Як правильно сортувати товар в складських приміщеннях. Технологічні операції в торгівлі. технологія операцій з надходження і приймання товарів на оптовому складі і в магазині. приймання товарів на оптовому складі. приймання товарів в магазині

Вступ

мета: забезпечення приймання товару на складі по кількості і якості в нормативні терміни.

Умовні позначення:

ТШХ - транспортно-складське господарство

ОЗК - відділ закупівель виробництва

ПРС - план роботи складу

ПП - план парафій

ФД - фінансовий департамент

СД - товаросупровідні документи

ASN - електронний документ вWMS за очікуваними парафіям

ТІ - транспортна одиниця на складі

Перелік підрозділів і посад, що беруть участь в процесі:

1. ТШХ - зав. складом

2. ТШХ - комірник

3. ТСХ - логіст складу

4. ТШХ - вантажник

5. ТШХ - маркировщик

6. ОЗК - менеджер

Перелік регламентують типових документів:

Інструкція П-6 - Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю. (Затверджена постановою Держарбітражу СРСР від 15 червня1965 р . N П-6) (зі змінами від 29 грудня1973 г. і від 14 листопада 1974 г).

Інструкція П-7- Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічногопризначення і товарів народного споживання за якістю. (Затв. Постановою Держарбітражу СРСР від 25 квітня1966 р . N П-7) (зі змінами, внесеними постановами Держарбітражу СРСР від 29 грудня1973 р . N 81 та від 14 листопада1974 г. N 98)

ТОРГ-1 «Акт про приймання товарів»

ТОРГ-2 «Акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю при прийманні товарно-матеріальних цінностей» Постанова Держкомстату РФ від 25.12.1998 р N 132

ТОРГ-3 «Акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю при прийманні імпортних товарів»

Постанова Держкомстату РФ від 25.12.1998 р N 132

ТОРГ-12 "Товарна накладна"

Постанова Держкомстату РФ від 25.12.1998 р N 132

ТОРГ-16 «Акт про списання товарів»

Постанова Держкомстату РФ від 25.12.1998 р N 132

1-T "Товарно-транспортна накладна"

4-П «Подорожній лист вантажного автомобіля»

Постанова Держкомстату РФ від 28.11.1997 р N 78

"Транспортна накладна"

Постанова Уряду від 15.04.11 N 272
M-2 "Доручення"

Постанова Держкомстату РФ від 30.10.1997 р N 71а

1. За день до поставки співробітник ОЗК створює документ «Надходження товарів послуг» або «Отримання послуг з переробки», або «Повернення товарів постачальнику» в 1С. Після формування документа, співробітник ОЗК відправляє його на склад електронної вивантаженням, де в системі WMS формується ЕД ASN з такими ж плановими кількостями як у відповідному документі в 1С. Співробітник ОЗК за день скидає на склад Начальнику ТШХ і завідувачу складом пакувальний лист.

2. Прихід товару на склад на підставі електронного документа (ЕД) ASN в WMS планується зав. складом за добу. Зав. складом становить ПРС-план роботи складу на день, який доводить до всіх співробітників складу, розподіляючи обсяг роботи між ними.

Зав. складом за планом призначає відповідального комірника на кожен прихід товару.

2.1. Зав.склада проводить підготовчі заходи для приймання товару: виділяє потрібний людський ресурс, звільняє необхідну зону вивантаження і приймання товару, готує зону зберігання товару, при необхідності проводить внутрішні переміщення товару.

3. Автомашина з товаром від постачальника, після проходження пункту охорони і виписки пропуску, під'їжджає до складу. Водій експедитор надає пропуск і товаросупровідні документи (СД) Зав.склада.

4. Список СД визначається інструкцією з оформлення товаросупровідних документів, розробленої фінансовим департаментом (ФД) компанії.

5. Зав.склада складу перевіряє правильність оформлення СД, керуючись інструкцією з оформлення товаросупровідних документів, наявність поставки в ПП, звіряє список прийшов товару в товарною накладною з ASN.

5.1. Якщо є відхилення в СД, то Зав.склада складу повідомляє про це контактним особам ОЗК і отримує вказівки в письмовому вигляді по електронній пошті або скайпу щодо подальших дій.

5.2. Якщо приходу немає в ASN, то логіст складу повідомляє про це контактним особам ОЗК - відділ закупівель, щоб менеджер ОЗК вніс прихід в ASN.

6. Логіст складу на стаціонарному робочому місці створює ЕД «Прихід» в WMS на підставі ЕД ASN і видає завдання в ТСД комірникові на приймання товару і роздруківку ASN.

7. Зав.склада ставить машину до пандусу, перевіряє зовнішній вигляд фургона, цілісність пломб, якщо вони повинні бути.

8. Потім водій-експедитор відкриває фургон для вивантаження товару в присутності Зав.склада.

9. Зав.склада при наявності зовнішніх пошкоджень фургона або упаковки товару фотографує їх і фіксує в Акті.

10. Після чого Зав.склада визначає кількість необхідних для вивантаження комірників і дає їм команду на вивантаження товару в зону приймання і передає роздруківку ASN.

11. Кладовщики беруть порожні піддони (якщо вантаж прийшов в стандартних рівних коробках) і вивантажує на нього товар, відповідно до інструкції з укладання товару, сортуючи по за моделями, квітам і розмірами.

11.1. Якщо вантаж прийшов в нерівних і рваних коробках то, тоді він розкладається комірником по підлозі в зоні приймання без палетів для сортування за моделями, квітам і розмірами і перепакування.

12. При виявленні в процесі вивантаження фактів порушення упаковки, комірник, що не переміщує його, повинен запросити Зав.склада.

13. Після фіксації Зав.склада цього факту в присутності водія-експедитора, комірники повинні вивантажити пошкоджений товар на окремий піддон.

14. Кладовщики (вантажники) переміщують в зону приймання весь вантаж з яка прийшла машини.

15. Кладовщики складу прораховують прийшов товар, звіряють кількість фактично прийшов товару з кількістю зазначених в документах, які прийшли разом з товаром, і в перебігу 2-х робочих днів з моменту надходження товару на склад заносять фактичне кількість в документ в системі ЕМЕ.

16. Розкриті або пошкоджені упаковки перевіряються зі 100% перерахуванням.

17. Решту товару перевіряється зі 100% перерахуванням вибірково, але не менше 10% по кожному артикулу.

18. Якщо товар ваговій (пряжа), то вибірково зважується на вагах, щоб звірити фактичну вагу з вагою зазначеним на етикетці (вага узятий в од. Вим. Брутто).

19. Приймання товару відбувається за допомогою ТСД - терміналу збору даних на підставі інформації зазначеної на етикетці і штрих коду EAN на товар.

20. Прийнявши товар повністю, комірник вносить через ТСД дані про фактичну кількість в ЕД «Прихід», а виявлені відхилення за кількістю і якістю фіксує в зробленої копії з оригіналів СД і підписує їх.

21. Після прорахунку товару і перенесення фактичної кількості в документи 1С, комірник робить на СД позначку про прийом вантажу і передає оригінали документів Менеджеру по транспортній логістиці.

21.1. Менеджер з транспортної логістики висилає дані документи з наступним реєстром в ФД, але не пізніше ніж через тиждень після надходження документів на склад.

21.2. Менеджер з транспортної логістики передає копії СД логісту складу для закриття документів в WMS. сканування і відправки по електронній пошті (ФД, зав.склада, начальник ТШХ, директор ОП).

21.3. Логіст складу потім передає їх копії СД Зав.склада для архівування.

22. Перед передачею документів надходження товару в ФД для подальшого оформлення та зберігання, менеджер з транспортної логістики перевіряє їх зовнішнє оформлення (наявність печаток, підписів, правильних реквізитів).

23. Після внесення фактичної кількості в WMS, Логіст складу поправляє дані в 1С, де фактична кількість вивантажується в відповідний документ «Надходження товарів і послуг» або «Отримання послуг з переробки».

24. Відразу ж після відправки Логіст складу сканує прийнятий від комірника пакувальний лист або товарну накладну і вивантажує з WMS - Акт приймання продукції від постачальника, і дані документи відправляє всім співробітникам ФД, Зав.склада і начальнику ТШХ на електронну пошту.

24.1. У разі, якщо при прорахунку виявлена \u200b\u200bнедостача, пересортиця або бракований товар, зав.склада складається відповідний акт про недостачу, надлишки, пересортиці або про шлюб, який передається в ФД разом з документами, що надійшли з товаром.

25. Комірник, після того як весь товар прийнятий, з WMS роздруковує маркувальні етикетки та наклеює їх на кожен гофрокороб або упаковку товару. Після маркування за все прийшов товару комірник підтверджує в WMS виконання завдання.

26. Маркувальна етикетка несе в собі інформацію про найменування товару, його кількості в упаковці і всередині складський штрих код ТІ - транспортної одиниці упаковки, відображає в яке місце зберігання треба покласти даний товар.

27. Комірник, за допомогою ТСД, сканує штрих код ТЕ і отримує адресу розміщення упаковки товару, який потім переміщує із зони приймання на адресу зберігання, підтверджуючи виконання завдання скануванням штрих коду адреси розміщення на стелажі.

28. Перевірка якості товару може додатково проводитися спеціальним контролером за якістю з відділу закупівель виробництва, за рішенням керівника ОЗК.

28.1. Контролер з якості, керуючись планом поставок ОЗК, може бути присутнім на складі в момент приймання товару і перевірити якість товару при його вибірковій перевірці.

28.2. Контролер з якості може не бути присутнім на складі в момент приймання товару і перевірити якість товару за зразками, відібраними комірником при вибірковій перевірці товару. Дана процедура, Приймання за якістю визначається інструкцією по перевірці якості товару, затвердженої в ОЗК.

Доставлені в зону приймання товари приймаються за кількістю та якістю.

Слід зазначити, що приймання товарів за кількістю і якістю є однією із важливих складових частин складського технологічного процесу. Вона передбачає перевірку виконання постачальниками договірних зобов'язань щодо кількості, асортименту, якості та комплектності товарів.

Приймання товарів проводиться матеріально відповідальними працівниками складу (зазвичай - завідувачем складом спільно з товарознавцем), уповноваженими на те керівником або заступником керівника підприємства-одержувача.

Вона включає наступні операції:

перевірку кількості та якості товарів, що надійшли;

оформлення приймання відповідними документами;

прийняття товарів на облік.

Порядок проведення приймання товарів визначається сторонами договору поставки. За їх згодою вона може здійснюватися відповідно до правил, встановлених інструкціями «Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю» і «Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за якістю». Ці інструкції застосовуються у всіх випадках, коли стандартами, технічними умовами або іншими обов'язковими для сторін правилами не встановлено інший порядок приймання. Вантаж, що надійшов на склад будь-яким видом транспорту, спочатку приймають, керуючись діючими на транспорті правилами, встановленими відповідними статутами, кодексами (наприклад, Статутом залізниць, Повітряним кодексом).

1.2.2.1. Приймання товарів за кількістю

Приймання товарів за кількістю проводиться з метою перевірки відповідності фактично поставленої кількості товарів кількості, зазначеній у транспортних і супровідних (рахунку-фактурі, специфікації, описи, пакувальних ярликах та ін.) Документах виробника (виготовлювача). Якщо товари надійшли без супровідних документів, то їх відсутність не зупиняє приймання. У цьому випадку складається акт про фактичну наявність товарів і в ньому вказується, які документи відсутні.

Місце проведення приймання товарів залежить від способу їх доставки. Приймання може здійснюватися:

на складі одержувача;

на складі постачальника;

в місці розтину запломбованих чи місці розвантаження неопломбованих транспортних засобів і контейнерів чи складі органу транспорту.

На складі одержувачаприймання товарів виробляють, якщо вони доставлені постачальником. У цьому випадку крім перевірки маси брутто і кількості місць одержувач може вимагати від постачальника розтину тари та маси нетто і кількості товарних одиниць в кожному місці. Якщо ж товари надійшли в пошкодженій тарі, то одержувач зобов'язаний провести таку приймання (по масі нетто і кількості товарних одиниць) в момент доставки їх на склад.

На складі постачальникаприймання здійснюється в тому випадку, якщо товари вивозяться з цього складу одержувачем. При цьому товари, що знаходяться в справній тарі, беруть по масі брутто і кількості тарних місць, а остаточну їх приймання виробляють на складі одержувача. Товари, що поставляються без тари, у відкритій або пошкодженій тарі, остаточно приймаються на складі постачальника.

Якщо товари доставляються і видаються органом залізничного, водного, повітряного або автомобільного транспорту, то приймання здійснюється з їх участю разом розтину запломбованих чи місці розвантаження неопломбованих транспортних засобів і контейнерівабо на складі відповідного органу транспорту.

Слід мати на увазі, що приймання товарів, що надійшли в справної тарі, за масою нетто і кількістю товарних одиниць в кожному місці проводиться, як правило, на складі кінцевого одержувача.

Приймання товарів за кількістю проводиться в встановлені терміни.

Остаточна приймання товарів за масою нетто і кількістю товарних одиниць в кожному місці проводиться одночасно з розкриттям тари, але не пізніше 10 днів, а швидкопсувних товарів не пізніше 24 годин з моменту отримання товарів (при доставці їх постачальником або вивезенні одержувачем зі складу постачальника) або з моменту видачі вантажу органом транспорту (у всіх інших випадках). У районах Крайньої Півночі, Віддалених районах та інших місцевостях дострокового завезення приймання нЕ продовольчих товарів здійснюється не пізніше 60 днів, продовольчих товарів (за винятком швидкопсувних) - не пізніше 40 днів, а швидкопсувних товарів - не пізніше 48 годин з моменту надходження їх на склад одержувача.

Своєчасно виробленої приймання вважається в тому випадку, коли перевірка кількості товарів закінчено в домовлені терміни.

Керівництво складу зобов'язано створити такі умови для правильної та своєчасної приймання товарів, які забезпечували б їхню схоронність і предотвращалась можливість утворення нестач і розкрадань. Особи, які здійснюють приймання, повинні добре знати правила приймання товарів, встановлені відповідними нормативними документами та договором поставки. З метою попередження порушень правил приймання товарів керівництву необхідно систематично контролювати роботу осіб, які виробляють її.

Працівникам складу слід забезпечити точне визначення кількості товарів, що надійшли, тобто їх маси, кількості місць (ящиків, мішків, зв'язок, кип, пачок і т. П.). Воно визначається в тих же одиницях виміру, які вказані в супровідних документах. Причому, якщо в документах відправник вказав масу товарів і кількість місць, то одержувач при прийманні повинен перевірити і те, і інше.

У разі виявлення недостачі подальша приймання припиняється, забезпечується збереження товарів, і вживаються заходи щодо запобігання їх змішування з іншими однорідними товарами. Про виявлену недостачу товарів складається акт за підписами осіб, які виконували приймання.

Якщо під час приймання товарів буде виявлено невідповідність маси брутто окремих місць масі, зазначеній у транспортних або супровідних документах або на трафареті, то розтин тари і упаковки в таких випадках проводитися не повинно.

Одночасно з призупиненням приймання одержувач зобов'язаний викликати для участі в її продовженні й складання двостороннього акта представника відправника або виготовлювача (якщо товари надійшли в непорушеною тарі виготовлювача, яка є відправником). При цьому виклик представника одногороднего відправника (виготовлювача) є обов'язковим, а іногороднього, - якщо це передбачено в договорі.

Повідомлення про виклик представника повинно бути направлено або передано (по телефону, телеграфу і т.п.) не пізніше 24 год, а в відношенні швидко псується, - негайно після виявлення недостачі, якщо інші строки не встановлені договором.

Не пізніше ніж на наступний день після отримання виклику одержувача іногородній відправник (виробник) зобов'язаний повідомити йому (по телефону, телеграфу і т. П.), Чи буде їм спрямований представник для участі в перевірці кількості товарів.

Представник одногороднего відправника (виготовлювача) зобов'язаний з'явитися не пізніше ніж на наступний день після отримання виклику, якщо в ньому не вказаний інший термін явки, а швидкопсувних товарах - протягом 4 годин після отримання виклику.

Представник іногороднього відправника (виготовлювача) зобов'язаний з'явитися не пізніше ніж у триденний термін після отримання виклику, не враховуючи часу, необхідного для проїзду, якщо інший термін не передбачено в договорі.

Представник відправника (виготовлювача) може брати участь у прийманні тільки при наявності у нього посвідчення, що дає на це право.

Відправник (виробник) може уповноважити на участь у прийманні товарів підприємство, що знаходиться в місці їх отримання. В цьому випадку посвідчення представникові видається підприємством, що виділив його. У посвідченні повинна бути посилання на документ, яким відправник уповноважив дане підприємство брати участь у прийманні товарів.

За згодою відправника (виготовлювача) підприємство- одержувач може призвести односторонню приймання товарів.

Якщо під час приймання за участю представника відправника (виготовлювача) буде виявлена \u200b\u200bнедостача товарів проти даних, вказаних в транспортних або супровідних документах, то результати приймання товарів оформляються актом. Він складається в той же день, коли недостача виявлена. У разі, коли робота з приймання переривалася, в акті робиться відповідний запис із зазначенням викликали це причин і умов зберігання товарів під час перерви.

Якщо під час приймання одночасно будуть виявлені не тільки недостача, а й надлишки товарів, то в акті зазначаються точні дані про ці надлишки.

Акт повинен бути підписаний всіма особами, які брали участь у прийманні. При цьому вони мають право засвідчувати своїм підписом тільки ті факти, які були встановлені з їх допомогою. Особа, яка не згідне із змістом акта, зобов'язана його підписати із застереженням про незгоду і викласти свою думку. За підписання акта, що містить не відповідають дійсності дані, особи, які брали участь у прийманні товарів, несуть встановлену законом відповідальність. Запис про попередження про це що у приймання осіб повинна бути зроблена перед їх підписами.

Не пізніше, ніж на наступний день після складання акту він затверджується керівником або заступником керівника підприємства-одержувача.

У випадках виявлення в результаті приймання фактів зловживань або розкрадань товарів керівник або заступник керівника підприємства-одержувача зобов'язаний негайно повідомити про це органи МВС або прокуратури і направити їм відповідні документи.

Після перевірки за кількістю товари поміщаються в приміщення для розпакування і перевірки їх за якістю.

ГЛАВА 6 ТЕХНОЛОГІЧНІ ОПЕРАЦІЇ В ТОРГІВЛІ

6.1. Технологія операцій з надходження і приймання товарів на оптовому складі і в магазині

Приймання товарів на оптовому складі

Організація робіт по надходженню і приймання товарів на склад - перший етап технологічного процесу склад-ської переробки товарів. Раціональна організація оперативних технологічних процесів на складі багато в чому залежить від рівномірного надходження товарів від постачальників. Це дозволяє краще використовувати складську площу, обладнання та засоби механізації. Тому в договорах з постачальниками передбачаються конкретні терміни, Обсяги поставки товарів і штрафні санкції за порушення цих умов. Рівномірному виконання складських операцій сприяє складання календарних планів надходження вантажів, в яких вказуються узгоджені з постачальниками дати їх надходження. Також в планах вказують частоту надходження вантажів на склади. Складання календарних планів дозволяє завчасно визначати перелік і послідовність робіт, пов'язаних з прийманням товарів. До підготовчим заходам з приймання товарів на складі відносяться:

■ встановлення місця розвантаження транспортних засобів, максимально наближеного до приміщень для зберігання;

■ визначення необхідної кількості вантажників і розподіл роботи між ними;

■ розрахунок необхідної кількості та видів підйомно-транспортного обладнання та підготовка їх до прибуття товарів;

■ завчасне визначення місць зберігання номерів штабелів і т. П. Для прибуваючих на склад товарів;

■ підготовка документації, пов'язаної з оформленням приймання-здачі товарів.

Крім того, щоб не допускати надмірного скупчення транспортних засобів в окремі години і забезпечувати їх своєчасну розвантаження, планують доставку товарів на склади протягом усього робочого дня.

Надходження товарів на торговий склад і їх приймання регламентують:

■ Цивільний кодекс РФ;

■ «Положення про поставки товарів народного споживання»;

■ інструкція «Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю» (П-6);

■ інструкція «Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за якістю» (П-7);

■ стандарти (ГОСТи) і Технічні умови на товари (ТУ);

■ статути окремих видів транспорту і Правила перевезення вантажів;

■ договірні зобов'язання постачальників і покупців товарів.

Товари на склади можуть надходити різними видами транспорту. Штучні, тарно-пакувальні, насипні (навальний) вантажі транспортуються в критих одиночних вагонах, секціями, групою вагонів. Довгомірні і великогабаритні вантажі (лісоматеріали, металопрокат і ін.) Доставляють в піввагонах і платформах; масло рослинне - в цистернах. Багато товарів перевозять в універсальних контейнерах масою брутто до 5 т, які доставляються на залізничних платформах або автомобільним транспортом. Для перевезень вантажів використовуються і великотоннажні контейнери масою 10, 20 і 30 тонн, що доставляються автомобільним транспортом. Використовується також річковий, морський та повітряний транспорт. Питома вага надходження вантажів різними видами транспорту залежить від типу оптового торгового підприємства, кількості і обсягу поставок від місцевих постачальників та інших умов. Вступники на склад вагони або автомашини з вантажами повинні бути негайно прийняті і розвантажені. За затримку вагонів під вивантаженням понад установлені строки з одержувача стягується штраф. Виконання розвантажувальних операцій прискорюється при чіткій організації робіт по розвантаженню транспорту та застосуванні необхідного підйомно-траспортно-го обладнання. Розвантаження передує безпосередній приймання товарів. Вона повинна проводитися з дотриманням встановлених правил вантажно-розвантажувальних робіт. Перед розвантаженням проводиться перевірка цілісності вагонів, контейнерів або упаковки. Перевіряється цілісність пломб і проводиться зовнішній огляд вагонів, контейнерів та ін. При цьому звертається особливу увагу на стан люків і наявність відкритих пошкоджень вагона. Потім оформляється дозвіл на розвантаження і відчиняються двері вагона. Встановлюється перекидний місток (щит) для в'їзду навантажувача з рампи в вагон. Для вивантаження товарів з вагонів застосовують різні типи підйомно-транспортного обладнання: конвеєри, електронавантажувачі, транспортери, а на невеликих складах - засоби малої механізації. Товари в мішках, стосах, ящиках по транспортеру переміщують з вагона і укладають на піддони. За допомогою електронавантажувача піддони доставляють до ваг, а після зважування - до місця приймання. Найбільш ефективно розвантажувальні операції здійснюються з заздалегідь пакетовані і укладеними на піддони товарами. Така схема надходження товарів в залізничних вагонах.

Вид транспортного засобу, а також обсяг вантажу і місце приймання визначають структуру і кількість операцій з надходження і приймання товарів. При надходженні товарів у залізничних контейнерах застосовується інша схема: перевірка цілісності пломб і стану контейнера, строповка і переміщення за допомогою мостового крана контейнера на розвантажувальну рампу, переміщення контейнера в зону приймання товарів. Слід звернути особливу увагу на ретельність зовнішнього огляду, коли перевіряються цілісність, справність стін, даху, підлоги, двері, дверних замків, закруток і пломб, відбитків пломб і їх відповідність назві станції відправлення. Якщо на контейнері є подвійна пломба, перевіряється відповідність другій пломби найменуванню вантажовідправника. Потім оглядають контейнер (вагон) зсередини, підраховують число місць, визначають загальну масу вантажу (брутто), - звіряють маркування місць з даними супровідного документа. Проводять розвантаження контейнерів; товари укладають на піддони і передають в зону приймання. Порожні контейнери повертають постачальникам або на залізничну станцію (пристань).

Якщо товари доставлені на склад автомобільним транспортом, застосовується наступна схема: перевірка цілісності упаковки, первинна приймання товарів за кількістю, укладання товарів на піддони або візки; переміщення сформованих транспортних одиниць в зону приймання або зберігання.

Якщо склад має під'їзні залізничні колії, то вагони, піввагони, платформи і цистерни адресуються на прилеглу станцію, а потім подаються на гілку бази. Приймання вантажів від залізниці починається з раскредітірованія представником вантажоодержувача залізничних документів на вантаж, що прибув і остаточних розрахунків із залізницею за доставку. Після закінчення розрахунків товарний касир видає вантажоодержувачу (експедитору) залізничну накладну з доданими документами, зазначеними в накладній. Залізнична накладна є, по суті, договором між вантажовідправником і залізницею на перевезення вантажу. Потім вантажоодержувач (експедитор) разом з представником (вагарем) залізниці перевіряє цілісність вагона зовні і зсередини, відбитки пломб і їх цілість. Виявивши несправність вагона (контейнера), пошкодження запорів, відсутність пломб, порушення упаковки, вантажоодержувач зобов'язаний вимагати від залізниці переважування вантажу, перевірки фактичної наявності товарів. Виявлені розбіжності оформляються комерційним актом, який складається в день виявлення несправності начальником станції або його заступником за участю представника, старшого вагаря і ін. При отриманні вантажу зі складу станції комерційний акт складається в момент видачі вантажу. Комерційний акт складається на спеціальних бланках у трьох примірниках, один з яких отримує торгове підприємство. Комерційний акт підписується відповідальною особою від залізниці, особами, які беруть участь у прийманні. Всі підписи завіряються печаткою.

Залізниця несе повну матеріальну відповідальність за збереження вантажів, що перевозяться. Її першочерговим завданням є виконання термінів доставки, неприпустимість ушкоджень, псування, втрати вантажу. Якщо товар надійшов по залізниці, Він супроводжується залізничної накладної, яка відправляється зі складу одержувачами і є підставою для отримання оптовим підприємством призначеного йому вантажу від залізниці. У разі, якщо вантаж втрачено, зіпсований, залізнична накладна буде підставою для пред'явлення претензії. Залізнична накладна заповнюється практично так само, як і товарно-транспортна накладна, має аналогічні реквізити. Вона є первинним прибутковим документом, на підставі якого прихід товару відображається в обліку. В окремих випадках до залізничної накладної додаються специфікації, кипні карти, пакувальні листи і т. д., про що робляться особливі відмітки. Якщо товар відправляється залізницею в контейнерах, можна оформити «Накладну на перевезення вантажу в універсальному контейнері», заповнюючи її так само, як залізничну накладну.

Якщо залізниця передає оптовому торговельному підприємству справний контейнер або вагон, то на звороті товаросупровідного документа робиться спеціальна позначка. Якщо відсутні пошкодження тари (упаковки), то остаточне приймання за масою нетто і кількістю одиниць здійснюється на складі одержувача. Якщо ж вантаж прибув в несправному вагоні, пошкоджені або відсутні пломби, наявності втрата, псування, розкрадання вантажу, представники складу повинні вимагати від представника залізниці наступне:

■ перевірка кількості місць і стану товарів;

■ зважування всього вантажу.

Залізниця розкриває вантажні місця, звіряє їх фактичну наявність і вміст з супровідними документами, перевіряє масу всього вантажу і пошкоджених вантажних місць. Якщо виявлена \u200b\u200bнедостача, будь розбіжність, складається комерційний акт. Якщо виявлена \u200b\u200bнедостача при перевезенні в межах норм природного убутку, Комерційний акт не складається, а робиться відмітка на залізничній накладній.

У разі доставки вантажу з порушенням термінів з технічних причин складається акт загальної форми.

Технічний акт складається додатково до комерційного акту. Він складається в тому випадку, якщо буде виявлено, що вагон має текти або ж вантаж зіпсований або підмочений внаслідок несправного стану вагона. Його складають в день виявлення несправності вагона і не пізніше дня складання комерційного акта. Копія технічного акту залишається на станції, а оригінал додається до оригіналу комерційного акта.

Затарених вантажі приймають одночасно з вивантаженням, інакше вантажоодержувач не зможе довести, де і з чиєї вини сталася нестача. В процесі розвантаження транспортних засобів здійснюється приймання товарів за кількістю, кількістю тарних і вантажних місць. Контроль кількості і якості товарів являє собою обов'язкову технологічну операцію складської переробки вантажу.

Приймання товарів - це встановлення фактичної кількості, якості і комплектності товарів, а також визначення відхилень та їхніх причин.

Приймання товарів за кількістю і якістю - одне з дієвих засобів боротьби з проникненням в торгівлю недоброякісних товарів. Приймання товарів є важливою складовою частиною складського технологічного процесу. Вона передбачає перевірку виконання постачальниками договірних зобов'язань щодо кількості, асортименту та якості товарів, їх розфасовці і упаковці. Приймання товарів доручається складу працівників, на яких покладено матеріальна відповідальність. Цей склад оголошується в спеціальному наказі директора оптового підприємства.

Приймання товарів повинна здійснюватися відповідно до основних правовими нормативними документами, З правилами, що містяться в них. Основними документами, що регламентують приймання товарів, є інструкція «Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю» (№ П-б) і інструкція «Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за якістю» ( № П-7). Цими документами слід керуватися в залежності від обставин у кожному конкретному випадку. Виняток становлять ті випадки, коли державними стандартами, технічними умовами передбачено інший порядок приймання товарів за кількістю і якістю. Поряд з визначенням порядку приймання товарів цими інструкціями встановлена \u200b\u200bвідповідальність постачальника і покупця за приймання та відвантаження товарів.

Постачальник при відправці вантажів повинен точно визначити масу, число місць відвантаженої продукції, суворо дотримуватися правил упаковки, маркування і опломбування. Пломби повинні відповідати даним, зазначеним у вагонному місці, і накладної, бути правильно накладених і мати ясний відбиток. Кожне упаковане місце повинно бути забезпечене кипні картою або пакувальним ярликом. Вантажоодержувач (оптове підприємство) зобов'язаний створити такі умови для організації кількісної приймання товарів, при яких була б забезпечена схоронність товарів і виключена можливість розкрадань. Виконання цієї вимоги передбачає обладнання спеціальних приміщень для приймання, встановлення чіткої системи матеріальної відповідальності, ретельний підбір кадрів складських працівників.

В організації приймання товарів велике значення має попереднє встановлення часу прибуття і кількості вступників на склад товарів, що дозволяє своєчасно підготуватися до приймання. Розвантаження транспортних засобів повинна здійснюватися при строгому дотриманні встановлених правил виконання навантажувально-раз-грузочно робіт. При прийманні вантажу від органів транспорту слід керуватися нормативними документами, що діють на відповідному виді транспорту (Транспортним статутом залізниць Російської Федерації і Лд.). Доставляються в зону приймання товари приймаються за кількістю та якістю.

Приймання товарів за кількістю - це перевірка відповідності фактично надійшли товарів даним, що містяться в транспортних і супровідних документах.

Постачальники, відпускаючи товар, виписують відповідні супровідні (товаросупровідні) документи, до яких відносяться: рахунки, рахунки-фактури, накладні, товарно-транспортні накладні, залізничні накладні, кипні карти, пакувальні листи. Ці документи супроводжують товари під час перевезення від постачальника до покупця (торговому підприємству) і надходять одночасно з товарами. Всі супровідні документи мають свою форму і обов'язкові реквізити. Кількість товарів, що надійшли має визначатися в тих же одиницях виміру, які вказані в супровідних документах.

Приймання товарів за кількістю передбачає:

■ відбір тарних місць для розтину - розтин тари;

■ підрахунок кількості одиниць або зважування товарів;

■ звірка з транспортними та супровідними документами;

■ укладання товарів на піддони.

Порядок і терміни приймання товарів за кількістю залежать від характеру тари або упаковки, в якій надійшов товар, його фізико-хімічних властивостей, Способу доставки та інших умов. Приймання затарених товарів проводиться, як правило, в два етапи: попередня приймання і остаточна. Попередня приймання полягає в перевірці кількості місць товару, що надійшов (ящики, мішки, бочки) і маси брутто. При остаточному прийманні розкривається тара і приймання проводиться за масою нетто і кількістю товарних одиниць в кожному тарному місці. Як правило, товар, що надійшов на склад в справній тарі, розтину не піддається. За масою нетто і кількістю товарних одиниць в кожному місці товари приймаються на складі кінцевого одержувача, де остаточно розпаковуються.

Товари, що надійшли без тари, у відкритій або пошкодженій тарі, повинні бути прийняті за кількістю в момент розтину (розвантаження) транспортних засобів, але не пізніше термінів, Встановлених для їх розвантаження. Як правило, приймання товарів без тари, у відкритій або пошкодженій тарі проводиться відразу на складі одержувача в момент отримання їх від постачальника. Також, в момент розвантаження здійснюється приймання за масою брутто і кількістю местотоваров, що надійшли в несправній тарі (попередня приймання). Остаточна приймання товару (за масою нетто і кількістю товарних одиниць в кожному місці) проводиться одночасно з розкриттям тари, але не пізніше 10 днів, а по швидко псується, - не пізніше 24 годин з моменту отримання продукції від постачальника. Для районів Крайньої Півночі та інших районів дострокового завезення товарів терміни приймання товарів за кількістю подовжені - до 60 днів для непродовольчих товарів. Сорок днів - для швидкопсувних продовольчих товарів, 40 днів - для швидкопсувних продовольчих товарів і 48 годин для швидкопсувних продуктів.

Приймання товарів за кількістю здійснюють, як правило, шляхом суцільного підрахунку одиниць, міри або маси товару в даній партії (за винятком товарів у фабричній упаковці). Вибіркова перевірка кількості товарів з поширенням її результатів на всю партію допускається у випадках, передбачених державними стандартами, технічними умовами або договорами. Під час приймання оглядаються і перевіряються: стан тари, маркування, міцність упаковки, обв'язки, обтягування. Факт приймання товарів підтверджується розпискою (підписом) одержувача товару в супровідному документі. Підпис завіряється штампом або печаткою. При цьому одержувач робить позначку, що товар прийнятий без розтину і без перевірки фактичної наявності товару всередині тари. Це робиться для того, щоб не була виставлена \u200b\u200bвідповідна претензія. Після приймання за кількістю відповідальність за схоронність товарів повністю покладається на працівників, які взяли товари.

У торгових організаціях надійшли товари приймає комісія, призначена наказом керівника. До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб.

Якщо кількість і якість товарів, що надійшли збігаються з даними, зазначеними у товаросупровідних документах постачальника, комісія складає акт про приймання товарів (форма № ТОРГ-1). В іншому випадку складаються: акт про приймання товарів (№ ТОРГ-1) і акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю при прийманні товарно-матеріальних цінностей (форма № ТОРГ-2). Якщо товари є імпортованими, складається акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю з приймання імпортних товарів (форма № ТОРГ-3).

Комісія, яка бере товари, перевіряє їх якість, кількість (масу) і комплектність відповідно до правил приймання товарів і умовами договору. Кількість складених актів про приймання товарів і наявність документів, що додаються (сертифікати, ветеринарні свідоцтва і т.д.) залежать від ситуації. Акт складають в одному примірнику в день надходження товарів. Підписують його члени комісії, комірник, головний бухгалтер і стверджує керівник організації.

Рядки «Стан товару, тари та упаковки в момент огляду»; «Спосіб визначення відсутнього товару»; «Висновок про причини і місце утворення нестачі товару»; «Висновок комісії»; «Рішення керівника» і графу «Відхилення (+, -)» заповнюють, якщо якість або кількість товару, що надійшов не відповідають товаросупровідними документами.

При заповненні рядка «Сертифікат» обов'язково вказуються номер документа, що посвідчує якість товару відповідно до прийнятих стандартів, найменування органу реєстрації, що видав цей документ, і термін його дії.

По рядку «Спосіб доставки» вказується вид транспортного засобу, який доставив товар (в вагоні, складі, автофургоні, рефрижераторі, на судні і т.д.).

Якщо з якихось поважних причин робота з приймання переривалася, причини, умови зберігання та перерви фіксуються в акті.

На підставі акта про приймання комірник повинен зробити записи про оприбуткування товарів в журналі обліку товарів на складі (форма № ТОРГ-18).

Якщо комісія виявила відхилення за кількістю, якістю, масі товару, приймання повинна бути припинена. В цьому випадку треба дбати про безпеку товару, вжити заходів до запобігання його змішування з іншою однорідною продукцією і викликати представника постачальника (вантажовідправника).

Комісія складає акт за формою № ТОРГ-2 в чотирьох примірниках, один з них відправляють постачальнику. На імпортні товари складається в п'яти примірниках акт за формою № ТОРГ-3. Правила заповнення для обох форм однакові.

Якщо по одному транспортним документом надійшли різні товари, а недостача виявлена \u200b\u200bтільки по одному з видів товарів, перераховувати в акті все отримане не треба. В кінці акту просто роблять позначку: «По інших товарах розбіжностей немає».

На підставі акта складається претензійний лист постачальнику або транспортній організації (в залежності від того, з чиєї вини утворилася недостача і на кого покладено відповідальність за її наслідки згідно з договором) з вимогою відшкодувати збитки.

Якщо товари куплені у фізичної особи, А також в деяких інших випадках складається акт про приймання товару, що надійшов без рахунку постачальника (форми № ТОРГ-4). Ця ж форма заповнюється, якщо надходять товари без супровідних документів (для оформлення надходження товарно-матеріальних цінностей за фактичною наявністю). Акт підписують члени комісії, стверджує його керівник організації. Акт складається у двох примірниках за участю матеріально-відповідального працівника. Перший примірник передається в бухгалтерію, другий - залишається у матеріально-відповідальної особи, яка прийняла товари.

Рядки: «За транспортним документам значиться»; «Маса товару станції (пристані, порту) відправлення"; «Маса товару станції (пристані, порту) призначення» заповнюються, якщо є документи, виписані транспортної організацією. Рядок «Стан упаковки» заповнюють, якщо під час приймання товару було виявлено, що упаковка пошкоджена.

Якщо під час приймання продукції на складі буде виявлена \u200b\u200bнедостача, одержувач зобов'язаний призупинити подальшу прийомку, забезпечити збереження продукції, не допустити її змішування з іншою однорідною продукцією. Для цього товари приймаються на відповідальне зберігання. Складається односторонній акт про виявлену недостачу товарів. Якщо виявлено невідповідність маси брутто окремих місць маси, зазначеної в транспортному, супровідному документі або на трафареті, то одержувач не повинен розкривати тару та упаковку. Якщо при правильності масі брутто буде виявлена \u200b\u200bнедостача маси нетто або кількості товарних одиниць в окремих місцях, то одержувач зобов'язаний призупинити приймання інших місць, зберегти і пред'явити представнику, викликаному для участі в подальшій приймання, тару і упаковку розкритих місць і продукцію, що знаходиться всередині цих місць . Про призупинення приймання одержувач повинен повідомити постачальнику і викликати його представника для участі в продовженні приймання і підтвердження трапилися розбіжностей. Представник відправника повинен мати посвідчення на право участі у прийманні товарів.

Представник одногороднего постачальника повинен з'явитися для участі в прийманні товарів не пізніше ніж на наступний день після отримання виклику (по скоропорт-щейся продукції - не пізніше чотирьох годин після отримання виклику). Представник іногороднього постачальника повинен з'явитися протягом трьох днів після отримання виклику, не враховуючи часу, необхідного для проїзду.

У разі неприбуття представника постачальника або якщо його виклик необов'язковий за договором, приймання товарів проводиться за участю:

■ представника іншого підприємства, виділеного керівником цього підприємства;

■ представника громадськості підприємства-одержувача, який призначається керівником підприємства з числа осіб, затверджених рішенням профспілкового комітету. За згодою відправника (виготовлювача) приймання товарів може бути проведена однобічно підприємством-отримувачем. Створена комісія проводить остаточну приймання товарів. Встановлені розбіжності комісія оформляє актами. Акти є підставою для пред'явлення претензій постачальникам, котрі допустили порушення в кількості товарів. Тому вони повинні бути складені грамотно, без помарок, підчисток, недоробок, відповідно до вимог чинного законодавства та відповідних нормативних актів.

Розглянемо конкретний випадок. При прийманні товарів виявлена \u200b\u200bнедостача (надлишок або пересортиця). Дії працівників оптового підприємства-одержувача повинні бути наступними. Телефонограмою (для одного-родних постачальників) або телеграмою (для іногородніх постачальників) викликається представник постачальника для участі в складанні акта. Постачальник або надсилає свого представника, або дає. письмову згоду на приймання в односторонньому порядку. У цьому випадку складається акт «Про недостачу і надлишку при прийманні».

Цей акт містить такі реквізити:

■ дата і номер, місце, час початку, закінчення приймання;

■ дані товаросупровідного документа (найменування та адреса відправника, дата і номер транспортного документа, дата і номер комерційного акта);

■ дані одержувача товару (найменування одержувача і його адреса, прізвище, ім'я, по батькові осіб, які беруть участь у прийманні);

■ дані про фактично прийнятих товари (найменування товару, маса брутто, нетто або кількість);

■ дані про товари по документації постачальника (найменування, маса брутто, нетто або кількість);

■ дані про недостачу (або надлишки);

■ дані про стан упаковки (цілісність або порушення, місткість).

Дуже важливо дати в акті висновок про причини і місце утворення нестачі. Акт повинен бути підписаний усіма особами, які брали в прийманні участі, і затверджений керівником підприємства-одержувача не пізніше ніж на наступний день після його складання. До акта про недостачу або надлишки товарів повинні бути додані копії супровідних документів, пакувальні ярлики, етикетки і пломби тарних місць, в яких встановлено нестачу. Також прикладаються - посвідчення представника постачальника, односторонній і комерційний акти, і інші документи, що свідчать про його нестачу.

Приймання товарів за якістю - це визначення якості товарів (тобто їх якості), комплектність (тобто наявність всіх предметів, що входять до комплекту поставки) і маркування.

Приймання товарів за якістю передбачає виконання таких операцій:

■ переміщення товарів до робочого місця товарознавців-бракерів;

■ розтин тари;

■ безпосередня перевірка якості товарів і їх відповідності умовам договору;

■ укладання перевірених товарів на піддони. Приймання товарів за якістю є найважливішою частиною технологічного процесу складської переробки вантажів. Перевірка якості товарів на складі полегшує аналогічну роботу в магазині. На складі створюються умови для організації бракеражу на більш високому технічному рівні із застосуванням різних методів аналізу товарів (наприклад, щільності, міцності, усадки тканин). Робочі місця товарознавців-бракерів оснащують необхідними документами: Копіями договорів з постачальниками або виписками з них, де вказані: асортимент товарів, якість і умови поставки. Тут повинні бути в наявності необхідні ГОСТи, технічні умови, товарні зразки (Еталони), контрольні екземпляри товарів, інструкції по розробці окремих товарів і т. П. Мета приймання за якістю - виявлення якості та комплектності надійшли на склад товарів і відповідності їх вимогам державних стандартів, технічних умов, затвердженим зразкам-еталонам.

Терміни приймання товарів за якістю нормуються договорами поставки, ГОСТами або технічними умовами. У всіх інших випадках приймання за якістю здійснюється в такі терміни:

■ на швидкопсувні товари - не пізніш 24 годин з моменту надходження;

■ по інших товарах - не пізніше 10 днів при межах одного міста і не пізніше 20 днів при поставках з інших міст.

Термін приймання за якістю подовжені для регіонів Крайньої Півночі та інших районів дострокового завезення до 48 годин швидкопсувних товарах і до 40 днів по нешвидкопсувних продовольчих товарах; до 60 днів за непродовольчими товарами. Одночасно проводиться перевірка правильності маркування товарів. Маркування може бути нанесена на сам виріб, або прикріплена ярликом, або нанесена на упаковку. Маркування згідно з вимогами ГОСТів повинна містити такі позначення: товарний знак підприємства-виготовлювача; Найменування виробу; ширина, розмір, повнота, маса (вага); дата виготовлення; термін придатності; номер ГОСТу або ТУ. Правильна маркування товарів сприяє прискоренню складських операцій, досягнення більшої чіткості в роботі. За поставку немаркованих або маркованих товарів з порушенням передбачених ГОСТом правил постачальник сплачує одержувачу грошовий штраф.

Як правило, проводиться суцільна перевірка якості і комплектності товарів. Вибіркова перевірка допускається лише в тих випадках, коли це обумовлено в договорі, передбачено державними стандартами або технічними умовами. Одночасно з товаром приймають і тару. Своєчасне і швидке здійснення операції з приймання товарів скорочує простої транспорту, прискорює оборотність товарів і знижує витрати складу. Якість товару має відповідати стандартам-зразкам, ГОСТу і ТУ, а також сертифікату відповідності та якісному посвідченню, що додаються до сопроводі-

тельним документам на даний товар. Це відповідає умовам договору з постачальником і чинному законодавству. При прийманні за якістю ретельно оцінюється не тільки зовнішній вигляд товару, але і всі його можливі переваги. Обов'язковою вимогою перевірки товарів за якістю є перевірка комплектності, тобто наявності всіх виробів, що входять в комплект. Комплект - це вироби, що складаються з предметів, які не можуть бути використані один без одного, або продаються разом за своїм товарному призначенням (наприклад, гарнітури, сервізи, посуд, набори меблів та ін.). Приймання і оприбуткуванню підлягають тільки доброякісні товари.

У разі виявлення невідповідності якості, комплектності, маркування товарів, тари або упаковки приймання товарів призупиняється. Товари, що не відповідають встановленим вимогам, повинні бути переміщені в експедицію або гарантійну камеру на тимчасове відповідальне зберігання. Постачальник протягом 10 днів повинен розпорядитися цими товарами. Одержувач (склад) зобов'язаний скласти акт про неналежну якість товарів - спеціальний акт. Цей акт є юридичною підставою для виставлення претензій постачальнику, а в супровідному документі робиться спеціальна позначка про складання акта.

Акт складається в п'яти примірниках. До складу комісії, його складовою, включаються представники сторін - матеріально-відповідальні особи, а також представник незацікавленої сторони. В акті зазначаються посади, прізвища, імена, по батькові членів комісії. Якщо відсутній представник постачальника або він дає згоду на складання акту в односторонньому порядку, акт складається вантажоодержувачем. Акт оформляється відповідно до установчими вимогами. У ньому наводяться точні відомості про виявлені недоліки, дається їх характеристика, перераховуються підстави, за якими товари переведені в більш низький сорт або забраковані. Матеріально-відповідальні особи зобов'язані створити для товарів, прийнятих на тимчасове відповідальне зберігання, умови, які запобігають псуванню товарів і забезпечують максимальну ефективність.

Після призупинення приймання товарів за якістю і складання акта викликається представник постачальника. Йому надсилається повідомлення (по телеграфу або телефону) не пізніше 24 годин, а швидкопсувних товарах - відразу ж після виявлення невідповідності якості товарів встановленим вимогам.

Видаткова накладна виписується в трьох примірниках, підписується здає і приймаючою стороною, завіряється круглою печаткою.

Належним чином оформлений акт з доданими до неї відповідними документами стверджується керівником підприємства в триденний термін з моменту його складання. Акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю при прийманні товарно-матеріальних цінностей є підставою для пред'явлення претензії постачальнику. Термін пред'явлення претензії визначається договором.

У претензії повинні бути сформульовані обставини, які послужили підставою для пред'явлення претензії. Обов'язково повинні бути вказані: докази, що підтверджують виклад обставин, сума вимог заявника і розрахунок цих вимог. Претензія повинна містити посилання на нормативні акти, договір або інші правовстановлюючі документи, а також поштові, платіжні реквізити заявника. До неї повинні бути прикладені: акт про нестачу або непридатність товарів, рахунок-фактура, транспортний документ, акт відбору проб, договір поставки і ін. Претензія повинна бути підписана керівником або заступником підприємства.

Відповідь на претензію повинен містити: визнану суму (повну або часткову), номер і дату платіжного доручення на перерахування цієї суми, термін і спосіб задоволення претензії. При відмові (повному або частковому) в задоволенні претензії - мотиви відмови з посиланням на законодавство; докази, що обгрунтовують відмову; перелік документів, що додаються, інших доказів. Відповідь на претензію дається в письмовій формі і підписується керівником підприємства, до якого вона пред'явлена.

При задоволенні претензії до відповіді на претензію додається доручення банку на перерахування грошових коштів з відміткою про виконання. При відмові (повному або частковому) заявникові повинно бути повернуто оригінали документів і спрямовані документи, що обгрунтовують відмову. Відповідь на претензію відправляється - рекомендованим або цінним листом, по телеграфу, телетайпу або вручається під розписку.

У разі відмови заявник має право пред'явити позов до арбітражного суду. Позовну заяву - це вимога до компетентного органу про захист порушеного права підприємства. Направляють в арбітражний суд області, краю, республіки за місцем знаходження відповідача. Передають в канцелярію суду або надсилають рекомендованим листом. Воно підлягає оплаті державним митом. У ньому повинні бути сформульовані обставини, що послужили підставою для пред'явлення чека, а також докази, що підтверджують ці обставини. Повинна бути приведена сума неустойки або вартості товару, якого бракує. До позову додаються: копія претензії, і докази відсилання її відповідачу; копія відповіді на претензію; копія договору; виписка з специфікації; розрахунок неустойки або суми претензії; акт приймання продукції та інші документи. Керівник підприємства повинен підписати позовну заяву.

Приймання товарів в магазині

Працівники магазину зобов'язані забезпечити кваліфіковану прийомку які поступили товарів.

Транспортні засоби, які доставили товари в магазин, повинні бути без затримки прийняті і розвантажені. Розвантаження слід здійснювати з дотриманням загальних правил виконання вантажно-розвантажувальних робіт. Автоконтейнери розвантажують за допомогою Гидрокрани, яким обладнаний автомобіль. Товари, вкладені на піддон, знімають з автомобіля електронавантажувачем. Колісні контейнери (тара-обладнання) вивантажують з допомогою коштів, якими обладнаний автомобіль.

Надійшли в магазин товари доставляють в зону приймання. Приймання товарів є однією з важливих операцій торгово-технологічного процесу магазину і повинна проводитися особами, на яких покладено матеріальна відповідальність. Приймання і оприбуткуванню підлягають тільки доброякісні товари, що відповідають вимогам стандартів і технічних умов. Приймання товарів за кількістю і якістю в магазині повинна здійснюватися відповідно до правил, встановлених в інструкціях «Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю» і «Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за якістю ». Встановлені цими інструкціями норми застосовуються у всіх випадках, якщо в стандартах, технічних умовах або інших обов'язкових правилах не передбачений інший порядок приймання товарів. Особи, які беруть участь у прийманні товарів, повинні добре знати ці документи й уміти ними користуватися.

Первинні документи

Надходження товарів оформляється первинними документами в кількісному і вартісному вираженні.

Вибір форми первинних документів залежить від застосовуваної в організації системи облікової документації для реєстрації господарських операцій.

Первинні документи повинні оформлятися відповідно до вимог і містити такі обов'язкові реквізити:

■ найменування документа (форми);

■ код форми;

■ дату складання;

■ кількісні і вартісні вимірювання;

■ посади відповідальних осіб, особисті підписи та їх розшифровки, а також печатку і штамп організації.

В необхідних випадках в первинні документи матеріальної відповідальності включені додаткові реквізити.

Відповідальність за своєчасність і правильність оформлення документів, передачу в встановлених термінів відбиття у бухгалтерському обліку, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.

Згідно з правилами, встановленими головним архівним управлінням, первинні бухгалтерські документи після завершення в організаціях торгівлі зберігаються три роки.

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ первинні документи зберігаються до винесення остаточного рішення.

До первинних документів належать супровідні документи.

Облік первинних документів по приходу товарів матеріально-відповідальні особи ведуть в «Журналі надходження товарів», де вказуються:

■ призначення прибуткового документа;

■ його дата і номер;

■ характеристика документа;

■ дата реєстрації документа;

■ відомості про товари, що надійшли. Супровідні документи - оформляють рух товарів від виробника до споживача. Ці документи передбачені умовами поставки товарів і правилами перевезення вантажів. До них відносяться: накладна, видаткова накладна, товарно-транспортна накладна, рахунок, рахунок-фактура, довіреність.

Накладна - документ, відповідно до якого відбувається передача товарів. Накладна в організації торгівлі може виступати як прибутковим, так і видатковими товарним документом. Виписує накладну матеріально-відповідальна особа, коли відпускає товари зі складу або приймає їх. У накладній зазначаються:

■ номер і дата виписки;

■ найменування постачальника і покупця;

■ найменування і короткий опис товару;

■ його кількість (в одиницях виміру), ціна;

■ загальна сума (з урахуванням податку на додану вартість відпущеного товару).

Підписують накладну матеріально-відповідальні особи, що видали і прийняли товар. Потім вона завіряється круглими печатками організації постачальника і покупця.

Кількість примірників оформляється накладної залежить від умов отримання товару покупцем, виду організації постачальника, місця передачі товару і т. Д

Видаткова накладна - оформляє відпустку товарів зі складу оптової бази. Також використовується в магазині при оформленні внутрішньої перекидання товарів з одного підрозділу в інший. У ній вказуються:.

■ відправник, його адреса;

■ покупець, його адреса;

■ ким видана довіреність і хто отримує товар;

■ який товар;

■ підставу для відпустки, розпорядження;

■ номер, дата накладної;

■ одиниці виміру товарів;

■ кількість, ціна, сума;

■ найменування, артикул, сорт.

Товарна накладна. Кожна організація при продажу товару повинна складати товарну накладну (форма № ТОРГ-12), навіть якщо торгівля не є основним видом її діяльності. Згідно п. 3 ст. 38 НК РФ товар - це будь-яке майно, що реалізовується або призначене для реалізації.

Уніфіковані форми первинної документації з обліку торгових операцій затверджені Постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 № 132.

Товарна накладна складається у двох примірниках. (Зразок форми № ТОРГ-12). Перший примірник залишається у організації-продавця. Комірник відпускає товари зі складу на підставі накладної та довіреності (форма № М-2 або М-2а), виписаної на ім'я одержувача. Товарна накладна є для організації-продавця підставою для списання собівартості проданих товарів.

Другий примірник передається покупцеві і є підставою для прийняття до обліку цих цінностей.

На товарною накладною ставиться печатка організації-продавця. Покупець повинен поставити свою печатку в разі, якщо його представник отримав товар без довіреності.

Організація-покупець не має права приймати до обліку товарну накладну, яка не містить усіх реквізитів, передбачених затвердженою Держкомстатом Росії формою. Відповідно вона не має права зменшувати податкову базу по податку на прибуток на суму вартості товарно-матеріальних цінностей, зазначеної у такій накладній, і приймати до відрахування ПДВ. Інакше при проведенні податкової перевірки організація може бути оштрафована.

Товарно-транспортна накладна - основний документ, який регламентує відносини вантажовідправника, перевізника та вантажоодержувача. Вона замінює звичайну видаткову накладну. Виписують при доставці товарів автомобільним транспортом.

Товарно-транспортна накладна складається з двох розділів: товарного і транспортного. Залежно від особливостей товарів, що перевозяться до них можуть додаватися інші документи, що прямують з вантажем.

Товарно-транспортна накладна є для розрахунків з транспортною конторою за перевезення вантажів. У товарному розділі вказують:

■ через кого відпущений товар;

■ номер і дату довіреності;

■ відомості про товар і тарі (найменування товару, вид упаковки, кількість місць товарних одиниць, маса брутто, маса нетто, ціна і вартість товару), підписи осіб, які дозволили відпустку, хто відпустив і отримав вантаж.

В транспортному розділі вказують:

■ терміни доставки вантажу;

■ найменування автопідприємства;

■ номер автомашини, прізвище водія, прізвище замовника;

■ вид перевезення;

■ пункт навантаження і розвантаження.

■ відомості про вантаж;

■ вантажно-розвантажувальних роботах. Товарно-транспортну накладну виписують у 4-х примірниках:

1-й - вантажовідправнику;

2-й - вантажоодержувачу;

3-й і 4-й - автопідприємству.

Матеріально-відповідальні особи, які підписали накладну, несуть відповідальність за недооформлення необхідних реквізитів. Бланки товарно-транспортних накладних враховуються як бланки суворої звітності для здійснення суворого контролю за використанням автотранспорту.

Рахунок-фактура виписується в тих випадках, коли перелік відвантажених товарів великий. Рахунок-фактура є товарним документом і служить підставою для оплати товару, що надійшов. За рахунком-фактурою отримують товари від постачальника. У ній містяться докладні відомості про товар, його кількість та вартість.

Рахунок-фактуру виписують поряд з документами, що підтверджують відвантаження товару (накладна) або виконання робіт, надання послуг (акт здачі-приймання). Це важливий документ, який використовується при розрахунку податку на додану вартість.

Рахунок-фактуру оформляють у двох примірниках: перший примірник передають покупцеві (замовнику), другий залишається в бухгалтерії. Скласти і передати покупцеві рахунок-фактуру необхідно не пізніше п'яти днів з дати відвантаження товарів (дати підписання акта приймання-здачі виконаних робіт, наданих послуг).

Рахунок-фактуру потрібно складати навіть при реалізації товарів (робіт, послуг), операції з реалізації яких не підлягають оподаткуванню. Виписують їх також організації та індивідуальні підприємці, звільнені від сплати ПДВ відповідно до ст. 145 НК РФ. При цьому розрахункові документи, первинні облікові документи та рахунки-фактури оформляються без виділення сум податку, на цих документах робиться напис або ставиться штамп «Без податку (ПДВ)» (п. 5 ст. 168 НК РФ).

Чи не повинні складати рахунки-фактури організації (індивідуальні підприємці), які не є платниками ПДВ, тобто якщо вони перейшли на спрощену систему оподаткування, обліку та звітності або сплачують єдиний податок на поставлений дохід.

Якщо організація (індивідуальний підприємець) реалізує товари в роздріб за готівковий розрахунок безпосередньо населенню (або виконує роботи, надає послуги населенню за готівковий розрахунок), рахунок-фактура кожному покупцеві також не виписується. Вважається, що вимоги Податкового кодексу РФ виконані, якщо покупцеві видано касовий чек або (якщо законодавство дозволяє не використовувати контрольно-касову техніку) інший документ встановленої форми (пп. 6 і 7 ст. 168 НК РФ).

Згідно з пп. 5-7 ст. 169 НК РФ в рахунку-фактурі обов'язково повинні бути вказані:

1) порядковий номер і дата виписки рахунку-фактури;

2) найменування, адреса та ідентифікаційні номери платника податків і покупця;

3) найменування та адреса відправника вантажу і вантажоодержувача;

4) номер платіжно-розрахункового документа у разі отримання авансових чи інших платежів в рахунок майбутніх поставок товарів (виконання робіт, надання послуг);

5) найменування поставляються (відвантажених) товарів (опис виконаних робіт, наданих послуг) і одиниця виміру (при можливості її вказівки);

6) кількість (обсяг) поставляються (відвантажених) за рахунком-фактурою товарів (робіт, послуг) виходячи з прийнятих по ньому одиниць виміру (при можливості їх вказівки);

7) ціна (тариф) за одиницю виміру (при можливості її вказівки) за договором (контрактом) без урахування податку, а в разі застосування державних регульованих цін (тарифів), що включають в себе податок, з урахуванням суми податку;

8) вартість товарів (робіт, послуг) за всю кількість поставляються (відвантажених) за рахунком-фактурою товарів (виконаних робіт, наданих послуг) без податку;

9) сума акцизу (при продажу підакцизних товарів);

10) податкова ставка ПДВ;

11) сума ПДВ, що пред'являється покупцю товарів (робіт, послуг), яка розраховується виходячи з застосовуваних податкових ставок;

12) вартість усієї кількості поставляються (відвантажених) за рахунком-фактурою товарів (виконаних робіт, наданих послуг) з урахуванням суми ПДВ;

13) країна походження товару;

14) номер вантажної митної декларації. Рахунок-фактуру підписують керівник і головний

бухгалтер організації або інші особи, уповноважені на те наказом по організації або довіреністю від імені організації.

На практиці часто зустрічається, що в рахунках-фактурах розписується не керівник і головний бухгалтер, а інші співробітники. В обов'язковому порядку потрібно оформити наказ (або довіреність) на дозвіл підписувати рахунки-фактури для цих співробітників, щоб уникнути суперечок з податковими органами і не підводити покупців, які будуть приймати до відрахування ПДВ за такими документами.

Якщо рахунок-фактуру виставляє індивідуальний підприємець, він повинен не тільки підписатися, але і вказати реквізити свого свідоцтва про державну реєстрацію.

Рахунок-фактура, заповнений іноземною мовою, не може бути прийнятий в якості документа, що підтверджує обґрунтованість вирахування з ПДВ (Лист ФНС Росії від 10.12.2004 № 03-1-08 / 2472/16).

Всі рядки і графи рахунки-фактури повинні бути заповнені. Якщо немає підстав заповнювати будь-якої реквізит, то в цьому рядку (графі) ставиться прочерк.

Примітка. Перший примірник - покупцеві, другий примірник - продавцеві.

Особливості заповнення цієї форми. Через підрядник вказуються такі показники.

У рядку 1 вказуються порядковий номер і дата виписки рахунку-фактури. Рахунки-фактури нумеруються з початку періоду, який вибирає організація: з початку місяця, або кварталу, або року (тобто рахунок-фактура № 1 може з'являтися кожен місяць, або кожен квартал, або щороку). Всі рахунки-фактури повинні нумеруватися в хронологічному порядку.

Однак часто буває, що у організації є відокремлені підрозділи (наприклад, склад, другий магазин або кілька магазинів). У такій ситуації можна зарезервувати за філією певну кількість номерів (наприклад, з 300-го по 400-й). Після того як відокремлений підрозділ ці номери використовує, йому виділяють нові.

Також філія може використовувати складові номера: «Код філії» / «Порядковий номер рахунку-фактури» (наприклад, 2/250).

Разом з тим журнал обліку виданих рахунків-фактур в організації повинен бути один. Тому після закінчення податкового періоду філія передає рахунку-фактури головному відділенню для формування єдиного журналу обліку виданих рахунків-фактур і єдиної книги продажів.

У рядках 2 і 6 вказуються повні або скорочені найменування продавця і покупця відповідно до установчими документами.

У рядках 2а і 6а - місце знаходження продавця і покупця відповідно до установчих документів (якщо в установчих документах адресу організації починається зі слова «Росія», в цих рядках теж потрібно оформляти адреса, починаючи з цього слова).

У рядках 26 і 66 - ідентифікаційні номери (ІПН) і коди причини постановки (КПП) на облік продавця і покупця. (Однак в чинній редакції Податкового кодексу РФ немає вимоги вказувати в рахунку-фактурі КПП.)

У рядку 3 - повне або скорочене найменування вантажовідправника відповідно до установчих документів. Якщо продавець і вантажовідправник одне і те ж обличчя, то в цьому рядку пишеться «він же». Якщо продавець і вантажовідправник різні (наприклад, при роботі за посередницькими договорами), то вказується найменування та поштова адреса відправника вантажу. Якщо рахунок-фактура складається на суму виконаних робіт, наданих послуг, в цьому рядку ставлять прочерк.

У рядку 4 - повне або скорочене найменування вантажоодержувача згідно з установчими документами та його поштову адресу.

У рядку 5 - реквізити платіжно-розрахункового документа (номер і дата складання). Цей показник заповнюється в наступних випадках:

■ якщо виписується рахунок-фактура на суму отриманого авансу (вказуються номер і дата платіжного доручення або касового чека);

■ якщо відвантажується товар в рахунок раніше отриманого авансу (авансів). Вказуються номер і дата документа або документів (наприклад, платіжного доручення), які підтверджують отримання передоплати. Зверніть увагу. На практиці часто зустрічаються ситуації, коли кілька авансів закриваються однією відвантаженням або, навпаки, на суму одного авансу відбувається кілька відвантажень на менші суми. В останньому випадку рахунок-фактура, виписаний раніше на суму отриманого авансу, реєструється в книзі покупок кілька разів. Також буває, що організація отримує від одного покупця кілька авансів на різні товари і відвантажує товари декількома партіями. Вказувати реквізити розрахункового документа законодавство вимагає, щоб у представників податкових органів не виникало сумнівів при проведенні перевірки (наприклад, в тому, що організація правомірно зменшує свій нарахований ПДВ на суму податку, сплаченого раніше з отриманого авансу);

■ якщо покупець оплачує товар готівкою, в рахунку-фактурі слід вказати порядковий номер касового чека і дату покупки.

В інших випадках в рядку 5 ставляться прочерки. Якщо платіжно-розрахункових документів, що відносяться до даного рахунку-фактурі, кілька, вказуються всі їх номери і дати.

У графах 1-11 зазначаються такі відомості про реалізований товар (роботу, послугу):

■ в графі 1 - найменування поставляються (відвантажених) товарів (опис виконаних робіт, наданих послуг);

■ в графі 2 - одиниця виміру. Якщо її вказати не можна (наприклад, при наданні послуг), ставиться прочерк;

■ в графі 3 - кількість (обсяг) поставляються (відвантажених) за рахунком-фактурою товарів (виконаних робіт, наданих послуг) виходячи з прийнятих одиниць виміру (при можливості їх вказівки);

■ в графі 4 - ціна (тариф) товару (виконаної роботи, наданої послуги) за одиницю виміру (при можливості її вказівки) за договором (контрактом) без урахування податку на додану вартість, а в разі застосування державних регульованих цін (тарифів), що включають в себе податок на додану вартість, з урахуванням суми податку;

■ в графі 5 - вартість усієї кількості поставляються (відвантажених) за рахунком-фактурою товарів (виконаних робіт, наданих послуг) без податку;

■ в графі 6 - сума акцизу по підакцизним товарам. Цю графу заповнюють тільки платники акцизів, інші платники податків ставлять прочерк;

■ в графі 7 - податкова ставка ПДВ;

■ в графі 8 - сума ПДВ, що пред'являється покупцю товарів (виконаних робіт, наданих послуг), яка визначається виходячи з застосовуваних податкових ставок;

■ в графі 9 - вартість усієї кількості поставляються (відвантажених) за рахунком-фактурою товарів (виконаних робіт, наданих послуг) з урахуванням суми податку на додану вартість;

■ в графі 10 - країна походження товару;

■ в графі 11 - номер вантажної митної декларації.

Якщо країною походження товару є Росія або рахунок-фактура складається на суму отриманого авансу або наданих послуг (виконаних робіт), в графах 10 і 11 ставиться прочерк (останній абзац п. 5 ст. 169 НК РФ).

Підписи посадових осіб в рахунку-фактурі повинні бути обов'язково розшифровані. Суми ПДВ, зазначені в рахунку-фактурі, в якому відсутні розшифровки підписів керівника та головного бухгалтера організації або індивідуального підприємця, До відрахування прийматися не повинні. На це, зокрема, вказало Міністерство фінансів Росії в Листі від 5 квітня 2004 № 04-03-1 / 54.

Податковий кодекс РФ не називає друк в числі обов'язкових реквізитів рахунку-фактури. Тому ставити її на рахунок-фактуру не треба.

Рахунок-фактура, підписаний уповноваженими особами, Всі реквізити в якому правильно заповнені, може служити підставою для прийняття сум ПДВ до відрахування.

Рахунок призначений для розрахунків між постачальником і одержувачем. Він служить для оплати вступників товарів. Рахунок виписується постачальником на поставлену партію товару і є підставою для оплати товару.

реквізити:

■ найменування і адреса постачальника вантажовідправника;

■ вантажоодержувач, платник;

■ найменування замовника товару;

■ дата наряду або замовлення;

■ дата рахунку;

■ найменування, артикул, сорт товарів;

■ одиниці виміру;

■ кількість товарів, ціна, сума.

Суму записують по кожному товару окремо і в цілому за рахунком. В рахунку вказують і вартість тари, що надійшла разом з товаром (транспортні витрати). Якщо доставку товару оплачує покупець, то вносять:

■ розмір і суму торгової знижки;

■ націнку оптової бази;

■ загальну вартість, належну до сплати.

При відправці вантажу залізницею в рахунок заносять і залізничні реквізити:

■ станцію відправлення;

■ станцію призначення;

■ спосіб відправки;

■ вид упаковки (ящики, мішки);

■ кількість місць;

При відвантаженні товарів одногороднего постачальником вказують через кого відпущений товар, ким видано доручення. Рахунок підписують директор і головний бухгалтер підприємства. Іноді при відвантаженні товарів складного асортименту постачальник зазначає в рахунку лише їх загальні або групові найменування та вартість.

Тоді до рахунку повинні бути прикладені товарні документи (накладна, специфікація), що дають розшифровку асортименту,

До рахунку додаються документи, що засвідчують кількість товару (фактури, схили, специфікації, пакувальні листи); документи, що підтверджують якість товарів (сертифікати, якісні посвідчення, дані лабораторних аналізів, Завірені копії рецептур і ін.).

Довіреність - документ, який підтверджує право матеріально-відповідальної особи на отримання товару. Довіреність видається матеріально-відповідальних осіб, які перебувають у штаті, з якими укладено договір повну матеріальну відповідальність і які повністю відзвітували за раніше отримані цінності. Якщо довіреність видають посадовій особі без матеріальної відповідальності, то від нього беруть підписку про матеріальну відповідальність за товари, одержувані ним за домовленістю. Порядок оформлення довіреностей та отримання за ним товарів встановлений інструкцією «Про порядок видачі довіреності на отримання цінностей і відпуску їх за довіреністю». Довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей видаються посадовим особам підприємств на бланках типової форми.

Видача довіреностей особам, які не працюють на даному підприємстві, не допускається.

Довіреності (форми № М-2 і М-2а) застосовуються для оформлення права особи виступати в якості довіреної особи організації при отриманні матеріальних цінностей, що відпускаються постачальником за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою.

Форма № М-2а відрізняється від форми № М-2 тим, що у неї немає відривного корінця (зліва). Видаючи довіреність за формою № М-2, бухгалтер відрізає корінець і вклеює його в журнал видачі довіреностей. При оприбуткуванні товарно-матеріальних цінностей, отриманих працівником за цією довіреністю, бухгалтер заповнює в корінці графу 8 «Номер, дата документа, що підтверджує виконання доручення», вказуючи реквізити відповідного документа. Наприклад, «накладна № 34 від 28.01.2005».

Форму № М-2а застосовують організації, у яких отримання матеріальних цінностей за дорученням носить масовий характер. Видачу цих доручень реєструють в заздалегідь пронумерованому і прошнурованому журналі обліку виданих довіреностей.

Видача довіреностей особам, які не працюють в організації, не допускається. Довіреність повинна бути повністю заповнена і мати зразок підпису особи, на ім'я якого виписана. Термін видачі, як правило, 15 днів. Довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей в порядку планових платежів може бути видана на календарний місяць.

Реквізити довіреності:

■ номер довіреності;

■ дата видачі;

■ термін дії довіреності;

■ кому видана (прізвище та посаду, номер і серія паспорта);

■ найменування постачальника;

■ номер і дата наряду (рахунки, специфікації і ін. Документи або повідомлення);

■ розписка особи, яка отримала доручення;

■ позначки про виконання доручення по виданої довіреності;

■ які товари (найменування, одиниці виміру, кількість (прописом).

Відсутність будь-якого реквізиту робить довіреність недійсною. При отриманні товару представник довіреності повинен пред'явити разом з довіреністю свій паспорт.

Реєструє довіреності бухгалтерія підприємства. При виписці доручень слід мати на увазі, що перелік підлягають отриманню товарів, передбачений на зворотному боці доручення, доповнюється у випадках, коли в доказі на відпустку (угоду і т. Д.) На лицьовій стороні довіреності не наведено найменування і кількість цінностей, які необхідно отримати. Якщо ж в доказах міститьсянайменування і кількість отриманих цінностей, то їх перелік на зворотному боці доручення підкреслюється. За дорученнями, які повністю або частково не заповнені, і дорученнями без зразків підпису осіб, на ім'я яких вони виписані, видавати товари заборонено. Довіреності видають на певний термін, Який встановлюється в залежності від можливості одержання та вивозу товарів за нарядом, рахунком, накладною на підставі документа, за яким видано доручення.

Невикористані довіреності повертаються видав їх на наступний день після закінчення терміну дії довіреності. Про повернення невикористаної довіреності робиться відмітка в корінці книжки довіреностей або в журналі виданих довіреностей (в графі «Відмітки про виконання доручення»). Повернуті невикористані довіреності розташовуються прописом. Невикористані зберігаються до кінця звітного року у особи, відповідальної за їх реєстрацію. Після закінчення року такі довіреності знищуються, про що складається відповідний акт.

На відпущений товар постачальника виписуються супровідні документи (рахунок-фактура, накладна). Прострочені, невикористані, видані з порушенням встановлених реквізитів довіреності вважаються недійсними. Бланки довіреностей слід зберігати в вогнетривкій шафі і видавати як бланки суворої звітності.

Документальне оформлення приймання товарів

Порядок приймання товарів і її документальне оформлення залежать:

■ від місця приймання (на складі постачальника, отримувача);

■ характеристики приймання (за кількістю, якістю, комплектності);

■ наявності або відсутності супровідних документів;

■ як поставлений товар (в тарі, затарених);

■ способу доставки (автотранспортом, залізницею).

При отриманні товару на складі постачальника (одного-рідні та іногороднього)

Одержувач повинен мати довіреність. При отриманні штучних і затарених товарів одержувач перевіряє кількість отриманих одиниць товару і розписується в супровідному документі постачальника товару. У тарі перевіряються стан упаковки, цілісність і справність тари.

Якщо товар знаходиться в непорушеною тарі, то приймання може проводитися за кількістю місць масі брутто, або за кількістю товарних одиниць, або маркування на тарі. Якщо кількість товару відповідає вказаному в супровідних документах, то на ці документи ставиться штамп організації. Матеріально-відповідальна особа, яка приймає товари, розписується на супровідних документах і завіряє свій підпис круглою печаткою організації торгівлі. Оформлені документи на приймання товарів є підставою для розрахунків з постачальниками. Якщо правила і терміни приймання порушені, то в разі нестачі або зниження якості товару, магазини позбавляються можливості пред'явлення претензії постачальникам і транспортним організаціям. У разі, коли фактична наявність товарів або їх якість не відповідає даним, зазначеним у супровідних документах, або вимогам, складається акт, який є юридичною підставою для пред'явлення претензій постачальнику.

При отриманні товарів, доставлених автотранспортом

Основний документ, що підтверджує перевезення товарів - товарно-транспортна накладна - додається до подорожнього листа. Якщо тара і упаковка знаходяться в справному стані - товар приймається за кількістю місць без перевірки вмісту. Про це матеріально-відповідальні особи зазначають в товарно-транспортної накладної, що товар прийнятий без внутрішньої перевірки. Остаточно за кількістю та якістю товари і тара приймають в магазині при розкритті тари. При несправності тари місця розкривають і перевіряють їх вміст. Затарених товари приймають за кількістю одиниць і зовнішнім оглядом якості в момент їх отримання від постачальника або органів транспорту. Затарені вантажі приймаються за кількістю місць і масі брутто. Остаточна приймання з розкриттям тари в строки за інструкціями. Терміни для розвантаження автотранспорту значно коротше термінів приймання товарів. За простій винні несуть відповідальність.

При прийманні товарів у тарі-обладнанні від органів транспорту одержувач повинен перевірити відповідність кількості одиниць тари-обладнання, транспортних і супровідних документів, відповідність відбитків на пломбах контрольному відбитку, справність тари-обладнання та чохлів. Приймання товарів у справній тарі-обладнанні з непошкодженими пломбами відправника здійснюється одержувачем не пізніше 1 години, з моменту закінчення вивантаження тари-обладнання з машини.

Представник одногороднего постачальника зобов'язаний прибути не пізніше трьох годин, а іногороднього не пізніше двадцяти чотирьох годин з моменту отримання повідомлення.

Приймання здійснюється негайно після прибуття представника постачальника, причому обов'язково складається акт.

Приймання імортних товарів за кількістю та якістю

Дата поставки імпортних товарів вважається - момент переходу вантажем кордону станції постачальника. Цю дату визначають за штемпелем або іншим відбитках в транспортних або супровідних документах. При порушенні встановленого порядку приймання імпортних товарів - магазин втрачає можливість отримати компенсацію від іноземного постачальника за поставку недоброякісного товару або недостачу.

Приймання товарів, що надійшли від іноземного постачальника в непорушеною тарі, здійснюється в тому ж порядку, що і приймання товарів від вітчизняного постачальника.

Рекламаційний акт складається окремо за кожним постачальником на кожну партію товару, який надійшов за одним транспортним документом. Порядок заяви і розгляду рекламацією встановлюється при укладанні договору. Цей порядок регламентується інструкцією «Про порядок та терміни приймання імпортних товарів».

Акти є одним із доказів при пред'явленні претензій іноземному постачальнику за недостачу, некомплектності або недоброякісності товарів.

Акти складені чітко, без помарок, надруковані на машинці або заповнені чорнилом і завірені підписами і печатками організації, що склала акт, і одержувача. Виправлення в актах експертом не допускається.

Розмір вказують не в грошовому вираженні, а у відсотках, на які зменшується вартість товару внаслідок пошкодження, недоброякісність або недостачі.

Якщо спочатку імпортний товар надійшов на оптову базу і там був прийнятий з експертом торгово-промислової палати, магазин приймає товар, керуючись правилами приймання вітчизняних товарів.

Актування розбіжностей при прийманні товарів і тари

При виявленні розбіжностей в кількості і якості приймання припиняється, викликається представник постачальника і складаються різні акти, які є підставою для пред'явлення претензій постачальнику.

Причини складання актів

1. Якщо під час приймання виявиться недостача, надлишки або пересортиця, складається акт «Про недостачу, надлишки при прийомі», де вказують:

■ дані супровідних документів; в фактично прийняті товари;

■ відхилення (недостача, надлишки);

■ стан упаковки (порушена, ціла); і місткість (повна, неповна);

■ порушення комплектності товару;

■ невідповідність якості;

■ неналежна маркування;

■ недоліки упаковки або тари, наявність дефектів.

2. Приймання товарів, що надійшли без супровідник них документів, здійснюється матеріально-відповідальними особами по фактичній наявності і діючими роздрібними цінами. Складається акт «Про прийом товару, що надійшов без рахунку постачальника» в трьох примірниках (1-й - в бухгалтерію; 2-й - особі, що доставила вантаж, 3-й - матеріально-відповідальній особі). Ці товари не можна продавати. Магазин повинен зажадати від постачальника виписки на ці товари, рахунок і має право стягнути штраф за його несвоєчасну виписку. Надалі необхідно звірити кількість і вартість товару в акті з рахунком, який надходить пізніше. Якщо будуть розбіжності, скласти «Акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю при прийманні». В цей акт включають тільки ті товари, по яких були виявлені розбіжності. По інших товарах в кінці акту роблять позначку, що по ним розбіжностей не виявлено. Акт складає комісія: представник постачальника, матеріально-відповідальна особа, представник громадськості магазину.

Приймання товарів на відповідальне зберігання здійснюється в разі повної або часткової відмови від оплати рахунку постачальника.

3. При виявленні невідповідності якості, некомплектності, неправильне маркування, що надійшов товару, тари, упаковки приймання припиняється. Складається «Акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю при прийманні товарно-матеріальних цінностей» - уніфікована форма ТОРГ-2, де вказують фактичну якість і комплектність товару, що надійшов. При цьому він повинен негайно повідомити про це виробника та одночасно вислати йому гарантійну розписку в прийнятті товару на відповідальне зберігання. Якщо за вимогами стандарту передбачено відбір, до акта повинні бути додані результати лабораторних аналізів.

4. Приймання товарів з прихованими дефектами - це дефекти непродовольчих товарів, які не можна виявити при прийманні. Вони виявляються пізніше лише в процесі їх обробки, при монтажі, випробуванні, зберіганні, підготовці або безпосередньому використанні. Незалежно від перевірки якості товару у встановлений термін у магазинів є право актувати приховані виробничі дефекти і недоліки, якщо вони будуть виявлені при підготовці товару протягом чотирьох місяців після отримання товару. А хто приховані недоліки товарів »комісія складає протягом п'яти днів після виявлення дефекту.

Всі перераховані акти мають бути оформлені уважно, акуратно і належним чином, так як неправильне оформлення позбавляє їх докази сили, а відповідно і права магазину на отримання штрафу.

Оприбуткування товарів, що надійшли і тари

Надійшли в магазин, перевірені і прийняті товари повинні бути оприбутковані матеріально-відповідь-ного-ними особами, тобто взяті на облік під їх матеріальну відповідальність. Оприбуткувати товари - значить підтвердити, що прийняті товари відповідають даним, зазначеним у супровідних документах. Оприбуткування товарів, що надійшли оформляється шляхом накладення штампа на супровідний документ (товарно-транспортну накладну, рахунок-фактуру, рахунок і інші документи, що засвідчують кількість і якість товарів, що надійшли).

Товари необхідно оприбуткувати протягом 24 годин. До початку приймання матеріально-відповідальні особи ретельно перевіряють супровідні документи.

Правила оприбуткування. За прийнятим товарам для правильного їх оприбуткування провереют роздрібні ціни, про що свідчать штампи - ціни, перевірені на супровідному документі за підписом працівника, відповідального за ціни.

Товари приходуют в сумовому вираженні за роздрібними цінами, окремо по матеріально-відповідальним особам.

Якщо не можна перевірити товар без тари (у ящиках, бочках, мішках), його приймають масою брутто, за виключенням масу тари з транспорту (маркування). Чисту масу визначають після звільнення тари, виключаючи її фактичну з маси брутто.

Вагові товари приймають і оприбутковують масою нетто.

При підготовці до продажу окремих продовольчих товарів утворюються відходи:

■ кістки в окостах;

■ відходи делікатесної червоної риби, що залишаються після продажу;

■ папір і тампони в битою птиці;

■ кінці в кишкової оболонці, ковбасах і ін.

Якщо товар приймають на відповідальне зберігання - в товарному звіті роблять позначку про надходження товару (постачальник, номер і дата супровідного документа), що не вказуючи суму, і пояснюють причину неоприбуткування.

Забороняється оприбуткування товару, яке не отримане магазином, хоча документ на нього і вступив ..

Одночасно з товаром повинна бути оприбуткована і тара. Її приходуют на підставі тих же супровідних документів, що і товар. При цьому на документ постачальника ставлять штамп приймання, в якому вказують: дату приймання, номер і дату документа; вартість товарів за роздрібними цінами; вартість тари і підписи матеріально-відповідальних осіб.

Своєчасне і повне оприбуткування товарів матеріально-відповідальними особами контролюється керівником магазину. Для контролю в магазині ведуть книгу реєстрації товарів, що надійшли, в якій вказують: найменування товару, кількість місць, звідки прибув товар, номер, дату і суму товарів за супровідним документом.