Ljepota i zdravlja zubi 

Kako započeti službeno pismo. Kako napisati pismo organizaciji. Pismo poslovnog stila

Prema Britanskom udruženju direktnog marketinga, svaki funda ugrađena u marketing putem e-pošte u 2015. godini donio je 38 funti profita. Želite postići iste rezultate, ali ne znate Kako napisati pismo klijentu? Zatim koristite najboljeuzorci pisma kupcima, Koje smo prikupili za vas u ovom pregledu.

Kako napisati pismo klijentu

O kupcima mislite stalno, ali nije obostrano. Da biste preuzeli svoju pažnju i ispred konkurenata, morate se redovno podsjećati. E-poruke se savršeno suočavaju sa ovim zadatkom. Prema autorima bloga PipeDrive, postoji nekoliko trikova koji mogu igrati vašu uslugu:

  1. Strpljenje i još jednom strpljenje. Predati potencijalnom kupcu na transakciju postepeno, redovno ga šaljete.
  2. Razmotrite strategiju U slanjem pisama kupcima sa marketinškim odjelom, tako da ne bude previše neugodno i ne začepiti okvir klijenta po podacima.
  3. Koristite CRM sistem. Pojednostavljuje tehničku stranu komunikacije sa kupcima ubrzati će rad sa poštom.

CRM sustav je prikladan program koji pomaže u održavanju evidencije kupaca i transakcija, evidentira sve pozive, a također pomaže povoljno organizirati prepisku s klijentom. Na primjer, program se integrira sa poštanskom službom (možete povezati neograničeni broj poštanski sandučići) I omogućava vam da sačuvate priču za prepisku direktno na karticu druge ugovorne strane. Ako ste napisali novi klijent, Kreirajte karticu za transakciju može biti izravno iz dolaznog slova.

A sada je najzanimljivija stvar: poslati pismo iz CRM-a klijentu, čak ni ne morate upisati tekst. Uz pomoć dizajnera dokumenta, možete stvoriti skup slova za sve prilike i poslati ih klijentima u dva klika. Sam SagrasAPCRM će zamijeniti ime i druge podatke klijenta u pismu. Želite znati detalje? Zatim kliknite.

Pisma kupcima: Primjeri i gotovi uzorci

Napravili smo izborposlovna pisma kupcimakoje možete uzeti za uzorak. Morat ćete ih samo nadopuniti detaljno.

1. Prvi put napišite potencijalni kupca? Pošaljite takvu kratku poruku:

Predmet slova: Možda si naš novi kupac

Zdravo, [Ime].

mi [kratke informacije O kompaniji].

Ako vas zanima, spreman sam da razgovaram o mogućnosti suradnje. Obavijestite u koje vrijeme biste bili prikladni za poziv.

[Potpis]

2. Recite potencijalnom kupcu uspješno iskustvo Saradnja sa svojim konkurentima:

Predmet slova: Nemojte se jame u konkurentima

Zdravo, [Ime].

Mi uspješno radimo sa [Složeni X i Y] u [polje aktivnosti] već [toliko vremena] I zajedno postignute dobri rezultati. Upoznati sa detaljne informacije Ovdje možete ovdje. [Link u slučaju / pregled].

Biće nam drago ako nam se pridružite.

[Potpis]

3. Ako ste primili kontakte potencijalnih kupaca na poslovnom događaju, pošalji ihponuda za pismo Takavuzorak:

Predmet slova: Pročitajte više o našoj kompaniji

Zdravo, [Ime].

Nadam se da vam se takođe svidjelo [događaj], i htio bih vam zahvaliti na interesovanju za [Ime kompanije].

Detaljnije informacije o našoj kompaniji. Bit ću rado razgovarati o svim vašim pitanjima na telefonu.

[Potpis]

Podsjetnik slova

4. Nakon nekog vremena nakon slanja pisma klijentu sa ponudom usluga Ili dodatne informacije daljinski sami:

Predmet slova: Želite li razgovarati o nečemu?

Zdravo, [Ime].

Nadam se da ste imali priliku da pročitate moje prethodno pismo i pročitajte više [Dodatne informacije].

Imate li pitanja ili misli u mom prijedlogu? Rado ću o njima razgovarati telefonom ili na ličnom sastanku. Kada ćete imati vremena za to?

[Potpis]

5. Ako možete pokazati efikasnost svoje ponude na brojevima, a zatim ih podijelite pisma kupcima kompanije. Činjenice ubede bolje.

Predmet slova: Nekoliko činjenica o kojima možda ne znate [Ime kompanije]

Zdravo, [Ime].

Nedavno sam vam poslao pismo o [Ime kompanije], i mislim da bismo mogli biti od pomoći [tvoja kompanija].

Naši kupci gledaju rast [Navedite pokazatelje]kada se koristi [Naziv i usluga proizvoda]. Također nudimo i [Podijelite o promocijama] i [Spomenite druge povoljne rečenice].

Ako želite saznati detalje, javite nam se i dogovorit ćemo se o razgovorima na telefonu ili prilikom sastanka.

Radujem se odgovoru.

[Potpis]

6. Ponudite kupce probni period ili besplatni uzorci. Kupci su spremniji odlučiti o transakciji, ako je proizvod unaprijed testiran.

Predmet slova: Poklon za vašu kompaniju

Zdravo, [Ime].

Prije nekoliko dana poslao sam vam informacije o [Ime proizvoda] A sada predlažem isprobavanje u akciji.

Kreirao sam / priložio nekoliko prijava za goste / besplatne uzorke / vaučere koji se mogu koristiti za pristup / primanje [Proizvod ili usluge]. Podijelite ih sa kolegama. Bilo bi zanimljivo čuti njihovo mišljenje.

Bit ću mi rado raspravljati o svemu telefonom ili na ličnom sastanku. Siguran sam da zapravo možemo biti korisni [Aktivnosti].

[Potpis]

7. Ako niste sigurni da imate prepisku sa zaposlenim ovlaštenim za pregovore, zamolite ga da pomogne u LPR:

Predmet slova: Nadam se da me možete poslati u pravu osobu

Zdravo, [Ime].

Prije nekoliko dana poslao sam vam pismo o tome [Kompanije ili proizvod] A sada sumnjam da dodam na adresu.

Dajete li odluke o pitanju interesa za mene? Ako ne, možete li mi pomoći da se obratim pravom zaposleniku u vašoj kompaniji?

Čekam vaš odgovor.

8. Koristite ovaj tekst pisma klijentu ako, nakon sastanka s njim želite pitati njegove buduće planove:

Predmet slova: Vaši planovi

Zdravo, [Ime].

Hvala vam što ste mi platili vrijeme. Sada bih htio znati kako vidite daljnju raspravu o našem pitanju.

Ako vas još uvijek zanima, obratite se svojim planovima.

Čekam vaš odgovor.

[Potpis]

9. Nakon sastanka s klijentom podsjetite ga na sljedeće faze pregovora:

Predmet slova: Akcioni plan za blisku budućnost

Zdravo, [Ime].

Hvala vam što ste našli vrijeme - današnji sastanak je izašao vrlo produktivan. Ukratko vas podsjeti kao i dalje:

[Datum]: Poslat ću te [Ugovor / kompletan set dokumenata].

[Datum]: Daćete mi komentare i želje.

[Datum]: Napravit ćemo sve konačne promjene i pretplatiti se dogovor.

Ako vam treba nešto da razgovaramo prije ovog datuma, javite mi.

10. Šminkatopismo klijentuAko ste se sastanku htio dobiti dodatne informacije:

Predmet slova: Informacije o vašem zahtjevu

Zdravo, [Ime].

Bilo nam je drago da se lično upoznamo sa predstavnicima vaše organizacije. Obećao sam da ćeš poslati dodatne informacije o [pitanje] - Oni su u priloženoj datoteci.

Spreman da odgovori na sva pitanja. Slobodno me nazovite [broj] u bilo kojem trenutku ili pišite na ovu adresu.

U u posljednje vrijeme E-pošta zauzima sve veće mjesto u poslovnoj prepisku. Njegove prednosti su očigledne: efikasnost, dostupnost i jednostavna upotreba. Treba imati na umu da elektronska prepiska ima svoje nijanse.

Dobivanje slova

  1. provjerite poštu najmanje 2 puta dnevno - ujutro i nakon ručka. U suprotnom, možete preskočiti rad drugih ljudi i zategnuti rezoluciju pitanja;
  2. ako vam je pismo došlo, onda ga je neko poslao i iz nekog razloga je to učinio. Stoga se moraju pročitati primljena pisma. Naravno, neželjena pošta se ne smatra ovdje;
  3. ako ste menadžer, vaš poslovni dan trebao bi započeti pokretanjem klijenta pošte koji se ne baca cijeli dan i automatski provjerava poštu. Podesite automatsku isporuku / primanje pošte najmanje svakih 10 (i boljih 2 - 3) minuta;
  4. ako ste veoma zauzeti i došli ste pismo, cijenite od koga, tema i pokrenite ga kroz vaše oči - ovo će vam pomoći da brzo shvatite da li je malo hitnog odgovora malo ili može malo pričekati;
  5. najlakši I. efektivna metoda Premjestite stvari i ne prikupljajte poštanske dužnosti - odmah odgovorite na pisma. Stoga, ako nemate razgovor ili druge aktivnosti koje ne toleriraju prekida, odmah odgovorite na pismo.

Polja "do", "Kopiraj", "Skrivena kopija"

Trebali biste razumjeti, ne zaboravite i pravilno koristiti polja "na", "kopirati" i "skrivenu kopiju". Iz ovoga ovisi o vašim postupcima za primanje pisma ili djelovanja primatelja.

  1. "Kome. Ako pošaljete pitanje, čekate odgovor od primatelja navedenog u polju "na". Ako ste primalac, morate odgovoriti. To jest, pismo i informacije sadržane u IT-u ili pitanjima rješavaju se direktno primatelju navedenim u ovoj oblasti.
  2. "Kopiraj". Primatelji koji stoje na ovom polju primaju pismo za informacije ili su "pozvani svjedoci". Primalac u kopije ne bi trebao opći Odgovorite na pismo. Štaviše, uljudno se razmatraju ako postoji takva potreba za početkom fraze "oprosti, ono što interveniram."
  3. "Skrivena kopija". Činjenica o slanjem pisma osobi navedenoj u polju "skrivene kopije" neće prepoznati glavni primatelj ili stajati u kopije. Također, ovo se polje koristi za masovnu poštu, tako da svi primatelji ne znaju vaš adresar.

Kada odgovarate, ne zaboravite na tipku "Odgovor na sve" - \u200b\u200buštedjet će u kopije primatelja početnog pisma i vaš odgovor neće proći po njima. Uklonite neželjene primatelje ili dodajte druge mogu uvijek.

Ako je u primljenom pismu u polju "do" više od dvije adrese, to znači da bi oba ova dopisnika ili bilo koji od njih trebali odgovoriti. Odlučiti ko bi trebao odgovoriti. Međutim, budite oprezni sa slanjem pisama koja sadrže u polju "na" više od dvije adrese: na pismu poslato svima, rizikujete da ne dobijete odgovor od bilo koga.

Polje "Tema"

Ne ostavljajte ovo polje prazno. Ljudi s kojima ste prepisani mogu dobiti stotine slova dnevno i koristiti ovo polje da brzo procijenite važnost sadržaja pisma.

Predmet pisma treba ukratko odražavati predmet pisma. Naslovi tipa "Pitanje", "zdravo!" Ili prazne zaglavlja daju ili novak ili nedostatak osnovnih vještina vlasništva nad poslovnom prepiskom.

"Važnost pisma"

Ako slovo sadrži informacije o hitnim promjenama, tekstu bilo kojeg ugovora ili drugih informacija za prvo obratiti pažnju, upotrijebite važnost "visokog", to će dodijeliti slovo u mapi Primljeno.

  • Ne koristite uzalud "visoki" značaj!
  • Lično pismo poslovnom dopisu ili pismu s smiješnim, a ne poslovnom slikom ili vezama za udvostručenje važnosti "niskog".

Pisanje odgovora

  1. Počnite s pozdravom, uljudno je.
  2. Razgovarajte sa muškarcem na istom jeziku. To se ne odnosi samo na ruski / engleski jezik, već i oblike teksta. Neformalni odgovor na formalno pismo je nepoštivanje ispitanika i demonstracija vlastite niske kulture.
  3. Ne koristite TIJELI, osim odlaska slova sa mobilnih uređaja. Ako vaš klijent e-pošte ne podržava ruski ili plijen kodiranje, priložite tekst odgovora u aplikaciji.
  4. Poslovno pismo mora biti precizno, konkretno i sažeto.
    • Tačnost- Navedite tačne podatke na koje se odnosite (na primjer, datum sastanka, dnevni red sastanka, datum i tema drugog slova ili imena datoteke).
    • Konkretnost- Iz pisma treba biti potpuno jasno što je potrebno od primatelja.
    • Lakotičnost. Ko jasno razmišlja, jasno je izlazio, a to vidi vaš primalac. Stoga, nije potrebno na tri stranice biti navelo što bi se moglo napisati u tri rečenice. Lakonski poslovni tekst nije suh, ali ušteda vremena i tačnost misli.
  5. Ako pismo sadrži nekoliko pitanja, niti ili ciljeva, strukturirajte ih i odvajte ih. Čvrsti "sapun" teško je čitati i možete preskočiti, u stvari, glavno pitanje pisma.
  6. Pozivajući se na zahtjeve navedene u pismu što je tačno moguće tačnije. Odgovor na zahtjev ili zadatak "Hajde da uradimo!" Dolazno. "Mi ćemo učiniti na takav sastanak", "kroz toliko dana", "nakon takvog događaja" je definitivniji i tačniji odgovor.
  7. Tekst ne bi trebao sadržavati greške! Naslovi nisu zastrašujući, ali ako pišete riječi u svakom slovu, ona postaje primijećena vrlo brzo i nameće negativan utisak na vašoj slici poslovnog partnera.
  8. Nikada ne šaljite pismo bez čitanja onoga što ste napisali! Pročitajte svoj odgovor i provjerite je li sve sažeto, tačno, razumljivo, posebno ne sadrži gramatičke greške. Provjerite da li su svi potrebni primatelji navedeni da li su postavljene u poljima "na" i "kopiranje". Provjerite gramatičke greške.
  9. Mačka tekst prvobitnog slova.
  10. Uz punu citiranje (ako je vaš odgovor na sve slovo u cjelini), napišite tekst odgovora na početku pisma, a ne na kraju!
  11. Ako su vaši odgovori na stavke, odvojite citat praznim nizovima od gore i ispod.

Ulaganja

  1. Ne ulagajte u slova, PIF, BAT, COM, CMD formati, SCR-ovi - Mnogi klijenti ili serveri koji su čvrsto blokirali takve privitke, a njihov primalac ih nikada neće pročitati. Spakirajte ih u arhivu (zip, rar) kao u školjci i u ovom obrascu.
  2. Normalno se smatra da je proterano bez sprečavanja priloga do 2-3 megabajta. Ako želite poslati prilog veća veličina, Navedite dopisnik, hoće li takva datoteka proći putem svog poslužitelja ili će se uklopiti u poštanski sandučić.
  3. Uzdržite se od ulaganja sumnjivog sadržaja: prvo, vaš dopisnik ne smije odvojiti vaše ukuse, a drugo, možete dostaviti probleme osobi koja radi u organizaciji u kojoj se primjenjuje poštanski broj.

Elektronski potpis

  1. Njegova prisutnost je korisna (postoje vaše kontakt informacije) i to dobar tonpokazujući vaš profesionalizam.
  2. Potpis ne bi trebao prelaziti 5-6 linija. Trebalo bi uključivati \u200b\u200bminimum vašeg prezimena i imena. Pored toga, preporučljivo je odrediti broj vašeg telefona, adresu e-pošte, ime i fizičku adresu kompanije, kao i adresu njene web stranice.
  3. Imaju dvije mogućnosti elektronski potpis: Za inicijative (vlastite) slova sa punim ispod

Poslovno pismo mora imati jasnu strukturu čije su prednosti:

  • spremanje vremena i vremena primatelja;
  • garancija čitanje pisma primaocu i ispravnom razumijevanju njene suštine;
  • dobijanje razumljivog, jasan odgovor.

Struktura poslovnog pisma

Žalba

Smješten u "zaglavlju" slovom i sadrži položaj i ime primatelja. Za službenu poslovnu prepisku, standard se smatra "dragim", koji je napisan velika slova I u centru lista. A onda puno opcija, ovisno o tome što pišu i kome. Dakle, u Rusiji je uobičajeno kontaktirati ime i patronim, u kompanijama sa zapadnom korporativnom kulturom - samo po imenu. Ako osobno poznajete partnera, možete kontaktirati ovo: "Dragi Andrei Petrovič", ne znam - "Dragi gospodine Smirnov". Usput, u rukovanju osobom, riječ "gospodin" da preseče na "gospodin" je nemoguće. I ni u kojem slučaju ne treba pisati "Dragi gospodine Smirnov A. P.". Ili "Andrei Petrovich" ili "gospodin Smirnov".

Ako ne pišete lične krvne osobe, predstavnike vjerskih denominacija, predsjednika i članova parlamenata različite zemljeMisliš šta imaš sreće. Za njih su službene formule za njih, a za svaki rang - poseban. Prije slanja takve e-pošte, temeljito provjerite da li odabrana žalba odgovara statusu primatelja. Mnogo je lakše zapamtiti kako napisati servis: "Dragi controde pukovniče", čak i ako je ovaj pukovnik žena. Ali žalbene "dame i Gospod" su sekularne, a bolje je koristiti, recimo, za poziv za otvaranje kabine modna odjeća. Ako vas pozovete na poslovnu prezentaciju - na primjer, nove uređaje za bušenje, zatim na trenutnoj praksi koristi se zajednički za sve žalbe "Dragi Gospodin". U ovaj slučaj Nije važno da žene rade u ovoj organizaciji.

Primjer:

do generalnog direktora
LLC "Concord"
Dobrovolsky pi

Dragi Paul Ilyich!
ili
Dragi gospodine Dobrovolsky!

Preambula

Ovo je prvi odlomak pisma, u kojem je naveden njegov cilj, razlog koji vas je zatražilo da napišete. Nakon čitanja preambula, primalac mora razumjeti suštinu pisma. Na primjer: pišem vam da izrazite moju nezadovoljstvo kvalitetom sirovina za proizvodnju namještaja, a vaša tvrtka namijeni i računaju na vaše postupke Na brzom promjenama u najboljem i kompenzaciji za štetu koja nas uzrokuje.

Primjer: Za prošli mjesecOd druge tekuće godine, 10-15% svake serije vašeg sirovina je brak. Te su činjenice pravilno izvršene od strane stručnjaka naše kompanije. Kopije dokumenata priložene su ovom pismu. Gubici naše kompanije u vezi s primitkom neispravnih sirovina iznosi oko milion rubalja. Surađujemo sa LLC "Concord" u posljednjih pet godina, a do sada nemamo razloga za pritužbe. U ovoj situaciji inzistiramo na potpunoj nadoknadi naših gubitaka. Ako je potrebno, spremni smo da izvršimo zajednički pregled odbijenih sirovina.

Zaključak

Potrebno je za sažetak rezultata čitavog pismenog i logičkog završetka pisma.

Primjer: Siguran sam da ćete to shvatiti u ovoj situaciji, a u bliskoj budućnosti naša saradnja će ući u uobičajeni kanal.

Potpis

Pismo je završeno potpisom (pozicija + naziv) ovisnika, koji prethodi standardni pristojan oblik "s poštovanjem". Opcije su takođe moguće: "Svojeno", "sa nadom produktivne saradnje", "sa zahvalnošću za saradnju", itd. Naći sam potpisivanje pisma za uzembuje u obzir doček primaoca i primatelja. Pismo upućeno generalnom direktoru treba da se potpiše i izvršni direktor Ili barem njegov zamjenik. Istovremeno, potpis mora biti u skladu sa svojim dekodiranjem: situaciju kada zamjenik direktora dovodi pokraj imena redatelja i potpisuje njegovom imenu nije važeće.

Primjer: S poštovanjem, generalni direktor fabrike namještaja "Zarya" Kiselev A.d.

P.S

PostScript (P.S.) - Objavljeno na kraju pisma nakon potpisa - prilično se rijetko koristi u poslovnoj prepisku. Služi za informiranjem primaoca o važan događajšto se dogodilo već nakon pisanja pisma ili prebacivanje na njega informacije koje imaju indirektni odnos prema temi pisma.

Primjer 1: P.S. Obavijestim vas da je postotak braka u seriji sirovina stigao prije 3 sata, povećan na 17%!

Primjer 2: P.S. Šef našeg odjela za primanje sirovina sastat će se sa vašim stručnjacima u vašem preduzeću sutra u 14:00.

Aplikacije

Primjene su opcionalni dodatak osnovnom tekstu pisma i stoga se izdaju na odvojeni listovi - Svaka aplikacija na limu. Nema ruku za pisanje.

Standardni okviri Poslovni prepiske

Obavijesti

  • Ostvarujemo da se kašnjenje u pošiljci ... imalo na umu ...
  • Nastavljamo da znamo da je upravljanje biljkom odlučilo ...
  • Obaveštavamo vas da je vaša ponuda prihvaćena.
  • Obavijestimo da smo ...
  • Donosimo vašim podacima ...
  • Mi to obaveštavamo, nažalost, ne možemo ...

Modeli izraza koji objašnjavaju motive (najčešće fraze na početku standardnog poslovnog pisma)

    U skladu sa protokolom ...
  • Da bi se poboljšala zaštita imovine ...
  • Kao odgovor na vaš zahtjev ...
  • U potvrđivanju našeg telefonskog razgovora ...
  • U potvrdi našeg dogovora ...
  • Redom tehničke pomoći ...
  • Zbog teške pozicije ...
  • U vezi sa održavanjem zajedničkog rada ...
  • U skladu sa pismom kupca ...

Ako je autor pravna osoba, tada se prenose akcije:

  1. Sa treće strane jednine, na primjer:
    • Postrojenje "Zarya" ne protivi se ...
    • Zajednička rusko-engleska preduzeća "Union K" nudi ...
    • Kooperativna "naivna" garancija ...
  2. Od treće osobe množine, na primjer: Direkcija i sindikalni odbor biljke Zarya ubjedljivo su pitajući ...
  3. Od prve osobe množine:
    • Molim te ...
    • Potvrđujem ...
    • Obaveštavamo ...

Ako je autor fizičko lice, tada se prenose akcije:

  1. Od prve osobe pojedinačnog, na primjer:
    • Za tvoju informaciju…
    • Pitajte ...
    • Stavio sam te u slavu ...
  2. Od prve osobe množine, na primjer:
    • Odobravamo ...
    • Imamo vaš telegram ...
    • Čestitamo ...
    • Podržavamo ...

Zahtjev

  • Molimo vas da provjerite tok rada ...
  • Molimo vas da poduzmite akciju ...
  • Molimo obavijestite podatke o učinku ...

Slanje dokumenata ili materijalnih vrijednosti

  • Poslat ćemo crteže Skupštine automobila ...
  • Poslali smo dokumente koje vas zanimaju registrovana parcela ...
  • Potpisujemo ugovor potpisan na našoj strani ...

potvrda

  • Uz zahvalnost, potvrdite primanje svoje narudžbe i nastavite do njenog ispunjenja ...
  • Potvrdite prijem specifikacija na ...
  • Postrojenje "Zarya" potvrđuje uslove za snabdevanje opreme ...

Rečenica

  • Možemo vam ponuditi ...
  • Nudimo vam da kupimo ...
  • Možemo vam preporučiti ...

Pozivnica

  • Pozivamo vas da učestvujete u raspravi o projektu ...
  • Molimo sudjelujte u raspravi o problemu ...
  • Pozivamo predstavnika vaše kompanije da posjeti ...

Odbijanje i odstupanje ponude (projekat)

  • Poslali ste listu naslova liste naslova na građevinskim objektima za iznos ... Ne možemo biti odobreni iz sljedećih razloga.
  • Vaša ponuda (projekat) odbijen je iz sljedećih razloga ...

Podsjetnik

  • Podsjećamo vas da prema planu zajedničkog rada morate ...
  • Podsjećamo vas da u skladu sa ... morate ...
  • Podsjećamo da je vaš dug na plati ...
  • Podsjećamo vas da mandat za dodjelu rukopisa istječe ...

Garancija

  • Garancija za plaćanje.
  • Garancija vremena performansi.
  • Garancija kvaliteta proizvoda.

Tumačenje vašeg vlastitog položaja

  • Naše žalbe na ovom pitanju nisu dovele do pozitivnih rezultata.
  • Ne postoje prigovori na dizajn.
  • Ne možemo vam dostaviti robu ... na sledećim razlozima: ...

Tumačenje akcija druge strane

  • Takvo kašnjenje može voditi ...
  • Potpuno neobjašnjivo zašto vaša biljka odgađa proterivanje kalupa ...
  • Obećanja vaše obećanja nisu izvršena.

Završne riječi

  • Nadamo se da će naš zahtjev biti završen.
  • Nadamo se daljnjoj saradnji.
  • Sa željama uspjeha.
  • Ubedljivo vas pitamo da ne odlažete odgovor.
  • Izvinite nas zbog kašnjenja u odgovoru (za pretpostavljenu grešku).

Etički standardi poslovne prepiske

Poslovno prepiska, kao i svaki drugi oblik interakcije ljudi, zasniva se na luku etičkih pravila i normi, što je najvažnije od kojih su "ispravnost i poštovanje partnera". Čak i ako je svrha pisma izjava o zahtjevu, njegov tekst ne smije sadržavati grubi riječi i pogrešne izraze koji mogu uvrijediti vašu drugu stranu. Briga o održavanju zasluge vašeg primatelja, stoga držite svoj.

  • započnite poruku iz uspostavljanja neuspjeha. Prije svega, motivacija treba postaviti primljen I jasno o tome jasno olakšajte da je pod određenim okolnostima moguće vratiti razmatranje;
  • nametanje očekivanog ishoda pitanja, na primjer: "Tražim da studiram i riješim pitanje pozitivnog" ili "Molim vas da odobravate ovu kandidaturu"
  • ohrabrite primaoca da požuri kada se bave riječima "hitno", "odmah", "u više kratko vrijeme" Bolje iskoristite prednost etiketa "Molim vas da odgovorite na takav broj" ", uvjer ću vas zamoliti da odmah prijavite moju odluku"
  • nesposobnost je nagovještava primatelja na svom imaginarnom nepažnju, ubrizgavajući vrstu formulacije "Predlažem pažljivo proučavanje ..." u tekst pisma.

Za primatelja poslovnih pisama sa obaveznim zahtevima, sa stanovišta etičkih standarda, su:

  • odbijanje obrasca odgovora u kojem se pismo ili slovo zahtjeva vraća autoru s objavljenim informacijama o odgovoru;
  • operativni i jasan odgovor na pošiljatelja organizacije. Odgoda ili nikakav odgovor ne može se smatrati nevoljkom za suradnju.

Nakon gore navedenih etičkih standarda poslovne prepiske neće zahtijevati da unesete prilog i s vremenom postaje visok i uobičajen. Štaviše, pružit će vam reputaciju taktične osobe i učinit će čak da predaju protivnike saveznicima.

Opća pravila za pravljenje poslovnih pisama

Pored strukture, još jedna važna komponenta kompetentnog poslovno pismo To je njegov tačan dizajn.

Informaciona pošta

Informaciona pošta - Ovo je uslužno pismo koje obavještava primatelja službenih informacija.

Iznos informativnog pisma kreće se od jednog odlomka na nekoliko stranica.

U pravilu su informativne pisma potpisana od strane šefa organizacije, a u slučaju masovne distribucije (na primjer, svi kupci kompanije) ne smiju sadržavati ručni potpis. Informativna pisma su tipična.

Upit - Servisno pismo poslato da bi se dobilo bilo kakve službene informacije ili dokumente.

Općenito, zahtjevi zahtjeva se izrađuju kao kao pisma zahtjeva. Upiti, u pravilu potpisuju šef organizacije ili službeno ovlašteni od strane službenika.

Tekst zahtjeva mora sadržavati obrazloženje za potrebu pružanja materijala ili informacija i stvarnog zahtjeva.

Pismo zahtjeva zahtijeva slovo odgovora.

Odgovor slova

Odgovor slova je uslužno pismo koje se sastavlja kao odgovor na upitno pismo ili zahtjev za pismom.

Odgovor može biti negativan (kvar slova) ili pozitivan.

U tekstu slovo-odgovora treba koristiti i isti jezik jezika, vokabular koji koristi autor u inicijativnom pismu pisma, pod uslovom da je zahtjev za pismo ispravno sastavljen u jezičnim odnosima.

Ne treba biti uključen u tekst slova - Odgovorite na link do primljenog e-pošte ("na vašem pismu od _______ №__").

Informacije o inicijativnom pismu vrši se na matični broj odgovora. Prema odbijanju, preporučljivo je započeti sa obrazloženjem odbijanja: "U vezi sa ...", jer negativni odgovor mora biti opravdan, Nemoguće je jednostavno odbiti zahtjev bez objašnjenja.

Pismo potvrde

Pismo za potvrdu je uslužno pismo u kojem primalac potvrđuje prethodno postignute aranžmane, namjere, primanje informacija, dokumenata ili drugih materijala itd.

Ključna jezička formula ove vrste slova je: "Potvrđujem (primanje dokumenata, preliminarni dogovor, saglasnost za ...)."

U potvrđivanju prethodnog rasporeda u tekstu pisma potrebno je ukratko navesti njegovu suštinu.

Ako se potvrdi primitak dokumenata - oni ih treba nazvati, itd. Potvrda može završiti traženje, želja, ponuda.

Potraživanje slova

Pismo tvrdnje je inicijativno poslovno pismo, čija je svrha izražavanja zahtjeva ili nezadovoljstva primatelja.

Zaključno, treba izraziti specifične želje ili prijedloge za ispravljanje stanja.

Garantno pismo

Garantna pisma dizajnirana su za pružanje pisanih garancija za potvrdu određena obećanja ili uvjeti, namjere ili postupke autora (pošiljatelja), na ovaj način ili drugi koji utječu na interese primatelja.

Garantna pisma upućuju se organizacijama ili zasebnoj osobi. Međutim, riječ "garancija" ne može se spomenuti u tekstu pisma, pismo će ostati dokument koji sadrži garanciju.

Može se zagarantovati za obavljenu radu, rokove za njegovu provedbu, kvalitet rada, kvalitet robe, vremenskog dovoda, plaćanje dobivenih proizvoda itd. Ovi aspekti mogu sastaviti sadržaj cijelog slova ili Unesite tekst slova kao njegovu komponentu.

Garantna pisma su podvučena pravna priroda, koja odgovara statusu ugovornih dokumenata. Najčešće se vrše garancijska pisma za potvrdu plaćanja.

U ovom slučaju je obavezno ukazivati \u200b\u200bna broj ugovora i računa, prema kojem se plaćanje mora izvršiti.

Garancija se odlikuju jasnoćom, tačnošću i definicom formulacije - jer se radi o pružanju garancija garancija u ime i u ime organizacije ili oficir. To nužno ukazuje na vrstu operacije koje treba proizvesti.

Takva pisma mogu započeti s prezentacijom suštine garancija koje se pružaju primatelju, na primjer, garantujemo ovo pismo ... ".

U drugim slučajevima, garancijsko pismo može sadržavati izjavu o razlozima zbog kojih je autorova namjera proglasiti njihovu spremnost za pružanje primatelja za ili druge garancije. U tom se slučaju odgovarajuća aplikacija formulirana u posljednjoj rečenici, na primjer: "Plaćanje kojeg garantujemo" ili "pravovremenu i potpunu garanciju plaćanja".

Značajka ove vrste slova je dostupnost autorovog potpisa (na primjer, direktor organizacije) potpisa službenika, čiji su direktno upravljanje financijskim ili drugim pitanjima. Ako se garancijsko pismo šalje kao obavezu plaćanja kupovine koju pruža usluga itd., Tada se bankovni podaci o organizaciji platitelja nužno naznačene.

Ključna fraza garancijskog pisma može sadržavati riječi i izraze:

  • Garantujemo ...
  • Garantujemo da ...
  • Čvrsto "partner" garancije ...
  • Molimo vas da pošaljete na našu adresu gotovinom na isporuci (tip garancije) ...
  • Garancija plaćanja ...
  • Ovisno garantujemo ...

Sažetak

Sažetak je vrsta poslovnog pisma, čiji je cilj maksimalno puna i profitabilna prezentacija specijaliste poslodavca.

Prilikom izrade sažetka, treba biti jasno poštovan brojna pravila:

  1. Prisutan
  2. Obrazovanje
  3. radno iskustvo
  4. Trebam li odrediti željeni nivo plaće?
  5. Potrebno je naznačiti dodatne informacije O meni?
  6. Trebaju li lični detalji?
  7. Prilagodite sažetak zahtjevima poslodavca
  8. Odnos prema poslovnim putovanjima
  9. Dostupnost preporuka
  10. Prijenosno pismo

Ne postoji i ne može biti niti jedan sažetak za sve prilike koje mogu poslati sve firme nepromijenjene.

Svaki put kada prvo biste trebali razmišljati o tome koje će se kvalitete cijeniti novi rad, a u skladu s njima izmijenite sažetak. Informacije predstavljene u sažetku trebaju biti pouzdane. Ne ostavljajte "bijele mrlje" u svom životopisu.

I najvažnije - sažetak bi trebao biti kratak: ne više od jedne i pol stranice. Vaša sposobnost da jasno formulirate, ukratko stanje - indikator visoki nivo Zajednička kultura.

Dostupnost fotografije na sažetku je dobrodošla.

  1. Potvrda činjenice i vremena rada u organizaciji, kratke informacije o pozicijama koje su zauzete i obavljali odgovornosti (za preporuku privatne osobe u ovom stavku, naznačeno je, u kojem periodu i u kojim kapacitetom to autor zna preporučeno). Sa liste odgovornosti trebaju biti vidljive kvalifikacije preporučenog. Ako preporučene zauzete različite pozicije, zatim podatke o postovima i izvedeni službene dužnosti Naznačeno za svaki vremenski interval. Primjer:Sidorov Vladimir Alexandrovich radio je u kompaniji "Vector" od 12. marta 1998. do 16. marta 2002., uključujući od 12. marta 1998. do 16. marta 2002. - kao direktor odeljenja za trgovinu i nabavku od 17. novembra 2002. - u položaju višeg menadžera istog odeljenja. Njegove odgovornosti u Officeu uspjele su organizirati ponudu komponenti, kao viši menadžer - u organizaciji interakcije između dobavljača dobavljača i proizvodnje komponenata.
  2. Kratki opis profesionalnih, poslovnih i ličnih kvaliteta preporučenog i postignutog uspjeha tokom rada u organizaciji. Treba napustiti takvim općim riječima kao pouzdanim, kompetentnim, savjesnim itd., Ali za navigaciju specifične činjenicekarakterizirajući preporučene u smislu svog profesionalne kvalitete, sposobnost da se nosi sa performansama određenih zadataka. Možete se fokusirati na takve kategorije kao nivo znanja i napornog rada u izvršavanju glavnih odgovornosti, sposobnosti da se nose sa nestandardnim zadacima, domišljatošću, inicijativom, učenjem, Sposobnost prilagođavanja adaptacije u različite situacije, emocionalna stabilnost, liderske kvalitete. Možemo dati približnu usporedbu rada preporučene radom njegovih kolega, kako bi naznačili najznačajniju dostignuća, projekte razvijene i provedene lično. Primjer:Samostalno savladavanje softvera, nezavisno i uspješno obavljaju poslovne pregovore, učinkovito je vodio podređene i tako dalje.
  3. Uzroci promjena u mjestu rada (napuštanje organizacije, prijelaz na drugo mjesto). To može biti promjena profila organizacije, zatvaranjem jedinice, kadrovske promjene u organizaciji, promjenu prebivališta itd.
  4. Zaključci. Kratka i specifična procjena kompetencije, poslovne kvalitete preporučuje se, to kreativni potencijal i mogućnosti rast karijere. Preporuke za određeni položaj ili postove (u nekim slučajevima je preporučljivo odrediti stepen kojem preporučujete osobu u položaju pretraživanja: bezuslovno, snažno, sa nekim rezervacijama, ne preporučujte). Primjer:Sidorov Vladimir Alexandrovich savršeno posjeduje tehnologiju ... (ima veliko iskustvo sa poslužiteljskom softverom ... ili ... može raditi nezavisno sa korporativni klijenti... itd.). Vjerujem da gospodin Sidorov može efikasno ispuniti odgovornosti šefa jedinice, radeći u postovima odjela, zamjenik šefa računarskog odjela za preduzeće preduzeća.
  5. Kontaktirajte koordinate osobe koja potpisuje pismo. Ova je stavka posebno relevantna za savjetodavna pisma koju čine pojedinci, jer je moguće da novi poslodavac, čitanje pismopis, želi razjasniti neke detalje.

Izjava za javnost

Izjava za medije je informaciona poruka za medije čiji je zadatak skrenuti pažnju na određeni događaj (koji se dogodilo ili nadolazeći) u cilju maksimiziranja ovog događaja u medijima.

Izjave za štampu sastavljaju se i šalju sumfrskim uslugama kompanija i organizacija i imaju određena pravopisna pravila:

  • u zaglavlju dokumenta, treba navesti riječ "saopštenje za javnost" i datum njegove distribucije bio je postavljen;
  • zaglavlje javnosti za javnost mora uglavnom jasno odražavati njegovu temu, slanjem informatičke poruke;
  • u detalje se više detalja može objaviti naziv za javnost u podnaslovu (istovremeno je i njegovo prisustvo neobavezno);
  • prvi odlomak saopštenja za javnost mora nužno sadržavati sljedeće podatke: šta, gdje i kada se dogodilo (događa se);
  • saopćenje za javnost ne smije prelaziti jednu i pol stranice pisaćeg teksta. Istovremeno, poželjno je ograničiti na jednu stranicu, uključujući potpis i uporište praznog organizacije;
  • saopćenje za javnost može uključivati \u200b\u200bcitate proizvođača vijesti - odgovorni govornici organizacije;
  • izjava za javnost sastavlja se na obliku organizacije;
  • u potpisivanju za javnost za javnost mora biti navedeno ime kontakta koje može pružiti dodatne informacije o temi za javnost i njegova kontakt podaci: telefon (po mogućnosti mobilni), e-mail, ICQ broj.

Čestitamo pismo

Format "Čestitamo" odnosi se na kategoriju prepiske lične poslovne poslovanja.

Sačuva se na čestici ili razglednicu i kada se sastavlja i mora prevladati kreativnost. To se odnosi na tekst pisma i njen dizajn.

Čestitke mogu biti lični (sretan rođendan) ili masu (na primjer, sretna nova godina).

U prvom slučaju, žalba primatelja mora biti lična - po imenu i patronim; U drugom slučaju, možda je uobičajeno, na primjer, "Dragi prijatelji!".

Istovremeno, u oba slučaja pošiljalac mora osobno potpisati čestitku (faksimil se koristi u pošiljci za slanje).

Lični pozdrav

Masivni pozdrav

Pozivno pismo

Format "pozivnica" odnosi se na kategoriju prepiske ličnog poslovanja.

Sastavlja se na službenom obliku ili razglednicu i ima cilj da obavijesti nekima nekima svečani događajšto je pozvano da ga posjetite.

Poziv mora nužno sadržavati informacije o mjestu i vremenu događaja, kao i njegovo ime.

U pozivu treba odrediti prihvatljiv oblik odjeće (na primjer, crnoj i kravatu), kao i broj ljudi na koje se ovaj poziv distribuira.

U pravilu je pozivnica nominirana, ali prilikom provođenja masovnih događaja može biti bezličan.

Lični poziv

Poziv na masovnoj strani

Pismo zahvalan

Format "zahvalnost" odnosi se na kategoriju prepiske lične poslovne poslovanja i usmjeren je na izraz zahvalnosti primatelju.

U pravilu se zahvaljuje na službenom obliku organizacije, ali može biti uokvirena kao razglednica.

Tekst zahvalnog pisma piše se u lavoničnom prijateljskom stilu s obzirom na događaj koji je pošiljao pošiljatelj poticao da izrazi zahvalnost primatelju. Po želji, mogu se navesti i druge zasluge primatelja. Proširenje je certificirano po individualnom potpisu pošiljatelja i u nekim slučajevima - organizaciji organizacije.

Primer: Poruka predsjednika Velika Britanija premijera Vijeća Narodnih komesara SSSR-a (25. aprila 1942.) "Veoma sam zahvalna na vašoj poruci od 23. aprila. Naravno, pozdravit ćemo posjetu gospodina Molotova, s kim sam siguran da možemo učiniti puno korisnog rada. Jako mi je drago što smatrate da je moguće riješiti ovu posjetu, za koju sigurno ću biti vrlo vrijedan. "

Saučešće sa pismom

Format "saučešća" odnosi se na kategoriju prepiske lične poslovne poslovne i usmjeren je na izražavanje empatije i podrške primatelju da li je li drugo tužni događaj ili gubitak.

Prilikom pisanja saučešća, vrlo je važno pravilno odabrati iskrene riječiZaista sposoban za podršku primaocu u svojoj tuzi.

Istovremeno, važno je izraziti svoja osjećanja i iskustva u vezi sa onim što se dogodilo.

Saučenje se sastavlja u suzdržanom ispravnom stilu na službenom obliku ili posebnom razglednicu i dodjeljuje se ličnim potpisom pošiljatelja.

Poslovno pismo - Dokument koji se koristi za komunikaciju, prijenos informacija između dva dopisnika, koji mogu biti stanovanje i pojedinci.

Mnogo poslovnih pisama glavi ili stručnjaku ureda njegove aktivnosti.

Poslovna pisma uključuju karakteristike, sažetke, preporuke, podsjećaju na slova i zahvalnost, slova - pozivnice generacije ili prezentacije, odbijanja slova, tvrdnje, prisiljavanje itd.

Kako napisati poslovno pismo

  • papir za poslovna pisma treba biti dobra kvaliteta, apsolutno čist, uredno obrezan;
  • poželjno je da prazno poslovno pismo bude sa amblemom organizacije, puno ime, poštanske i telegrafske adrese, telefon, faks, adresa e-pošte i bankovni podaci;
  • poslovna pisma su štampana na strana lica List, bez blotova; Sve stranice, osim prvog, numerirane su arapskim podacima;
  • Širina polja na lijevoj strani lista mora biti najmanje 2 cm, odlomak započinje crvenim redom s povlačenjem pet intervala s lijeve ivice niza; Tekst se ispisuje nakon polovine - dva intervala; Preporučljivo je izbjeći prijenos riječi;
  • u gornjem desnom uglu poslovnog pisma prema adresi organizacije pošiljatelja, datum je poželjno u potpunosti (na primjer, 2. januara 2007.);
  • naziv organizacije ili prezimena i adresa osobe, gdje je poslano poslovno pismo, pričvršćeno je na lijevoj strani lista;
  • ispod, s ruba linije ili u središtu lista napisano je uljudna privlačnost; Na primjer, "Dragi Ivan Ivanovič"; Nakon što žalbe zahtijeva zarez, ali često stavljaju uzvičniktako da sljedeća fraza počinje iz crvenog reda i iz velikog slova;
  • poslovno pismo završava riječima zahvalnosti za suradnju i izraz nade za njegov nastavak;
  • potpis se stavlja u desna strana List, nakon konačne fraze uljudnosti, na primjer, "pozdrav ...", prezime potpisnika je tiskano pod rukom pisanim potpisom;
  • rezolucije o svim vrstama dolazne prepiske treba izvršiti olovkom ili na zasebnim listovima; Poslovno pismo presavijeno je u tekstu, a najvažnija poslovna pisma nisu savijanje, za koje se šalju u velikim gustim kovertama;
  • tELEGRAFH zahtjev treba odgovoriti u roku od 3 dana, na poslovno pismo - 10; Ako zahtjev zahtijeva detaljno razmatranje, tada u roku od 3 dana treba izvijestiti da se poslovno pismo uzima na bilješćivanje i dati konačni odgovor u roku od 30 dana.
  • točnost i jasnoća prezentacije misli - kratke riječi, kratke frazeKratki odlomci
  • maksimalna dostupnost teksta za razumijevanje, korištenje jednostavnih fraza, tačno i jedinstveno izražavajući suštinu
  • pismenost
  • ispravnost

Služba je dokument koji je sastavni dio poslovna komunikacija. Najčešće ga prenosi poštanskom službom i služi posebna metoda Razmjena informacija.

Osnovni pojmovi

Potrebna je poslovna prepiska za rješavanje različitih ekonomskih ili proizvodnih pitanja. Uz svoju pomoć, preduzeće i organizacija komuniciraju s vanjskim okruženjem: partneri, kupci ili vladine agencije. Obično se za to koristi uslužno pismo.

To je tako generalizirano nazvan pisani dokument koji može biti:

  • odgovor na prethodno primljene poruke ili zahtjeve;
  • prateći papir poslan primatelju zajedno s drugim dokumentima ili materijalima;
  • inicijativno pismo, u slučaju kada je drugačiji način komuniciranja nemoguć.

Svaka od navedenih opcija ima svoje karakteristike. Ipak postoji opća pravilaU skladu sa kojom se obično sastavlja bilo koje servisno pismo. To je razumljivo, jer je iz poslovne prepiske, na primjer, najčešće započinje zaključak većine transakcija. Pravilno izvršen dokument može stvoriti povoljan utisak o mogućem partneru od primatelja.

Vrste poslovnih pisama

Ovisno o informacijama koje servisno slovo sadrži, može biti:

  1. Prateći. U slučaju kada poruka sadrži da postoji paket aplikacija.
  2. Tvrdio. To jest, nezadovoljstvo je s tim ili tom situacijom (žalba).
  3. Poučna. Tekst daje određene upute.
  4. Garancija. Pošiljalac potvrđuje izvršenje u budućnosti utvrđenom u dokumentu o obavezama.
  5. Informativno. Pismo sadrži informacije koje primalac može zainteresirati.
  6. Oglašavanje. Informacije se pružaju za privlačenje saradnje.
  7. Obavijest o pismu. Informacije o držanju javnih događaja.
  8. Pismo potvrde. dobijanje određenih dokumenata ili materijala.
  9. Zahtjev za pismo. Tekst sadrži žalbu na dojmove primaoca na akciju.
  10. PISMO PORUKA. U njemu, pošiljalac pruža konkretne informacije koje predstavljaju obostrano zanimanje strankama.

Svrha ovih dokumenata je održavanje veza između organizacija ili njegovih strukturnih podjela.

Kompilacija pisma o zahtjevu

U pitanjima saradnje ponekad postoje situacije kada jedna od strana iz jednog ili druga strana ne ispunjava svoje obaveze. U ovom slučaju, partner prvo šalje pismo svom drugovu. U njemu, u pravilu on opisuje svoje prijedloge za otklanjanje kršenja njegovih zakonska prava. Ovo je uslužno pismo. Uzorak takvog dokumenta može se izraditi proizvoljno. Istovremeno je potrebno uzeti u obzir sljedeće tačke:

  1. Mora biti službeno poslovanje sa instalacijom za partnerstvo.
  2. Suština zahtjeva treba izraziti izuzetno jasno.
  3. Tijekom prezentacije informacija, morate uvjerljivo raditi sa specifičnim činjenicama.

U zapisujući pisanje Obavezno sadrži:

  • detalji pošiljatelja (ime, povratna adresa i telefoni za komunikaciju);
  • potpune informacije o primatelju;
  • opis okolnosti u kojima se dogodila sukobna situacija;
  • link na pravne normešto je za njihov dio slomio druga strana;
  • specifični zahtjevi za uklanjanje povreda koji ukazuju na vrijeme njihove primjene;
  • posljedice koje se mogu pojaviti ako će suprotna strana izbjeći njihovo izvršenje.

Posebnu pažnju treba posvetiti načinu na koji se sastavlja servisno pismo. Uzorak se mora razviti tako da ga umanjenje ne opazi kao prijetnju. Mora se imati na umu da je to samo podsjetnik sa zahtjevom za poštivanje zakonitosti.

Pravila

Posebna pažnja mora se isplatiti na registraciju servisnih pisama. Tačno, zakon ne predviđa ove stroge standarde i pravila.

Uprkos tome, prilikom crtanja takvi dokumenti Morate uzeti u obzir sljedeće obavezne trenutke:

1. Svako servisno pismo mora biti pripremljeno na obrascu. Dizajniran je za unaprijed stručnjake u poslovnom radu i odobrava se redoslijedom šefa preduzeća.

2. Dokument mora sadržavati određene detalje:

2.1. Informacije o primatelju i pošiljatelju.

2.2. Odlazni broj i datum ovog pisma. Potrebno je za registraciju.

2.4. Zaglavlje.

2.5. Informacije o raspoloživosti bilo koje aplikacije koje ukazuju na njihova imena i brojeve.

2.6. Informacije o potpisanoj osobi ovaj dokument (Položaj i puno ime).

3. U pitanju treba uzeti u obzir samo jedno pitanje. Prisutnost nekoliko tema otežava se odabirom izvođača.

4. Informacije moraju biti postavljene na krajnje ukratko, ali jasno je. Poželjno je da tekst ne uzima više od dvije stranice.

5. Pravilno naznačite detalje primatelja. U slučaju da je u slučaju organizacije, morate slijediti sljedeći niz:

5.1. Naziv kompanije (u nominativnom slučaju).

5.2. Strukturna podjela (ako je potrebno).

5.3. Položaj primatelja (u dužnosti).

5.4. Njegove inicijale.

5.5. Adresa pošte preduzeća.

6. U slučaju da su primaoci donekle, prvo ukazuje na glavnu, a zatim sve ostale.

Ako uzmemo u obzir sve ove trenutke, tada se dizajn službenih pisama, u principu neće biti mnogo poteškoća.

Redoslijed prezentacije

Da bi se dokument pravilno sastavljen, potrebno je uzeti u obzir određeni redoslijed prezentacije u njemu. Na primjer, možete razmotriti opciju kako napisati uslužni slovo-odgovor. Prvo se morate sjetiti da, prema pravilima etiketa potrebno je odgovoriti na informacije tokom dana od dana primitka. Ako govorimo o elektroničkoj poruci, onda optimalno vrijeme neće biti više od dva sata. U slučaju kada se pridržava takvog pravila nije moguće, bolje je poslati partnera odgovarajuću poruku.

Sam pismo, u suštini, sastojat će se od dva dijela:

  1. Ulaz. Pošiljalac postavlja temu, razlog i osnova njegovog pisanja. Ovdje se možete odnositi na propise koji po zakonu služe kao osnova za pružanje odgovora. Pored toga, vrijedno je obraćati pažnju na neke točke u vezi sa situacijom koja se razmatra. Oni će pomoći u otkrivanju suštine pitanja.
  2. Glavni. Ovaj dio je usmjeren na pojašnjenje i uvjerenje. Tekst mora biti jasan, jasan i sažet, a izložene činjenice su dokazane i objektivne. Ako je potrebno, mogu se potvrditi realnim brojevima.

Nakon takvog teksta obično se slijedi popis aplikacija. Dokument koji potpisuje pošiljalac završava. Pored toga, morate znati kako napisati uslužno pismo da ne vrijeđate primatelja. Prvo, žalba na njemu je poželjna započeti s frazom "draga". Drugo, moguće je koristiti u tekstu bezbrižnog tipa "pažljivo ispitivanja vaših prijedloga" ili "temeljito provjeravajući vaše komentare". Takvo poštivanje etiketa koristiće samo obe strane.

Postupak

Izvlačenjem servisnih pisama uključeno je u dužnosti kleričnih proizvođača, sekretara ili drugih zaposlenika koji su povjereni tim odgovornostima. Postati za posao moraju se pridržavati radnji određenog niza. Proces izrade takvog dokumenta obično prenosi sledeće korake:

  1. Pažljivo istraživanje o okolnostima ovaj problem. Treba u potpunosti posjedovati situaciju kako bi se pravilno cijenio mogući putevi Njene odluke.
  2. Izvlačenje pisma pisanja. Ovdje je potrebno uzeti u obzir sve gore navedene zahtjeve.
  3. Koordinacija pripremljenog teksta. Ponekad se mora urediti, uzimajući u obzir komentare glave. Može napraviti određeno pojašnjenje ili objašnjenja na temu.
  4. Odobrenje po glavi.
  5. Konačni dizajn i potpisivanje dokumenta.
  6. Registracija pisama.
  7. Slanje prepiske primatelju.

Samo prenose sve ove faze, pismo, dosezanje primatelja, moći će ispuniti misiju povjerenu.

Obavezni propisi

Da bi izvršili uslužno pismo, potrebno je uzeti u obzir da je njegova prva stranica nužno ispisana na posebnom obliku. Za ostalo možete koristiti uobičajene čiste listove A4 formata. Ovdje morate zapamtiti da sam polje teksta ima svoje granice: vrh i donje su 2 centimetara, lijevo je 3,5 centimetara, desno je 1 centimetar. Ne prekidaj standardne dimenzijeDa odgovara informacijama na jednom listu. Bolje je pridržavati se svih pravila i samo dodajte dodatnu stranicu.

Također morate upisati tekst za sva pravila:

1. Za ispis, koristite standardne vremene novog rimskog fonta. Ostale opcije bolje se ne primjenjuju.

2. Dimenzije fonta su takođe regulisane:

  • za glavni tekst - 14;
  • poravnavanje stranice i oznaka za pogubljenje - 12.

3. Postavljanje detalja se takođe vrši u skladu s pravilima:

  • interval između redova - 1;
  • izrada teksta se proizvodi "širina";
  • transferi se automatski postavljaju;
  • udaljenost od registracijskog broja na zaglavlje je 2 teretna intervala, a od nje do glavnog teksta - 3.

Zaštita ovih standarda potrebna je za pravilni dizajn Slova odgovarajućeg odredišta.

Lokacijske rekvizite

Da bi pravilno sastavio standardno poslovno pismo, potrebno je jasno znati gdje trebaju biti raspoređeni njegovi detalji i komponente. Odgovori na ta pitanja sadrže Gost R 6.30-2003. Detaljno opisuje oblik uslužnog pisma. U suštini, ovo je uzorak u kojem se skup svih detalja dokumenata nalazi na određeni način. Potrebno je:

  1. Objediniti postupak registracije službenih (poslovnih) pisama.
  2. Možete imati mogućnost centralno pripremiti standardne obrasce unaprijed, istovremeno smanjujući potrebu za ručnim dijelom djela.
  3. Jednostavno i smanjite vizuelnu potragu za informacijama.
  4. Proširite mogućnost prerada slova pomoću računarstva i drugih tehnika.

Dakle, za uobičajeno poslovno pismo koriste se 30 standardnih detalja koje se nalaze u jedanaest obaveznih zona:

  • amblemi i grb;
  • autor;
  • izvorni podaci;
  • zaglavlje;
  • odobrenje;
  • primalac;
  • rezolucije;
  • tekst;
  • potpisi i aplikacije;
  • koordinacija i jamstvo;
  • marks.

Postavljanje informacija u određene sektore omogućava stručnjacima da budu bolje orijentirani u dokumentu, a obični korisnici olakšavaju proces izrade.

Primarni zahtevi

Neki menadžeri pogrešno vjeruju da se poslovna prepiska može voditi proizvoljno, bez promatranja bilo kakvih pravila i pravila. Ali stručnjaci koji su odgovorni za to trebali bi znati osnovne zahtjeve za uslužne pisma:

  1. Prisustvo posebnog (korporativnog) obrasca.
  2. Pravilna upotreba i postavljanje detalja.
  3. Tekst mora biti čitljiv i dobro uređen. Predstaviti suštinu pitanja, preferiranje je bolje dati jednostavne zajedničke ponude. Potrebno se ukratko izraziti tako da svaka riječ po sebi ima samo u najvećoj informacija.
  4. Ovisno o vrsti, dokument mora biti ukrašen u skladu s tim. Pismo takođe može sadržavati nekoliko aspekata. U ovom slučaju, u ovom slučaju potrebno je pokušati kombinirati ih.
  5. Pravilno koristite norme instalirane za postavljenu tekstu.
  6. Pokušajte zadržati pismo da nisu postojali kategorički izrazi. Primalac ove fraze može smatrati prijetnjama. Prilikom dizajniranja prijedloga bolje je koristiti uvodne riječi poput "očigledno", "Kao što znate", "eventualno" i "kao što bi trebalo".

Ispunjavanje ovih zahtjeva u praksi pomaže u radu pravilno u preduzeću.

Danas gotovo sve aktivno koristi Internet. Ali poslovna prepiska nije prestala biti relevantna i važna. Upravo je prebačen u druge medije. Kako nadoknaditi i napraviti poslovno pismo, reći će objavljivanjem.

Šta može sadržavati poslovnu poruku?

Prije svega, poslovna prepiska pruža priliku za razmjenu bilo kakvih mišljenja ili prijedloga sa zaposlenima i poslovnim partnerima. U pismu možete navesti zahtjeve, potraživanja i druge misli da eliminiraju nesporazum između kompanija. Općenito, poslovna prepiska je vrsta službene prepiske.

Razlike iz drugih pisama

Glavne razlike mogu se smanjiti na sljedeće.

  • Stylistika prezentacija.
  • Prisustvo uredskog podređenosti.
  • Vokabular bez snažnog izražavanja emocija.
  • U pravilu, pismo ne uzima više od jedne stranice.
  • Font u cijelom tekstu je isti (nije mali i nije veliki).
  • Obično sastavljene na službenom obliku organizacije.

Vrste poslovnih pisama

Pisma kojoj trebate odgovoriti:

  • Upit.
  • Peticija.
  • Potražnja.
  • Rečenica.
  • Žalba.

Pisma kojima se ne treba dati odgovor:

  • Informativno.
  • Obaveštavanje.
  • Prateći.
  • Garancija.
  • Upozorenje.
  • Podsjetnik.

Komercijalna pisma. Obično su potrebni tokom mandata ugovora ili zaključiti sporazum:

  • Zahtjev.
  • Odgovor na zahtjev.
  • Podsjetnik.
  • TVRDITI.
  • Ponuda. Ova ponuda za zaključivanje sporazuma ili se dogovoriti.
  • Upozorenje na potrebu da se ispuni dužnosti, prestanak sporazuma i tako dalje.

Nekomercijalna slova:

  • Poziv.
  • Informisanje o nečemu.
  • Izraz zahvalnosti.
  • Preporuke.
  • Zahtjev.
  • Instrukcije.
  • Prijenosno pismo.
  • Izraz saučešća.
  • Čestitamo na bilo kojoj prilici.
  • Garantno pismo.
  • Potvrda o primanju robe, pružanje usluga i tako dalje.

Klasifikacija poslovnih pisama po strukturi:

  • Sastavljen strogim obrascem.
  • Napisano u slobodnom obliku.

Vrste ovisno o odredištu:

  • Normalno. Poslan jednom primaocu.
  • Kolektiv. Poslao jednu osobu, ali iz nekoliko lica.
  • Kružno. Odabrao više primatelja.

Obrazac za pismo je sljedeće:

  • Poslan u običnim kovertama pošte.
  • Predstavljeno lično.
  • Odabrano u obliku faksa.
  • Režija e-mail.

Kao što se vidi, poslovna poruka može biti ukrašena drugačije i s raznim namjerama. Ali vrijedi napomenuti da je u nekim slučajevima potrebno pisati iz etičke razmatranja, a ne da se štampa na računaru. To se odnosi na čestitke i saučešće.

Dijelovi slova

Ispravno poslovno pismo uvijek je podijeljeno na nekoliko dijelova. Ovo je uvodni, osnovni i finalni. I logično su povezani jedno s drugim.

U pravilu, uvodni deo sadrži informacije o okolnostima koje su dovele do pisanja pisma. Glavni tekst je izravno sam sadržaj, suština poruke. U završnom dijelu rezimirajte koji može izričiti odbijanje, pristanak, zahtjev i tako dalje.

Principi pisanja

Svaka poslovna poruka mora biti napisana na sljedeći način.

  1. Nepristrano.
  2. Adresibilni (odnosno je namijenjen određenoj osobi).
  3. Tvrdio.
  4. Pouzdano.
  5. Maksimalno puni.
  6. Sve informacije u tekstu moraju biti relevantne u trenutku pisanja.

Stylistika karakteristike

Pravila za pravljenje poslovnog pisma kažu da je potrebno pridržavati se strogih stylistika. Trebate koristiti samo te govorne alate koji su karakteristični za službene dokumente. To jest bit će odgovarajući službeni-poslovni stil. Jezik se treba razlikovati u sljedećim karakteristikama.

  • Službeni.
  • Tačnost informacija.
  • Objektivnost.
  • Struktura.
  • Značajna, ali kratka prezentacija.

Suština slučaja trebala bi biti podvrgnuta jednostavnim kratkim rečenicama, usredotočujući se na glagole. Ne trebate preopteretiti tekst s pridjevima, primijeniti malo poznate i visoko specijalizirane uvjete koji možda ne razumiju primaocu. To će uzrokovati samo negativne i odbacivanje. Bolje je pokušati objasniti jednostavnim, razumljivim riječima, više činjenica i specifičnosti. Prisustvo niskog informativnog i "vodenog" tekstova poslovnog stila ne dopušta.

Konačni dio ne bi trebao donijeti nepotrebne i duge se govor okreće. Takođe, nelogične i nedosljedne ponude neće biti prikladne. Stoga je bolje isključiti ozbiljnu i uključenost. U svakom se odlomku treba odražavati samo jedna određena misao. Nakon dovršetka teksta, bolje je provjeriti nekoliko puta na greške čitanjem slova glasno.


Zahtjevi za Blanca

Prema pravilima poslovnog pisma, bolje je izjaviti na markiranom obliku kompanije. Sledeći osnovni zahtevi iznesu se tome.

  • U sredini obrasca morate umetnuti amblem Ruske Federacije ako je preduzeće država.
  • Pošaljite pismo na listu A4.
  • Lijevo ostavite polje prazno (najmanje 3 centimetra). Ovo je neophodno jer će nakon nekog vremena materijali biti povezani sa ostalim dokumentima.
  • Najoptimalniji font je standard "Times New Roman", veličine 12 i sa intervalom podzemnog podruma od 1,5-2. Najbolje je percipirati prilikom čitanja.
  • U zaglavlju pisma morate odrediti ime organizacije, njenu stvarnu i pravnu adresu, telefon i e-pošta.

Značajke registracije

Ako bi bilo nekoliko stranica za pravljenje poslovnog pisma, morate numerirati, počevši od druge. Da biste to učinili, preporučuje se korištenje arapskog brojeva. Bodovi pored brojeva nisu potrebne.

Pismo se mora podijeliti u odlomke i po potrebi na podnaslovu. Tekst ne bi trebao imati oblik čvrstog toka jer će se teško uočiti. Odlomci će pokazati gdje se druge misli završavaju i započnu.

Važno je napomenuti da su pogreške, čišćenje i sve ispravke neprihvatljive za poslovnu prepisku. Oni će ukazivati \u200b\u200bna nepismenost i neozbiljnost protivnika.

Polovni detalji

U pismu u pravilu ukazuju na sljedeće informacije.

  1. Puno ime kompanije, a ne samo skraćenica.
  2. Telefonski broj, faks, bankovni račun i e-pošta.
  3. Adresar. A naziv kompanije treba koristiti u poslušnom slučaju. Ako trebate odrediti prezime i položaj, preporučuje se korištenje carskog kućišta. Ako primalac ima naslov ili diplomu, tada se mora naznačiti prije imena osobe.

Važno je primijetiti da bi svaki rekvizit trebali biti napisani iz velikog slova i novi string.

Žalbe u poslovno pismo

Službena poruka uvijek treba izdati u neutralnom tonu. Iste vrste moraju imati i apelirati na primatelja. Fraze tipa "Dobar popodne" bit će neprikladne. Ako želite pozdraviti, onda je bolje koristiti formalni "zdravo". Ali najteži nadležna opcija smatra se da se žali na ime-patronim. I nije važno koliko poznanstva sa primateljem traje. Pismo ne može koristiti kratko ime (na primjer, Petya, Anya i tako dalje).

Spremite međuljudsku udaljenost, kako biste pokazali poštovanje osobe starije u starosti ili više po položaju pomoći će se u apeliranju na vas ". Međutim, vrijedi napomenuti da u nekim kompanijama, naprotiv, upotreba "vi" kada komunicirate čak i u pismu.

Vrijedi napomenuti da se žalba "Poštovani gospodin" ne može koristiti bez naknadnih uputstava imena ove osobe. Također je potrebno izbjeći skraćenice "gospodin", "gospođo". Ako trebate kontaktirati grupu osoba, dozvoljeno je ne navesti imena. Tada možete ukratko pisati: "Dragi gospodo!" Prema pravilima nakon što se obratite imenom, uvijek biste trebali stavljati oznaku uzvika. Na primjer, slična fraza u poslovnom pismu imat će sljedeći izgled. « Dragi Aleksandar Sergeevich! "


U završnom dijelu možete koristiti razne opcije. "Iz sve najbolje"," Pozdravi "," sa nadom za saradnju "i tako dalje. Ovdje žalbe moraju biti službeni, ali prijateljski ton.

Registracija završnog dijela

Pismo je takođe vrlo važno pravilno. U završnom dijelu potrebno je sumirati rezultat onoga što je ranije spomenuto. Međutim, ne bi trebalo da rastereće zaključke na 10 rečenica. Treba imati na umu da se lakotity i sažetost cijeni u poslovnom stilu. Bolje ograničenje na jednostavne fraze. Na primjer, u završnom dijelu poduzetne prepiske odgovara nekoliko konstrukcija. Poslovna pisma moraju biti završena što je tačna i pristojno.

  • Hvala na pomoći ili pažnjom. "Dopustite mi da izrazim zahvalnost za ...". "Hvala ti!"
  • Osiguranje primatelja u nečemu. "Bilo bi sretno sarađivati \u200b\u200bs tobom."
  • Izraz nade za budućnost. "Nadamo se da ćemo uskoro dobiti odgovor od vas."
  • Zahtjev za bilo šta. "Bićemo zahvalni ako informišemo rezultate."
  • Izvinjavam se zbog uzrokovanja neugodnosti. "Izvinjavamo se zbog odlaganja plaćanja."

How to say zbogom primaocu

Uprkos činjenici da je prepiska poslovanje, u poslovnom pismu možete se zbogom reći drugačije. Da biste to učinili, koristite takozvane fraze za zatvaranje.

Kao primjer, mogu se dati sljedeće opcije:

  1. S poštovanjem.
  2. S poštovanjem.
  3. Pozdrav.
  4. Želim vam uspjeh u svom radu.
  5. Nadamo se da ćemo nastaviti saradnju.
  6. Bilo nam je drago da imamo uslugu.

Možda postoje i druge opcije. Ovdje je odabir konačne fraze izuzetno pitanje ukusa.

Stavljanje potpisa

Na samom dnu lista, pošiljalac mora staviti svoj potpis. Ali izuzetno je važno učiniti ispravno da će dokument imati formalni oblik.

Morate odrediti položaj, inicijale, prezime i naprotiv da stavite potpis. Uz to, možete odrediti kontakt podatke (lično) elektronska adresa ili telefon). To će pokazati primatelj spremnosti za komunikaciju i saradnju.

Značajke odbijanja

Također je važno znati kako napraviti poslovno pismo ako trebate odbijati ništa. Napokon, čak je i zakrivljeni negativni ili odbijanje neće ostati nezapaženi i podrazumijevati neugodne posljedice. Nakon toga nemoguće je računati na pozitivan ili barem neutralan stav. Prilikom donošenja pisma, nema potrebe da se podleže emocijama. Bolje je držati se unutar, ako je čak i primalac vrlo neugodan. Pisma odbijanja uvijek bi trebala biti nekoliko puta vršila, posebna pažnja Preokretanje tona poruke.


Poruka ne bi trebala započeti s kategoričkim "ne", u bilo kojem obliku koji nije izražen. Inače, primalac će imati utisak da je nezanimljiv i nije važan. Prvo, bolje je izdati ne-istinu uvjerljiva objašnjenja. Kada će se razlozi neuspjeha biti ukratko navedeni, možete glatko ići na činjenicu. Istovremeno, prema etiketi poslovnog pisma, preporučuje se korištenje formulacije sljedeće vrste.

  • Nažalost, nemamo priliku da ispunimo vaš zahtjev.
  • Iskreno je žao, ali prisiljeni smo da napustimo vašu ponudu.
  • Duboko žaljenje, ali ne možemo zadovoljiti vaš zahtjev iz sljedećih razloga.

U idealnom slučaju, na početku pisma trebali biste ukratko izdati zahtjev primatelja. Tako će shvatiti da će sa svojim prijedlogom zaista upoznati i sigurno će to cijeniti.

Značajke izrade e-pošte

Danas se ljudi sve više zainteresirani za način na koji je poslovno pismo napisano ako ga trebate poslati e-mailom. Za takvu prepisku, sva ista pravila izvijestila ranije. Međutim, elektronske poslovne poruke imaju svoje karakteristike.

  • Polje "Tema" je uvijek važno ispuniti. To će jasno reći o onome što će se raspravljati u poruci. Ako je pismo namijenjeno da bude nepoznato lice, naslov mora biti zanimljiv. Ali važno je da ne pretjerujete. Teme u duhu " Specijalna ponuda Tek sada, "hitno" će uzrokovati odbacivanje samo. Naslov mora biti sačinjen od 3-5 riječi, uloženih u njih u suštinu poruke.
  • Ako se prepiska provede sa nepoznati čovjek, Prvo morate mu reći kako je prepoznat i šta kompanija radi. Bez takvog unosa, poruka može razmotriti neželjenu poštu i odmah ukloniti.
  • Važne trenutke u tekstu bolje je istaknuti hrabre fontove. Istovremeno je neprihvatljivo koristiti različite boje.
  • U elektroničkom poslovnom pismu, "kapice" se ne mogu primijeniti. Čak i u titlovima i naslov tema ne bi trebao biti čvrst velika slova. Isto se odnosi i na duplikat interpunkcijskih znakova.
  • Tekst je bolji podijeliti na odlomke, ostavljajući prazan niz između njih.
  • Kraće će biti poruka, to će brže reagirati.
  • Potpis treba biti potreban. Obično se sastoji od nekoliko linija u e-porukama, uključuje ime i pošiljateljev post, naziv kompanije, telefon i adresu web mjesta.
  • Tekstualne datoteke i slike možete priložiti u slovo. Vrlo je zgodno, jer dodatni materijaliKomentari, objašnjenja i detaljni opisi ometaju se iz suštine. Stoga je bolje ne objaviti ih u tekstu pisma, već u ugniježđenim datotekama.
  • Ako je poslovna prepiska odavno uspostavljena i ugrađena toplo povjerenje odnosaE-mail je dozvoljeno korištenje emotikona. Pomoći će malo "oživljavanja" i ispuštanja komunikacije. Ali nije potrebno zloupotrebiti ih, već u papirnate slova Oni su uglavnom neprihvatljivi.

Pisanje uputstava

Kompilacija poslovnih pisama može se podijeliti u nekoliko faza.

1. Prvo morate odrediti primatelja. Da biste to učinili, u gornjem desnom uglu obrasca potrebno je pisati inicijale, prezime i položaj primatelja. Ako je primalac organizacija, tada treba biti navedena pravna adresa.

2. Žalba primatelju. Treba ga staviti u nastavku usred oblika. Prethodno spomenuto koje se izraze mogu koristiti. Obično se žalba izgleda kao: "Dragi Igor Petrovič!"

3. Idem cilj. Ispod iz nove linije trebate pisati glavne misli, svu suštinu, spominjući uzrok žalbe. Ako govorimo o nekim problemima, onda vrijedi izdržavati opcije za njegovo rješenje. Ako je ovo prijedlog za saradnju, onda je potrebno objasniti kako će se to dogoditi. Ako se žalba ogleda u pismu, onda vrijedi tražiti konkretne mjere. U rečju, primalac iz teksta trebao bi shvatiti šta tačno želi od njega.

4. Završni deo. I na kraju, iz nove linije trebate umetnuti završni izraz i potpis.

Hvala pismom


Ovaj uzorak pokazuje kakvo je pismo zahvalnosti. Međutim B. ovaj primer Postoji jedan nedostatak. Umjesto linije "u vodećem društvu bilo je moguće umetnuti pozdravnu frazu i imena onih koji su bili namijenjeni.

Upit


Ovo je uzorko poslovno pismo. Nema nedostataka u njemu. Primjećene su sva pravila za pripremu službenog pisma. Iz teksta postaje sve jasno koji je problem nastao i ono što treba učiniti da bi ga riješili. Poruka sadrži sve kontakt podatke, žalbu na dobrodošlicu, konačnu frazu i potpis.

Dakle, publikacija je pokazala kako dati pisma namijenjena poslovni partneri. Treba učiniti ispravno i kompetentno da ne udari u lice. Uostalom, budućnost kompanije ovisi o tome. Važno je i odgovoriti na poslovnu poruku na vrijeme. Dozvoljeno je da tri do sedam dana uradi od datuma primitka pisma.

Danas bi svi trebali moći pisati pisma. Napokon, neizbježno je za bilo koju osobu koja ima obrazovanje. Nisu svi pišući talent pisanje. Ali, znajući osnovna pravila, možete razviti sposobnosti za sastav dobre i zanimljiva slova. Pogotovo ako su ta pravila sasvim jednostavna. U ovom ćemo članku naučiti kako pisati poslovna pisma i lično. Mi ćemo analizirati različite opcije za slova i važni trenuci u njihovom dizajnu.

Kako napisati pisma

Službeno ili poslovno pismo obično se namerava održavanju poslovnih odnosa između firmi i njihovih zaposlenika ili kupaca. Poslovno pismo ima puno sorti. Na primjer:

  • Hvala pismom
  • Pismopis
  • Prijenosno pismo
  • Garantno pismo
  • Pismo predsedniku
  • Servisno pismo
  • Informaciona pošta
  • Čestitamo pismo
  • Zahtev za pismo
  • Pismo o prigovoru
  • Pozivno pismo

Ovo ili ono poslovno pismo, uglavnom isporučujemo iznad lica ili ih pitamo, i.e. To su jasno režirana slova poslana u određenu svrhu. Cilj je da se slovo shvaće u skladu s tim. Na primjer, odlučujemo kako pisati hvala pismomTako da razumijemo da se zahvaljujemo; Razmišljamo o tome kako pravilno napisati službeno pismoTako da im je korisno da ga pravilno razumiju primaoci. Stoga je vrlo važno znati kako pravilno napisati pismo. Uzorak za pisanje poslovnih pisama možete pronaći na linku Professional Predlošci poslovnih pisama.

Ispod ćemo pogledati osnovna pravila za pisanje poslovnih pisama.

Pismo ne bi trebalo biti bez lica

Jeste li mislili kako napisati e-poštu? Elektronska ladica Poslovna osoba je vrlo često ispunjena raznim neželjenim poljem. Prije svega, vaš zadatak, prilikom pisanja službenog pisma, bit će primijetiti i ne poslati u mapu "SPAM".

Za početak, vrijedno je donijeti reference o kompaniji u kojoj želite poslati svoje pismo. Morate imati maksimalne informacije o partneru. Nakon što su poznati detalji kompanije, možete početi donositi pismo. Ljubav poslovni čovjek Bit će lijepo ako se u pismu lično može reći, a ne na komercijalno odjeljenje kompanije u kojoj radi, na primjer. Žalba na primatelja po imenu će prvo pokazati, vaše poštovanje prema osobi i, naravno, prouzročit ćemo ga pozitivne emocijeTo jednostavno neće moći da ga ne dogovorite sa vašom osobom. Napokon, kako možete započeti razgovor sa potencijalnim partnerom o poslovnim prijedlozima, ako niste pronašli vrijeme da biste saznali za njegovo prezime, ime i patronim.

Ako niste uspjeli saznati ime primatelja, ni u kojem slučaju ne napišite: "UV. Gene. Reditelj! "," UV. trgovina Dir. Tvrtke! ". Ne postoji mesto u poslovnom pismu takvim rezovima. Takve riječi kao "cijenjene", "gospodine", "šef odjela", itd., Morate u potpunosti pisati. U suprotnom, ne možemo biti zbog poštovanja.

Pismo mora imati zaglavlje

Naslov je potreban za ukratko otkrivanje sadržaja pisma. Dakle, primalac će moći obraditi i sortirati pismo bez ikakvih problema. U bilo kojem službena organizacija Desetine slova dolaze svaki dan u potpuno različitim pitanjima. Stoga nema vjerovatno da će vaše pismo obratiti pažnju. Stoga, ako vaš naslov sadrži korisne informacijeTada će možda biti zainteresovan potencijalni partner. Sada razumijete zašto je važno da pravilno napiše službena pisma?

Kako napraviti dobar utisak

Pokušajte dodati pismu pristupanju koji će izraziti kompliment primatelju. Na primjer, kako biste bili sretni što imate čast sarađivati \u200b\u200bsa tako dobrom firmom.

Ono što vrijedi izbjeći

Odbijte izraze direktive

Umjesto fraze "Ako vas zanima naša ponuda, tada biste me trebali kontaktirati telefonom ..." Bolje pisanje "da biste razgovarali o rečenici da imate priliku da nas kontaktirate telefonom ...". Izraz usmjeravanja može psihološki postaviti osobu protiv vas. Takva fraza može pokazati primaocu vašu nesigurnost i bahatost. A ako napišete pismo preporuke, pravilno će biti "ponuditi", a ne da se nameću da utisak nije stvoren da vam se ne sviđa, ne sviđa vam se, neće se svidjeti, to neće voljeti.

Odaberite prave glagole

Koristite glagole savršenih vrsta. Na primjer, kreiran, izveden, napravljen, razvijen, povećan itd. Ali takvi glagoli, kao što izvodimo, sudjelujemo, radimo, proizvodimo, ne razgovaramo o postizanju rezultata. Teško je razmotriti u pisanju pisama stranih jezika, tako da unaprijed pitate pravila ovog ili onaj jeziku da biste znali, na primjer, kako pravilno napisati engleski pismo.

Koristite korporativni oblik

Koristeći brendirani oblik koji vam je potreban čak i ako pošaljete e-poštu. Šta je korporativni oblik? Na brendiranom obliku, naziv vaše kompanije, adrese, telefona, faksa, logotipa kompanije i potpisa menadžera treba navesti. Ovaj trenutak je važan u pravilno pravopis Garantno pismo, jer stoga pokazujete da su otvoreni i odgovorni za vašu kompaniju.

Pošaljite pismo poštom

Prilikom slanja poslovnog pisma, bolje je odbiti faks i e-mail. Idealna opcija Poslat ću kurira slovom tako da ga je lično predao na glavu u ruci. Stoga se obavezno pobrinite za korporativnu kovertu. Usput, ako pošaljete dokumente da primite bilo koji položaj, nemojte biti lijeni da biste naučili kako pravilno pisati prateće pismo, poslodavac će to cijeniti.

Kako napisati lična slova

Lično pismo može biti pismo prijatelju ili u blizini čovjeka, Pismo od engleski jezik Druže prema prepisku u inostranstvu, ljubavno pismo ili e-pošta u socijalna mreža. Adresar će se uvijek igrati prema vašem pismu ako je ispravno i zanimljivo napisano. Komuniciranje prepiske se može koristiti lijepe riječikoji se često stidi da kažu svojim voljenima kada razgovaraju. Osobna pisma pišu mnogo lakše od službenog, ali to ne znači da ne trebate znati kako pisati pismo prijatelju ili voljenoj osobi.

Poštujte primaoca

Ako pošaljete pismo putem pošte, a zatim nemojte koristiti blok papira za tekst, kopanje iz prijenosnog računala. Dajte prednost za kvalitetan papir. I ne zaboravite napisati pravu adresu!

Temeljna pravila

Pismo mora početi sa žalbom. Žalbeno mjesto u sredini linije. Glavni tekst napisan je ispod žalbe za 2 cm sa uvlačenjem na istoj udaljenosti od lijeve ivice lima. Pokušajte izdržati ovu udaljenost u cijelom pismu. Ako je list gotov, uzmi drugo prazan list Papir. Ne pišite obje strane lista!

Izbjegavajte ispravke

Zapamtite da kovrče redaka ili ispravki mogu dati vaše pismo na izuzetno neuredan pogled. Stoga, prvo ne treba biti lijen i pisanje nacrta.

Registracija

Tekst pisma mora biti slomljen i ne baš mali. Kroz pismo, koristite istu pastu ili mastilo. Na kraju, obavezno ostavite svoj potpis. Nakon potpisa, ako postoji potreba za tim, postScript (p.S.). Pisma preklopna teksta iznutra!

Nakon pisanja pisma

Ne pišite pismo loše raspoloženje. Ako negativne emocije Već sam se našao na papiru, ne šaljite ovo pismo. Bolje je prepisati ga sutradan. Uostalom, pravilno piše ljubavno pismo, što znači pružiti ugodnu pozitivnu emociju primaocu, a ne pokvariti njegovo raspoloženje s negativnim izjavama.