπ.

Ο βασικός τύπος γλώσσας για αυτόν τον τύπο γραμμάτων είναι: "Επιβεβαιώνουμε (λήψη εγγράφων, προκαταρκτική συμφωνία, συγκατάθεση για ...)".

Κατά την επιβεβαίωση μιας προκαταρκτικής συμφωνίας στο κείμενο της επιστολής, είναι απαραίτητο να αναφερθεί εν συντομία η ουσία της.

Εάν επιβεβαιωθεί η παραλαβή των εγγράφων, θα πρέπει να τα κατονομάσετε κ.λπ. Μια επιστολή επιβεβαίωσης μπορεί να τελειώσει με ένα αίτημα, μια ευχή, μια πρόταση.

Επιστολή αξίωσης

Η επιστολή καταγγελίας είναι μια προληπτική επαγγελματική επιστολή, σκοπός της οποίας είναι η έκφραση καταγγελίας ή δυσαρέσκειας προς τον παραλήπτη.

Εν κατακλείδι, πρέπει να εκφραστούν συγκεκριμένες επιθυμίες ή προτάσεις για τη διόρθωση της κατάστασης.

Εγγυητική επιστολή

Οι εγγυητικές επιστολές προορίζονται να παρέχουν στον παραλήπτη γραπτές εγγυήσεις προκειμένου να επιβεβαιώσουν ορισμένες υποσχέσεις ή προϋποθέσεις, προθέσεις ή ενέργειες του συντάκτη (οργανισμού αποστολής), με τον ένα ή τον άλλο τρόπο που επηρεάζουν τα συμφέροντα του αποδέκτη.

Οι εγγυητικές επιστολές απευθύνονται σε οργανισμό ή άτομο. Η λέξη "εγγύηση" ενδέχεται να μην αναφέρεται καθόλου στο κείμενο της επιστολής, ωστόσο, η επιστολή θα παραμείνει έγγραφο που περιέχει την εγγύηση.

Μπορεί να είναι εγγυημένη η πληρωμή για την εργασία που εκτελέστηκε, ο χρόνος ολοκλήρωσής της, η ποιότητα της εργασίας, η ποιότητα των αγαθών, ο χρόνος παράδοσης, η πληρωμή για τα παραληφθέντα προϊόντα κ.λπ. ολόκληρο το γράμμα ή να συμπεριληφθεί στο κείμενο του γράμματος ως συστατικό του.

Οι εγγυητικές επιστολές έχουν εντελώς νομική φύση, που αντιστοιχούν σε καθεστώς σε έγγραφα συμβατικού χαρακτήρα. Τις περισσότερες φορές, εκδίδονται εγγυητικές επιστολές για την επιβεβαίωση της πληρωμής.

Σε αυτή την περίπτωση, είναι υποχρεωτικό να αναφέρετε τον αριθμό της σύμβασης και το τιμολόγιο σύμφωνα με το οποίο πρέπει να γίνει η πληρωμή.

Οι εγγυητικές επιστολές διακρίνονται από τη σαφήνεια, την ακρίβεια και τη σαφήνεια της διατύπωσης - καθώς μιλάμε για την παροχή εγγυήσεων στον παραλήπτη για λογαριασμό και για λογαριασμό του οργανισμού ή επίσημος... Πρέπει να υποδεικνύει τον τύπο της λειτουργίας που πρέπει να εκτελεστεί.

Τέτοιες επιστολές μπορούν να ξεκινήσουν με μια δήλωση της ουσίας των εγγυήσεων που παρέχονται στον παραλήπτη, για παράδειγμα: "Με αυτήν την επιστολή εγγυώμαι ...".

Σε άλλες περιπτώσεις, η εγγυητική επιστολή μπορεί να περιέχει μια δήλωση των λόγων που προκάλεσαν την πρόθεση του συγγραφέα να δηλώσει την ετοιμότητά του να παράσχει στον παραλήπτη ορισμένες εγγυήσεις. Σε αυτήν την περίπτωση, η αντίστοιχη δήλωση διατυπώνεται στην τελευταία πρόταση, για παράδειγμα: "Εγγυόμαστε πληρωμή" ή "Εγγυώμαι έγκαιρη και πλήρη πληρωμή".

Ένα χαρακτηριστικό αυτού του τύπου επιστολών είναι η παρουσία, μαζί με την υπογραφή του συγγραφέα (για παράδειγμα, του διευθυντή ενός οργανισμού), την υπογραφή ενός υπαλλήλου που είναι άμεσα υπεύθυνος για οικονομικά ή άλλα θέματα. Εάν αποσταλεί εγγυητική επιστολή ως υποχρέωση πληρωμής για αγορά, υπηρεσία που παρέχεται κ.λπ., τότε τα τραπεζικά στοιχεία του οργανισμού πληρωμών πρέπει να αναγράφονται σε αυτήν.

Η βασική φράση της εγγυητικής επιστολής μπορεί να περιλαμβάνει λέξεις και εκφράσεις:

• Εγγυόμαστε ...
• Σας εγγυόμαστε ότι ...
• Η εταιρεία "Partner" εγγυάται ...
• Παρακαλώ στείλτε στη διεύθυνση μας με αντικαταβολή (τύπος εγγύησης) ...
• Εγγυόμαστε την πληρωμή ...
• Δια του παρόντος εγγυόμαστε ...

Περίληψη

Το βιογραφικό είναι ένας τύπος επαγγελματικής επιστολής που αποσκοπεί στην πληρέστερη και ωφέλιμη παρουσίαση ενός ειδικού στον εργοδότη.

Όταν γράφετε ένα βιογραφικό, πρέπει να ακολουθείτε σαφώς ορισμένους κανόνες:

1. Συστήσου
2. Εκπαίδευση
3. προϋπηρεσία
4. Πρέπει να υποδείξω το επιθυμητό επίπεδο αμοιβής;
5. Χρειάζεται να αναφέρω Επιπλέον πληροφορίεςΣχετικά με μένα?
6. Χρειάζεστε προσωπικά στοιχεία;
7. Προσαρμόστε το βιογραφικό σας στις απαιτήσεις του εργοδότη
8. Στάση απέναντι στα επαγγελματικά ταξίδια
9. Διαθεσιμότητα συστάσεων
10. Διαβιβαστική επιστολή

Δεν υπάρχει και δεν μπορεί να υπάρχει ένα μόνο βιογραφικό για όλες τις περιπτώσεις που θα μπορούσε να σταλεί σε όλες τις εταιρείες χωρίς αλλαγές.

Κάθε φορά, πρέπει πρώτα να σκεφτείτε για ποιες ιδιότητες θα εκτιμηθούν νέα δουλειάκαι τροποποιήστε το βιογραφικό σύμφωνα με αυτά. Οι πληροφορίες που παρέχονται στο βιογραφικό πρέπει να είναι αξιόπιστες. Μην αφήνετε κενές θέσεις στο βιογραφικό σας.

Και το πιο σημαντικό, το βιογραφικό πρέπει να είναι σύντομο: όχι περισσότερες από μία - μιάμιση σελίδα. Η ικανότητά σας να εκφράζετε, να συνοψίζετε είναι ένας δείκτης υψηλό επίπεδογενική κουλτούρα.

Ενθαρρύνεται η παρουσία μιας φωτογραφίας στο βιογραφικό.

1. Επιβεβαίωση του γεγονότος και των όρων εργασίας στον οργανισμό, σύντομες πληροφορίες σχετικά με τις θέσεις και τα καθήκοντα που εκτελούνται (για μια συστατική επιστολή από ιδιώτη, αυτή η παράγραφος αναφέρει για ποιο χρονικό διάστημα και με ποια ιδιότητα ο συντάκτης της επιστολής γνωρίζει το προτεινόμενο). Ο κατάλογος των ευθυνών πρέπει να δείχνει τα προσόντα του ατόμου που προτείνεται. Εάν το άτομο που προτείνεται έχει λάβει διάφορες θέσεις, τότε δεδομένα για τις θέσεις που κατέχονται και εκτελούνται εργασιακές ευθύνεςυποδεικνύονται για κάθε χρονικό διάστημα. Παράδειγμα:Ο Vladimir Aleksandrovich Sidorov εργάστηκε στην εταιρεία "Vector" από τις 12 Μαρτίου 1998 έως τις 16 Μαρτίου 2002, συμπεριλαμβανομένων από τις 12 Μαρτίου 1998 έως τις 16 Μαρτίου 2002 - ως διευθυντής του τμήματος εμπορίου και αγορών, από τις 17 Μαρτίου έως τις 25 Νοεμβρίου, 2002 - ως ανώτερος διευθυντής του ίδιου τμήματος. Οι ευθύνες του ως διευθυντής συνίστανται στην οργάνωση της προμήθειας εξαρτημάτων, ως ανώτερου διευθυντή - στην οργάνωση αλληλεπίδρασης μεταξύ επιχειρήσεων -προμηθευτών εξαρτημάτων και παραγωγής.
2. Μια σύντομη περιγραφή των επαγγελματικών, επιχειρηματικών και προσωπικών ιδιοτήτων της προτεινόμενης και επιτυγχανόμενης επιτυχίας κατά τη διάρκεια της εργασίας του στον οργανισμό. Θα πρέπει να εγκαταλείψετε γενικές λέξεις όπως αξιόπιστες, ικανές, ευσυνείδητες κ.λπ. και να επικεντρωθείτε συγκεκριμένα γεγονόταχαρακτηρίζοντας το προτεινόμενο από την πλευρά του επαγγελματικές ιδιότητες, η ικανότητα αντιμετώπισης της εκτέλεσης ορισμένων εργασιών. Εδώ μπορείτε να επικεντρωθείτε σε κατηγορίες όπως το επίπεδο γνώσεων και η σκληρή δουλειά στην εκτέλεση βασικών καθηκόντων, η ικανότητα αντιμετώπισης μη τυποποιημένων εργασιών, εφευρετικότητα, πρωτοβουλία, μάθηση, την ικανότητα προσαρμογής σε διαφορετικές καταστάσεις, συναισθηματική σταθερότητα, ηγετικές ιδιότητες. Εδώ μπορείτε να δώσετε μια κατά προσέγγιση σύγκριση του έργου που προτείνεται με το έργο των συναδέλφων του, να υποδείξετε τα πιο σημαντικά επιτεύγματα, έργα που αναπτύχθηκαν και υλοποιήθηκαν από τον ίδιο προσωπικά. Παράδειγμα:Κατέκτησα ανεξάρτητα το λογισμικό, διεξήγαγα ανεξάρτητα και με επιτυχία επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις, εποπτεύω αποτελεσματικά υφισταμένους κ.λπ.
3. Λόγοι αλλαγής του τόπου εργασίας (αποχώρηση από τον οργανισμό, μετάβαση σε άλλο μέρος). Αυτό μπορεί να είναι μια αλλαγή στο προφίλ του οργανισμού, το κλείσιμο μιας μονάδας, οι αλλαγές προσωπικού στον οργανισμό, η αλλαγή κατοικίας κ.λπ.
4. Συμπεράσματα. Σύντομη και ειδική αξιολόγηση της ικανότητας, επιχειρηματικές ιδιότητεςσυνιστάται, είναι δημιουργικότητακαι ευκαιρίες ανάπτυξη καριέρας... Συστάσεις για την κατάληψη συγκεκριμένης θέσης ή θέσεων (σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι σκόπιμο να αναφέρετε το βαθμό στον οποίο συστήνετε ένα άτομο για την επιθυμητή θέση: χωρίς όρους, έντονα, με ορισμένες επιφυλάξεις, δεν προτείνετε). Παράδειγμα:Ο Sidorov Vladimir Alexandrovich μιλά άπταιστα την τεχνολογία ... (έχει μεγάλη εμπειρία με λογισμικό διακομιστή ... ή ... μπορεί να συνεργαστεί ανεξάρτητα εταιρικούς πελάτες… και τα λοιπά.). Πιστεύω ότι ο κ. Sidorov μπορεί να εκπληρώσει αποτελεσματικά τα καθήκοντα του επικεφαλής ενός τμήματος, που εργάζεται στις θέσεις του επικεφαλής ενός τμήματος, του αναπληρωτή επικεφαλής του τμήματος υπολογιστών μιας επιχείρησης μεσαίου επιπέδου.
5. Στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου που υπογράφει την επιστολή. Αυτό το σημείο είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις συστατικές επιστολές που έχουν συνταχθεί από ιδιώτες, καθώς είναι πιθανό να έχει διαβάσει ένας νέος εργοδότης συστατική επιστολή, θέλει να διευκρινίσει κάποιες λεπτομέρειες.

δελτίο τύπου

Ένα δελτίο τύπου είναι ένα ενημερωτικό μήνυμα για τα μέσα ενημέρωσης, το καθήκον του οποίου είναι να επιστήσει την προσοχή σε ένα συγκεκριμένο γεγονός (συνέβη ή επερχόταν) προκειμένου να μεγιστοποιηθεί η κάλυψη αυτού του γεγονότος στα μέσα ενημέρωσης.

Τα δελτία τύπου συντάσσονται και αποστέλλονται από τις υπηρεσίες Τύπου εταιρειών και οργανισμών και έχουν ορισμένους κανόνες γραφής:

• η επικεφαλίδα του εγγράφου πρέπει να περιέχει τη λέξη "Δελτίο τύπου" και την ημερομηνία διανομής του.
• ο τίτλος του δελτίου τύπου πρέπει να αντικατοπτρίζει το θέμα του όσο το δυνατόν σαφέστερα, το μήνυμα του ενημερωτικού μηνύματος ·
• λεπτομερέστερα η ουσία του τίτλου του δελτίου τύπου μπορεί να αποκαλυφθεί στον υπότιτλο (ωστόσο, η παρουσία του είναι προαιρετική).
• η πρώτη παράγραφος του δελτίου τύπου πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες: τι, πού και πότε συνέβη (θα συμβεί) ·
• ο όγκος του δελτίου τύπου δεν πρέπει να υπερβαίνει τις μιάμιση σελίδες δακτυλογραφημένου κειμένου. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι σκόπιμο να περιοριστείτε σε μία σελίδα, συμπεριλαμβανομένης της υπογραφής και των κεφαλίδων και των υποσέλιδων των επιστολόχαρτων του οργανισμού.
• το δελτίο Τύπου μπορεί να περιλαμβάνει αποσπάσματα από ειδικούς -υπεύθυνους ομιλητές του οργανισμού ·
• το δελτίο τύπου συντάσσεται στο επιστολόχαρτο της οργάνωσης ·
• η υπογραφή στο δελτίο τύπου πρέπει να αναφέρει το πλήρες όνομα του ατόμου επικοινωνίας που μπορεί να παράσχει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το θέμα του δελτίου τύπου και τα στοιχεία επικοινωνίας του: τηλέφωνο (κατά προτίμηση κινητό), e-mail, αριθμός ICQ.

Συγχαρητήρια επιστολή

Η μορφή "Συγχαρητήρια" ανήκει στην κατηγορία της προσωπικής επιχειρηματικής αλληλογραφίας.

Συντάσσεται σε ένα συγχαρητήριο επιστολόχαρτο ή καρτ ποστάλ, και όταν συντάσσεται, μπορεί και πρέπει να επικρατήσει δημιουργικότητα... Αυτό ισχύει τόσο για το κείμενο της επιστολής όσο και για το σχεδιασμό της.

Τα συγχαρητήρια μπορεί να είναι προσωπικά (χρόνια πολλά) ή μαζικά (για παράδειγμα, καλή χρονιά).

Στην πρώτη περίπτωση, η διεύθυνση στον παραλήπτη πρέπει να είναι προσωπική - με όνομα και πατρώνυμο. στη δεύτερη περίπτωση, μπορεί να είναι γενικό, για παράδειγμα, "Αγαπητοί φίλοι!".

Επιπλέον, και στις δύο περιπτώσεις, ο αποστολέας πρέπει να υπογράψει προσωπικά το συγχαρητήριο (κατά την αποστολή μαζικών συγχαρητηρίων, χρησιμοποιείται φαξ).

Προσωπικά συγχαρητήρια

Μαζικά συγχαρητήρια

Πρόσκληση

Η μορφή "Πρόσκληση" ανήκει στην κατηγορία της προσωπικής επιχειρηματικής αλληλογραφίας.

Συντάσσεται σε επίσημο επιστολόχαρτο ή καρτ ποστάλ και έχει σκοπό να ενημερώσει τον αποδέκτη ορισμένων πανηγυρικό γεγονός, το οποίο καλείται να επισκεφθεί.

Η πρόσκληση πρέπει απαραίτητα να περιέχει πληροφορίες για τον τόπο και την ώρα της εκδήλωσης, καθώς και το όνομα της.

Η πρόσκληση πρέπει να αναφέρει τον αποδεκτό κωδικό ένδυσης (για παράδειγμα, μαύρο και γραβάτα), καθώς και τον αριθμό των ατόμων στα οποία ισχύει αυτή η πρόσκληση.

Κατά κανόνα, η πρόσκληση έχει προσωπικό χαρακτήρα, αλλά κατά τη διάρκεια μαζικών εκδηλώσεων μπορεί να είναι απρόσωπη.

Προσωπική πρόσκληση

Μαζική πρόσκληση

Επιστολή ευγνωμοσύνης

Η μορφή "Ευγνωμοσύνη" ανήκει στην κατηγορία της προσωπικής επιχειρηματικής αλληλογραφίας και αποσκοπεί στην έκφραση ευγνωμοσύνης προς τον παραλήπτη.

Κατά κανόνα, η ευγνωμοσύνη συντάσσεται στο επίσημο επιστολόχαρτο του οργανισμού, αλλά μπορεί να εκδοθεί ως καρτ ποστάλ.

Το κείμενο της ευχαριστήριας επιστολής είναι γραμμένο με λακωνικό, φιλικό-επίσημο ύφος με αναφορά στο γεγονός που ώθησε τον αποστολέα να εκφράσει την ευγνωμοσύνη του στον παραλήπτη. Εάν είναι επιθυμητό, ​​μπορούν επίσης να αναφερθούν άλλα πλεονεκτήματα του παραλήπτη: Η ευγνωμοσύνη πιστοποιείται με την προσωπική υπογραφή του αποστολέα και, σε ορισμένες περιπτώσεις, από τη σφραγίδα του οργανισμού.

Παράδειγμα: Μήνυμα του Πρωθυπουργού της Μεγάλης Βρετανίας προς τον Πρόεδρο του Συμβουλίου των Λαϊκών Επιτρόπων της ΕΣΣΔ (25 Απριλίου 1942) «Σας ευχαριστώ πολύ για το μήνυμά σας της 23ης Απριλίου. Σίγουρα θα χαιρετίσουμε την επίσκεψη του κ. Μολότοφ, με την οποία είμαι βέβαιος ότι θα μπορέσουμε να κάνουμε πολλές χρήσιμες εργασίες. Είμαι πολύ χαρούμενος που βρίσκετε δυνατό να επιτρέψετε αυτήν την επίσκεψη, η οποία είμαι βέβαιος ότι θα είναι πολύτιμη ».

Συλλυπητήρια επιστολή

Η μορφή "Συλλυπητήρια" ανήκει στην κατηγορία της προσωπικής επιχειρηματικής αλληλογραφίας και αποσκοπεί στην έκφραση ενσυναίσθησης και υποστήριξης στον παραλήπτη σχετικά με το αν ή όχι θλιβερό γεγονόςή απώλεια.

Όταν γράφετε ένα συλλυπητήριο, είναι πολύ σημαντικό να επιλέξετε το σωστό ειλικρινή λόγιαπραγματικά ικανός να υποστηρίξει τον παραλήπτη στη θλίψη του.

Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό να εκφράσετε τα συναισθήματα και τις εμπειρίες σας για αυτό που συνέβη.

Τα συλλυπητήρια συντάσσονται με διακριτικό, σωστό ύφος σε επίσημο επιστολόχαρτο ή ειδική καρτ ποστάλ και πιστοποιούνται με την προσωπική υπογραφή του αποστολέα.

Επαγγελματική επιστολή- έγγραφο που χρησιμοποιείται για την επικοινωνία, τη διαβίβαση πληροφοριών σε απόσταση μεταξύ δύο ανταποκριτών, οι οποίοι μπορεί να είναι νομικά και φυσικά πρόσωπα.

Ένας διευθυντής ή ένας ειδικός στη διαχείριση από τη φύση της εργασίας του πρέπει να γράψει πολλές επαγγελματικές επιστολές.

Οι επιχειρηματικές επιστολές περιλαμβάνουν χαρακτηριστικά, βιογραφικά, συστατικές επιστολές, υπενθυμίσεις και ευγνωμοσύνη, επιστολές - προσκλήσεις σε συνέντευξη ή παρουσίαση, επιστολές άρνησης, δηλώσεις διεκδίκησης, παράπονα κ.λπ.

Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή σωστά

• το χαρτί επαγγελματικών επιστολών πρέπει να είναι καλής ποιότηταςαπολύτως καθαρό, τακτοποιημένο.
• είναι επιθυμητό το έντυπο της επιχειρησιακής επιστολής να είναι με το λογότυπο του οργανισμού, του πλήρες όνομα, ταχυδρομική και τηλεγραφική διεύθυνση, τηλέφωνο, φαξ, e-mail και τραπεζικά στοιχεία ·
• εκτυπώνονται επαγγελματικές επιστολές υπηρεσιών μπροστινή πλευράφύλλο, χωρίς κηλίδες. όλες οι σελίδες εκτός από την πρώτη είναι αριθμημένες με αραβικούς αριθμούς.
• το πλάτος του περιθωρίου στην αριστερή πλευρά του φύλλου πρέπει να είναι τουλάχιστον 2 cm, η παράγραφος ξεκινά με κόκκινη γραμμή με εσοχή πέντε διαστημάτων από την αριστερή άκρη της γραμμής. το κείμενο εκτυπώνεται σε ενάμιση έως δύο διαστήματα. είναι σκόπιμο να αποφύγετε την παύλα των λέξεων.
• στην επάνω δεξιά γωνία της επαγγελματικής επιστολής κάτω από τη διεύθυνση του οργανισμού αποστολής, αναγράφεται η ημερομηνία, κατά προτίμηση πλήρως (για παράδειγμα, 2 Ιανουαρίου 2007).
• το όνομα του οργανισμού ή το επώνυμο και η διεύθυνση του ατόμου στο οποίο αποστέλλεται η επαγγελματική επιστολή είναι τοποθετημένη στην αριστερή πλευρά του φύλλου ·
• κάτω, από την άκρη της γραμμής ή στο κέντρο του φύλλου, γράφεται μια ευγενική διεύθυνση. για παράδειγμα, "Αγαπητέ Ιβάν Ιβάνοβιτς". απαιτείται κόμμα μετά τη διεύθυνση, αλλά συχνά τίθεται Θαυμαστικόγια να ξεκινήσετε την επόμενη φράση με κόκκινη γραμμή και κεφαλαίο γράμμα.
• Η επιχειρηματική επιστολή τελειώνει με λόγια ευγνωμοσύνης για τη συνεργασία και έκφραση ελπίδων για τη συνέχισή της.
• μπαίνει η υπογραφή σωστη πλευραφύλλο, μετά την τελευταία φράση ευγένειας, για παράδειγμα, "Με εκτίμηση ...", το επώνυμο του υπογράφοντα τυπώνεται κάτω από τη χειρόγραφη υπογραφή του.
• οι αποφάσεις για όλους τους τύπους εισερχόμενης αλληλογραφίας πρέπει να γίνονται με μολύβι ή σε ξεχωριστά φύλλα. ένα επαγγελματικό γράμμα διπλώνεται με το κείμενο προς τα μέσα και τα πιο σημαντικά επαγγελματικά γράμματα δεν διπλώνονται, για τα οποία αποστέλλονται σε μεγάλους χοντρούς φακέλους.
• ένα τηλεγραφικό αίτημα πρέπει να απαντηθεί εντός 3 ημερών, μια επαγγελματική επιστολή - 10 · εάν το αίτημα απαιτεί λεπτομερή εξέταση, τότε εντός 3 ημερών θα πρέπει να ενημερώσετε ότι η επαγγελματική επιστολή έχει ληφθεί υπόψη και να δώσετε μια τελική απάντηση εντός 30 ημερών.

• ακρίβεια και σαφήνεια παρουσίασης των σκέψεων - σύντομες λέξεις, σύντομες φράσεις, σύντομες παράγραφοι
• μέγιστη προσβασιμότητα του κειμένου για κατανόηση, χρήση απλών φράσεων που εκφράζουν με ακρίβεια και σαφήνεια την ουσία
• γνώση γραφής
• ορθότητα

Η επιστολή υπηρεσίας είναι ένα έγγραφο που αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της εργασιακή επικοινωνία... Τις περισσότερες φορές, μεταδίδεται μέσω της ταχυδρομικής υπηρεσίας και εξυπηρετεί με έναν ιδιαίτερο τρόποανταλλαγή πληροφοριών.

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ

Η επιχειρηματική αλληλογραφία απαιτείται για την επίλυση διαφόρων οικονομικών ή παραγωγικών ζητημάτων. Με τη βοήθειά του, επιχειρήσεις και οργανισμοί επικοινωνούν με το εξωτερικό περιβάλλον: συνεργάτες, πελάτες ή κυβερνητικές υπηρεσίες. Συνήθως χρησιμοποιείται μια επιστολή υπηρεσίας για αυτό.

Έτσι ονομάζεται γενικά ένα γραπτό έγγραφο, το οποίο μπορεί να είναι:

• απαντώντας σε μηνύματα ή ερωτήσεις που λάβατε προηγουμένως ·
• συνοδευτικό έγγραφο που αποστέλλεται στον παραλήπτη μαζί με άλλα έγγραφα ή υλικά ·
• μια επιστολή πρωτοβουλίας, στην περίπτωση που ένας άλλος τρόπος επικοινωνίας είναι αδύνατος.

Κάθε μία από τις αναφερόμενες επιλογές έχει τα δικά της χαρακτηριστικά. Ωστόσο, υπάρχουν γενικοί κανόνες, σύμφωνα με την οποία συντάσσεται συνήθως οποιαδήποτε επιστολή υπηρεσίας. Αυτό είναι κατανοητό, επειδή με την επιχειρηματική αλληλογραφία, για παράδειγμα, συχνότερα ξεκινά η ολοκλήρωση των περισσότερων συναλλαγών. Ένα σωστά εκτελεσμένο έγγραφο μπορεί να δημιουργήσει μια ευνοϊκή εντύπωση στον αποδέκτη ενός πιθανού μελλοντικού συνεργάτη.

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

Ανάλογα με τις πληροφορίες που περιέχει η επιστολή υπηρεσίας, μπορεί να είναι:

1. Συνοδευτικά. Στην περίπτωση που περιέχει ένα μήνυμα ότι υπάρχει ένα πακέτο εφαρμογών για αυτό.
2. Απαιτητικός. Δηλαδή, εκφράζει δυσαρέσκεια για μια συγκεκριμένη κατάσταση (αξίωση).
3. Διδακτικός. Το κείμενο παρέχει συγκεκριμένες οδηγίες.
4. Εγγύηση. Ο αποστολέας επιβεβαιώνει την εκπλήρωση στο μέλλον των υποχρεώσεων που ορίζονται στο έγγραφο.
5. Ενημερωτικό. Η επιστολή περιέχει πληροφορίες που μπορεί να ενδιαφέρουν τον παραλήπτη.
6. Διαφήμιση. Παρέχονται πληροφορίες για την προσέλκυση συνεργασίας.
7. Με ειδοποιητική επιστολή. Πληροφορίες σχετικά με τη διεξαγωγή δημόσιων εκδηλώσεων.
8. Επιστολή επιβεβαίωσης. λήψη ορισμένων εγγράφων ή υλικών.
9. Με επιστολή αιτήματος. Το κείμενο περιέχει μια έκκληση για να παρακινήσει τον αποδέκτη σε δράση.
10. Με επιστολή-μήνυμα. Σε αυτό, ο αποστολέας παρέχει συγκεκριμένες πληροφορίες αμοιβαίου ενδιαφέροντος στα μέρη.

Σκοπός αυτών των εγγράφων είναι η διατήρηση δεσμών μεταξύ οργανισμών ή των δομικών τους μονάδων.

Σύνταξη επιστολής αξίωσης

Σε θέματα συνεργασίας, μερικές φορές προκύπτουν καταστάσεις όταν ένα από τα μέρη, για τον έναν ή τον άλλο λόγο, δεν εκπληρώνει τις υποχρεώσεις του. Σε αυτήν την περίπτωση, ο εταίρος στέλνει πρώτα μια επιστολή στον αντισυμβαλλόμενο του. Σε αυτό, κατά κανόνα, εκθέτει τις προτάσεις του για την εξάλειψη της παραβίασης του νόμιμα δικαιώματα... Αυτή είναι μια επιστολή υπηρεσίας. Ένα δείγμα τέτοιου εγγράφου μπορεί να συνταχθεί αυθαίρετα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη τα παρακάτω σημεία:

1. πρέπει να είναι επίσημη και επιχειρηματική με επίκεντρο τη συνεργασία.
2. Η ουσία του ισχυρισμού πρέπει να εκφραστεί με μεγάλη σαφήνεια.
3. Κατά την παρουσίαση πληροφοριών, πρέπει να λειτουργείτε πειστικά με συγκεκριμένα γεγονότα.

V επιστολή αξίωσηςπρέπει απαραίτητα να περιέχει:

• στοιχεία του αποστολέα (όνομα, διεύθυνση επιστροφής και τηλέφωνα επικοινωνίας) ·
• πλήρεις πληροφορίες για τον παραλήπτη ·
• περιγραφή των συνθηκών κάτω από τις οποίες συνέβη η κατάσταση σύγκρουσης ·
• συνδέω με νομικές ρυθμίσειςτο οποίο, από την πλευρά του, παραβιάστηκε από τον αντισυμβαλλόμενο ·
• συγκεκριμένες απαιτήσεις για την εξάλειψη της παραβίασης, αναφέροντας το χρόνο εφαρμογής τους ·
• τις συνέπειες που μπορεί να προκύψουν εάν το αντίθετο μέρος αποφύγει την εκτέλεσή τους.

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στον τρόπο σύνταξης της επιστολής υπηρεσίας. Το πρότυπο πρέπει να σχεδιαστεί έτσι ώστε ο εισβολέας να μην το αντιλαμβάνεται ως απειλή. Πρέπει να θυμόμαστε ότι αυτό είναι απλώς μια νομική υπενθύμιση.

Κανόνες εγγραφής

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στο σχεδιασμό των επιστολών υπηρεσίας. Είναι αλήθεια ότι ο νόμος δεν προβλέπει αυστηρούς κανόνες και κανονισμούς για αυτό.

Παρόλα αυτά, κατά τη σύνταξη παρόμοια έγγραφαπρέπει να ληφθούν υπόψη τα ακόλουθα υποχρεωτικά σημεία:

1. Οποιαδήποτε επιστολή υπηρεσίας πρέπει να είναι σε έντυπο. Αναπτύσσεται εκ των προτέρων από ειδικούς γραφείου και εγκρίνεται με εντολή του επικεφαλής της επιχείρησης.

2. Το έγγραφο πρέπει να περιέχει ορισμένες λεπτομέρειες:

2.1. Πληροφορίες για τον παραλήπτη και τον αποστολέα.

2.2. Εξερχόμενος αριθμός και ημερομηνία αυτής της επιστολής. Αυτό απαιτείται για εγγραφή.

2.4. Τίτλος.

2.5. Πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα οποιωνδήποτε εφαρμογών, αναφέροντας τα ονόματα και τους αριθμούς τους.

2.6. Πληροφορίες για το άτομο που υπέγραψε αυτό το έγγραφο(θέση και πλήρες όνομα).

3. Μόνο μία ερώτηση πρέπει να λαμβάνεται υπόψη στην επιστολή. Η παρουσία αρκετών θεμάτων θα δυσκολέψει την επιλογή καλλιτέχνη.

4. Οι πληροφορίες πρέπει να παρουσιάζονται όσο το δυνατόν συντομότερα αλλά σαφέστερα. Είναι επιθυμητό το κείμενο να μην έχει περισσότερες από δύο σελίδες.

5. Υποδείξτε σωστά τα στοιχεία του παραλήπτη. Εάν μιλάμε για έναν οργανισμό, πρέπει να τηρείτε την ακόλουθη σειρά:

5.1 Όνομα εταιρείας (στην ονομαστική περίπτωση).

5.2. Δομική υποδιαίρεση(αν είναι απαραίτητο).

5.3. Η θέση του παραλήπτη (στην δοτική περίπτωση).

5.4 Τα αρχικά του.

5.5 Η ταχυδρομική διεύθυνση της εταιρείας.

6. Εάν υπάρχουν αρκετοί παραλήπτες, τότε υποδεικνύεται πρώτα ο κύριος και στη συνέχεια όλοι οι άλλοι.

Εάν λάβουμε υπόψη όλα αυτά τα σημεία, τότε ο σχεδιασμός των επιστολών υπηρεσίας, κατ 'αρχήν, δεν θα είναι δύσκολος.

Η σειρά παρουσίασης

Για να καταρτιστεί σωστά το έγγραφο, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη μια ορισμένη σειρά παρουσίασης των πληροφοριών σε αυτό. Για παράδειγμα, μπορείτε να εξετάσετε την επιλογή του τρόπου σύνταξης υπηρεσιακής επιστολής απάντησης. Αρχικά, πρέπει να θυμάστε ότι, σύμφωνα με τους κανόνες εθιμοτυπίας, πρέπει να απαντήσετε σε πληροφορίες εντός 24 ωρών από τη στιγμή που τις λαμβάνετε. Αν μιλάμε για ηλεκτρονικό μήνυμα, τότε βέλτιστο χρόνοδεν θα υπερβαίνει τις δύο ώρες. Στην περίπτωση που δεν είναι δυνατό να τηρηθεί ένας τέτοιος κανόνας, είναι καλύτερα να στείλετε ένα κατάλληλο μήνυμα στον συνεργάτη.

Το ίδιο το γράμμα, στην πραγματικότητα, θα αποτελείται από δύο μέρη:

1. Εισαγωγικός. Ο αποστολέας εξηγεί το θέμα, τον λόγο και τη βάση για τη σύνταξή του. Εδώ μπορείτε να ανατρέξετε στις κανονιστικές πράξεις, οι οποίες, σύμφωνα με το νόμο, χρησιμεύουν ως βάση για την παροχή απάντησης. Επιπλέον, αξίζει να δοθεί προσοχή σε ορισμένα σημεία σχετικά με την εν λόγω κατάσταση. Θα βοηθήσουν να αποκαλυφθεί η ουσία του ζητήματος.
2. Το κυριότερο. Αυτό το μέρος αφορά την αποσαφήνιση και την πειθώ. Το κείμενο πρέπει να είναι σαφές, σαφές και περιεκτικό και τα γεγονότα που παρουσιάζονται πρέπει να επαληθεύονται και να είναι αντικειμενικά. Εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να επιβεβαιωθούν με πραγματικούς αριθμούς.

Το κείμενο αυτό ακολουθείται συνήθως από μια λίστα παραρτημάτων. Το έγγραφο τελειώνει με την υπογραφή του αποστολέα. Επιπλέον, πρέπει να ξέρετε πώς να γράψετε μια επιστολή υπηρεσίας για να μην προσβάλλετε τον παραλήπτη. Πρώτον, είναι σκόπιμο να αρχίσετε να του απευθύνεστε με τη φράση "Αγαπητέ". Δεύτερον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επιρρήματα στο κείμενο, όπως "μελετώντας προσεκτικά τις προτάσεις σας" ή "ελέγχοντας προσεκτικά τα σχόλιά σας". Αυτό το είδος εθιμοτυπίας θα ωφελήσει μόνο τα δύο μέρη.

Διαδικασία

Η συγγραφή υπηρεσιακών επιστολών είναι ευθύνη υπαλλήλων, γραμματέων ή άλλων υπαλλήλων στους οποίους έχουν ανατεθεί αυτά τα καθήκοντα. Για να ξεκινήσουν τη δουλειά τους, πρέπει να τηρούν μια συγκεκριμένη σειρά στις ενέργειές τους. Η διαδικασία σύνταξης ενός τέτοιου εγγράφου περνά συνήθως από τα ακόλουθα στάδια:

1. Προσεκτική εξέταση των περιστάσεων Αυτό το θέμα... Πρέπει να έχετε τον πλήρη έλεγχο της κατάστασης για να αξιολογήσετε σωστά πιθανούς τρόπουςτις λύσεις του.
2. Σύνταξη επιστολής. Εδώ είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη όλες οι απαιτήσεις που αναφέρονται παραπάνω.
3. Συντονισμός του προετοιμασμένου κειμένου. Μερικές φορές πρέπει να τροποποιηθεί λαμβάνοντας υπόψη τα σχόλια του διαχειριστή. Μπορεί να κάνει κάποιες διευκρινήσεις ή διευκρινίσεις για το θέμα.
4. Έγκριση από το κεφάλι του.
5. Τελική εγγραφή και υπογραφή του εγγράφου.
6. Καταχώριση της επιστολής.
7. Αποστολή αλληλογραφίας στον παραλήπτη.

Μόνο αφού περάσει όλα αυτά τα στάδια, η επιστολή, φτάνοντας στον παραλήπτη, θα είναι σε θέση να εκπληρώσει την αποστολή που του έχει ανατεθεί.

Υποχρεωτική ρύθμιση

Για να συντάξετε μια επιστολή υπηρεσίας, είναι απαραίτητο να λάβετε υπόψη ότι η πρώτη της σελίδα πρέπει να εκτυπωθεί σε ειδικό έντυπο. Για τα υπόλοιπα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συνηθισμένα κενά φύλλα Α4. Εδώ πρέπει να θυμάστε ότι το ίδιο το πεδίο κειμένου έχει τα δικά του όρια: το επάνω και το κάτω μέρος είναι 2 εκατοστά, το αριστερό είναι 3,5 εκατοστά και το δεξί είναι 1 εκατοστό. Δεν αξίζει να το σπάσεις τυπικά μεγέθηγια να τοποθετήσετε πληροφορίες σε ένα φύλλο. Καλύτερα να ακολουθήσετε όλους τους κανόνες και απλώς να προσθέσετε μια επιπλέον σελίδα.

Είναι επίσης απαραίτητο να πληκτρολογήσετε το κείμενο σύμφωνα με όλους τους κανόνες:

1. Για εκτύπωση, χρησιμοποιήστε την τυπική γραμματοσειρά Times New Roman. Είναι καλύτερα να μην χρησιμοποιείτε άλλες επιλογές.

2. Τα μεγέθη γραμματοσειράς ρυθμίζονται επίσης:

• για το κύριο κείμενο - 14 ·
• διάταξη σελίδας και σήμα απόδοσης - 12.

3. Η τοποθέτηση των απαιτήσεων πραγματοποιείται επίσης σύμφωνα με τους κανόνες:

• απόσταση γραμμών - 1;
• η ευθυγράμμιση του κειμένου γίνεται "σε πλάτος".
• οι παύλες τοποθετούνται αυτόματα.
• η απόσταση από τον αριθμό εγγραφής στην επικεφαλίδα είναι 2 γραμμές, και από αυτόν στο κύριο κείμενο - 3.

Η συμμόρφωση με αυτά τα πρότυπα είναι υποχρεωτική για σωστός σχεδιασμόςεπιστολές του αντίστοιχου ραντεβού.

Τοποθεσία των απαιτήσεων

Για να συντάξετε σωστά μια τυπική επαγγελματική επιστολή, πρέπει να γνωρίζετε σαφώς πού πρέπει να βρίσκονται τα στοιχεία και τα συστατικά της. Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις περιέχονται στο GOST R 6.30-2003. Περιγράφει λεπτομερώς τη μορφή της υπηρεσιακής επιστολής. Στην πραγματικότητα, αυτό είναι ένα δείγμα στο οποίο το σύνολο όλων των λεπτομερειών του εγγράφου βρίσκεται με έναν συγκεκριμένο τρόπο. Είναι απαραίτητο για να:

1. Για την ενοποίηση της ίδιας της διαδικασίας εγγραφής επιστολών υπηρεσιών (επιχειρήσεων).
2. Να είναι σε θέση να προετοιμάσει κεντρικά τυποποιημένα έντυπα εκ των προτέρων, μειώνοντας ταυτόχρονα την ανάγκη να κάνετε μερικές από τις χειρωνακτικές εργασίες.
3. Διευκολύνετε και συντομεύστε την οπτική αναζήτηση πληροφοριών.
4. Επεκτείνετε τις δυνατότητες επεξεργασίας γραμμάτων χρησιμοποιώντας υπολογιστές και άλλο εξοπλισμό.

Έτσι, για μια συνηθισμένη επαγγελματική επιστολή, χρησιμοποιούνται 30 τυπικές λεπτομέρειες, οι οποίες βρίσκονται σε έντεκα υποχρεωτικές ζώνες:

• εμβλήματα και εθνόσημο ·
• ο συγγραφέας;
• αρχικά δεδομένα ·
• επί κεφαλής;
• έγκριση;
• αποδέκτης;
• ανάλυση;
• κείμενο;
• υπογραφές και συνημμένα ·
• συντονισμός και διασφάλιση ·
• σημάδια.

Η τοποθέτηση πληροφοριών σε ορισμένους τομείς επιτρέπει στους ειδικούς να περιηγούνται καλύτερα στο έγγραφο και διευκολύνει τους απλούς χρήστες να το συντάξουν.

Πρωταρχικές απαιτήσεις

Ορισμένα στελέχη πιστεύουν λανθασμένα ότι η επιχειρηματική αλληλογραφία μπορεί να διεξάγεται αυθαίρετα, χωρίς να τηρούνται κανόνες και κανονισμοί. Αλλά οι ειδικοί που είναι υπεύθυνοι για αυτό πρέπει να γνωρίζουν τις βασικές απαιτήσεις για επίσημες επιστολές:

1. Η παρουσία ειδικού επιστολόχαρτου (εταιρείας).
2. Σωστή χρήση και τοποθέτηση στηρίξεων.
3. Το κείμενο πρέπει να είναι ευανάγνωστο και καλά επεξεργασμένο. Για να εκφράσετε την ουσία του ζητήματος, είναι προτιμότερο να προτιμάτε απλές, κοινές προτάσεις. Πρέπει να εκφραστείτε σύντομα, έτσι ώστε κάθε λέξη να περιέχει τις μέγιστες πληροφορίες.
4. Ανάλογα με τον τύπο, το έγγραφο πρέπει να συνταχθεί ανάλογα. Η επιστολή μπορεί επίσης να περιέχει διάφορες πτυχές. Σε αυτή την περίπτωση, κατά την παρουσίαση, πρέπει να προσπαθήσετε να τα συνδυάσετε.
5. Χρησιμοποιήστε σωστά τα πρότυπα που έχουν καθοριστεί για την πληκτρολόγηση.
6. Προσπαθήστε να αποφύγετε τις κατηγορικές εκφράσεις στο περιεχόμενο της επιστολής. Ο παραλήπτης μπορεί να δει αυτές τις φράσεις ως απειλές. Κατά την κατασκευή προτάσεων, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιούνται εισαγωγικές λέξεις όπως «προφανώς», «ως γνωστόν», «πιθανό» και «όπως πρέπει».

Η εκπλήρωση αυτών των απαιτήσεων στην πράξη βοηθά στη διατήρηση της σωστής ροής εγγράφων στην επιχείρηση.

Σήμερα, σχεδόν όλοι χρησιμοποιούν ενεργά το Διαδίκτυο. Αλλά η επιχειρηματική αλληλογραφία δεν έπαψε να είναι σχετική και σημαντική. Μεταφέρθηκε απλά σε άλλα μέσα. Η δημοσίευση θα σας πει πώς να συντάξετε και να εκτελέσετε σωστά μια επαγγελματική επιστολή.

Τι μπορεί να περιέχει ένα επιχειρηματικό μήνυμα;

Πρώτα απ 'όλα, η επιχειρηματική αλληλογραφία παρέχει την ευκαιρία ανταλλαγής οποιωνδήποτε απόψεων ή προτάσεων με υπαλλήλους και επιχειρηματικούς εταίρους. Η επιστολή μπορεί να περιέχει αιτήματα, αξιώσεις και άλλες σκέψεις για την εξάλειψη παρεξηγήσεων μεταξύ εταιρειών. Γενικά, η επιχειρηματική αλληλογραφία είναι ένα είδος επίσημης αλληλογραφίας.

Διαφορές από άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Οι κύριες διαφορές μπορούν να συνοψιστούν ως εξής.

• Στυλιστική παρουσίασης.
• Αλυσίδα εντολών υπηρεσιών.
• Λεξιλόγιο χωρίς έντονη έκφραση συναισθημάτων.
• Κατά κανόνα, το γράμμα δεν χρειάζεται περισσότερες από μία σελίδες.
• Η γραμματοσειρά είναι η ίδια σε όλο το κείμενο (ούτε μικρό ούτε μεγάλο).
• Συνήθως συντάσσεται στο επίσημο επιστολόχαρτο του οργανισμού.

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

Επιστολές προς απάντηση:

• Ερευνα.
• Αναφορά.
• Απαίτηση.
• Προσφορά.
• Εφεση.

Γράμματα στα οποία δεν χρειάζεται να απαντήσετε:

• Ενημερωτικό.
• Ειδοποίηση.
• Συνοδευτικά.
• Εγγύηση.
• Μια προειδοποίηση.
• Υπενθύμιση.

Εμπορικά γράμματα. Συνήθως χρειάζονται κατά την περίοδο της σύμβασης ή για τη σύναψη συμφωνίας:

• Αίτηση.
• Απάντηση στο αίτημα.
• Υπενθύμιση.
• Απαίτηση.
• Προσφορά. Αυτή είναι μια προσφορά για σύναψη σύμβασης ή πραγματοποίηση συμφωνίας.
• Προειδοποίηση για την ανάγκη εκπλήρωσης υποχρεώσεων, για καταγγελία συμφωνιών κ.ο.κ.

Μη εμπορικές επιστολές:

• Πρόσκληση.
• Ενημέρωση για κάτι.
• Έκφραση ευγνωμοσύνης.
• Συστάσεις.
• Αίτηση.
• Οδηγίες.
• Διαβιβαστική επιστολή.
• Έκφραση συλλυπητηρίων.
• Συγχαρητήρια για κάθε περίσταση.
• Εγγυητική επιστολή.
• Επιβεβαίωση παραλαβής αγαθών, παροχής υπηρεσιών κ.ο.κ.

Ταξινόμηση επιχειρηματικών επιστολών κατά δομή:

• Συντάχθηκε σύμφωνα με αυστηρό μοντέλο.
• Ελεύθερη μορφή.

Τύποι ανάλογα με τον παραλήπτη:

• Το συνηθισμένο. Στάλθηκε σε έναν παραλήπτη.
• Συλλογικός. Στάλθηκε σε ένα άτομο, αλλά από πολλά άτομα.
• Εγκύκλιος. Στάλθηκε σε πολλούς προορισμούς.

Σύμφωνα με τη μορφή της επιστολής, υπάρχουν τα ακόλουθα:

• Στάλθηκε σε κανονικούς φακέλους αλληλογραφίας.
• Παρουσιάζεται αυτοπροσώπως.
• Στάλθηκε ως φαξ.
• Σκηνοθετημένο από ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.

Όπως μπορείτε να δείτε, ένα επιχειρηματικό μήνυμα μπορεί να μορφοποιηθεί με διαφορετικούς τρόπους και με διαφορετικές προθέσεις. Αλλά αξίζει να σημειωθεί ότι σε ορισμένες περιπτώσεις, για ηθικούς λόγους, πρέπει να είναι χειρόγραφο και όχι δακτυλογραφημένο σε υπολογιστή. Αυτό ισχύει για συγχαρητήρια και συλλυπητήρια.

Τμήματα της επιστολής

Μια καλή επαγγελματική επιστολή χωρίζεται πάντα σε πολλά μέρη. Αυτό είναι εισαγωγικό, κύριο και τελικό. Επιπλέον, συνδέονται μεταξύ τους λογικά.

Κατά κανόνα, το εισαγωγικό μέρος περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις συνθήκες που οδήγησαν στη συγγραφή της επιστολής. Το κύριο κείμενο είναι άμεσα το ίδιο το περιεχόμενο, η ουσία του μηνύματος. Στο τελευταίο μέρος, συνοψίζουν τα αποτελέσματα που μπορούν να εκφράσουν άρνηση, συγκατάθεση, αίτημα κ.ο.κ.

Αρχές γραφής

Κάθε επιχειρηματική επικοινωνία θα πρέπει να γράφεται ως εξής.

1. Αμερόληπτα.
2. Στοχευμένο (δηλαδή, προορίζεται για ένα συγκεκριμένο άτομο).
3. Επιχειρηματολογημένος.
4. Πραγματικά.
5. Οσο το δυνατόν.
6. Όλες οι πληροφορίες στο κείμενο πρέπει να είναι τρέχουσες κατά τη σύνταξη.

Χαρακτηριστικά της στιλιστικής

Οι κανόνες σχεδιασμού επαγγελματικών γραμμάτων δηλώνουν ότι πρέπει να τηρείτε ένα αυστηρό στυλ. Είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε μόνο εκείνα τα μέσα ομιλίας που είναι χαρακτηριστικά των εγγράφων γραφείου. Δηλαδή, το επίσημο επιχειρηματικό στυλ θα είναι κατάλληλο. Η γλώσσα πρέπει να διαφέρει στα ακόλουθα χαρακτηριστικά.

• Διατύπωση.
• Ακρίβεια παρουσίασης πληροφοριών.
• Αντικειμενικότητα.
• Δομημένη.
• Ουσιαστικό, αλλά περιεκτικό.

Η ουσία του θέματος πρέπει να παρουσιαστεί σε απλές σύντομες προτάσεις, με έμφαση στα ρήματα. Δεν χρειάζεται να υπερφορτώνετε το κείμενο με επίθετα, να χρησιμοποιείτε ελάχιστα γνωστούς και ιδιαίτερα εξειδικευμένους όρους που ο παραλήπτης μπορεί να μην καταλαβαίνει. Αυτό θα προκαλέσει μόνο αρνητικότητα και απόρριψη. Είναι καλύτερα να προσπαθήσετε να εξηγήσετε με απλές, κατανοητές λέξεις, περισσότερα γεγονότα και ιδιαιτερότητες. Το επιχειρηματικό στυλ δεν επιτρέπει την παρουσία μη ενημερωτικών και «υδάτινων» κειμένων.

Το τελευταίο μέρος δεν πρέπει να συνοψίζεται με περιττές και μεγάλες στροφές ομιλίας. Επίσης, παράλογες και ασυνεπείς προτάσεις δεν θα λειτουργήσουν. Ως εκ τούτου, είναι καλύτερο να αποκλείσετε επιρρηματικές και συμμετοχικές φράσεις. Μόνο μία συγκεκριμένη σκέψη πρέπει να αντικατοπτρίζεται σε κάθε παράγραφο. Αφού ολοκληρώσετε το κείμενο, είναι καλύτερο να το ελέγξετε αρκετές φορές για σφάλματα διαβάζοντας το γράμμα δυνατά.

Απαιτήσεις για το έντυπο

Σύμφωνα με τους κανόνες μιας επιχειρηματικής επιστολής, είναι προτιμότερο να την εκδώσετε στο επιστολόχαρτο της εταιρείας. Οι ακόλουθες βασικές απαιτήσεις τίθενται σε αυτό.

• Στη μέση της φόρμας, πρέπει να εισαγάγετε το Έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, εάν η επιχείρηση είναι κρατική.
• Τοποθετήστε το γράμμα σε ένα φύλλο Α4.
• Στα αριστερά, αφήστε το πεδίο κενό (τουλάχιστον 3 εκατοστά). Αυτό είναι απαραίτητο γιατί μετά από κάποιο χρονικό διάστημα τα υλικά θα προσαρτηθούν στα υπόλοιπα έγγραφα.
• Η πιο βέλτιστη γραμματοσειρά θεωρείται η τυπική Times New Roman, μεγέθους 12 και με απόσταση γραμμών 1,5-2. Είναι καλύτερα αντιληπτό κατά την ανάγνωση.
• Στην κεφαλίδα της επιστολής, πρέπει να αναφέρετε το όνομα του οργανισμού, την πραγματική και νομική του διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.

Χαρακτηριστικά σχεδίου

Εάν χρειάστηκαν αρκετές σελίδες για να συμπληρώσετε μια επαγγελματική επιστολή, τότε πρέπει να την αριθμήσετε ξεκινώντας από τη δεύτερη. Συνιστάται να χρησιμοποιείτε αραβικούς αριθμούς για αυτό. Δεν χρειάζεται να βάλετε τελείες δίπλα στους αριθμούς.

Το γράμμα πρέπει να χωριστεί σε παραγράφους και, εάν είναι απαραίτητο, σε υποτίτλους. Το κείμενο δεν πρέπει να εμφανίζεται ως ένα συνεχές ρεύμα, καθώς θα γίνει κακώς αντιληπτό. Οι παράγραφοι θα σας δείξουν πού τελειώνουν και ξεκινούν άλλες σκέψεις.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τυπογραφικά λάθη, διαγραφές και τυχόν διορθώσεις είναι απαράδεκτα για την επιχειρηματική αλληλογραφία. Θα μαρτυρήσουν τον αναλφαβητισμό και την επιπολαιότητα του αντιπάλου.

Χρησιμοποιημένα απαραίτητα

Η επιστολή συνήθως περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες.

1. Το πλήρες όνομα της εταιρείας, όχι μόνο μια συντομογραφία.
2. Τηλέφωνο, φαξ, τραπεζικός λογαριασμός και email.
3. Αποδέκτης. Επιπλέον, το όνομα της εταιρείας θα πρέπει να χρησιμοποιείται στη δοτική περίπτωση. Εάν πρέπει να αναφέρετε το επώνυμο και τη θέση, τότε συνιστάται να χρησιμοποιήσετε τη δοτική κεφαλαία. Εάν ο παραλήπτης έχει τίτλο ή ακαδημαϊκό τίτλο, τότε αυτό πρέπει να αναφέρεται πριν από το όνομα του ατόμου.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι κάθε στήριγμα πρέπει να γράφεται με κεφαλαίο γράμμα και με νέα γραμμή.

Εκκλήσεις για επαγγελματικές επιστολές

Οι επίσημες επικοινωνίες πρέπει να είναι πάντα σε ουδέτερο τόνο. Οι προσφυγές στον παραλήπτη πρέπει να έχουν την ίδια μορφή. Φράσεις όπως "Καλησπέρα" θα είναι ακατάλληλες. Αν θέλετε να πείτε ένα γεια, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε το επίσημο «Γεια». Αλλά η πιο ικανή επιλογή θεωρείται ότι αντιμετωπίζεται με όνομα και πατρώνυμο. Και δεν έχει σημασία πόσος χρόνος χρειάζεται για να γνωρίσετε τον παραλήπτη. Στο γράμμα, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη σύντομη μορφή του ονόματος (για παράδειγμα, Petya, Anya, και ούτω καθεξής).

Η διατήρηση μιας διαπροσωπικής απόστασης, ο σεβασμός για ένα άτομο μεγαλύτερης ηλικίας ή υψηλότερης θέσης θα σας βοηθήσει να προσελκύσετε το «εσείς». Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι σε ορισμένες εταιρείες, αντίθετα, είναι αποδεκτό να χρησιμοποιείτε το "εσείς" όταν επικοινωνείτε ακόμη και με επιστολή.

Αξίζει να σημειωθεί ότι η διεύθυνση "Αγαπητέ Κύριε" δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί χωρίς την επακόλουθη αναφορά του ονόματος αυτού του ατόμου. Θα πρέπει επίσης να αποφύγετε τις συντομογραφίες "Mr.", "Mrs." Εάν πρέπει να αναφερθείτε σε μια ομάδα ατόμων, τότε επιτρέπεται να μην αναφέρετε ονόματα. Στη συνέχεια, μπορείτε να γράψετε εν συντομία: "Αγαπητοί Κύριοι!" Σύμφωνα με τους κανόνες, πρέπει πάντα να βάζετε ένα θαυμαστικό αφού απευθυνθείτε με το όνομά σας. Για παράδειγμα, μια παρόμοια φράση σε μια επαγγελματική επιστολή θα έχει επόμενη προβολή. « Αγαπητέ ΑλέξανδρεΣεργκέβιτς! »

Στο τελευταίο μέρος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικές επιλογές... "ΜΕ Τις καλύτερες ευχές μου"," Με εκτίμηση "," Με ελπίδα για συνεργασία "και ούτω καθεξής. Τα μηνύματα εδώ πρέπει να είναι τυπικά αλλά φιλικά.

Διακόσμηση τελικού τμήματος

Η σωστή συμπλήρωση του γράμματος είναι επίσης πολύ σημαντική. Στο τελευταίο μέρος, πρέπει να συνοψίσετε όσα ειπώθηκαν νωρίτερα. Ωστόσο, δεν πρέπει να επεκτείνετε τα συμπεράσματά σας σε 10 προτάσεις. Πρέπει να θυμόμαστε ότι η συνοπτικότητα και η συντομία εκτιμώνται σε επιχειρηματικό στυλ. Καλύτερα να περιοριστείτε σε απλές φράσεις. Για παράδειγμα, θα υπάρχουν αρκετές κατασκευές που είναι κατάλληλες στο τελευταίο μέρος της επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Οι επαγγελματικές επιστολές πρέπει να συμπληρώνονται όσο το δυνατόν πιο σωστά και ευγενικά.

• Ευχαριστώ για τη βοήθεια ή την προσοχή σας. «Επιτρέψτε μου να εκφράσω την ευγνωμοσύνη μου για…». "Σας ευχαριστώ!"
• Διαβεβαίωση του παραλήπτη για κάτι. «Θα χαρούμε να συνεργαστούμε μαζί σας».
• Εκφράζοντας ελπίδες για το μέλλον. «Ελπίζουμε να λάβουμε μια απάντηση από εσάς το συντομότερο δυνατό».
• Ένα αίτημα για κάτι. «Θα ήμασταν ευγνώμονες αν μπορούσατε να αναφέρετε τα αποτελέσματα».
• Συγγνώμη για την όποια ταλαιπωρία προκλήθηκε. «Ζητούμε συγγνώμη για την καθυστερημένη πληρωμή».

Πώς να αποχαιρετήσετε τον παραλήπτη

Παρά το γεγονός ότι η αλληλογραφία είναι επιχειρηματική, μπορείτε να πείτε αντίο σε μια επαγγελματική επιστολή με διαφορετικούς τρόπους. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τις λεγόμενες φράσεις κλεισίματος.

Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν τις ακόλουθες επιλογές:

1. Με εκτίμηση.
2. Με εκτιμιση.
3. Τις καλύτερες ευχές μου.
4. Σας εύχομαι καλή επιτυχία στο έργο σας.
5. Ελπίζουμε να συνεχίσουμε τη συνεργασία μας.
6. Χαιρόμαστε που παρέχουμε μια υπηρεσία.

Μπορεί να υπάρχουν και άλλες επιλογές. Εδώ, η επιλογή της τελικής φράσης είναι καθαρά θέμα γούστου.

Τοποθέτηση υπογραφής

Στο κάτω μέρος του φύλλου, ο αποστολέας πρέπει να υπογράψει. Αλλά είναι εξαιρετικά σημαντικό να το κάνετε σωστά, έτσι ώστε το έγγραφο να έχει επίσημη εμφάνιση.

Είναι απαραίτητο να υποδείξετε τη θέση, τα αρχικά, το επώνυμο και να υπογράψετε αντίθετα. Επιπλέον, μπορείτε να καθορίσετε τα στοιχεία επικοινωνίας (προσωπικά διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείουή τηλέφωνο). Αυτό θα δείξει στον παραλήπτη την προθυμία να επικοινωνήσει και να συνεργαστεί.

Χαρακτηριστικά της άρνησης

Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή εάν πρέπει να αρνηθείτε κάτι. Σε τελική ανάλυση, ακόμη και ένα καλυμμένο αρνητικό ή άρνηση δεν θα περάσει απαρατήρητο και θα έχει δυσάρεστες συνέπειες. Μετά από αυτό, δεν θα είναι δυνατό να βασιστείτε σε μια θετική ή τουλάχιστον ουδέτερη στάση απέναντι στον εαυτό σας. Όταν συνθέτετε ένα γράμμα, δεν χρειάζεται να ενδώσετε στα συναισθήματα. Είναι καλύτερα να κρατάτε τον εαυτό σας εντός ορίων, ακόμη και αν ο παραλήπτης είναι πολύ ενοχλητικός. Τα γράμματα άρνησης πρέπει πάντα να ξαναδιαβάζονται αρκετές φορές, Ιδιαίτερη προσοχήαντιμετώπιση του τόνου του μηνύματος.

Το μήνυμα δεν πρέπει να ξεκινά με ένα κατηγορηματικό «όχι», σε όποια μορφή κι αν εκφράζεται. Διαφορετικά, ο αποδέκτης θα έχει την εντύπωση ότι δεν είναι ενδιαφέρον και δεν έχει σημασία. Είναι καλύτερα να παρουσιάσετε πρώτα ανεπιθύμητες πειστικές εξηγήσεις. Όταν αναφέρονται σύντομα οι λόγοι για την άρνηση, μπορείτε ομαλά να προχωρήσετε στη δήλωση του γεγονότος. Ταυτόχρονα, σύμφωνα με την εθιμοτυπία μιας επαγγελματικής επιστολής, συνιστάται η χρήση του ακόλουθου τύπου διατύπωσης.

• Δυστυχώς, δεν είμαστε σε θέση να ικανοποιήσουμε το αίτημά σας.
• Λυπούμαστε ειλικρινά, αλλά είμαστε αναγκασμένοι να απορρίψουμε την προσφορά σας.
• Λυπούμαστε βαθιά, αλλά δεν μπορούμε να ικανοποιήσουμε το αίτημά σας για τους ακόλουθους λόγους.

Στην ιδανική περίπτωση, στην αρχή της επιστολής, θα πρέπει να δηλώσετε εν συντομία το αίτημα του παραλήπτη. Έτσι θα καταλάβει ότι η πρότασή του έχει πραγματικά διαβαστεί και σίγουρα θα το εκτιμήσει.

Χαρακτηριστικά της σύνθεσης ενός email

Σήμερα, οι άνθρωποι ενδιαφέρονται ολοένα και περισσότερο για το πώς να γράψουν μια επαγγελματική επιστολή εάν πρέπει να αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για μια τέτοια αλληλογραφία, ισχύουν όλοι οι ίδιοι κανόνες όπως αναφέρθηκαν προηγουμένως. Ωστόσο, οι ηλεκτρονικές επιχειρηματικές επικοινωνίες έχουν τα δικά τους χαρακτηριστικά.

• Η σύνδεση πρέπει να είναι σταθερή και επαρκής. Για παράδειγμα, [προστασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου] – κακή επιλογή, ένα [προστασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου]- Καλός.

• Είναι πάντα σημαντικό να συμπληρώσετε το πεδίο θέματος. Θα καταστήσει σαφές ποιο θα είναι το μήνυμα. Εάν το γράμμα προορίζεται για έναν ξένο, τότε ο τίτλος θα πρέπει να είναι ενδιαφέρον. Αλλά είναι σημαντικό να μην το παρακάνετε. Θέματα στο πνεύμα του " Ειδική προσφοράμόνο τώρα »,« Επείγον »θα προκαλέσει μόνο απόρριψη. Ο τίτλος πρέπει να αποτελείται από 3-5 λέξεις, περικλείοντας την ουσία του μηνύματος σε αυτές.

• Εάν διεξάγεται αλληλογραφία με από έναν άγνωστο, τότε πρώτα πρέπει να του πείτε πώς έμαθαν για αυτόν και τι κάνει η εταιρεία. Χωρίς τέτοια εισαγωγή, το μήνυμα μπορεί να θεωρηθεί ανεπιθύμητο και να διαγραφεί αμέσως.

• Είναι καλύτερα να επισημάνετε σημαντικά σημεία στο κείμενο με έντονη γραφή. Σε αυτή την περίπτωση, είναι απαράδεκτο να χρησιμοποιείτε διαφορετικά χρώματα.

• Τα καπάκια δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε επαγγελματικά e-mail. Ακόμη και στους υπότιτλους και στον τίτλο του θέματος, δεν πρέπει να υπάρχει συνέχεια κεφαλαία γράμματα... Το ίδιο ισχύει και για τα διπλά σημεία στίξης.

• Είναι καλύτερα να χωρίσετε το κείμενο σε παραγράφους, αφήνοντας μια κενή γραμμή μεταξύ τους.

• Όσο πιο σύντομο είναι το μήνυμα, τόσο πιο γρήγορα θα απαντηθεί.

• Είναι απαραίτητο να βάλετε μια υπογραφή. Στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνήθως αποτελείται από πολλές γραμμές, περιλαμβάνει το όνομα και τη θέση του αποστολέα, το όνομα της εταιρείας, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση του ιστότοπου.

• Μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία κειμένου και εικόνες στο γράμμα. Αυτό είναι πολύ βολικό, γιατί Πρόσθετα υλικά, σχόλια, διευκρινίσεις και λεπτομερείς περιγραφές αποσπούν την προσοχή από το σημείο. Επομένως, είναι καλύτερο να τα τοποθετήσετε όχι στο σώμα της επιστολής, αλλά σε συνημμένα αρχεία.

• Εάν η επαγγελματική αλληλογραφία συνεχίζεται εδώ και πολύ καιρό και ζεστή σχέση εμπιστοσύνης, τότε επιτρέπονται emoticons στο email. Θα βοηθήσουν να «ζωντανέψετε» και να εκτονώσετε λίγο την επικοινωνία. Αλλά δεν πρέπει να καταχραστούν, αλλά μέσα χάρτινα γράμματαείναι γενικά απαράδεκτα.

Οδηγίες για τη σύνταξη μιας επιστολής

Η σύνταξη μιας επαγγελματικής επιστολής μπορεί να χωριστεί σε διάφορα στάδια.

1. Πρώτα πρέπει να καθορίσετε τον παραλήπτη. Για να το κάνετε αυτό, στην επάνω δεξιά γωνία της φόρμας, πρέπει να γράψετε τα αρχικά, το επώνυμο και τη θέση του παραλήπτη. Εάν ο παραλήπτης είναι οργανισμός, τότε θα πρέπει να αναφέρεται η νομική του διεύθυνση.

2. Προσφυγή στον παραλήπτη. Θα πρέπει να τοποθετηθεί χαμηλότερα στη μέση της φόρμας. Έχουμε ήδη αναφέρει ποιες φράσεις μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Συνήθως η διεύθυνση μοιάζει με: "Αγαπητέ Ιγκόρ Πέτροβιτς!"

3. Δήλωση σκοπού. Παρακάτω, σε μια νέα γραμμή, πρέπει να γράψετε τις κύριες σκέψεις, ολόκληρη την ουσία, αναφέροντας τους λόγους για την έκκληση. Αν μιλάμε για κάποια προβλήματα, τότε αξίζει να προσφέρουμε επιλογές για την επίλυσή του. Εάν πρόκειται για προσφορά συνεργασίας, τότε πρέπει να εξηγήσετε πώς θα πραγματοποιηθεί. Εάν η επιστολή περιέχει καταγγελία, τότε αξίζει να ζητήσετε συγκεκριμένα μέτρα. Με μια λέξη, ο παραλήπτης από το κείμενο πρέπει να καταλάβει τι ακριβώς θέλει από αυτόν.

4. Το τελευταίο μέρος. Και τέλος, σε μια νέα γραμμή, πρέπει να εισαγάγετε την τελική φράση και την υπογραφή.

Ευχαριστήρια επιστολή

Αυτό το δείγμα δείχνει πώς μπορεί να μοιάζει μια ευχαριστήρια επιστολή. Ωστόσο, στο αυτό το παράδειγμαυπάρχει ένα μειονέκτημα. Αντί της γραμμής "Στην εταιρεία" Flagman ", θα μπορούσε κανείς να εισαγάγει μια φράση χαιρετισμού και τα ονόματα εκείνων στους οποίους προοριζόταν το γράμμα.

Μια απορία

Αυτό είναι ένα δείγμα επιστολής επιχειρηματικού αιτήματος. Δεν υπάρχουν ελαττώματα σε αυτό. Τηρήθηκαν όλοι οι κανόνες για τη σύνταξη επίσημης επιστολής. Γίνεται σαφές από το κείμενο ποιο πρόβλημα έχει προκύψει και τι πρέπει να γίνει για να λυθεί. Το μήνυμα περιέχει επίσης όλα τα στοιχεία επικοινωνίας, ένα μήνυμα καλωσορίσματος, μια τελευταία φράση και μια υπογραφή.

Έτσι, η δημοσίευση έδειξε πώς να συντάξετε επιστολές που προορίζονται για συνέταιροι... Αυτό πρέπει να γίνει σωστά και με ικανότητα, έτσι ώστε να μην χτυπήσει το πρόσωπο στη βρωμιά. Άλλωστε, το μέλλον της εταιρείας εξαρτάται από αυτό. Είναι επίσης σημαντικό να απαντήσετε εγκαίρως σε ένα επιχειρηματικό μήνυμα. Αυτό μπορεί να γίνει εντός τριών έως επτά ημερών από την ημερομηνία παραλαβής της επιστολής.

Στις μέρες μας, όλοι θα πρέπει να μπορούν να γράφουν γράμματα. Άλλωστε, αυτό είναι αναπόφευκτο για κάθε άτομο με μόρφωση. Δεν έχουν όλοι το ταλέντο να γράφουν ένα γράμμα. Αλλά, γνωρίζοντας τους βασικούς κανόνες, μπορείτε να αναπτύξετε την ικανότητα σύνθεσης καλών και ενδιαφέροντα γράμματα... Ειδικά αν οι κανόνες είναι αρκετά απλοί. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να γράφετε σωστά επαγγελματικές και προσωπικές επιστολές. Ας αναλύσουμε τις διάφορες επιλογές για γράμματα και σημαντικά σημείαστο σχεδιασμό τους.

Πώς να γράψετε σωστά επαγγελματικές επιστολές

Μια επίσημη ή επαγγελματική επιστολή συνήθως σχεδιάζεται για τη διατήρηση επιχειρηματικών σχέσεων μεταξύ των επιχειρήσεων και των εργαζομένων ή των πελατών τους. Μια επαγγελματική επιστολή έρχεται σε πολλές ποικιλίες. Για παράδειγμα:

• Ευχαριστήρια επιστολή
• Συστατική επιστολή
• Διαβιβαστική επιστολή
• Εγγυητική επιστολή
• Επιστολή στον Πρόεδρο
• Επιστολή υπηρεσίας
• Πληροφοριακό ταχυδρομείο
• Συγχαρητήρια επιστολή
• Επιστολή απαίτησης
• Γραμμα παραπόνων
• Πρόσκληση

Κυρίως αποστέλλουμε μια ή άλλη επαγγελματική επιστολή στα παραπάνω άτομα ή με αίτημα, δηλ. είναι σαφώς κατευθυνόμενες επιστολές που αποστέλλονται με συγκεκριμένο σκοπό. Ο στόχος είναι το γράμμα να γίνει κατανοητό κατάλληλα. Για παράδειγμα, αποφασίζουμε πώς να γράφουμε σωστά ευχαριστήρια επιστολήνα καταλάβουμε ότι είμαστε ευγνώμονες. σκεφτόμαστε πώς να γράψουμε σωστά επίσημο γράμμαέτσι ώστε να είναι χρήσιμα, ώστε να γίνονται σωστά κατανοητά από τον παραλήπτη. Επομένως, είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζουμε πώς να γράφουμε σωστά ένα γράμμα. Ένα δείγμα για τη σύνταξη επιχειρησιακών επιστολών μπορείτε να βρείτε στα Πρότυπα επαγγελματικών επιστολών.

Παρακάτω θα εξετάσουμε τους βασικούς κανόνες για τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών.

Το γράμμα δεν πρέπει να είναι απρόσωπο

Έχετε αναρωτηθεί ποτέ πώς να γράφετε σωστά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιοένας επιχειρηματίας είναι πολύ συχνά γεμάτος διάφορα ανεπιθύμητα μηνύματα. Πρώτα απ 'όλα, το καθήκον σας, όταν γράφετε μια επίσημη επιστολή, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη και να μην αποστέλλεται στον φάκελο "Spam".

Αρχικά, θα πρέπει να ρωτήσετε για την εταιρεία στην οποία θέλετε να στείλετε την επιστολή σας. Θα πρέπει να έχετε τις μέγιστες πληροφορίες για τον σύντροφό σας. Αφού γίνουν γνωστές οι λεπτομέρειες για την εταιρεία, μπορείτε να ξεκινήσετε τη σύνθεση της επιστολής. Ο καθενας επιχειρηματίαςθα ήταν ωραίο αν η επιστολή απευθύνεται σε αυτόν προσωπικά και όχι στο εμπορικό τμήμα της εταιρείας στην οποία εργάζεται, για παράδειγμα. Το να απευθυνθείτε στον παραλήπτη με το όνομα θα καταδείξει, πρώτα απ 'όλα, τον σεβασμό σας για το άτομο και, φυσικά, θα του προκαλέσει θετικά συναισθήματαπου απλά δεν μπορεί να μην τον διαθέσει στο πρόσωπό σου. Τελικά, πώς μπορείτε να ξεκινήσετε μια συνομιλία με έναν πιθανό συνεργάτη για επιχειρηματικές προτάσεις εάν δεν έχετε βρει το χρόνο να μάθετε για το επώνυμό του, το όνομα και το πατρώνυμό του;

Εάν δεν μπορέσατε να μάθετε το όνομα του παραλήπτη, σε κάθε περίπτωση μην γράψετε: «Uv. γονίδιο. σκηνοθέτης! "," Uv. εμπορικός σκην. σταθερή! ». Δεν υπάρχει θέση για τέτοιες συντομογραφίες σε μια επαγγελματική επιστολή. Λέξεις όπως "σεβαστός", "κύριος", "διευθυντής τμήματος" κ.λπ., πρέπει να είναι γραμμένοι στο σύνολό τους. Διαφορετικά, δεν μπορεί να τίθεται θέμα σεβασμού.

Το γράμμα πρέπει να έχει τίτλο

Ο τίτλος είναι απαραίτητος για να αποκαλυφθεί εν συντομία το περιεχόμενο της επιστολής. Έτσι, ο παραλήπτης θα μπορεί να επεξεργαστεί και να ταξινομήσει το γράμμα χωρίς προβλήματα. Οποιος επίσημη οργάνωσηδεκάδες επιστολές φτάνουν κάθε μέρα για τελείως διαφορετικά θέματα. Επομένως, δεν υπάρχει περίπτωση το γράμμα σας να γίνει αντιληπτό. Επομένως, εάν ο τίτλος σας θα περιέχει ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣτότε μπορεί να έχει ενδιαφέρον δυνητικός συνεργάτης... Τώρα καταλαβαίνετε γιατί είναι σημαντικό να γράφετε σωστά τις επιστολές υπηρεσίας;

Πώς να κάνετε μια καλή εντύπωση

Προσπαθήστε να προσθέσετε μια εισαγωγή στην επιστολή σας που συγχαίρει τον παραλήπτη. Για παράδειγμα, πόσο ευτυχής θα ήταν να είχατε το προνόμιο να συνεργαστείτε με μια τόσο καλή εταιρεία.

Πράγματα που πρέπει να αποφύγετε

Αφήστε τις κατευθυντήριες φράσεις

Αντί για τη φράση "Εάν ενδιαφέρεστε για την προσφορά μας, τότε θα πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί μου τηλεφωνικά ..." είναι καλύτερα να γράψετε "Για να συζητήσετε την προσφορά, έχετε την ευκαιρία να επικοινωνήσετε μαζί μας τηλεφωνικά ...". Μια οδηγική φράση μπορεί να στρέψει ψυχολογικά ένα άτομο εναντίον σας. Μια τέτοια φράση μπορεί να δείξει στον παραλήπτη την αμφιβολία και την αλαζονεία σας. Και αν γράψετε μια συστατική επιστολή, θα είναι σωστό να "προσφέρετε", και όχι να επιβληθείτε, για να μην έχετε την εντύπωση ότι πιέζετε, δεν θα αρέσει σε κανέναν.

Επιλέξτε κανονικά ρήματα

Χρησιμοποιήστε τέλεια ρήματα. Για παράδειγμα, δημιουργήθηκε, ολοκληρώθηκε, έγινε, αναπτύχθηκε, διευρύνθηκε κ.λπ. Αλλά τέτοια ρήματα όπως κάνουν, συμμετέχουν, εργάζονται, παράγουν, δεν μιλούν για επίτευξη αποτελεσμάτων. Αυτό είναι δύσκολο να ληφθεί υπόψη κατά τη συγγραφή ξένων γραμμάτων, οπότε ρωτήστε εκ των προτέρων τους κανόνες μιας συγκεκριμένης γλώσσας για να γνωρίζετε, για παράδειγμα, πώς να γράψετε σωστά ένα αγγλικό γράμμα.

Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο

Η χρήση επιστολόχαρτου απαιτείται ακόμη και αν στέλνετε email. Τι είναι το επιστολόχαρτο; Το επιστολόχαρτο πρέπει να περιέχει το όνομα της εταιρείας σας, τη διεύθυνση, το τηλέφωνο, το φαξ, το λογότυπο της εταιρείας και την υπογραφή του διευθυντή. Αυτή η στιγμή είναι σημαντική στο σωστή ορθογραφίαεγγυητική επιστολή, γιατί με αυτόν τον τρόπο αποδεικνύετε ότι είστε ανοιχτοί και είστε υπεύθυνοι για την εταιρεία σας.

Στείλτε ένα γράμμα μέσω ταχυδρομείου

Κατά την αποστολή επαγγελματικής επιστολής, είναι προτιμότερο να αρνηθείτε φαξ και e-mail. Ιδανική επιλογήθα στείλει έναν κούριερ με ένα γράμμα για να το παραδώσει προσωπικά στο κεφάλι. Επομένως, φροντίστε να φροντίσετε έναν επώνυμο φάκελο. Παρεμπιπτόντως, εάν στέλνετε έγγραφα για να αποκτήσετε οποιαδήποτε θέση, μην είστε τεμπέλης για να μάθετε πώς να γράψετε σωστά μια συνοδευτική επιστολή, ο εργοδότης θα το εκτιμήσει.

Πώς να γράψετε σωστά προσωπικές επιστολές

Μια προσωπική επιστολή μπορεί να είναι μια επιστολή σε έναν φίλο ή σε ένα αγαπημένο πρόσωπο, επιστολή προς αγγλική γλώσσασε έναν στυλό στο εξωτερικό, γράμμα αγάπηςή ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ v κοινωνικό δίκτυο... Ο παραλήπτης θα είναι πάντα ενθουσιασμένος με το γράμμα σας εάν είναι γραμμένο σωστά και ενδιαφέρον. Όταν επικοινωνείτε με αλληλογραφία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ωραιες λεξειςπου συχνά ντρέπονταν να το πουν στους αγαπημένους τους όταν μιλούσαν. Τα προσωπικά γράμματα είναι πολύ πιο εύκολο να γραφτούν από τις επίσημες επιστολές, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να γνωρίζετε πώς να γράψετε ένα γράμμα σε έναν φίλο ή αγαπημένο σας πρόσωπο σωστά.

Σεβαστείτε τον παραλήπτη

Εάν στέλνετε ένα γράμμα μέσω ταχυδρομείου, τότε μην χρησιμοποιείτε ένα κομμάτι χαρτί που έχει σκιστεί από ένα σημειωματάριο για το κείμενο. Επιλέξτε χαρτί καλής ποιότητας. Και μην ξεχάσετε να γράψετε σωστά τη διεύθυνση!

Θεμελιώδεις κανόνες

Το γράμμα πρέπει να ξεκινά με ένα μήνυμα. Τοποθετήστε τη διεύθυνση στη μέση της γραμμής. Το κύριο κείμενο είναι γραμμένο 2 cm κάτω από την αναφορά με μια εσοχή στην ίδια απόσταση από το αριστερό άκρο του φύλλου. Προσπαθήστε να διατηρήσετε αυτήν την απόσταση σε όλο το γράμμα. Εάν το φύλλο έχει τελειώσει, τότε πάρτε το δεύτερο καθαρό φύλλοχαρτί. Μην γράφετε και στις δύο πλευρές του φύλλου!

Αποφύγετε διορθώσεις

Θυμηθείτε ότι οι διαγραμμένες γραμμές ή οι διορθώσεις μπορούν να κάνουν το γράμμα σας να φαίνεται εξαιρετικά ακατάστατο. Επομένως, για αρχή, δεν πρέπει να είστε τεμπέλης και να γράψετε ένα προσχέδιο.

Εγγραφή

Το κείμενο της επιστολής πρέπει να είναι ευανάγνωστο και όχι πολύ μικρό. Χρησιμοποιήστε την ίδια πάστα ή μελάνι καθ 'όλη τη διάρκεια της γραφής σας. Φροντίστε να αφήσετε την υπογραφή σας στο τέλος. Αφού υπογράψετε, εάν είναι απαραίτητο, τοποθετήστε ένα υστερόγραφο (P.S.). Τα γράμματα διπλώνονται με το κείμενο μέσα!

Αφού έγραψα το γράμμα

Μην γράψετε ένα γράμμα σε κακή διάθεση... Αν αρνητικά συναισθήματαήδη στα χαρτιά, μην στείλετε αυτήν την επιστολή. Καλύτερα να το ξαναγράψεις την επόμενη μέρα. Εξάλλου, το να γράψεις σωστά ένα γράμμα αγάπης σημαίνει να προσφέρεις ευχάριστα θετικά συναισθήματα στον παραλήπτη και να μην χαλάσεις τη διάθεσή του με αρνητικές δηλώσεις.