Jak rozpocząć oficjalny list. Jak napisać list do organizacji. Biznesowy styl pisania

Według Brytyjskiego Stowarzyszenia Marketingu Bezpośredniego każdy funt zainwestowany w e-mail marketing w 2015 roku wygenerował 38 funtów przychodu. Chcesz osiągnąć te same wyniki, ale nie wiem jak napisać list do klienta?Następnie użyj najlepszychpróbki listy do klientów, które zebraliśmy dla Ciebie w tej recenzji.

Jak poprawnie napisać list do klienta

Cały czas myślisz o klientach, ale to nie jest wzajemność. Aby przyciągnąć ich uwagę i wyprzedzić konkurencję, musisz regularnie przypominać sobie. E-maile robią to znakomicie. Według autorów bloga Pipedrive istnieje kilka sztuczek, które mogą działać na Twoją korzyść:

1. Znowu cierpliwość i cierpliwość. Prowadź potencjalnego klienta stopniowo, wysyłając go regularnie.
2. Uzgodnij strategię w wysyłaniu listów do klientów z działem marketingu, aby nie być zbyt denerwującym i nie zapychać skrzynki klienta powtarzającymi się informacjami.
3. Korzystaj z systemu CRM. Uprości techniczną stronę komunikacji z klientami i przyspieszy pracę z pocztą.

CRM-system to wygodny program, który pomaga śledzić klientów i transakcje, rejestruje wszystkie rozmowy, a także pomaga wygodnie organizować korespondencję z klientem. Na przykład program integruje się z usługą pocztową (możesz podłączyć nieograniczoną liczbę skrzynki pocztowe) i umożliwia zapisanie historii korespondencji bezpośrednio na karcie kontrahenta. Jeśli napisałeś nowy klient, możesz utworzyć kartę rozdania bezpośrednio z przychodzącego listu.

A teraz zabawna część: aby wysłać klientowi list z CRM, nie musisz nawet wpisywać tekstu. Za pomocą kreatora dokumentów możesz stworzyć zestaw listów na każdą okazję i wysłać je do klientów dwoma kliknięciami. SalesapCRM wstawi do listu imię i nazwisko oraz inne dane klienta. Chcesz poznać szczegóły? Następnie kliknij.

Listy do klientów: przykłady i gotowe próbki

Przygotowaliśmy wybórlisty biznesowe do klientów,które możesz pobrać jako próbkę. Musisz tylko dodać do nich szczegóły.

1. Czy piszesz do potencjalnego klienta po raz pierwszy? Wyślij tę krótką wiadomość:

Temat listu: Być może jesteś naszym nowym klientem

Dzień dobry, [Nazwa].

My [krótkie informacje o firmie].

Jeśli jesteś tym zainteresowany, jestem gotowy do omówienia możliwości współpracy. Daj nam znać, o której godzinie możesz zadzwonić.

[Podpis]

2. Powiedz potencjalnemu klientowi o udane doświadczenie współpraca z konkurentami:

Temat listu: Bądź na bieżąco z konkurencją

Dzień dobry, [Nazwa].

Z powodzeniem współpracujemy [konkurent X i Y] v [pole aktywności] już [Tak dużo czasu] i razem osiągnęliśmy dobre wyniki... Zaznajomiony z dokładna informacja o nich możesz tutaj [link do sprawy/opinii].

Będziemy szczęśliwi, jeśli do nas dołączysz.

[Podpis]

3. Jeśli na imprezie biznesowej otrzymałeś kontakty potencjalnych klientów, Wyślij jelist z ofertątakipróbka:

Temat listu: Więcej o naszej firmie

Dzień dobry, [Nazwa].

Mam nadzieję, że Ci się też podobało [wydarzenie] i dziękuję za zainteresowanie [Nazwa firmy].

Załączam bardziej szczegółowe informacje o naszej firmie. Chętnie omówię wszystkie Twoje pytania telefonicznie.

[Podpis]

Listy przypominające

4. Jakiś czas po wysłaniu listy do klienta z ofertą usług lub dodatkowe informacje przypominają o sobie:

Temat listu: Chcesz coś przedyskutować?

Dzień dobry, [Nazwa].

Mam nadzieję, że mieliście okazję przeczytać mój poprzedni list i zapoznać się z nim [Dodatkowe informacje].

Masz pytania lub przemyślenia dotyczące mojej propozycji? Chętnie omówię je telefonicznie lub osobiście. Kiedy będziesz miał na to czas?

[Podpis]

5. Jeśli możesz pokazać skuteczność swojej propozycji w liczbach, podziel się nimi w listy do klientów firmy... Fakty są bardziej przekonujące.

Temat listu: Kilka faktów, o których możesz nie wiedzieć [Nazwa firmy]

Dzień dobry, [Nazwa].

Niedawno wysłałem Ci list w sprawie [Nazwa firmy] i myślę, że moglibyśmy być pomocni [Twoja firma].

Nasi klienci widzą wzrost [wskazać wskaźniki] podczas używania [nazwa produktu i usługi]... Oferujemy również [opowiedz o promocjach] oraz [wymień inne świetne okazje].

Jeśli chcesz poznać szczegóły, daj nam znać, a negocjacje ustalimy telefonicznie lub na spotkaniu.

Czekam na kontakt z Państwem.

[Podpis]

6. Zaoferuj klientom okres próbny lub bezpłatne próbki. Kupujący są bardziej skłonni zawrzeć umowę, jeśli najpierw przetestują produkt.

Temat listu: Prezent dla Twojej firmy

Dzień dobry, [Nazwa].

Kilka dni temu wysłałem Ci informację o [nazwa produktu] a teraz proponuję spróbować w akcji.

Utworzyłem / załączyłem kilka loginów gości / bezpłatnych próbek / voucherów, które można wykorzystać do uzyskania dostępu / otrzymania [produkt lub usługa]... Podziel się nimi z kolegami. Ciekawe byłoby usłyszeć ich opinię.

Chętnie omówię wszystko bardziej szczegółowo telefonicznie lub osobiście. Jestem pewien, że naprawdę możemy Ci się przydać w [obszar działalności].

[Podpis]

7. Jeśli nie jesteś pewien, czy prowadzisz korespondencję z pracownikiem upoważnionym do negocjacji, poproś go o pomoc w dotarciu do osoby podejmującej decyzję:

Temat listu: Mam nadzieję, że poprowadzisz mnie do właściwej osoby

Dzień dobry, [Nazwa].

Kilka dni temu wysłałem Ci list w sprawie [firma lub produkt] a teraz wątpię, czy trafiłem we właściwe miejsce.

Czy to wy podejmujecie decyzje w interesującej mnie kwestii? Jeśli nie, czy mógłbyś mi pomóc skontaktować się z odpowiednią osobą w Twojej firmie?

Czekam na Twoją odpowiedź.

8. Użyj tego tekstu listu do klienta, jeśli po spotkaniu z nim chcesz zapytać go o dalsze plany:

Temat listu: Twoje plany

Dzień dobry, [Nazwa].

Dziękuję za Twój czas. Teraz chciałbym wiedzieć, jak widzisz dalszą dyskusję nad naszym pytaniem.

Jeśli nadal jesteś zainteresowany, poinformuj nas o swoich planach.

Czekam na Twoją odpowiedź.

[Podpis]

9. Po spotkaniu z klientem przypomnij mu o następujących krokach negocjacyjnych:

Temat listu: Plan działania na najbliższą przyszłość

Dzień dobry, [Nazwa].

Dziękuję za poświęcenie czasu - dzisiejsze spotkanie było bardzo owocne. Pokrótce przypomnę, co zrobimy dalej:

[Data]: Wyślę Ci [umowa / komplet dokumentów].

[Data]: Przekażesz mi swoje uwagi i sugestie.

[Data] O: Wprowadzimy wszystkie ostateczne zmiany i podpiszemy umowę.

Jeśli chcesz coś przedyskutować przed tą datą, daj mi znać.

10. Makijażtakilist do klientagdyby na spotkaniu chciał otrzymać Dodatkowe informacje:

Temat listu: Informacje o Twoim wniosku

Dzień dobry, [Nazwa].

Miło nam było spotkać się osobiście z przedstawicielami Państwa organizacji. Obiecałem wysłać Ci dodatkowe informacje na temat [pytanie]- znajdują się w załączonym pliku.

Jestem gotowy odpowiedzieć na wszelkie pytania. Zadzwoń do mnie pod numer [numer] w każdej chwili lub napisz na ten adres.

V ostatnie czasy e-mail staje się coraz ważniejszy w korespondencji biznesowej. Jego zalety są oczywiste: wydajność, dostępność i łatwość użytkowania. Należy jednak pamiętać, że e-mail ma swoje niuanse.

Odbieranie listów

1. sprawdzaj pocztę przynajmniej 2 razy dziennie - rano i po południu. W przeciwnym razie możesz zatrzymać pracę innych osób i opóźnić rozwiązanie problemów;
2. jeśli otrzymałeś list, to znaczy, że ktoś go wysłał i z jakiegoś powodu to zrobił. Dlatego otrzymane listy należy przeczytać. Oczywiście nie uwzględniono tutaj spamu;
3. jeśli jesteś menedżerem, Twój dzień pracy powinien rozpocząć się od uruchomienia klienta poczty e-mail, który nie rozładowuje się przez cały dzień i automatycznie sprawdza Twoją pocztę. Ustaw automatyczne dostarczanie / odbieranie poczty co najmniej co 10 (a najlepiej 2 - 3) minut;
4. jeśli jesteś bardzo zajęty i otrzymałeś list, oceń, od kogo jest, temat i przejrzyj go oczami - pomoże ci to szybko zrozumieć, czy list wymaga pilnej odpowiedzi, czy może trochę poczekać;
5. najprostszy i skuteczna metoda przenosić interesy i nie zbierać stert poczty - od razu odpowiadaj na listy. Dlatego jeśli nie prowadzisz rozmowy lub innej czynności, która nie toleruje przerw, natychmiast odpowiedz na list.

Pola Do, DW, UDW

Powinieneś zrozumieć, zapamiętać i poprawnie używać pól „Do”, „DW” i „UDW”. Twoje działania w celu otrzymania listu lub działania odbiorcy zależą od tego.

1. "Do kogo". Jeśli wysyłasz pytanie, czekasz na odpowiedź od adresata podanego w polu „Do”. Jeśli jesteś odbiorcą, musisz odpowiedzieć. Oznacza to, że list i zawarte w nim informacje lub pytania są kierowane bezpośrednio do adresata określonego w tym polu.
2. "Kopiuj". Odbiorcy w tym zakresie otrzymują pismo informacyjne lub są „zaproszeni na świadka”. Odbiorca w kopiach nie może przypadek ogólny odpowiedzieć na list. Co więcej, uważa się, że uprzejmie jest zacząć od wyrażenia „przepraszam, że przeszkadzam”, jeśli zajdzie taka potrzeba.
3. „Ukryta kopia”. Odbiorca główny lub osoby w odpisach nie będą wiedziały o fakcie wysłania pisma do osoby wskazanej w polu „UDW”. To pole jest również używane do masowych wysyłek, aby wszyscy odbiorcy nie znali Twojej książki adresowej.

Odpowiadając nie zapomnij o przycisku „Odpowiedz wszystkim” – dzięki temu uratujesz odbiorców pierwszego listu w kopiach, a Twoja odpowiedź ich nie ominie. Zawsze możesz usunąć niechcianych odbiorców lub dodać innych.

Jeżeli w otrzymanym piśmie w polu „Do” jest więcej niż dwóch adresatów, oznacza to, że obaj korespondenci lub którykolwiek z nich muszą odpowiedzieć. Zdecyduj, kto powinien odpowiedzieć. Zachowaj jednak ostrożność podczas wysyłania listów zawierających więcej niż dwóch adresatów w polu „Do”: w przypadku listu wysłanego do wszystkich ryzykujesz, że nie otrzymasz od nikogo odpowiedzi.

Pole tematu

Nie zostawiaj tego pola pustego. Osoby, z którymi korespondujesz, mogą otrzymywać setki e-maili dziennie i użyj tego pola, aby szybko ocenić znaczenie treści e-maili.

Wiersz tematu powinien krótko odzwierciedlać temat. Nagłówki takie jak „Pytanie”, „Cześć!” lub puste nagłówki oznaczają albo nowicjusza, albo brak podstawowych umiejętności w zakresie korespondencji biznesowej.

„Znaczenie pisania”

Jeśli list zawiera informacje o pilnych zmianach, tekst jakiejkolwiek umowy lub inne informacje, na które musisz najpierw zwrócić uwagę, użyj „wysokiej” ważności, to podświetli list w folderze „Skrzynka odbiorcza”.

• Nie używaj "wysokiego" znaczenia na próżno!
• Oznacz osobisty list do korespondenta biznesowego lub list zabawnym i nierzeczywistym obrazkiem lub linkiem o znaczeniu „niski”.

Pisanie odpowiedzi

1. Zacznij od powitania, to grzeczne.
2. Porozmawiaj z osobą w tym samym języku. Dotyczy to nie tylko języka rosyjskiego/angielskiego, ale także formy tekstu. Nieformalna odpowiedź na pismo formalne to brak szacunku dla respondenta i demonstracja własnej niskiej kultury.
3. Nie używaj transliteracji, z wyjątkiem wysyłania listów z urządzeń mobilnych. Jeśli Twój klient poczty e-mail nie obsługuje kodowania w języku rosyjskim lub psuje kodowanie, dołącz tekst odpowiedzi w aplikacji.
4. List biznesowy powinien być precyzyjny, konkretny i zwięzły.
   • Precyzja- podaj dokładne szczegóły, do których się odnosisz (na przykład datę spotkania, punkt porządku obrad spotkania, datę i temat kolejnego pisma lub nazwę akt).
   • Konkretność- z listu musi jasno wynikać, CO DOKŁADNIE jest wymagane od odbiorcy.
   • Lakonizm. Ten, kto myśli jasno, jasno to wyraża, a Twój adresat to widzi. Dlatego nie warto przedstawiać na trzech stronach tego, co można by napisać w trzech zdaniach. Lakoniczny tekst biznesowy to nie suchość, ale oszczędność czasu i precyzja myślenia.
5. Jeśli Twój e-mail zawiera wiele pytań, tematów lub zadań, uporządkuj je i oddziel. Ciągły „strumień mydła” jest trudny do odczytania i można pominąć właściwie główne pytanie listu.
6. Odpowiadaj na prośby zawarte w liście tak dokładnie, jak to możliwe. Odpowiedź na prośbę lub zadanie „Zróbmy to!” niekompletny. „Zrobimy to w takim a takim terminie”, „po tylu dniach”, „po takim a takim zdarzeniu” – to bardziej konkretna i trafna odpowiedź.
7. Tekst musi być wolny od błędów! Literówki nie są przerażające, ale jeśli w każdej literze przeliterujesz słowa niepoprawnie, bardzo szybko stają się one zauważalne i pozostawiają negatywny ślad na Twoim wizerunku partnera biznesowego.
8. Nigdy nie wysyłaj listu bez przeczytania tego, co napisałeś! Przeczytaj swoją odpowiedź i upewnij się, że wszystko jest zwięzłe, precyzyjne, jasne, konkretne i wolne od błędów gramatycznych. Sprawdź, czy wszyscy wymagani odbiorcy są wymienieni, czy są poprawnie umieszczeni w polach „Do” i „DW”. Sprawdź błędy gramatyczne.
9. Zacytuj tekst oryginalnego listu.
10. Z pełnym cytatem (jeśli odpowiedź na cały list jako całość), napisz tekst odpowiedzi na POCZĄTKU listu, a nie na końcu!
11. Jeśli odpowiedzi są punkt po punkcie, oddziel cytat pustymi liniami powyżej i poniżej.

Załączniki

1. Nie dołączaj plików EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR do listów - wiele klientów pocztowych lub serwerów szczelnie blokuje takie załączniki, a adresat nigdy ich nie przeczyta. Spakuj je w archiwum (zip, rar) jak w shell'u i umieść w takiej formie.
2. Wysyłanie załączników o rozmiarze do 2-3 megabajtów bez ostrzeżenia jest uważane za normalne. Jeśli chcesz wysłać załącznik większy rozmiar, sprawdź u korespondenta, czy taki plik przejdzie przez jego serwer, czy zmieści się do skrzynki pocztowej.
3. Powstrzymaj się od załączników o wątpliwej treści: po pierwsze Twój korespondent może nie podzielać Twoich upodobań, a po drugie możesz sprawić kłopoty osobie pracującej w organizacji, w której wykorzystywane jest przekazywanie poczty.

Podpis elektroniczny

1. Jego obecność jest przydatna (są Twoje dane kontaktowe) i to dobry ton demonstrując swój profesjonalizm.
2. Podpis nie powinien przekraczać 5-6 wierszy. Powinien zawierać przynajmniej Twoje imię i nazwisko. Ponadto wskazane jest podanie numeru telefonu, adresu e-mail, nazwy i adresu fizycznego firmy, a także adresu jej strony internetowej.
3. Masz dwie opcje podpis elektroniczny: dla listów inicjatywnych (własnych) z pełnym pod

List biznesowy powinien mieć przejrzystą strukturę, której korzyści:

• oszczędność Twojego czasu i czasu adresata;
• gwarancja przeczytania pisma przez adresata i prawidłowego zrozumienia jego istoty;
• otrzymanie zrozumiałej, jasnej odpowiedzi.

Struktura listu biznesowego

Odwołanie

Znajduje się w „nagłówku” listu i zawiera stanowisko oraz nazwisko adresata. W przypadku oficjalnej korespondencji biznesowej za standard uważa się odniesienie „Kochanie”, które jest napisane z Wielka litera i na środku arkusza. A potem jest wiele opcji w zależności od tego, co piszą i do kogo. Tak więc w Rosji zwyczajowo stosuje się nazwę i patronimię, w firmach z zachodnią kulturą korporacyjną - po prostu z nazwy. Jeśli znasz swojego partnera osobiście, możesz skontaktować się w ten sposób: „Drogi Andriej Pietrowicz”, jeśli nie znasz - „Drogi Panie Smirnow”. Nawiasem mówiąc, zwracając się do osoby, słowo „mistrz” nie może być skrócone do „pan”. I w żadnym wypadku nie powinieneś pisać „Drogi panie AP Smirnov”. Albo „Andriej Pietrowicz” albo „Pan Smirnow”.

Jeśli nie piszesz do rodziny królewskiej, przedstawicieli wyznań religijnych, prezydentów i parlamentarzystów różne kraje, uważaj się za szczęściarza. Dla nich istnieją oficjalne formuły apelacji, a dla każdej rangi są specjalne. Przed wysłaniem takiego pisma dokładnie sprawdź, czy wybrane odwołanie odpowiada statusowi adresata. O wiele łatwiej jest zapamiętać, jak pisać do żołnierzy: „Drogi towarzyszu pułkowniku”, nawet jeśli ten pułkownik jest kobietą. Ale adres „Panie i Panowie” jest świecki i lepiej go użyć, powiedzmy, na zaproszenie na otwarcie salonu modne ubrania... Jeśli zaprosisz na prezentację biznesową - na przykład nowe platformy wiertnicze - to zgodnie z ustaloną praktyką używany jest ogólny apel "Szanowni Państwo". V ta sprawa nie ma znaczenia, że ​​kobiety również pracują w tej organizacji.

Przykład:

do CEO
LLC „Zgoda”
Dobrowolski P.I.

Drogi Pawle Iljiczu!
lub
Szanowny Panie Dobrowolski!

Preambuła

Kompiluje pierwszy akapit listu, który określa jego cel, powód, który skłonił Cię do jego napisania. Po przeczytaniu preambuły adresat powinien zrozumieć istotę listu, na przykład: piszę do Ciebie, aby wyrazić swoje niezadowolenie z jakości surowców do produkcji mebli, które dostarcza nam Twoja firma, a ja patrzę przekazać Państwa działania mające na celu szybką zmianę sytuacji na lepsze i rekompensatę za wyrządzone nam straty.

Przykład: Poprzez w zeszłym miesiącu, począwszy od 2 czerwca br. 10-15% każdej partii surowców to odpady. Fakty te zostały należycie udokumentowane przez specjalistów naszej firmy. Kopie dokumentów są załączone do niniejszego listu. Straty naszej firmy w związku z odbiorem wadliwych surowców wynoszą około 1 miliona rubli. Współpracujemy z LLC "Concord" już od pięciu lat i do tej pory nie mieliśmy powodów do narzekań. W tej sytuacji domagamy się pełnej rekompensaty za nasze straty. W razie potrzeby jesteśmy gotowi przeprowadzić wspólne badanie odrzuconych surowców.

Wniosek

Niezbędne jest krótkie podsumowanie wszystkich pisemnych i logicznych uzupełnień listu.

Przykład: Jestem pewien, że zrozumiesz tę sytuację iw niedalekiej przyszłości nasza współpraca powróci do normalnego toku.

Podpis

Pismo kończy się podpisem (stanowisko + imię i nazwisko) adresata, który poprzedza standardowa forma grzecznościowa „Z poważaniem”. Możliwe są również opcje: „Z poważaniem”, „Z nadzieją na owocną współpracę”, „Z wdzięcznością za współpracę” itp. Podpisując list, należy wziąć pod uwagę rangę adresata i adresata. List zaadresowany do prezesa również musi być podpisany główny menadżer a przynajmniej jego zastępca. W takim przypadku podpis musi odpowiadać jego dekodowaniu: niedopuszczalna jest sytuacja, w której zastępca dyrektora stawia ukośnik przy nazwisku dyrektora i podpisuje się własnym imieniem.

Przykład: Z pozdrowieniami, Dyrektor Generalny Fabryki Mebli Zarya AD Kiselev

PS

Postscript (P.S.) – dopisek na końcu listu po podpisaniu – jest rzadko używany w korespondencji biznesowej. Służy do poinformowania adresata o ważne wydarzenie, co nastąpiło po napisaniu listu, lub do przekazania mu informacji pośrednio związanych z przedmiotem listu.

Przykład 1: PS Informuję, że odsetek odrzutów w partii surowców otrzymanej 3 godziny temu wzrósł do 17%!

Przykład 2: PS Szef naszego działu odbioru surowców spotka się z Twoimi specjalistami w Twoim zakładzie jutro o godzinie 14:00.

Aplikacje

Załączniki są opcjonalnym dodatkiem do głównego tekstu listu i dlatego są sformatowane w oddzielne arkusze- każda aplikacja na osobnym arkuszu. Nie ma zasad ich pisania.

Standardowe zwroty w korespondencji biznesowej

Uwagi

• Informujemy, że opóźnienie w wysyłce... było spowodowane...
• Informujemy, że kierownictwo zakładu podjęło decyzję...
• Informujemy, że Twoja propozycja została przyjęta.
• Ogłaszamy, że...
• Informujemy, że...
• Informujemy, że niestety nie możemy...

Modele wyrażeń wyjaśniających motywy (Najczęstsze zwroty na początku standardowego listu biznesowego)

Zgodnie z protokołem ...
• W celu wzmocnienia ochrony mienia...
• W odpowiedzi na twoją prośbę...
• Na poparcie naszej rozmowy telefonicznej ...
• Na poparcie naszej umowy ...
• W celu udzielenia pomocy technicznej...
• Ze względu na trudną sytuację...
• W związku ze wspólną pracą...
• Zgodnie z listem klienta ...

Jeżeli autor jest osobą prawną, czynności są przekazywane:

1. Trzecia osoba liczba pojedyncza, na przykład:
   • Roślina Zarya nie ma nic przeciwko ...
   • Rosyjsko-brytyjskie joint venture „Sojuz K” oferuje ...
   • Spółdzielnia „Naiv” gwarantuje...
2. W trzeciej osobie liczby mnogiej, na przykład: Zarząd i komitet związkowy fabryki w Zarya przekonująco pytają ...
3. Pierwsza osoba w liczbie mnogiej:
   • Proszę ...
   • Potwierdzam...
   • Informujemy...

Jeżeli autorem jest osoba fizyczna, to czynności są przekazywane:

1. Pierwsza osoba liczby pojedynczej, na przykład:
   • Dla Twojej informacji…
   • Błagam…
   • Informuję...
2. Pierwsza osoba w liczbie mnogiej, na przykład:
   • Zatwierdzamy ...
   • Otrzymaliśmy Twój telegram ...
   • Gratulacje ...
   • Wspieramy ...

Wniosek

• Prosimy o sprawdzanie postępów prac...
• Proszę podejmij działanie…
• Podaj dane dotyczące wydajności...

Wysyłanie dokumentów lub kosztowności materialnych

• Wysyłamy rysunki montażowe maszyn...
• Zainteresowane Państwa dokumenty wysyłamy przesyłką poleconą...
• Umowę podpisaną z naszej strony wysyłamy...

Potwierdzenie

• Z wdzięcznością potwierdzamy otrzymanie zamówienia i przystępujemy do jego realizacji...
• Potwierdzamy otrzymanie specyfikacji na ...
• Zakład Zarya potwierdza warunki dostawy sprzętu ...

Oferta

• Możemy zaoferować Ci…
• Oferujemy zakup ...
• Możemy Ci polecić...

Zaproszenie

• Zapraszamy do wzięcia udziału w dyskusji nad projektem...
• Proszę wziąć udział w dyskusji nad problemem...
• Zapraszamy przedstawiciela Państwa firmy do odwiedzenia...

Odmowa i odrzucenie wniosku (projektu)

• Przesłany przez Państwa projekt listy tytułowej projektów budowlanych na kwotę ... nie może zostać przez nas zatwierdzony z następujących powodów.
• Twoja propozycja (projekt) została odrzucona z następujących powodów...

Przypomnienie

• Przypominamy, że zgodnie z planem wspólnej pracy musicie…
• Przypominamy, że zgodnie z... musisz...
• Przypominamy, że Twoja zaległa płatność wynosi ...
• Przypominamy, że upływa termin nadsyłania manuskryptu...

Gwarancje

• Gwarantujemy płatność.
• Gwarantujemy terminy realizacji.
• Gwarantujemy jakość produktów.

Interpretowanie własnego stanowiska

• Nasze apele w tej sprawie nie przyniosły pozytywnych rezultatów.
• Nie mamy zastrzeżeń do projektu.
• Nie możemy dostarczyć Ci towaru ... z następujących powodów: ...

Interpretacja działań drugiej strony

• Takie opóźnienie może doprowadzić do ...
• Zupełnie niewytłumaczalne jest, dlaczego Twoja fabryka opóźnia wysyłkę pleśni...
• Twoje obietnice nie są dotrzymywane.

Ostatnie słowa

• Mamy nadzieję, że nasza prośba zostanie spełniona.
• Czekamy na dalszą współpracę.
• Z życzeniami powodzenia.
• Uprzejmie prosimy o nieopóźnianie odpowiedzi.
• Prosimy o wybaczenie nam opóźnienia w odpowiedzi (pomyłka).

Etyka korespondencji biznesowej

Korespondencja biznesowa, podobnie jak każda inna forma interakcji między ludźmi, opiera się na zbiorze zasad i norm etycznych, z których głównym jest „POPRAWNOŚĆ I SZACUNEK DLA PARTNERA”. Nawet jeśli celem pisma jest złożenie reklamacji, jego treść nie powinna zawierać ostrych słów i niepoprawnych wyrażeń, które mogą obrazić Twojego kontrahenta. Dbając o zachowanie godności adresata, zachowujesz w ten sposób swoją własną.

• rozpocznij wiadomość od oświadczenia o odmowie. Pierwszym krokiem jest nakreślenie motywacji. Decyzja i wyjaśnić, że w pewnych okolicznościach można powrócić do rozważania problemu;
• narzucić adresatowi oczekiwany wynik pytania, na przykład: „Proszę o przestudiowanie i pozytywne rozwiązanie sprawy” lub „Proszę o zatwierdzenie tej kandydatury”
• zachęcać adresata do pośpiechu przy podejmowaniu decyzji słowami „pilne”, „natychmiast”, „więcej krótki czas”. Lepiej stosować formuły etykiety „proszę o odpowiedź przed takim a takim terminem”, „szczerze proszę o natychmiastowe poinformowanie o swojej decyzji”
• wskazówka adresatowi o jego wyimaginowanej nieuwagi, niekompetencji, wpisanie w tekst listu sformułowania typu „proponuję się dokładnie przestudiować…”.

Dla adresata listów biznesowych obowiązkowe wymagania z punktu widzenia standardów etycznych to:

• odrzucenie formularza odpowiedzi, w którym list z prośbą lub list z propozycją jest zwracany autorowi wraz z zamieszczonymi na nich informacjami o odpowiedzi;
• szybka i jasna odpowiedź od organizacji wysyłającej. Opóźnienie lub brak odpowiedzi może być postrzegane jako niechęć do współpracy.

Przestrzeganie wymienionych powyżej standardów etycznych korespondencji biznesowej nie będzie wymagać od Ciebie wyczynu, a z czasem stanie się łatwe i nawykowe. Co więcej, zapewni ci reputację osoby taktownej, a nawet nauczy cię, jak zamieniać przeciwników w sojuszników.

Ogólne zasady komponowania listów biznesowych

Oprócz struktury, kolejny ważny składnik kompetentnego list biznesowy to jego schludny design.

Poczta informacyjna

Poczta informacyjna- jest to pismo serwisowe informujące adresata o informacjach o charakterze urzędowym.

Objętość biuletynu waha się od jednego akapitu do kilku stron.

Z reguły newslettery podpisuje szef organizacji, a w przypadku masowej wysyłki (na przykład do wszystkich klientów firmy) mogą w ogóle nie zawierać podpisu ręcznego.

Zapytanie- list serwisowy wysłany w celu uzyskania wszelkich oficjalnych informacji lub dokumentów.

Ogólnie rzecz biorąc, listy z prośbą o pomoc składają się w taki sam sposób, jak listy z żądaniem. Listy śledcze są zwykle podpisywane przez szefa organizacji lub oficjalnie upoważnionego urzędnika.

Treść pisma z żądaniem musi zawierać uzasadnienie konieczności dostarczenia materiałów lub informacji oraz faktyczne oświadczenie żądania.

Zapytanie wymaga listu z odpowiedzią.

List z odpowiedzią

List z odpowiedzią to list serwisowy, który jest sporządzony jako odpowiedź na list motywacyjny lub list motywacyjny.

Odpowiedź może być negatywna (odmowa) lub pozytywna.

W tekście odpowiedzi listowej należy używać tych samych zwrotów językowych i słownictwa, których użył autor w liście inicjującym, pod warunkiem, że pismo z prośbą zostało sformułowane poprawnie pod względem językowym.

W treści listu z odpowiedzią nie należy umieszczać linku do otrzymanego listu („Na Twój list od _______ nr __ ...”).

Informacja o liście inicjującym jest zawarta w numerze rejestracyjnym odpowiedzi na pismo. Wskazane jest rozpoczęcie odmowy listu z uzasadnieniem odmowy: „W związku z ...”, ponieważ negatywna odpowiedź musi być uzasadniona, nie możesz po prostu odrzucić prośby bez wyjaśnienia.

List potwierdzający

List potwierdzający to pismo serwisowe, w którym adresat potwierdza wcześniej zawarte porozumienia, zamiary, otrzymanie informacji, dokumentów lub innych materiałów itp.

Kluczową formułą językową dla tego typu pism jest: „Potwierdzamy (odbiór dokumentów, umowa przedwstępna, zgoda na…)”.

Potwierdzając umowę przedwstępną w treści pisma, konieczne jest krótkie określenie jej istoty.

Jeśli otrzymanie dokumentów zostanie potwierdzone, należy je wymienić itp. Pismo potwierdzające może kończyć się prośbą, życzeniem, propozycją.

Pismo z roszczeniem

List reklamacyjny to proaktywny list biznesowy, którego celem jest wyrażenie reklamacji lub niezadowolenia z adresatem.

Na zakończenie należy wyrazić konkretne życzenia lub sugestie dotyczące naprawy sytuacji.

Poręczenie

Listy gwarancyjne mają na celu dostarczenie adresatowi pisemnych gwarancji w celu potwierdzenia pewnych obietnic lub warunków, intencji lub działań autora (organizacji wysyłającej), w taki czy inny sposób wpływających na interesy adresata.

Listy gwarancyjne adresowane są do organizacji lub osoby fizycznej. Słowo „gwarancja” nie może być w ogóle użyte w treści pisma, niemniej jednak pismo pozostanie dokumentem zawierającym gwarancję.

Gwarantuje się zapłatę za wykonaną pracę, termin jej wykonania, jakość pracy, jakość towaru, termin jego dostawy, zapłatę za otrzymane produkty itp. Te aspekty mogą stanowić treść cały list lub być zawarty w tekście listu jako jego składnik.

Listy gwarancyjne mają zdecydowanie charakter prawny, odpowiadający statusem dokumentom o charakterze umownym. Najczęściej w celu potwierdzenia płatności wystawiane są listy gwarancyjne.

W takim przypadku obowiązkowe jest wskazanie numeru umowy oraz faktury, według której należy dokonać płatności.

Listy gwarancyjne wyróżniają się klarownością, dokładnością i jednoznacznością sformułowań – ponieważ mówimy o udzieleniu adresatowi gwarancji w imieniu i na rzecz organizacji lub urzędnik... Musi wskazywać rodzaj operacji do wykonania.

Takie listy mogą zaczynać się od stwierdzenia istoty gwarancji udzielonych adresatowi, na przykład: „Tym pismem gwarantuję…”.

W innych przypadkach list gwarancyjny może zawierać wskazanie przyczyn, które spowodowały zamiar złożenia przez autora oświadczenia o gotowości udzielenia adresatowi określonych gwarancji. W takim przypadku odpowiednie oświadczenie jest sformułowane w ostatnim zdaniu, na przykład: „Gwarantujemy zapłatę” lub „Gwarantuję terminową i pełną zapłatę”.

Cechą tego typu listów jest obecność wraz z podpisem autora (na przykład dyrektora organizacji), podpis urzędnika bezpośrednio odpowiedzialnego za kwestie finansowe lub inne. Jeśli list gwarancyjny jest wysyłany jako zobowiązanie do zapłaty za zakup, wykonaną usługę itp., musi zawierać dane bankowe organizacji płacącej.

Fraza kluczowa listu gwarancyjnego może zawierać słowa i wyrażenia:

• Gwarantujemy ...
• Gwarantujemy, że ...
• Firma "Partner" gwarantuje ...
• Prosimy o przesłanie na nasz adres za pobraniem (rodzaj gwarancji)...
• Gwarantujemy płatność...
• Niniejszym gwarantujemy ...

Streszczenie

CV to rodzaj listu biznesowego, którego celem jest jak najbardziej kompletna i korzystna prezentacja specjalisty pracodawcy.

Pisząc CV, powinieneś wyraźnie przestrzegać kilku zasad:

1. Przedstaw się
2. Edukacja
3. doświadczenie zawodowe
4. Czy muszę wskazać pożądany poziom wynagrodzenia?
5. Czy muszę wskazać? Dodatkowe informacje O mnie?
6. Potrzebujesz danych osobowych?
7. Dostosuj swoje CV do wymagań pracodawcy
8. Stosunek do podróży służbowych
9. Dostępność rekomendacji
10. List przekazu

Nie ma i nie może być jednego życiorysu na wszystkie okazje, który mógłby być wysłany do wszystkich firm bez zmian.

Za każdym razem warto najpierw zastanowić się, za jakie cechy zostaną docenione Nowa praca i modyfikować CV zgodnie z nimi.Informacje zawarte w CV muszą być wiarygodne. Nie zostawiaj pustych miejsc w swoim CV.

A co najważniejsze, CV powinno być krótkie: nie więcej niż półtora strony. Twoja umiejętność wypowiadania się, podsumowywania jest wskaźnikiem wysoki poziom kultura ogólna.

Zachęca się do obecności zdjęcia w CV.

1. Potwierdzenie faktu i warunków pracy w organizacji, krótka informacja o zajmowanych stanowiskach i wykonywanych obowiązkach (w przypadku listu polecającego od osoby prywatnej w niniejszym paragrafie wskazuje się na jaki okres i w jakim charakterze autor listu zna zalecany). Lista obowiązków powinna wskazywać kwalifikacje osoby rekomendowanej. Jeżeli polecana osoba zajmowała różne stanowiska, to dane o zajmowanych i wykonywanych stanowiskach odpowiedzialność zawodowa są wskazane dla każdego przedziału czasu. Przykład: Władimir Aleksandrowicz Sidorow pracował w firmie „Wektor” od 12 marca 1998 do 16 marca 2002, w tym od 12 marca 1998 do 16 marca 2002 - jako kierownik działu handlu i zakupów, od 17 marca do 25 listopada, 2002 - jako starszy kierownik tego samego działu. Jego obowiązki jako kierownika polegały na organizowaniu dostaw komponentów, jako kierownika wyższego szczebla - na organizowaniu interakcji pomiędzy firmami-dostawcami komponentów a produkcją.
2. Krótki opis cech zawodowych, biznesowych i osobistych polecanego i osiągniętego sukcesu podczas pracy w organizacji. Powinieneś porzucić takie ogólne słowa jak rzetelny, kompetentny, sumienny itp. i skupić się na konkretne fakty charakteryzujące polecane z punktu widzenia jego cechy zawodowe, umiejętność radzenia sobie z wykonywaniem określonych zadań.Tutaj można skupić się na takich kategoriach jak poziom wiedzy i ciężkiej pracy przy wykonywaniu podstawowych obowiązków, umiejętność radzenia sobie z nietypowymi zadaniami, pomysłowość, inicjatywa, nauka, umiejętność przystosowania się do różne sytuacje, stabilność emocjonalna, cechy przywódcze.Tutaj możesz podać przybliżone porównanie zalecanej pracy z pracą jego kolegów, wskazać najważniejsze osiągnięcia, projekty opracowane i zrealizowane przez niego osobiście. Przykład: Samodzielnie opanowałem oprogramowanie, samodzielnie i skutecznie prowadziłem negocjacje biznesowe, skutecznie nadzorowałem podwładnych itp.
3. Powody zmiany miejsca pracy (opuszczenie organizacji, przeprowadzka w inne miejsce). Może to być zmiana profilu organizacji, zamknięcie jednostki, zmiany personalne w organizacji, zmiana miejsca zamieszkania itp.
4. Wnioski. Krótka i konkretna ocena kompetencji, cechy biznesowe zalecane, to kreatywność i możliwości wzrost kariera... Rekomendacje dotyczące zawodu na konkretne stanowisko lub stanowiska (w niektórych przypadkach wskazane jest wskazanie stopnia, w jakim polecasz osobę na pożądane stanowisko: bezwarunkowo, zdecydowanie, z pewnymi zastrzeżeniami, nie polecasz). Przykład: Sidorow Władimir Aleksandrowicz biegle posługuje się technologią ... (ma duże doświadczenie z oprogramowaniem serwerowym ... lub ... może samodzielnie pracować z klienci korporacyjni… itd.). Wierzę, że pan Sidorow może skutecznie wypełniać obowiązki kierownika oddziału, pracując na stanowiskach kierownika działu, zastępcy kierownika działu obliczeniowego przedsiębiorstwa średniego szczebla.
5. Dane kontaktowe osoby podpisującej pismo. Ten punkt jest szczególnie istotny w przypadku listów polecających pisanych przez osoby fizyczne, ponieważ możliwe jest, że nowy pracodawca po przeczytaniu list polecający, chce wyjaśnić kilka szczegółów.

Komunikat prasowy

Komunikat prasowy to komunikat informacyjny dla mediów, którego zadaniem jest zwrócenie uwagi na dane wydarzenie (zachodzące lub nadchodzące) w celu zmaksymalizowania zasięgu tego wydarzenia w mediach.

Komunikaty prasowe są opracowywane i wysyłane przez służby prasowe firm i organizacji i mają określone zasady pisania:

• nagłówek dokumentu musi zawierać słowo „Informacja prasowa” oraz datę jego dystrybucji;
• tytuł komunikatu prasowego powinien jak najdokładniej odzwierciedlać jego temat, przesłanie komunikatu informacyjnego;
• bardziej szczegółowo istotę tytułu komunikatu prasowego można ujawnić w podtytule (jednak jego obecność jest opcjonalna);
• pierwszy akapit komunikatu prasowego musi zawierać następujące informacje: co, gdzie i kiedy się wydarzyło (będzie);
• Objętość komunikatu prasowego nie powinna przekraczać półtorej strony tekstu maszynowego. W takim przypadku wskazane jest ograniczenie się do jednej strony, w tym podpisu oraz nagłówków i stopek papieru firmowego organizacji;
• komunikat prasowy może zawierać cytaty z autorów wiadomości - odpowiedzialnych mówców organizacji;
• informacja prasowa jest sporządzana na papierze firmowym organizacji;
• podpis na komunikacie prasowym musi zawierać imię i nazwisko osoby kontaktowej, która może udzielić dodatkowych informacji na temat komunikatu prasowego, oraz jej dane kontaktowe: telefon (najlepiej komórkowy), e-mail, numer ICQ.

List gratulacyjny

Format „Gratulacje” należy do kategorii osobistej korespondencji biznesowej.

Jest sporządzony na gratulacyjnym papierze firmowym lub pocztówce, a kiedy zostanie sporządzony, może i powinien zwyciężyć kreatywność... Dotyczy to zarówno tekstu listu, jak i jego projektu.

Gratulacje mogą być osobiste (wszystkiego najlepszego) lub masowe (na przykład Szczęśliwego Nowego Roku).

W pierwszym przypadku adres do adresata musi być osobisty - imienny i patronimiczny; w drugim przypadku może to być ogólne, na przykład „Drodzy przyjaciele!”

Ponadto w obu przypadkach nadawca musi osobiście podpisać gratulacje (przy wysyłaniu masowych gratulacji używa się faksu).

Gratulacje osobiste

Masowe gratulacje

List zaproszeniowy

Format „Zaproszenie” należy do kategorii osobistej korespondencji biznesowej.

Jest sporządzony na oficjalnym papierze firmowym lub pocztówce i ma na celu powiadomienie adresata określonego uroczyste wydarzenie, do którego jest zaproszony.

Zaproszenie musi koniecznie zawierać informacje o miejscu i czasie wydarzenia, a także jego nazwę.

Zaproszenie musi wskazywać dopuszczalny strój (na przykład czarny i krawat), a także liczbę osób, których dotyczy to zaproszenie.

Co do zasady zaproszenie ma charakter osobisty, ale podczas imprez masowych może być bezosobowe.

Osobiste zaproszenie

Zaproś zbiorczo

List z wdzięcznością

Format „Wdzięczność” należy do kategorii osobistej korespondencji biznesowej i ma na celu wyrażenie wdzięczności adresatowi.

Z reguły wdzięczność sporządza się na oficjalnym papierze firmowym organizacji, ale można ją wydać jako pocztówkę.

Tekst listu z podziękowaniami napisany jest lakonicznym, przyjaznym, oficjalnym stylem, nawiązując do wydarzenia, które skłoniło nadawcę do wyrażenia wdzięczności adresatowi. W razie potrzeby można również wymienić inne zasługi adresata.Wdzięczność jest poświadczona osobistym podpisem nadawcy, a w niektórych przypadkach pieczęcią organizacji.

Przykład: Przesłanie Premiera Wielkiej Brytanii do Przewodniczącego Rady Komisarzy Ludowych ZSRR (25 kwietnia 1942) „Bardzo dziękuję za przesłanie z 23 kwietnia. Z pewnością powitamy z zadowoleniem wizytę pana Mołotowa, z którym jestem pewien, że będziemy mogli wykonać wiele pożytecznej pracy. Bardzo się cieszę, że możesz pozwolić sobie na tę wizytę, która z pewnością będzie bardzo cenna.”

List kondolencyjny

Format „Kondolencje” należy do kategorii osobistej korespondencji biznesowej i ma na celu wyrażenie empatii i wsparcia adresatowi w kwestii tego, czy smutne wydarzenie lub strata.

Pisząc kondolencje, bardzo ważne jest, aby wybrać właściwy szczere słowa naprawdę zdolny wesprzeć adresata w jego smutku.

Jednocześnie ważne jest, aby wyrazić swoje uczucia i uczucia dotyczące tego, co się wydarzyło.

Kondolencje są sporządzane w dyskretny, poprawny sposób na oficjalnym papierze firmowym lub specjalnej pocztówce i poświadczone własnoręcznym podpisem nadawcy.

List biznesowy- dokument służący do komunikacji, przekazywania informacji na odległość między dwoma korespondentami, którymi mogą być zarówno osoby prawne, jak i osoby fizyczne.

Menedżer lub specjalista ds. zarządzania ze względu na charakter swojej pracy musi pisać wiele listów biznesowych.

Listy biznesowe obejmują cechy charakterystyczne, życiorysy, listy polecające, listy przypominające i z podziękowaniami, listy - zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną lub prezentację, listy odmawiające, oświadczenia pozwu, reklamacje itp.

Jak poprawnie napisać list biznesowy

• papier listowy powinien być dobra jakość absolutnie czyste, starannie przycięte;
• pożądane jest, aby formularz listu biznesowego był z logo organizacji, jej pełne imię i nazwisko, adres pocztowy i telegraficzny, telefon, fax, e-mail i dane bankowe;
• usługi biznesowe są drukowane na przednia strona prześcieradło, bez kleksów; wszystkie strony z wyjątkiem pierwszej są ponumerowane cyframi arabskimi;
• szerokość marginesu po lewej stronie arkusza musi wynosić co najmniej 2 cm, akapit zaczyna się czerwoną linią z wcięciem w pięciu odstępach od lewej krawędzi linii; tekst drukowany jest w odstępach półtora do dwóch; wskazane jest unikanie dzielenia wyrazów;
• w prawym górnym rogu listu biznesowego pod adresem organizacji wysyłającej znajduje się data, najlepiej w całości (na przykład 2 stycznia 2007 r.);
• nazwa organizacji lub nazwisko i adres osoby, do której wysyłane jest pismo służbowe, umieszczone jest po lewej stronie arkusza;
• poniżej, od krawędzi wiersza lub na środku kartki, pisany jest uprzejmy adres; na przykład „Drogi Iwan Iwanowicz”; po adresie wymagany jest przecinek, ale często umieszczany Wykrzyknik rozpocząć kolejną frazę od czerwonej linii i dużej litery;
• list biznesowy kończy się słowami wdzięczności za współpracę i wyrazem nadziei na jej kontynuację;
• podpis jest złożony prawa strona arkusz, po ostatniej frazie grzeczności, na przykład „Z poważaniem…”, nazwisko osoby podpisującej drukowane jest pod jego własnoręcznym podpisem;
• uchwały dotyczące wszelkiego rodzaju korespondencji przychodzącej powinny być sporządzone ołówkiem lub na osobnych arkuszach; list biznesowy jest składany z tekstem do wewnątrz, a najważniejsze listy biznesowe nie są składane, przez co wysyłane są w dużych grubych kopertach;
• na prośbę telegraficzną należy odpowiedzieć w ciągu 3 dni, list biznesowy - 10; jeżeli żądanie wymaga szczegółowego rozpatrzenia, to w ciągu 3 dni należy poinformować, że pismo biznesowe zostało uwzględnione i udzielić ostatecznej odpowiedzi w ciągu 30 dni.

• dokładność i klarowność prezentacji myśli - krótkie słowa, krótkie frazy, krótkie akapity
• maksymalna dostępność tekstu do zrozumienia, użycie prostych fraz, które trafnie i jednoznacznie wyrażają istotę
• alfabetyzacja
• poprawność

List serwisowy to dokument stanowiący integralną część komunikacja biznesowa... Najczęściej przekazywana jest za pośrednictwem poczty i służy w szczególny sposób wymiana informacji.

Podstawowe koncepcje

Korespondencja biznesowa jest potrzebna do rozwiązywania różnych problemów ekonomicznych lub produkcyjnych. Za jego pomocą przedsiębiorstwa i organizacje komunikują się z otoczeniem zewnętrznym: partnerami, klientami czy agencjami rządowymi. Zwykle używa się do tego listu serwisowego.

Tak ogólnie nazywa się pisemny dokument, który może mieć postać:

• odpowiadając na wcześniej otrzymane wiadomości lub zapytania;
• papier towarzyszący wysłany do adresata wraz z innymi dokumentami lub materiałami;
• list inicjacyjny, w przypadku gdy inny sposób komunikacji jest niemożliwy.

Każda z wymienionych opcji ma swoją własną charakterystykę. Są jednak Główne zasady, zgodnie z którym zwykle sporządzane jest pismo serwisowe. Jest to zrozumiałe, bo to właśnie od np. korespondencji biznesowej najczęściej rozpoczyna się zawieranie większości transakcji. Prawidłowo wykonany dokument może wywrzeć pozytywne wrażenie na adresacie potencjalnego przyszłego partnera.

Rodzaje listów biznesowych

W zależności od informacji, jakie zawiera list serwisowy, może to być:

1. Towarzyszący. W przypadku, gdy zawiera komunikat, że istnieje dla niego pakiet aplikacji.
2. Pretensjonalny. Oznacza to, że wyraża niezadowolenie z określonej sytuacji (roszczenia).
3. Pouczający. Tekst zawiera szczegółowe wytyczne.
4. Gwarancja. Nadawca potwierdza spełnienie w przyszłości obowiązków określonych w dokumencie.
5. Informacyjny. Pismo zawiera informacje, które mogą zainteresować adresata.
6. Reklama. Podaje się informacje, które zachęcają do współpracy.
7. Powiadomieniem. Informacje o przebiegu imprez publicznych.
8. List potwierdzający. uzyskanie określonych dokumentów lub materiałów.
9. Listem z prośbą. Tekst zawiera apel o nakłonienie adresata do działania.
10. List-wiadomość. W nim nadawca podaje konkretne informacje będące przedmiotem wspólnego zainteresowania stron.

Celem tych dokumentów jest utrzymanie powiązań między organizacjami lub ich jednostkami strukturalnymi.

Sporządzenie listu reklamacyjnego

W sprawach współpracy zdarzają się sytuacje, gdy jedna ze stron z tego czy innego powodu nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań. W takim przypadku partner najpierw wysyła list do swojego kontrahenta. W nim z reguły przedstawia swoje propozycje wyeliminowania naruszenia jego prawa ustawowe... To jest list serwisowy. Próbkę takiego dokumentu można sporządzić dowolnie. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę następujące punkty:

1. musi być formalny i rzeczowy, z naciskiem na partnerstwo.
2. Istota roszczenia musi być wyrażona bardzo wyraźnie.
3. Podczas prezentacji informacji trzeba przekonująco operować konkretnymi faktami.

V list z roszczeniem musi koniecznie zawierać:

• dane nadawcy (imię i nazwisko, adres zwrotny i numery telefonów do komunikacji);
• pełne informacje o adresacie;
• opis okoliczności, w których doszło do sytuacji konfliktowej;
• łączyć z regulacje prawne które ze swojej strony zostało naruszone przez kontrahenta;
• szczegółowe wymagania w celu wyeliminowania naruszenia, wskazujące czas ich wdrożenia;
• konsekwencje, jakie mogą wystąpić, jeśli strona przeciwna uchyla się od ich egzekucji.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sposób sporządzenia listu serwisowego. Szablon musi być zaprojektowany tak, aby intruz nie odebrał go jako zagrożenia. Należy pamiętać, że jest to tylko przypomnienie prawne.

Zasady rejestracji

Szczególną uwagę należy zwrócić na projekt listów serwisowych. To prawda, że ​​prawo nie przewiduje żadnych ścisłych zasad i przepisów w tym zakresie.

Mimo to podczas kompilacji podobne dokumenty należy wziąć pod uwagę następujące obowiązkowe punkty:

1. Każdy list serwisowy musi być na papierze firmowym. Jest opracowywany z wyprzedzeniem przez specjalistów urzędniczych i zatwierdzany na polecenie szefa przedsiębiorstwa.

2. Dokument musi zawierać pewne szczegóły:

2.1. Informacje o odbiorcy i nadawcy.

2.2. Numer i data wysłania listu. Jest to wymagane do rejestracji.

2.4. Tytuł.

2.5. Informacje o dostępności dowolnych aplikacji, z podaniem ich nazw i numerów.

2.6. Informacje o osobie, która podpisała ten dokument(stanowisko i imię i nazwisko).

3. W liście należy uwzględnić tylko jedno pytanie. Obecność kilku motywów utrudni wybór artysty.

4. Informacje powinny być przedstawione tak zwięźle, ale jak najbardziej przejrzyście. Pożądane jest, aby tekst zajmował nie więcej niż dwie strony.

5. Prawidłowo wskaż dane odbiorcy. Jeśli mówimy o organizacji, musisz przestrzegać następującej kolejności:

5.1. Nazwa firmy (w mianowniku).

5.2. Podział strukturalny(Jeśli to konieczne).

5.3. Stanowisko adresata (w przypadku celownika).

5.4. Jego inicjały.

5.5. Adres pocztowy firmy.

6. Jeśli jest kilku adresatów, najpierw wskazany jest główny, a następnie wszyscy pozostali.

Jeśli weźmiemy pod uwagę wszystkie te punkty, projektowanie listów serwisowych w zasadzie nie będzie trudne.

Kolejność prezentacji

Aby dokument był poprawnie sporządzony, należy wziąć pod uwagę pewną kolejność prezentowania w nim informacji. Na przykład możesz rozważyć opcję napisania listu serwisowego z odpowiedzią. Na początek należy pamiętać, że zgodnie z zasadami etykiety należy odpowiedzieć na informację w ciągu 24 godzin od jej otrzymania. Jeśli mówimy o wiadomości elektronicznej, to optymalny czas nie będzie więcej niż dwie godziny. W przypadku, gdy nie jest możliwe przestrzeganie takiej zasady, lepiej wysłać odpowiedni komunikat do partnera.

Sam list w rzeczywistości będzie się składał z dwóch części:

1. Wprowadzający. Nadawca wyjaśnia temat, powód i podstawę napisania. W tym miejscu można odwołać się do aktów normatywnych, które zgodnie z prawem stanowią podstawę udzielenia odpowiedzi. Ponadto warto zwrócić uwagę na kilka punktów dotyczących omawianej sytuacji. Pomogą ujawnić istotę problemu.
2. Główny. Ta część dotyczy wyjaśniania i perswazji. Tekst powinien być jasny, jasny i zwięzły, a przedstawione fakty zweryfikowane i obiektywne. W razie potrzeby można je potwierdzić liczbami rzeczywistymi.

Po tym tekście zwykle znajduje się lista załączników. Dokument kończy się podpisem nadawcy. Ponadto musisz wiedzieć, jak napisać list serwisowy, aby nie urazić adresata. Po pierwsze, wskazane jest, aby zacząć zwracać się do niego zwrotem „Kochanie”. Po drugie, możesz używać w tekście przysłówków, takich jak „ostrożnie studiując swoje zdania” lub „uważnie sprawdzając swoje komentarze”. Ten rodzaj etykiety przyniesie korzyści tylko obu stronom.

Procedura

Za pisanie listów serwisowych odpowiadają urzędnicy, sekretarki lub inni pracownicy, którym powierzono te obowiązki. Wchodząc do pracy, muszą przestrzegać określonej kolejności w swoich działaniach. Proces sporządzania takiego dokumentu zwykle przebiega w następujących etapach:

1. Dokładne zbadanie okoliczności ten przypadek... Musisz mieć pełną kontrolę nad sytuacją, aby poprawnie ocenić możliwe sposoby jego rozwiązania.
2. Sporządzanie pisma. Tutaj należy wziąć pod uwagę wszystkie wymagania określone powyżej.
3. Koordynacja przygotowanego tekstu. Czasem trzeba go zredagować z uwzględnieniem uwag kierownika. Może dokonać pewnych wyjaśnień lub wyjaśnień na ten temat.
4. Zatwierdzenie przez szefa.
5. Finalizacja i podpisanie dokumentu.
6. Rejestracja listu.
7. Wysyłanie korespondencji do odbiorcy.

Dopiero po przejściu wszystkich tych etapów list docierający do adresata będzie mógł wypełnić powierzoną mu misję.

Obowiązkowa regulacja

Aby sporządzić list serwisowy, musisz wziąć pod uwagę, że jego pierwsza strona musi być wydrukowana na specjalnym formularzu. Do reszty możesz użyć zwykłych czystych arkuszy A4. Tutaj musisz pamiętać, że samo pole tekstowe ma swoje własne granice: góra i dół mają 2 centymetry, lewe 3,5 centymetra, a prawo 1 centymetr. Nie warto łamać standardowe rozmiary aby zmieścić informacje na jednym arkuszu. Lepiej przestrzegać wszystkich zasad i po prostu dodać dodatkową stronę.

Konieczne jest również wpisanie tekstu zgodnie ze wszystkimi zasadami:

1. Do drukowania użyj standardowej czcionki Times New Roman. Lepiej nie używać innych opcji.

2. Rozmiary czcionek są również regulowane:

• za tekst główny - 14;
• układ stron i znak wykonawczy - 12.

3. Złożenie rekwizytów odbywa się również zgodnie z zasadami:

• odstęp między wierszami - 1;
• wyrównanie tekstu odbywa się „na szerokość”;
• dzielenia są umieszczane automatycznie;
• odległość od numeru rejestracyjnego do nagłówka wynosi 2 odstępy między wierszami, a od niego do tekstu głównego - 3.

Zgodność z tymi normami jest obowiązkowa dla poprawny projekt listy odpowiedniego powołania.

Lokalizacja rekwizytów

Aby poprawnie skomponować standardowy list biznesowy, musisz jasno wiedzieć, gdzie powinny znajdować się jego szczegóły i komponenty. Odpowiedzi na te pytania zawarte są w GOST R 6.30-2003. Opisuje szczegółowo formę listu serwisowego. W rzeczywistości jest to próbka, w której w określony sposób znajduje się całość wszystkich szczegółów dokumentu. Jest potrzebny w celu:

1. Ujednolicenie procesu formalizowania pism serwisowych (biznesowych).
2. Umiejętność centralnego przygotowania z wyprzedzeniem standardowych formularzy, przy jednoczesnym ograniczeniu konieczności wykonywania niektórych prac manualnych.
3. Ułatwić i skrócić wizualne wyszukiwanie informacji.
4. Rozszerz możliwości przetwarzania listów za pomocą sprzętu komputerowego i innego.

Tak więc w przypadku zwykłego listu biznesowego stosuje się 30 standardowych danych, które znajdują się w jedenastu obowiązkowych strefach:

• emblematy i herby;
• Autor;
• Wstępne dane;
• nagłówek;
• aprobata;
• adresat;
• Rezolucja;
• tekst;
• podpisy i załączniki;
• koordynacja i zapewnienie;
• znaki.

Umieszczanie informacji w określonych sektorach pozwala specjalistom lepiej poruszać się po dokumencie, a zwykłym użytkownikom ułatwia jego tworzenie.

Wymagania podstawowe

Niektórzy dyrektorzy błędnie uważają, że korespondencja biznesowa może być prowadzona arbitralnie, bez przestrzegania jakichkolwiek zasad i przepisów. Ale specjaliści, którzy są za to odpowiedzialni, powinni znać podstawowe wymagania dotyczące pism urzędowych:

1. Obecność specjalnego (firmowego) papieru firmowego.
2. Prawidłowe użycie i rozmieszczenie rekwizytów.
3. Tekst powinien być czytelny i dobrze zredagowany. Aby wyrazić istotę problemu, lepiej dać pierwszeństwo prostym, pospolitym zdaniom. Konieczne jest krótkie wyjaśnienie, aby każde słowo zawierało maksimum informacji.
4. W zależności od rodzaju dokument musi być odpowiednio sporządzony. List może również zawierać kilka aspektów. W takim przypadku podczas prezentacji musisz spróbować je połączyć.
5. Prawidłowo używaj norm ustalonych dla pisania.
6. Staraj się unikać wyrażeń kategorycznych w treści listu. Odbiorca może uznać te frazy za groźby. Przy konstruowaniu zdań lepiej jest używać słów wprowadzających, takich jak „najwyraźniej”, „jak wiadomo”, „możliwe” i „tak jak powinno”.

Spełnienie tych wymagań w praktyce pomaga w utrzymaniu prawidłowego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie.

Dziś prawie wszyscy aktywnie korzystają z Internetu. Ale korespondencja biznesowa nie przestała być aktualna i ważna. Został po prostu przeniesiony do innych mediów. W publikacji dowiesz się, jak poprawnie skomponować i wykonać list biznesowy.

Co może zawierać przekaz biznesowy?

Korespondencja biznesowa to przede wszystkim możliwość wymiany wszelkich opinii czy sugestii z pracownikami i partnerami biznesowymi. List może zawierać prośby, roszczenia i inne przemyślenia mające na celu wyeliminowanie nieporozumień między firmami. Korespondencja biznesowa jest generalnie rodzajem korespondencji urzędowej.

Różnice w stosunku do innych e-maili

Główne różnice można podsumować w następujący sposób.

• Stylistyka prezentacji.
• Łańcuch dowodzenia usług.
• Słownictwo bez silnego wyrażania emocji.
• Z reguły list zajmuje nie więcej niż jedną stronę.
• Czcionka jest taka sama w całym tekście (ani mała, ani duża).
• Zwykle sporządzany na oficjalnym papierze firmowym organizacji.

Rodzaje listów biznesowych

Listy do odpowiedzi:

• Zapytanie.
• Petycja.
• Wymóg.
• Oferta.
• Odwołanie.

Listy, na które nie musisz odpowiadać:

• Informacyjny.
• Zauważyć.
• Towarzyszący.
• Gwarancja.
• Ostrzeżenie.
• Przypomnienie.

Listy handlowe. Zazwyczaj są one potrzebne w trakcie trwania umowy lub zawarcia umowy:

• Wniosek.
• Odpowiedz na prośbę.
• Przypomnienie.
• Prawo.
• Oferta. Jest to oferta zawarcia umowy lub zawarcia transakcji.
• Ostrzeżenie o konieczności wypełnienia zobowiązań, wypowiedzeniu umów i tak dalej.

Listy niekomercyjne:

• Zaproszenie.
• Informowanie o czymś.
• Wyrażenie wdzięczności.
• Zalecenia.
• Wniosek.
• Instrukcje.
• List przekazu.
• Wyrażanie kondolencji.
• Gratulacje przy każdej okazji.
• Poręczenie.
• Potwierdzenie odbioru towarów, świadczenia usług i tak dalej.

Klasyfikacja listów biznesowych według struktury:

• Opracowany według ścisłego modelu.
• Dowolna forma.

Rodzaje w zależności od adresata:

• Zwykły. Wysłane do jednego adresata.
• Kolektyw. Wysłane do jednej osoby, ale od kilku osób.
• Okólnik. Wysłane do wielu miejsc docelowych.

Zgodnie z formą listu są następujące:

• Wysyłane w zwykłych kopertach pocztowych.
• Prezentowane osobiście.
• Wysłane jako faks.
• W reżyserii e-mail.

Jak widać, przekaz biznesowy można sformatować na różne sposoby iz różnymi intencjami. Warto jednak zauważyć, że w niektórych przypadkach ze względów etycznych musi być napisany odręcznie, a nie napisany na komputerze. Dotyczy to gratulacji i kondolencji.

Części listu

Dobry list biznesowy jest zawsze podzielony na kilka części. To jest wprowadzenie, główne i końcowe. Co więcej, są ze sobą powiązane logicznie.

Z reguły część wprowadzająca zawiera informacje o okolicznościach, które doprowadziły do ​​napisania listu. Tekst główny jest bezpośrednio samą treścią, esencją przekazu. W końcowej części podsumowują wyniki, które mogą wyrażać odmowę, zgodę, prośbę i tak dalej.

Zasady pisania

Wszelka komunikacja biznesowa powinna być napisana w następujący sposób.

1. Bezstronnie.
2. Ukierunkowane (czyli przeznaczone dla konkretnej osoby).
3. Uargumentowany.
4. Naprawdę.
5. Tak dużo jak to możliwe.
6. Wszystkie informacje zawarte w tekście muszą być aktualne w momencie pisania.

Cechy stylistyki

Zasady projektowania listów biznesowych stanowią, że musisz przestrzegać ścisłego stylu. Konieczne jest używanie tylko tych środków mowy, które są charakterystyczne dla dokumentów biurowych. Oznacza to, że oficjalny styl biznesowy będzie odpowiedni. Język powinien różnić się następującymi cechami.

• Formalność.
• Dokładność prezentacji informacji.
• Obiektywność.
• Struktura.
• Istotne, ale zwięzłe.

Istotę sprawy należy przedstawić w prostych, krótkich zdaniach, z naciskiem na czasowniki. Nie ma potrzeby przeładowania tekstu przymiotnikami, używania mało znanych i wysoce specjalistycznych terminów, których adresat może nie rozumieć. Spowoduje to tylko negatywność i odrzucenie. Lepiej spróbować wyjaśnić prostymi, zrozumiałymi słowami, więcej faktów i konkretów. Styl biznesowy nie pozwala na obecność nieinformacyjnych i „wodnistych” tekstów.

Ostatniej części nie należy podsumować niepotrzebnymi i długimi zwrotami mowy. Nie sprawdzą się również nielogiczne i niespójne propozycje. Dlatego lepiej jest wykluczyć wyrażenia przysłówkowe i imiesłowowe. W każdym akapicie powinna być odzwierciedlona tylko jedna konkretna myśl. Po uzupełnieniu tekstu lepiej kilkakrotnie sprawdzić go pod kątem błędów, czytając list na głos.

Wymagania dotyczące formularza

Zgodnie z regulaminem listu biznesowego lepiej wystawić go na papierze firmowym. Stawia się mu następujące podstawowe wymagania.

• W środku formularza należy wstawić Godło Federacji Rosyjskiej, jeśli przedsiębiorstwo jest państwowe.
• Umieść list na arkuszu A4.
• Po lewej stronie pozostaw puste pole (co najmniej 3 centymetry). Jest to konieczne, ponieważ po pewnym czasie materiały zostaną dołączone do pozostałych dokumentów.
• Za najbardziej optymalną uważa się czcionkę standardową Times New Roman, rozmiar 12 i odstęp między wierszami 1,5-2. Najlepiej widać to podczas czytania.
• W nagłówku listu należy podać nazwę organizacji, jej rzeczywisty i prawny adres, numer telefonu i e-mail.

Cechy konstrukcyjne

Jeśli wypełnienie listu biznesowego zajęło kilka stron, musisz go ponumerować, zaczynając od drugiej. Zaleca się używanie do tego cyfr arabskich. Nie musisz umieszczać kropek obok numerów.

Pismo musi być podzielone na akapity i, jeśli to konieczne, na podtytuły. Tekst nie powinien pojawiać się jako ciągły strumień, ponieważ będzie źle odbierany. Paragrafy pokażą ci, gdzie kończą się i zaczynają inne myśli.

Należy pamiętać, że literówki, wymazy i jakiekolwiek poprawki są niedopuszczalne w korespondencji biznesowej. Będą świadczyć o analfabetyzmie i frywolności przeciwnika.

Używane rekwizyty

List zazwyczaj zawiera następujące informacje.

1. Pełna nazwa firmy, a nie tylko skrót.
2. Telefon, faks, konto bankowe i e-mail.
3. Adresat. Ponadto w celowniku należy używać nazwy firmy. Jeśli musisz podać nazwisko i stanowisko, zaleca się użycie celownika. Jeżeli odbiorca posiada tytuł lub stopień naukowy, musi to być wskazane przed nazwiskiem osoby.

Ważne jest, aby pamiętać, że każdy rekwizyt powinien być napisany wielką literą i Nowa linia.

Odwołania listów biznesowych

Oficjalne komunikaty powinny być zawsze w neutralnym tonie. Odwołania do adresata powinny mieć taką samą formę. Zwroty takie jak „Dzień dobry” będą nieodpowiednie. Jeśli chcesz się przywitać, lepiej użyć formalnego „Hello”. Ale uważa się, że najbardziej kompetentna opcja jest adresowana po imieniu i patronimie. I nie ma znaczenia, ile czasu zajmie poznanie adresata. W liście nie możesz użyć skróconej formy imienia (na przykład Petya, Anya itd.).

Zachowanie dystansu międzyludzkiego, okazywanie szacunku osobie starszej lub na wyższym stanowisku pomoże przemówić do „ciebie”. Należy jednak zauważyć, że w niektórych firmach wręcz przeciwnie, użycie „ty” jest akceptowane podczas komunikacji nawet w liście.

Warto zauważyć, że adres „Szanowny Panie” nie może być użyty bez późniejszego wskazania nazwiska tej osoby. Należy również unikać skrótów „Mr.”, „Mrs.” Jeśli musisz odnieść się do grupy osób, nie wolno podawać nazwisk. Następnie możesz napisać krótko: „Szanowni Państwo!” Zgodnie z regulaminem po zaadresowaniu imienia należy zawsze postawić wykrzyknik. Na przykład podobna fraza w liście biznesowym będzie miała następny widok. « Drogi Aleksandrze Siergiejewiczu!”

W końcowej części możesz użyć różne opcje... "Z Wszystkiego najlepszego”,„ Z poważaniem ”,„ Z nadzieją na współpracę ”i tak dalej. Wiadomości powinny być formalne, ale przyjazne.

Dekoracja części końcowej

Bardzo ważne jest również prawidłowe wypełnienie listu. W końcowej części musisz podsumować to, co zostało powiedziane wcześniej. Nie powinieneś jednak rozciągać swoich wniosków na 10 zdań. Należy pamiętać, że w stylu biznesowym ceni się zwięzłość i zwięzłość. Lepiej ograniczyć się do prostych fraz. Jako przykład będzie kilka konstrukcji odpowiednich w końcowej części korespondencji biznesowej. Pisma biznesowe powinny być wypełnione możliwie poprawnie i uprzejmie.

• Dzięki za pomoc lub uwagę. „Pozwólcie mi wyrazić wdzięczność za…”. "Dziękuję Ci!"
• Zapewnienie adresata czegoś. "Chętnie nawiążemy z Tobą współpracę."
• Wyrażanie nadziei na przyszłość. „Mamy nadzieję, że otrzymamy od Ciebie odpowiedź tak szybko, jak to możliwe”.
• Prośba o coś. „Bylibyśmy wdzięczni, gdybyś mógł zgłosić wyniki”.
• Przepraszamy za wszelkie niedogodności. "Przepraszamy za zwłokę w płatności."

Jak pożegnać się z adresatem

Pomimo tego, że korespondencja ma charakter biznesowy, w liście biznesowym można pożegnać się na różne sposoby. Aby to zrobić, użyj tak zwanych fraz zamykających.

Przykłady obejmują następujące opcje:

1. Z poważaniem.
2. Z poważaniem.
3. Wszystkiego najlepszego.
4. Życzę powodzenia w pracy.
5. Mamy nadzieję kontynuować naszą współpracę.
6. Cieszymy się, że możemy wykonać usługę.

Mogą istnieć również inne opcje. Tutaj wybór ostatniej frazy jest wyłącznie kwestią gustu.

Składanie podpisu

Na samym dole arkusza nadawca musi podpisać. Ale niezwykle ważne jest, aby zrobić to poprawnie, aby dokument miał oficjalny wygląd.

Należy wskazać stanowisko, inicjały, nazwisko, a obok złożyć podpis. Dodatkowo możesz podać dane kontaktowe (osobiste adres e-mail lub telefon). To zademonstruje odbiorcy chęć komunikowania się i współpracy.

Cechy odmowy

Ważne jest również, aby wiedzieć, jak napisać list biznesowy, jeśli musisz coś odmówić. W końcu nawet zawoalowany negatyw lub odmowa nie pozostanie niezauważona i pociągnie za sobą nieprzyjemne konsekwencje. Po tym nie będzie można liczyć na pozytywny lub przynajmniej neutralny stosunek do siebie. Komponując list nie musisz poddawać się emocjom. Lepiej trzymać się ograniczeń, nawet jeśli odbiorca jest bardzo irytujący. Listy z odmową należy zawsze kilkakrotnie przeczytać ponownie, Specjalna uwaga odnosząc się do tonu wiadomości.

Przesłanie nie powinno zaczynać się kategorycznym „nie”, w jakiejkolwiek formie, w jakiej jest wyrażone. W przeciwnym razie adresat odniesie wrażenie, że nie jest interesujący i nie ma znaczenia. Lepiej najpierw przedstawić niechciane, perswazyjne wyjaśnienia. Po krótkim wymienieniu przyczyn odmowy można płynnie przejść do stwierdzenia faktu. Jednocześnie, zgodnie z etykietą listu biznesowego, zaleca się stosowanie następującego rodzaju sformułowań.

• Niestety nie możemy spełnić Twojej prośby.
• Bardzo nam przykro, ale jesteśmy zmuszeni odrzucić Twoją ofertę.
• Bardzo nam przykro, ale nie możemy spełnić Twojej prośby z następujących powodów.

Najlepiej na początku listu krótko przedstawić prośbę adresata. Zrozumie więc, że jego propozycja została naprawdę przeczytana i na pewno to doceni.

Funkcje tworzenia wiadomości e-mail

Dzisiaj ludzie coraz bardziej interesują się tym, jak napisać list biznesowy, jeśli ma być wysłany e-mailem. W przypadku takiej korespondencji obowiązują wszystkie te same zasady, o których wspomniano wcześniej. Jednak elektroniczna komunikacja biznesowa ma swoje własne cechy.

• Login musi być solidny i adekwatny. Na przykład, [e-mail chroniony] – zła opcja, a [e-mail chroniony]- dobry.

• Zawsze ważne jest, aby wypełnić pole tematu. Dzięki temu będzie jasne, o czym będzie komunikat. Jeśli list jest przeznaczony dla nieznajomego, nagłówek powinien być interesujący. Ale ważne jest, aby nie przesadzać. Motywy w duchu „ Oferta specjalna dopiero teraz ”,„ Pilne ”spowoduje tylko odrzucenie. Tytuł powinien składać się z 3-5 słów, zawierających w sobie istotę przekazu.

• Jeżeli korespondencja prowadzona jest z przez nieznajomego, to najpierw musisz mu powiedzieć, skąd się o nim dowiedzieli i czym zajmuje się firma. Bez takiego wprowadzenia wiadomość może zostać uznana za spam i natychmiast usunięta.

• Lepiej wyróżnić ważne punkty w tekście pogrubioną czcionką. W takim przypadku niedopuszczalne jest używanie różnych kolorów.

• Czapki nie mogą być używane w e-mailach biznesowych. Nawet w podtytułach i tytule tematu nie powinno być ciągów wielkie litery... To samo dotyczy zduplikowanych znaków interpunkcyjnych.

• Lepiej jest podzielić tekst na akapity, pozostawiając między nimi pustą linię.

• Im krótsza wiadomość, tym szybciej otrzymasz odpowiedź.

• Konieczne jest złożenie podpisu. W e-mailach zwykle składa się z kilku linii, zawiera imię i nazwisko oraz stanowisko nadawcy, nazwę firmy, numer telefonu i adres strony internetowej.

• Do listu możesz dołączyć pliki tekstowe i obrazy. Jest to bardzo wygodne, ponieważ Dodatkowe materiały, komentarze, wyjaśnienia i szczegółowe opisy odwracają uwagę od tematu. Dlatego lepiej umieścić je nie w treści listu, ale w załączonych plikach.

• Jeśli korespondencja biznesowa trwa od dłuższego czasu i jest ciepła związek zaufania, wtedy emotikony są dozwolone w wiadomości e-mail. Pomogą „ożywić” i nieco rozbroić komunikację. Ale nie należy ich nadużywać, ale w papierowe litery są generalnie niedopuszczalne.

Instrukcja pisania listu

Komponowanie listu biznesowego można podzielić na kilka etapów.

1. Najpierw musisz określić adresata. W tym celu w prawym górnym rogu formularza należy wpisać inicjały, nazwisko i stanowisko odbiorcy. Jeżeli adresatem jest organizacja, należy wskazać jej adres prawny.

2. Odwołaj się do odbiorcy. Powinien być umieszczony niżej na środku formy. Wspomnieliśmy już, jakich zwrotów możesz użyć. Zazwyczaj adres wygląda tak: „Drogi Igorze Pietrowiczu!”

3. Oświadczenie o celu. Poniżej, w nowej linijce, musisz napisać główne myśli, całą esencję, podając powody apelu. Jeśli mówimy o jakimś problemie, to warto zaproponować opcje jego rozwiązania. Jeśli jest to oferta współpracy, to musisz wyjaśnić, jak to będzie przebiegać. Jeśli pismo zawiera skargę, to warto poprosić o konkretne środki. Jednym słowem odbiorca tekstu musi zrozumieć, czego dokładnie od niego oczekuje.

4. Ostatnia część. I na koniec, w nowej linii, musisz wstawić ostatnią frazę i podpis.

Dziękuję list

Ten przykład pokazuje, jak może wyglądać list z podziękowaniami. Jednak w ten przykład jest jedna wada. Zamiast wiersza "Do firmy" Flagman " można było wstawić zwrot powitalny oraz imiona tych, do których list był przeznaczony.

Zapytanie

To jest przykładowy list z żądaniem biznesowym. Nie ma w tym żadnych wad. Przestrzegano wszystkich zasad sporządzania pisma urzędowego. Z tekstu jasno wynika, jaki problem się pojawił i co należy zrobić, aby go rozwiązać. Wiadomość zawiera również wszystkie dane kontaktowe, wiadomość powitalną, końcową frazę i podpis.

Publikacja pokazała więc, jak komponować listy przeznaczone dla Partnerzy biznesowi... Należy to zrobić poprawnie i kompetentnie, aby nie uderzyć twarzy w brud. W końcu od tego zależy przyszłość firmy. Ważne jest również, aby na czas odpowiedzieć na wiadomość biznesową. Można to zrobić w ciągu trzech do siedmiu dni od daty otrzymania pisma.

W dzisiejszych czasach każdy powinien umieć pisać listy. W końcu jest to nieuniknione dla każdej osoby z wykształceniem. Nie każdy ma talent do pisania listu. Ale znając podstawowe zasady, możesz rozwinąć umiejętność komponowania dobrego i ciekawe litery... Zwłaszcza jeśli te zasady są wystarczająco proste. W tym artykule dowiesz się, jak poprawnie pisać listy biznesowe i osobiste. Przeanalizujmy różne opcje dla liter i ważne punkty w ich konstrukcji.

Jak poprawnie pisać listy biznesowe

List formalny lub biznesowy jest zwykle przeznaczony do utrzymywania relacji biznesowych między firmami a ich pracownikami lub klientami. List biznesowy ma wiele odmian. Na przykład:

• Dziękuję list
• List polecający
• List przekazu
• Poręczenie
• List do Prezydenta
• List serwisowy
• Poczta informacyjna
• List gratulacyjny
• List wymagający
• List reklamacyjny
• List zaproszeniowy

Ten lub inny list biznesowy wysyłamy głównie do ww. osób lub z prośbą, tj. są to wyraźnie skierowane listy wysyłane w określonym celu. Celem jest, aby list został właściwie zrozumiany. Na przykład decydujemy, jak pisać poprawnie dziękuję list zrozumieć, że jesteśmy wdzięczni; myślimy o tym, jak pisać poprawnie list oficjalny tak, aby były przydatne, aby były właściwie zrozumiane przez adresata. Dlatego bardzo ważne jest, aby wiedzieć, jak poprawnie napisać list. Próbkę do pisania listów biznesowych można znaleźć w Professional Business Letter Templates.

Poniżej omówimy podstawowe zasady pisania listów biznesowych.

List nie powinien być bez twarzy

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak poprawnie pisać e-maile? Elektroniczna skrzynka pocztowa osoba biznesowa jest bardzo często pełna różnego rodzaju spamu. Przede wszystkim Twoim zadaniem podczas pisania oficjalnego listu będzie to, aby zostać zauważonym i nie wysłanym do folderu „Spam”.

Na początek powinieneś zapytać o firmę, do której chcesz wysłać list. Powinieneś mieć maksimum informacji o swoim partnerze. Po poznaniu szczegółów dotyczących firmy można przystąpić do komponowania listu. Ktokolwiek biznesmen fajnie by było, gdyby list był zaadresowany do niego osobiście, a nie np. do działu handlowego firmy, w której pracuje. Zwracanie się do adresata po imieniu przede wszystkim zademonstruje szacunek dla tej osoby i oczywiście sprawi, że zostanie on pozytywne emocje które po prostu nie mogą nie sprowadzić go do twojej osoby. W końcu, jak możesz rozpocząć rozmowę z potencjalnym partnerem na temat propozycji biznesowych, jeśli nie znalazłeś czasu, aby dowiedzieć się o jego nazwisku, imieniu i patronimice.

Jeśli nie możesz znaleźć nazwiska adresata, w żadnym wypadku nie pisz: „Uv. gen. reżyser!”, „Uv. handlowy reż. solidny! ". W liście biznesowym nie ma miejsca na takie skróty. Słowa takie jak „szanowany”, „mistrz”, „kierownik działu” itp. muszą być napisane w całości. W przeciwnym razie nie może być mowy o szacunku.

List musi mieć tytuł

Nagłówek jest potrzebny, aby krótko ujawnić treść listu. Dzięki temu odbiorca będzie mógł bez problemu przetworzyć i posortować list. Każdy oficjalna organizacja Codziennie docierają dziesiątki listów w zupełnie innych sprawach. Dlatego nie ma szans, że Twój list zostanie zauważony. Dlatego jeśli twój tytuł będzie zawierał przydatna informacja to może być interesujące potencjalny partner... Czy teraz rozumiesz, dlaczego prawidłowe pisanie listów serwisowych jest ważne?

Jak zrobić dobre wrażenie

Spróbuj dodać do swojego listu wstęp, który pochwali adresata. Na przykład, jak bardzo byłbyś zadowolony, mając przywilej pracy z tak dobrą firmą.

Czego należy unikać

Odrzuć wyrażenia dyrektywy

Zamiast frazy „Jeśli jesteś zainteresowany naszą ofertą, to powinieneś skontaktować się ze mną telefonicznie…” lepiej napisać „W celu omówienia oferty masz możliwość kontaktu telefonicznego…”. Wyrażenie dyrektywne może psychologicznie obrócić osobę przeciwko tobie. Takie zdanie może pokazać adresatowi twoje zwątpienie i arogancję. A jeśli napiszesz list polecający, słusznie będzie „oferować”, a nie narzucać, aby nie odnieść wrażenia, że ​​nalegasz, nikomu się to nie spodoba.

Wybierz czasowniki regularne

Używaj doskonałych czasowników. Na przykład stworzony, ukończony, wykonany, opracowany, powiększony itp. Ale czasowniki takie jak my, uczestniczyć, pracować, produkować nie mówią o osiąganiu rezultatów. Trudno to uwzględnić podczas pisania listów obcojęzycznych, więc zapytaj z wyprzedzeniem o zasady danego języka, aby wiedzieć, na przykład, jak poprawnie napisać list po angielsku.

Użyj papieru firmowego

Użycie papieru firmowego jest wymagane, nawet jeśli wysyłasz wiadomość e-mail. Co to jest papier firmowy? Papier firmowy musi zawierać nazwę firmy, adres, telefon, faks, logo firmy i podpis kierownika. Ta chwila jest ważna w poprawna pisownia list gwarancyjny, ponieważ w ten sposób pokazujesz, że jesteś otwarty i odpowiadasz za swoją firmę.

Wyślij list pocztą

Wysyłając list biznesowy, lepiej odmówić faksu i e-maila. Idealna opcja wyśle ​​kuriera z listem, aby wręczył go osobiście szefowi. Dlatego zadbaj o markową kopertę. Swoją drogą, jeśli wysyłasz dokumenty w celu zdobycia dowolnego stanowiska, nie bądź leniwy, aby nauczyć się poprawnie napisać list motywacyjny, pracodawca to doceni.

Jak poprawnie pisać osobiste listy

Osobisty list może być listem do przyjaciela lub do ukochanej osoby, list do język angielski do przyjaciela korespondencyjnego za granicą, list miłosny lub e-mail v sieć społeczna... Adresat zawsze będzie zachwycony Twoim listem, jeśli zostanie napisany poprawnie i ciekawie. Komunikując się korespondencyjnie, możesz użyć niezłe słowa którzy często wstydzili się powiedzieć swoim bliskim podczas rozmowy. Listy osobiste są znacznie łatwiejsze do napisania niż listy urzędowe, ale nie oznacza to, że nie musisz wiedzieć, jak poprawnie napisać list do przyjaciela lub bliskiej osoby.

Szanuj adresata

Jeśli wysyłasz list pocztą, nie używaj do tekstu kartki wyrwanej z notatnika. Wybierz papier dobrej jakości. I nie zapomnij wpisać poprawnie adresu!

Podstawowe zasady

List powinien zaczynać się od wiadomości. Umieść adres w środku wiersza. Tekst główny pisany jest 2 cm pod odnośnikiem z wcięciem w tej samej odległości od lewej krawędzi arkusza. Staraj się zachować ten dystans w całym liście. Jeśli arkusz się skończył, weź drugi czysty arkusz papier. Nie pisz po obu stronach kartki!

Unikaj poprawek

Pamiętaj, że przekreślone linie lub poprawki mogą sprawić, że Twój list będzie wyglądał wyjątkowo niechlujnie. Dlatego na początek nie powinieneś być leniwy i napisać szkic.

Rejestracja

Tekst listu powinien być czytelny i niezbyt mały. Używaj tej samej pasty lub atramentu podczas pisania. Koniecznie zostaw swój podpis na końcu. Po podpisie, jeśli to konieczne, umieść dopisek (PS). Listy są składane z tekstem w środku!

Po napisaniu listu

Nie pisz listu do zły humor... Gdyby negatywne emocje już na papierze, nie wysyłaj tego listu. Lepiej przepisz to następnego dnia. W końcu prawidłowe napisanie listu miłosnego oznacza dostarczenie adresatowi przyjemnych pozytywnych emocji, a nie psucie mu nastroju negatywnymi stwierdzeniami.