औपचारिक पत्र कैसे शुरू करें. किसी संगठन को पत्र कैसे लिखें. व्यवसाय लेखन शैली

ब्रिटिश डायरेक्ट मार्केटिंग एसोसिएशन के अनुसार, 2015 में ईमेल मार्केटिंग में निवेश किए गए प्रत्येक पाउंड से 38 पाउंड का रिटर्न प्राप्त हुआ। वही परिणाम पाना चाहते हैं, लेकिन पता नहीं ग्राहक को पत्र कैसे लिखें?फिर सर्वोत्तम का उपयोग करेंनमूने ग्राहकों को पत्र, जिसे हमने इस समीक्षा में आपके लिए एकत्र किया है।

ग्राहक को पत्र कैसे लिखें

आप हर समय ग्राहकों के बारे में सोचते हैं, लेकिन यह आपसी नहीं है। उनका ध्यान खींचने और अपने प्रतिस्पर्धियों से आगे निकलने के लिए, आपको नियमित रूप से खुद को याद दिलाने की जरूरत है। ईमेल इसके लिए बहुत अच्छे हैं. पाइपड्राइव ब्लॉग के लेखकों के अनुसार, कुछ तरकीबें हैं जो आपके पक्ष में काम कर सकती हैं:

1. धैर्य और अधिक धैर्य.संभावित खरीदार को नियमित रूप से भेजकर धीरे-धीरे सौदे तक ले आएं।
2. एक रणनीति पर सहमत होंविपणन विभाग के साथ ग्राहकों को पत्र भेजने में, ताकि बहुत अधिक घुसपैठ न हो और ग्राहक के मेलबॉक्स को बार-बार जानकारी से अवरुद्ध न किया जाए।
3. सीआरएम प्रणाली का प्रयोग करें.यह ग्राहकों के साथ संचार के तकनीकी पक्ष को सरल बनाएगा और मेल के साथ काम को गति देगा।

सीआरएम प्रणाली एक आसान प्रोग्राम है जो ग्राहकों और लेनदेन का रिकॉर्ड रखने में मदद करता है, सभी कॉल रिकॉर्ड करता है, और ग्राहक के साथ पत्राचार को आसानी से व्यवस्थित करने में भी मदद करता है। उदाहरण के लिए, प्रोग्राम मेल सेवा के साथ एकीकृत होता है (आप असीमित संख्या में कनेक्ट कर सकते हैं)। मेलबॉक्स) और आपको पत्राचार के इतिहास को सीधे प्रतिपक्ष कार्ड में सहेजने की अनुमति देता है। यदि आपने लिखा है नए ग्राहक, तो आप सीधे आने वाले पत्र से एक डील कार्ड बना सकते हैं।

और अब सबसे दिलचस्प बात: CRM से किसी ग्राहक को पत्र भेजने के लिए, आपको टेक्स्ट टाइप करने की भी आवश्यकता नहीं है।दस्तावेज़ डिज़ाइनर की सहायता से, आप सभी अवसरों के लिए पत्रों का एक सेट बना सकते हैं और उन्हें दो क्लिक में ग्राहकों को भेज सकते हैं। SalesapCRM स्वयं पत्र में ग्राहक का नाम और अन्य डेटा प्रतिस्थापित करेगा। विवरण जानना चाहते हैं? फिर प्रेस ।

ग्राहकों को पत्र: उदाहरण और तैयार नमूने

हमने एक चयन संकलित किया हैग्राहकों को व्यावसायिक पत्रजिसे आप सैंपल के तौर पर ले सकते हैं. आपको बस विवरण भरना है।

1. क्या आप पहली बार किसी संभावित ग्राहक को लिख रहे हैं? यह संक्षिप्त संदेश भेजें:

पत्र का विषय:शायद आप हमारे नये ग्राहक हैं

नमस्ते, [नाम].

हम [संक्षिप्त जानकारीकम्पनी के बारे में].

यदि आप रुचि रखते हैं, तो मैं सहयोग की संभावना पर चर्चा करने के लिए तैयार हूं। आइए जानें कि आपके लिए किस समय कॉल करना सुविधाजनक होगा।

[हस्ताक्षर]

2. संभावित ग्राहक के बारे में बताएं सफल अनुभवअपने प्रतिस्पर्धियों के साथ सहयोग:

पत्र का विषय:प्रतिस्पर्धियों के साथ बने रहें

नमस्ते, [नाम].

हम सफलतापूर्वक साथ काम कर रहे हैं [प्रतियोगी एक्स और वाई]वी [गतिविधि का क्षेत्र]पहले से [बहुत अधिक समय]और हमने मिलकर हासिल किया अच्छे परिणाम. साथ परिचित विस्तार में जानकारीउनके बारे में आप यहां जान सकते हैं [मामले/समीक्षा से लिंक].

यदि आप हमारे साथ जुड़ेंगे तो हमें खुशी होगी।

[हस्ताक्षर]

3. यदि आपको किसी व्यावसायिक कार्यक्रम में संभावित ग्राहकों के संपर्क प्राप्त हुए हैं, उन्हें भेजेंप्रस्ताव पत्रऐसानमूना:

पत्र का विषय:हमारी कंपनी के बारे में अधिक जानकारी

नमस्ते, [नाम].

मुझे आशा है कि आपको भी यह पसंद आया होगा [आयोजन]और इसमें आपकी रुचि के लिए आपको धन्यवाद देना चाहता हूं [कंपनी का नाम].

मैं हमारी कंपनी के बारे में अधिक विस्तृत जानकारी संलग्न कर रहा हूं। मुझे आपके सभी प्रश्नों पर फोन पर चर्चा करने में खुशी होगी।

[हस्ताक्षर]

अनुस्मारक पत्र

4. भेजने के कुछ समय बाद सेवाएँ प्रदान करने वाले ग्राहक को पत्रया अधिक जानकारी अपने बारे में याद दिलाएँ:

पत्र का विषय:क्या आप कुछ चर्चा करना चाहते हैं?

नमस्ते, [नाम].

मुझे आशा है कि आपको मेरा पिछला पत्र पढ़ने और इसके बारे में और अधिक जानने का अवसर मिला होगा [अतिरिक्त जानकारी].

क्या मेरे प्रस्ताव पर आपके कोई प्रश्न या विचार हैं? मुझे फोन पर या व्यक्तिगत रूप से उन पर चर्चा करने में खुशी होगी। आपके पास इसके लिए समय कब होगा?

[हस्ताक्षर]

5. यदि आप अपने प्रस्ताव की प्रभावशीलता को संख्याओं में दिखा सकते हैं, तो उन्हें साझा करें कंपनी के ग्राहकों को पत्र. तथ्य बेहतर ढंग से आश्वस्त करते हैं।

पत्र का विषय:कुछ तथ्य जिनके बारे में आप नहीं जानते होंगे [कंपनी का नाम]

नमस्ते, [नाम].

मैंने हाल ही में आपको इस बारे में एक ईमेल भेजा है [कंपनी का नाम]और मुझे लगता है कि हम उपयोगी हो सकते हैं [आपकी कंपनी].

हमारे ग्राहकों में वृद्धि देखी जा रही है [संकेतक निर्दिष्ट करें]इस्तेमाल के बाद [उत्पाद और सेवा का नाम]. हम भी ऑफर करते हैं [पदोन्नति के बारे में बताएं]और [अन्य महान सौदों का उल्लेख करें].

यदि आप विवरण जानना चाहते हैं, तो कृपया हमें बताएं, और हम फोन पर या बैठक में बातचीत पर सहमत होंगे।

मैं उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा हूं.

[हस्ताक्षर]

6. ग्राहकों को ऑफर परीक्षण अवधिया नि:शुल्क नमूने। यदि खरीदार पहले उत्पाद का परीक्षण करते हैं तो वे सौदा करने के लिए अधिक इच्छुक होते हैं।

पत्र का विषय:आपकी कंपनी के लिए उपहार

नमस्ते, [नाम].

कुछ दिन पहले मैंने आपको इसके बारे में जानकारी भेजी थी [उत्पाद का नाम]और अब मैं इसे क्रियान्वित करने का प्रयास करने का प्रस्ताव करता हूं।

मैंने कुछ अतिथि लॉगिन/निःशुल्क नमूने/वाउचर बनाए/संलग्न किए हैं जिनका उपयोग एक्सेस/प्राप्त करने के लिए किया जा सकता है [उत्पाद या सेवा]. उन्हें अपने सहकर्मियों के साथ साझा करें. उनकी राय सुनना दिलचस्प होगा.

मुझे फ़ोन द्वारा या व्यक्तिगत रूप से हर चीज़ पर अधिक विस्तार से चर्चा करने में ख़ुशी होगी। मुझे यकीन है कि हम वास्तव में आपकी सेवा कर सकते हैं [गतिविधि का क्षेत्र].

[हस्ताक्षर]

7. यदि आप निश्चित नहीं हैं कि आप बातचीत के लिए अधिकृत किसी कर्मचारी के साथ पत्राचार कर रहे हैं, तो उससे निर्णय निर्माता तक पहुंचने में मदद करने के लिए कहें:

पत्र का विषय:मुझे आशा है कि आप मुझे सही व्यक्ति तक पहुंचा सकते हैं

नमस्ते, [नाम].

कुछ दिन पहले मैंने आपको इस बारे में एक ईमेल भेजा था [कंपनी या उत्पाद]और अब मुझे संदेह है कि मैंने पते की ओर रुख किया।

क्या आप ही वह व्यक्ति हैं जो उस मुद्दे पर निर्णय लेते हैं जिसमें मेरी रुचि है? यदि नहीं, तो क्या आप मुझे अपनी कंपनी में सही व्यक्ति से संपर्क कराने में मदद कर सकते हैं?

आपके उत्तर की प्रतीक्षा।

8. यदि ग्राहक से मिलने के बाद आप उससे उसकी भविष्य की योजनाओं के बारे में पूछना चाहते हैं तो पत्र के इस पाठ का उपयोग करें:

पत्र का विषय:तुम्हारी योजनायें

नमस्ते, [नाम].

अपना समय देने के लिए धन्यवाद। अब मैं जानना चाहूंगा कि आप हमारे मुद्दे पर आगे की चर्चा को किस प्रकार देखते हैं।

यदि आप अभी भी रुचि रखते हैं, तो कृपया हमें अपनी योजनाओं के बारे में बताएं।

आपके उत्तर की प्रतीक्षा।

[हस्ताक्षर]

9. ग्राहक से मिलने के बाद, उसे निम्नलिखित बातचीत चरणों की याद दिलाएँ:

पत्र का विषय:निकट भविष्य के लिए कार्य योजना

नमस्ते, [नाम].

समय निकालने के लिए धन्यवाद - आज की बैठक बहुत सार्थक रही। मैं आपको संक्षेप में याद दिला दूं कि हम कैसे आगे बढ़ेंगे:

[की तारीख]: मैं आपको भेजूंगा [अनुबंध/दस्तावेजों का पूरा सेट].

[की तारीख]: आप मुझे टिप्पणियाँ और शुभकामनाएँ देंगे।

[की तारीख]: हम सभी अंतिम परिवर्तन करेंगे और समझौते पर हस्ताक्षर करेंगे।

यदि आपको उस तिथि से पहले किसी चीज़ पर चर्चा करने की आवश्यकता है, तो मुझे बताएं।

10. लिखेंऐसाग्राहक को पत्रयदि बैठक में वह प्राप्त करना चाहता था अतिरिक्त जानकारी:

पत्र का विषय:आपके अनुरोध पर जानकारी

नमस्ते, [नाम].

हमें आपके संगठन के प्रतिनिधियों से व्यक्तिगत रूप से मिलकर खुशी हुई। मैंने आपको इसके बारे में अतिरिक्त जानकारी भेजने का वादा किया है [सवाल]- वे संलग्न फ़ाइल में हैं.

किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए तैयार हूं. किसी भी समय बेझिझक मुझे [नंबर] पर कॉल करें या इस पते पर लिखें।

में हाल ही मेंव्यावसायिक पत्राचार में ई-मेल का स्थान बढ़ता जा रहा है। इसके फायदे स्पष्ट हैं: दक्षता, उपलब्धता और उपयोग में आसानी। यह याद रखना चाहिए कि इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार की अपनी बारीकियाँ होती हैं।

पत्र प्राप्त करना

1. दिन में कम से कम 2 बार अपना मेल जांचें - सुबह और दोपहर में। अन्यथा, आप अन्य लोगों का काम रोक सकते हैं और मुद्दों के समाधान में देरी कर सकते हैं;
2. यदि आपको कोई पत्र प्राप्त हुआ है, तो इसका मतलब है कि किसी ने इसे भेजा है और किसी कारण से ऐसा किया है। अत: प्राप्त पत्रों को अवश्य पढ़ना चाहिए। बेशक, यहां स्पैम पर विचार नहीं किया गया है;
3. यदि आप एक प्रबंधक हैं, तो आपका कार्य दिवस एक ईमेल क्लाइंट लॉन्च करके शुरू होना चाहिए जो पूरे दिन अनलोड नहीं होता है और स्वचालित रूप से मेल की जांच करता है। कम से कम हर 10 (और अधिमानतः 2 - 3) मिनट में मेल की स्वचालित डिलीवरी/प्राप्ति सेट करें;
4. यदि आप बहुत व्यस्त हैं और आपको कोई पत्र मिला है, तो मूल्यांकन करें कि यह किससे है, विषय है और इसे अपनी आंखों से देखें - इससे आपको जल्दी से यह समझने में मदद मिलेगी कि क्या पत्र को तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है या थोड़ा इंतजार करना पड़ सकता है;
5. सबसे सरल और प्रभावी तरीकाचीजों को आगे बढ़ाने के लिए और मेल की रुकावटों को इकट्ठा न करने के लिए - पत्रों का तुरंत जवाब देने के लिए। इसलिए, यदि आप कोई बातचीत या अन्य गतिविधि नहीं कर रहे हैं जिसमें रुकावट बर्दाश्त नहीं होती है, तो तुरंत पत्र का जवाब दें।

प्रति, प्रतिलिपि, गुप्त प्रतिलिपि फ़ील्ड

आपको "टू", "सीसी" और "बीसीसी" फ़ील्ड को समझना, याद रखना और सही ढंग से उपयोग करना चाहिए। पत्र प्राप्त करने पर आपके कार्य या प्राप्तकर्ता के कार्य इस पर निर्भर करते हैं।

1. "किसके लिए"। यदि आप कोई प्रश्न भेजते हैं, तो आप "प्रति" फ़ील्ड में निर्दिष्ट पते वाले से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं। यदि आप प्राप्तकर्ता हैं, तो आपको उत्तर देना होगा। अर्थात्, पत्र और उसमें मौजूद जानकारी या प्रश्न सीधे इस क्षेत्र में दर्शाए गए प्राप्तकर्ता को संबोधित होते हैं।
2. "कॉपी करें"। इस बॉक्स में प्राप्तकर्ता जानकारी के लिए एक पत्र प्राप्त कर रहे हैं या "आमंत्रित गवाह" हैं। प्रतियों में प्राप्तकर्ता नहीं होना चाहिए सामान्य मामलाएक पत्र का उत्तर दें. इसके अलावा, यदि आवश्यक हो, तो "दखल देने के लिए खेद है" वाक्यांश से शुरुआत करना विनम्र माना जाता है।
3. "छिपी हुई प्रति"। यह तथ्य कि पत्र "गुप्त प्रति" फ़ील्ड में निर्दिष्ट व्यक्ति को भेजा गया था, मुख्य प्राप्तकर्ता या प्रतियों में मौजूद लोगों को पता नहीं चलेगा। इस फ़ील्ड का उपयोग सामूहिक मेलिंग के लिए भी किया जाता है ताकि सभी प्राप्तकर्ताओं को आपकी पता पुस्तिका का पता न चले।

उत्तर देते समय, "सभी को उत्तर दें" बटन के बारे में न भूलें - यह प्रारंभिक पत्र के प्राप्तकर्ताओं को प्रतियों में सहेज लेगा और आपका उत्तर उनके पास से नहीं गुजरेगा। आप हमेशा अवांछित प्राप्तकर्ताओं को हटा सकते हैं या अन्य को जोड़ सकते हैं।

यदि प्राप्त पत्र में "टू" फ़ील्ड में दो से अधिक प्राप्तकर्ता हैं, तो इसका मतलब है कि इन दोनों संवाददाताओं या उनमें से किसी एक को उत्तर देना होगा। तय करें कि किसे उत्तर देना चाहिए. हालाँकि, "टू" फ़ील्ड में दो से अधिक प्राप्तकर्ताओं वाले पत्र भेजते समय सावधान रहें: सभी को भेजे गए पत्र के लिए, आप किसी से भी प्रतिक्रिया न मिलने का जोखिम उठाते हैं।

विषय क्षेत्र

आपको यह फ़ील्ड ख़ाली नहीं छोड़नी चाहिए. जिन लोगों से आप पत्र-व्यवहार करते हैं, उन्हें एक दिन में सैकड़ों ईमेल प्राप्त हो सकते हैं और वे ईमेल सामग्री के महत्व का त्वरित आकलन करने के लिए इस फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं।

पत्र के विषय को संक्षेप में पत्र के विषय को प्रतिबिंबित करना चाहिए। "प्रश्न", "हैलो!" जैसी सुर्खियाँ या खाली सुर्खियाँ आपको एक नौसिखिया के रूप में धोखा देती हैं, या बुनियादी व्यावसायिक लेखन कौशल की कमी।

"लेखन का महत्व"

यदि पत्र में अत्यावश्यक परिवर्तनों, किसी अनुबंध के पाठ या अन्य जानकारी के बारे में जानकारी है जिस पर सबसे पहले ध्यान देने की आवश्यकता है, तो "उच्च" मान का उपयोग करें, यह इनबॉक्स फ़ोल्डर में पत्र को उजागर करेगा।

• व्यर्थ में "उच्च" महत्व का प्रयोग न करें!
• किसी व्यवसाय संवाददाता को एक व्यक्तिगत पत्र या एक अजीब और व्यवसायिक तस्वीर या लिंक के साथ एक पत्र, महत्व को "कम" के रूप में चिह्नित करें।

प्रतिक्रिया लिखना

1. अभिवादन से शुरुआत करें, यह विनम्र है।
2. व्यक्ति के साथ वही भाषा बोलें. यह न केवल रूसी/अंग्रेजी भाषा पर लागू होता है, बल्कि पाठ के रूप पर भी लागू होता है। किसी औपचारिक पत्र का अनौपचारिक उत्तर उत्तरदाता के प्रति असम्मानजनक है और किसी की अपनी निम्न संस्कृति का प्रदर्शन है।
3. मोबाइल उपकरणों से ईमेल भेजते समय लिप्यंतरण का उपयोग न करें। यदि आपका मेल क्लाइंट रूसी का समर्थन नहीं करता है या एन्कोडिंग को दूषित करता है, तो कृपया अनुलग्नक में उत्तर पाठ संलग्न करें।
4. एक व्यावसायिक पत्र सटीक, विशिष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए।
   • शुद्धता- सटीक डेटा निर्दिष्ट करें जिसका आप उल्लेख कर रहे हैं (उदाहरण के लिए, बैठक की तारीख, बैठक का एजेंडा आइटम, किसी अन्य ईमेल की तारीख और विषय, या फ़ाइल का नाम)।
   • स्थूलता- पत्र से यह स्पष्ट होना चाहिए कि प्राप्तकर्ता से वास्तव में क्या अपेक्षित है।
   • संक्षिप्तता. जो कोई भी स्पष्ट रूप से सोचता है, वह स्पष्ट रूप से बताता है, और आपका पता इसे देखता है। इसलिए तीन वाक्यों में क्या लिखा जा सकता है, यह तीन पन्नों पर बताने की जरूरत नहीं है। एक संक्षिप्त व्यावसायिक पाठ सूखापन नहीं है, बल्कि समय की बचत और विचार सटीकता है।
5. यदि पत्र में कई प्रश्न, विषय या कार्य हैं, तो उनकी संरचना करें और उन्हें अलग करें। एक सतत "धोने की धारा" को पढ़ना मुश्किल है और आप वास्तव में, पत्र के मुख्य प्रश्न को छोड़ सकते हैं।
6. पत्र में अनुरोधों का यथासंभव सटीक उत्तर दें। किसी अनुरोध या कार्य का उत्तर "चलो इसे करें!" अधूरा "हम इसे अमुक तारीख तक करेंगे", "अमुक दिन में", "अमुक घटना के बाद" अधिक विशिष्ट और सटीक उत्तर है।
7. पाठ में त्रुटियाँ नहीं होनी चाहिए! गलत छापें भयानक नहीं हैं, लेकिन यदि आप प्रत्येक अक्षर में गलत तरीके से शब्द लिखते हैं, तो यह बहुत जल्दी ध्यान देने योग्य हो जाता है और एक व्यावसायिक भागीदार की आपकी छवि पर नकारात्मक छाप छोड़ता है।
8. आपने जो लिखा है उसे पढ़े बिना कभी भी पत्र न भेजें! अपना उत्तर पढ़ें और सुनिश्चित करें कि सब कुछ संक्षिप्त, सटीक, समझने योग्य, विशिष्ट और व्याकरण संबंधी त्रुटियों से मुक्त है। जांचें कि क्या सभी आवश्यक प्राप्तकर्ता निर्दिष्ट हैं, क्या वे "प्रति" और "सीसी" फ़ील्ड में सही ढंग से रखे गए हैं। व्याकरण संबंधी त्रुटियों की जाँच करें.
9. मूल पत्र का पाठ उद्धृत करें.
10. पूर्ण रूप से उद्धृत करते समय (यदि आपका उत्तर पूरे पत्र का है) तो उत्तर का पाठ पत्र के आरंभ में लिखें, अंत में नहीं!
11. यदि आपके उत्तर बिंदुवार हैं, तो उद्धरण को ऊपर और नीचे रिक्त पंक्तियों से अलग करें।

संलग्नक

1. ईमेल में EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR प्रारूपों में फ़ाइलें संलग्न न करें - कई ईमेल क्लाइंट या सर्वर ऐसे अनुलग्नकों को कसकर ब्लॉक कर देते हैं, और प्राप्तकर्ता उन्हें कभी नहीं पढ़ेगा। उन्हें एक शेल की तरह एक संग्रह (ज़िप, रार) में पैक करें और उन्हें इस रूप में रखें।
2. बिना किसी चेतावनी के 2-3 मेगाबाइट तक के अटैचमेंट भेजना सामान्य माना जाता है। यदि आप कोई अनुलग्नक भेजना चाहते हैं बड़ा आकार, संवाददाता से जांच लें कि क्या ऐसी फ़ाइल उसके सर्वर से होकर गुजरेगी या मेलबॉक्स में फिट होगी।
3. संदिग्ध सामग्री संलग्न करने से बचें: सबसे पहले, आपका संवाददाता आपके स्वाद को साझा नहीं कर सकता है, और दूसरी बात, आप उस संगठन में काम करने वाले व्यक्ति को परेशानी पैदा कर सकते हैं जहां मेल अवलोकन का उपयोग किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

1. इसकी उपस्थिति उपयोगी है (आपकी संपर्क जानकारी है) और यह अच्छा स्वरअपनी व्यावसायिकता दिखा रहे हैं।
2. हस्ताक्षर 5-6 पंक्तियों से अधिक नहीं होना चाहिए। इसमें कम से कम आपका पहला और अंतिम नाम शामिल होना चाहिए। इसके अलावा, अपना फोन नंबर, ई-मेल पता, कंपनी का नाम और भौतिक पता, साथ ही इसकी वेबसाइट का पता बताना वांछनीय है।
3. दो विकल्प हैं इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर: पूर्ण समर्थन के साथ पहल (स्वयं) पत्रों के लिए

एक व्यावसायिक पत्र की संरचना स्पष्ट होनी चाहिए, जिसके लाभ हैं:

• अपना समय और प्राप्तकर्ता का समय बचाएं;
• प्राप्तकर्ता द्वारा पत्र पढ़ने और उसके सार की सही समझ की गारंटी;
• स्पष्ट, संक्षिप्त उत्तर प्राप्त करना।

व्यावसायिक पत्र की संरचना

निवेदन

यह पत्र के "शीर्षलेख" में स्थित होता है और इसमें प्राप्तकर्ता का पद और पूरा नाम शामिल होता है। आधिकारिक व्यावसायिक पत्राचार के लिए, मानक व्यवहार "प्रिय" है, जिसे इसके साथ लिखा जाता है बड़ा अक्षरऔर शीट के केंद्र में. और फिर बहुत सारे विकल्प, इस पर निर्भर करते हुए कि वे क्या लिखते हैं और किसे लिखते हैं। इसलिए, रूस में नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करने की प्रथा है, पश्चिमी कॉर्पोरेट संस्कृति वाली कंपनियों में - केवल नाम से। यदि आप अपने साथी को व्यक्तिगत रूप से जानते हैं, तो आप उसे इस तरह संबोधित कर सकते हैं: "प्रिय एंड्री पेट्रोविच", यदि आप नहीं जानते हैं - "प्रिय श्री स्मिरनोव"। वैसे, किसी व्यक्ति को संबोधित करते समय "मिस्टर" शब्द को छोटा करके "मिस्टर" नहीं किया जा सकता। और किसी भी स्थिति में आपको "प्रिय श्री स्मिरनोव ए.पी." नहीं लिखना चाहिए। या तो "आंद्रेई पेत्रोविच" या "मिस्टर स्मिरनोव।"

यदि आप राजपरिवार, धार्मिक संप्रदायों के प्रतिनिधियों, राष्ट्रपतियों और संसद सदस्यों को नहीं लिखते हैं विभिन्न देशअपने आप को भाग्यशाली समझें. उनके लिए, आधिकारिक रूपांतरण सूत्र हैं, और प्रत्येक रैंक के लिए विशेष सूत्र हैं। ऐसा पत्र भेजने से पहले, ध्यान से जांच लें कि चयनित अपील प्राप्तकर्ता की स्थिति से मेल खाती है या नहीं। यह याद रखना बहुत आसान है कि सैन्य कर्मियों को कैसे लिखना है: "प्रिय कॉमरेड कर्नल," भले ही यह कर्नल एक महिला हो। लेकिन अपील "देवियों और सज्जनों" धर्मनिरपेक्ष है, और सैलून के उद्घाटन के निमंत्रण के लिए इसका उपयोग करना बेहतर है फैशन के कपड़े. यदि आप किसी व्यावसायिक प्रस्तुति के लिए आमंत्रित कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, नई ड्रिलिंग रिग, तो स्थापित प्रथा के अनुसार, सभी के लिए सामान्य पता "प्रिय महोदय" है। में इस मामले मेंइससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि इस संगठन में महिलाएं काम करती हैं.

उदाहरण:

सीईओ को
एलएलसी "कॉनकॉर्ड"
डोब्रोवोल्स्की पी.आई.

प्रिय पावेल इलिच!
या
प्रिय श्री डोब्रोवोल्स्की!

प्रस्तावना

पत्र का पहला पैराग्राफ बनाता है, जो इसका उद्देश्य बताता है, वह कारण बताता है जिसने आपको इसे लिखने के लिए प्रेरित किया। प्रस्तावना पढ़ने के बाद, प्राप्तकर्ता को पत्र का सार समझना चाहिए। उदाहरण: मैं आपको फर्नीचर के उत्पादन के लिए कच्चे माल की गुणवत्ता पर अपना असंतोष व्यक्त करने के लिए लिख रहा हूं जो आपकी कंपनी हमें आपूर्ति करती है, और मैं आपके कार्यों पर भरोसा करता हूं इसका उद्देश्य स्थिति को जल्दी से बेहतर बनाना और हमें हुए नुकसान की भरपाई करना है।

उदाहरण:के लिए पिछला महीनाचालू वर्ष के 2 जून से शुरू होकर, आपके कच्चे माल के प्रत्येक बैच का 10-15% ख़राब है। इन तथ्यों को हमारी कंपनी के विशेषज्ञों द्वारा उचित रूप से प्रलेखित किया गया था। इस पत्र के साथ दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न हैं। दोषपूर्ण कच्चे माल की प्राप्ति के संबंध में हमारी कंपनी का घाटा लगभग 1 मिलियन रूबल है। हम पांच साल से कॉनकॉर्ड एलएलसी के साथ सहयोग कर रहे हैं, और अब तक हमारे पास शिकायत करने का कोई कारण नहीं है। ऐसे में हम अपने नुकसान की पूरी भरपाई पर जोर देते हैं.' यदि आवश्यक हुआ तो हम अस्वीकृत कच्चे माल की संयुक्त जांच कराने के लिए तैयार हैं।

निष्कर्ष

पत्र के संपूर्ण लिखित एवं तार्किक निष्कर्ष को संक्षेप में प्रस्तुत करना आवश्यक है।

उदाहरण:मुझे यकीन है कि आप इस स्थिति को समझेंगे और निकट भविष्य में हमारा सहयोग सामान्य हो जाएगा।

हस्ताक्षर

पत्र प्रेषक के हस्ताक्षर (स्थिति + पूरा नाम) के साथ समाप्त होता है, जिसके पहले मानक विनम्र प्रपत्र "सम्मानपूर्वक" लिखा होता है। विकल्प भी संभव हैं: "ईमानदारी से आपका", "उत्पादक सहयोग की आशा के साथ", "सहयोग के लिए आभार के साथ", आदि। किसी पत्र पर हस्ताक्षर करते समय, प्राप्तकर्ता और प्राप्तकर्ता के पद को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। सीईओ को संबोधित एक पत्र पर भी हस्ताक्षर होना चाहिए सीईओया कम से कम उनके डिप्टी. उसी समय, हस्ताक्षर को उसकी प्रतिलेख के अनुरूप होना चाहिए: वह स्थिति जब उप निदेशक निदेशक के उपनाम के आगे एक स्लैश लगाता है और अपने नाम के साथ हस्ताक्षर करता है, अस्वीकार्य है।

उदाहरण:भवदीय, ए.डी. किसलीव, ज़रिया फ़र्निचर फ़ैक्टरी के जनरल डायरेक्टर

पी.एस

पोस्टस्क्रिप्ट (पी.एस.) - हस्ताक्षर के बाद पत्र के अंत में पोस्टस्क्रिप्ट - व्यावसायिक पत्राचार में शायद ही कभी उपयोग किया जाता है। यह प्राप्तकर्ता को इसके बारे में सूचित करने का कार्य करता है महत्वपूर्ण घटना, जो पत्र लिखने के बाद हुआ, या उसे ऐसी जानकारी देने के लिए जो अप्रत्यक्ष रूप से पत्र के विषय से संबंधित हो।

उदाहरण 1:पी.एस. मैं आपको सूचित करता हूं कि 3 घंटे पहले प्राप्त कच्चे माल के बैच में दोषों का प्रतिशत बढ़कर 17% हो गया है!

उदाहरण 2:पी.एस. कच्चे माल के स्वागत के लिए हमारे विभाग के प्रमुख कल 14:00 बजे आपके उद्यम में आपके विशेषज्ञों से मिलेंगे।

अनुप्रयोग

अनुबंध पत्र के मुख्य भाग में एक वैकल्पिक जोड़ है और इसलिए इसे तैयार किया जाता है अलग चादरें- प्रत्येक आवेदन अपनी शीट पर। इन्हें लिखने के कोई नियम नहीं हैं.

व्यावसायिक पत्राचार के लिए मानक वाक्यांश

नोटिस

• हम आपको सूचित करते हैं कि शिपमेंट में देरी...के कारण हुई...
• हम आपको सूचित करना चाहेंगे कि संयंत्र प्रबंधन ने निर्णय लिया है...
• हम आपको सूचित करते हैं कि आपका प्रस्ताव स्वीकार कर लिया गया है।
• हम आपको सूचित करते हैं कि हम…
• हम आपको सूचित करना चाहते हैं कि…
• हम आपको सूचित करना चाहेंगे कि दुर्भाग्य से हम ऐसा नहीं कर सकते...

उद्देश्यों की व्याख्या करने वाले अभिव्यक्तियों के मॉडल (मानक व्यावसायिक पत्र की शुरुआत में सबसे आम वाक्यांश)

प्रोटोकॉल के मुताबिक...
• संपत्ति की सुरक्षा बढ़ाने के लिए...
• आपके अनुरोध के जवाब में...
• हमारी टेलीफोन बातचीत की पुष्टि में...
• हमारे समझौते की पुष्टि में...
• तकनीकी सहायता प्रदान करने के लिए…
• कठिन परिस्थिति के कारण...
• संयुक्त कार्य के सिलसिले में...
• ग्राहक के पत्र के अनुसार...

यदि लेखक एक कानूनी इकाई है, तो क्रियाएँ स्थानांतरित की जाती हैं:

1. उदाहरण के लिए, तीसरे व्यक्ति एकवचन से:
   • ज़रीया संयंत्र को कोई आपत्ति नहीं है...
   • संयुक्त रूसी-अंग्रेजी उद्यम "सोयुज के" प्रदान करता है ...
   • नैव सहकारी गारंटी देता है...
2. तीसरे व्यक्ति बहुवचन से, उदाहरण के लिए: ज़रिया संयंत्र का प्रबंधन और ट्रेड यूनियन समिति ईमानदारी से पूछती है ...
3. प्रथम व्यक्ति बहुवचन:
   • कृपया…
   • पुष्टि की जा रही है...
   • हम सूचित करते हैं...

यदि लेखक एक स्वाभाविक व्यक्ति है, तो क्रियाएँ स्थानांतरित हो जाती हैं:

1. प्रथम व्यक्ति एकवचन, उदाहरण के लिए:
   • आपकी जानकारी के लिए…
   • पूछना…
   • मैं आपको सूचित कर रहा हूं...
2. प्रथम व्यक्ति बहुवचन, उदाहरण के लिए:
   • हमें मंजूर है...
   • हमें आपका टेलीग्राम प्राप्त हो गया है...
   • बधाई हो...
   • हम समर्थन करते हैं…

अनुरोध

• कृपया कार्य की प्रगति जांचें...
• कृपया कार्यवाही करें…
• कृपया प्रदर्शन डेटा प्रदान करें...

दस्तावेज़ या भौतिक मूल्य भेजना

• मशीन असेंबली चित्र भेजा जा रहा है…
• हम आपकी रुचि के दस्तावेज़ पंजीकृत डाक से भेजते हैं...
• हम अपनी ओर से हस्ताक्षरित अनुबंध भेजते हैं...

पुष्टीकरण

• कृतज्ञता के साथ हम आपके आदेश की प्राप्ति स्वीकार करते हैं और इसके कार्यान्वयन के लिए आगे बढ़ते हैं...
• हम इसके लिए विशिष्टताओं की प्राप्ति की पुष्टि करते हैं...
• ज़रिया संयंत्र उपकरण वितरण की शर्तों की पुष्टि करता है...

प्रस्ताव

• हम आपको पेशकश कर सकते हैं…
• हम आपको खरीदारी के लिए आमंत्रित करते हैं...
• हम आपको सिफ़ारिश कर सकते हैं...

आमंत्रण

• हम आपको परियोजना की चर्चा में भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं...
• कृपया चर्चा में शामिल हों...
• हम आपकी कंपनी के एक प्रतिनिधि को यात्रा के लिए आमंत्रित करते हैं...

प्रस्ताव की अस्वीकृति और अस्वीकृति (परियोजना)

• ... निर्माण परियोजनाओं के लिए आपके द्वारा भेजी गई ड्राफ्ट शीर्षक सूची को निम्नलिखित कारणों से हमारे द्वारा अनुमोदित नहीं किया जा सकता है।
• आपका प्रस्ताव (परियोजना) निम्नलिखित कारणों से अस्वीकार कर दिया गया था...

अनुस्मारक

• हम आपको याद दिलाते हैं कि संयुक्त कार्य योजना के अनुसार, आपको...
• हम आपको याद दिलाते हैं कि इसके अनुसार... आपको अवश्य...
• हम आपको याद दिलाते हैं कि आपका भुगतान बकाया राशि...
• हम आपको याद दिलाते हैं कि पांडुलिपि जमा करने की समय सीमा समाप्त हो रही है...

गारंटी

• हम भुगतान की गारंटी देते हैं.
• हम समय सीमा की गारंटी देते हैं।
• हम उत्पादों की गुणवत्ता की गारंटी देते हैं।

अपनी ही स्थिति का विवेचन |

• इस मुद्दे पर हमारी अपीलों के सकारात्मक परिणाम नहीं निकले।
• हमें डिज़ाइन पर कोई आपत्ति नहीं है.
• हम निम्नलिखित कारणों से आपको सामान वितरित नहीं कर सकते:…

दूसरे पक्ष के कार्यों की व्याख्या

• इस देरी के कारण...
• यह पूरी तरह से समझ से परे है कि आपका कारखाना सांचों को भेजने में देरी क्यों कर रहा है...
• आपके वादे पूरे नहीं हुए.

अंतिम शब्द

• हमें उम्मीद है कि हमारा अनुरोध पूरा होगा.
• हम आगे सहयोग की आशा करते हैं।
• सफलता की कामना के साथ.
• हम आपसे विनम्र निवेदन करते हैं कि उत्तर देने में देरी न करें।
• कृपया प्रतिक्रिया देने में देरी (गलती के लिए) के लिए हमें क्षमा करें।

व्यावसायिक पत्राचार के नैतिक मानक

व्यावसायिक पत्राचार, मानवीय संपर्क के किसी भी अन्य रूप की तरह, नैतिक नियमों और मानदंडों के एक सेट पर आधारित है, जिनमें से मुख्य है "साझेदार के लिए शुद्धता और सम्मान"। भले ही पत्र का उद्देश्य दावा व्यक्त करना हो, उसके पाठ में असभ्य शब्द और गलत अभिव्यक्तियाँ नहीं होनी चाहिए जो आपके प्रतिपक्ष को अपमानित कर सकती हैं। अपने सम्बोधक की गरिमा बनाए रखने का ध्यान रखकर, आप इस प्रकार अपनी रक्षा करते हैं।

• संदेश की शुरुआत इनकार के बयान से करें। सबसे पहले, आपको प्रेरणा बतानी चाहिए फ़ैसलाऔर यह स्पष्ट करें कि कुछ परिस्थितियों में इस मुद्दे पर दोबारा विचार किया जा सकता है;
• प्रश्न के अपेक्षित परिणाम को प्राप्तकर्ता पर थोपें, उदाहरण के लिए: "मैं आपसे अध्ययन करने और मुद्दे को सकारात्मक रूप से हल करने के लिए कहता हूं" या "मैं आपसे इस उम्मीदवारी को मंजूरी देने के लिए कहता हूं"
• "तत्काल", "तत्काल", "अधिक" शब्दों के साथ निर्णय लेते समय प्राप्तकर्ता को जल्दबाजी करने के लिए प्रोत्साहित करें कम समय". शिष्टाचार सूत्रों का बेहतर उपयोग करें "मैं आपसे अमुक तारीख तक उत्तर देने के लिए कहता हूं", "मैं ईमानदारी से आपसे अपने निर्णय के बारे में तुरंत सूचित करने के लिए कहता हूं"
• पत्र के पाठ में "मेरा सुझाव है कि आप सावधानीपूर्वक अध्ययन करें ..." जैसे शब्दों का परिचय देते हुए, प्राप्तकर्ता को उसकी काल्पनिक असावधानी, अक्षमता का संकेत दें।

व्यावसायिक पत्र प्राप्तकर्ता के लिए नैतिक मानकों की दृष्टि से अनिवार्य आवश्यकताएँ हैं:

• प्रतिक्रिया प्रपत्र की अस्वीकृति, जिसमें पूछताछ पत्र या प्रस्ताव पत्र उन पर पोस्ट की गई प्रतिक्रिया जानकारी के साथ लेखक को वापस कर दिया जाता है;
• भेजने वाले संगठन को त्वरित और स्पष्ट प्रतिक्रिया। देरी या प्रतिक्रिया की कमी को असहयोगी के रूप में देखा जा सकता है।

ऊपर सूचीबद्ध व्यावसायिक पत्राचार के नैतिक मानकों का पालन करने से आपको कोई उपलब्धि हासिल करने की आवश्यकता नहीं होगी और अंततः यह आसान और परिचित हो जाएगा। इसके अलावा, यह आपको एक व्यवहारकुशल व्यक्ति के रूप में प्रतिष्ठा प्रदान करेगा और यहां तक ​​कि आपको विरोधियों को सहयोगियों में बदलना भी सिखाएगा।

व्यावसायिक पत्र लिखने के सामान्य नियम

संरचना के अलावा, एक सक्षम का एक और महत्वपूर्ण घटक व्यावसायिक पत्रयह इसका साफ-सुथरा डिज़ाइन है।

सूचना मेल

सूचना मेल- यह एक व्यावसायिक पत्र है जो प्राप्तकर्ता को आधिकारिक प्रकृति की जानकारी से अवगत कराता है।

एक सूचना पत्र की लंबाई एक पैराग्राफ से लेकर कई पृष्ठों तक होती है।

एक नियम के रूप में, न्यूज़लेटर्स पर संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, और सामूहिक मेलिंग के मामले में (उदाहरण के लिए, कंपनी के सभी ग्राहकों के लिए), उनमें मैन्युअल हस्ताक्षर बिल्कुल भी नहीं हो सकते हैं। अक्सर, न्यूज़लेटर्स एक विशिष्ट प्रकार के होते हैं प्रकृति।

एक पूछताछ- कोई आधिकारिक जानकारी या दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए भेजा गया एक व्यावसायिक पत्र।

सामान्य तौर पर, पूछताछ पत्र अनुरोध पत्रों की तरह ही बनाए जाते हैं। पूछताछ पत्र, एक नियम के रूप में, संगठन के प्रमुख या आधिकारिक तौर पर अधिकृत अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं।

अनुरोध पत्र के पाठ में सामग्री या जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता का औचित्य और अनुरोध का वास्तविक विवरण शामिल होना चाहिए।

पूछताछ पत्र के लिए प्रतिक्रिया पत्र की आवश्यकता होती है।

जवाबी पत्र

प्रतिक्रिया पत्र एक सेवा पत्र है जो किसी पूछताछ पत्र या अनुरोध पत्र के जवाब के रूप में लिखा जाता है।

उत्तर नकारात्मक (इनकार पत्र) या सकारात्मक हो सकता है।

प्रतिक्रिया पत्र के पाठ में, उन्हीं भाषा वाक्यांशों और शब्दावली का उपयोग किया जाना चाहिए जिनका उपयोग लेखक ने पहल पत्र में किया था, बशर्ते कि अनुरोध पत्र भाषाई शब्दों में सही ढंग से लिखा गया हो।

आपको प्रतिक्रिया पत्र के पाठ में प्राप्त पत्र का लिंक शामिल नहीं करना चाहिए ("आपके पत्र दिनांक _______ संख्या ___")।

पहल पत्र के बारे में जानकारी प्रतिक्रिया पत्र की पंजीकरण संख्या में शामिल है। इनकार पत्र को इनकार के तर्क के साथ शुरू करने की सलाह दी जाती है: "संबंध में ...", चूंकि एक नकारात्मक उत्तर उचित होना चाहिए, आप नहीं कर सकते बिना स्पष्टीकरण के अनुरोध को अस्वीकार कर दें।

पुष्टिकरण पत्र

पुष्टिकरण पत्र एक आधिकारिक पत्र है जिसमें प्राप्तकर्ता पहले हुए समझौतों, इरादों, सूचना की प्राप्ति, दस्तावेजों या अन्य सामग्रियों आदि की पुष्टि करता है।

इस प्रकार के पत्रों का मुख्य भाषा सूत्र है: "हम पुष्टि करते हैं (दस्तावेजों की प्राप्ति, प्रारंभिक सहमति, सहमति ...)"।

पत्र के पाठ में प्रारंभिक समझौते की पुष्टि करते समय, इसका सार संक्षेप में बताना आवश्यक है।

यदि दस्तावेजों की प्राप्ति की पुष्टि हो गई है, तो उनका नाम आदि बताया जाना चाहिए। पुष्टिकरण पत्र एक अनुरोध, इच्छा, प्रस्ताव के साथ समाप्त हो सकता है।

दावा पत्र

शिकायत पत्र एक पहल व्यावसायिक पत्र है, जिसका उद्देश्य प्राप्तकर्ता के समक्ष दावा या असंतोष व्यक्त करना है।

निष्कर्ष में स्थिति को सुधारने के लिए विशिष्ट इच्छाएँ या प्रस्ताव व्यक्त किए जाने चाहिए।

प्रत्याभूत के पत्र

गारंटी पत्रों का उद्देश्य लेखक (भेजने वाले संगठन) के कुछ वादों या शर्तों, इरादों या कार्यों की पुष्टि करने के लिए प्राप्तकर्ता को लिखित गारंटी प्रदान करना है, जो किसी न किसी तरह से प्राप्तकर्ता के हितों को प्रभावित करता है।

गारंटी पत्र किसी संगठन या व्यक्ति को संबोधित होते हैं। पत्र के पाठ में "गारंटी" शब्द का बिल्कुल भी उल्लेख नहीं किया जा सकता है, तथापि, पत्र एक गारंटी युक्त दस्तावेज़ बना रहेगा।

किए गए कार्य के लिए भुगतान, उसके पूरा होने का समय, कार्य की गुणवत्ता, माल की गुणवत्ता, उसकी डिलीवरी का समय, प्राप्त उत्पादों के लिए भुगतान आदि की गारंटी दी जा सकती है। ये पहलू सामग्री बना सकते हैं पूरे पत्र का या उसके घटक के रूप में पत्र का पाठ दर्ज करें।

गारंटी पत्र सशक्त रूप से कानूनी प्रकृति के होते हैं, जो संविदात्मक प्रकृति के दस्तावेजों की स्थिति के अनुरूप होते हैं। अक्सर, भुगतान की पुष्टि के लिए गारंटी पत्र जारी किए जाते हैं।

इस मामले में, अनुबंध की संख्या और चालान को इंगित करना अनिवार्य है जिसके अनुसार भुगतान किया जाना चाहिए।

गारंटी पत्र शब्दों की स्पष्टता, सटीकता और स्पष्टता से भिन्न होते हैं - चूंकि हम संगठन की ओर से और प्राप्तकर्ता को गारंटी प्रदान करने के बारे में बात कर रहे हैं या अधिकारी. इसमें निष्पादित किए जाने वाले ऑपरेशन के प्रकार का उल्लेख होना चाहिए।

ऐसे पत्र प्राप्तकर्ता को प्रदान की गई गारंटी के सार के विवरण के साथ शुरू हो सकते हैं, उदाहरण के लिए: "मैं इस पत्र के साथ गारंटी देता हूं ..."।

अन्य मामलों में, गारंटी पत्र में उन कारणों का विवरण हो सकता है जिसके कारण लेखक ने प्राप्तकर्ता को कुछ गारंटी प्रदान करने के लिए अपनी तत्परता घोषित करने का इरादा किया है। इस मामले में, संबंधित कथन अंतिम वाक्य में तैयार किया गया है, उदाहरण के लिए: "हम भुगतान की गारंटी देते हैं" या "मैं समय पर और पूर्ण भुगतान की गारंटी देता हूं।"

इस प्रकार के पत्र की एक विशेषता लेखक के हस्ताक्षर (उदाहरण के लिए, संगठन के निदेशक) के साथ-साथ एक अधिकारी के हस्ताक्षर की उपस्थिति है जो सीधे वित्तीय या अन्य मुद्दों का प्रभारी है। यदि गारंटी पत्र किसी खरीदारी, प्रदान की गई सेवा आदि के भुगतान के दायित्व के रूप में भेजा जाता है, तो इसमें भुगतान करने वाले संगठन का बैंक विवरण शामिल होना चाहिए।

गारंटी पत्र के मुख्य वाक्यांश में ये शब्द और भाव शामिल हो सकते हैं:

• हम स्नातक हुए…
• हम गारंटी देते हैं कि…
• भागीदार कंपनी गारंटी देती है...
• कृपया हमारे पते पर कैश ऑन डिलीवरी (गारंटी का प्रकार) भेजें...
• भुगतान की गारंटी...
• हम इसके द्वारा गारंटी देते हैं…

सारांश

बायोडाटा एक प्रकार का व्यावसायिक पत्र है जिसका उद्देश्य किसी नियोक्ता को विशेषज्ञ की सबसे पूर्ण और लाभदायक प्रस्तुति देना है।

बायोडाटा संकलित करते समय, आपको कई नियमों का सख्ती से पालन करना चाहिए:

1. अपना परिचय दें
2. शिक्षा
3. अनुभव
4. क्या मुझे वांछित वेतन स्तर निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है?
5. क्या मुझे संकेत करना चाहिए अतिरिक्त जानकारीमेरे बारे में?
6. क्या व्यक्तिगत विवरण आवश्यक हैं?
7. अपने बायोडाटा को नियोक्ता की आवश्यकताओं के अनुरूप बनाएं
8. यात्रा के प्रति दृष्टिकोण
9. सिफ़ारिशों की उपलब्धता
10. कवर पत्र

सभी अवसरों के लिए एक ही बायोडाटा नहीं है और न ही हो सकता है, जिसे बिना बदलाव के सभी फर्मों को भेजा जा सके।

हर बार, आपको पहले यह सोचना चाहिए कि किन गुणों को महत्व दिया जाएगा नयी नौकरी, और उनके अनुसार बायोडाटा में संशोधन करें। बायोडाटा में दी गई जानकारी विश्वसनीय होनी चाहिए। अपने बायोडाटा में खाली स्थान न छोड़ें।

और सबसे महत्वपूर्ण बात - सारांश संक्षिप्त होना चाहिए: एक - डेढ़ पेज से अधिक नहीं। संक्षेप में अपनी बात कहने की आपकी क्षमता एक संकेतक है उच्च स्तरसामान्य संस्कृति.

बायोडाटा पर फोटो की उपस्थिति का स्वागत है।

1. संगठन में तथ्य और कार्य की शर्तों की पुष्टि, धारित पदों और निष्पादित कर्तव्यों के बारे में संक्षिप्त जानकारी (किसी निजी व्यक्ति से अनुशंसा पत्र के लिए, यह पैराग्राफ इंगित करता है कि पत्र के लेखक को किस अवधि के दौरान और किस क्षमता में पता है) अनुशंसित)। कर्तव्यों की सूची से अनुशंसित व्यक्ति की योग्यताएँ दिखनी चाहिए। यदि अनुशंसित व्यक्ति ने विभिन्न पदों पर कब्जा कर लिया है, तो आयोजित और निष्पादित पदों पर डेटा आधिकारिक कर्तव्यप्रत्येक समय अंतराल के लिए संकेत दिया गया। उदाहरण:सिदोरोव व्लादिमीर अलेक्जेंड्रोविच ने 12 मार्च 1998 से 16 मार्च 2002 तक कंपनी "वेक्टर" में काम किया, जिसमें 12 मार्च 1998 से 16 मार्च 2002 तक व्यापार और क्रय विभाग के प्रबंधक के रूप में 17 मार्च से 25 नवंबर तक काम किया। 2002 - उसी विभाग में वरिष्ठ प्रबंधक के पद पर। एक प्रबंधक के रूप में उनका कर्तव्य घटकों की आपूर्ति को व्यवस्थित करना था, एक वरिष्ठ प्रबंधक के रूप में - घटकों और उत्पादन के आपूर्तिकर्ताओं के बीच बातचीत को व्यवस्थित करना था।
2. अनुशंसित लोगों के पेशेवर, व्यावसायिक और व्यक्तिगत गुणों और संगठन में उनके काम के दौरान हासिल की गई सफलताओं का संक्षिप्त विवरण। आपको विश्वसनीय, सक्षम, कर्तव्यनिष्ठ आदि जैसे सामान्य शब्दों को छोड़कर पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए ठोस तथ्यइसके संदर्भ में अनुशंसित को चिह्नित करना पेशेवर गुण, कुछ कार्यों के प्रदर्शन से निपटने की क्षमता। यहां आप बुनियादी कर्तव्यों के प्रदर्शन में ज्ञान और परिश्रम के स्तर, गैर-मानक कार्यों से निपटने की क्षमता, सरलता, पहल, सीखने, क्षमता जैसी श्रेणियों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। के अनुकूल बनने के लिए अलग-अलग स्थितियाँ, भावनात्मक स्थिरता, नेतृत्व गुण। यहां आप उनके सहकर्मियों के काम के साथ अनुशंसित कार्य की अनुमानित तुलना भी दे सकते हैं, व्यक्तिगत रूप से उनके द्वारा विकसित और कार्यान्वित की गई सबसे महत्वपूर्ण उपलब्धियों, परियोजनाओं का संकेत दे सकते हैं। उदाहरण:स्वतंत्र रूप से सॉफ्टवेयर में महारत हासिल की, स्वतंत्र रूप से और सफलतापूर्वक व्यापार वार्ता आयोजित की, प्रभावी ढंग से अधीनस्थों को प्रबंधित किया, आदि।
3. कार्यस्थल बदलने के कारण (संगठन छोड़ना, दूसरी जगह जाना)। यह संगठन की प्रोफ़ाइल में परिवर्तन, किसी इकाई का बंद होना, संगठन में कार्मिक परिवर्तन, निवास स्थान में परिवर्तन आदि हो सकता है।
4. निष्कर्ष. योग्यता का संक्षिप्त एवं विशिष्ट मूल्यांकन, व्यावसायिक गुणअनुशंसित, उसका रचनात्मकताऔर अवसर कैरियर विकास. किसी विशिष्ट पद या पदों को लेने के लिए सिफ़ारिशें (कुछ मामलों में यह इंगित करना वांछनीय है कि आप किस हद तक किसी व्यक्ति को उस पद के लिए अनुशंसा करते हैं जिसे आप ढूंढ रहे हैं: बिना शर्त, दृढ़ता से, कुछ आरक्षणों के साथ, अनुशंसा न करें)। उदाहरण:सिदोरोव व्लादिमीर अलेक्जेंड्रोविच प्रौद्योगिकी में पारंगत हैं... (सर्वर सॉफ़्टवेयर के साथ काम करने का व्यापक अनुभव है... या... स्वतंत्र रूप से काम कर सकते हैं सामाजिक ग्राहकों… और इसी तरह।)। मेरा मानना ​​​​है कि श्री सिदोरोव एक मध्यम आकार के उद्यम के कंप्यूटर विभाग के उप प्रमुख, विभाग के प्रमुख के रूप में काम करते हुए, विभाग के प्रमुख के कर्तव्यों को प्रभावी ढंग से पूरा कर सकते हैं।
5. पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का संपर्क विवरण। यह बिंदु विशेष रूप से व्यक्तियों द्वारा लिखे गए अनुशंसा पत्रों के लिए प्रासंगिक है, क्योंकि यह बहुत संभव है कि एक नया नियोक्ता, पढ़ रहा हो सिफारिशी पत्रकुछ विवरण स्पष्ट करना चाहता है.

प्रेस विज्ञप्ति

एक प्रेस विज्ञप्ति मीडिया के लिए एक सूचनात्मक संदेश है, जिसका कार्य मीडिया में इस घटना के कवरेज को अधिकतम करने के लिए एक निश्चित घटना (घटित हुई है या आने वाली है) पर ध्यान आकर्षित करना है।

प्रेस विज्ञप्तियाँ कंपनियों और संगठनों की प्रेस सेवाओं द्वारा संकलित और वितरित की जाती हैं और उनके कुछ लेखन नियम होते हैं:

• दस्तावेज़ के शीर्षक में "प्रेस विज्ञप्ति" शब्द और उसके वितरण की तारीख शामिल होनी चाहिए;
• प्रेस विज्ञप्ति के शीर्षक में उसके विषय, सूचनात्मक संदेश का संदेश स्पष्ट रूप से प्रतिबिंबित होना चाहिए;
• अधिक विस्तार से, प्रेस विज्ञप्ति के शीर्षक का सार उपशीर्षक में प्रकट किया जा सकता है (उसी समय, इसकी उपस्थिति वैकल्पिक है);
• प्रेस विज्ञप्ति के पहले पैराग्राफ में निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए: क्या, कहाँ और कब हुआ (होगा);
• प्रेस विज्ञप्ति का आकार टाइप किए गए पाठ के डेढ़ पेज से अधिक नहीं होना चाहिए। इस मामले में, संगठन के लेटरहेड के हस्ताक्षर और शीर्षलेख और पादलेख सहित, एक पृष्ठ को सीमित करना वांछनीय है;
• प्रेस विज्ञप्ति में समाचार निर्माताओं - संगठन के जिम्मेदार वक्ताओं के उद्धरण शामिल हो सकते हैं;
• संगठन के लेटरहेड पर एक प्रेस विज्ञप्ति लिखी जाती है;
• प्रेस विज्ञप्ति के हस्ताक्षर में उस संपर्क व्यक्ति का पूरा नाम होना चाहिए जो प्रेस विज्ञप्ति के विषय पर अतिरिक्त जानकारी प्रदान कर सकता है, और उसका संपर्क विवरण: टेलीफोन (अधिमानतः मोबाइल), ई-मेल, आईसीक्यू नंबर।

अभिनंदन पत्र

"बधाई" प्रारूप व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्राचार की श्रेणी से संबंधित है।

इसे ग्रीटिंग लेटरहेड या पोस्टकार्ड पर तैयार किया जाता है, और जब इसे तैयार किया जाता है, तो यह प्रभावी हो सकता है और होना भी चाहिए रचनात्मकता. यह पत्र के पाठ और उसके डिज़ाइन दोनों पर लागू होता है।

बधाई व्यक्तिगत (जन्मदिन मुबारक) या सामूहिक (उदाहरण के लिए, नया साल मुबारक) हो सकती है।

पहले मामले में, प्राप्तकर्ता का पता व्यक्तिगत होना चाहिए - नाम और संरक्षक के अनुसार; दूसरे मामले में, यह सामान्य हो सकता है, उदाहरण के लिए, "प्रिय मित्रों!"।

इसके अलावा, दोनों ही मामलों में, प्रेषक को व्यक्तिगत रूप से बधाई पर हस्ताक्षर करना होगा (सामूहिक बधाई भेजते समय, एक प्रतिकृति का उपयोग किया जाता है)।

व्यक्तिगत बधाई

सामूहिक अभिनंदन

निमंत्रण पत्र

"निमंत्रण" प्रारूप व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्राचार की श्रेणी से संबंधित है।

यह एक आधिकारिक लेटरहेड या पोस्टकार्ड पर जारी किया जाता है और इसका उद्देश्य कुछ लोगों को प्राप्तकर्ता को सूचित करना होता है गंभीर घटनाजिसे देखने के लिए उन्हें आमंत्रित किया गया है।

निमंत्रण में कार्यक्रम के स्थान और समय के साथ-साथ उसके नाम की जानकारी भी होनी चाहिए।

निमंत्रण में स्वीकार्य ड्रेस कोड (उदाहरण के लिए, काला और टाई), साथ ही निमंत्रण में शामिल लोगों की संख्या का उल्लेख होना चाहिए।

एक नियम के रूप में, निमंत्रण नाममात्र का होता है, लेकिन सामूहिक आयोजनों के दौरान इसका प्रतिरूपण किया जा सकता है।

व्यक्तिगत निमंत्रण

थोक आमंत्रण

धन्यवाद पत्र

"धन्यवाद" प्रारूप व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्राचार की श्रेणी से संबंधित है और इसका उद्देश्य प्राप्तकर्ता के प्रति आभार व्यक्त करना है।

एक नियम के रूप में, धन्यवाद संगठन के आधिकारिक लेटरहेड पर जारी किया जाता है, लेकिन पोस्टकार्ड के रूप में भी जारी किया जा सकता है।

धन्यवाद पत्र का पाठ उस घटना के संदर्भ में संक्षिप्त, मैत्रीपूर्ण-औपचारिक शैली में लिखा गया है जिसने प्रेषक को प्राप्तकर्ता के प्रति अपना आभार व्यक्त करने के लिए प्रेरित किया। यदि वांछित हो, तो प्राप्तकर्ता की अन्य खूबियाँ भी सूचीबद्ध की जा सकती हैं। आभार प्रेषक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर और, कुछ मामलों में, संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।

उदाहरण: ग्रेट ब्रिटेन के प्रधान मंत्री का यूएसएसआर के पीपुल्स कमिसर्स काउंसिल के अध्यक्ष को संदेश (25 अप्रैल, 1942) “23 अप्रैल के आपके संदेश के लिए मैं आपका बहुत आभारी हूं। बेशक, हम श्री मोलोटोव की यात्रा का स्वागत करेंगे, जिनके साथ, मुझे यकीन है, हम बहुत उपयोगी काम करने में सक्षम होंगे। मुझे बहुत ख़ुशी है कि आपको इस यात्रा की अनुमति देना संभव लगा, जो, मुझे यकीन है, बहुत मूल्यवान होगी।

शोक पत्र

"संवेदना" प्रारूप व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्राचार की श्रेणी से संबंधित है और इसका उद्देश्य इस या उस बारे में प्राप्तकर्ता के प्रति सहानुभूति और समर्थन व्यक्त करना है। दुखद घटनाया हानि.

संवेदना लिखते समय सही का चयन करना बहुत जरूरी है ईमानदार शब्द, वास्तव में अभिभाषक के दुःख में उसका साथ देने में सक्षम।

साथ ही, जो कुछ हुआ उसके संबंध में अपनी भावनाओं और अनुभवों को व्यक्त करना भी महत्वपूर्ण है।

शोक संदेश एक आधिकारिक लेटरहेड या एक विशेष पोस्टकार्ड पर विवेकपूर्ण, सही शैली में जारी किए जाते हैं और प्रेषक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होते हैं।

व्यावसायिक पत्र- संचार के लिए उपयोग किया जाने वाला एक दस्तावेज़, दो संवाददाताओं के बीच दूरी पर सूचना का प्रसारण, जो कानूनी संस्थाएं और व्यक्ति दोनों हो सकते हैं।

एक प्रबंधक या प्रबंधन विशेषज्ञ को उसकी गतिविधि की प्रकृति के कारण बहुत सारे व्यावसायिक पत्र लिखने की आवश्यकता होती है।

व्यावसायिक पत्रों में प्रशंसापत्र, बायोडाटा, अनुशंसा पत्र, अनुस्मारक और आभार पत्र, साक्षात्कार या प्रस्तुति के लिए निमंत्रण पत्र, इनकार पत्र शामिल हैं। दावे के बयान, शिकायतें, आदि

बिजनेस लेटर कैसे लिखें

• व्यावसायिक पत्र के लिए कागज होना चाहिए अच्छी गुणवत्ता, बिल्कुल साफ, करीने से काटा हुआ;
• यह वांछनीय है कि व्यावसायिक पत्र का रूप संगठन के प्रतीक चिह्न के साथ हो पूरा नाम, डाक और तार का पता, टेलीफोन, फैक्स, ई-मेल और बैंक विवरण;
• आधिकारिक व्यावसायिक पत्र मुद्रित होते हैं सामने की ओरचादर, बिना दाग के; पहले को छोड़कर सभी पृष्ठ अरबी अंकों से क्रमांकित हैं;
• शीट के बाईं ओर मार्जिन की चौड़ाई कम से कम 2 सेमी होनी चाहिए, पैराग्राफ एक लाल रेखा से शुरू होता है जिसमें लाइन के बाएं किनारे से पांच-अंक वाला इंडेंट होता है; पाठ डेढ़-दो अंतराल में मुद्रित होता है; शब्द लपेटन से बचना वांछनीय है;
• व्यावसायिक पत्र के ऊपरी दाएं कोने में, भेजने वाले संगठन के पते के नीचे, तारीख डाली जाती है, अधिमानतः पूरी तरह से (उदाहरण के लिए, 2 जनवरी, 2007);
• संगठन का नाम या उस व्यक्ति का उपनाम और पता जहां व्यावसायिक पत्र भेजा जाता है, शीट के बाईं ओर रखा जाता है;
• नीचे, पंक्ति के किनारे से या शीट के केंद्र में, एक विनम्र अपील लिखी गई है; उदाहरण के लिए, "प्रिय इवान इवानोविच"; रूपांतरण के बाद अल्पविराम की आवश्यकता होती है, लेकिन अक्सर लगाया जाता है विस्मयादिबोधक बिंदुअगले वाक्यांश को एक लाल रेखा और एक बड़े अक्षर से शुरू करना;
• व्यावसायिक पत्र सहयोग के लिए कृतज्ञता के शब्दों और इसकी निरंतरता के लिए आशा की अभिव्यक्ति के साथ समाप्त होता है;
• हस्ताक्षर डाल दिया गया है दाहिनी ओरशीट, शिष्टाचार के अंतिम वाक्यांश के बाद, उदाहरण के लिए, "सम्मान के साथ ...", हस्ताक्षरकर्ता का नाम उसके हस्तलिखित हस्ताक्षर के नीचे मुद्रित होता है;
• सभी प्रकार के आने वाले पत्राचार पर संकल्प पेंसिल या अलग शीट पर किया जाना चाहिए; एक व्यावसायिक पत्र को अंदर के पाठ के साथ मोड़ा जाता है, और सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक पत्रों को मोड़ा नहीं जाता है, जिसके लिए उन्हें बड़े मोटे लिफाफे में भेजा जाता है;
• एक टेलीग्राफ अनुरोध का उत्तर 3 दिनों के भीतर दिया जाना चाहिए, एक व्यावसायिक पत्र - 10; यदि अनुरोध पर विस्तृत विचार की आवश्यकता है, तो 3 दिनों के भीतर आपको सूचित करना चाहिए कि व्यावसायिक पत्र पर विचार कर लिया गया है और 30 दिनों के भीतर अंतिम उत्तर दें।

• विचारों की प्रस्तुति की सटीकता और स्पष्टता - छोटे शब्द, छोटे वाक्यांश, छोटे पैराग्राफ
• समझने के लिए पाठ की अधिकतम पहुंच, सरल वाक्यांशों का उपयोग जो सार को सटीक और स्पष्ट रूप से व्यक्त करते हैं
• साक्षरता
• यथार्थता

एक व्यावसायिक पत्र एक दस्तावेज़ है जो एक अभिन्न अंग है व्यावसायिक संपर्क. अधिकतर यह डाक सेवा के माध्यम से प्रसारित होता है और कार्य करता है विशेष रूप सेसूचना का आदान प्रदान।

बुनियादी अवधारणाओं

विभिन्न आर्थिक या उत्पादन मुद्दों को हल करने के लिए व्यावसायिक पत्राचार की आवश्यकता होती है। इसकी मदद से, उद्यम और संगठन बाहरी वातावरण के साथ संवाद करते हैं: भागीदार, ग्राहक या सरकारी एजेंसियां। आमतौर पर इसके लिए बिजनेस लेटर का इस्तेमाल किया जाता है.

इसे आम तौर पर लिखित दस्तावेज़ कहा जाता है, जो हो सकता है:

• पहले प्राप्त संदेशों या अनुरोधों का जवाब;
• अन्य दस्तावेजों या सामग्रियों के साथ प्राप्तकर्ता को भेजा गया संलग्न कागज;
• पहल पत्र, उस स्थिति में जब संचार का कोई अन्य तरीका असंभव हो।

इनमें से प्रत्येक विकल्प की अपनी विशेषताएं हैं। हालाँकि, वहाँ हैं सामान्य नियम, जिसके अनुसार आमतौर पर कोई भी आधिकारिक पत्र तैयार किया जाता है। यह समझ में आने योग्य है, क्योंकि उदाहरण के लिए, अधिकांश लेन-देन का निष्कर्ष अक्सर व्यावसायिक पत्राचार से शुरू होता है। और एक उचित ढंग से निष्पादित दस्तावेज़ भविष्य के संभावित भागीदार के बारे में प्राप्तकर्ता के लिए एक अनुकूल प्रभाव पैदा कर सकता है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

आधिकारिक पत्र में शामिल जानकारी के आधार पर, यह हो सकता है:

1. साथ में। उस स्थिति में जब इसमें एक संदेश हो कि इसके लिए एक एप्लिकेशन पैकेज है।
2. दिखावटी. अर्थात् यह किसी विशेष स्थिति (दावे) से असंतोष व्यक्त करता है।
3. शिक्षाप्रद. पाठ विशिष्ट मार्गदर्शन प्रदान करता है.
4. वारंटी. प्रेषक भविष्य में दस्तावेज़ में निर्धारित दायित्वों की पूर्ति की पुष्टि करता है।
5. सूचनात्मक. पत्र में ऐसी जानकारी होती है जो प्राप्तकर्ता के लिए रुचिकर हो सकती है।
6. विज्ञापन देना। सहयोग आकर्षित करने के लिए जानकारी प्रदान की जाती है।
7. अधिसूचना पत्र। सार्वजनिक कार्यक्रम आयोजित करने की जानकारी.
8. पुष्टिकरण पत्र। कुछ दस्तावेज़ों या सामग्रियों की प्राप्ति।
9. अनुरोध पत्र। पाठ में प्राप्तकर्ता को कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करने की अपील है।
10. पत्र-संदेश. इसमें प्रेषक पार्टियों को पारस्परिक हित की विशिष्ट जानकारी प्रदान करता है।

इन दस्तावेज़ों का उद्देश्य संगठनों या इसकी संरचनात्मक इकाइयों के बीच संबंध बनाए रखना है।

दावा पत्र का मसौदा तैयार करना

सहयोग के मामलों में, कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब कोई एक पक्ष, किसी न किसी कारण से, अपने दायित्वों को पूरा नहीं करता है। इस मामले में, भागीदार पहले अपने प्रतिपक्ष को एक पत्र भेजता है। इसमें, वह, एक नियम के रूप में, अपने उल्लंघनों को समाप्त करने के लिए अपने प्रस्ताव निर्धारित करता है कानूनी अधिकार. यह आधिकारिक पत्र है. ऐसे दस्तावेज़ का एक नमूना मनमाने ढंग से संकलित किया जा सकता है। साथ ही इस बात का भी ध्यान रखना जरूरी है निम्न बिन्दु:

1. साझेदारी सेटिंग के साथ औपचारिक और व्यवसायिक होना चाहिए।
2. दावे का सार बहुत स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए।
3. जानकारी प्रस्तुत करते समय, आपको विशिष्ट तथ्यों के साथ दृढ़तापूर्वक काम करने की आवश्यकता है।

में दावा पत्रशामिल होना चाहिए:

• प्रेषक का विवरण (नाम, वापसी पता और फ़ोन नंबर);
• प्राप्तकर्ता के बारे में पूरी जानकारी;
• उन परिस्थितियों का विवरण जिनके तहत संघर्ष की स्थिति उत्पन्न हुई;
• से लिंक करें कानूनी नियमोंजिसका, अपनी ओर से, प्रतिपक्ष द्वारा उल्लंघन किया गया था;
• उनके कार्यान्वयन की समय सीमा के संकेत के साथ उल्लंघन को खत्म करने के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं;
• यदि विरोधी पक्ष अपने निष्पादन से बचता है तो परिणाम हो सकते हैं।

आधिकारिक पत्र कैसे लिखा जाता है, इस पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। नमूना इस प्रकार डिज़ाइन किया जाना चाहिए कि घुसपैठिया इसे ख़तरे के रूप में न समझे। यह याद रखना चाहिए कि यह कानून का अनुपालन करने की आवश्यकता के साथ एक अनुस्मारक मात्र है।

डिज़ाइन नियम

आधिकारिक पत्रों के डिज़ाइन पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। सच है, कानून इसके लिए कोई सख्त नियम और विनियम प्रदान नहीं करता है।

इसके बावजूद, संकलन करते समय समान दस्तावेज़निम्नलिखित अनिवार्य बिंदुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1. कोई भी व्यावसायिक पत्र लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए। इसे कार्यालय प्रबंधन विशेषज्ञों द्वारा अग्रिम रूप से विकसित किया जाता है और उद्यम के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

2. दस्तावेज़ में कुछ विवरण होने चाहिए:

2.1. प्राप्तकर्ता और प्रेषक के बारे में जानकारी.

2.2. इस पत्र की जावक संख्या और तारीख. यह पंजीकरण के लिए आवश्यक है.

2.4. शीर्षक।

2.5. किसी भी आवेदन की उपस्थिति के बारे में जानकारी, उनके नाम और संख्या दर्शाते हुए।

2.6. हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी इस दस्तावेज़(पद और पूरा नाम).

3. पत्र में केवल एक ही मुद्दे का जिक्र होना चाहिए। कई विषयों की मौजूदगी से कलाकार का चयन करना मुश्किल हो जाएगा।

4. जानकारी यथासंभव संक्षिप्त, लेकिन स्पष्ट रूप से बताई जानी चाहिए। यह वांछनीय है कि पाठ दो पृष्ठों से अधिक का न हो।

5. प्राप्तकर्ता का विवरण सही-सही बताएं। किसी संगठन के मामले में, निम्नलिखित अनुक्रम का पालन किया जाना चाहिए:

5.1. कंपनी का नाम (नाममात्र मामले में)।

5.2. संरचनात्मक उपखंड(यदि आवश्यक है)।

5.3. प्राप्तकर्ता की स्थिति (मूल मामले में)।

5.4. उसके आद्याक्षर.

5.5. कंपनी का डाक पता.

6. यदि कई प्राप्तकर्ता हैं, तो पहले मुख्य को इंगित किया जाता है, और फिर अन्य सभी को।

यदि आप इन सभी बिंदुओं को ध्यान में रखते हैं, तो आधिकारिक पत्रों का डिज़ाइन, सिद्धांत रूप में, कठिन नहीं होगा।

प्रस्तुति क्रम

दस्तावेज़ को सही ढंग से तैयार करने के लिए, इसमें जानकारी की प्रस्तुति के एक निश्चित अनुक्रम को ध्यान में रखना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, आप सेवा पत्र-प्रतिक्रिया कैसे लिखें, इस विकल्प पर विचार कर सकते हैं। सबसे पहले आपको यह याद रखना होगा कि, शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, आपको सूचना प्राप्त होने के एक दिन के भीतर उस पर प्रतिक्रिया देनी होगी। जब ईमेल की बात आती है, तब इष्टतम समयदो घंटे से अधिक नहीं होगा. ऐसे मामले में जब ऐसे नियम का पालन करना संभव नहीं है, तो पार्टनर को संबंधित संदेश भेजना बेहतर है।

वास्तव में, पत्र में दो भाग होंगे:

1. परिचयात्मक। प्रेषक इसे लिखने का विषय, कारण और कारण बताता है। यहां आप उन विनियमों का उल्लेख कर सकते हैं, जो कानून के अनुसार, उत्तर प्रदान करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। इसके अलावा, विचाराधीन स्थिति के संबंध में कुछ बिंदुओं पर ध्यान देना उचित है। वे मुद्दे के सार को उजागर करने में मदद करेंगे।
2. मुख्य। इस भाग का उद्देश्य स्पष्टीकरण और अनुनय है। पाठ स्पष्ट, संक्षिप्त एवं सारगर्भित होना चाहिए तथा प्रस्तुत तथ्य सत्यापित एवं वस्तुनिष्ठ होने चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो वास्तविक संख्याओं से उनकी पुष्टि की जा सकती है।

इस पाठ के बाद आमतौर पर अनुलग्नकों की एक सूची दी जाती है। दस्तावेज़ प्रेषक के हस्ताक्षर के साथ समाप्त होता है। इसके अलावा, आपको यह जानना होगा कि व्यावसायिक पत्र कैसे लिखना है ताकि प्राप्तकर्ता को ठेस न पहुंचे। सबसे पहले, उसे "प्रिय" वाक्यांश से संबोधित करना शुरू करना उचित है। दूसरे, आप पाठ में क्रियाविशेषण वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं जैसे "अपने प्रस्तावों का सावधानीपूर्वक अध्ययन किया है" या "अपनी टिप्पणियों की सावधानीपूर्वक जाँच की है।" शिष्टाचार के ऐसे पालन से दोनों पक्षों को ही लाभ होगा।

प्रक्रिया

आधिकारिक पत्रों का संकलन क्लर्कों, सचिवों या अन्य कर्मचारियों की ज़िम्मेदारी है जिन्हें ये कर्तव्य सौंपे गए हैं। काम पर जाने के लिए, उन्हें अपने कार्यों में एक निश्चित क्रम का पालन करना होगा। ऐसे दस्तावेज़ को संकलित करने की प्रक्रिया आमतौर पर निम्नलिखित चरणों से गुज़रती है:

1. परिस्थितियों का सावधानीपूर्वक परीक्षण यह मुद्दा. सही आकलन करने के लिए स्थिति पर पूर्ण नियंत्रण रखना आवश्यक है संभावित तरीकेउसके फैसले.
2. एक पत्र का मसौदा तैयार करना. यहां उपरोक्त सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है।
3. तैयार पाठ का समन्वय. कभी-कभी प्रबंधक की टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए इसे संपादित करना पड़ता है। वह इस विषय पर कुछ स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण दे सकते हैं।
4. उसके प्रबंधक द्वारा अनुमोदन.
5. दस्तावेज़ को अंतिम रूप देना और उस पर हस्ताक्षर करना।
6. पत्र पंजीकरण.
7. प्राप्तकर्ता को मेल भेजना.

इन सभी चरणों को पार करने के बाद ही पत्र प्राप्तकर्ता तक पहुंचकर उसे सौंपे गए मिशन को पूरा करने में सक्षम होगा।

अनिवार्य विनियमन

सेवा पत्र जारी करने के लिए आपको इस बात का ध्यान रखना होगा कि उसका पहला पृष्ठ एक विशेष प्रपत्र पर मुद्रित होना चाहिए। बाकी के लिए, आप साधारण A4 खाली शीट का उपयोग कर सकते हैं। यहां आपको यह याद रखना होगा कि टेक्स्ट फ़ील्ड की अपनी सीमाएं हैं: ऊपर और नीचे 2 सेंटीमीटर हैं, बायां 3.5 सेंटीमीटर है, दायां 1 सेंटीमीटर है। टूटना नहीं चाहिए मानक आकारजानकारी को एक शीट पर फिट करने के लिए। बेहतर होगा कि सभी नियमों का पालन किया जाए और बस एक अतिरिक्त पेज जोड़ दिया जाए।

आपको सभी नियमों के अनुसार टेक्स्ट भी टाइप करना होगा:

1. मुद्रण के लिए मानक टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट का उपयोग करें। अन्य विकल्पों का उपयोग न करना ही बेहतर है।

2. फ़ॉन्ट आकार भी विनियमित हैं:

• मुख्य पाठ के लिए - 14;
• पृष्ठ व्यवस्था एवं निष्पादन चिह्न - 12.

3. विवरण का प्लेसमेंट भी नियमों के अनुसार किया जाता है:

• पंक्ति रिक्ति - 1;
• पाठ संरेखण "चौड़ाई में" किया जाता है;
• स्थानान्तरण स्वचालित रूप से रखे जाते हैं;
• पंजीकरण संख्या से शीर्षक तक की दूरी 2 पंक्ति रिक्ति है, और उससे मुख्य पाठ तक - 3.

के लिए इन नियमों का अनुपालन आवश्यक है सही डिज़ाइनप्रासंगिक पत्र.

प्रॉप्स का स्थान

एक मानक व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको स्पष्ट रूप से यह जानना होगा कि इसका विवरण और घटक कहाँ स्थित होने चाहिए। इन सवालों के जवाब GOST R 6.30-2003 में शामिल हैं। इसमें व्यावसायिक पत्र के स्वरूप की विस्तार से रूपरेखा दी गई है। वास्तव में, यह एक नमूना है जिसमें दस्तावेज़ के सभी विवरणों की समग्रता एक निश्चित तरीके से स्थित है। इसके लिए इसकी आवश्यकता है:

1. आधिकारिक (व्यावसायिक) पत्र जारी करने की प्रक्रिया को एकीकृत करें।
2. कुछ कार्यों को मैन्युअल रूप से करने की आवश्यकता को कम करते हुए, मानक प्रपत्रों को पहले से केंद्रीय रूप से तैयार करने में सक्षम हो।
3. जानकारी के लिए दृश्य खोज के समय को सुविधाजनक बनाना और कम करना।
4. कंप्यूटर और अन्य उपकरणों की सहायता से पत्रों के प्रसंस्करण की संभावनाओं का विस्तार करें।

तो, एक नियमित व्यावसायिक पत्र के लिए, 30 मानक विवरण का उपयोग किया जाता है, जो ग्यारह अनिवार्य क्षेत्रों में स्थित हैं:

• प्रतीक और प्रतीक;
• लेखक;
• आरंभिक डेटा;
• शीर्षक;
• दावे;
• अभिभाषक;
• संकल्प;
• मूलपाठ;
• हस्ताक्षर और आवेदन;
• अनुमोदन और आश्वासन;
• निशान।

कुछ क्षेत्रों में जानकारी रखने से विशेषज्ञों को दस्तावेज़ को बेहतर ढंग से नेविगेट करने की अनुमति मिलती है, और सामान्य उपयोगकर्ता इसे संकलित करने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाते हैं।

प्राथमिक आवश्यकताएँ

कुछ प्रबंधक गलती से मानते हैं कि व्यावसायिक पत्राचार बिना किसी नियम और विनियम का पालन किए मनमाने ढंग से किया जा सकता है। लेकिन जो विशेषज्ञ इसके लिए ज़िम्मेदार हैं उन्हें आधिकारिक पत्रों के लिए बुनियादी आवश्यकताओं को जानना चाहिए:

1. एक विशेष (कंपनी) लेटरहेड की उपस्थिति।
2. प्रॉप्स का उचित उपयोग और स्थान।
3. पाठ पठनीय और अच्छी तरह से संपादित होना चाहिए। मुद्दे का सार बताने के लिए सरल सामान्य वाक्यों को प्राथमिकता देना बेहतर है। संक्षेप में व्याख्या करना आवश्यक है ताकि प्रत्येक शब्द में अधिकतम जानकारी हो।
4. प्रकार के आधार पर, दस्तावेज़ को तदनुसार प्रारूपित किया जाना चाहिए। पत्र में कई पहलू भी हो सकते हैं. इस मामले में, प्रस्तुत करते समय उन्हें संयोजित करने का प्रयास करना आवश्यक है।
5. टाइपिंग के लिए स्थापित मानदंडों का सही ढंग से उपयोग करें।
6. पत्र की विषय-वस्तु में स्पष्टता न लाने का प्रयास करें। प्राप्तकर्ता इन वाक्यांशों को धमकी के रूप में मान सकता है। वाक्य बनाते समय, "स्पष्ट रूप से", "जैसा ज्ञात है", "संभवतः" और "जैसा होना चाहिए" जैसे परिचयात्मक शब्दों का उपयोग करना बेहतर है।

व्यवहार में इन आवश्यकताओं की पूर्ति उद्यम में वर्कफ़्लो को ठीक से प्रबंधित करने में मदद करती है।

आज लगभग हर कोई सक्रिय रूप से इंटरनेट का उपयोग करता है। लेकिन व्यावसायिक पत्राचार प्रासंगिक और महत्वपूर्ण नहीं रह गया है। इसे बस अन्य मीडिया में स्थानांतरित कर दिया गया। व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें और प्रारूपित करें, प्रकाशन बताएगा।

एक व्यावसायिक संदेश में क्या हो सकता है?

सबसे पहले, व्यावसायिक पत्राचार कर्मचारियों और व्यावसायिक भागीदारों के साथ किसी भी राय या सुझाव का आदान-प्रदान करने का अवसर प्रदान करता है। पत्र में कंपनियों के बीच गलतफहमी को खत्म करने के लिए अनुरोध, दावे और अन्य विचार शामिल हो सकते हैं। सामान्य तौर पर, व्यावसायिक पत्राचार एक प्रकार का आधिकारिक पत्राचार होता है।

अन्य पत्रों से भिन्नता

मुख्य अंतरों को इस प्रकार संक्षेप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

• प्रस्तुति शैली.
• अधीनता की उपस्थिति.
• भावनाओं की सशक्त अभिव्यक्ति के बिना शब्दावली।
• एक नियम के रूप में, पत्र एक पृष्ठ से अधिक नहीं लेता है।
• पूरे पाठ में फ़ॉन्ट एक ही है (न छोटा और न बड़ा)।
• यह आमतौर पर संगठन के आधिकारिक लेटरहेड पर तैयार किया जाता है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

उत्तर दिए जाने वाले पत्र:

• अनुरोध।
• याचिका।
• मांग।
• प्रस्ताव।
• निवेदन।

ऐसे पत्र जिनके उत्तर की आवश्यकता नहीं है:

• सूचनात्मक.
• सूचित करना।
• साथ में।
• वारंटी.
• चेतावनी।
• अनुस्मारक।

वाणिज्यिक पत्र. आमतौर पर अनुबंध की अवधि के दौरान या किसी समझौते को समाप्त करने के लिए इनकी आवश्यकता होती है:

• अनुरोध।
• एक अनुरोध का जवाब.
• अनुस्मारक।
• दावा करना।
• प्रस्ताव। यह एक अनुबंध समाप्त करने या कोई सौदा करने का प्रस्ताव है।
• दायित्वों को पूरा करने, समझौतों को समाप्त करने आदि की आवश्यकता के बारे में चेतावनी।

गैर-व्यावसायिक पत्र:

• आमंत्रण।
• किसी चीज़ के बारे में जानकारी.
• आभार की अभिव्यक्ति।
• सिफ़ारिशें.
• अनुरोध।
• निर्देश।
• कवर पत्र।
• शोक की अभिव्यक्ति.
• किसी भी अवसर पर बधाई.
• प्रत्याभूत के पत्र।
• माल की प्राप्ति की पुष्टि, सेवाओं का प्रावधान, इत्यादि।

संरचना के आधार पर व्यावसायिक पत्रों का वर्गीकरण:

• एक सख्त पैटर्न के अनुसार संकलित.
• मुक्त रूप में लिखा गया है।

प्राप्तकर्ता के आधार पर प्रकार:

• सामान्य। एक पते वाले को भेजा गया।
• सामूहिक. एक व्यक्ति को भेजा गया, लेकिन कई व्यक्तियों से।
• गोलाकार. एकाधिक प्राप्तकर्ताओं को भेजा गया.

पत्र का स्वरूप इस प्रकार है:

• नियमित डाक लिफाफे में भेजा गया।
• व्यक्तिगत रूप से सौंपा गया।
• फैक्स के रूप में भेजा गया.
• द्वारा लक्षित ईमेल.

जैसा कि आप देख सकते हैं, एक व्यावसायिक संदेश को अलग-अलग तरीकों से और अलग-अलग इरादों से तैयार किया जा सकता है। लेकिन यह ध्यान देने योग्य है कि कुछ मामलों में, नैतिक कारणों से, इसे हाथ से लिखा जाना चाहिए, न कि कंप्यूटर पर टाइप किया जाना चाहिए। यह बधाई और संवेदना पर लागू होता है।

एक पत्र के अंश

एक अच्छा व्यावसायिक पत्र हमेशा कई भागों में विभाजित होता है। यह परिचयात्मक, मुख्य और अंतिम है। और वे तार्किक रूप से एक दूसरे से जुड़े हुए हैं।

एक नियम के रूप में, परिचयात्मक भाग में उन परिस्थितियों के बारे में जानकारी होती है जिनके कारण पत्र लिखना पड़ा। मुख्य पाठ ही सामग्री है, संदेश का सार। अंतिम भाग में, वे परिणामों का सारांश प्रस्तुत करते हैं, जो इनकार, सहमति, अनुरोध आदि व्यक्त कर सकते हैं।

लेखन सिद्धांत

कोई भी बिजनेस संदेश इसी तरह लिखा जाना चाहिए.

1. निष्पक्षता से.
2. संबोधित (अर्थात् किसी विशिष्ट व्यक्ति के लिए अभिप्रेत)।
3. तर्क दिया।
4. विश्वसनीय रूप से।
5. सर्वाधिक पूर्ण.
6. पाठ की सभी जानकारी लेखन के समय अद्यतन होनी चाहिए।

शैलीगत विशेषताएँ

व्यावसायिक पत्र लिखने के नियम बताते हैं कि सख्त शैली का पालन करना आवश्यक है। भाषण के केवल उन्हीं साधनों का उपयोग करना आवश्यक है जो आधिकारिक दस्तावेजों के लिए विशिष्ट हैं। यानी एक आधिकारिक व्यावसायिक शैली उपयुक्त होगी। भाषा में निम्नलिखित विशेषताएं होनी चाहिए।

• आधिकारिकता.
• प्रदान की गई जानकारी की सटीकता.
• निष्पक्षता.
• संरचित.
• जानकारीपूर्ण लेकिन संक्षिप्त.

मामले का सार क्रियाओं पर जोर देते हुए सरल छोटे वाक्यों में बताया जाना चाहिए। विशेषणों के साथ पाठ को अधिभारित करने की कोई आवश्यकता नहीं है, अल्पज्ञात और अत्यधिक विशिष्ट शब्दों का उपयोग करें जिन्हें प्राप्तकर्ता समझ नहीं सकता है। इससे केवल नकारात्मकता और अस्वीकृति ही पैदा होगी। सरल, समझने योग्य शब्दों, अधिक तथ्यों और विशिष्टताओं में समझाने का प्रयास करना बेहतर है। व्यावसायिक शैली बिना सूचना वाले और "पानीदार" पाठों की उपस्थिति की अनुमति नहीं देती है।

अंतिम भाग को भाषण के अनावश्यक और लंबे मोड़ के साथ समाप्त नहीं किया जाना चाहिए। साथ ही अतार्किक एवं असंगत प्रस्ताव भी काम नहीं करेंगे। इसलिए, क्रियाविशेषण और सहभागी वाक्यांशों को बाहर करना ही बेहतर है। प्रत्येक अनुच्छेद में केवल एक विशिष्ट विचार होना चाहिए। पाठ पूरा करने के बाद, पत्र को ज़ोर से पढ़कर कई बार त्रुटियों की जाँच करना बेहतर होता है।

प्रपत्र आवश्यकताएँ

व्यावसायिक पत्र के नियमों के अनुसार इसे कंपनी के लेटरहेड पर लिखना बेहतर होता है। इसकी निम्नलिखित मुख्य आवश्यकताएं हैं।

• यदि उद्यम राज्य के स्वामित्व में है, तो फॉर्म के बीच में आपको रूसी संघ के हथियारों का कोट डालना होगा।
• पत्र को A4 प्रारूप की शीट पर रखा जाना चाहिए।
• बाईं ओर, फ़ील्ड को खाली छोड़ दें (कम से कम 3 सेंटीमीटर)। यह आवश्यक है क्योंकि कुछ समय बाद सामग्री को बाकी दस्तावेजों के साथ दाखिल किया जाएगा।
• सबसे इष्टतम फ़ॉन्ट मानक "टाइम्स न्यू रोमन" है, आकार 12 और पंक्ति रिक्ति 1.5-2 है। पढ़ते समय यह सबसे अच्छी तरह समझ में आता है।
• पत्र के शीर्षलेख में, आपको संगठन का नाम, उसका वास्तविक और कानूनी पता, फ़ोन नंबर आदि बताना होगा ईमेल.

प्रारुप सुविधाये

यदि किसी व्यावसायिक पत्र के डिज़ाइन में कई पृष्ठ लगे हैं, तो आपको दूसरे से प्रारंभ करते हुए क्रमांकन करने की आवश्यकता है। इसके लिए अरबी अंकों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। संख्याओं के आगे बिंदु लगाने की आवश्यकता नहीं है।

पत्र को पैराग्राफों में और यदि आवश्यक हो तो उपशीर्षकों में विभाजित किया जाना चाहिए। पाठ को एक सतत धारा की तरह नहीं दिखना चाहिए, क्योंकि इसे खराब तरीके से समझा जाएगा। पैराग्राफ दिखाएंगे कि अन्य विचार कहां समाप्त होते हैं और कहां से शुरू होते हैं।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि व्यावसायिक पत्राचार के लिए टाइपो, मिटाने और कोई भी सुधार अस्वीकार्य है। वे प्रतिद्वंद्वी की अशिक्षा और तुच्छता की गवाही देंगे।

प्रयुक्त विवरण

पत्र में आमतौर पर निम्नलिखित जानकारी होती है।

1. कंपनी का पूरा नाम, केवल संक्षिप्त नाम नहीं।
2. फ़ोन नंबर, फैक्स नंबर, बैंक खाता और ई-मेल।
3. अभिभाषक. इसके अलावा, कंपनी का नाम मूल मामले में इस्तेमाल किया जाना चाहिए। यदि आपको अंतिम नाम और स्थिति निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है, तो डाइवेटिव केस का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। यदि प्राप्तकर्ता के पास कोई उपाधि या शैक्षणिक डिग्री है, तो इसे व्यक्ति के नाम से पहले दर्शाया जाना चाहिए।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक विशेषता को बड़े अक्षर और साथ में लिखा जाना चाहिए नई पंक्ति.

एक व्यावसायिक पत्र में सन्दर्भ

औपचारिक संचार सदैव तटस्थ स्वर में होना चाहिए। प्राप्तकर्ता से अपील का प्रारूप एक जैसा होना चाहिए। "शुभ दोपहर" जैसे वाक्यांश अनुचित होंगे। यदि आप नमस्ते कहना चाहते हैं, तो औपचारिक "हैलो" का उपयोग करना बेहतर है। लेकिन सबसे सक्षम विकल्प नाम और संरक्षक नाम से अपील माना जाता है। और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि अभिभाषक के साथ परिचय कितने समय तक रहता है। किसी पत्र में, आप नाम के संक्षिप्त रूप का उपयोग नहीं कर सकते (उदाहरण के लिए, पेट्या, आन्या, इत्यादि)।

पारस्परिक दूरी बनाए रखने के लिए, उम्र में बड़े या पद पर उच्च व्यक्ति के प्रति सम्मान दिखाने के लिए, "आप" से अपील करने से मदद मिलेगी। हालाँकि, यह ध्यान देने योग्य है कि कुछ कंपनियों में, इसके विपरीत, संचार करते समय, यहाँ तक कि एक पत्र में भी, "आप" का उपयोग करने की प्रथा है।

यह ध्यान देने योग्य है कि "प्रिय महोदय" शीर्षक का उपयोग इस व्यक्ति के नाम के बाद के संकेत के बिना नहीं किया जा सकता है। संक्षिप्ताक्षरों "श्री", "श्रीमती" से भी बचना चाहिए। यदि आपको लोगों के समूह को संबोधित करने की आवश्यकता है, तो नाम न बताने की अनुमति है। फिर आप संक्षेप में लिख सकते हैं: "प्रिय महोदय!" नियमानुसार नाम से संबोधन के बाद हमेशा विस्मयादिबोधक चिह्न लगाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक व्यावसायिक पत्र में एक समान वाक्यांश होगा अगला दृश्य. « प्रिय अलेक्जेंडरसर्गेइविच!"

अंतिम भाग में, आप उपयोग कर सकते हैं विभिन्न विकल्प. "साथ शुभकामनाएं”,“ सम्मान के साथ ”,“ सहयोग की आशा के साथ ” इत्यादि। यहां अपील औपचारिक लेकिन मैत्रीपूर्ण होनी चाहिए।

अंतिम भाग बनाना

पत्र को सही ढंग से समाप्त करना भी बहुत महत्वपूर्ण है। अंतिम भाग में, आपको पहले कही गई बातों को संक्षेप में प्रस्तुत करना होगा। हालाँकि, निष्कर्ष को 10 वाक्यों तक न फैलाएँ। यह याद रखना चाहिए कि व्यावसायिक शैली में संक्षिप्तता और संक्षिप्तता को महत्व दिया जाता है। अपने आप को सरल वाक्यांशों तक सीमित रखना बेहतर है। उदाहरण के लिए, कई निर्माण दिए जाएंगे जो व्यावसायिक पत्राचार के अंतिम भाग में उपयुक्त होंगे। व्यावसायिक पत्रों को यथासंभव सही और विनम्रता से पूरा किया जाना चाहिए।

• आपकी मदद या ध्यान देने के लिए धन्यवाद. "मुझे इसके लिए धन्यवाद दें..." "धन्यवाद!"
• किसी बात में अभिभाषक का आश्वासन। "हमें आपके साथ काम करना अच्छा लगेगा।"
• भविष्य के लिए आशा की अभिव्यक्ति. "हमें आशा है कि हम यथाशीघ्र आपकी बात सुनेंगे।"
• कुछ के लिए अनुरोध करें. "यदि आप परिणामों की रिपोर्ट करेंगे तो हम आभारी होंगे।"
• किसी भी असुविधा के लिए खेद है। "भुगतान में देरी के लिए हम क्षमा चाहते हैं।"

अभिभाषक को अलविदा कैसे कहें

इस तथ्य के बावजूद कि पत्राचार व्यवसायिक है, व्यावसायिक पत्र में आप विभिन्न तरीकों से अलविदा कह सकते हैं। ऐसा करने के लिए, तथाकथित समापन वाक्यांशों का उपयोग करें।

निम्नलिखित विकल्प उदाहरण हैं:

1. सादर।
2. ईमानदारी से।
3. शुभकामनाएं।
4. मैं आपके कार्य में सफलता की कामना करता हूँ।
5. हमें उम्मीद है कि सहयोग जारी रहेगा.
6. हम सेवा करके खुश थे।

अन्य विकल्प भी हो सकते हैं. यहां अंतिम वाक्यांश का चुनाव पूरी तरह से स्वाद का मामला है।

हस्ताक्षर

शीट के बिल्कुल नीचे प्रेषक को अपना हस्ताक्षर करना होगा। लेकिन इसे सही तरीके से करना बेहद ज़रूरी है ताकि दस्तावेज़ का आधिकारिक स्वरूप हो।

हस्ताक्षर करने के लिए पद, आद्याक्षर, उपनाम और विपरीत संकेत देना आवश्यक है। इसके अतिरिक्त, आप संपर्क जानकारी (व्यक्तिगत) निर्दिष्ट कर सकते हैं मेल पताया टेलीफोन). यह प्राप्तकर्ता को संवाद करने और सहयोग करने की इच्छा प्रदर्शित करेगा।

असफलता की विशेषताएं

यदि आपको किसी चीज़ को अस्वीकार करना हो तो यह जानना भी महत्वपूर्ण है कि व्यावसायिक पत्र कैसे लिखा जाए। आख़िरकार, छिपी हुई नकारात्मकता या इनकार पर भी किसी का ध्यान नहीं जाएगा और इसके अप्रिय परिणाम होंगे। इसके बाद स्वयं के प्रति सकारात्मक या कम से कम तटस्थ रवैये पर भरोसा करना संभव नहीं होगा। पत्र लिखते समय आपको भावनाओं के वशीभूत होने की आवश्यकता नहीं है। अपने आप को सीमा के भीतर रखना बेहतर है, भले ही पता करने वाला बहुत परेशान करने वाला हो। अस्वीकृति पत्रों को हमेशा कई बार पढ़ना चाहिए, विशेष ध्यानसंदेश के लहजे का जिक्र करते हुए.

संदेश स्पष्ट "नहीं" से शुरू नहीं होना चाहिए, चाहे वह किसी भी रूप में व्यक्त किया गया हो। अन्यथा, प्राप्तकर्ता को यह आभास होगा कि वह रुचिकर नहीं है और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। सबसे पहले, गैर-कल्पित ठोस स्पष्टीकरण देना बेहतर है। जब इनकार के कारणों को संक्षेप में सूचीबद्ध किया जाता है, तो आप आसानी से तथ्य बताने के लिए आगे बढ़ सकते हैं। साथ ही, व्यावसायिक पत्र के शिष्टाचार के अनुसार निम्नलिखित प्रकार के शब्दों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है।

• दुर्भाग्य से, हम आपका अनुरोध पूरा करने में असमर्थ हैं।
• हमें हार्दिक खेद है, लेकिन हमें आपका प्रस्ताव अस्वीकार करना होगा।
• हमें गहरा खेद है, लेकिन निम्नलिखित कारणों से हम आपके अनुरोध को स्वीकार नहीं कर सकते।

आदर्श रूप से, पत्र की शुरुआत में, आपको प्राप्तकर्ता के अनुरोध को संक्षेप में बताना चाहिए। तो वह समझ जाएगा कि वे वास्तव में उसके प्रस्ताव से परिचित हो गए हैं, और निश्चित रूप से वह इसकी सराहना करेगा।

ईमेल लिखने की विशेषताएं

आज, लोगों की रुचि इस बात में बढ़ती जा रही है कि यदि किसी व्यावसायिक पत्र को ई-मेल द्वारा भेजने की आवश्यकता हो तो उसे कैसे लिखा जाता है। ऐसे पत्राचार के लिए, वही सभी नियम लागू होते हैं जिनका पहले उल्लेख किया गया था। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक संदेशों की अपनी विशेषताएं होती हैं।

• लॉगिन ठोस और पर्याप्त होना चाहिए. उदाहरण के लिए, [ईमेल सुरक्षित] – ख़राब विकल्प, ए [ईमेल सुरक्षित]- अच्छा।

• "विषय" फ़ील्ड को भरना हमेशा महत्वपूर्ण होता है। इससे यह स्पष्ट हो जाएगा कि संदेश किस बारे में होगा. यदि पत्र किसी अजनबी के लिए है तो शीर्षक रोचक होना चाहिए। लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि इसे ज़्यादा न करें। जैसे विषय " विशेष पेशकशकेवल अभी", "तत्काल" केवल अस्वीकृति का कारण बनेगा। शीर्षक 3-5 शब्दों से बना होना चाहिए, जिसमें संदेश का सार शामिल होना चाहिए।

• यदि पत्राचार साथ है एक अजनबी, तो सबसे पहले आपको उसे यह बताना होगा कि उन्हें उसके बारे में कैसे पता चला और कंपनी क्या करती है। ऐसे परिचय के बिना, संदेश को स्पैम माना जा सकता है और तुरंत हटा दिया जा सकता है।

• पाठ में महत्वपूर्ण बिंदुओं को बोल्ड में हाइलाइट करना सबसे अच्छा है। इस मामले में, विभिन्न रंगों का उपयोग करना अस्वीकार्य है।

• व्यावसायिक ईमेल में कैप्स का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए। यहां तक ​​कि विषय के उपशीर्षक और शीर्षक में भी ठोसपन नहीं होना चाहिए बड़े अक्षर. डुप्लिकेट विराम चिह्नों के लिए भी यही बात लागू होती है।

• पाठ को पैराग्राफों में विभाजित करना बेहतर है, उनके बीच एक खाली रेखा छोड़ दें।

• संदेश जितना छोटा होगा, वे उतनी ही तेजी से उसका जवाब देंगे।

• हस्ताक्षर आवश्यक है. इसमें आमतौर पर ई-मेल में कई पंक्तियाँ होती हैं, जिनमें प्रेषक का नाम और स्थिति, कंपनी का नाम, फ़ोन नंबर और वेबसाइट का पता शामिल होता है।

• पाठ फ़ाइलें और छवियाँ पत्र के साथ संलग्न की जा सकती हैं। यह बहुत सुविधाजनक है, क्योंकि अतिरिक्त सामग्री, टिप्पणियाँ, स्पष्टीकरण और विस्तृत विवरण सार से ध्यान भटकाते हैं। इसलिए, उन्हें पत्र के पाठ में नहीं, बल्कि संलग्न फाइलों में रखना बेहतर है।

• यदि व्यावसायिक पत्राचार लंबे समय से चल रहा हो और गर्मजोशी हो भरोसेमंद रिश्ता, तो ईमेल में इमोटिकॉन्स की अनुमति है। वे थोड़ा "पुनर्जीवित" करने और संचार को शांत करने में मदद करेंगे। लेकिन उनका दुरुपयोग नहीं, बल्कि अंदर होना चाहिए कागज पत्रउन्हें बिल्कुल भी अनुमति नहीं है.

पत्र लिखने के निर्देश

व्यावसायिक पत्र लिखने को कई चरणों में विभाजित किया जा सकता है।

1. सबसे पहले आपको पता निर्दिष्ट करना होगा। ऐसा करने के लिए, फॉर्म के ऊपरी दाएं कोने में, आपको प्राप्तकर्ता के प्रारंभिक अक्षर, उपनाम और स्थिति लिखनी होगी। यदि प्राप्तकर्ता एक संगठन है, तो उसका कानूनी पता दर्शाया जाना चाहिए।

2. प्राप्तकर्ता से अपील. इसे फॉर्म के मध्य में नीचे की ओर रखा जाना चाहिए। यह पहले ही कहा जा चुका है कि किन वाक्यांशों का उपयोग किया जा सकता है। आमतौर पर अपील इस तरह दिखती है: "प्रिय इगोर पेत्रोविच!"

3. प्रयोजन का कथन. नीचे, एक नई पंक्ति में, आपको मुख्य विचार, संपूर्ण बिंदु, अपील के कारणों का उल्लेख करते हुए लिखना होगा। अगर हम कुछ समस्याओं के बारे में बात कर रहे हैं, तो इसे हल करने के लिए विकल्प पेश करना उचित है। अगर यह सहयोग का प्रस्ताव है तो आपको यह बताना होगा कि यह कैसे होगा. यदि पत्र किसी शिकायत को प्रतिबिंबित करता है, तो विशिष्ट कार्रवाई के लिए पूछना उचित है। एक शब्द में, पाठ के प्राप्तकर्ता को यह समझना चाहिए कि वे उससे वास्तव में क्या चाहते हैं।

4. अंतिम भाग. और अंत में, एक नई पंक्ति से, आपको अंतिम वाक्यांश और हस्ताक्षर सम्मिलित करना होगा।

धन्यवाद पत्र

यह नमूना दिखाता है कि धन्यवाद पत्र कैसा दिख सकता है। हालाँकि, में यह उदाहरणएक खामी है. "फ्लैगशिप कंपनी के लिए" पंक्ति के बजाय, एक अभिवादन वाक्यांश और उन लोगों के नाम डाले जा सकते हैं जिनके लिए पत्र का इरादा था।

एक पूछताछ

यह अनुरोध का एक नमूना व्यावसायिक पत्र है. इसमें कोई कमी नहीं है. आधिकारिक पत्र लिखने के सभी नियमों का पालन किया गया। पाठ से यह स्पष्ट हो जाता है कि कौन सी समस्या उत्पन्न हुई है और इसे हल करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है। संदेश में सभी संपर्क विवरण, एक स्वागत संदेश, एक समापन वाक्यांश और एक हस्ताक्षर भी शामिल है।

इसलिए, प्रकाशन ने प्रदर्शित किया कि इच्छित पत्रों को कैसे लिखा जाए व्यावसायिक साझेदार. यह सही ढंग से और सक्षमता से किया जाना चाहिए ताकि बदनामी न हो। आख़िरकार, कंपनी का भविष्य इस पर निर्भर करता है। किसी व्यावसायिक संदेश का समय पर उत्तर देना भी महत्वपूर्ण है। यह पत्र प्राप्त होने के तीन से सात दिनों के भीतर किया जा सकता है।

आजकल हर किसी को पत्र लिखना आना चाहिए। आख़िरकार, शिक्षा प्राप्त किसी भी व्यक्ति के लिए यह अपरिहार्य है। पत्र लिखने का हुनर ​​हर किसी में नहीं होता. लेकिन, बुनियादी नियमों को जानकर आप अच्छी रचना करने की क्षमता विकसित कर सकते हैं दिलचस्प पत्र. खासतौर पर तब जब ये नियम काफी सरल हों। इस लेख में, आप सीखेंगे कि व्यावसायिक पत्र और व्यक्तिगत पत्र कैसे लिखें। आइए विभिन्न प्रकार के पत्रों पर एक नजर डालें महत्वपूर्ण बिंदुउनके डिज़ाइन में.

व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें

एक औपचारिक या व्यावसायिक पत्र का उद्देश्य आमतौर पर फर्मों और उनके कर्मचारियों या ग्राहकों के बीच व्यावसायिक संबंध बनाए रखना होता है। व्यावसायिक लेखन की कई किस्में हैं। उदाहरण के लिए:

• धन्यवाद पत्र
• सिफारिशी पत्र
• कवर पत्र
• प्रत्याभूत के पत्र
• राष्ट्रपति को पत्र
• सरकारी पत्र
• सूचना मेल
• बधाई पत्र
• मांग - पत्र
• शिकायत पत्र
• निमंत्रण पत्र

हम मुख्य रूप से यह या वह व्यावसायिक पत्र उपरोक्त व्यक्तियों को या अनुरोध के साथ भेजते हैं, अर्थात। ये स्पष्ट रूप से निर्देशित पत्र हैं जो किसी विशिष्ट उद्देश्य को ध्यान में रखकर भेजे गए हैं। लक्ष्य यह है कि पत्र को उचित रूप से समझा जाए। उदाहरण के लिए, हम तय करते हैं कि सही तरीके से कैसे लिखना है धन्यवाद पत्रयह समझने के लिए कि हम आभारी हैं; हम सोचते हैं कि सही तरीके से कैसे लिखा जाए सरकारी पत्रताकि वे उपयोगी हों, ताकि प्राप्तकर्ता उन्हें सही ढंग से समझ सके। इसलिए यह जानना बहुत जरूरी है कि पत्र को सही तरीके से कैसे लिखा जाए। आप व्यावसायिक पत्र लिखने का एक नमूना व्यावसायिक व्यावसायिक पत्र टेम्पलेट लिंक पर पा सकते हैं।

नीचे हम व्यावसायिक पत्र लिखने के बुनियादी नियमों को देखेंगे।

पत्र चेहराविहीन नहीं होना चाहिए

क्या आपने कभी सोचा है कि ईमेल को सही तरीके से कैसे लिखा जाता है? ईमेल बॉक्सएक व्यवसायी व्यक्ति अक्सर विभिन्न स्पैम से अभिभूत रहता है। सबसे पहले, आपका काम, औपचारिक पत्र लिखते समय, ध्यान देना होगा और उसे स्पैम फ़ोल्डर में नहीं भेजना होगा।

सबसे पहली बात तो यह है कि आप उस कंपनी के बारे में पूछताछ करें जहां आप अपना पत्र भेजना चाहते हैं। आपको अपने पार्टनर के बारे में ज्यादा से ज्यादा जानकारी रखनी चाहिए। कंपनी के बारे में पूरी जानकारी मिल जाने के बाद आप पत्र लिखना शुरू कर सकते हैं. कोई भी व्यापारिक व्यक्तियह अच्छा होगा यदि वे एक पत्र में व्यक्तिगत रूप से उसकी ओर मुड़ें, न कि उस कंपनी के वाणिज्यिक विभाग की ओर जिसमें वह काम करता है, उदाहरण के लिए। प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित करना, सबसे पहले, उस व्यक्ति के प्रति आपका सम्मान प्रदर्शित करेगा और निश्चित रूप से, उसे बनाएगा सकारात्मक भावनाएँ, जो उसे आपके व्यक्तित्व का प्रिय बनाने में असफल नहीं हो सकता। आख़िरकार, आप किसी संभावित भागीदार के साथ व्यावसायिक प्रस्तावों के बारे में बातचीत कैसे शुरू कर सकते हैं यदि आपने उसके अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक के बारे में जानने के लिए समय नहीं निकाला है।

यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम पता लगाने में असमर्थ हैं, तो किसी भी स्थिति में यह न लिखें: “उव। जीन. निदेशक!", "उव. व्यावसायिक डीआईआर. फर्म!" व्यावसायिक पत्र में ऐसे संक्षिप्ताक्षरों के लिए कोई जगह नहीं है। "प्रिय", "महोदय", "विभागाध्यक्ष" आदि शब्द पूरे लिखे जाने चाहिए। अन्यथा सम्मान की बात ही नहीं हो सकती.

पत्र में एक शीर्षक होना चाहिए

पत्र की विषयवस्तु को संक्षेप में प्रकट करने के लिए शीर्षक की आवश्यकता है। तो प्राप्तकर्ता बिना किसी समस्या के पत्र को संसाधित और क्रमबद्ध करने में सक्षम होगा। किसी को आधिकारिक संगठनप्रतिदिन अलग-अलग मुद्दों पर दर्जनों पत्र आते हैं। इसलिए, इस बात की कोई संभावना नहीं है कि आपके पत्र पर ध्यान दिया जाएगा। तो यदि आपके हेडर में शामिल है उपयोगी जानकारी, तो यह रुचिकर हो सकता है संभावित भागीदार. अब आप समझ गए हैं कि आधिकारिक पत्रों को सही ढंग से लिखना क्यों महत्वपूर्ण है?

अच्छा प्रभाव कैसे बनाये

पत्र में एक परिचय जोड़ने का प्रयास करें जो प्राप्तकर्ता के प्रति प्रशंसा व्यक्त करेगा। उदाहरण के लिए, इतनी अच्छी कंपनी के साथ काम करने का सम्मान पाकर आप कितने खुश होंगे।

क्या परहेज करें

निर्देशात्मक वाक्यांशों से बचें

वाक्यांश के बजाय "यदि आप हमारे प्रस्ताव में रुचि रखते हैं, तो आपको मुझसे फ़ोन पर संपर्क करना चाहिए..." बेहतर होगा कि "प्रस्ताव पर चर्चा करने के लिए, आपके पास फ़ोन द्वारा हमसे संपर्क करने का अवसर है..."। एक निर्देशात्मक वाक्यांश मनोवैज्ञानिक रूप से किसी व्यक्ति को आपके विरुद्ध कर सकता है। ऐसा वाक्यांश प्राप्तकर्ता को आपका आत्म-संदेह और अहंकार दिखा सकता है। और यदि आप सिफ़ारिश पत्र लिखते हैं, तो "प्रस्ताव" देना सही होगा, न कि थोपना, ताकि आपको यह न लगे कि आप दबाव डाल रहे हैं, किसी को यह पसंद नहीं आएगा।

सही क्रियाएँ चुनें

उत्तम क्रियाओं का प्रयोग करें. उदाहरण के लिए, उन्होंने बनाया, पूरा किया, बनाया, विकसित किया, बढ़ाया, आदि। लेकिन ऐसी क्रियाएं जैसे हम प्रदर्शन करते हैं, हम भाग लेते हैं, हम काम करते हैं, हम उत्पादन करते हैं, परिणाम प्राप्त करने की बात नहीं करते हैं। किसी विदेशी भाषा में पत्र लिखते समय इसे ध्यान में रखना मुश्किल है, इसलिए यह जानने के लिए किसी विशेष भाषा के नियमों के बारे में पहले से ही पूछ लें, उदाहरण के लिए, अंग्रेजी पत्र को सही तरीके से कैसे लिखा जाए।

लेटरहेड का प्रयोग करें

यदि आप ईमेल भेज रहे हैं तो भी लेटरहेड का उपयोग आवश्यक है। लेटरहेड क्या है? लेटरहेड में आपकी कंपनी का नाम, पता, टेलीफोन, फैक्स, कंपनी का लोगो और प्रमुख के हस्ताक्षर होने चाहिए। में यह बिंदु महत्वपूर्ण है सही वर्तनीगारंटी पत्र, क्योंकि इस तरह आप दिखाते हैं कि आप अपनी कंपनी के प्रति खुले हैं और जिम्मेदार हैं।

मेल द्वारा एक पत्र भेजें

व्यावसायिक पत्र भेजते समय फैक्स और ई-मेल को अस्वीकार करना बेहतर है। आदर्श विकल्पवह एक पत्र के साथ एक कूरियर भेजेगा ताकि वह व्यक्तिगत रूप से इसे मुखिया के हाथों में सौंप दे। इसलिए, कॉर्पोरेट लिफाफे का ध्यान अवश्य रखें। वैसे, यदि आप कोई पद पाने के लिए दस्तावेज़ भेजते हैं, तो कवर लेटर को सही तरीके से लिखने का तरीका सीखने में आलस्य न करें, नियोक्ता इसकी सराहना करेगा।

व्यक्तिगत पत्र कैसे लिखें

एक व्यक्तिगत पत्र किसी मित्र को लिखा गया पत्र हो सकता है करीबी व्यक्ति, को पत्र अंग्रेजी भाषाविदेश में एक पत्र मित्र, प्रेमपत्रया ईमेलवी सामाजिक नेटवर्क. यदि आपका पत्र सही और रोचक तरीके से लिखा गया है तो प्राप्तकर्ता हमेशा आपके पत्र से प्रसन्न होगा। पत्राचार द्वारा संचार करते समय, आप इसका उपयोग कर सकते हैं अच्छे शब्दजो अक्सर बात करते समय अपने प्रियजनों को बताने में शर्मिंदा होते थे। औपचारिक पत्रों की तुलना में व्यक्तिगत पत्र लिखना बहुत आसान है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको यह जानने की ज़रूरत नहीं है कि किसी मित्र या प्रियजन को पत्र कैसे लिखा जाए।

अभिभाषक का सम्मान करें

यदि आप मेल द्वारा पत्र भेज रहे हैं, तो पाठ के लिए नोटबुक से फाड़े गए कागज के टुकड़े का उपयोग न करें। अच्छी गुणवत्ता वाला कागज चुनें. और पता सही लिखना न भूलें!

बुनियादी नियम

पत्र की शुरुआत अपील से होनी चाहिए. अपील को पंक्ति के मध्य में रखें। मुख्य पाठ अपील के 2 सेमी नीचे लिखा गया है, शीट के बाएं किनारे से समान दूरी पर इंडेंट किया गया है। पूरे पत्र के दौरान यह दूरी बनाए रखने का प्रयास करें। यदि शीट खत्म हो जाए तो दूसरी ले लें ब्लेंक शीटकागज़। शीट के दोनों ओर न लिखें!

सुधारों से बचें

याद रखें कि कटी हुई पंक्तियाँ या सुधार आपके पत्र को अत्यधिक टेढ़ा बना सकते हैं। इसलिए, शुरुआत के लिए, आपको बहुत आलसी नहीं होना चाहिए और एक ड्राफ्ट लिखना चाहिए।

असबाब

पत्र का पाठ सुपाठ्य होना चाहिए और बहुत छोटा नहीं होना चाहिए। पूरे पत्र में एक ही स्याही या स्याही का उपयोग करें। अंत में अपना हस्ताक्षर अवश्य छोड़ें। हस्ताक्षर के बाद यदि आवश्यक हो तो एक पोस्टस्क्रिप्ट (पी.एस.) लगाएं। पत्र अंदर पाठ को मोड़ा हुआ है!

पत्र लिखने के बाद

को पत्र न लिखें खराब मूड. अगर नकारात्मक भावनाएँपहले से ही कागज पर, यह पत्र न भेजें। बेहतर होगा कि इसे अगले दिन दोबारा लिखें। आख़िरकार, प्रेम पत्र को सही ढंग से लिखने का अर्थ है प्राप्तकर्ता को सुखद सकारात्मक भावनाएँ पहुँचाना, न कि नकारात्मक बयानों से उसका मूड खराब करना।