Comment commencer une lettre officielle. Comment écrire une lettre à une organisation. style d'écriture d'entreprise

Selon la British Direct Marketing Association, chaque livre investie dans le marketing par e-mail en 2015 a généré un retour de 38 livres. Vous voulez obtenir les mêmes résultats, mais vous ne savez pas comment écrire une lettre à un client?Alors utilisez le meilleuréchantillons lettres aux clients, que nous avons rassemblés pour vous dans cette revue.

Comment écrire une lettre à un client

Vous pensez tout le temps aux clients, mais ce n'est pas réciproque. Pour capter leur attention et devancer vos concurrents, vous devez régulièrement vous rappeler de vous-même. Les e-mails sont parfaits pour cela. Selon les auteurs du blog Pipedrive, il existe quelques astuces qui peuvent jouer en votre faveur :

1. Patience et encore patience. Amenez l'acheteur potentiel à la transaction progressivement en lui envoyant régulièrement.
2. Se mettre d'accord sur une stratégie dans l'envoi de courriers aux clients avec le service marketing, afin de ne pas être trop intrusif et de ne pas encombrer la boîte aux lettres du client avec des informations répétées.
3. Utilisez un système CRM. Cela simplifiera le côté technique de la communication avec les clients et accélérera le travail avec le courrier.

Un système CRM est un programme pratique qui permet de conserver les enregistrements des clients et des transactions, d'enregistrer tous les appels et d'organiser facilement la correspondance avec un client. Par exemple, le programme s'intègre au service de messagerie (vous pouvez connecter un nombre illimité de boîtes aux lettres) et permet de sauvegarder l'historique des correspondances directement dans la fiche contrepartie. Si vous avez écrit Nouvelle cliente, vous pouvez créer une carte de transaction directement à partir de la lettre entrante.

Et maintenant la chose la plus intéressante : pour envoyer une lettre à un client depuis le CRM, vous n'avez même pas besoin de taper du texte. Avec l'aide du concepteur de documents, vous pouvez créer un ensemble de lettres pour toutes les occasions et les envoyer aux clients en deux clics. SalesapCRM substituera lui-même le nom et les autres données du client dans la lettre. Vous voulez connaître les détails ? Puis appuyez .

Lettres aux clients : exemples et échantillons prêts à l'emploi

Nous avons compilé une sélectionlettres commerciales aux clientsque vous pouvez prendre comme échantillon. Tout ce que vous avez à faire est de remplir les détails.

1. Écrivez-vous à un client potentiel pour la première fois ? Envoyez ce court message :

Sujet de la lettre : Peut-être êtes-vous notre nouveau client

Bonjour, [Nom].

Nous [infos courtesà propos de la société].

Si vous êtes intéressé, je suis prêt à discuter de la possibilité d'une coopération. Faites-nous savoir à quelle heure il vous conviendrait d'appeler.

[Signature]

2. Parlez au client potentiel de expérience réussie coopération avec ses concurrents :

Sujet de la lettre : Tenez-vous au courant des concurrents

Bonjour, [Nom].

Nous avons travaillé avec succès avec [concurrent X et Y] dans [champs d'activité] déjà [tellement de temps] et ensemble nous avons réalisé bons résultats. Familiarisé avec des informations détailléesà leur sujet, vous pouvez ici [lien vers le cas/l'examen].

Nous serons heureux si vous nous rejoignez.

[Signature]

3. Si vous avez reçu des contacts de clients potentiels lors d'un événement professionnel, envoie leslettre d'offretelgoûter:

Sujet de la lettre : En savoir plus sur notre entreprise

Bonjour, [Nom].

J'espère que ça vous a plu aussi [un événement] et je tiens à vous remercier de l'intérêt que vous portez [Le nom de l'entreprise].

Je joins des informations plus détaillées sur notre société. Je serai heureux de discuter de toutes vos questions par téléphone.

[Signature]

Lettres de rappel

4. Quelque temps après l'envoi lettres au client offrant des services ou plus d'informations rappelez-vous de vous:

Sujet de la lettre : Voulez-vous discuter de quelque chose?

Bonjour, [Nom].

J'espère que vous avez eu l'occasion de lire ma lettre précédente et d'en savoir plus sur [Informations Complémentaires].

Avez-vous des questions ou des réflexions sur ma proposition? Je serais heureux d'en discuter par téléphone ou en personne. Quand aurez-vous le temps pour cela ?

[Signature]

5. Si vous pouvez montrer l'efficacité de votre proposition en chiffres, partagez-les en lettres aux clients de l'entreprise. Les faits convainquent mieux.

Sujet de la lettre : Quelques faits que vous ignorez peut-être [Le nom de l'entreprise]

Bonjour, [Nom].

Je vous ai récemment envoyé un e-mail à propos de [Le nom de l'entreprise] et je pense que nous pourrions être utiles [votre entreprise].

Nos clients connaissent une croissance [préciser les indicateurs] lorsqu'ils sont utilisés [nom du produit et du service]. Nous proposons également [parler des promotions] Et [mentionner d'autres bonnes affaires].

Si vous souhaitez connaître les détails, veuillez nous en informer et nous conviendrons des négociations par téléphone ou lors d'une réunion.

J'attends une réponse avec impatience.

[Signature]

6. Offre aux clients période d'essai ou des échantillons gratuits. Les acheteurs sont plus disposés à conclure une affaire s'ils testent d'abord le produit.

Sujet de la lettre : Cadeau pour votre entreprise

Bonjour, [Nom].

Il y a quelques jours, je vous ai envoyé des informations sur [le nom du produit] et maintenant je propose de l'essayer en action.

J'ai créé/joint des identifiants d'invités/échantillons gratuits/bons qui peuvent être utilisés pour accéder/recevoir [produit ou service]. Partagez-les avec vos collègues. Il serait intéressant d'avoir leur avis.

Je serais heureux de discuter de tout plus en détail par téléphone ou en personne. Je suis sûr que nous pouvons vraiment vous être utiles dans [champs d'activité].

[Signature]

7. Si vous n'êtes pas certain de correspondre avec un employé autorisé à négocier, demandez-lui de vous aider à joindre le décideur :

Sujet de la lettre : J'espère que vous pourrez m'orienter vers la bonne personne

Bonjour, [Nom].

Il y a quelques jours, je vous ai envoyé un e-mail à propos de [entreprise ou produit] et maintenant je doute que je me suis tourné vers l'adresse.

C'est vous qui décidez de la question qui m'intéresse ? Sinon, pourriez-vous m'aider à entrer en contact avec la bonne personne dans votre entreprise ?

Dans l'attente de votre réponse.

8. Utilisez ce texte de la lettre au client si, après l'avoir rencontré, vous souhaitez l'interroger sur ses projets futurs :

Sujet de la lettre : vos plans

Bonjour, [Nom].

Merci pour votre temps. Maintenant, j'aimerais savoir comment vous envisagez la poursuite de la discussion sur notre question.

Si vous êtes toujours intéressé, merci de nous faire part de vos projets.

Dans l'attente de votre réponse.

[Signature]

9. Après avoir rencontré le client, rappelez-lui les étapes de négociation suivantes :

Sujet de la lettre : Plan d'action pour le futur proche

Bonjour, [Nom].

Merci d'avoir pris le temps - la réunion d'aujourd'hui a été très productive. Permettez-moi de vous rappeler brièvement comment nous allons procéder :

[Date de]: Je vous enverrai [contrat/ensemble complet de documents].

[Date de]: Vous me donnerez des commentaires et des souhaits.

[Date de]: Nous apporterons toutes les modifications finales et signerons l'accord.

Si vous avez besoin de discuter de quoi que ce soit avant cette date, faites-le moi savoir.

10. Se réconciliertellettre au clientsi à la réunion il voulait recevoir Informations Complémentaires:

Sujet de la lettre : Informations sur votre demande

Bonjour, [Nom].

Nous avons été heureux de rencontrer personnellement les représentants de votre organisation. J'ai promis de vous envoyer des informations supplémentaires sur [question]- ils sont dans le fichier joint.

Prêt à répondre à toutes les questions. N'hésitez pas à m'appeler au [numéro] à tout moment ou à écrire à cette adresse.

DANS Dernièrement Le courrier électronique prend une place croissante dans la correspondance commerciale. Ses avantages sont évidents : efficacité, disponibilité et facilité d'utilisation. Il convient de rappeler que la correspondance électronique a ses propres nuances.

Recevoir des lettres

1. vérifiez votre courrier au moins 2 fois par jour - le matin et l'après-midi. Sinon, vous pouvez arrêter le travail d'autres personnes et retarder la résolution des problèmes ;
2. si vous avez reçu une lettre, cela signifie que quelqu'un l'a envoyée et l'a fait pour une raison quelconque. Par conséquent, les lettres reçues doivent être lues. Bien sûr, le spam n'est pas pris en compte ici ;
3. si vous êtes un manager, votre journée de travail doit commencer par le lancement d'un client de messagerie qui ne se décharge pas toute la journée et vérifie automatiquement le courrier. Mettre en place la livraison/réception automatique du courrier au moins toutes les 10 (et de préférence 2 à 3) minutes ;
4. si vous êtes très occupé et que vous avez reçu une lettre, évaluez de qui elle provient, le sujet et parcourez-la avec vos yeux - cela vous aidera à comprendre rapidement si la lettre nécessite une réponse urgente ou peut attendre un peu;
5. le plus simple et méthode efficace pour faire avancer les choses et ne pas collecter les blocages de courrier - pour répondre immédiatement aux courriers. Par conséquent, si vous ne poursuivez pas une conversation ou toute autre activité qui ne tolère pas l'interruption, répondez immédiatement à la lettre.

Champs À, Cc, Cci

Vous devez comprendre, mémoriser et utiliser correctement les champs "À", "Cc" et "Cci". Vos actions à la réception de la lettre ou les actions du destinataire en dépendent.

1. "À qui". Si vous envoyez une question, vous attendez une réponse du destinataire spécifié dans le champ "À". Si vous êtes le destinataire, vous devez répondre. C'est-à-dire que la lettre et les informations ou questions qu'elle contient sont adressées directement au destinataire indiqué dans ce champ.
2. "Copie". Les destinataires de cette case reçoivent une lettre d'information ou sont des "témoins invités". Le destinataire des copies ne doit pas cas général répondre à une lettre. De plus, il est considéré comme poli, si nécessaire, de commencer par la phrase "désolé d'interférer".
3. "Copie cachée". Le fait que la lettre ait été envoyée à la personne indiquée dans le champ "Cci" ne sera pas connu du destinataire principal ni de ceux figurant dans les copies. Ce champ est également utilisé pour les envois de masse afin que tous les destinataires ne connaissent pas votre carnet d'adresses.

Lorsque vous répondez, n'oubliez pas le bouton "Répondre à tous" - cela permettra d'économiser les destinataires de la lettre initiale en copies et votre réponse ne passera pas par eux. Vous pouvez toujours supprimer les destinataires indésirables ou en ajouter d'autres.

S'il y a plus de deux destinataires dans la lettre reçue dans le champ "À", cela signifie que ces deux correspondants ou l'un d'entre eux doivent répondre. Décidez qui doit répondre. Attention cependant lors de l'envoi de lettres contenant plus de deux destinataires dans le champ « A » : pour une lettre envoyée à tout le monde, vous courez le risque de ne recevoir de réponse de personne.

Champ Objet

Vous ne devez pas laisser ce champ vide. Les personnes avec lesquelles vous correspondez peuvent recevoir des centaines d'e-mails par jour et utiliser ce champ pour évaluer rapidement l'importance du contenu des e-mails.

Le sujet de la lettre doit brièvement refléter le sujet de la lettre. Des titres comme "Question", "Bonjour !" ou des titres vides vous trahissent en tant que débutant, ou un manque de compétences de base en rédaction commerciale.

"L'importance de l'écriture"

Si la lettre contient des informations sur des changements urgents, le texte d'un contrat ou d'autres informations auxquelles vous devez tout d'abord prêter attention, utilisez l'importance "élevée", cela mettra en évidence la lettre dans le dossier Boîte de réception.

• N'utilisez pas la "haute" importance en vain !
• Une lettre personnelle à un correspondant d'affaires ou une lettre avec une image ou un lien amusant et non professionnel, marquez l'importance comme "faible".

Rédaction d'une réponse

1. Commencez par une salutation, c'est poli.
2. Parlez la même langue avec la personne. Cela s'applique non seulement à la langue russe/anglaise, mais aussi à la forme du texte. Une réponse informelle à une lettre officielle est un manque de respect envers le répondant et une démonstration de sa propre culture inférieure.
3. N'utilisez pas la translittération, sauf lors de l'envoi d'e-mails à partir d'appareils mobiles. Si votre client de messagerie ne prend pas en charge les encodages russes ou corrompus, veuillez joindre le texte de réponse dans la pièce jointe.
4. Une lettre commerciale doit être précise, spécifique et concise.
   • Précision– Spécifiez les données exactes auxquelles vous faites référence (par exemple, la date de la réunion, le point de l'ordre du jour de la réunion, la date et l'objet d'un autre e-mail ou le nom du fichier).
   • le concret- il doit être clair à partir de la lettre exactement CE QUI est EXACTEMENT exigé du destinataire.
   • Concision. Qui pense clairement, il énonce clairement, et votre destinataire le voit. Il n'est donc pas nécessaire d'énoncer sur trois pages ce qui pourrait être écrit en trois phrases. Un texte commercial concis n'est pas sec, mais gain de temps et précision de la pensée.
5. Si la lettre contient plusieurs questions, sujets ou tâches, structurez-les et séparez-les. Un « flux de lavage » continu est difficile à lire et vous pouvez sauter, en fait, la question principale de la lettre.
6. Répondez aux demandes dans la lettre aussi précisément que possible. La réponse à une demande ou à une tâche « Let's do it ! incomplet « Nous le ferons à telle ou telle date », « à tel ou tel jour », « après tel ou tel événement » est une réponse plus précise et précise.
7. Le texte ne doit pas contenir d'erreurs ! Les fautes d'impression ne sont pas terribles, mais si vous écrivez des mots de manière incorrecte dans chaque lettre, cela se remarque très rapidement et laisse une empreinte négative sur votre image de partenaire commercial.
8. N'envoyez jamais une lettre sans lire ce que vous avez écrit ! Lisez votre réponse et assurez-vous que tout est concis, précis, compréhensible, spécifique et exempt d'erreurs grammaticales. Vérifiez si tous les destinataires nécessaires sont spécifiés, s'ils sont correctement placés dans les champs "À" et "Cc". Vérifiez les erreurs grammaticales.
9. Citez le texte de la lettre originale.
10. Lorsque vous citez entièrement (si votre réponse à la lettre entière) écrivez le texte de la réponse au DÉBUT de la lettre, pas à la fin !
11. Si vos réponses sont point par point, séparez la citation par des lignes vides au-dessus et au-dessous.

Investissements

1. Ne joignez pas de fichiers aux formats EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR aux e-mails - de nombreux clients ou serveurs de messagerie bloquent étroitement ces pièces jointes et le destinataire ne les lira jamais. Emballez-les dans une archive (zip, rar) comme dans un shell et mettez-les sous cette forme.
2. Il est considéré comme normal d'envoyer des pièces jointes jusqu'à 2-3 mégaoctets sans avertissement. Si vous souhaitez envoyer une pièce jointe plus grande taille, vérifiez auprès du correspondant si un tel fichier passera par son serveur ou s'il rentrera dans la boîte aux lettres.
3. Abstenez-vous des pièces jointes au contenu douteux : premièrement, votre correspondant peut ne pas partager vos goûts, et deuxièmement, vous pouvez causer des ennuis à une personne travaillant dans une organisation où la lecture du courrier est utilisée.

Signature électronique

1. Sa présence est utile (il y a vos coordonnées) et cela bon ton montrant votre professionnalisme.
2. La signature ne doit pas dépasser 5-6 lignes. Il doit comporter au moins votre nom et prénom. En outre, il est souhaitable d'indiquer votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, le nom et l'adresse physique de l'entreprise, ainsi que l'adresse de son site Internet.
3. Avoir deux options signature électronique: pour les lettres d'initiative (propres) avec un soutien total

Une lettre commerciale doit avoir une structure claire, dont les avantages sont :

• économiser votre temps et le temps du destinataire ;
• garantie de lecture de la lettre par le destinataire et d'une compréhension correcte de son essence;
• obtenir une réponse claire et concise.

Structure d'une lettre commerciale

Faire appel

Il se situe dans l'« en-tête » de la lettre et contient la fonction et le nom complet du destinataire. Pour la correspondance commerciale officielle, le traitement standard est "Cher", qui est écrit avec lettre capitale et au centre de la feuille. Et puis beaucoup d'options, selon ce qu'ils écrivent et à qui. Ainsi, en Russie, il est de coutume de s'adresser par son nom et son patronyme, dans les entreprises à culture d'entreprise occidentale - uniquement par son nom. Si vous connaissez personnellement votre partenaire, vous pouvez l'adresser comme suit: "Cher Andrey Petrovich", si vous ne le savez pas - "Cher M. Smirnov". Soit dit en passant, lorsqu'on s'adresse à une personne, le mot "monsieur" ne peut pas être raccourci en "monsieur". Et en aucun cas vous ne devez écrire "Cher M. Smirnov A.P.". Soit "Andrei Petrovich", soit "M. Smirnov".

Si vous n'écrivez pas à la royauté, aux représentants des confessions religieuses, aux présidents et aux parlementaires divers pays considérez-vous comme chanceux. Pour eux, il existe des formules de conversion officielles, et pour chaque rang il y en a des spéciales. Avant d'envoyer une telle lettre, vérifiez soigneusement si l'appel sélectionné correspond au statut du destinataire. Il est beaucoup plus facile de se rappeler comment écrire aux militaires : « Cher camarade colonel », même si ce colonel est une femme. Mais l'appel "Mesdames et Messieurs" est laïque, et il vaut mieux l'utiliser, par exemple, pour une invitation à l'ouverture d'un salon vêtements à la mode. Si vous invitez à une présentation commerciale, par exemple, de nouvelles plates-formes de forage, alors selon la pratique établie, l'adresse commune à tous est « Chers Messieurs ». DANS ce cas Peu importe que des femmes travaillent dans cette organisation.

Exemple:

au PDG
SARL "Concorde"
Dobrovolsky P.I.

Cher Pavel Ilitch !
ou
Cher Monsieur Dobrovolsky !

Préambule

Compose le premier paragraphe de la lettre, qui énonce son objet, la raison qui vous a poussé à l'écrire. Après avoir lu le préambule, le destinataire doit comprendre l'essence de la lettre.Exemple : je vous écris pour vous exprimer mon mécontentement quant à la qualité des matières premières pour la production de meubles que votre entreprise nous fournit, et je compte sur vos actions visant à changer rapidement la situation pour le mieux et à compenser les pertes que nous avons subies.

Exemple: Pour le mois dernier, à partir du 2 juin de l'année en cours, 10 à 15 % de chaque lot de vos matières premières sont défectueux. Ces faits ont été correctement documentés par les spécialistes de notre entreprise. Des copies des documents sont jointes à cette lettre. Les pertes de notre société liées à la réception de matières premières défectueuses s'élèvent à environ 1 million de roubles. Nous coopérons avec Concord LLC depuis cinq ans maintenant, et jusqu'à présent, nous n'avons eu aucune raison de nous plaindre. Dans cette situation, nous insistons sur l'indemnisation intégrale de nos pertes. Si nécessaire, nous sommes prêts à procéder à un examen conjoint des matières premières rejetées.

Conclusion

Il est nécessaire pour un bref résumé de toute la conclusion écrite et logique de la lettre.

Exemple: Je suis sûr que vous comprendrez cette situation, et dans un proche avenir, notre coopération reviendra à la normale.

Signature

La lettre se termine par la signature (fonction + nom complet) de l'expéditeur, qui est précédée de la forme de politesse standard "Respectueusement". Des options sont également possibles: "Sincèrement vôtre", "Avec espoir d'une coopération productive", "Avec gratitude pour la coopération", etc. Lors de la signature d'une lettre, il est important de prendre en compte le rang du destinataire et du destinataire. Une lettre adressée au PDG doit également être signée PDG Ou du moins son adjoint. En même temps, la signature doit correspondre à sa transcription: la situation où le directeur adjoint met une barre oblique à côté du nom de famille du directeur et signe de son propre nom est inacceptable.

Exemple: Cordialement, A.D. Kiselyov, directeur général de l'usine de meubles Zarya

PS

Postscript (P.S.) - postscript à la fin de la lettre après la signature - est rarement utilisé dans la correspondance commerciale. Il sert à informer le destinataire sur événement important, qui s'est produit après la rédaction de la lettre, ou de lui donner des informations indirectement liées à l'objet de la lettre.

Exemple 1: PS Je vous informe que le pourcentage de défauts dans le lot de matières premières reçu il y a 3h est passé à 17% !

Exemple 2 : PS Le responsable de notre service de réception des matières premières rencontrera vos spécialistes dans votre entreprise demain à 14h00.

Applications

Les annexes sont un ajout facultatif au corps de la lettre et sont donc rédigées sur feuilles séparées- chaque demande sur sa propre feuille. Il n'y a pas de règles pour les écrire.

Phrases types pour la correspondance commerciale

Avis

• Nous vous informons que le retard d'expédition ... s'est produit en raison de ...
• Nous tenons à vous informer que la direction de l'usine a décidé…
• Nous vous informons que votre proposition a été acceptée.
• Nous vous informons que nous…
• Nous voudrions vous informer que…
• Nous tenons à vous informer que nous ne pouvons malheureusement pas…

Modèles d'expressions expliquant les motifs (Les phrases les plus courantes au début d'une lettre commerciale standard)

Selon le protocole...
• Afin de renforcer la sécurité des biens…
• En réponse à votre demande...
• En confirmation de notre conversation téléphonique...
• En confirmation de notre accord…
• Afin de fournir une assistance technique…
• En raison de la situation difficile...
• Dans le cadre du travail commun…
• Selon la lettre du client...

Si l'auteur est une personne morale, les actions sont transférées :

1. De la troisième personne du singulier, par exemple :
   • L'usine de Zarya ne s'y oppose pas...
   • La coentreprise russo-anglaise "Soyouz K" propose ...
   • La coopérative Naiv garantit…
2. De la troisième personne du pluriel, par exemple : La direction et le comité syndical de l'usine de Zarya demandent instamment...
3. Première personne du pluriel :
   • S'il te plaît…
   • Confirmation...
   • Nous informons…

Si l'auteur est une personne physique, alors les actions sont transférées :

1. Première personne du singulier, par exemple :
   • Pour ton information…
   • Interroger…
   • je vous informe...
2. Première personne du pluriel, par exemple :
   • Nous approuvons...
   • Nous avons bien reçu votre télégramme...
   • Toutes nos félicitations...
   • Nous soutenons…

Demande

• Merci de vérifier l'avancement des travaux...
• Merci d'agir…
• Veuillez fournir des données sur les performances...

Envoi de documents ou de valeurs matérielles

• Envoi des plans de montage machine…
• Nous envoyons les documents qui vous intéressent par courrier recommandé...
• Nous envoyons le contrat signé de notre part...

Confirmation

• Avec gratitude nous accusons réception de votre commande et procédons à sa mise en œuvre...
• Nous confirmons la réception des spécifications pour…
• L’usine de Zarya confirme les modalités de livraison des équipements…

Phrase

• Nous pouvons vous proposer…
• Nous vous invitons à acheter…
• Nous pouvons vous recommander…

Invitation

• Nous vous invitons à participer à la discussion du projet ...
• Merci de vous joindre à la discussion...
• Nous invitons un représentant de votre entreprise à visiter…

Refus et rejet de la proposition (projet)

• Le projet de liste de titres que vous avez envoyé pour des projets de construction d'un montant de ... ne peut pas être approuvé par nous pour les raisons suivantes.
• Votre proposition (projet) a été rejetée pour les raisons suivantes…

Rappel

• Nous vous rappelons que selon le plan de travail conjoint, vous devez ...
• Nous vous rappelons que conformément à… Vous devez…
• Nous vous rappelons que vos arriérés de paiement s'élèvent à…
• Nous vous rappelons que la date limite de soumission du manuscrit expire ...

Garanties

• Nous garantissons le paiement.
• Nous garantissons les délais.
• Nous garantissons la qualité des produits.

Interprétation de sa propre position

• Nos appels sur cette question n'ont pas abouti à des résultats positifs.
• Nous n'avons aucune objection à la conception.
• Nous ne pouvons pas vous livrer la marchandise… pour les raisons suivantes :…

Interprétation des actions de l'autre partie

• Ce retard peut entraîner...
• Il est totalement inexplicable pourquoi votre usine retarde l'envoi des moules...
• Vos promesses ne sont pas tenues.

Derniers mots

• Nous espérons que notre demande sera satisfaite.
• Nous attendons avec impatience la poursuite de la coopération.
• Avec mes vœux de réussite.
• Nous vous prions de ne pas retarder la réponse.
• Veuillez nous excuser pour le retard de réponse (erreur).

Normes déontologiques de la correspondance commerciale

La correspondance commerciale, comme toute autre forme d'interaction humaine, repose sur un ensemble de règles et de normes éthiques, dont la principale est "L'EXACTITUDE ET LE RESPECT DU PARTENAIRE". Même si le but de la lettre est d'exprimer une réclamation, son texte ne doit pas contenir de mots grossiers et d'expressions incorrectes qui pourraient offenser votre contrepartie. En prenant soin de maintenir la dignité de votre destinataire, vous préservez ainsi la vôtre.

• commencer le message par une déclaration de refus. Tout d'abord, vous devez indiquer la motivation décision et préciser que dans certaines circonstances, la question peut être réexaminée ;
• imposer au destinataire le résultat attendu de la question, par exemple : « je vous demande d'étudier et de résoudre positivement la question » ou « je vous demande d'approuver cette candidature »
• inciter le destinataire à se précipiter lors de la prise de décision avec les mots « de toute urgence », « immédiatement », « plus court instant". Mieux vaut utiliser les formules d'étiquette "je vous demande de répondre à telle ou telle date", "je vous demande instamment de m'informer immédiatement de votre décision"
• faire allusion au destinataire à son inattention imaginaire, son incompétence, en introduisant dans le texte de la lettre un libellé comme "Je vous suggère d'étudier attentivement ...".

Pour le destinataire des lettres commerciales, les exigences obligatoires, du point de vue des normes éthiques, sont les suivantes :

• rejet du formulaire de réponse, dans lequel la lettre d'enquête ou la lettre d'offre est renvoyée à l'auteur avec les informations de réponse affichées dessus ;
• réponse rapide et claire à l'organisation d'envoi. Un retard ou une absence de réponse peut être considéré comme non coopératif.

Suivre les normes éthiques de la correspondance commerciale énumérées ci-dessus ne vous obligera pas à accomplir un exploit et deviendra finalement facile et familier. De plus, cela vous donnera une réputation de personne pleine de tact et vous apprendra même à transformer vos adversaires en alliés.

Règles générales pour la rédaction de lettres commerciales

En plus de la structure, un autre élément important d'une équipe compétente lettre d'affaires est son design soigné.

Courrier d'information

Courrier d'information- Il s'agit d'une lettre commerciale qui informe le destinataire d'informations à caractère officiel.

La longueur d'une lettre d'information varie d'un paragraphe à plusieurs pages.

En règle générale, les newsletters sont signées par le responsable de l'organisation et, dans le cas d'un envoi massif (par exemple, à tous les clients de l'entreprise), elles peuvent ne pas contenir de signature manuelle. nature.

Une enquête- une lettre commerciale envoyée pour obtenir toute information ou document officiel.

En général, les lettres d'enquête sont rédigées de la même manière que les commissions rogatoires. Les lettres d'enquête, en règle générale, sont signées par le chef de l'organisation ou un fonctionnaire officiellement autorisé.

Le texte de la lettre de demande doit contenir la justification de la nécessité de fournir des documents ou des informations et l'énoncé même de la demande.

Une lettre d'enquête nécessite une lettre de réponse.

Lettre de réponse

Une lettre de réponse est une lettre de service rédigée en réponse à une lettre d'enquête ou à une lettre de demande.

La réponse peut être négative (lettre de refus) ou positive.

Dans le texte de la lettre de réponse, les mêmes expressions linguistiques et le même vocabulaire que ceux utilisés par l'auteur dans la lettre d'initiative doivent être utilisés, à condition que la lettre de demande ait été rédigée correctement en termes linguistiques.

Vous ne devez pas inclure dans le texte de la lettre de réponse un lien vers la lettre reçue ("À votre lettre du _______ n° ___").

Les informations sur la lettre d'initiative sont reprises dans le numéro d'enregistrement de la lettre de réponse. Il est conseillé de commencer la lettre de refus par le motif du refus : « En lien avec... », une réponse négative devant être motivée, vous ne pouvez pas refuser simplement la demande sans explication.

Lettre de confirmation

Une lettre de confirmation est une lettre de service dans laquelle le destinataire confirme les accords précédemment conclus, les intentions, la réception d'informations, de documents ou d'autres matériaux, etc.

La formule linguistique clé de ce type de lettres est : « Nous confirmons (réception de documents, accord préalable, consentement à…) ».

Lors de la confirmation d'un accord préliminaire dans le texte de la lettre, il est nécessaire d'indiquer brièvement son essence.

Si la réception des documents est confirmée, ils doivent être nommés, etc. La lettre de confirmation peut se terminer par une demande, un souhait, une offre.

Lettre de réclamation

Une lettre de réclamation est une lettre commerciale d'initiative, dont le but est d'exprimer une réclamation ou une insatisfaction au destinataire.

Dans la conclusion, des souhaits ou des propositions spécifiques pour corriger la situation doivent être exprimés.

Lettre de garantie

Les lettres de garantie sont destinées à fournir au destinataire des garanties écrites afin de confirmer certaines promesses ou conditions, intentions ou actions de l'auteur (l'organisme d'envoi), affectant d'une manière ou d'une autre les intérêts du destinataire.

Les lettres de garantie sont adressées à une organisation ou à un particulier. Le mot "garantie" peut ne pas être mentionné du tout dans le texte de la lettre, cependant, la lettre restera un document contenant une garantie.

Le paiement du travail effectué, le moment de son achèvement, la qualité du travail, la qualité de la marchandise, le moment de sa livraison, le paiement des produits reçus, etc. peuvent être garantis. Ces aspects peuvent constituer le contenu de la lettre entière ou entrez le texte de la lettre comme son composant.

Les lettres de garantie ont un caractère strictement juridique, correspondant par leur statut à des documents de nature contractuelle. Le plus souvent, des lettres de garantie sont émises pour confirmer le paiement.

Dans ce cas, il est obligatoire d'indiquer le numéro du contrat et de la facture selon laquelle le paiement doit être effectué.

Les lettres de garantie se distinguent par la clarté, l'exactitude et l'absence d'ambiguïté du libellé - puisqu'il s'agit de fournir des garanties au destinataire au nom et au nom de l'organisation ou officiel. Il doit indiquer le type d'opération à effectuer.

Ces lettres peuvent commencer par une déclaration de l'essentiel des garanties fournies au destinataire, par exemple: "Je garantis par cette lettre ...".

Dans d'autres cas, une lettre de garantie peut contenir un exposé des raisons qui ont amené l'auteur à déclarer qu'il était prêt à fournir certaines garanties au destinataire. Dans ce cas, la déclaration correspondante est formulée dans la dernière phrase, par exemple : "Nous garantissons le paiement" ou "Je garantis le paiement intégral et dans les délais".

Une caractéristique de ce type de lettre est la présence, avec la signature de l'auteur (par exemple, le directeur de l'organisation), la signature d'un fonctionnaire qui est directement en charge des questions financières ou autres. Si une lettre de garantie est envoyée en obligation de payer un achat, un service rendu, etc., elle doit contenir les coordonnées bancaires de l'organisme payeur.

La phrase clé d'une lettre de garantie peut comprendre les mots et expressions :

• Nous garantissons…
• Nous vous garantissons que…
• La société Partenaire garantit…
• Veuillez envoyer le paiement à la livraison (type de garantie) à notre adresse ...
• Paiement garanti...
• Nous garantissons par la présente…

Sommaire

Un CV est un type de lettre commerciale visant à la présentation la plus complète et la plus rentable d'un spécialiste à un employeur.

Lors de la rédaction d'un CV, vous devez suivre strictement un certain nombre de règles :

1. Présentez-vous
2. Éducation
3. l'expérience professionnelle
4. Dois-je préciser le niveau de salaire souhaité ?
5. Dois-je indiquer Informations ComplémentairesÀ propos de moi?
6. Les données personnelles sont-elles nécessaires ?
7. Adaptez votre CV aux exigences de l'employeur
8. Attitude envers les voyages
9. Disponibilité des recommandations
10. Lettre de transmission

Il n'y a pas et ne peut pas y avoir un seul CV pour toutes les occasions, qui pourrait être envoyé à toutes les entreprises sans modifications.

A chaque fois, vous devez d'abord réfléchir aux qualités qui seront valorisées nouveau travail, et conformément à celles-ci modifier le CV Les informations fournies dans le CV doivent être fiables. Ne laissez pas de blancs sur votre CV.

Et le plus important - le résumé doit être court: pas plus d'une à une page et demie. Votre capacité à articuler, avec concision, est un indicateur haut niveau culture générale.

La présence d'une photo sur le CV est la bienvenue.

1. Confirmation du fait et des conditions de travail dans l'organisation, brève information sur les postes occupés et les fonctions exercées (pour une lettre de recommandation d'une personne privée, ce paragraphe indique pendant quelle période et en quelle qualité l'auteur de la lettre sait la personne recommandée). Dans la liste des tâches, les qualifications de la personne recommandée doivent être visibles. Si la personne recommandée a occupé divers postes, les données sur les postes occupés et exécutés fonctions officielles indiquée pour chaque intervalle de temps. Exemple: Sidorov Vladimir Alexandrovitch a travaillé dans l'entreprise "Vector" du 12 mars 1998 au 16 mars 2002, y compris du 12 mars 1998 au 16 mars 2002 - en tant que responsable du service commercial et des achats, du 17 mars au 25 novembre, 2002 - au poste de cadre supérieur du même département. Ses fonctions en tant que manager étaient d'organiser l'approvisionnement en composants, en tant que cadre supérieur - d'organiser l'interaction entre les fournisseurs de composants et la production.
2. Une brève description des qualités professionnelles, commerciales et personnelles du recommandé et des succès qu'il a obtenus au cours de son travail dans l'organisation. Vous devez abandonner les mots généraux tels que fiable, compétent, consciencieux, etc., et vous concentrer sur des faits concrets caractérisant le recommandé en fonction de son qualités professionnelles, la capacité à faire face à l'exécution de certaines tâches Ici, vous pouvez vous concentrer sur des catégories telles que le niveau de connaissance et de diligence dans l'exécution des tâches de base, la capacité à faire face à des tâches non standard, l'ingéniosité, l'initiative, l'apprentissage, la capacité s'adapter à situations différentes, stabilité émotionnelle, qualités de leadership Ici, vous pouvez également donner une comparaison approximative du travail recommandé avec le travail de ses collègues, indiquer les réalisations les plus importantes, les projets développés et mis en œuvre par lui personnellement. Exemple: Maîtrise indépendante du logiciel, conduite indépendante et réussie des négociations commerciales, gestion efficace des subordonnés, etc.
3. Raisons du changement de lieu de travail (quitter l'organisation, déménager). Cela peut être un changement dans le profil de l'organisation, la fermeture d'une unité, des changements de personnel dans l'organisation, un changement de résidence, etc.
4. Conclusions. Évaluation brève et spécifique des compétences, qualités commerciales recommandé, son la créativité et opportunités développement de carrière. Recommandations pour occuper un poste ou des postes spécifiques (dans certains cas, il est souhaitable d'indiquer ici le degré auquel vous recommandez une personne pour le poste que vous recherchez : inconditionnellement, fortement, avec quelques réserves, ne recommande pas). Exemple: Sidorov Vladimir Alexandrovich maîtrise parfaitement la technologie… (possède une vaste expérience de travail avec des logiciels de serveur… ou… peut travailler de manière indépendante avec clientèle… etc.). Je pense que M. Sidorov peut remplir efficacement les fonctions de chef de département, en tant que chef de département, chef adjoint du département informatique d'une entreprise de taille moyenne.
5. Coordonnées de la personne qui signe la lettre. Ce point est particulièrement pertinent pour les lettres de recommandation rédigées par des particuliers, puisqu'il est tout à fait possible qu'un nouvel employeur, après avoir lu lettre de recommandation veut clarifier certains détails.

communiqué de presse

Un communiqué de presse est un message d'information pour les médias, dont la tâche est d'attirer l'attention sur un certain événement (s'est produit ou est à venir) afin de maximiser la couverture de cet événement dans les médias.

Les communiqués de presse sont compilés et diffusés par les services de presse des entreprises et des organisations et ont certaines règles de rédaction :

• l'en-tête du document doit contenir le mot "Communiqué de presse" et la date de sa diffusion ;
• le titre du communiqué de presse doit clairement refléter son thème, le message du message d'information ;
• plus en détail, l'essentiel du titre du communiqué de presse peut être divulgué dans le sous-titre (en même temps, sa présence est facultative);
• le premier paragraphe du communiqué de presse doit contenir les informations suivantes : quoi, où et quand cela s'est produit (se produira) ;
• Le volume du communiqué de presse ne doit pas dépasser une page et demie de texte dactylographié. Dans ce cas, il est souhaitable de limiter une page, comprenant la signature et les en-têtes et pieds de page du papier à en-tête de l'organisation ;
• le communiqué de presse peut inclure des citations de journalistes - orateurs responsables de l'organisation ;
• un communiqué de presse est écrit sur le papier à en-tête de l'organisation ;
• La signature du communiqué de presse doit contenir le nom complet de la personne de contact qui peut fournir des informations supplémentaires sur le sujet du communiqué de presse, ainsi que ses coordonnées : téléphone (de préférence mobile), e-mail, numéro ICQ.

Lettre de félicitations

Le format "Félicitations" appartient à la catégorie de la correspondance commerciale personnelle.

Il est rédigé sur un papier à en-tête ou sur une carte postale, et lorsqu'il est rédigé, il peut et doit prévaloir la créativité. Cela s'applique à la fois au texte de la lettre et à sa conception.

Les félicitations peuvent être personnelles (joyeux anniversaire) ou de masse (par exemple, bonne année).

Dans le premier cas, l'adresse au destinataire doit être personnelle - par nom et patronyme; dans le second cas, il peut être général, par exemple "Chers amis !".

De plus, dans les deux cas, l'expéditeur doit signer personnellement les félicitations (lors de l'envoi de félicitations en masse, un fac-similé est utilisé).

Félicitations personnelles

Félicitations de masse

Lettre d'invitation

Le format "Invitation" appartient à la catégorie de la correspondance commerciale personnelle.

Il est délivré sur un papier à en-tête officiel ou une carte postale et est destiné à notifier au destinataire certains événement solennel qu'il est invité à visiter.

L'invitation doit contenir des informations sur le lieu et l'heure de l'événement, ainsi que son nom.

L'invitation doit indiquer le code vestimentaire acceptable (par exemple, noir et cravate), ainsi que le nombre de personnes visées par l'invitation.

En règle générale, l'invitation est nominale, mais lors d'événements de masse, elle peut être dépersonnalisée.

Invitation personnelle

Invitation groupée

Lettre de remerciement

Le format « Remerciements » appartient à la catégorie de la correspondance commerciale personnelle et vise à exprimer sa gratitude au destinataire.

En règle générale, les remerciements sont émis sur le papier à en-tête officiel de l'organisation, mais peuvent être émis sous forme de carte postale.

Le texte de la lettre de remerciement est écrit dans un style concis et amical-formel en référence à l'événement qui a poussé l'expéditeur à exprimer sa gratitude au destinataire. Si vous le souhaitez, d'autres mérites du destinataire peuvent également être énumérés.La gratitude est attestée par la signature personnelle de l'expéditeur et, dans certains cas, par le sceau de l'organisation.

Exemple: Message du Premier Ministre de Grande-Bretagne au Président du Conseil des Commissaires du Peuple de l'URSS (25 avril 1942) « Je vous suis très reconnaissant pour votre message du 23 avril. Bien sûr, nous accueillerons avec plaisir la visite de M. Molotov, avec qui, j'en suis sûr, nous pourrons faire beaucoup de travail utile. Je suis très heureux que vous trouviez possible d'autoriser cette visite, qui, j'en suis sûr, sera très précieuse.

lettre de condoléances

Le format « Condoléances » appartient à la catégorie des correspondances professionnelles personnelles et vise à exprimer empathie et soutien au destinataire à propos de ceci ou cela événement triste ou perte.

Lors de la rédaction de condoléances, il est très important de choisir le bon paroles sincères, réellement capable de soutenir le destinataire dans son chagrin.

En même temps, il est important d'exprimer vos sentiments et vos expériences concernant ce qui s'est passé.

Les condoléances sont émises dans un style discret et correct sur un papier à en-tête officiel ou une carte postale spéciale et certifiées par la signature personnelle de l'expéditeur.

Lettre d'affaires- un document utilisé pour la communication, la transmission d'informations à distance entre deux correspondants, qui peuvent être aussi bien des personnes morales que des personnes physiques.

Un manager ou un spécialiste de la gestion de par la nature de son activité a besoin d'écrire beaucoup de lettres commerciales.

Les lettres commerciales comprennent les témoignages, les curriculum vitae, les lettres de recommandation, les lettres de rappel et de remerciement, les lettres - invitations à un entretien ou à une présentation, les lettres de refus, déclarations de sinistre, réclamations, etc...

Comment rédiger une lettre commerciale

• le papier pour une lettre commerciale doit être bonne qualité, absolument propre, soigneusement taillé ;
• il est souhaitable que la forme d'une lettre commerciale soit avec l'emblème de l'organisation, son nom et prénom, adresse postale et télégraphique, téléphone, fax, e-mail et coordonnées bancaires ;
• les lettres commerciales officielles sont imprimées sur face avant feuille, sans taches; toutes les pages sauf la première sont numérotées en chiffres arabes ;
• la largeur de la marge sur le côté gauche de la feuille doit être d'au moins 2 cm, le paragraphe commence par une ligne rouge avec un retrait de cinq espaces à partir du bord gauche de la ligne ; le texte est imprimé en un et demi - deux intervalles; il est souhaitable d'éviter le retour à la ligne ;
• dans le coin supérieur droit d'une lettre commerciale, sous l'adresse de l'organisation d'envoi, la date est indiquée, de préférence au complet (par exemple, le 2 janvier 2007);
• le nom de l'organisation ou le nom et l'adresse de la personne à qui la lettre commerciale est envoyée sont inscrits sur le côté gauche de la feuille;
• en dessous, du bord de la ligne ou au centre de la feuille, un appel poli est écrit; par exemple, "Cher Ivan Ivanovitch" ; une virgule est nécessaire après la conversion, mais souvent mise point d'exclamation commencer la phrase suivante par une ligne rouge et une majuscule ;
• la lettre d'affaires se termine par des mots de gratitude pour la coopération et une expression d'espoir pour sa poursuite ;
• la signature est placée dans côté droit feuille, après la dernière phrase de courtoisie, par exemple, "Avec respect ...", le nom du signataire est imprimé sous sa signature manuscrite;
• les résolutions sur tous les types de correspondance entrante doivent être rédigées au crayon ou sur des feuilles séparées ; une lettre commerciale est pliée avec le texte à l'intérieur, et les lettres commerciales les plus importantes ne sont pas pliées, pour lesquelles elles sont envoyées dans de grandes enveloppes épaisses ;
• une demande télégraphique doit recevoir une réponse dans les 3 jours, une lettre commerciale - 10; si la demande nécessite un examen approfondi, vous devez informer dans les 3 jours que la lettre commerciale a été prise en compte et donner une réponse définitive dans les 30 jours.

• précision et clarté de la présentation des pensées - mots courts, phrases courtes, paragraphes courts
• accessibilité maximale du texte pour la compréhension, l'utilisation de phrases simples qui expriment avec précision et sans ambiguïté l'essence
• l'alphabétisation
• exactitude

Une lettre commerciale est un document qui fait partie intégrante de communication d'entreprise. Le plus souvent, il est transmis par le service postal et sert d'une manière spécialeéchange d'informations.

Concepts de base

La correspondance commerciale est nécessaire pour résoudre divers problèmes économiques ou de production. Avec son aide, les entreprises et les organisations communiquent avec l'environnement extérieur : partenaires, clients ou agences gouvernementales. Habituellement, une lettre commerciale est utilisée pour cela.

C'est ainsi qu'on appelle généralement un document écrit, qui peut être :

• réponse aux messages ou demandes précédemment reçus ;
• document d'accompagnement envoyé au destinataire avec d'autres documents ou matériels ;
• lettre d'initiative, dans le cas où un autre moyen de communication est impossible.

Chacune de ces options a ses propres caractéristiques. Cependant, il y a règles générales, conformément à laquelle toute lettre officielle est généralement rédigée. Cela est compréhensible, car c'est avec la correspondance commerciale, par exemple, que commence le plus souvent la conclusion de la plupart des transactions. Et un document correctement exécuté peut créer une impression favorable pour le destinataire concernant un futur partenaire potentiel.

Types de lettres commerciales

Selon les informations que contient la lettre officielle, il peut s'agir :

1. Accompagnement. Dans le cas où il contient un message indiquant qu'il existe un package d'application pour celui-ci.
2. Prétentieux. C'est-à-dire qu'il exprime une insatisfaction face à une situation particulière (réclamation).
3. Instructif. Le texte donne des indications précises.
4. Garantie. L'expéditeur confirme le respect des obligations énoncées dans le document à l'avenir.
5. Informationnel. La lettre contient des informations susceptibles d'intéresser le destinataire.
6. Publicité. Des informations sont fournies pour attirer la coopération.
7. Lettre de notification. Informations sur la tenue d'événements publics.
8. Lettre de confirmation. réception de certains documents ou matériels.
9. Lettre de demande. Le texte contient un appel pour inciter le destinataire à agir.
10. Lettre-message. Dans ce document, l'expéditeur fournit des informations spécifiques d'intérêt mutuel pour les parties.

Le but de ces documents est de maintenir des liens entre les organisations ou ses unités structurelles.

Rédaction d'une lettre de réclamation

En matière de coopération, il arrive parfois que l'une des parties, pour une raison ou une autre, ne remplisse pas ses obligations. Dans ce cas, le partenaire envoie d'abord une lettre à sa contrepartie. En règle générale, il y expose ses propositions pour éliminer les violations de son droits légaux. Ceci est la lettre officielle. Un échantillon d'un tel document peut être compilé arbitrairement. En même temps, il faut tenir compte points suivants:

1. doit être formel et professionnel avec un cadre de partenariat.
2. L'essence de la demande doit être exprimée très clairement.
3. Lorsque vous présentez des informations, vous devez opérer de manière convaincante avec des faits spécifiques.

DANS Lettre de réclamation doit contenir:

• coordonnées de l'expéditeur (nom, adresse de retour et numéros de téléphone) ;
• des informations complètes sur le destinataire ;
• une description des circonstances dans lesquelles la situation de conflit s'est produite;
• lié à dispositions légales qui, pour sa part, a été violée par la contrepartie ;
• exigences spécifiques pour éliminer la violation avec indication des délais de leur mise en œuvre ;
• conséquences qui peuvent survenir si la partie adverse se soustrait à leur exécution.

Une attention particulière doit être portée à la composition de la lettre officielle. L'échantillon doit être conçu de manière à ce que l'intrus ne le perçoive pas comme une menace. Il faut rappeler qu'il ne s'agit que d'un rappel de l'obligation de se conformer à la loi.

Règles de conception

Une attention particulière doit être portée à la conception des lettres officielles. Certes, la loi ne prévoit pas pour cela de règles et de règlements stricts.

Malgré cela, lors de la compilation documents similaires les points obligatoires suivants doivent être pris en compte :

1. Toute lettre commerciale doit être rédigée sur papier à en-tête. Il est élaboré à l'avance par des spécialistes de la gestion de bureau et approuvé par ordre du chef d'entreprise.

2. Le document doit contenir certains détails :

2.1. Informations sur le destinataire et l'expéditeur.

2.2. Numéro d'envoi et date de cette lettre. Ceci est requis pour l'inscription.

2.4. Titre.

2.5. Informations sur la présence de toutes les applications, indiquant leurs noms et numéros.

2.6. Informations sur la personne qui signe ce document(poste et nom complet).

3. La lettre ne doit traiter qu'un seul problème. La présence de plusieurs sujets rendra difficile le choix d'un artiste.

4. Les informations doivent être énoncées aussi brièvement que possible, mais clairement. Il est souhaitable que le texte ne prenne pas plus de deux pages.

5. Indiquez correctement les coordonnées du destinataire. Dans le cas d'une organisation, la séquence suivante doit être suivie :

5.1. Raison sociale (au nominatif).

5.2. Subdivision structurelle(si nécessaire).

5.3. La position du destinataire (au datif).

5.4. Ses initiales.

5.5. Adresse postale de la société.

6. S'il y a plusieurs destinataires, le principal est indiqué en premier, puis tous les autres.

Si vous tenez compte de tous ces points, la conception des lettres officielles, en principe, ne sera pas difficile.

Ordre de présentation

Pour que le document soit correctement rédigé, il est nécessaire de prendre en compte une certaine séquence de présentation des informations qu'il contient. Par exemple, vous pouvez envisager la possibilité de rédiger une réponse à la lettre de service. Vous devez d'abord vous rappeler que, selon les règles de l'étiquette, vous devez répondre aux informations dans un délai d'un jour à compter de leur réception. Lorsqu'il s'agit d'e-mails, alors moment optimal ne dépassera pas deux heures. Dans le cas où il n'est pas possible de respecter une telle règle, il est préférable d'envoyer un message correspondant au partenaire.

La lettre elle-même, en fait, sera composée de deux parties :

1. Introduction. L'expéditeur indique le sujet, la raison et les raisons de l'écrire. Ici, vous pouvez vous référer aux réglementations qui, selon la loi, servent de base pour fournir une réponse. De plus, il convient de prêter attention à certains points concernant la situation considérée. Ils aideront à découvrir l'essence du problème.
2. Principal. Cette partie vise à la clarification et à la persuasion. Le texte doit être clair, concis et concis, et les faits présentés doivent être vérifiés et objectifs. Si nécessaire, ils peuvent être confirmés avec des nombres réels.

Ce texte est généralement suivi d'une liste de pièces jointes. Le document se termine par la signature de l'expéditeur. De plus, vous devez savoir rédiger une lettre commerciale pour ne pas offenser le destinataire. Tout d'abord, il est conseillé de commencer à s'adresser à lui avec la phrase "Cher". Deuxièmement, vous pouvez utiliser dans le texte des expressions adverbiales telles que "avoir soigneusement étudié vos propositions" ou "vérifier attentivement vos commentaires". Un tel respect de l'étiquette ne profitera qu'aux deux parties.

Procédure

La compilation des lettres officielles est la responsabilité des greffiers, secrétaires ou autres employés qui sont affectés à ces fonctions. Pour se rendre au travail, ils doivent respecter une certaine séquence dans leurs actions. Le processus de compilation d'un tel document passe généralement par les étapes suivantes :

1. Examen attentif des circonstances ce problème. Il est nécessaire d'avoir le plein contrôle de la situation afin d'évaluer correctement les voies possibles ses décisions.
2. Rédaction d'une lettre. Ici, il est nécessaire de prendre en compte toutes les exigences ci-dessus.
3. Coordination du texte préparé. Parfois, il doit être édité en tenant compte des commentaires du responsable. Il peut apporter quelques éclaircissements ou précisions sur le sujet.
4. l'approbation de son directeur.
5. Finalisation et signature du document.
6. Lettre d'enregistrement.
7. Envoi du courrier au destinataire.

Ce n'est qu'après avoir franchi toutes ces étapes que la lettre, parvenue au destinataire, pourra remplir la mission qui lui est assignée.

Réglementation obligatoire

Pour émettre une lettre de service, vous devez tenir compte du fait que sa première page doit être imprimée sur un formulaire spécial. Pour le reste, vous pouvez utiliser des feuilles vierges A4 ordinaires. Ici, vous devez vous rappeler que le champ de texte lui-même a ses propres bordures : le haut et le bas mesurent 2 centimètres, la gauche mesure 3,5 centimètres, la droite mesure 1 centimètre. Ne devrait pas être cassé tailles standards pour faire tenir les informations sur une seule feuille. Mieux vaut suivre toutes les règles et simplement ajouter une page supplémentaire.

Vous devez également saisir du texte en respectant toutes les règles :

1. Utilisez la police Times New Roman standard pour l'impression. Il vaut mieux ne pas utiliser d'autres options.

2. Les tailles de police sont également réglementées :

• pour le texte principal - 14 ;
• mise en page et marque d'exécution - 12.

3. Le placement des détails est également effectué conformément aux règles:

• interligne - 1 ;
• l'alignement du texte est effectué "en largeur" ;
• les virements sont effectués automatiquement ;
• la distance entre le numéro d'enregistrement et le titre est de 2 interlignes, et de celui-ci au texte principal - 3.

Le respect de ces règles est essentiel pour conception correcte lettres pertinentes.

Emplacement des accessoires

Pour composer correctement une lettre commerciale standard, vous devez savoir clairement où se trouvent ses détails et ses composants. Les réponses à ces questions sont contenues dans GOST R 6.30-2003. Il décrit en détail la forme d'une lettre commerciale. En fait, il s'agit d'un échantillon dans lequel la totalité de tous les détails du document se situe d'une certaine manière. Il est nécessaire pour :

1. Unifier le processus d'émission des lettres officielles (d'affaires).
2. Être en mesure de préparer à l'avance des formulaires standard de manière centralisée, tout en réduisant la nécessité d'effectuer une partie du travail manuellement.
3. Faciliter et réduire le temps de recherche visuelle de l'information.
4. Développez les possibilités de traitement des lettres à l'aide d'ordinateurs et d'autres équipements.

Ainsi, pour une lettre commerciale standard, 30 détails standard sont utilisés, qui sont situés dans onze zones obligatoires :

• emblèmes et emblèmes;
• auteur;
• donnée initiale;
• Titre;
• affirmations ;
• destinataire;
• résolutions ;
• texte;
• signatures et candidatures ;
• approbations et assurances ;
• Des marques.

Placer les informations dans certains secteurs permet aux spécialistes de mieux naviguer dans le document, et les utilisateurs ordinaires facilitent le processus de compilation.

Exigences primaires

Certains responsables pensent à tort que la correspondance commerciale peut être menée de manière arbitraire, sans respecter aucune règle ni réglementation. Mais les spécialistes qui en sont responsables doivent connaître les exigences de base des lettres officielles :

1. La présence d'un papier à en-tête spécial (entreprise).
2. Utilisation et placement appropriés des accessoires.
3. Le texte doit être lisible et bien édité. Pour énoncer le fond du problème, mieux vaut privilégier les phrases courantes simples. Il faut expliquer brièvement pour que chaque mot porte un maximum d'information.
4. Selon le type, le document doit être formaté en conséquence. La lettre peut également contenir plusieurs aspects. Dans ce cas, lors de la présentation, il est nécessaire d'essayer de les combiner.
5. Utiliser correctement les normes établies pour la dactylographie.
6. Essayez de ne pas être catégorique dans le contenu de la lettre. Le destinataire peut considérer ces phrases comme des menaces. Lors de la construction de phrases, il est préférable d'utiliser des mots d'introduction comme « apparemment », « comme on le sait », « peut-être » et « comme il se doit ».

Le respect de ces exigences dans la pratique aide à gérer correctement le flux de travail dans l'entreprise.

Aujourd'hui, presque tout le monde utilise activement Internet. Mais la correspondance commerciale n'a pas cessé d'être pertinente et importante. Il a simplement été transféré sur d'autres médias. Comment composer et formater une lettre commerciale, la publication le dira.

Que peut contenir un message commercial ?

Tout d'abord, la correspondance commerciale permet d'échanger des opinions ou des suggestions avec les employés et les partenaires commerciaux. La lettre peut contenir des demandes, des réclamations et d'autres pensées pour éliminer les malentendus entre les entreprises. En général, la correspondance commerciale est une sorte de correspondance officielle.

Différences avec les autres lettres

Les principales différences peuvent être résumées comme suit.

• Style de présentation.
• La présence de subordination.
• Vocabulaire sans forte expression d'émotions.
• En règle générale, la lettre ne prend pas plus d'une page.
• La police dans tout le texte est la même (ni petite ni grande).
• Il est généralement rédigé sur le papier à en-tête officiel de l'organisation.

Types de lettres commerciales

Lettres à répondre :

• Enquête.
• Pétition.
• Exigence.
• Phrase.
• Faire appel.

Lettres qui ne nécessitent pas de réponse :

• Informationnel.
• Notification.
• Accompagnement.
• Garantie.
• Un avertissement.
• Rappel.

Lettres commerciales. Ils sont généralement nécessaires pendant la durée du contrat ou pour conclure un accord :

• Demande.
• Réponse à une demande.
• Rappel.
• Prétendre.
• Offrir. Il s'agit d'une offre de conclure un contrat ou de conclure un accord.
• Avertissement de la nécessité de remplir les obligations, la résiliation des accords, etc.

Lettres non commerciales :

• Invitation.
• Information sur quelque chose.
• Expression de gratitude.
• Recommandations.
• Demande.
• Instructions.
• Lettre de transmission.
• Une expression de condoléances.
• Félicitations en toute occasion.
• Lettre de garantie.
• Confirmation de réception des marchandises, prestation de services, etc.

Classement des lettres commerciales par structure :

• Compilé selon un modèle strict.
• Écrit sous forme libre.

Types selon le destinataire :

• Normal. Envoyé à un seul destinataire.
• Collectif. Envoyé à une personne, mais par plusieurs personnes.
• Circulaire. Envoyé à plusieurs destinataires.

La forme de la lettre est la suivante :

• Envoyé dans des enveloppes postales régulières.
• Remis en personne.
• envoyé par fax.
• Visé par e-mail.

Comme vous pouvez le constater, un message commercial peut être formulé de différentes manières et avec différentes intentions. Mais il convient de noter que dans certains cas, pour des raisons éthiques, il doit être écrit à la main et non tapé sur un ordinateur. Cela s'applique aux félicitations et aux condoléances.

Parties d'une lettre

Une bonne lettre commerciale est toujours divisée en plusieurs parties. C'est l'introduction, le principal et le final. Et ils sont liés les uns aux autres logiquement.

En règle générale, la partie introductive contient des informations sur les circonstances qui ont conduit à la rédaction de la lettre. Le texte principal est le contenu lui-même, l'essence du message. Dans la dernière partie, ils résument les résultats, qui peuvent exprimer un refus, un consentement, une demande, etc.

Principes d'écriture

Tout message commercial doit être écrit comme ceci.

1. Impartialement.
2. Adressé (c'est-à-dire destiné à une personne spécifique).
3. Argumenté.
4. De manière fiable.
5. Le plus complet.
6. Toutes les informations contenues dans le texte doivent être à jour au moment de la rédaction.

Caractéristiques stylistiques

Les règles de rédaction d'une lettre commerciale stipulent qu'il est nécessaire de respecter un style strict. Il est nécessaire d'utiliser uniquement les moyens de parole typiques des documents officiels. Autrement dit, un style commercial officiel sera approprié. La langue doit avoir les caractéristiques suivantes.

• Officialité.
• L'exactitude des informations fournies.
• Objectivité.
• Structuré.
• Informatif mais concis.

L'essence de la question doit être énoncée dans des phrases simples et courtes, en mettant l'accent sur les verbes. Inutile de surcharger le texte d'adjectifs, utilisez des termes peu connus et hautement spécialisés que le destinataire peut ne pas comprendre. Cela ne fera que provoquer de la négativité et du rejet. Il est préférable d'essayer d'expliquer avec des mots simples et compréhensibles, plus de faits et de détails. Le style commercial ne permet pas la présence de textes non informatifs et « aqueux ».

La partie finale ne doit pas se résumer à des tours de parole inutiles et longs. De plus, les propositions illogiques et incohérentes ne fonctionneront pas. Par conséquent, les phrases adverbiales et participatives sont mieux exclues. Chaque paragraphe ne doit contenir qu'une seule idée spécifique. Après avoir terminé le texte, il est préférable de vérifier plusieurs fois les erreurs en lisant la lettre à haute voix.

Exigences du formulaire

Selon les règles d'une lettre commerciale, il est préférable de la rédiger sur le papier à en-tête de l'entreprise. Il a les principales exigences suivantes.

• Au milieu du formulaire, vous devez insérer les armoiries de la Fédération de Russie si l'entreprise appartient à l'État.
• La lettre doit être placée sur une feuille de format A4.
• À gauche, laissez le champ vide (au moins 3 centimètres). Cela est nécessaire car après un certain temps, les documents seront classés avec le reste des documents.
• La police la plus optimale est la police standard "Times New Roman", taille 12 et interligne 1,5-2. Il est mieux compris lors de la lecture.
• Dans l'en-tête de la lettre, vous devez indiquer le nom de l'organisation, son adresse réelle et légale, son numéro de téléphone et e-mail.

Caractéristiques de conception

Si la conception d'une lettre commerciale prend plusieurs pages, vous devez numéroter à partir de la seconde. Il est recommandé d'utiliser des chiffres arabes pour cela. Les points à côté des chiffres n'ont pas besoin d'être mis.

La lettre doit être divisée en paragraphes et, si nécessaire, en sous-titres. Le texte ne doit pas ressembler à un flux continu, car il sera mal perçu. Les paragraphes montreront où d'autres pensées finissent et commencent.

Il est important de noter que les fautes de frappe, les ratures et toute correction sont inacceptables pour la correspondance commerciale. Ils témoigneront de l'analphabétisme et de la frivolité de l'adversaire.

Détails utilisés

La lettre contient généralement les informations suivantes.

1. Le nom complet de l'entreprise, pas seulement l'abréviation.
2. Numéro de téléphone, numéro de fax, compte bancaire et e-mail.
3. Destinataire. De plus, le nom de l'entreprise doit être utilisé au datif. Si vous devez spécifier le nom et la fonction, il est recommandé d'utiliser le datif. Si le destinataire a un titre ou un diplôme universitaire, celui-ci doit être indiqué avant le nom de la personne.

Il est important de noter que chaque attribut doit être écrit avec une majuscule et avec nouvelle ligne.

Références dans une lettre commerciale

Une communication formelle doit toujours être sur un ton neutre. Les appels au destinataire doivent avoir la même forme. Des phrases comme "Bon après-midi" seraient inappropriées. Si vous voulez dire bonjour, il est préférable d'utiliser le formel "Bonjour". Mais l'option la plus compétente est considérée comme un appel par nom et patronyme. Et peu importe combien de temps dure la connaissance du destinataire. Dans une lettre, vous ne pouvez pas utiliser la forme abrégée du nom (par exemple, Petya, Anya, etc.).

Pour maintenir une distance interpersonnelle, pour montrer du respect envers une personne plus âgée ou plus haut placée, l'appel à « vous » aidera. Cependant, il convient de noter que dans certaines entreprises, au contraire, il est d'usage d'utiliser "vous" lors de la communication, même dans une lettre.

Il convient de noter que le titre "Cher Monsieur" ne peut être utilisé sans l'indication ultérieure du nom de cette personne. Les abréviations "Monsieur", "Mme" sont également à éviter. Si vous devez vous adresser à un groupe de personnes, il est permis de ne pas indiquer de noms. Ensuite, vous pouvez écrire brièvement : "Chers Messieurs !" Selon les règles, après s'être adressé par son nom, il faut toujours mettre un point d'exclamation. Par exemple, une phrase similaire dans une lettre commerciale aurait vue suivante. « Cher Alexandre Sergueïevitch !"

Dans la dernière partie, vous pouvez utiliser diverses possibilités. "À PARTIR DE Meilleurs vœux”,“ Avec respect ”,“ Avec l'espoir de coopération ”et ainsi de suite. Ici, les appels doivent être formels mais amicaux.

Faire la partie finale

Il est également très important de terminer la lettre correctement. Dans la dernière partie, vous devez résumer ce qui a été dit précédemment. Cependant, n'étirez pas les conclusions pour 10 phrases. Il ne faut pas oublier que la concision et la brièveté sont valorisées dans un style commercial. Il vaut mieux se limiter à des phrases simples. Par exemple, plusieurs constructions appropriées seront données dans la dernière partie de la correspondance commerciale. Les lettres commerciales doivent être remplies aussi correctement et poliment que possible.

• Merci pour votre aide ou votre attention. "Permettez-moi de vous remercier pour..." "Merci!"
• Assurance du destinataire dans quelque chose. "Nous serions ravis de travailler avec vous."
• Une expression d'espoir pour l'avenir. "Nous espérons avoir de vos nouvelles dès que possible."
• Demander quelque chose. "Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir rapporter les résultats."
• Des excuses pour tout inconvénient causé. "Nous nous excusons pour le retard de paiement."

Comment dire au revoir au destinataire

Malgré le fait que la correspondance soit commerciale, dans une lettre commerciale, vous pouvez dire au revoir de différentes manières. Pour ce faire, utilisez les phrases dites de clôture.

Les options suivantes sont des exemples :

1. Cordialement.
2. Sincèrement.
3. Avec mes meilleures salutations.
4. Je vous souhaite du succès dans votre travail.
5. Nous espérons poursuivre la coopération.
6. Nous étions heureux de rendre service.

Il peut y avoir d'autres options. Ici, le choix de la phrase finale est purement une question de goût.

Signature

Tout en bas de la feuille, l'expéditeur doit apposer sa signature. Mais il est extrêmement important de bien faire les choses pour que le document ait un aspect officiel.

Il est nécessaire d'indiquer la fonction, les initiales, le nom et le contraire pour apposer une signature. De plus, vous pouvez spécifier des informations de contact (personnelles adresse e-mail ou téléphone). Cela démontrera au destinataire une volonté de communiquer et de coopérer.

Caractéristiques d'échec

Il est également important de savoir rédiger une lettre commerciale si vous devez refuser quelque chose. Après tout, même un négatif ou un refus voilé ne passera pas inaperçu et entraînera des conséquences désagréables. Après cela, il ne sera plus possible de compter sur une attitude positive ou du moins neutre envers soi-même. Lorsque vous écrivez une lettre, vous n'avez pas besoin de succomber aux émotions. Il vaut mieux rester dans les limites, même si le destinataire est très ennuyeux. Les lettres de refus doivent toujours être lues plusieurs fois, Attention particulière se référant au ton du message.

Le message ne doit pas commencer par un "non" catégorique, quelle que soit la forme sous laquelle il est exprimé. Sinon, le destinataire aura l'impression qu'il n'est pas intéressant et n'a pas d'importance. Tout d'abord, il est préférable d'exposer des explications convaincantes non artificielles. Lorsque les raisons du refus sont brièvement énumérées, vous pouvez passer en douceur à l'énoncé du fait. Dans le même temps, selon l'étiquette d'une lettre commerciale, il est recommandé d'utiliser le type de formulation suivant.

• Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre demande.
• Nous sommes sincèrement désolés, mais nous devons refuser votre offre.
• Nous sommes profondément désolés, mais nous ne pouvons pas répondre à votre demande pour les raisons suivantes.

Idéalement, au début de la lettre, vous devez énoncer brièvement la demande du destinataire. Il comprendra donc qu'ils ont vraiment pris connaissance de sa proposition, et il l'appréciera certainement.

Caractéristiques de la rédaction d'un e-mail

Aujourd'hui, les gens s'intéressent de plus en plus à la manière dont une lettre commerciale est écrite si elle doit être envoyée par e-mail. Pour une telle correspondance, toutes les mêmes règles que celles mentionnées précédemment s'appliquent. Cependant, les messages commerciaux électroniques ont leurs propres caractéristiques.

• Le login doit être solide et adéquat. Par exemple, [courriel protégé] – mauvais choix, mais [courriel protégé]- bien.

• Le champ "sujet" est toujours important à remplir. Cela indiquera clairement sur quoi portera le message. Si la lettre est destinée à un étranger, le titre doit être intéressant. Mais il est important de ne pas en faire trop. Des sujets comme " Offre spéciale seulement maintenant », « Urgent » ne fera que provoquer un rejet. Le titre doit être composé de 3 à 5 mots, mettant l'essence du message en eux.

• Si la correspondance est avec un étranger, vous devez d'abord lui dire comment ils l'ont découvert et ce que fait l'entreprise. Sans une telle introduction, le message peut être considéré comme un spam et immédiatement supprimé.

• Les points importants du texte sont mieux mis en évidence en gras. Dans ce cas, il est inacceptable d'utiliser des couleurs différentes.

• Les majuscules ne doivent pas être utilisées dans un e-mail professionnel. Même dans les sous-titres et le titre du sujet ne doit pas être solide majuscules. Il en va de même pour les signes de ponctuation en double.

• Il est préférable de diviser le texte en paragraphes, en laissant une ligne vide entre eux.

• Plus le message est court, plus ils y répondront rapidement.

• La signature est requise. Il se compose généralement de plusieurs lignes dans les e-mails, comprend le nom et la fonction de l'expéditeur, le nom de l'entreprise, le numéro de téléphone et l'adresse du site Web.

• Des fichiers texte et des images peuvent être joints à la lettre. C'est très pratique, car Matériaux additionnels, commentaires, explications et descriptions détaillées détournent l'attention de l'essentiel. Par conséquent, il est préférable de les placer non pas dans le texte de la lettre, mais dans des fichiers joints.

• Si la correspondance commerciale dure depuis longtemps et qu'elle est chaleureuse relation de confiance, les émoticônes sont autorisées dans l'e-mail. Ils vont permettre de « relancer » un peu et de désamorcer la communication. Mais il ne faut pas en abuser, mais dans lettres en papier ils ne sont pas autorisés du tout.

Instructions pour écrire une lettre

La rédaction d'une lettre commerciale peut être divisée en plusieurs étapes.

1. Vous devez d'abord spécifier le destinataire. Pour ce faire, dans le coin supérieur droit du formulaire, vous devez écrire les initiales, le nom et la fonction du destinataire. Si le destinataire est une organisation, son adresse légale doit être indiquée.

2. Faites appel au destinataire. Il doit être placé plus bas au milieu du formulaire. Il a déjà été dit quelles phrases peuvent être utilisées. Habituellement, l'appel ressemble à: "Cher Igor Petrovitch!"

3. Déclaration d'intention. Ci-dessous, sur une nouvelle ligne, vous devez écrire les pensées principales, le point entier, en mentionnant les raisons de l'appel. Si nous parlons de certains problèmes, il vaut la peine de proposer des options pour les résoudre. S'il s'agit d'une proposition de coopération, vous devez alors expliquer comment cela se passera. Si la lettre reflète une plainte, il vaut la peine de demander une action spécifique. En un mot, le destinataire du texte doit comprendre exactement ce qu'il attend de lui.

4. Dernière partie. Et enfin, à partir d'une nouvelle ligne, vous devez insérer la phrase finale et la signature.

Lettre de remerciement

Cet exemple montre à quoi peut ressembler une lettre de remerciement. Cependant, dans cet exemple il y a un défaut. Au lieu de la ligne "To the Flagship Company", une phrase de salutation et les noms de ceux à qui la lettre était destinée pourraient être insérés.

Une enquête

Ceci est un exemple de lettre de demande commerciale. Il n'y a pas de défauts. Toutes les règles d'écriture d'une lettre officielle ont été respectées. À partir du texte, il devient clair quel problème est survenu et ce qui doit être fait pour le résoudre. Le message contient également toutes les coordonnées, un message de bienvenue, une phrase de clôture et une signature.

Ainsi, la publication a montré comment composer des lettres destinées à partenaires d'affaires. Cela doit être fait correctement et avec compétence pour ne pas perdre la face. Après tout, l'avenir de l'entreprise en dépend. Il est également important de répondre à un message commercial en temps opportun. Cela peut être fait dans un délai de trois à sept jours à compter de la réception de la lettre.

De nos jours, tout le monde devrait pouvoir écrire des lettres. Après tout, cela est inévitable pour toute personne qui a une éducation. Tout le monde n'a pas le talent pour écrire des lettres. Mais, connaissant les règles de base, vous pouvez développer la capacité de composer de bonnes et lettres intéressantes. Surtout si ces règles sont assez simples. Dans cet article, vous apprendrez à rédiger des lettres commerciales et personnelles. Jetons un coup d'œil aux différents types de lettres les points importants dans leur conception.

Comment rédiger des lettres commerciales

Une lettre formelle ou commerciale est généralement destinée à maintenir une relation d'affaires entre les entreprises et leurs employés ou clients. L'écriture commerciale a de nombreuses variétés. Par exemple:

• Lettre de remerciement
• lettre de recommandation
• Lettre de transmission
• Lettre de garantie
• Lettre au président
• lettre officielle
• Courrier d'information
• lettre de félicitations
• Lettre de demande
• Lettre de plainte
• Lettre d'invitation

Nous envoyons principalement telle ou telle lettre commerciale aux personnes susmentionnées ou avec une demande, c'est-à-dire Ce sont des lettres clairement dirigées envoyées dans un but précis. Le but est que la lettre soit bien comprise. Par exemple, nous décidons comment écrire correctement lettre de remerciement comprendre que nous sommes reconnaissants; nous réfléchissons à la façon d'écrire correctement lettre officielle pour qu'ils soient utiles, pour qu'ils soient correctement compris par le destinataire. Par conséquent, il est très important de savoir comment écrire une lettre correctement. Vous pouvez trouver un exemple de rédaction de lettres commerciales sur le lien Modèles de lettres commerciales professionnelles.

Ci-dessous, nous examinerons les règles de base pour la rédaction de lettres commerciales.

La lettre ne doit pas être sans visage

Vous êtes-vous déjà demandé comment écrire correctement des e-mails ? Boîte e-mail un homme d'affaires est souvent submergé par divers spams. Tout d'abord, votre tâche lors de la rédaction d'une lettre officielle sera d'être remarqué et non envoyé dans le dossier Spam.

La première chose à faire est de vous renseigner sur l'entreprise à laquelle vous souhaitez envoyer votre lettre. Vous devez avoir le plus d'informations possible sur votre partenaire. Une fois les détails de l'entreprise connus, vous pouvez commencer à écrire une lettre. N'importe qui homme d'affaires ce serait bien si dans une lettre ils s'adressaient à lui personnellement, et non au service commercial de l'entreprise dans laquelle il travaille, par exemple. S'adresser nommément au destinataire démontrera d'abord votre respect pour la personne et, bien sûr, lui fera Émotions positives, ce qui ne peut que le faire aimer de votre personne. Après tout, comment entamer une conversation avec un partenaire potentiel sur des propositions commerciales si vous n'avez pas pris le temps de vous renseigner sur ses nom, prénom et patronyme.

Si vous n'avez pas pu connaître le nom du destinataire, n'écrivez en aucun cas : « Uv. gène. directeur !", "Uv. commercial réal. entreprises !" Il n'y a pas de place pour de telles abréviations dans une lettre commerciale. Les mots tels que "cher", "monsieur", "chef de service", etc., doivent être écrits en toutes lettres. Sinon, on ne peut pas parler de respect.

La lettre doit avoir un titre

Le titre est nécessaire pour révéler brièvement le contenu de la lettre. Ainsi, le destinataire pourra traiter et trier la lettre sans aucun problème. À n'importe quel organisation officielle Des dizaines de lettres arrivent chaque jour sur des sujets complètement différents. Par conséquent, il n'y a aucune chance que votre lettre soit remarquée. Donc, si votre en-tête contient informations utiles, alors ça peut être intéressant partenaire potentiel. Vous comprenez maintenant pourquoi il est important d'écrire correctement les lettres officielles ?

Comment faire bonne impression

Essayez d'ajouter une introduction à la lettre qui exprimera un compliment au destinataire. Par exemple, à quel point vous seriez heureux d'avoir l'honneur de travailler avec une si bonne entreprise.

Ce qu'il faut éviter

Évitez les phrases directives

Au lieu de la phrase "Si vous êtes intéressé par notre offre, alors vous devez me contacter par téléphone..." mieux vaut écrire "Pour discuter de l'offre, vous avez la possibilité de nous contacter par téléphone...". Une phrase directive peut psychologiquement retourner une personne contre vous. Une telle phrase peut montrer au destinataire votre doute et votre arrogance. Et si vous écrivez une lettre de recommandation, il serait juste de « proposer », et non d'imposer, pour ne pas avoir l'impression que vous poussez, cela ne plaira à personne.

Choisissez les bons verbes

Utilisez des verbes perfectifs. Par exemple, ils ont créé, complété, fabriqué, développé, augmenté, etc. Mais des verbes tels que nous exécutons, nous participons, nous travaillons, nous produisons, ne parlent pas d'obtenir des résultats. Il est difficile d'en tenir compte lors de l'écriture de lettres dans une langue étrangère, alors renseignez-vous au préalable sur les règles d'une langue particulière afin de savoir, par exemple, comment écrire correctement une lettre en anglais.

Utiliser du papier à en-tête

L'utilisation du papier à en-tête est obligatoire même si vous envoyez un e-mail. Qu'est-ce qu'un papier à en-tête ? L'en-tête doit contenir le nom de votre entreprise, l'adresse, le téléphone, le fax, le logo de l'entreprise et la signature du responsable. Ce point est important dans bonne orthographe lettre de garantie, car vous montrez ainsi que vous êtes ouvert et responsable de votre entreprise.

Envoyer une lettre par la poste

Lors de l'envoi d'une lettre commerciale, il est préférable de refuser le fax et le courrier électronique. L'option idéale enverra un courrier avec une lettre afin qu'il la remette personnellement à la tête entre les mains. Par conséquent, assurez-vous de prendre soin de l'enveloppe de l'entreprise. Soit dit en passant, si vous envoyez des documents pour obtenir un poste, ne soyez pas trop paresseux pour apprendre à rédiger correctement une lettre de motivation, l'employeur l'appréciera.

Comment écrire des lettres personnelles

Une lettre personnelle peut être une lettre à un ami ou personne proche, lettre à langue Anglaise un correspondant à l'étranger, lettre d'amour ou e-mail dans réseau social. Le destinataire sera toujours ravi de votre lettre si elle est écrite correctement et de manière intéressante. Lorsque vous communiquez par correspondance, vous pouvez utiliser mots gentils qui étaient souvent gênés de le dire à leurs proches lorsqu'ils parlaient. Les lettres personnelles sont beaucoup plus faciles à écrire que les lettres formelles, mais cela ne signifie pas que vous n'avez pas besoin de savoir comment écrire une lettre à un ami ou à un être cher.

Respecter le destinataire

Si vous envoyez une lettre par la poste, n'utilisez pas un morceau de papier déchiré d'un cahier pour le texte. Choisissez du papier de bonne qualité. Et n'oubliez pas d'écrire l'adresse correctement !

Règles de base

La lettre doit commencer par un appel. Placez l'appel au milieu de la ligne. Le texte principal est écrit 2 cm sous l'appel, en retrait à la même distance du bord gauche de la feuille. Essayez de maintenir cette distance tout au long de la lettre. Si la feuille est terminée, alors prenez la deuxième Feuille blanche papier. N'écrivez pas sur les deux côtés de la feuille !

Évitez les correctifs

N'oubliez pas que les lignes barrées ou les corrections peuvent rendre votre lettre extrêmement bâclée. Par conséquent, pour commencer, vous ne devriez pas être trop paresseux et rédiger un brouillon.

Inscription

Le texte de la lettre doit être lisible et pas très petit. Utilisez la même encre ou encre tout au long de la lettre entière. Assurez-vous de laisser votre signature à la fin. Après la signature, si nécessaire, placez un post-scriptum (P.S.). Les lettres sont du texte plié à l'intérieur !

Après avoir écrit une lettre

N'écrivez pas de lettre à mauvaise humeur. Si émotions négatives déjà sur papier, n'envoyez pas cette lettre. Mieux vaut le réécrire le lendemain. Après tout, écrire correctement une lettre d'amour signifie transmettre des émotions positives agréables au destinataire et ne pas gâcher son humeur avec des déclarations négatives.