Правильне написання листа зразок. Оформляємо листи по госту. Візовий збір: структура
У даній статті ви знайдете інформацію по роботі з важкими листами, які нерідко зустрічаються в діловій взаємодії, а також побачите зразки ділових листів. Це листи, необхідність в написанні яких виникає в ситуації порушення ділових інтересів: лист-прохання і лист-претензія.
Оскільки ситуація сама по собі є досить непростою, то і написання листа в такій ситуації є дуже важливим питанням, В якому автору важливо бути грамотним, ввічливим, коректним, і в той же час, він умів твердо відстояти свої ділові інтереси.
Успішно вирішити складності «важких» листів допомагають:
- Грамотна установка у взаємодії: тверда, але коректна установка на партнерство
- Вибір доречного стилю письма (офіційно-ділового або довірливо-ділового
- Грамотне і логічне оперування фактами
Зразки ділових листів.
(Установка - партнерство, стиль - офіційно-діловий, переконливе оперування фактами)
З метою вжиття заходів щодо забезпечення якості та надійності приладу КВП-12 в умовах експлуатації, що випускається Інститутом «Оптика» з 1992 року, звертаємося до вас з таким проханням: розглянути можливість про надання Інституту «Оптика» інформацію про параметри роботи приладу в реальних умовахексплуатації (подробиці у вкладенні). Надіслані вами дані дозволять інституту зібрати необхідну для аналітики інформацію, провести моніторинг і сприятимуть більш оперативному вирішеннюпитань підвищення якості і надійності роботи приладу КВП-12.
Прохання повідомити в листі про ваше рішення з приводу надання нам сприяння. У випадку необхідності додаткової інформації, Що вимагається вам для прийняття рішення, прохання також повідомити про неї в листі.
З повагою,
Колектив Технічного бюро
Інститут «Оптика»
Діловий лист. Зразок листа-прохання(Установка - партнерство, стиль - довірливо-діловий, переконливе оперування фактами)
Шановні колеги!
Ми дуже зацікавлені в питаннях підвищення якості і надійності роботи приладу КВП-12, який ми випускаємо з 1992 року і який з 1995 року знайшов міцне застосування в роботі вашої компанії. Тому звертаємося до вас з цим проханням.
Для підвищення якості і надійності роботи приладу КВП-12 нам необхідні докладні дані по роботі даного приладу в умовах експлуатації. В реалізації цього завдання ми дуже розраховуємо на вашу допомогу і пряма участь. З огляду на довгострокове і позитивну співпрацю наших компаній, звертаємося до вас з проханням - пропозицією: допомогти нам у зборі та наданні статистичної інформації по роботі приладу. Ми будемо вдячні, якщо ви знайдете можливість зібрати для нас статистику по заданих параметрах(Подробиці в додатку). Це дозволить нам провести моніторинг ефективності роботи приладу і оперативно вжити заходів щодо підвищення якості та надійності його роботи.
Будь ласка, повідомте, чи готові ви принципово сприяти нам. Якщо для прийняття рішення вам необхідні додаткові коментарі або у вас з'явилися питання - ми готові на них відповісти.
Будемо вдячні вам за відповідь.
З повагою,
Іван Іванов
Керівник Технічного бюро
Інститут «Оптика»
Діловий лист. Зразок листа-прохання і зразок листа-претензії.
|
Лист - прохання (Установка - партнерство; стиль - довірливо-діловий; переконливе оперування фактами) |
Лист - претензія (Установка - партнерство; стиль - офіційно-діловий; переконливе оперування фактами) |
| Шановний Андрію Івановичу! Звертаємося до Вас з проханням вирішити ситуацію, що склалася з реалізацією проекту АБС. До теперішнього моменту у нас не було проблем у взаємодії з вашою компанією, всі прописані в Контракті домовленості дотримувалися. Ми впевнені, що ситуацію, що виникла ще можна скорегувати. Успішність проекту АБС вкрай важлива для нашої компанії. Тому просимо вас до 06.08.2010. повідомити інформацію по відправці контрольних зразків. Сподіваємося, що ваша відповідь прояснить ситуацію, що виникла і зніме нашу стурбованість щодо успішності реалізації проекту. З повагою, |
Шановний Андрію Івановичу! Від імені керівництва ВАТ «Росстанс» звертаюся до Вас у зв'язку з необхідністю вирішити ситуацію, що склалася з реалізацією проекту АБС. Змушений повідомити, що ця ситуація викликає у нас стурбованість. Згідно з умовами контракту № А-122 від 07.02.2010. п. 4.3. за 60 днів до початку планової поставки продукції ТОВ «Стар» має провести на адресу ВАТ «Росстанс» відправку контрольних зразків продукції, повідомивши ВАТ «Росстанс» про факт відправлення. Згідно з графіком (Додаткова угода № 1 від 11.03. 2010. до Контракту № А-122 від 07.02.2010.), Дата початку планової поставки продукції - 01.10.2010. Термін відправки контрольних зразків - не пізніше 02.08.2010. Сьогодні - 04.08.2010. На даний момент нами не отримано інформації про відправку контрольних зразків. У цій ситуації здатність ТОВ «Стар» виконати взяті на себе зобов'язання викликає у ВАТ «Росстанс» серйозні побоювання і змушує задуматися про застосування штрафних санкцій, передбачених п. 7.2. Контракту № А-122 від 07.08.2010. Для запобігання цьому пропонуємо Вам в строк до 06.08.2010. проінформувати нас про ситуацію з відправкою контрольних зразків продукції. З повагою, |
Візьміть на замітку нашу інформацію і ми впевнені, що питання написання «важких листів» для вас буде значно менше трудомістким.
Тамара Воротинцева
Зверніть увагу на наші тренінгові програми по діловому листуванні:
З'явилися нагальні питання до організації, які слід зафіксувати? В цьому випадку незамінним є написання письмового звернення. Однак не все так просто, як здається. Оформлення грамотного ділового листа - ціла наука. І кожному не завадить повчитися або ж згадати основні навички його складання.
Для початку визначимося з тим, яким способом вам зручно написати лист або запит в організацію. Найчастіше використовуються онлайн-повідомлення за допомогою інтернет-ресурсів. Якщо ви пишете листа цим способом, то вам не обійтися без:- Комп'ютера (ноутбука);
- Текстового редактора;
- Електронної пошти.
Якщо ви використовуєте ручний спосібнаписання, то вам знадобиться також принтер для роздруківки.
Перший етап написання листа - це "шапка". Вгорі сторінки повинні бути обов'язково присутніми:- Назва організації, куди ви звертаєтеся;
- ПІБ директора організації або відповідальної особи;
- Адреса установи;
- Дата звернення;
- Місто складання звернення.
До бажаним пунктам «шапки» можна віднести ще й координати підприємства - факс, телефон, адреса електронної пошти, ОКПО, ОГРН, ІПН / КПІ. Залежить від теми звернення і самої організації.
- Рекламні листи;
- Рекомендаційні листи;
- Інформаційні листи;
- Супровідні листи;
- Листи подяки;
- Вітальні листи;
- Інструктивні листи;
- Листи-запити;
- Листи-прохання;
- Листи-відповіді;
- Листи-повідомлення;
- Листи-запрошення.
Залежно від того, який тип звернення ви використовуєте, сформулюйте коректно змістовну частину. Наприклад, якщо ви складаєте позитивний відгукв організацію, слід докладно описати причину свого звернення, що саме вам сподобалося і так далі.
Скачайте у нас на порталі:
важливий елементнаписання листа в організацію - «не лити воду» і писати по суті. Викладайте свої думки таким чином, щоб ваш лист зацікавило співробітників компанії. Для цього згідно з правилами ділового етикетувикористовуйте спеціальні «слова-інтриганта». Однак з цим не варто перестаратися, адже мова йде про документ, а не про особистому листуванні. Описувати ситуацію лаконічно, але щоб вона була читається. Якщо розмова йде про дотримання законодавства - обов'язково робіть посилання на закони РФ. при описі конфліктної ситуаціївітається пропозиція ряду заходів для ескалації інциденту.
Грамотне складання листа в потрібну організацію- запорука успіху вашого звернення. Вивчіть уважно всі описані вище пункти і сміливо приступайте до роботи. Не забувайте, що лист не повинно містити орфографічних, пунктуаційних і стилістичних помилок.
Дорогі друзі, сьогодні я вирішив написати про наболіле - про те, як писати листи 😉. Думаю, багато фахівців в різних областях щодня отримують багато листів із запитаннями та проханнями про допомогу.
Ваш покірний слуга не виняток 🙂. Кількість листів із запитаннями та проханнями про допомогу в середньому становить 40-50 в день і деколи перевищує мої фізичні можливостівідповідей на них.
У листуванні значну частину становлять листи, в яких питання і опису проблем не зовсім правильно сформульовані, через що вимагають додаткових уточнюючих листів, що займає зайвий часяк відправника, так і одержувача.
У цьому пості я хочу розповісти про те, як потрібно правильно писати листи з питаннями фахівцям, щоб отримання потрібної вам інформації займало мінімум часу і не вимагало зайвого листування.
Головне правило, на мій погляд, полягає в тому, що в листі дуже важливо дати зрозуміти, що ви дорожите часом одержувача. Все повинно бути коротко і чітко сформульовано.
1. Привітання
Я вважаю, що будь-який лист обов'язково має починатися з вітання. «Здрастуйте», «Привіт», «Добрий день» - написати ці слова не складає ніяких труднощів і займає секунди. Мені особисто не подобаються листи, в яких немає вітання. Ніщо не цінується так дорого і не дається так дешево, як ввічливість.
2. Звернення на ім'я
На всіх сторінках блогу сайт, де є форма зворотнього зв'язку(Наприклад, сторінка «»), я завжди пишу «Мене звуть Михайло», тому не бачу проблеми, щоб не звертатися в листах на ім'я. Підсвідомо будь-яка людина любить, коли його називають по імені.
І хоча «Майк» я люблю більше, ніж «Михайло» 😉, будь-яке звернення на ім'я зійде 🙂.
3. Спочатку погуглити своє питання
Скільки разів у дипломатичному листуванні мені доводилося давати посилання на матеріали, які я знайшов, просто набравши заданий мені питання в пошуковику! У мене навіть пальців не вистачить на руках і ногах 😉!
Якщо серйозно, то щиро раджу спочатку погуглити яке вас цікавить в різних варіантах(В тому числі англійською, перевести можна через Google Перекладач) і витратити час, щоб вивчити знайдені матеріали.
У більшості випадків ви без зусиль знайдете відповіді на свої питання в пошукових системах або на форумах (туди багато людей і приходять, щоб спілкуватися, обговорювати специфічні проблеми по різних тематикі відповідати на питання). Навіщо витрачати час іншої людини, коли в багатьох випадках ви самі без праці можете знайти все, що потрібно?
🔥 До речі!Я планую випустити платний курс з просування англомовних сайтів. Якщо цікавить, можете подати заявку в ранній списокчерез цю форму, щоб першими дізнатися про вихід курсу і отримати спеціальну знижку.Запрошую вас підписатися на мої канали в Telegram:
Бажаю вам успішного збільшення відвідуваності ваших сайтів!
Десерт на сьогодні - відео про те, як хлопець підтягується на турніку на одному пальці. Теж так хочу 🙂:
1. Лист друкується на білому папері або папері світлих тонів формату А4 (210 x 297 мм) або А5 (148 x 210 мм).
2. Лист повинен мати поля не менше:
20 мм - ліве;
10 мм - праве;
20 мм - верхнє;
20 мм - нижнє.
Датою листа є дата його підписання. Дату оформляють арабськими цифрами в послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами.
4. Вихідний номер.
Реєстраційний (вихідний) номер листа складається з його порядкового номера, Який можна доповнювати на розсуд індексом (наприклад, ініціалами керівника напряму). Реєстраційний номер листа, складеного спільно двома і більше відділами, складається з реєстраційних номерів листи кожного з цих відділів, які проставляють через косу риску.
6. Адресат
Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. При адресуванні листи посадовій особі ініціали вказують ПЕРЕД прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділувказують в називному відмінку.
наприклад:
ТОВ "Компанія" Назва "
плановий відділ
Посада особи, якій адресовано лист, вказують в давальному відмінку, наприклад:
Генеральному директору
ТОВ "Компанія" Назва "
А.А. Іванову
ТОВ "Компанія" Назва "
плановий відділ
Б.Б. Петрову
Лист не повинно містити більше чотирьох адресатів. Слово "Копія" перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. при більшій кількостіадресатів складають список розсилки листа.
До складу реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. Елементи поштової адреси вказують у послідовності, встановленій правилами надання послуг поштового зв'язку.
При адресуванні листи в організацію вказують її найменування, потім поштову адресу, наприклад:
ТОВ "Компанія" Назва "
Ярославський пр-кт, д. 12, м Ярославль, 150001
При адресуванні листи фізичній особівказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу, наприклад:
Сидорову В.В.
вул. Свободи, д. 5, кв. 12,
м Ярославль, 150000
7. Текст листа
Текст листа оформляють у вигляді таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується понад одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках повинні бути надруковані тільки номери цих граф.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання листа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, прохання без пояснення).
У тексті листа, підготовленого на підставі документів інших організацій, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.
У листі використовують такі формивикладу:
Від першої особи множини ( "Просимо направити", "направляємо на розгляд");
Від першої особи однини ( "Вважаю за необхідне", "прошу виділити");
Від третьої особи однини ( "Суспільство не заперечує", "ТОВ" Назва "вважає за можливе").
8. Додаток
Позначку про наявність додатка, названого в тексті листа, оформляють наступним чином:
Додаток: на 5 л. в 2-х прим.
Якщо лист має програму без назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності декількох додатків їх нумерують, наприклад:
Додаток: 1. Договір оренди на 5 л. в 2-х прим.
2. Акт приймання-передачі на 1 л. в 2-х прим.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують.
Якщо до листа докладають інший документ, також має додаток, відмітку про наявність додатка оформляють наступним чином:
Додаток: лист МВС РФ від 05.05.2007 N 02-6 / 172 і додаток до нього, всього на 3 л.
Якщо додаток надсилають не в усі зазначені в документі адреси, то відмітку про його наявність оформляють наступним чином:
Додаток: на 3 л. в 5 прим. тільки в перший адресу.
9.Підпис
До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала лист (повне, якщо лист оформлений не на бланку, і скорочене - на листі, оформленому на бланку) і розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:
При підписанні листа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді, наприклад:
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовують на одному рівні, наприклад:
10. Друк
Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особина документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з ФІНАНСОВИМИ засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи.
11. Виконавець
Відмітка про виконавця включає в себе ініціали та прізвище виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа в лівому нижньому кутку, наприклад:
Невід'ємною і важливою частиною сучасного ділового листування є лист-прохання. Зразки та приклади формулювань, представлені в статті, а також позначені правила його написання допоможуть вам грамотно скласти потрібну текстовку і оформити її відповідно до звичаїв діловодства. пропонуємо вам поетапне керівництвоз написання даного виду звернень.
Загальні відомості
Лист-прохання актуально в тих випадках, коли його автору необхідно отримати від інших осіб будь-яку інформацію, документи, здійснити операцію чи інші дії ділового характеру. Воно може бути спрямоване як на ім'я конкретної особи (керівник, директор, начальник відділу та ін.), Так і на адресу всієї організації в цілому. Ваше прохання про допомогу повинна відповідати загальноприйнятим в діловому листуванні правилам.
Лист - це обличчя компанії, значення мають навіть дрібниці. Друкуйте його на фірмовому бланку за підписом уповноваженої особиі з печаткою (за наявності). Поставтеся відповідально до вибору шрифту, його розміром і розташуванням тексту на сторінці. Не нехтуйте полями, червоним рядком і абзацами. Найчастіше перше враження складається саме при одному тільки погляді на документ.
Етап 1: Вказівка адресата
Якщо ви пишете знеособлене лист на адресу конкретної компанії, то, швидше за все, воно потрапить в приймальню або канцелярію, потім до керівника і в підсумку до безпосередньому виконавцю. Вказуйте в «шапочці» тексту правильне повне найменування організації, найкраще додати ще і юридична адреса.
Як вже було сказано вище, оптимальним вважається варіант із зазначенням конкретного адресата, тобто персонально адресована прохання про допомогу. Завжди намагайтеся звертатися по імені та по батькові. Наприклад, « Шановний ОлександрВікторовичу! » або «Шановний пане Шварц!». Таким чином ви, по-перше, висловіть особі свою повагу, а по-друге, прохання, адресована конкретній людині, Накладає на нього певні зобов'язання, відповідальність за її розгляд і виконання.
У деяких ситуаціях логічно буде використовувати в якості адресата групу осіб, певний колектив або його частина. Актуально це і в тих випадках, коли лист-прохання відправляється за кількома адресами. Використовуйте такі формулювання, як: «Шановні колеги!», «Шановні бухгалтера!» та ін.
Етап 2: Комплімент
Добре, якщо службовий лист-прохання буде містити комплімент по відношенню до його адресату. Роблячи його, ви як би відповідаєте на його закономірне питання: «Чому з цим питанням ви саме до мене звертаєтеся?». Можна відзначити колишні заслуги та особисті якості людини, статус компанії і т.д. Використовуйте зокрема такі формулювання: «Ваша фірма є провідним постачальником ...», «Ви допомогли багатьом в рішенні складних питанняданій галузі ... »,« Ваша організація - провідний експерт на ринку в області ... »та ін. Не забувайте про те, що доречним комплімент буде тоді, коли лист-прохання (зразки і приклади по тексту) має нестандартний характер і адресата потрібно до себе розташувати. Зверніть його увагу на якості і заслуги, які є актуальними для виконання вашого прохання. Однак не рекомендуємо переступати дуже тонку граньміж хорошим і правильним компліментом і грубими лестощами.
Етап 3: Обгрунтовуємо прохання
Будь-яке прохання повинна бути аргументована, адже адресат повинен знати, чому ви звертаєтеся саме до нього. Тому має сенс ввести його в суть справи. на даному етапірекомендуємо вам підібрати три найбільш переконливих аргументу, які слід вибудувати в тексті листа за схемою: середньої сили, слабкий, найбільш сильний.
Прохання може мати різний рівень складності, і потрібно бути готовим до того, що адресат не завжди буде зацікавлений в її виконанні. У зв'язку з цим його необхідно переконати в тому, що її реалізація несе в собі для нього потенційну вигоду. Зацікавте адресата, щоб він прийняв з повною серйозністю ваш документ.
Лист-прохання може містити в собі пропозицію про реалізацію певної привабливою для нього можливості.
приклади формулювань
- «У всі часи підприємливі та ділові людипрагнули не тільки до матеріального успіху, але і до особистісного росту, Щоб назавжди запам'ятатися людям своїми добрими справами, Завоювати їхню повагу ».
- «Безумовно, ваша основна мета - це підвищення рівня життя громадян міста». Можна використовувати зокрема дане формулювання, коли складається лист-прохання депутату, наприклад, про надання приміщення для дитячого садка, Облаштуванні дитячого майданчика тощо.
Також ви можете озвучити актуальну для адресата проблему, покажете йому, яким чином ваша прохання може йому допомогти в її вирішенні або в реалізації певних можливостей.
Буває так, що запропонувати іншій стороні вам нічого, або це недоречно в даному контексті. В цьому випадку найоптимальніший вихід - розповідь про значущість вашого прохання. Описувати ситуацію максимально достовірно та повно, так, щоб брало, що називається, за душу. Якщо ж жалісливі момент у вашій історії відсутній апріорі, приводите факти і робіть акцент на причинно-наслідкові зв'язки. Розкажіть, про те, що буде, якщо вам відмовлять або, навпаки, погодяться допомогти.
Етап 4: Викладаємо прохання
Коли адресат морально підготовлений до сприйняття вашого прохання, її можна викладати. Складайте короткий текст, уникаючи довгих і хитромудрих пропозицій, а також двозначності або недомовленості. Лист-прохання (зразки і приклади формулювань по тексту) має бути лаконічною і чіткою за змістом. Так, якщо ви просите придбати якесь обладнання для компанії, то вкажіть комплектність, ціну та кількість:
«Для оснащення відділення швидкої допомоги лікарні потрібен новий автомобіль, вартість якого дорівнює 3.5 млн рублів. Просимо Вас допомогти нам у його придбанні ».
Або, наприклад, прохання про зниження орендної плати повинна бути конкретизована: «Просимо Вас знизити плату за оренду приміщення до рівня 500 руб. за кв.м до стабілізації економічного становища ».
Етап 5: Резюмуємо
На завершення листа своє прохання потрібно резюмувати. Повторіть її ще раз і зробіть акцент на тому факті, яку вигоду отримує адресат в разі, якщо надасть вам запитувану допомогу. Однак при цьому слід трохи видозмінити текст прохання. Повертаючись все до того ж прикладу про зниження орендної плати, пропонуємо наступне формулювання:
«У разі вашої згоди знизити орендну плату до рівня 500 руб. за кв.м на час стабілізації сформованого економічного становища ви зможете посприяти збереженню більше 20 робочих місць, а також не понесете збитків через повної відсутностіоплати ».
Пам'ятайте, важливо повторити не тільки прохання, а й вигоду, яка може бути отримана від її виконання, причому вона не обов'язково повинна бути матеріальною. багато великі компаніїохоче виступають в якості спонсорів, інвесторів і займаються благодійністю.
Думаємо, що тепер, після вивчення процесу поетапно, перед вами не виникне питання про те, як скласти-лист прохання. Достатньо лише врахувати всі правила ділового листування і деякі нюанси. Пропонуємо вам також вивчити ще один приклад.
приклад
Шановний Фелікс Петрович!
Ваше підприємство вже не перший рік організовує виробничу практику студентів на підприємстві, допомагаючи їм реалізувати отримані в університеті знання на практиці.
Ви як начальник відділу кадрів є особою, зацікавленою в залученні нових співробітників, молодих і перспективних інженерів, висококваліфікованих фахівців. На сьогоднішній день дана професіяє однією з найбільш затребуваних. Багато студентів хотіли б дізнатися про її можливості, тонкощі і значущості.
У зв'язку з цим просимо вас організувати зустріч головного інженера з абітурієнтами та студентами 1-2 курсів 25 квітня в 17:00 на базі вашого підприємства.
Розповівши про переваги і секрети професії сьогодні, Ви закладаєте надійний фундамент для підготовки фахівців і професіоналів завтра. Можливо, через кілька років саме один з них виведе ваше підприємство на новий рівеньрозвитку.
З повагою і вдячністю,
Ректор Університету І.Ж.Бичков
Вивчивши інформацію про те, яким вимогам повинен відповідати лист-прохання, зразки і приклади формулювань, ви легко зможете впоратися з його написанням на практиці.