كيفية بدء خطاب رسمي. كيفية كتابة خطاب إلى المنظمة. رسالة نمط الأعمال

وفقا للجمعية البريطانية للتسويق المباشر، جلب كل رطل جزءا لا يتجزأ من تسويق البريد الإلكتروني في عام 2015 38 رطلا من الأرباح. تريد تحقيق نفس النتائج، ولكن لا أعرف كيفية كتابة خطاب إلى العميل؟ ثم استخدم الأفضلعينات رسائل للعملاء, الذي جمعناه من أجلك في هذا الاستعراض.

كيفية كتابة خطاب إلى العميل

تفكر في العملاء باستمرار، لكنها ليست متبادلة. لاستيلاء انتباههم وقبل المنافسين، تحتاج إلى تذكير نفسك بانتظام. رسائل البريد الإلكتروني تتعامل بشكل مثالي مع هذه المهمة. وفقا لمؤلفي مدونة Pipedrive، هناك العديد من الحيل التي يمكن أن تلعب صالحك:

1. الصبر مرة أخرى. استسلام المشتري المحتمل للمعاملة تدريجيا، وإرسالها بانتظام.
2. النظر في استراتيجية عند إرسال رسائل للعملاء مع قسم التسويق، حتى لا تكون مزعجا للغاية ولا يقوم بتسجيل مربع العميل بإعادة المعلومات.
3. استخدم نظام CRM. إنها تبسط الجانب الفني للتواصل مع العملاء سوف تسرع العمل مع البريد.

نظام CRM هو برنامج مناسب يساعد في الحفاظ على سجلات العملاء والمعاملات، ويسجل جميع المكالمات، كما يساعد أيضا في تنظيم المراسلات بسهولة مع العميل. على سبيل المثال، يتكامل البرنامج مع الخدمة البريدية (يمكنك توصيل عدد غير محدود صناديق البريد) ويسمح لك بحفظ قصة المراسلات مباشرة في البطاقة المقابلة. إذا كتبت عميل جديد، إنشاء بطاقة المعاملات يمكن أن تكون مباشرة من الرسالة الواردة.

والآن الشيء الأكثر إثارة للاهتمام: إرسال رسالة من CRM إلى العميل، لا تضطر حتى كتابة نص. بمساعدة مصمم المستند، يمكنك إنشاء مجموعة من الحروف لجميع المناسبات وإرسالها إلى العملاء بنقرتين. SalesapCrm نفسها ستحل محل الاسم وبيانات العميل الأخرى في الرسالة. تريد أن تعرف التفاصيل؟ ثم اضغط.

رسائل للعملاء: أمثلة وعينات جاهزة

لقد اختتمنارسائل الأعمال للعملاءالتي يمكنك أن تأخذ للعينة. سيكون لديك فقط لاستكمالها بالتفصيل.

1. لأول مرة كتابة عميل محتمل؟ إرسال مثل هذه الرسالة القصيرة:

خطاب الموضوع: ربما أنت عميلنا الجديد

مرحبا، [اسم].

نحن [معلومات مختصرة عن الشركة].

إذا كنت مهتما بك، فأنا مستعد لمناقشة إمكانية التعاون. يخطر في أي وقت ستكون مريحة للاتصال.

[التوقيع]

2. أخبر العميل المحتمل تجربة ناجحة التعاون مع منافسيها:

خطاب الموضوع: لا عرجاء في المنافسين

مرحبا، [اسم].

نحن نعمل بنجاح مع [مجمع x و y] في [مجال النشاط] سابقا [الكثير من الوقت] وحقق معا نتائج جيدةوبعد تعرف على معلومات مفصلة يمكنك هنا هنا هنا. [رابط إلى حالة / مراجعة].

سنكون سعداء إذا انضمت إلينا.

[التوقيع]

3. إذا تلقيت جهات اتصال للعملاء المحتملين في حدث الأعمال، ارسلهمعرض الرسالة مثلعينة:

خطاب الموضوع: اقرأ المزيد عن شركتنا

مرحبا، [اسم].

آمل أن تكونوا أحببت ذلك أيضا [حدث]، وأود أن أشكركم على اهتمامك [أسم الشركة].

أقدم معلومات أكثر تفصيلا عن شركتنا. سأكون سعيدا لمناقشة جميع أسئلتك على الهاتف.

[التوقيع]

رسائل تذكير

4. بعد بعض الوقت بعد إرسال رسائل إلى العميل مع عرض الخدمات أو معلومات إضافية عن بعد:

خطاب الموضوع: هل تريد مناقشة شيء ما؟

مرحبا، [اسم].

آمل أن تتاح لك الفرصة لقراءة رسالتي السابقة وقراءة المزيد [معلومة اضافية].

هل لديك أي أسئلة أو أفكار في اقتراحي؟ سأكون سعيدا لمناقشة لهم عبر الهاتف أو في اجتماع شخصي. متى سيكون لديك وقت لهذا؟

[التوقيع]

5. إذا كنت تستطيع إظهار فعالية عرضك على الأرقام، ثم شاركها في رسائل إلى الشركات العملاءوبعد حقائق تقنع بشكل أفضل.

خطاب الموضوع: عدة حقائق قد لا تعرفها [أسم الشركة]

مرحبا، [اسم].

لقد أرسلت لك مؤخرا رسالة حول [أسم الشركة]وأعتقد أننا يمكن أن نكون مفيدة [شركتك].

عملائنا يراقبون النمو [حدد المؤشرات]عند استخدامها [اسم المنتج والخدمة]وبعد نحن نقدم أيضا [شارك عن العروض الترويجية] و [تذكر الجمل الأخرى المواتية].

إذا كنت ترغب في معرفة التفاصيل، فالرجاء إعلامنا، وسوف نتفق على المحادثات على الهاتف أو عند الاجتماع.

وإنني أتطلع إلى استجابة.

[التوقيع]

6. تقديم العملاء الفترة المحاكمة أو عينات مجانية. المشترين أكثر استعدادا لاتخاذ قرار بشأن المعاملة، إذا تم اختبار المنتج مسبقا.

خطاب الموضوع: هدية لشركتك

مرحبا، [اسم].

منذ بضعة أيام أرسلت لك معلومات حولها [اسم المنتج] والآن أقترح محاولة ذلك في العمل.

قمت بإنشاء / إرفاق العديد من تسجيلات الدخول / العينات / القسائم المجانية التي يمكن استخدامها للوصول / تلقي [المنتج أو الخدمات]وبعد شاركهم مع زملائك. سيكون من المثير للاهتمام أن نسمع رأيهم.

سأكون سعيدا لمناقشة كل شيء أكثر عبر الهاتف أو في اجتماع شخصي. أنا متأكد من أننا يمكن أن نكون مفيد لك حقا [أنشطة].

[التوقيع]

7. إذا لم تكن متأكدا من أن لديك مراسلات مع موظف مخول للتفاوض، اطلب منه المساعدة في الوصول إلى LPR:

خطاب الموضوع: أتمنى أن ترسل لي إلى الشخص المناسب

مرحبا، [اسم].

منذ بضعة أيام أرسلت لك خطابا [الشركات أو المنتج] والآن أشك في أنني أضفت إلى العنوان.

هل تتخذ قرارات بشأن مسألة الاهتمام لي؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فهل يمكنك مساعدتي في الاتصال بالموظف المناسب في شركتك؟

في أنتظار ردك.

8. استخدم نص الرسالة هذه إلى العميل إذا، بعد الاجتماع معه تريد طرح خططه المستقبلية:

خطاب الموضوع: خططك

مرحبا، [اسم].

شكرا لدفع الوقت لي. الآن أود أن أعرف كيف ترى مناقشة أخرى لسؤالنا.

إذا كنت لا تزال مهتما، يرجى إبلاغ خططك.

في أنتظار ردك.

[التوقيع]

9. بعد لقائه مع العميل، ذكره بالمراحل التالية من المفاوضات:

خطاب الموضوع: خطة العمل للمستقبل القريب

مرحبا، [اسم].

شكرا لوجودك الوقت - جاء اجتماع اليوم منتجا للغاية. ذكرك بإيجاز كما نفعله التالي:

[تاريخ]: سأرسل لك [عقد / مجموعة كاملة من المستندات].

[تاريخ]: سوف تعطيني تعليقات ورغبات.

[تاريخ]: سنقوم بجميع التغييرات النهائية والاشتراك في اتفاق.

إذا كنت بحاجة إلى شيء لمناقشة قبل هذا التاريخ، فأخبرني بذلك.

10. ميك أبالذي - التيرسالة إلى العميلإذا كان اللقاء أراد الحصول عليه معلومة اضافية:

خطاب الموضوع: معلومات بناء على طلبك

مرحبا، [اسم].

كنا سعداء للقاء شخصيا مع ممثلين من مؤسستك. لقد وعدت أنك ترسل معلومات إضافية حول [سؤال] - هم في الملف المرفق.

على استعداد للإجابة على أي أسئلة. لا تتردد في الاتصال بي [رقم] في أي وقت أو الكتابة لهذا العنوان.

في مؤخرا البريد الإلكتروني يأخذ مكانا متزايدا في مراسلات الأعمال. مزاياها واضحة: الكفاءة والتوافر وسهولة الاستخدام. يجب أن نتذكر أن المراسلات الإلكترونية لها الفروق الدقيقة الخاصة بها.

الحصول على الحروف

1. تحقق من البريد على الأقل 2 مرات في اليوم - في الصباح وبعد الغداء. خلاف ذلك، يمكنك تخطي عمل الأشخاص الآخرين وتشديد دقة القضايا؛
2. إذا جاءت إليك رسالة، فقد أرسله شخص ما وسبب ما. لذلك، يجب قراءة الرسائل المستلمة. بالطبع، لا يعتبر البريد المزعج هنا؛
3. إذا كنت مديرا، يجب أن يبدأ يوم عملك بإطلاق عميل بريد لا يتم تفريغه طوال اليوم ويتحقق من البريد تلقائيا. اضبط التسليم التلقائي / استلام البريد على الأقل كل 10 (وأفضل 2 - 3) دقائق؛
4. إذا كنت مشغولا للغاية، فستكون خطابا، فالتقدير منه، وهو الموضوع وتشغيله عبر عينيك - سيساعدك ذلك بسرعة على فهم ما إذا كان خطاب إجابة عاجلة يفعل أو قد تنتظر قليلا؛
5. أسهل I. طريقة فعالة نقل الأشياء وليس جمع واجبات البريد - الرد على الفور على الحروف. لذلك، إذا لم يكن لديك محادثة أو أنشطة أخرى لا تتسامح مع المقاطعات، أجب عن الرسالة على الفور.

الحقول "إلى"، "نسخ"، "نسخة مخفية"

يجب أن تفهم ذلك، لا تنس ونستخدم الحقول "إلى" و "نسخ" و "نسخة مخفية". من هذا يعتمد على أفعالك لتلقي خطاب أو عمل المستلم.

1. "إلى من. إذا قمت بإرسال سؤال، فأنت تنتظر الإجابة من المرسل إليه المحدد في حقل "إلى". إذا كنت مستلم، يجب الإجابة. وهذا هو، يتم توجيه الرسالة والمعلومات الواردة فيه أو الأسئلة مباشرة إلى المستلم المحدد في هذا المجال.
2. "ينسخ". يتلقى المستلمون الذين يقفون في هذا المجال خطابا للحصول على معلومات أو "دعاة الشهود". لا ينبغي للمستلم في نسخ جنرال لواء أجب عن خطاب. علاوة على ذلك، نظرت بأدب إذا كانت هناك حاجة إلى البدء بعبارة "آسف، ما أتدخل".
3. "نسخة مخفية". إن حقيقة إرسال خطاب إلى الشخص المحدد في حقل "النسخة المخفية" لن يتعرف على المستلم الرئيسي أو الوقوف في نسخ. أيضا، يتم استخدام هذا الحقل للبريد الشامل بحيث لا يعرف جميع المستلمين دفتر العناوين الخاص بك.

عند الإجابة، لا تنس زر "الرد على الكل" - سيوفر في نسخ من مستلمي الحرف الأولية ولن يمر إجابتك من قبلهم. إزالة المستلمين غير المرغوب فيها أو إضافة الآخرين يمكنهم دائما.

إذا كان في الحرف المستلم في مجال "إلى" أكثر من عناوين، فهذا يعني أن كلا المراسلين أو أي منهم يجب أن يجيبوا. تقرر من يجب أن يجيب. ومع ذلك، كن حذرا مع إرسال الرسائل المحتوية في مجال "إلى" أكثر من عناوين: على رسالة تم إرسالها إلى الجميع، فإنك تخاطر بعدم استجابة من أي شخص.

الحقل "الموضوع"

لا تترك هذا الحقل فارغا. يمكن للأشخاص الذين تعاد كتابتهم الذين تعاد تدوينهم تلقي مئات الحروف يوميا واستخدام هذا الحقل لتقييم أهمية محتوى الرسالة بسرعة.

يجب أن يعكس موضوع الرسالة لفترة وجيزة موضوع الرسالة. العناوين نوع "السؤال"، "مرحبا!" أو رؤوس فارغة تعطيه أو المبتدئ، أو عدم وجود مهارات أولية لملكية المراسلات التجارية.

"أهمية الرسالة"

إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات حول التغييرات العاجلة، أو نص أي عقد أو معلومات أخرى للانتباه أولا، استخدم أهمية "عالية"، وسوف تخصص الرسالة في مجلد علبة الوارد.

• لا تستخدم ذات أهمية "عالية" دون جدوى!
• رسالة شخصية إلى مراسل الأعمال أو خطاب مع مضحك وليس صورة تجارية أو رابط للزواج من أهمية "منخفض".

كتابة استجابة

1. تبدأ مع تحياتي، هو مهذب.
2. التحدث مع رجل في نفس اللغة. لا يتعلق هذا فقط باللغة الروسية / الإنجليزية، ولكن أيضا أشكال النص. رد غير رسمي على خطاب رسمي هو عدم احترام المستفتى وإظهار ثقافتها المنخفضة الخاصة.
3. لا تستخدم Translite، باستثناء رحيل الحروف من الأجهزة المحمولة. إذا كان عميل البريد الإلكتروني الخاص بك لا يدعم ترميز الروسية أو الغنائم، فقم بإرفاق نص الاستجابة في التطبيق.
4. يجب أن تكون خطاب عمل دقيق، ملموس وموجز.
   • دقة- حدد البيانات الدقيقة التي تشير إليها (على سبيل المثال، تاريخ الاجتماع، ويلتقي بند جدول الأعمال وتاريخ وموضوع خطاب آخر أو اسم ملف).
   • واقعية- من الرسالة يجب أن يكون واضحا تماما ما هو مطلوب من المستلم.
   • الملاكمة. من يفكر بوضوح، ينشط بوضوح، وهذا يرى المرسل إليه. لذلك، ليس من الضروري الدولة على ثلاث صفحات ما يمكن كتابته في ثلاث جمل. نص الأعمال اللوكوني ليس جافا، لكن توفير الوقت ودقة الفكر.
5. إذا كانت الرسالة تحتوي على العديد من الأسئلة أو المواضيع أو الأهداف، هيكلها وفصلها. من الصعب قراءة "سارة الصابون" الصلبة ويمكنك تخطيها، في الواقع، السؤال الرئيسي للرسالة.
6. في اشارة الى الطلبات المنصوص عليها في الرسالة بدقة قدر الإمكان. الرد على طلب أو مهمة "دعونا نفعل!" واردة. "سنفعل هذا التاريخ"، "من خلال عدة أيام"، "بعد مثل هذا الحدث" هو إجابة أكثر تحديدا ودقيقة.
7. يجب ألا يحتوي النص على أخطاء! الألقاب ليست مخيفة، ولكن إذا كتبت الكلمات في كل حرف، يصبح ملحوظا بسرعة كبيرة ويفرض بصمة سلبية على صورتك لشريك أعمال.
8. لا ترسل خطابا دون قراءة ما كتبته! اقرأ إجابتك وتأكد من ما إذا كان كل شيء موجز، بالضبط، مفهوما، لا يحتوي على أخطاء نحوية. تحقق مما إذا كانت جميع المرسلات المراجدة الضرورية محددة ما إذا كانت محددة في حقول "نسخ" و "نسخ". تحقق من الأخطاء النحوية.
9. القط نص الرسالة الأصلية.
10. مع اقتباس كامل (إذا كانت إجابتك على جميع الحرف ككل)، اكتب نص الإجابة في بداية الرسالة، وليس في النهاية!
11. إذا كانت إجاباتك على العناصر، افصل الاقتباس بأسلوت فارغة من أعلى وتحت.

الاستثمارات

1. لا تستثمر في رسائل EXE، PIF، BAT، تأشيد COM، CMD، SCRS - العديد من عملاء البريد أو الخوادم كتلة بإحكام مثل هذه المرفقات، ولن يقرأهم المرسل إليه أبدا. حزمة لهم في الأرشيف (الرمز البريدي، رر) كما هو الحال في القشرة وفي هذا النموذج إدراج.
2. يعتبر طبيعي طرد دون منع المرفقات حتى 2-3 ميغابايت. إذا كنت ترغب في إرسال مرفق حجم أكبر، حدد المراسل، هل سيتم تمرير مثل هذا الملف من خلال خادمه أو سواء كان الأمر صالحا في صندوق البريد.
3. الامتناع عن استثمارات المحتوى المشكوك فيه: أولا، قد لا يفصل المراسل الخاص بك منفصلة الأذواق الخاصة بك، وثانيا، يمكنك تقديم مشكلة إلى شخص يعمل في منظمة حيث يتم تطبيق المنشور البريدي.

التوقيع الإلكتروني

1. وجودها مفيد (هناك معلومات الاتصال الخاصة بك) نغمة جيدةتظهر الاحتراف الخاص بك.
2. يجب ألا يتجاوز التوقيع 5-6 خطوط. يجب أن يشمل الحد الأدنى من اسم العائلة واسمك. بالإضافة إلى ذلك، من المستحسن تحديد عدد هاتفك وعنوان البريد الإلكتروني والاسم والعنوان الفعلي للشركة، وكذلك عنوان موقعه.
3. لديك خياران التوقيع الإلكتروني: للمبادرة (الخاصة) رسائل مع كامل تحت

يجب أن يكون خطاب العمل هيكل واضح مزاياه:

• توفير وقتك ووقت المرسل إليه؛
• ضمان قراءة الرسالة إلى المرسل إليه والفهم الصحيح لجوهرها؛
• الحصول على إجابة واضحة واضحة.

هيكل خطاب العمل

جاذبية

تقع في "رأس" الرسالة وتحتوي على موضع واسم المرسل إليه. بالنسبة للمراسلات التجارية الرسمية، يعتبر المعيار "عزيزا"، والذي يتم كتابته خطابات كبيرة وفي وسط الورقة. ثم الكثير من الخيارات، اعتمادا على ما يكتبونه ولمن. لذلك، في روسيا، من المعتاد الاتصال بالاسم والمعلوماتية، في الشركات التي لديها ثقافة الشركات الغربية - فقط بالاسم. إذا كنت تعرف الشريك شخصيا، يمكنك الاتصال بهذا: "عزيزي أندريه بتروفيتش،" لا أعرف - "عزيزي السيد سميرنوف". بالمناسبة، في التعامل مع شخص، كلمة "السيد" إلى قطع "السيد" أمر مستحيل. وفي أي حال يجب ألا يكتب "عزيزي السيد Smirnov A. P.". إما "أندريه بتروفيتش" أو "السيد سميرنوف".

إذا كنت لا تكتب أشخاص دماء شخصيين وممثلي الطوائف الدينية والرؤساء وأعضاء البرلمانات دول مختلفةفكر في ما كنت محظوظا. هناك صيغ رسمية لهم بالنسبة لهم، ولكل رتبة - خاص. قبل إرسال مثل هذا البريد الإلكتروني، تحقق جيدا مما إذا كان الطعن المحدد يتوافق مع حالة المستلم. من الأسهل كثيرا أن نتذكر كيفية كتابة Serviceman: "عزيزي الرفيق العقيد"، حتى لو كان هذا العقيد امرأة. لكن الاستئناف "السيدات والرب" علمانية، ومن الأفضل استخدامه، لتحقيق دعوة لفتح المقصورة ثياب الموضةوبعد إذا كنت تدعوك إلى عرض تجاري - على سبيل المثال، منصات الحفر الجديدة، ثم في الممارسة الحالية يتم استخدامها شائعة لجميع الطعن "الرب العزيز". في هذه القضية لا يهم أن تعمل النساء في هذه المنظمة.

مثال:

إلى الرئيس التنفيذي
ذ م م "كونكورد"
Dobrovolsky PI.

عزيزي بول ايليتش!
أو
عزيزي السيد دوبروفولسكي!

ديباجة

هذه هي الفقرة الأولى من الرسالة، حيث يتم تحديد هدفه، والسبب الذي دفعك إلى كتابة ذلك. بعد قراءة الديباجة، يجب أن يفهم المرسل إليه جوهر الرسالة. فمثلا: أكتب إليكم للتعبير عن استياء من جودة المواد الخام لإنتاج الأثاث، والتي تزود شركتك، وعدد على أفعالك تهدف عند التغيير السريع في أفضل المعزز والتعويض عن الأضرار التي تسببنا.

مثال: ل الشهر الماضيمنذ الثانية من السنة الحالية، 10-15٪ من كل مجموعة من المواد الخام الخاصة بك هي الزواج. تم تنفيذ هذه الحقائق بشكل صحيح من قبل المتخصصين في شركتنا. يتم إرفاق نسخ من الوثائق بهذه الرسالة. خسائر شركتنا فيما يتعلق باستلام المواد الخام المعيبة حوالي مليون روبل. نحن نتعاون مع ذ م م "كونكورد" على مدى السنوات الخمس الماضية، وحتى الآن ليس لدينا سبب للشكاوى. في هذه الحالة، نصر على تعويض كامل لخسائرنا. إذا لزم الأمر، نحن على استعداد لإجراء فحص مشترك للمواد الخام المرفوضة.

استنتاج

من الضروري أن يكون ملخصا لنتائج الإكمال المكتوب والمنطقي بالكامل.

مثال: أنا متأكد من أنك سوف تكتشف ذلك في هذه الحالة، وفي المستقبل القريب سوف يعاوننا في القناة المعتادة.

التوقيع

اكتمال الرسالة من قبل التوقيع (موضع + اسم +) للمسؤولين، والتي سبقها النموذج المهذب القياسي "مع الاحترام". خيارات ممكنة أيضا: "لديك بصدق"، مع أمل التعاون المنتج "،" مع امتنان التعاون "، إلخ. أجد توقيع الرسالة مراعاة رتبة المرسل إليه والمرسل إليه. يجب أن توقع الرسالة الموجهة إلى المدير العام أيضا المدير التنفيذي أو على الأقل نائبه. في الوقت نفسه، يجب أن يتوافق التوقيع مع فك التشفير: الوضع عندما يضع نائب المدير بشكل غير مباشر بجوار اسم المدير ووقعه باسمه غير صالح.

مثال: مع خالص التقدير، مدير عام مصنع الأثاث "زاريا" كيسيليف أ.

ملاحظة

PostScript (P.S.) - نشر في نهاية الرسالة بعد التوقيع - نادرا ما يستخدم في المراسلات التجارية. إنه يخدم لإبلاغ المرسل إليه حدث مهمالذي حدث بالفعل بعد كتابة خطاب، أو نقل إليه المعلومات التي لها موقف غير مباشر من أجل موضوع الرسالة.

مثال 1: ملاحظة. أبلغكم أن النسبة المئوية للزواج في دفعة المواد الخام وصلت قبل 3 ساعات، ارتفعت إلى 17٪!

مثال 2: ملاحظة. سيلتقي رأس قسمنا لتلقي المواد الخام مع خبرائك في مؤسستك غدا في الساعة 14:00.

التطبيقات

التطبيقات هي إضافة اختيارية للنص الأساسي للحرف وبالتالي يتم إصدارها ورقة منفصلة - كل تطبيق على ورقة. لا توجد أيدي على كتابةها.

إطارات قياسية مراسلات الأعمال

إشعارات

• نحن نعلم أن التأخير في الشحن ... حدث في الاعتبار ...
• نضع عليك أن تعرف أن إدارة المصنع قررت ...
• نحن نعلمك بأن عرضك مقبول.
• نحن نعلم أننا ...
• نأتي إلى معلوماتك التي ...
• نحن نعلم ذلك، لسوء الحظ، لا يمكننا ...

نماذج التعبيرات توضح الدوافع (العبارات الأكثر شيوعا في بداية خطاب العمل القياسي)

وفقا للبروتوكول ...
• من أجل تعزيز حماية الممتلكات ...
• ردا على طلبك ...
• تأكيد المحادثة الهاتفية لدينا ...
• تأكيد اتفاقنا ...
• في ترتيب المساعدة التقنية ...
• بسبب الوضع الصعب ...
• فيما يتعلق بعمل العمل المشترك ...
• وفقا لرسالة العميل ...

إذا كان المؤلف شخصا قانونيا، فسيتم إرسال الإجراءات:

1. من طرف ثالث من المفرد، على سبيل المثال:
   • نبات "زاريا" لا يعترض ...
   • تقدم المشاريع الروسية-الإنجليزية المشتركة "Union K" ...
   • ضمانات "ساذجة" التعاونية ...
2. من الشخص الثالث من الجمع، على سبيل المثال: لجنة المديرية والنقابات التجارية بمصنع زاريا يسأل بشكل مقنع ...
3. من أول شخص من الجمع:
   • لو سمحت ...
   • أؤكد ...
   • نبلغ ...

إذا كان المؤلف وجه مادي، فسيتم نقل الإجراءات:

1. من أول شخص من المفرد، على سبيل المثال:
   • لمعلوماتك…
   • بسأل…
   • أنا وضعت لك في الشهرة ...
2. من أول شخص من الجمع، على سبيل المثال:
   • نوافق ...
   • حصلنا على برقية الخاص بك ...
   • تهانينا ...
   • نحن ندعم ...

طلب

• نطلب منك التحقق من مسار العمل ...
• رجاءا اتخذ اجراء…
• يرجى إبلاغ بيانات الأداء ...

إرسال المستندات أو القيم المادية

• سوف نرسل رسومات جمعية السيارات ...
• نرسل الوثائق التي تهتم بها بواسطة الطرود المسجلة ...
• نرسل عقد موقعة على جانبنا ...

التأكيد

• مع الامتنان، تأكيد استلام طلبك والمضي قدما في تحقيقها ...
• تأكيد استلام المواصفات على ...
• مصنع "زاريا" يؤكد الظروف لتوريد المعدات ...

جملة او حكم على

• يمكننا أن نقدم لك …
• نحن نقدم لك لشراء ...
• يمكننا أن نوصيك ...

رسالة دعوة

• نحن ندعوك للمشاركة في مناقشة المشروع ...
• يرجى المشاركة في مناقشة المشكلة ...
• نحن ندعو ممثل شركتك لزيارة ...

رفض وانحراف العرض (مشروع)

• لقد أرسلت قائمة عنوان قائمة العنوان على مرافق البناء للمبلغ ... لا يمكن اعتمادنا للأسباب التالية.
• تم رفض عرضك (مشروع) للأسباب التالية ...

تذكير

• نذكرك أنه وفقا لخطة العمل المشترك، يجب عليك ...
• نذكرك أنه وفقا لما يجب ... يجب عليك ...
• نذكرك أن الديون الخاصة بك على الدفع هو ...
• نذكرك أن المصطلح لمنح المخطوط ينتهي ...

ضمان

• ضمان دفع.
• ضمان وقت الأداء.
• ضمان جودة المنتج.

تفسير موقفك الخاص

• استئنافنا حول هذه المسألة لم تؤدي إلى نتائج إيجابية.
• لا توجد اعتراضات على التصميم.
• لا يمكننا تزويدك بالبضائع ... بالأسباب التالية: ...

تفسير تصرفات الطرف الآخر

• مثل هذا التأخير يمكن أن يؤدي ...
• لا يمكن تفسيره تماما لماذا يؤدي المصنع الخاص بك إلى تأخير طرد القوالب ...
• لا يتم تنفيذ وعود الوعود الخاصة بك.

الكلمات الأخيرة

• نأمل أن يتم تنفيذ طلبنا.
• نأمل في مزيد من التعاون.
• مع رغبات النجاح.
• نطلب منك بشكل مقنع بعدم تأخير الإجابة.
• يرجى الاعتذار إلينا للتأخير في الاستجابة (للخطأ المفترض).

المعايير الأخلاقية للمراسلات التجارية

تستند المراسلات التجارية، مثل أي شكل آخر من أشكال تفاعل الناس، على قوس القواعد والأمعاء الأخلاقية، والأهم من ذلك هي "صحة واحترام الشريك". حتى إذا كان الغرض من الرسالة هو بيان المطالبة، فلا ينبغي أن يحتوي نصها على كلمات خشنة وتعبيرات غير صحيحة يمكنها الإساءة إلى الطرف الطرفي الخاص بك. رعاية الحفاظ على مزايا المرسل إليه، فإنك تبقي بنفسك.

• ابدأ رسالة من إنشاء الفشل. بادئ ذي بدء، يجب تعيين الدافع تم الاستلام وجعل الأمر واضحا أنه في ظل ظروف معينة، من الممكن العودة إلى الاعتبار؛
• فرض نتائج متوقعة للسؤال، على سبيل المثال: "أطلب الدراسة وحل مشكلة إيجابية" أو "أطلب منك الموافقة على هذا الترشيح"
• شجع المرسل إليه على عجل عند التعامل مع عبارة "عاجلة"، "على الفور"، "في أكثر وقت قصير" من الأفضل الاستفادة من صيغ الإيتيكيت "أطلب منك الرد على هذا الرقم"، سأطلب منك الإبلاغ عن قراري على الفور "
• إنه أمر غير كفء في تلميح المرسل إليه على إفتتاحه الوهمي، وحقن نوع الصياغة "أقترح دراسة بعناية ..." في نص الرسالة.

بالنسبة للمستفيد من الرسائل التجارية مع المتطلبات الإلزامية، من وجهة نظر المعايير الأخلاقية، هي:

• رفض نموذج الاستجابة التي يتم بها إرجاع خطاب الطلب أو الرسالة إلى المؤلف للحصول على معلومات استجابة منشورة عليها؛
• إجابة تشغيلية وواضحة على المرسل المنظمة. يمكن اعتبار التأخير أو عدم استجابة تردد للتعاون.

في أعقاب المعايير الأخلاقية الأخلاقية المذكورة أعلاه لن تتطلب منك إجراء المرفق ومع الوقت سيكون مرتفعا ومعتادا. علاوة على ذلك، سيوفر لك سمعة لشخص مناسب وسيعلم حتى تحويل المعارضين إلى حلفاء.

القواعد العامة لجعل خطابات الأعمال

بالإضافة إلى الهيكل، عنصر آخر مهم من المختص خطاب العمل إنه تصميمه الدقيق.

معلومات معلومات

معلومات معلومات - هذه خطاب خدمة إبلاغ المرسل إليه للحصول على معلومات رسمية.

يتراوح حجم خطاب المعلومات من فقرة واحدة إلى عدة صفحات.

كقاعدة عامة، يتم توقيع رسائل المعلومات من قبل رئيس المنظمة، وفي حالة التوزيع الشامل (على سبيل المثال، قد لا تحتوي جميع عملاء الشركة على توقيع يدوي. رسائل المعلومات نموذجية.

تحقيق - رسالة الخدمة المرسلة للحصول على أي معلومات أو مستندات رسمية.

بشكل عام، يتم وضع طلبات الطلبات كما هي أحرف الطلبات. يتم توقيع الاستفسارات، كقاعدة عامة، من قبل رئيس المنظمة أو معتمد رسميا من قبل مسؤول.

يجب أن يحتوي نص الطلب على الأساس المنطقي للحاجة إلى توفير المواد أو المعلومات والطلب الفعلي.

خطاب الطلب يتطلب خطاب استجابة.

جواب الرسالة

إجابة الرسالة هي خطاب خدمة يتم تجميعه كإجابة على خطاب طلب أو طلب الحروف.

قد تكون الإجابة سلبية (فشل الرسالة) أو إيجابية.

في نص استجابة الرسالة، يجب استخدام نفس تحول اللغة، يجب استخدام المفردات التي يستخدمها المؤلف في خطاب مبادرة، شريطة تجميع طلب الرسالة بشكل صحيح في العلاقات اللغوية.

لا ينبغي تضمينه في نص الرسالة، رابط إلى البريد الإلكتروني المستلم ("على رسالتك من _______ №__ ...").

يتم تقديم معلومات حول خطاب المبادرة إلى رقم تسجيل الرد على الرسالة. وفقا للرفض، من المستحسن أن تبدأ من أجل الأساس المنطقي للرفض: "فيما يتعلق ..."، لأن الإجابة السلبية يجب تبريرها، من المستحيل ببساطة رفض الطلب دون تفسير.

رسالة تأكيد

رسالة تأكيد هي خطاب خدمة يؤكد فيه المرسل إليه الترتيبات والنوايا أو النوايا أو المستندات أو المواد الأخرى، إلخ.

صيغة اللغة الرئيسية لهذا النوع من الحروف هي: "أؤكد (تلقي المستندات، اتفاقية أولي، موافقة على ...)."

في تأكيد الترتيب المسبق في نص الرسالة، من الضروري أن تذكر بإيجاز جوهرها.

إذا تم تأكيد استلام المستندات - يجب أن يطلق عليهم، إلخ. قد ينتهي التأكيد طلبا، متمنيا، عرض.

ادعاء الرسالة

خطاب المطالبة هو خطاب أعمال مبادرة، والغرض منه هو التعبير عن المطالبة أو عدم الرضا عن المرسل إليه.

في الختام، ينبغي التعبير عن رغبات أو اقتراحات محددة لتصحيح الوضع.

خطاب الضمان

تم تصميم رسائل الضمان لتوفير ضمانات مكتوبة لتأكيد الوعود أو الظروف أو النوايا أو تصرفات المؤلف (منظمة المرسل)، بطريقة أو بأخرى تؤثر على مصالح المرسل إليه.

يتم توجيه رسائل الضمان إلى المنظمات أو شخص منفصل. قد لا يتم ذكر كلمة "الضمان" في نص الرسالة، ومع ذلك، ستبقى الرسالة وثيقة تحتوي على ضمان.

قد تكون المبلغ مضمون للعمل الذي أجريته، المواعيد النهائية لتنفيذها، وجودة العمل، ونوعية البضائع، وتوقيت إمداداتها، ودفع المنتجات التي تم الحصول عليها، إلخ. يمكن أن تجميع هذه الجوانب محتوى خطاب كامل أو أدخل نص الرسالة كمكون لها.

يتم تسطير رسائل الضمان الطبيعة القانونية، مما يتوافق مع حالة المستندات التعاقدية. في معظم الأحيان، يتم إجراء حروف الضمان لتأكيد الدفع.

في هذه الحالة، من الضروري الإشارة إلى عدد العقد والحساب، وفقا لما يجب أن يتم الدفع.

تتميز رسائل الضمان بوضوح ودقة وتعريف الصياغة - لأنها تدور حول توفير ضمان للضمانات نيابة عن المنظمة أو نيابة عنها ضابطوبعد يشير بالضرورة إلى أن يتم إنتاج نوع العملية.

يمكن أن تبدأ هذه الرسائل بعرض جوهر الضمانات المقدمة إلى المرسل إليه، على سبيل المثال، نحن نضمن هذه الرسالة ... ".

في حالات أخرى، قد يشتمل خطاب الضمان على بيان لهذه الأسباب التي تسببت في اعتزام المؤلف في إعلان استعدادها لتوفير المرسل إليه أو ضمانات أخرى. في هذه الحالة، يتم صياغة الطلب المناسب في الجملة النهائية، على سبيل المثال: "الدفع نحن نضمن" أو "ضمان الدفع الكامل في الوقت المناسب".

من سمات هذا النوع من الحروف هي توفر توقيع المؤلف (على سبيل المثال، مدير المنظمة) من توقيع الضابط، في الإدارة المباشرة منها من القضايا المالية أو غيرها من القضايا. إذا تم إرسال خطاب الضمان باعتباره الالتزام بدفع ثمن الشراء المقدم من الخدمة، وما إلى ذلك، فإن تفاصيل البنك لمنظمة الدافع هي بالضرورة.

قد تشمل العبارة الرئيسية لرسالة الضمان الكلمات والتعبيرات:

• نحن نضمن ...
• نحن نضمن أن ...
• ضمانات "شريك" الشركة ...
• نطلب منك أن ترسل إلى عنواننا النقدية عند التسليم (نوع الضمان) ...
• ضمان دفع ...
• نحن نضمن هنا ...

ملخص

ملخص هو نوع خطاب العمل، الذي يهدف إلى أقصى عرض كامل ومربح للأخصائي لصاحب العمل.

عند صياغة ملخص، يجب اتباع عدد من القواعد بوضوح:

1. الحالي
2. تعليم
3. خبرة في العمل
4. هل أحتاج إلى تحديد المستوى المرغوب للأجور؟
5. من الضروري الإشارة معلومة اضافية عني؟
6. هل المعلومات الشخصية تحتاج؟
7. تتكيف الملخص لمتطلبات صاحب العمل
8. موقف تجاه الرحلات التجارية
9. توافر التوصيات
10. خطاب الإحالة

لا يوجد ولا يمكن أن يكون ملخصا واحدا لجميع المناسبات التي يمكن إرسالها من قبل جميع الشركات دون تغيير.

في كل مرة يجب أن تفكر فيها أولا في تقدير الصفات عمل جديد، وفقا لهم، تعديل الملخص. يجب أن تكون المعلومات المقدمة في الملخص موثوقة. لا تترك "بقع بيضاء" في سيرتهم الذاتية.

والأهم من ذلك - يجب أن تكون الملخص قصيرة: لا يزيد عن واحد إلى واحد ونصف الصفحات. قدرتك على صياغة بوضوح، مؤشر الدولة لفترة وجيزة مستوى عال الثقافة المشتركة.

توفر صورة على الملخص موضع ترحيب.

1. تأكيد حقيقة وتوقيت العمل في المنظمة، معلومات موجزة حول المواقف المحتلة والأداء المسؤوليات (لرسالة توصية من شخص خاص في هذه الفقرة، مشغول، في أي فترة من الزمن وفي أي قدرة يعرف المؤلف وأوصى). من قائمة المسؤوليات يجب أن تكون مؤهلات مرئية للواحدة الموصى بها. إذا شغل الوظائف الموصى بها الموصى بها، فإن البيانات الموجودة في المشاركات وأداءها الواجبات الرسمية المشار إليها في كل مرة الفاصل الزمني. مثال:عمل سيدوروف فلاديمير ألكساندروفيتش في شركة "ناقل" من 12 مارس 1998 إلى 16 مارس 2002، بما في ذلك اعتبارا من 12 مارس 1998 إلى 16 مارس 2002 - كمدير لقسم التجارة والمشتريات، اعتبارا من 17 آذار / آذار 25 نوفمبر 2002 - في موقف مدير كبار من القسم نفسه. تمكن مسؤولياته في المكتب من تنظيم توريد المكونات، كدير أقدم - في تنظيم التفاعل بين موردي موردي المكونات والإنتاج.
2. وصف موجز للصفات المهنية والأعمال والشخصية للنجاح الموصى به وحقيقه أثناء العمل في المنظمة. يجب التخلي عنها من خلال هذه الكلمات العامة كموثوقة أو مختصة وضمير، وما إلى ذلك، ولكن للتنقل حقائق محددةتوصيف الموصى بها من حيث لها صفات محترف، القدرة على التعامل مع أداء مهام معينة. يمكنك التركيز على هذه الفئات على أنها مستوى المعرفة والعمل الشاق في أداء المسؤوليات الرئيسية، والقدرة على التعامل مع المهام غير القياسية، والإبداع، والمبادرة، والتعلم، القدرة على تكييف التكيف في حالات مختلفةوالاستقرار العاطفي والصفات القيادية. يمكننا أن نقدم مقارنة تقريبية لعمله الموصى به مع عمل زملائه، للإشارة إلى أهم الإنجازات والمشاريع المتقدمة وتنفيذها شخصيا. مثال:تم إتقانه الذاتي، بشكل مستقل ونقل بنجاح مفاوضات الأعمال، بقيادة فعالة من قبل المرؤوسين وهلم جرا.
3. أسباب التغييرات في مكان العمل (تاركة المنظمة، الانتقال إلى مكان آخر). يمكن أن يكون التغيير في ملف تعريف المنظمة، وإغلاق الوحدة، وتغييرات الموظفين في المنظمة، أي تغيير في مكان الإقامة، إلخ.
4. الاستنتاجات. تقييم موجز ومحدد من الكفاءة، الصفات التجارية الموصى بها، إمكانات الإبداعية والفرص النمو الوظيفيوبعد توصيات لموقف معين أو وظائف معينة (في بعض الحالات، ينصح بتحديد الدرجة التي تنصح بها شخصا في وضع البحث: دون قيد أو شرط، بقوة، مع بعض التحفظات، لا توصي). مثال:يمتلك Sidorov فلاديمير Alexandrovich بشكل مثالي تقنية ... (لديه خبرة واسعة مع برنامج الخادم ... أو ... يمكن أن تعمل بشكل مستقل مع عملاء الشركة… إلخ.). أعتقد أن السيد سيدوروف يمكن أن يفي بفعالية بمسؤوليات رئيس الوحدة، والعمل في وظائف الإدارة، نائب رئيس الإدارة الحاسوبية لمؤسسة المؤسسات.
5. إحداثيات الاتصال لشخص توقيع خطاب. هذا البند مناسب بشكل خاص للأحرف الاستشارية التي تتكون من قبل الأفراد، لأنه من الممكن أن يكون صاحب عمل جديد، والقراءة letterview.، يريد توضيح بعض التفاصيل.

خبر صحفى

بيان صحفي هو رسالة إعلامية لوسائل الإعلام التي تتمثل مهمتها في لفت الانتباه إلى حدث معين (ما حدث أو قادما) من أجل زيادة هذا الحدث في وسائل الإعلام.

يتم وضع النشرات الصحفية وإرسالها بواسطة خدمات الصحافة للشركات والمنظمات ولديها بعض القواعد الإملائية:

• في رأس الوثيقة، ينبغي الإشارة إلى كلمة "بيان صحفي" وتاريخ توزيعها ملصقة؛
• يجب أن يعكس رأس البيان الصحفي بشكل واضح موضوعه بشكل واضح، وإرسال رسالة معلومات؛
• بمزيد من التفصيل، يمكن الكشف عن عنوان البيان الصحفي في الترجمة (في نفس الوقت وجوده اختياري)؛
• يجب أن تحتوي الفقرة الأولى من بيان صحفي بالضرورة على المعلومات التالية: ما، أين ومتى حدث (يحدث)؛
• يجب ألا يتجاوز النشرة الصحفية صفحات ونصف النص النقدي. في الوقت نفسه، من المستحسن الحد من أنفسنا إلى صفحة واحدة، بما في ذلك التوقيع وموزة الفراغ للمنظمة؛
• قد يشمل البيان الصحفي علامات اقتباس صانعي الأخبار - المتحدثون المسؤولون في المنظمة؛
• يتم تجميع البيان الصحفي في شكل المنظمة؛
• في التوقيع إلى البيان الصحفي، يجب تحديد اسم شخص الاتصال، والتي يمكن أن توفر معلومات إضافية حول موضوع البيان الصحفي، وتفاصيل الاتصال الخاصة به: الهاتف (يفضل الهاتف المحمول)، البريد الإلكتروني، رقم ICQ.

رسالة تهانينا

يشير تنسيق "تهانينا" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية.

يتم وضعها على شكل تهنئة أو بطاقة بريدية وعندما يتم تجميعها ويجب أن تسود إبداعوبعد هذا يشير إلى نص الرسالة وتصميمه.

قد تكون تهانينا شخصية (عيد ميلاد سعيد) أو كتلة (على سبيل المثال، سنة جديدة سعيدة).

في الحالة الأولى، يجب أن يكون الاستئناف إلى المرسل إليه شخصيا - بالاسم والتحسن؛ في الحالة الثانية، قد يكون من الشائع، على سبيل المثال، "أصدقائي الأعزاء!".

في الوقت نفسه، في كلتا الحالتين، يجب على المرسل التوقيع شخصيا عن تهنئة (يتم استخدام فاكس في الشحنة البريدية).

تحية شخصية

تحية ضخمة

خطاب دعوة

يشير تنسيق "الدعوة" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية.

يتم وضعه على شكل رسمي أو بطاقة بريدية ولديه هدف لإعلام المرسل إليه حدث رسميوهي مدعوة لزيارته.

يجب أن تحتوي الدعوة بالضرورة على معلومات حول المكان ووقت الحدث، وكذلك اسمها.

في الدعوة، يجب تحديد شكل مقبول من الملابس (على سبيل المثال، أسود وربط)، بالإضافة إلى عدد الأشخاص الذين يتم توزيع هذه الدعوة.

كقاعدة عامة، يتم ترشيح الدعوة، ولكن عند إجراء الأحداث الجماعية، قد يكون الأمر غير شخصي.

دعوة شخصية

دعوة جماعية

رسالة ممتنة

يشير تنسيق "الامتنان" إلى فئة مراسلات الأعمال الشخصية وتهدف إلى التعبير عن الامتنان للمرسل إليه.

كقاعدة عامة، يتم تقديم الامتنان على الشكل الرسمي للمنظمة، ولكن يمكن تأطيرها كقدم بطاقة بريدية.

يتم كتابة نص خطاب شاكرين في نمط رسمي مناسب مع الإشارة إلى حدث دفع المرسل إلى الإعراب عن امتنانه للمرسل إليه. إذا رغبت في ذلك، فقد يتم إدراج مزايا أخرى من المرسل إليه أيضا. تم تصميم التمديد من قبل التوقيع الفردي للمرسل وفي بعض الحالات - تنظيم المنظمة.

مثال: رسالة رئيس مجلس الوزراء المملكة المتحدة رئيس مجلس إدارة مجلس الشعب في الاتحاد السوفيتي (25 أبريل 1942) "أنا ممتن للغاية لرسالتك من 23 أبريل. بالطبع، سنرحب بزيارة السيد مولوتوف، مع من أنا متأكد من أننا يمكن أن نفعل الكثير من العمل المفيد. أنا سعيد جدا لأنك تجد من الممكن حل هذه الزيارة، والتي أنا متأكد من أنها ستكون قيمة للغاية ".

خطاب تعزية

يشير تنسيق "التعازي" إلى فئة مراسلات الأعمال الشخصية ويهدف إلى التعبير عن التعاطف ودعم المرسل إليه لما إذا كان الآخر حدث حزين أو الخسارة.

عند كتابة التعازي، من المهم جدا اختيار بشكل صحيح كلمات صادقةقادر حقا على دعم المرسل إليه في حزنه.

في الوقت نفسه، من المهم التعبير عن مشاعرك وخبراتك فيما يتعلق بما حدث.

يتم وضع التعازي في نمط صحيح مقيد على شكل رسمي أو بطاقة بريدية خاصة ويتم تعيينه من قبل التوقيع الشخصي للمرسل.

خطاب العمل - المستند المستخدم للاتصال، ونقل المعلومات بين المراسلين، والذي يمكن أن يكون الإسكان والأفراد.

الكثير من الرسائل التجارية إلى رأس أو أخصائي مكتب نشاطه.

تشمل خطابات العمل خصائص وملخصات وتوصيات وتذكير الرسائل والامتنان والرسائل - دعوات الجيل أو العرض التقديمي والرسائل المطالبات، إكراه، إلخ.

كيفية كتابة خطاب عمل

• يجب أن تكون الورق للأحرف التجارية جودة جيدة، نظيفة تماما، مختون بدقة؛
• من المستحسن أن تكون الفراغ من خطاب العمل مع شعار المنظمة، لها الاسم بالكاملوالعناوين البريدية والبرقية والهاتف والفاكس وعنوان البريد الإلكتروني وتفاصيل البنك؛
• يتم طباعة خطابات العمل على جانب الوجه ورقة، دون البقع؛ جميع الصفحات، باستثناء الأول، ترقيمها بواسطة أرقام عربية؛
• يجب أن يكون عرض الحقل على الجانب الأيسر من الورقة 2 سم على الأقل، تبدأ الفقرة بالصف الأحمر مع تراجع خمسة فترات من الحافة اليسرى من السلسلة؛ يتم طباعة النص بعد فترة نصفين؛ ينصح بتجنب نقل الكلمات؛
• في الركن الأيمن العلوي من خطاب العمل بموجب عنوان مؤسسة المرسل، يفضل أن يكون التاريخ بالكامل (على سبيل المثال، 2 يناير 2007)؛
• اسم المنظمة أو اللقب وعنوان الشخص، حيث يتم إرسال خطاب العمل إلى الجانب الأيسر من الورقة؛
• أدناه، من حافة الخط أو في وسط الورقة مكتوب جاذبية مهذبة؛ على سبيل المثال، "عزيزي إيفان إيفانوفيتش"؛ بعد الاستئناف يتطلب فاصلة، ولكن في كثير من الأحيان وضع علامة تعجببحيث تبدأ العبارة التالية من صف أحمر ومن حرف كبير؛
• تنتهي خطاب العمل بكلمات امتنان التعاون والتعبير عن أمل استمرارها؛
• يتم وضع التوقيع في الجانب الأيمن ورقة، بعد العبارة النهائية للمضادة، على سبيل المثال، "التحيات ..."، تم طباعة اللقب بالتوقيع تحت توقيعه بخط اليد؛
• يجب إجراء القرارات المتعلقة بجميع أنواع المراسلات الواردة بواسطة قلم رصاص أو على أوراق منفصلة؛ يتم طي خطاب عمل من خلال النص في الداخل، والأهم من الأحرف التجارية ليست ثنيها، والتي يتم إرسالها في مغلفات كثيفة كبيرة؛
• يجب الإجابة على طلب التلغراف في غضون 3 أيام، على خطاب أعمال - 10؛ إذا كان الطلب يتطلب دراسة مفصلة، \u200b\u200bفي غضون 3 أيام، يجب الإبلاغ عن أن خطاب العمل قد اتخذ ملاحظة وإعطاء الاستجابة النهائية في غضون 30 يوما.

• دقة ووضوح عرض الأفكار - كلمات قصيرة, عبارات قصيرةالفقرات القصيرة
• أقصى استفادة من النص لفهم، واستخدام العبارات البسيطة، معبرا بدقة وعلى أساس جوهر
• معرفة القراءة والكتابة
• صحة

خطاب الخدمة هو وثيقة جزء لا يتجزأ علاقات عملوبعد غالبا ما ينتقل عن طريق الخدمة البريدية ويعمل طريقة خاصة تبادل المعلومات.

مفاهيم أساسية

هناك حاجة إلى مراسلات الأعمال لحل مختلف القضايا الاقتصادية أو الإنتاجية. بمساعدتها، تتصل المؤسسة والتنظيم بالبيئة الخارجية: الشركاء أو العملاء أو الوكالات الحكومية. عادة ما يتم استخدام خطاب الخدمة لهذا.

إنه عمومي للغاية يسمى وثيقة مكتوبة قد تكون:

• استجابة للرسائل أو الطلبات المستلمة مسبقا؛
• أرسلت ورقة مرفقة إلى المرسل إليه مع مستندات أو مواد أخرى؛
• خطاب المبادرة، في الحالة عندما تكون طريقة مختلفة للتواصل أمر مستحيل.

كل من الخيارات المدرجة لها خصائصها الخاصة. ومع ذلك وجود قواعد عامةوفقا لأي رسالة خدمة تجميعها عادة. هذا أمر مفهوم، لأنه من مراسلات الأعمال، على سبيل المثال، غالبا ما تبدأ معظم المعاملات في معظم المعاملات. يمكن للوثيقة المنفذة بشكل صحيح إنشاء انطباع إيجابي عن شريك محتمل من المرسل إليه.

أنواع الرسائل التجارية

اعتمادا على المعلومات التي تحتوي على خطاب الخدمة، يمكن أن يكون:

1. مصاحب. في الحالة عندما تحتوي الرسالة على وجود حزمة من التطبيقات.
2. ادعى. وهذا هو، فمن السخط مع هذا الوضع أو هذا الوضع (الشكوى).
3. إرشادي. النص يعطي تعليمات معينة.
4. ضمان. يؤكد المرسل التنفيذ في المستقبل المنصوص عليه في وثيقة الالتزام.
5. معلوماتية. تحتوي الرسالة على معلومات قد تكون المستلم مهتمة.
6. دعاية. يتم توفير المعلومات لجذب التعاون.
7. إشعار الرسالة. معلومات حول عقد الأحداث العامة.
8. رسالة تأكيد. الحصول على بعض الوثائق أو المواد.
9. طلب الرسالة. يحتوي النص على نداء لانطباعات المرسل إليه للعمل.
10. رسالة الرسالة. في ذلك، يقدم المرسل معلومات ملموسة يمثل اهتماما مشتركا للأطراف.

الغرض من هذه الوثائق هو الحفاظ على روابط بين المنظمات أو أقسامها الهيكلية.

تجميع خطاب المطالبة

في أمور التعاون، في بعض الأحيان توجد حالات عندما لا تفي أحد الأطراف بسبب أو آخر بالتزاماتها. في هذه الحالة، يرسل الشريك أولا خطابا إلى الطرف المقابل. في ذلك، يحدد هو، كقاعدة عامة، مقترحاته للقضاء على انتهاكه الحقوق القانونيةوبعد هذه خطاب الخدمة. يمكن إجراء عينة من هذه الوثيقة بشكل تعسفي. في الوقت نفسه، من الضروري مراعاة النقاط التالية:

1. يجب أن تكون الأعمال الرسمية مع تركيب شراكة.
2. يجب التعبير عن جوهر الادعاء بشكل واضح للغاية.
3. خلال عرض المعلومات، تحتاج إلى العمل بشكل مقنع مع حقائق محددة.

في المطالبة بالكتابة تأكد من احتواء:

• تفاصيل المرسل (الاسم وعنوان العودة والهواتف للاتصال)؛
• معلومات كاملة عن المرسل إليه؛
• وصف الظروف التي وقع فيها وضع الصراع؛
• رابط ل القواعد القانونيةالتي من جانبها كسر الطرف المقابل؛
• متطلبات محددة للقضاء على الانتهاكات التي تشير إلى توقيت تنفيذه؛
• العواقب التي قد تحدث إذا كان الجانب الآخر سوف يتهرب من تنفيذها.

يجب إيلاء اهتمام خاص لكيفية وضع خطاب الخدمة. يجب تطوير العينة بحيث لا ينظر فيه انخفاض القيمة كتهديد. يجب أن نتذكر أن هذا مجرد تذكير بمتطلبات الامتثال للشرعية.

أنظمة

يجب إيلاء اهتمام خاص لتسجيل رسائل الخدمة. صحيح أن القانون لا ينص على هذه المعايير والقواعد الصارمة.

على الرغم من هذا، عند الاستبعاد هذه الوثائق يجب أن تنظر في اللحظات الإلزامية التالية:

1. يجب إعداد أي خطاب خدمة في النموذج. وهي مصممة مقدما متخصصين في عمل Office وتمت الموافقة عليها حسب ترتيب رأس المؤسسة.

2. يجب أن يحتوي المستند على تفاصيل معينة:

2.1. معلومات حول المستلم والمرسل.

2.2. الرقم الصادر وتاريخ هذه الرسالة. من الضروري التسجيل.

2.4. رأس.

2.5. معلومات حول توافر أي تطبيقات تشير إلى أسماءهم وأرقامهم.

2.6. معلومات عن الشخص الموقعة هذا المستند (الموقف والاسم الكامل).

3. سؤال واحد فقط ينبغي النظر في الرسالة. وجود العديد من الموضوعات سيجعل من الصعب اختيار المؤدي.

4. يجب وضع المعلومات لفترة وجيزة للغاية، لكنها واضحة. من المستحسن أن لا يستغرق النص أكثر من صفحتين.

5. تشير بشكل صحيح إلى تفاصيل المستلم. في حالة وجود مؤسسة، يجب عليك اتباع التسلسل التالي:

5.1. اسم الشركة (في القضية الاسمية).

5.2. التقسيم الهيكلية (اذا كان ضروري).

5.3. موقف المرسل إليه (في الواجبات).

5.4. الأحرف الأولى له.

5.5. عنوان البريد للمؤسسة.

6. في حالة وجود المرسل إليهم إلى حد ما، ثم يشير أولا إلى الرئيسية، ثم جميع الآخرين.

إذا أخذنا في الاعتبار كل هذه اللحظات، فإن تصميم الرسائل الرسمية، من حيث المبدأ، لن يكون صعوبة كبيرة.

ترتيب العرض

لكي يتم وضع المستند بشكل صحيح، من الضروري مراعاة ترتيب معين للعرض فيه. على سبيل المثال، يمكنك التفكير في الخيار كيفية كتابة إجابة خطاب الخدمة. تحتاج أولا إلى تذكر أنه وفقا لقواعد الآداب، من الضروري الاستجابة للمعلومات خلال النهار من تاريخ استلامها. إذا كنا نتحدث عن رسالة إلكترونية، ثم الوقت الأمثل لن يكون أكثر من ساعتين. في حالة عدم إمكانية التمسك بمثل هذه القاعدة، من الأفضل إرسال شريك رسالة مقابلة.

الرسالة نفسها، في جوهرها ستتألف من جزأين:

1. إدخال. يحدد المرسل الموضوع والسبب وأساس كتاباته. هنا يمكنك الرجوع إلى اللوائح التي بموجب القانون بمثابة أساس لتوفير إجابة. بالإضافة إلى ذلك، يجدر الانتباه إلى بعض النقاط فيما يتعلق بالوضع قيد النظر. سوف يساعدون في الكشف عن جوهر السؤال.
2. رئيسي. يهدف هذا الجزء إلى توضيح وإدانة. يجب أن يكون النص واضحا وواضحا وموجزا، ويتم إثبات الحقائق الموضحة وموضوعية. إذا لزم الأمر، يمكن تأكيدها بأرقام حقيقية.

بعد مثل هذا النص، يتم عادة اتباع قائمة التطبيقات. الوثيقة الموقعة بواسطة نهايات المرسل. بالإضافة إلى ذلك، تحتاج إلى معرفة كيفية كتابة خطاب خدمة لعدم الإساءة إلى المرسل إليه. أولا، الاستئناف أنه من المرغوب فيه أن تبدأ بشعبية "عزيزي". ثانيا، من الممكن استخدامها في نص نوع مهم من "دراسة اقتراحاتك بعناية" أو "التحقق من تعليقاتك تماما". إن مراعاة الآداب ستفيد سوى الطرفين فقط.

إجراء

يتم تضمين رسائل الخدمة في واجبات المنتجين أو الأمنيين أو غيرهم من الموظفين الذين عهدوا بهذه الواجبات. أصبحت للعمل، يجب أن تلتزم بأفعال تسلسل معين. عادة ما يمرر عملية إعداد مثل هذه الوثيقة الخطوات التالية:

1. دراسة حذرة للظروف هذه المسألةوبعد تحتاج إلى امتلاك الوضع بالكامل من أجل تقديره بشكل صحيح المسارات المحتملة قراراتها.
2. وضع خطاب الكتابة. من الضروري هنا أن تأخذ في الاعتبار جميع المتطلبات المذكورة أعلاه.
3. تنسيق النص المعد. في بعض الأحيان يجب تحريرها، مع مراعاة تعليقات الرأس. يمكن أن تجعل بعض التوضيحات أو التفسيرات حول هذا الموضوع.
4. موافقة رأسه.
5. التصميم النهائي وتوقيع المستند.
6. تسجيل الحروف.
7. إرسال المراسلات إلى المستلم.

فقط اجتياز كل هذه المراحل، فإن الرسالة، التي تصل إلى المرسل إليه، ستكون قادرة على تحقيق المهمة الموكلة إليها.

اللوائح الإلزامية

لإصدار خطاب الخدمة، من الضروري النظر في أن صفحتها الأولى مطبوعة بالضرورة في نموذج خاص. بالنسبة للباقي، يمكنك استخدام الأوراق النظيفة المعتادة بتنسيق A4. تحتاج هنا هنا إلى أن تتذكر أن حقل النص نفسه يحتوي على حدوده: الجزء العلوي والأقل سنتيمتر، اليسار هو 3.5 سم، يمين 1 سنتيمتر. لا تنكسر الأبعاد القياسيةلتناسب المعلومات على ورقة واحدة. من الأفضل أن تمتثل لجميع القواعد وإضافة صفحة إضافية فقط.

يجب عليك أيضا كتابة النص لجميع القواعد:

1. للطباعة، استخدم الخط الروماني الجديد. خيارات أخرى من الأفضل عدم تطبيقها.

2. يتم تنظيم أبعاد الخط أيضا:

• للنص الرئيسي - 14؛
• محاذاة الصفحة وعلامة التنفيذ - 12.

3. يتم وضع موضع التفاصيل أيضا وفقا للقواعد:

• الفاصل بين الصفوف - 1؛
• يتم إنتاج محاذاة النص "العرض"؛
• يتم ضبط التحويلات تلقائيا؛
• المسافة من رقم التسجيل إلى الرأس هي 2 فترات شحن، ومنها إلى النص الرئيسي - 3.

الامتثال لهذه المعايير مطلوب ل التصميم المناسب خطابات الوجهة المناسبة.

متطلبات الموقع

لتجميع خطاب أعمال قياسي بشكل صحيح، من الضروري معرفة مكان ترتيب تفاصيله ومكوناته بوضوح. تحتوي الإجابات على هذه الأسئلة GOST R 6.30-2003. يصف بالتفصيل شكل خطاب الخدمة. في جوهرها، هذه العينة التي توجد فيها مجموعة تفاصيل الوثيقة بطريقة معينة. هناك حاجة إلى:

1. توحيد عملية تسجيل الرسائل الرسمية (الأعمال).
2. يمكنك الحصول على القدرة على إعداد النماذج القياسية بشكل مركزي مقدما، مع تقليل الحاجة إلى أداء جزء من العمل يدويا.
3. سهل وتقليل البحث البصري للحصول على معلومات.
4. قم بتوسيع إمكانية معالجة الحروف باستخدام الحوسبة وغيرها من التقنيات.

لذلك، يتم استخدام 30 تفاصيل قياسية في خطاب العمل المعتاد، والتي تقع في أحد عشر مناطق إلزامية:

• الشعارات ومعطف الأسلحة؛
• مؤلف؛
• مصدر معلومات؛
• رأس
• موافقة؛
• متلقي؛
• قرارات
• نص؛
• التوقيعات والتطبيقات؛
• التنسيق والضمانات؛
• علامات.

يتيح وضع المعلومات في القطاعات في بعض القطاعات متخصصين في الوثيقة، والمستخدمين العاديين يسهلون عملية الرسم.

المتطلبات الأولية

يعتقد بعض المديرين عن خطأ أنه يمكن إجراء مراسلات الأعمال بشكل تعسفي، دون مراقبة أي قواعد وقواعد. لكن الخبراء المسؤولون عن ذلك يجب أن يعرفون المتطلبات الأساسية لخطابات الخدمة:

1. وجود نموذج خاص (الشركات).
2. الاستخدام السليم ووضع التفاصيل.
3. يجب أن يكون النص قابل للقراءة وتحريره جيدا. لتقديم جوهر السؤال، الأفضل الأفضل إعطاء عروض مشتركة بسيطة. من الضروري التعبير عن أنفسهم لفترة وجيزة بحيث يكون لكل كلمة بحد ذاتها الحد الأقصى للمعلومات.
4. اعتمادا على النوع، يجب تزيين المستند وفقا لذلك. قد تحتوي الرسالة أيضا على عدة جوانب. في هذه الحالة، في هذه الحالة، من الضروري محاولة الجمع بينها.
5. الاستخدام الصحيح المعايير المثبتة لمجموعة النص.
6. حاول أن تبقي الرسالة لا توجد تعبيرات قاطعة. قد يعتبر المستلم هذه العبارات تهديدا. عند تصميم المقترحات، من الأفضل استخدام الكلمات التمهيدية مثل "على ما يبدو"، كما تعلمون "،" ربما "و" كما ينبغي ".

إن وفاء هذه المتطلبات في الممارسة العملية يساعد على العمل بشكل صحيح في المؤسسة.

اليوم، كل شيء تقريبا يستخدم بنشاط من قبل الإنترنت. لكن مراسلات الأعمال لم تتوقف عن أن تكون ذات صلة ومهمة. تم نقله للتو إلى وسائل الإعلام الأخرى. كيفية تعويض وإصدار خطاب عمل، سوف يخبر النشر.

ما الذي يمكن أن يحتوي على رسالة تجارية؟

بادئ ذي بدء، يوفر المراسلات التجارية فرصة لتبادل أي آراء أو اقتراحات مع الموظفين وشركاء الأعمال. في رسالة، يمكنك تحديد الطلبات والمطالبات والأفكار الأخرى للقضاء على سوء الفهم بين الشركات. بشكل عام، مراسلات الأعمال هي نوع من المراسلات الرسمية.

الاختلافات من رسائل أخرى

يمكن تخفيض الاختلافات الرئيسية إلى ما يلي.

• عرض الأنطاقات.
• وجود التبعية المكتبية.
• المفردات دون تعبير قوي عن العواطف.
• كقاعدة عامة، لا تستغرق الرسالة أكثر من صفحة واحدة.
• الخط في جميع أنحاء النص هو نفسه (ليس صغيرا وغير كبير).
• تجميع عادة على الشكل الرسمي للمنظمة.

أنواع الرسائل التجارية

الحروف التي تحتاج إلى الإجابة:

• سؤال.
• التماس.
• الطلب.
• جملة او حكم على.
• جاذبية.

الحروف التي لا تحتاج الإجابة إليها:

• معلوماتية.
• إخطار.
• مصاحب.
• ضمان.
• تحذير.
• تذكير.

الحروف التجارية. عادة ما تكون هناك حاجة إليها خلال فترة العقد أو إبرام اتفاق:

• طلب.
• الرد على الطلب.
• تذكير.
• مطالبة.
• عرض. هذا العرض لإبرام اتفاق أو عقد صفقة.
• تحذير من الحاجة إلى تحقيق الواجبات وإنهاء الاتفاقات وما إلى ذلك.

الحروف غير التجارية:

• رسالة دعوة.
• إبلاغ شيء ما.
• التعبير عن الامتنان.
• توصيات.
• طلب.
• تعليمات.
• خطاب الإحالة.
• التعبير عن التعازي.
• تهانينا في أي مناسبة.
• خطاب الضمان.
• تأكيد استلام البضاعة، وتقديم الخدمات وما إلى ذلك.

تصنيف رسائل الأعمال حسب الهيكل:

• جمعت من نمط صارم.
• مكتوب في شكل مجاني.

الأنواع اعتمادا على الوجهة:

• طبيعي. إرسالها إلى المرسل إليه واحد.
• جماعي. أرسل شخصا واحدا، ولكن من عدة وجوه.
• دائري. مختارة العديد من المستلمين.

نموذج الرسالة هو ما يلي:

• أرسلت في مغلفات البريد العادية.
• قدمت شخصيا.
• تم اختياره في شكل فاكس.
• إخراج البريد الإلكتروني.

كما يمكن أن ينظر إليه، يمكن تزيين رسالة تجارية بشكل مختلف ومع النوايا المختلفة. ولكن تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الحالات أمر ضروري لكتابةه من الاعتبارات الأخلاقية، وليس الطباعة على جهاز كمبيوتر. وهذا ينطبق على تهانينا والتعازي.

أجزاء من الرسالة

يتم تقسيم خطاب العمل الصحيح دائما إلى عدة أجزاء. هذا هو تمهيدي أساسي ونهائي. وهي مرتبطة مع بعضها البعض منطقيا.

كقاعدة عامة، يحتوي الجزء التمهيدي على معلومات حول الظروف التي أدت إلى كتابة خطاب. النص الرئيسي هو مباشرة المحتوى نفسه، جوهر الرسالة. في الجزء الأخير، تلخيص ذلك يمكن أن يعبر عن الرفض والموافقة والطلب وما إلى ذلك.

مبادئ الكتابة

يجب كتابة أي رسالة تجارية على النحو التالي.

1. بخطوة.
2. عمودا (أي أنه يهدف إلى شخص معين).
3. جادل.
4. بثقة.
5. الحد الأقصى الكامل.
6. يجب أن تكون جميع المعلومات الموجودة في النص ذات صلة في وقت كتابة هذا التقرير.

ميزات الأناقة

تقول القواعد اللازمة لإرسال رسالة عمل أنه من الضروري الالتزام بأحذية صارمة. تحتاج فقط إلى استخدام أدوات الكلام هذه ذات سمة من المميزات للوثائق الرسمية. وهذا هو، سيكون أسلوب العمل الرسمي المناسب. يجب أن تختلف اللغة في الميزات التالية.

• رسمي.
• دقة المعلومات.
• الموضوعية.
• بنية.
• عرض هادف ولكن موجز.

يجب أن يخضع جوهر القضية جمل قصيرة بسيطة، مما يجعل التركيز على الأفعال. لا تحتاج إلى التحميل الزائد النص بالصفات، وتطبيق الشروط المعروفة والمتخصصة الشهيرة للغاية التي قد لا تفهم المرسل إليه. هذا سوف يسبب سلبي ورفض فقط. من الأفضل أن تحاول شرح كلمات بسيطة ومفهومة، ومزيد من الحقائق والتفاصيل. لا يسمح بوجود نصوص الأعمال المنخفضة والمعلومات و "المائية".

الجزء الأخير يجب ألا يجلب المنعطفات غير الضرورية والطويلة. أيضا، عروض غير منطقية وغير متناسقة لن تكون مناسبة. لذلك، من الأفضل استبعاد جادة وتورطها. في كل فقرة، ينبغي أن ينعكس فكرة واحدة محددة واحدة فقط. بعد إكمال النص، من الأفضل التحقق من ذلك عدة مرات على الأخطاء من خلال قراءة الرسالة بصوت عال.

متطلبات بلانكا

وفقا لقواعد خطاب العمل، من الأفضل أن تعلن على شكل الشركة ذات العلامات التجارية. يتم طرح المتطلبات الأساسية التالية.

• في منتصف النموذج، تحتاج إلى إدراج شعار الاتحاد الروسي إذا كانت المؤسسة حالة.
• نشر خطاب على ورقة A4.
• غادر ترك الحقل فارغا (على الأقل 3 سم). هذا ضروري لأنه بعد بعض الوقت سيتم ربط المواد بقية المستندات.
• الخط الأمثل هو المعيار "الأوقات الجديدة الرومانية"، الحجم 12 ومع فاصل فرعي من 1.5-2. من الأفضل أن ينظر إليها عند القراءة.
• في رأس الرسالة، تحتاج إلى تحديد اسم المنظمة وعنوانه الفعلي والقانوني والهاتف و بريد إلكتروني.

ميزات التسجيل

إذا كانت هناك عدة صفحات لإصدار خطاب عمل، فأنت بحاجة إلى ترقيمها، بدءا من الثانية. للقيام بذلك، يوصى باستخدام الأرقام العربية. ليس هناك حاجة إلى نقاط بجانب الأرقام.

يجب تقسيم الرسالة إلى فقرات، وإذا لزم الأمر على العنوان الفرعي. يجب ألا يكون النص شكلا من أشكال دفق قوي لأنه سيتم إدراكه بشكل سيء. ستظهر الفقرات أين تنتهي أفكار أخرى وتبدأ.

من المهم ملاحظة أن الأخطاء المطبعية والتنظيف وأي تصحيحات غير مقبولة للمراسلات التجارية. سوف يشيرون إلى الأمية وتراكم الخصم.

التفاصيل المستخدمة

في الرسالة، كقاعدة عامة، تشير إلى المعلومات التالية.

1. الاسم الكامل للشركة، وليس فقط اختصار.
2. رقم الهاتف والفاكس والحساب المصرفي والبريد الإلكتروني.
3. المرسل إليه. وينبغي استخدام اسم الشركة في حالة دعوية. إذا كنت بحاجة إلى تحديد اللقب والموضع، فمن المستحسن استخدام حالة واجب. إذا كان المستلم لديه عنوان أو درجة، فيجب الإشارة إلى اسم الشخص.

من المهم أن تلاحظ أن كل الدعائم يجب أن تكون مكتوبة من الحروف الكبيرة و سلسلة جديدة.

يناشد في خطاب العمل

يجب أن تصدر الرسالة الرسمية دائما في نغمة محايدة. يجب أن يكون من بين الأنواع ونشد المرسل إليه. إن عبارات نوع "مساء الخير" سيكون غير مناسب. إذا كنت ترغب في التحية، فمن الأفضل استخدام "Hello" الرسمي. لكن الخيار الأكثر كفاءة يعتبر الاستئناف بالاسم المعارضين. ولا يهم مقدار التعارف مع المرسل إليه يستمر. لا يمكن أن تستخدم الرسالة اسم قصير (على سبيل المثال، Petya، Anya وما إلى ذلك).

حفظ المسافة الشخصية، لإظهار الاحترام لشخص أكبر سنا في سن أو أعلى حسب الموقف سوف يساعد في الاستئناف إلى "أنت". ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الشركات، على العكس من ذلك، واستخدام "أنت" عند التواصل حتى في خطاب.

تجدر الإشارة إلى أن الاستئناف "عزيزي السيد" لا يمكن استخدامه دون التعليمات اللاحقة لاسم هذا الشخص. من الضروري أيضا تجنب اختصارات "السيد"، "السيدة". إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بمجموعة الشخص، فسيحصل على عدم تحديد الأسماء. ثم يمكنك الكتابة لفترة وجيزة: "عزيزي السادة!" وفقا للقواعد بعد الاتصال بالاسم، يجب عليك دائما وضع علامة تعجب. على سبيل المثال، سيكون له عبارة مشابهة في خطاب العمل المظهر التالي. « عزيزي الإسكندر سيرجيفيتش! "

في الجزء الأخير، يمكنك استخدام خيارات مختلفةوبعد "من عند افضل الأمنيات"،" مع "،" مع أمل التعاون "وهلم جرا. هنا يجب أن تكون الطعون رسميا، ولكن لهجة ودية.

تسجيل الجزء الأخير

الرسالة مهمة جدا أيضا بشكل صحيح. في الجزء الأخير، من الضروري تلخيص نتيجة ما ذكر سابقا. ومع ذلك، لا ينبغي للمرء أن يمتد الاستنتاجات في 10 جمل. يجب أن نتذكر أن البلاصة والإيجاز يتم تقييمه في أسلوب العمل. حد أفضل للعبارات البسيطة. على سبيل المثال، العديد من الإنشاءات مناسبة في الجزء الأخير من مراسلات الأعمال. يجب أن تكتمل الحروف التجارية على أنها صحيحة وأدب قدر الإمكان.

• شكرا للمساعدة أو الاهتمام. "اسمحوا لي أن أعرب عن تقديره ...". "شكرا لك!"
• ضمان المرسل إليه في شيء ما. "سيكون سعيدا للتعاون معكم."
• التعبير عن الأمل في المستقبل. "نأمل أن نحصل على إجابة منك قريبا".
• طلب أي شيء. "سنكون ممتنين لو إبلاغ النتائج".
• الاعتذار عن التسبب في إزعاج. "نعتذر عن تأخير الدفع."

كيف أقول وداعا إلى المرسل إليه

على الرغم من حقيقة أن المراسلات هي الأعمال التجارية، في خطاب أعمال يمكنك أن تقول وداعا بشكل مختلف. للقيام بذلك، استخدم عبارات إغلاق ما يسمى.

كمثال، يمكن إعطاء الخيارات التالية:

1. تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
2. بإخلاص.
3. يعتبر.
4. أتمنى لك النجاح في عملك.
5. نأمل في مواصلة التعاون.
6. كنا سعداء أن يكون لديك خدمة.

قد يكون هناك خيارات أخرى. هنا اختيار العبارة النهائية أمر للغاية مسألة الذوق.

وضع التوقيع

في الجزء السفلي من الورقة، يجب على المرسل وضع توقيعه. ولكن من المهم للغاية القيام بذلك بشكل صحيح أن المستند سيكون له نموذج رسمي.

تحتاج إلى تحديد الموضع والنحائي واللقب في اللقب وعلى العكس من ذلك لوضع توقيع. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحديد تفاصيل الاتصال (الشخصية العنوان الإلكتروني أو الهاتف). سيظهر ذلك استعداد المستلم للتواصل والتعاون.

ميزات الرفض

من المهم أيضا معرفة كيفية تقديم خطاب تجاري إذا كنت بحاجة إلى إعطاء رفض أي شيء. بعد كل شيء، حتى السلبية المحجبة أو الرفض لن يظل دون أن يلاحظها أحد ويستلزم عواقب غير سارة. بعد ذلك، من المستحيل الاعتماد على موقف إيجابي أو على الأقل محايد. عند إجراء خطاب، لا حاجة للاستسليم للعواطف. من الأفضل أن تبقي نفسك داخل، إذا كان المرسل إليه مزعج للغاية. يجب أن تكون رسائل الرفض دائما إعادة قراءة عدة مرات، انتباه خاص عكس نغمة الرسالة.

يجب ألا تبدأ الرسالة بنصف "لا"، في أي شكل غير معبر عنه. خلاف ذلك، سيكون لدى المرسل إليه الانطباع بأنه غير مهم ولا يهم. أولا، من الأفضل تحديد تفسيرات مقنعة غير صادقة. عندما يتم سرد أسباب الفشل لفترة وجيزة، يمكنك أن تذهب بسلاسة إلى حقيقة الحقيقة. في الوقت نفسه، وفقا لتصلب خطاب الأعمال، يوصى باستخدام صياغة النوع التالي.

• لسوء الحظ، ليس لدينا فرصة لتحقيق طلبك.
• آسف بإخلاص، لكننا أجبرنا على التخلي عن عرضك.
• نأسف للغاية، لكن لا يمكننا تلبية طلبك للأسباب التالية.

من الناحية المثالية، في بداية الرسالة، يجب أن تحدد لفترة وجيزة طلب المستلم. لذلك سوف يفهم ذلك باقتراحه الذي تعرف عليه حقا، وبالتأكيد سيقدر ذلك.

ميزات صنع بريد إلكتروني

اليوم، يهتم الناس بشكل متزايد بكيفية كتابة خطاب العمل إذا كنت بحاجة إلى إرسالها عن طريق البريد الإلكتروني. لهذه المراسلات، كل القواعد نفسها ذكرت سابقا. ومع ذلك، فإن رسائل الأعمال الإلكترونية لها خصائصها الخاصة.

• يجب أن تكون تسجيل الدخول صلبا وكافا. على سبيل المثال، [البريد الإلكتروني المحمي] – خيار سيء، لكن [البريد الإلكتروني المحمي] - حسن.

• حقل "موضوع" مهم دائما لملء. سيجعل من الواضح ما سيتم مناقشته في الرسالة. إذا كان الهدف من الحرف هو أن يكون وجه غير مألوف، يجب أن يكون العنوان مثيرا للاهتمام. ولكن من المهم عدم المبالغة في ذلك. الموضوعات في الروح " عرض خاص فقط الآن، "عاجل" سوف يسبب الرفض فقط. يجب أن يتكون العنوان من 3-5 كلمات، استثمرت فيها جوهر الرسالة.

• إذا تم إجراء المراسلات مع رجل غير مألوفأولا تحتاج إلى إخباره كيف تم الاعتراف به وما تفعله الشركة. بدون مثل هذا الدخول، قد تفكر الرسالة في البريد العشوائي وإزالةها على الفور.

• لحظات مهمة في النص، من الأفضل تسليط الضوء على الخطوط الجريئة. في الوقت نفسه، من غير المقبول استخدام ألوان مختلفة.

• في خطاب أعمال إلكتروني، لا يمكن تطبيق "قبعات". حتى في الترجمات وعنوان الموضوع يجب ألا تكون صلبة الحروف الكبيرةوبعد الأمر نفسه ينطبق على علامات الترقيم المكررة.

• من الأفضل تقسيم النص في الفقرات، مما يترك السلسلة الفارغة بينهما.

• أقصر ستكون هناك رسالة، وسيتم تفاعل الأسرع.

• يجب أن يكون التوقيع مطلوب. يتكون عادة من عدة أسطر في رسائل البريد الإلكتروني، ويشمل اسم البريد والمرسل واسم الشركة والهاتف وعنوان الموقع.

• يمكنك إرفاق ملفات نصية وصور إلى الرسالة. انها مريحة جدا، ل مواد إضافيةالتعليقات والشروحات والأوصاف التفصيلية يصرف الانتباه عن جوهرها. لذلك، من الأفضل عدم نشرها في نص الرسالة، ولكن في الملفات المتداخلة.

• إذا تم إنشاء مراسلات الأعمال وتثبيتها العلاقة الثقةيسمح بالبريد الإلكتروني لاستخدام الرموز. سوف يساعدون في القليل من "إحياء" وتفريغ التواصل. ولكن ليس من الضروري إساءة استخدامها، ولكن في خطابات الورق هم عموما غير مقبول.

تعليمات الكتابة

يمكن تقسيم تجميع الرسائل التجارية إلى عدة مراحل.

1. تحتاج أولا إلى تحديد المرسل إليه. للقيام بذلك، في الركن الأيمن العلوي من النموذج الذي تحتاجه لكتابة أولى الأحرف الأولى واللقب وموضع المستلم. إذا كان المرسل إليه مؤسسة، فيجب تحديد العنوان القانوني.

2. نداء إلى المستلم. يجب أن توضع أدناه في منتصف النموذج. ذكرت سابقا التي يمكن استخدام العبارات. عادة، يبدو النداء: "عزيزي إيغور بتروفيتش!"

3. الذهاب هدفا. أدناه من السطر الجديد الذي تحتاجه لكتابة الأفكار الرئيسية، كل الجوهر، ذكر سبب الاستئناف. إذا كنا نتحدث عن بعض المشاكل، فإن الأمر يستحق الحفاظ على خيارات حلها. إذا كان هذا اقتراح للتعاون، فمن الضروري شرح كيف سيحدث ذلك. إذا تنعكس الشكوى في الرسالة، فمن المستحق أن يسأل عن تدابير ملموسة. في كلمة واحدة، يجب أن يفهم المستلم من النص ما يريده بالضبط منه.

4. الجزء النهائي. وأخيرا، من السطر الجديد، تحتاج إلى إدراج العبارة والتوقيع النهائي.

شكرا لك رسالة

يوضح هذا العينة نوع خطاب الامتنان قد يكون. ومع ذلك ب. هذا المثال هناك عيب واحد. بدلا من الخط "في الشركة الرائدة، كان من الممكن إدراج عبارة ترحيب وأسماء أولئك الذين تهدف إلى ذلك.

تحقيق

هذا هو نموذج خطاب العمل. لا توجد أوجه القصور فيه. لوحظت جميع قواعد إعداد خطاب رسمي. من النص يصبح كل شيء واضح المشكلة التي نشأت وما يجب القيام به لحلها. تحتوي الرسالة على جميع تفاصيل الاتصال، والاستئناف الترحيبي، العبارة النهائية والتوقيع.

لذلك، أظهر المنشور كيفية جعل الرسائل مخصصة ل شركاء العملوبعد يجب أن يتم ذلك بشكل صحيح وبفصل عدم ضرب الوجه. بعد كل شيء، يعتمد مستقبل الشركة على ذلك. من المهم أيضا الإجابة على رسالة تجارية في الوقت المحدد. يسمح له بالقيام به لمدة ثلاث إلى سبعة أيام من تاريخ استلام الرسالة.

في الوقت الحاضر، يجب أن يكون الجميع قادرين على كتابة الرسائل. بعد كل شيء، لا مفر منه لأي شخص لديه تعليم. ليس كل شخص لديه كتابة كتابة المواهب. ولكن، معرفة القواعد الأساسية، يمكنك تطوير قدرات تكوين الخير و خطابات مثيرة للاهتماموبعد خاصة إذا كانت هذه القواعد بسيطة للغاية. في هذه المقالة، سوف تتعلم كيفية كتابة رسائل تجارية وشخصية. سنقوم بتحليل خيارات مختلفة للرسائل و لحظات مهمة في تصميمهم.

كيفية كتابة رسائل الأعمال

يهدف الرسمي أو خطاب العمل عادة إلى الحفاظ على علاقات تجارية بين الشركات وموظفيها أو عملائها. خطاب العمل لديه الكثير من الأصناف. على سبيل المثال:

• شكرا لك رسالة
• Letterview.
• خطاب الإحالة
• خطاب الضمان
• رسالة إلى الرئيس
• خطاب الخدمة
• معلومات معلومات
• رسالة مئكون
• متطلبات الحروف
• رسالة شكوى
• خطاب دعوة

هذا أو أن خطاب العمل، نحن نشحن بشكل رئيسي فوق الوجوه أو يسألهم، أي. هذه رسائل موجهة بوضوح أرسلت لغرض معين. الهدف هو أن الرسالة مفهومة وفقا لذلك. على سبيل المثال، نقرر كيفية الكتابة شكرا لك رسالةحتى نفهم أننا نشكر نحن نفكر في كيفية الكتابة بشكل صحيح رسالة رسميةبحيث تكون مفيدة في فهم المرسل إليه بشكل صحيح. لذلك من المهم جدا معرفة كيفية كتابة رسالة بشكل صحيح. عينة لكتابة خطابات الأعمال يمكنك أن تجدها على قوالب الرابط المهنية لأحرف العمل.

سننظر أدناه إلى القواعد الأساسية لكتابة الحروف التجارية.

يجب أن تكون الرسالة غير مسؤولة

هل تعتقد كيف تكتب رسائل البريد الإلكتروني؟ درج إلكتروني غالبا ما يتم شغل شخص أعمال مع العديد من الرسائل غير المرغوب فيها. بادئ ذي بدء، ستكون مهمتك، عند كتابة خطاب رسمي، يجب أن تلاحظ وعدم إرسالها إلى مجلد "SPAM".

لتبدأ، من المفيد إحضار المراجع حول الشركة التي تريد إرسال رسالتك إليها. يجب أن يكون لديك أقصى معلومات شريك. بعد تفاصيل الشركة معروفة، يمكنك البدء في اتخاذ خطاب. الحب رجل اعمال سيكون من الرائع أن يكون في رسالة إليه شخصيا سوف يقال، وليس إلى الإدارة التجارية للشركة التي تعمل فيها، على سبيل المثال. نداء المرسل إليه بالاسم سيظهر أولا وقبل كل شيء، احترامك لشخص، وبالطبع، سوف يسببه المشاعر الايجابيةببساطة لن تكون قادرة على عدم ترتيبها لشخصك. بعد كل شيء، كيف يمكنك أن تبدأ محادثة مع شريك محتمل حول مقترحات العمل، إذا لم تجد الوقت من أجل التعرف على اسمه الأخير واسمه والمعلومات.

إذا فشلت في معرفة اسم المرسل إليه، في حالة كتابة الحالة: "الأشعة فوق البنفسجية. جين. مدير! "،" الأشعة فوق البنفسجية. تجارة دير. الشركات! ". لا يوجد مكان في خطاب تجاري لهذه التخفيضات. مثل هذه الكلمات "محترمة"، "السيد"، "رئيس القسم"، وما إلى ذلك، تحتاج إلى الكتابة تماما. خلاف ذلك، لا يمكننا أن نكون بسبب الاحترام.

يجب أن يكون الرسالة رأس

هناك حاجة إلى العنوان من أجل الكشف لفترة وجيزة عن محتوى الرسالة. لذلك سيتمكن المستلم من معالجة الرسالة وفرزها دون أي مشاكل. في أي التنظيم الرسمي العشرات من الحروف تأتي كل يوم على مشاكل مختلفة تماما. لذلك، ليس هناك احتمال أن رسالتك سوف تولي اهتماما. لذلك، إذا كان عنوانك سوف يحتوي معلومات مفيدةثم قد تكون مهتمة شريك محتملوبعد الآن تفهم لماذا من المهم أن تكتب رسائل رسمية بشكل صحيح؟

كيفية جعل انطباع جيد

حاول أن تضيف إلى الرسالة إلى الانضمام والتي ستعبر عن مجاملة للمرسل إليه. على سبيل المثال، كيف ستكون سعيدا لتوجيه الشرف للتعاون مع هذه الشركة الجيدة.

ما يستحق تجنبه

رفض عبارات التوجيه

بدلا من عبارة "إذا كنت مهتما بعرضنا، فيجب عليك الاتصال بي عن طريق الهاتف ..." أفضل الكتابة "لمناقشة الجملة التي لديك الفرصة للاتصال بنا عبر الهاتف ...". عبارة توجيه يمكن أن تنشئ نفسيا شخصا ضدك. مثل هذه العبارة يمكن أن تظهر المرسل إليه انعدام الأمن والغطرس. وإذا كنت تكتب خطاب توصية، فستكون "تقدم" بشكل صحيح، وعدم فرض أن الانطباع لا يتم إنشاؤه أنك لا تحبها، فلن يعجبك أي شخص.

اختر الأفعال المناسبة

استخدام أفعال الأنواع المثالية. على سبيل المثال، تم إنشاؤها، تم إجراؤها، وضعت، متقدمة، إلخ. لكن هذه الأفعال، كما ننفذ، نشارك، نحن نعمل، إنتاج، لا تتحدث عن تحقيق النتائج. من الصعب النظر في كتابة رسائل اللغة الأجنبية، لذلك تسأل مقدما قواعد هذه أو تلك اللغة لمعرفة، على سبيل المثال، كيفية كتابة خطاب إنجليزي بشكل صحيح.

استخدم نموذج الشركة

باستخدام نموذج علامة تجارية تحتاج حتى إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني. ما هو شكل الشركات؟ في النموذج العلامات التجارية، ينبغي الإشارة إلى اسم شركتك ومعالجتك والهاتف والفاكس وشعار الشركة وتوقيع المدير. هذه اللحظة مهمة في الهجاء المناسبة رسالة الضمان، لأنك تبين أنها تفتح ومسؤولة عن شركتك.

إرسال خطاب عن طريق البريد

عند إرسال خطاب عمل، من الأفضل رفض الفاكس والبريد الإلكتروني. الخيار المثالي سوف ترسل ساعي مع خطاب بحيث سلمه شخصيا إلى الرأس في متناول اليد. لذلك، تأكد من رعاية مظروف الشركات. بالمناسبة، إذا قمت بإرسال مستندات لاستقبال أي موقف، فلا تكسر لمعرفة كيفية كتابة الرسالة المصاحبة بشكل صحيح، فإن صاحب العمل سوف يقدر ذلك.

كيفية كتابة الحروف الشخصية

يمكن أن تكون الرسالة الشخصية خطابا إلى صديق أو رجل بالقرب منرسالة بقلم اللغة الانجليزية الرفيق وفقا للمراسلات في الخارج، رسالة حب أو البريد الإلكتروني في شبكة اجتماعيةوبعد سيتم دائما تشغيل المرسل إليه دائما إلى رسالتك إذا كان مكتوبا بشكل صحيح ومثيرة للاهتمام. يمكن استخدام التواصل مع المراسلات كلمات لطيفةالذي غالبا ما يخجل لأحبائهم عند التحدث. الكتابة الشخصية تكتب أسهل بكثير من المسؤول، ولكن هذا لا يعني أنك لا تحتاج إلى معرفة كيفية كتابة خطاب إلى صديق أو أحد أفراد أسرته.

احترام المرسل إليه

إذا قمت بإرسال رسالة عبر البريد، فلا تستخدم كتلة الورق للنص، وحفر من دفتر الملاحظات. إعطاء الأفضلية ورقة ذات نوعية جيدة. ولا تنس أن تكتب العنوان الصحيح!

القواعد الأساسية

يجب أن تبدأ الرسالة بالاستئناف. مكان الاستئناف في منتصف الخط. النص الرئيسي مكتوب أسفل الاستئناف بنسبة 2 سم مع مسافة بادئة إلى نفس المسافة من الحافة اليسرى من الورقة. حاول تحمل هذه المسافة في الرسالة بأكملها. إذا انتهت ورقة، خذ الثانية ورقة فارغة ورق. لا تكتب كلا الجانبين من الورقة!

تجنب التصحيحات

تذكر أن تجعيد الشعر الصفوف أو التصحيحات يمكن أن تعطي رسالتك إلى وجهة نظر قذرة للغاية. لذلك، أولا، لا يكون كسولا وكتابة مسودة.

تسجيل

يجب كسر نص الرسالة وليس صغيرا جدا. في جميع أنحاء الرسالة، استخدم نفس المعجون أو الحبر. في النهاية، تأكد من ترك توقيعك. بعد التوقيع، إذا كانت هناك حاجة لهذا، ضع بوستسكريبت (P.). رسائل أضعاف النص في الداخل!

بعد كتابة خطاب

لا تكتب رسالة إلى مزاج سيئوبعد إذا مشاعر سلبية وجدت بالفعل نفسها على الورق، لا ترسل هذه الرسالة. من الأفضل إعادة كتابة ذلك في اليوم التالي. بعد كل شيء، يكتب بشكل صحيح خطاب حب، مما يعني تقديم مشاعر إيجابية ممتعة للمرسل إليه، ولا يفسد مزاجه ببيانات سلبية.